Lorsqu’un logiciel est installé sur un grand nombre d’ordinateurs dans une organisation, il est souhaitable que ce soit dans tous les cas la même version du logiciel. L’utilisation d’une version commune fait en sorte que les divers fichiers – comme les documents de traitement de texte, les chiffriers, les fichiers de données et le courrier électronique – puissent être partagés entre le personnel de divers bureaux sans souci de conversion de données ou d’incapacité à lire des fichiers.

La façon d’assurer cette uniformité, surtout dans une grande organisation, est d’établir une bibliothèque de système recensant les logiciels utilisés et de contrôler la distribution des logiciels au moyen d’un processus documenté.

Un tel processus vise en particulier à surveiller les versions différentes d’un même logiciel. Tout logiciel est régulièrement mis à niveau, en moyenne tous les deux à trois ans. Entre les mises à niveau principales, des mises à niveau mineures ou des correctifs logiciels peuvent être diffusés, principalement afin de corriger des problèmes ou des bogues. Il est important de gérer ce processus de contrôle des versions, pour s’assurer que tous les utilisateurs sont équipés de la même version du logiciel. Si les utilisateurs ont des versions différentes, il peut en découler des problèmes de compatibilité, des problèmes de compatibilité peuvent surgir.

La manière la plus efficace de gérer le contrôle des versions est de refuser aux utilisateurs le droit de mettre un logiciel à niveau ou installer un nouveau logiciel eux-mêmes. Les mises à niveau doivent être effectuées sur instruction des administrateurs du système, d’une façon contrôlée suivant un plan de stratégie de technologie.

Cela soulève alors la question de savoir quand adopter une nouvelle version d’un logiciel.