Comme les OGE doivent utiliser divers systèmes informatiques, ils ont aussi souvent besoin de services d’administration spécialisés. En matière de gestion de l’informatique, les pratiques suivantes sont recommandées :

·         repérer les services qui doivent être automatisés;

·         veiller à ce que la technologie de l’information (TI) bénéficie de l’appui de tous les intervenants et de tous les utilisateurs, et que ceux-ci comprennent le rôle de la TI;

·         évaluer les coûts totaux, y compris pour l’entretien et le développement de logiciels spécialisés;

·         dresser un inventaire complet du matériel informatique et des périphériques;

·         fixer des normes pour le matériel informatique et le logiciel;

·         préparer une documentation claire sur toutes les procédures devant être suivies sur une base régulière afin de faire fonctionner les systèmes informatiques et entretenir les ordinateurs et les périphériques;

·         contrôler le respect des politiques établies en matière de TI;

·         préparer des manuels d’utilisateur et autre documentation pour les systèmes informatiques, de manière à ce que tout nouvel employé devant utiliser un système puisse y parvenir en peu de temps;

·         planifier le remplacement des systèmes informatiques;

·         évaluer la compétence du personnel nécessaire au développement, à la mise en œuvre, à l’exploitation et à l’entretien des systèmes informatiques.

·         prévoir un programme de formation continue afin de maintenir le personnel à jour;

·         organiser de la formation pour les utilisateurs quand c’est nécessaire;

·         évaluer les risques de sécurité des systèmes informatiques, installer des coupe-feu et des logiciels antivirus, et veiller à ce que les logiciels de sécurité soient régulièrement mis à jour;

·         prévoir des procédures de sécurité y compris le contrôle de l’accès aux systèmes, des procédures de sauvegarde et des plans de rétablissement en cas de désastre.

Cela dit, selon la taille et le budget de l’OGE, il peut être plus commode et plus économique de confier certaines de ces tâches à des fournisseurs de services externes. L’OGE peut ainsi obtenir des services de spécialistes sans tous les coûts associés à l’embauche d’un consultant permanent dans le personnel.

Selon la plate-forme informatique utilisée, il existe des logiciels spécialisés qui peuvent être utilisés pour contrôler et gérer les systèmes informatiques d’un OGE. Un tel logiciel peut exécuter un diagnostic, analyser le rendement et la disponibilité des systèmes et repérer les problèmes qui doivent être réglés. Comme les exigences augmentent à l’égard des systèmes informatiques, le contrôle du rendement devient plus important. Il permet de reconnaître le besoin de mettre un système à niveau ou de modifier sa capacité pour satisfaire à la demande grandissante.

Si l’OGE décide d’externaliser la gestion de ses systèmes informatiques, les relations avec les fournisseurs doivent faire l’objet d’un contrat soigneusement rédigé, dont la mise en œuvre sera régulièrement contrôlée afin de diminuer les risques à compter sur un tiers pour des services technologiques.

**Autres considérations

Les systèmes informatiques sont complexes, et le nombre de tâches associées à leur développement et leur exploitation fait de l’administration des systèmes informatiques un élément important dans la gestion de la technologie.

Selon la taille de l’OGE, il est recommandé d’établir une administration des systèmes informatiques et une stratégie globale en matière de technologie de l’information. Ceci assurera une approche cohérente de la gestion de la technologie au sein de l’OGE. En outre, tous les gestionnaires concernés connaîtront le contexte global dans lequel se situe tout projet particulier.

Toute technologie informatique s’appuie sur du matériel. En conséquence, la gestion du matériel est une partie importante de la mise en œuvre de la technologie. Le matériel typique peut comprendre les éléments suivants :

·         ordinateurs individuels (en réseau ou autonomes);

·         serveurs de réseau;

·         dispositifs de stockage de sauvegarde;

·         imprimantes;

·         photocopieurs;

·         périphériques d’ordinateur;

·         machines de vote;

·         balayeurs optiques;

·         équipement de communication.

Idéalement, le matériel est acheté conformément à la stratégie globale de technologie de l’information de l’organisation. L’achat de tout le matériel auprès de fabricants ou fournisseurs communs favorise la compatibilité du matériel, par rapport au recours à une gamme de fabricants ou fournisseurs.

Des registres peuvent être utilisés pour suivre le matériel. Des codes à barres placés sur le matériel et des lecteurs de codes à barres facilitent le contrôle.

Le bon fonctionnement de tout le matériel peut être assuré par un programme structuré d’entretien prévoyant des interventions régulières ainsi que l’inspection par des techniciens.

La gestion des serveurs est particulièrement importante. Du fait que les systèmes en réseau se fondent sur le fonctionnement efficace de leurs serveurs, la mise en place de systèmes serveurs fiables est une priorité. Les systèmes serveurs comprennent généralement une gamme de moyens de protection pour s’assurer que les interruptions de services sont réduites au minimum ou éliminées et que les données sont régulièrement sauvegardées. Ces moyens peuvent comprendre le recours à des batteries de serveurs et la conservation simultanée des données sur divers disques durs et ordinateurs, et la mise en place de diverses options de branchement des postes de travail aux serveurs.