En élaborant un budget pour la durée de vie d’un projet ou d’une technologie, les politiques de dépréciation et d’amortissement ont une incidence sur le calcul des coûts et des avantages, en particulier dans les années futures.

Dépréciation

La façon dont la dépréciation est calculée et prise en compte dépend des usages financiers locaux. Lorsque la comptabilité d’exercice est utilisée, la dépréciation est un facteur qui peut fortement influencer le résultat net d’un projet.

Malheureusement, les éléments de technologie, en particulier les ordinateurs, se déprécient rapidement. Dans l’industrie des ordinateurs, le rythme de l’évolution est tel que des éléments sont souvent désuets dans les mois suivant l’achat. Ainsi, le matériel informatique peut se déprécier si rapidement qu’il peut être passé aux dépenses dans un délai de deux à quatre ans.

La dépréciation doit être prise en compte dans la stratégie budgétaire selon les règlements ou les conventions locaux. Les coûts de remplacement de technologie désuète aussi bien que le produit possible de la revente de l’ancien équipement alors qu’il conserve une certaine valeur doivent également être inclus.

Amortissement

À la fin du cycle de vie d’un article de technologie, la question se pose de savoir s’il est plus économique de continuer d’utiliser de l’équipement désuet ou de s’en débarrasser. Vu la vitesse des progrès en informatique, cette question peut se poser un an ou deux après un achat.

Si la vie d’une partie de technologie peut être prolongée de sorte qu’elle puisse servir à plusieurs scrutins, ou si la technologie continue de fonctionner d’une manière satisfaisante bien qu’elle soit désuète, il peut être intéressant de la conserver. Le coût de cette technologie peut alors être amorti sur une plus longue période, et le coût à long terme de la mise en œuvre de la technologie est réduit en conséquence.

Cette approche nécessite une décision délibérée de réutiliser la technologie même si elle peut être désuète selon les normes de l’industrie. Tant que la technologie continue d’assurer un service acceptable, il s’agit là d’une pratique judicieuse.

En plus d’éviter le coût du passage à une nouvelle technologie, la réutilisation de la technologie existante a l’avantage de la familiarité et évite les pièges de la mise en œuvre d’une nouvelle technologie, éventuellement non éprouvée.

Pour décider s’il faut réutiliser une technologie et l’amortir sur deux événements électoraux ou plus, le coût de l’entretien et, au besoin, de l’amélioration ou de la mise à niveau de la technologie doit être soupesé par rapport au coût de son remplacement. L’option la plus économique dépendra du type particulier de technologie et des cadres temporels en cause.

Élimination d’équipement désuet

La question de savoir quand améliorer un équipement désuet doit être prise en considération lors de l’élaboration du budget, dans la mesure où elle a un impact sur le coût probable à long terme de la technologie.

Une fois qu’une décision a été prise de se débarrasser d’un équipement désuet, il peut être possible de récupérer une partie de l’investissement consacré à cet équipement en le vendant. Une technologie désuète dans un contexte ou une industrie donnée peut encore être supérieure à la technologie en service ailleurs. Même si le produit de toute vente peut être faible par rapport au prix d’achat original, il peut toujours être plus intéressant de vendre un équipement désuet que de simplement le détruire ou le donner.

Les gouvernements ont souvent des agences qui se spécialisent dans la liquidation d’équipement désuet. Certains gouvernements remettent l’équipement désuet à d’autres pays, à titre d’aide. D’ailleurs, d’autres agences du même gouvernement peuvent être heureuses d’accepter de l’équipement désuet. Par exemple, les écoles peuvent être intéressées à recevoir des ordinateurs individuels démodés pour l’usage des étudiants.

Si ces options ne sont pas disponibles ou faisables, il peut être possible de vendre l’équipement désuet par la voie d’appels d’offres ou la vente aux enchères, ou simplement en le mettant en vente au prix du marché.