Financement de la technologie

La technologie des élections peut être relativement peu coûteuse, ou très chère. En conséquence, le financement de la technologie peut devenir une partie cruciale du processus de mise en œuvre.

À long terme, l’utilisation de la technologie est susceptible de réduire des coûts et d’augmenter l’efficacité et la productivité de l’administration électorale. À court terme cependant, l’acquisition et la mise en œuvre de la technologie peuvent mener à d’importantes augmentations des coûts. En particulier, les coûts peuvent augmenter substantiellement quand des nouveaux systèmes ou matériels doivent être développés et achetés et quand un nouveau système est introduit en tandem avec l’ancien.

L’obtention des fonds nécessaires à la mise en œuvre d’une nouvelle technologie ou la mise à jour de la technologie existante est une composante essentielle de tout plan de mise en œuvre de la technologie. Un financement assuré et soutenu doit être acquis avant que le processus d’acquisition de la technologie ne passe au-delà de l’étape de la planification.

Il y a plusieurs étapes à l’obtention des fonds nécessaires pour acquérir la technologie.

Abordabilité

Avant de s’engager à mettre en œuvre une nouvelle technologie ou améliorer une technologie existante, l’OGE doit déterminer si le projet est abordable.

Des indications du coût de la technologie proposée doivent être obtenues pour évaluer si la dépense estimée est réaliste dans les circonstances. Lorsque plusieurs nouvelles technologies sont envisagées, il peut être nécessaire de fixer des priorités entre les options possibles et, au besoin, écarter celles qui ne sont pas abordables étant donné les contraintes budgétaires.

La facilité à obtenir des indications des coûts dépend de la complexité de la technologie. Si la technologie est un produit disponible aisément et immédiatement, tel qu’un logiciel ou du matériel informatique standardisé, les prix sont habituellement facilement obtenus auprès des fournisseurs locaux. La comparaison des prix d’un certain nombre de fournisseurs différents, si possible au moins trois fournisseurs, est une bonne pratique.

L’obtention de prix pour une technologie spécialisée ou personnalisée en fonction des besoins du client peut être plus difficile. Différentes stratégies peuvent être utilisées dans ce cas. Par exemple, il peut être possible de trouver d’autres OGE ou autres organismes qui utilisent une technologie semblable à celle qui est envisagée. Ces organismes peuvent être disposés à indiquer le coût de leurs systèmes.

Une autre méthode est de demander aux fournisseurs possibles une indication des coûts basée sur une ébauche des spécifications du système proposé. Le système proposé doit être décrit dans un niveau de détail suffisant pour obtenir des indications relativement précises.

Une demande de propositions est une méthode plus structurée pour obtenir des indications, sans être aussi contraignante qu’un processus d’appel d’offres officiel. Il s’agit de dresser un ensemble de spécifications, comme dans un appel d’offres, mais avec moins de détails, et de demander à des fournisseurs des propositions de coûts qui répondent aux exigences du projet. Les demandes de propositions non seulement fournissent des indications pour des fins budgétaires, mais peuvent également aider à raffiner les spécifications de la technologie en cause.

Pour déterminer si une technologie proposée est abordable, le coût de la technologie doit être calculé sur l’ensemble de sa vie utile. Dans la plupart des cas, ceci comprendra non seulement le coût d’achat ou de location, mais également les coûts de l’entretien, des périphériques, des consommables, du développement de logiciels, des communications, des mises à jour et, au terme de la vie utile, de l’élimination.

Élaboration du budget

Après avoir déterminé qu’une technologie particulière est abordable, la prochaine étape est d’élaborer un budget détaillé tenant compte des coûts immédiats et futurs de la technologie choisie. Le budget d’un projet de technologie comporte quatre composantes : la liste des biens et des services à acheter; le coût de chaque élément; l’échéance des paiements; et toutes économies prévues grâce à la nouvelle technologie. Excepté dans le cas d’articles qui ne doivent être employés qu’à une seule occasion, la plupart des articles de technologie exigent un financement continu pour l’entretien. Les fonds doivent du reste être garantis pour la durée de vie de la technologie.

Obtention des fonds

Une fois qu’un budget détaillé a été élaboré, la prochaine étape est d’obtenir les fonds voulus auprès de la source gouvernementale ou non gouvernementale pertinente. La réussite de ce processus dépend de l’élaboration d’un dossier convaincant précisant clairement les avantages et le budget complet.

Le dossier doit justifier le besoin de nouvelle technologie aux yeux des bailleurs de fonds. S’il y a accroissement des coûts avec l’utilisation d’une nouvelle technologie, les avantages immatériels, tels que l’accroissement de la précision, de la vitesse et de l’efficacité, doivent être soulignés. D’autres circonstances peuvent être plus faciles à justifier, par exemple lorsqu’une technologie moins chère remplace un processus manuel coûteux. Il est important de s’assurer que tous les coûts sont correctement pris en compte au budget.

Il peut être possible, dans certaines situations, d’utiliser des mécanismes innovateurs de financement tels que les coentreprises ou les contrats de cession-bail. Ce n’est toutefois envisageable qu’en l’absence de perception, justifiée ou non, que l’OGE manque à l’éthique.

Une fois le financement approuvé, les fonds devront être disponibles en temps utile pour le développement, les essais et la mise en œuvre de la nouvelle technologie.

Financement international

Selon les circonstances, un financement international peut être disponible. C’est le cas en particulier lorsqu’une aide est fournie par d’autres gouvernements ou des organisations non gouvernementales (ONG). Dans ces cas, des questions spéciales peuvent surgir, comme les problèmes de taux de change, l’incertitude de la disponibilité de fonds ou le risque de conflits ou de conditions visant, par exemple, les fournisseurs.

Politiques de dépréciation et d’amortissement

Lors du calcul des budgets pour la vie d’un projet ou d’une technologie, les politiques de dépréciation et d’amortissement auront une incidence sur le calcul des coûts et des avantages, en particulier dans les années futures.

À la fin du cycle de vie d’un article de technologie, la question se pose de savoir s’il est plus économique d’utiliser de l’équipement désuet ou de s’en débarrasser. Vu la vitesse des progrès en informatique, cette question peut se poser un an ou deux après un achat. Lorsque la technologie continue de fonctionner convenablement même si elle est désuète, il peut être intéressant de la conserver. Sinon, il peut être souhaitable d’adopter une nouvelle technologie et de revendre le vieil équipement tandis qu’il conserve une certaine valeur.

La question du moment où il faut améliorer un équipement désuet doit être prise en considération dans un budget, puisqu’elle aura un impact sur le coût de la technologie à long terme.

Élaboration du budget

Après avoir déterminé qu’une technologie particulière est abordable, la prochaine étape pour un OGE est d’élaborer un budget détaillé. Le budget doit tenir compte des coûts immédiats et futurs de la technologie choisie.

Le budget d’un projet de technologie comporte quatre composantes : la liste des biens et des services à acheter; le coût de chaque élément; l’échéance des paiements; et toutes économies prévues grâce à la nouvelle technologie. Excepté dans le cas d’articles qui ne doivent être employés qu’à une seule occasion avant de s’en débarrasser, la plupart des articles de technologie exigent un financement continu pour l’entretien. Les fonds doivent du reste être garantis pour la durée de vie de la technologie.

Postes budgétaires

Selon le type et la portée de la technologie en cause, les éléments suivants peuvent apparaître au budget :

·        matériel (acheté ou loué) – par exemple, ordinateurs, moniteurs, imprimantes, balayeurs optiques, photocopieurs, télécopieurs, matériel de télécommunication, dispositifs de vote électroniques, écrans tactiles;

·        logiciel (sous licence, acheté ou loué) – par exemple, bureautique, bases de données, finances, personnel, logiciels spécialisés, Internet, communications;

·        mises à jour de matériel;

·        mises à jour de logiciels;

·        communications – par exemple, réseaux, liens satellites, câblage, radio, télécommunications;

·        périphériques – par exemple, claviers, modems, haut-parleurs, amplificateurs, lecteurs de disques, graveurs de disques, dispositifs de copie de sauvegarde, aides ergonomiques, unités d’alimentation électrique de secours;

·        consommables – par exemple, toner et encre d’imprimantes, papier, disques;

·        soutien – par exemple, techniciens;

·        entretien – par exemple, techniciens;

·        salaires – par exemple, paiement du personnel qui sera consacré en partie ou complètement à l’exploitation de la nouvelle technologie;

·        consultants – par exemple, consultants en gestion de projet, conseillers techniques ou auditeurs indépendants;

·        transport – depuis le lieu d’achat jusqu’au lieu de stockage et au lieu d’utilisation;

·        approvisionnement en électricité – pour la technologie, l’éclairage et la climatisation; génératrices pour situations d’urgence ou pour pallier une alimentation incertaine;

·        stockage – pendant l’utilisation et entre les périodes d’utilisation;

·        formation – du personnel à temps plein et à temps partiel qui utilisera la nouvelle technologie;

·        information publique – par exemple, campagne d’éducation publique sur l’utilisation d’un nouveau système de vote électronique;

·        documentation – par exemple, caractéristiques du système, manuels techniques d’entretien, manuels d’utilisateur, manuels de formation;

·        impression – par exemple, documents conçus pour être employés avec la technologie, tels que bulletins de vote ou formulaires lisibles par machine;

·        systèmes de dépannage – par exemple, systèmes manuels pour pallier une défaillance de la technologie, systèmes pour sauvegarder et stocker les données;

·        coûts d’élimination – coûts liés à l’élimination ou à la vente de la technologie désuète;

·        coûts de dépréciation et amortissement – par exemple, s’il est prévu que le matériel informatique servira trois ans, son coût peut être amorti sur la même période, soit à raison de 33 % par an.

Estimation des coûts

Une fois que tous les postes de dépense ont été définis, les coûts pour chacun d’eux doivent être estimés pour la durée de vie prévue de l’équipement ou du projet.

Chronologie du projet

Dans la plupart des cas, les coûts de la nouvelle technologie ne doivent pas tous être payés immédiatement. Après l’achat initial et les coûts d’installation, il y a habituellement des coûts continus d’entretien et de développement au cours de la vie du projet. Le budget à long terme peut être calculé en prévoyant les paiements selon les grandes étapes du projet.

Lorsque le projet comporte une étape d’essais ou d’évaluation, il est souhaitable d’effectuer des paiements progressifs en fonction de la réalisation d’étapes importantes définies d’avance. S’il est prévu d’interrompre un projet en cas d’échec au stade des essais, l’échéancier des paiements doit être structuré de manière à réduire au minimum le coût à l’OGE.

Le paiement final aux fournisseurs devrait être retardé jusqu’après la mise en œuvre réussie du projet. Ceci assure l’engagement des fournisseurs envers le succès du projet. Des pénalités peuvent également être prévues dans le contrat de livraison, au cas où des étapes importantes ne sont pas menées à bien dans les délais prévus.

Le plan du projet devrait s’étendre jusqu’au terme de la vie utile prévue de la technologie, et même au‑delà. Il est ainsi possible d’y inclure tous les coûts possibles, y compris les coûts futurs du remplacement ou de la mise à jour de la technologie.

Ce plan peut servir à préciser les étapes dans la chronologie du projet où il serait approprié d’effectuer des paiements pour la mise en œuvre et l’entretien du système.

Économies possibles

Le budget pour une nouvelle technologie devrait tenir compte de toute économie qui peut être réalisée grâce au projet, par exemple en discontinuant un processus manuel qui est remplacé par une solution technologique. Dans certains cas, le coût du nouveau système peut être inférieur à celui de l’ancien système, menant à une économie nette. C’est là le genre de nouveau système pour lequel il est le plus facile d’obtenir des fonds.

À court terme, un nouveau système engendre souvent de plus grands coûts que l’ancien. C’est particulièrement vrai quand l’ancien et le nouveau système sont exploités en parallèle avant la conversion entière au nouveau système. En outre, il y a souvent d’importants coûts d’installation pour un nouveau système. Il est particulièrement important de calculer le coût estimatif du projet pour sa vie entière, de même que l’économie projetée, quand l’économie nette sera réalisée à long terme.

Obtention de fonds

Une fois qu’un budget détaillé a été élaboré, la prochaine étape est d’obtenir les fonds voulus auprès de la source gouvernementale ou non gouvernementale pertinente. La réussite de ce processus dépend de l’élaboration d’un dossier convaincant précisant clairement les avantages et le budget complet.

Le dossier doit clairement présenter les coûts et les avantages de la nouvelle technologie. S’il y a accroissement des coûts, les avantages immatériels, tels que l’accroissement de la précision, de la facilité d’utilisation et de l’efficacité, doivent être soulignés. D’autres circonstances peuvent être plus faciles à justifier, par exemple lorsqu’une technologie moins chère remplace un processus manuel coûteux. Cependant, il est important de s’assurer que tous les coûts sont correctement pris en compte au budget.

La justification d’une nouvelle proposition peut être facilitée si l’OGE peut invoquer des solutions semblables utilisées avec succès par d’autres régimes. De tels précédents permettent à la fois de clarifier les coûts et de prouver la faisabilité de la proposition.

Il peut être possible, dans certaines situations, d’utiliser des mécanismes innovateurs de financement tels que les coentreprises ou les arrangements de cessions-baux. Ce n’est toutefois envisageable qu’en l’absence de perception, justifiée ou non, que l’OGE manque à l’éthique.

Une fois le financement approuvé, les fonds devront être disponibles en temps utile pour le développement, les essais et la mise en œuvre de la nouvelle technologie. Il est fréquent, et souvent désastreux, que le financement soit fourni tard dans le cycle électoral de sorte qu’il n’y ait pas suffisamment de temps pour toutes les étapes préliminaires. Le temps requis pour mettre en œuvre la nouvelle technologie doit être soigneusement estimé.

Il est utile d’apprendre combien de temps il a fallu à d’autres OGE pour mettre en œuvre un système semblable ailleurs. En général, il faut disposer d’amplement de temps, étant entendu que la mise en œuvre d’une nouvelle technologie est souvent plus longue que prévu.

Dans certains pays les OGE peuvent avoir la possibilité d’obtenir du financement en dehors des canaux normaux du gouvernement, par exemple auprès d’autres gouvernements ou d’ONG. Dans certains cas, l’acquisition d’une nouvelle technologie est seulement possible avec une aide extérieure. Cependant, il faut veiller à éviter de compromettre le processus électoral.

La certitude d’obtenir en temps utile le financement voulu pour la nouvelle technologie est cruciale. Avant de s’engager à adopter la nouvelle technologie, le financement doit être assuré pour la durée de vie du projet, sans quoi il y a un risque sérieux que la technologie ne soit pas mise en œuvre avec succès. De même, le financement doit être disponible assez tôt dans le cycle électoral pour s’assurer que la technologie peut être choisie, fournie et testée avant un scrutin.

Si un financement externe ne peut pas fournir ces garanties, l’OGE s’expose à un risque important en y recourant. Si l’OGE décide que le risque vaut la peine d’être pris, un processus manuel de dépannage devra être prévu pour parer à tout échec de la technologie qui pourrait compromettre le processus électoral.

Dans certains cas, le financement extérieur peut exiger qu’un fournisseur particulier soit utilisé. De telles conditions ne doivent pas compromettre l’intégrité de l’OGE en tant qu’acheteur des biens et services ou comme autorité électorale. En outre, ces conditions ne doivent pas limiter la capacité de l’OGE d’entretenir, de conserver et d’améliorer toute technologie adoptée.

S’il y a financement par des devises étrangères, il faut prendre en compte le fait que les taux de change fluctuent et peuvent influer sur la valeur du financement. Des fonds suffisants doivent être disponibles indépendamment des fluctuations des taux de change.

Politiques de dépréciation et d’amortissement

En élaborant un budget pour la durée de vie d’un projet ou d’une technologie, les politiques de dépréciation et d’amortissement ont une incidence sur le calcul des coûts et des avantages, en particulier dans les années futures.

Dépréciation

La façon dont la dépréciation est calculée et prise en compte dépend des usages financiers locaux. Lorsque la comptabilité d’exercice est utilisée, la dépréciation est un facteur qui peut fortement influencer le résultat net d’un projet.

Malheureusement, les éléments de technologie, en particulier les ordinateurs, se déprécient rapidement. Dans l’industrie des ordinateurs, le rythme de l’évolution est tel que des éléments sont souvent désuets dans les mois suivant l’achat. Ainsi, le matériel informatique peut se déprécier si rapidement qu’il peut être passé aux dépenses dans un délai de deux à quatre ans.

La dépréciation doit être prise en compte dans la stratégie budgétaire selon les règlements ou les conventions locaux. Les coûts de remplacement de technologie désuète aussi bien que le produit possible de la revente de l’ancien équipement alors qu’il conserve une certaine valeur doivent également être inclus.

Amortissement

À la fin du cycle de vie d’un article de technologie, la question se pose de savoir s’il est plus économique de continuer d’utiliser de l’équipement désuet ou de s’en débarrasser. Vu la vitesse des progrès en informatique, cette question peut se poser un an ou deux après un achat.

Si la vie d’une partie de technologie peut être prolongée de sorte qu’elle puisse servir à plusieurs scrutins, ou si la technologie continue de fonctionner d’une manière satisfaisante bien qu’elle soit désuète, il peut être intéressant de la conserver. Le coût de cette technologie peut alors être amorti sur une plus longue période, et le coût à long terme de la mise en œuvre de la technologie est réduit en conséquence.

Cette approche nécessite une décision délibérée de réutiliser la technologie même si elle peut être désuète selon les normes de l’industrie. Tant que la technologie continue d’assurer un service acceptable, il s’agit là d’une pratique judicieuse.

En plus d’éviter le coût du passage à une nouvelle technologie, la réutilisation de la technologie existante a l’avantage de la familiarité et évite les pièges de la mise en œuvre d’une nouvelle technologie, éventuellement non éprouvée.

Pour décider s’il faut réutiliser une technologie et l’amortir sur deux événements électoraux ou plus, le coût de l’entretien et, au besoin, de l’amélioration ou de la mise à niveau de la technologie doit être soupesé par rapport au coût de son remplacement. L’option la plus économique dépendra du type particulier de technologie et des cadres temporels en cause.

Élimination d’équipement désuet

La question de savoir quand améliorer un équipement désuet doit être prise en considération lors de l’élaboration du budget, dans la mesure où elle a un impact sur le coût probable à long terme de la technologie.

Une fois qu’une décision a été prise de se débarrasser d’un équipement désuet, il peut être possible de récupérer une partie de l’investissement consacré à cet équipement en le vendant. Une technologie désuète dans un contexte ou une industrie donnée peut encore être supérieure à la technologie en service ailleurs. Même si le produit de toute vente peut être faible par rapport au prix d’achat original, il peut toujours être plus intéressant de vendre un équipement désuet que de simplement le détruire ou le donner.

Les gouvernements ont souvent des agences qui se spécialisent dans la liquidation d’équipement désuet. Certains gouvernements remettent l’équipement désuet à d’autres pays, à titre d’aide. D’ailleurs, d’autres agences du même gouvernement peuvent être heureuses d’accepter de l’équipement désuet. Par exemple, les écoles peuvent être intéressées à recevoir des ordinateurs individuels démodés pour l’usage des étudiants.

Si ces options ne sont pas disponibles ou faisables, il peut être possible de vendre l’équipement désuet par la voie d’appels d’offres ou la vente aux enchères, ou simplement en le mettant en vente au prix du marché.