Technologie pour la réglementation des partis et des candidats

Les technologies comme les suites bureautiques permettent aux OGE de contrôler l’inscription des partis et des candidats aux élections.

Les processus suivants d’inscription des partis et des candidats bénéficient le plus de la technologie :

• l’inscription des partis (y compris vérification de leurs listes de membres et tenue de bases de données sur les partis);
• la présentation des candidats (y compris vérification des proposeurs et tenue de bases de données sur les candidats);
• la transmission d’informations aux partis (y compris données du registre des électeurs et autres communications);
• la surveillance et le contrôle du financement des partis et des campagnes électorales (y compris des dons versés aux candidats et aux partis, des dépenses des candidats et des partis, du financement public et des audits)

Inscription des partis

Les OGE peuvent utiliser la technologie pour inscrire les partis politiques avant les élections. En particulier, des logiciels peuvent être utilisés pour déterminer si un parti peut s’inscrire, ainsi que pour créer et entretenir le registre d’un parti.

Vérification de la liste des membres des partis

Dans de nombreux pays, un parti politique doit avoir un nombre minimal de membres pour pouvoir s’inscrire officiellement et pour participer aux élections. Un OGE peut vérifier grâce à un logiciel que cette exigence a bien été remplie.

Le recours à des logiciels nécessite la saisie électronique des données relatives aux membres d’un parti. Les partis disposent souvent déjà de listes informatisées de membres et sont en mesure de les transmettre à un OGE sur divers supports (bandes magnétiques, disquettes, CD) ou par courriel.

Lorsqu’un parti n’a pas de listes informatisées de ses membres, il peut en fournir des copies imprimées sur papier. Ces informations doivent alors être converties sous forme électronique et versées dans une base de données (ou un tableur). Cela se fait soit en les saisissant au clavier, soit en les numérisant avec un appareil équipé d’un logiciel de reconnaissance de caractères. Les signatures et les photos peuvent aussi être numérisées sous forme d’images, si nécessaire.

Une fois que les listes de membres des partis sont informatisées, une base de données, un tableur ou un logiciel fait sur mesure sert à les traiter et à produire des listes selon divers critères. Un logiciel peut alors servir par exemple à vérifier que des membres ne sont pas nommés deux fois ou que la même personne ne figure pas sur les listes de plusieurs partis. En se servant de logiciels de publipostage, des lettres peuvent être expédiées aux présumés membres pour leur demander de confirmer leur adhésion au parti en question. Des codes à barres apposés sur leurs réponses en accélèrent le traitement.

S’il s’agit de communiquer seulement avec un échantillon des personnes apparaissant sur la liste des membres d’un parti, alors un logiciel peut prélever les échantillons aléatoires nécessaires.

Si un OGE a accès à un registre des électeurs contenant des signatures électroniques, des photos ou des empreintes digitales, une technologie biométrique peut servir à vérifier l’identité des membres des partis.

Bases de données d’informations sur les partis

Après l’inscription d’un parti au registre, l’OGE doit habituellement conserver ses données au dossier. Pour ce faire, un logiciel de gestion de bases de données est recommandé, bien qu’un logiciel de traitement de texte ou un tableur puisse suffire à un registre simple.

Si les détails sur l’inscription d’un parti au registre doivent être rendus accessibles au public, ils peuvent être imprimés sur papier ou être disponibles sur support électronique. Ils peuvent aussi être publiés sur Internet pour en faciliter l’accès. Si le registre est complexe, s’il contient énormément d’informations ou s’il change fréquemment, la copie disponible sur Internet peut être reliée à la base de données du registre des partis afin d’être actualisée lorsque c’est nécessaire.

Transmission d’informations aux partis

La technologie peut être utilisée pour fournir une variété d’informations aux partis et aux candidats.

Informations issues du registre des électeurs

Plusieurs pays exigent que les OGE fournissent de l’information contenue dans leur registre des électeurs aux partis enregistrés, aux élus et aux candidats aux élections. Il est facile de le faire si le registre des électeurs est informatisé.

Les données des registres des électeurs peuvent être fournies aux partis, aux élus et aux candidats sous forme imprimée ou électronique. Comme les registres des électeurs contiennent souvent un grand nombre de noms, il est coûteux et guère pratique d’imprimer leur contenu sur papier ou sur microfiches. Des listes sont généralement plus faciles et moins coûteuses à produire sous forme électronique. Elles peuvent être fournies sur disquettes, CD ou bandes magnétiques, par courrier électronique ou sur des sites Internet.

Les registres des électeurs sont souvent assujettis aux lois sur la protection de la vie privée parce qu’ils renferment des renseignements personnels. Les OGE doivent s’assurer que les informations fournies aux partis, aux élus et aux candidats respectent la loi et autres lignes directrices, et sont protégées de tout accès non autorisé et de tout usage frauduleux.

La forme sous laquelle des données électroniques sont transmises aux partis, aux élus ou aux candidats dépend de leur usage, de leur quantité et de l’équipement dont disposent les destinataires.

Les données peuvent être fournies dans un format texte (ASCII, rtf) lisible non seulement par les logiciels de traitement de texte les plus courants, mais aussi par différents autres types de programmes. Le plus souvent, cependant, elles sont fournies sous un format spécialisé (traitement de texte, tableur ou base de données) qui n’est pas forcément décodable par le logiciel utilisé par le destinataire. Si possible, il est préférable de transmettre les données sous des formats convenant aux besoins des différents utilisateurs.

En plus de fournir les données du registre des électeurs sous forme de listes simples, il peut être souhaitable (ou requis selon les politiques ou la loi) de fournir aux utilisateurs un logiciel permettant d’accéder aux données avec un ordinateur doté d’un système d’exploitation répandu, sans qu’ils aient besoin d’autre logiciel. Le logiciel fourni peut comprendre différentes fonctions des bases de données, comme la possibilité de rechercher, afficher et imprimer des données selon des critères variés.

Communications générales

La technologie peut aussi être utilisée pour les communications d’ordre général avec les partis politiques et les candidats. Le courriel et la télécopie permettent de les joindre rapidement et, si nécessaire, en masse. Si les coordonnées des partis et des candidats sont informatisées, les fonctions de publipostage des bases de données et des suites bureautiques permettent de leur envoyer du courrier générique ou adapté au destinataire.

Financement des partis et des campagnes – Réglementation et divulgation

De nombreux pays ont des lois qui régissent le financement des partis et des campagnes électorales. La loi exige souvent la divulgation des dons reçus pour une campagne, des dépenses et des dettes, ainsi que des fonds publics versés aux partis et aux candidats pour financer leurs campagnes. Certains pays plafonnent les dépenses que peuvent engager les candidats et les partis. La technologie permet à un OGE de veiller efficacement au respect de la législation en matière de financement des partis et des campagnes.

Divulgation par les partis et les candidats

La technologie peut faciliter la divulgation des méthodes de financement des partis politiques et des campagnes électorales. Les déclarations des partis peuvent exiger de produire des données détaillées et complexes. La saisie électronique de ces données peut grandement aider un OGE à remplir son rôle de réglementation et de surveillance. La transmission électronique de ces données par les candidats et les partis leur permet de remplir leurs obligations correctement et avec diligence.

Les candidats et les partis peuvent transmettre leurs déclarations grâce à un logiciel fourni par l’OGE ou une autre autorité compétente. Ce logiciel contient habituellement des formulaires électroniques dont des champs spécifiques doivent être remplis. Il est distribué par disque ou par courriel. Il est parfois disponible sur Internet. Ce logiciel veille à ce que les partis ou les candidats remplissent correctement les champs requis.

Il arrive que les partis et les candidats soient incapables de fournir des déclarations électroniques. Ils transmettent alors des déclarations imprimées. Même dans ces cas, l’OGE ou autre autorité compétente peut trouver utile de saisir électroniquement les données. Cette tâche incombe d’habitude à des préposés à la saisie; sinon, elle est effectuée avec des numériseurs.

Vérification des déclarations des partis et des candidats

L’OGE ou autre autorité compétente peut se servir de la technologie pour vérifier les déclarations des partis et des candidats.

Une fois que le contenu des déclarations a été saisi électroniquement, un logiciel sert à le stocker, à le trier et à l’analyser. Des sommes partielles peuvent être additionnées pour obtenir des totaux pertinents. On peut ainsi vérifier si les montants perçus ou dépensés respectent les limites permises par la loi.

Quand différentes entités doivent déclarer les transactions qu’ils ont effectuées avec des partis ou des candidats (par exemple les montants donnés ou les paiements reçus), les montants déclarés par les uns doivent correspondre à ceux déclarés par les autres. Dans les bases de données de l’OGE, des champs spécifiques permettent de vérifier ce type de correspondance.

Un logiciel peut servir à fusionner et à consolider les données. Ainsi, les données transmises par des entités locales peuvent être consolidées au niveau régional ou national pour fournir un aperçu global qui ne ressort pas directement des déclarations individuelles.

Lorsque le financement public est lié aux dépenses réelles effectuées dans le cadre d’une campagne électorale, la saisie électronique des déclarations financières peut aussi servir à déterminer le montant devant être versé à chaque parti et candidat.

La divulgation des rapports financiers des campagnes électorales des candidats et des partis

Souvent, l’OGE ou toute autre autorité de réglementation responsable de la vérification des rapports financiers des campagnes électorales des candidats et des partis politiques doit publier les données financières déclarées dans un format accessible au grand public. Ici aussi, la technologie peut être utile.

La saisie électronique des données déclarées et le logiciel de traitement des données peuvent permettre à l’autorité responsable de présenter les données dans un format uniformisé et de consolider les données en vue de présenter les totaux régionaux et national qui ne sont pas évidents dans les déclarations individuelles. Les données peuvent être publiées dans une variété de formats y compris sur papier, sur CD, sur disque et sur Internet.

Lorsque les originaux des déclarations doivent être divulgués, en plus d’offrir des photocopies, l’autorité responsable peut numériser les déclarations et les rendre disponibles sur CD ou sur Internet.

Présentation des candidats

La technologie peut être utilisée pour aider un OGE à traiter et à vérifier la présentation des candidats.

Dans de nombreux pays, un candidat doit préalablement recueillir un nombre précis de signatures. Il peut aussi devoir être désigné par le représentant officiel d’un parti politique enregistré. La technologie peut aider l’OGE à vérifier qu’une candidature est conforme aux critères en vigueur.

Dans certains cas, il est nécessaire d’enregistrer électroniquement les détails fournis lors de la présentation du candidat. Ces détails peuvent être demandés au candidat ou à ses proposeurs sous forme électronique. Un OGE peut faciliter la transmission électronique des détails en distribuant (sur CD, par courriel ou sur son site Internet) un logiciel contenant les formulaires voulus.

Si les informations doivent être saisies électroniquement, mais que le candidat ou ses proposeurs ne sont pas en mesure de les transmettre sous forme électronique, l’OGE peut soit les saisir au clavier et les enregistrer avec le logiciel approprié, soit numériser les copies papier avec un logiciel de reconnaissance de caractères.

Une fois les détails stockés sur ordinateur, soit un système de gestion de bases de données, soit un tableur, soit un logiciel fait sur mesure est utilisé pour traiter les candidatures. Ce programme peut aussi servir à générer des rapports ou à faire du publipostage au besoin (avec un logiciel de traitement de texte ou un programme de production de rapports).

S’il faut vérifier les détails fournis sur un formulaire de candidature (par exemple, si le candidat ou ses proposeurs sont des électeurs inscrits, ou si un prétendu représentant de parti est autorisé à agir comme tel), les bases de données ou les fichiers de tableurs pertinents seront consultés.

La technologie peut aussi servir à vérifier les signatures apparaissant sur les formulaires de candidature. Les OGE peuvent faciliter ce processus s’ils ont accès aux enregistrements des signatures d’électeurs (stockés dans un registre des électeurs informatisé ou dans une base de données nationale d’identités). Pour un nombre restreint de signatures, un préposé est en mesure de comparer visuellement les signatures figurant sur les formulaires de candidature aux versions numériques qui sont affichées sur écran ou imprimées sur papier. S’il y a un grand nombre de signatures à examiner, un appareil de reconnaissance d’images peut en vérifier l’authenticité.

Une fois que les candidatures ont été acceptées, leurs détails doivent souvent être publiés; leur informatisation accélère le processus de diffusion.

L’informatisation des détails sur les candidats offre d’autres avantages aux OGE. Une fois ces éléments stockés dans un système de gestion de bases de données, par exemple, ils peuvent être partagés avec d’autres systèmes qui requièrent les mêmes informations, comme ceux utilisés pour produire les bulletins de vote, dépouiller les scrutins, publier les résultats électoraux ou gérer les bureaux de vote.

Quand les détails des candidatures doivent être publiés, ils peuvent être soit imprimés sur papier, soit convertis en un format électronique et rendus accessibles en ligne, y compris par Internet (si possible). Dans ce dernier cas, la version disponible sur Internet peut être reliée à la base de données des candidats pour en assurer la mise à jour automatique.