Technologie pour la gestion organisationnelle

La technologie (surtout les logiciels de bureautique) peut servir à mieux gérer les OGE.

Les processus de gestion organisationnelle suivants peuvent bénéficier de la technologie :

• la planification interne (stratégique et opérationnelle);
• la gestion de projet;
• la gestion des ressources humaines (recrutement, tenue des dossiers des employés, gestion de la paie);
• la gestion financière (estimations, budgets, contrôle des dépenses, rapports financiers, audits);
• la gestion des inventaires et des stocks (acquisitions, gestion des contrats, contrôle des inventaires, contrôle de l’entreposage, de la distribution et du transport);
• la surveillance et la gestion des systèmes informatiques.

Idéalement, les divers systèmes de gestion organisationnelle doivent être intégrés pour former un système global de gestion électorale. Les systèmes de planification peuvent être reliés à ceux de gestion de projets pour garantir que les projets s’inscrivent dans les plans stratégiques et opérationnels pertinents. Les systèmes de gestion de projet influencent ceux des ressources humaines, des finances et de gestion du matériel. Les systèmes logiciels utilisés pour la gestion des inventaires et des stocks peuvent être reliés aux systèmes de gestion financière pertinents pour coordonner les estimations ainsi que les processus de budgétisation et de paiements. Ces systèmes peuvent à leur tour être reliés à celui de gestion du personnel pour offrir un système global qui couvre tous les aspects de l’administration électorale.

Les systèmes reliés de cette manière doivent garantir que le processus électoral est géré efficacement, que les employés sont bien utilisés et qu’ils disposent de tous les outils nécessaires.

Divers logiciels sont disponibles pour la planification interne des activités d’un OGE. Certains logiciels structurés facilitent la planification stratégique de haut niveau et la définition des buts, des objectifs et des visions. D’autres servent dans la planification opérationnelle, pouvant être plus spécifique et détaillée, par exemple pour définir des tâches et élaborer des critères de rendement.

Des logiciels servent aussi à dresser un calendrier des tâches et des réunions et à signaler automatiquement à tous les employés concernés l’approche des dates butoirs.

Gestion de projet

La gestion de grands projets (comme la tenue d’élections) est un processus complexe qui se fait en plusieurs étapes et occupe de nombreuses personnes. Des techniques reconnues de gestion de projet, comme la révision et l’évaluation des programmes (PERT) ou la méthode du chemin critique, peuvent aider à assurer le succès.

De puissants logiciels commerciaux peuvent être utiles à la gestion de projet. Ils aident les utilisateurs à définir les tâches qui doivent être accomplies, à prévoir les ressources requises, à établir les échéanciers et ainsi de suite. Ils produisent des diagrammes, des listes et des rapports qui peuvent servir à la répartition des tâches, à l’estimation des coûts, à la surveillance des budgets, au meilleur usage des ressources disponibles et au respect des échéances.

Gestion du personnel

La gestion du personnel est un processus complexe qui se prête bien à l’informatisation. Des logiciels peuvent automatiser plusieurs tâches routinières. Ils peuvent aussi stocker et garder la trace d’une variété de données sur le personnel. Un système de gestion du personnel peut facilement exécuter les tâches suivantes :

• le stockage des données relatives à chaque employé;
• l’enregistrement des descriptions de chaque poste;
• l’enregistrement des échelles salariales;
• l’aide au recrutement, en enregistrant les listes des postulants à un emploi et en repérant les candidats idéaux (surtout si le personnel comprend un grand nombre d’employés recrutés temporairement lors des élections);
• la production d’offres d’emploi et de contrats d’emploi;
• l’enregistrement des heures de travail accomplies par les employés;
• le calcul des sommes dues aux employés (salaires, heures supplémentaires, indemnités de logement et de déplacement, primes d’emploi, déductions pour l’impôt et la pension);
• la production des paiements aux employés, y compris virements de fonds aux comptes bancaires et production de chèques;
• la production des relevés annuels des paiements et des déductions pour fins d’impôts;
• le calcul des droits de congés et l’enregistrement des congés pris et restant à prendre.

Bien que de nombreux logiciels commerciaux puissent être utilisés pour ces fonctions, un OGE doit s’assurer que le logiciel adopté répond à ses besoins souvent complexes. En particulier, un programme de gestion du personnel utilisé par un OGE doit pouvoir traiter le cas des employés recrutés temporairement en grand nombre pour une élection. Il doit aussi tenir compte des exigences gouvernementales en matière de paiements, de déductions, de cotisations de retraite, d’allocations et de primes.

Systèmes de gestion financière

Un OGE peut se servir de systèmes de gestion financière pour automatiser certaines tâches comme les suivantes :

• la préparation et le calcul d’estimations des revenus, des dépenses, des actifs et des passifs;
• la préparation et la surveillance des budgets;
• la surveillance et le contrôle des dépenses;
• le suivi des factures et des paiements, ainsi que l’automatisation du règlement des factures;
• la production de rapports financiers;
• la facilitation de l’audit des processus financiers.

Gestion des stocks et des inventaires

Un OGE a besoin d’une grande variété et de grandes quantités de matériel. La gestion de ce matériel est une tâche complexe qui se prête également bien à l’informatisation.

Des logiciels peuvent aider à mieux gérer :

• les types de matériel nécessaires;
• les quantités nécessaires;
• les lieux d’entreposage;
• les lieux d’utilisation;
• les stocks et les commandes.

Dans l’approvisionnement, l’informatique peut aider à :

• déterminer les quantités à commander;
• déterminer les délais de livraison opportuns;
• gérer les contrats;
• préparer les appels d’offres et les contrats;
• évaluer équitablement les offres des fournisseurs;
• accélérer la prise de décisions.

L’informatique est également particulièrement utile pour le contrôle des stocks, une fonction d’autant plus importante que de grandes quantités de matériel sont en jeu. Les systèmes informatiques peuvent être beaucoup plus efficaces dans ce domaine qu’un système manuel.

Des logiciels peuvent aussi aider au contrôle de la distribution et du transport. Ces aspects sont essentiels quand du matériel doit être livré dans des lieux éloignés, comme les centres régionaux et les bureaux de scrutin.