Budgétisation

Les coûts associés au dépouillement des votes sont directement liés à l’aménagement et à l’administration des bureaux de vote et de dépouillement. Les considérations suivantes devraient faire partie du budget électoral global.

Ressources humaines

La rémunération du personnel électoral et en particulier des préposés au vote et au dépouillement constitue la majeure partie des dépenses de la journée du vote. Les coûts peuvent comprendre les éléments suivants :

• les effectifs réguliers et temporaires du bureau central de l’organisme électoral;
• les agents électoraux des régions, des circonscriptions électorales et des localités;
• les effectifs réguliers et temporaires des bureaux régionaux;
• les administrateurs électoraux;
• les préposés au vote et au dépouillement;
• les préposés au vote et au dépouillement en réserve;
• les préposés à la sécurité;
• les allocations de formation des préposés au vote et au dépouillement;
• les frais de déplacement pour la formation ou pour le travail;
• les frais de subsistance en cas d’heures de travail prolongées;
• les heures supplémentaires.

On peut réaliser des économies en ayant recours à des employés de l’État ou à des citoyens bénévoles ou en devoir civique. Le recours aux mêmes personnes d’une élection à l’autre réduira les coûts de formation.

Matériel électoral

Une grande quantité de matériel doit être prévue pour les bureaux de vote et les centres de dépouillement, y compris :

• du matériel didactique tel qu’imprimés, documents audiovisuels, affiches, dépliants, échantillons de documents, cahiers d’exercices et documents pour simulation d’élection;
• des bulletins de vote;
• des urnes;
• des listes électorales;
• des isoloirs;
• des formulaires;
• des affiches et de la signalisation;
• du matériel de sécurité tel que de l’encre invisible et des lecteurs ultraviolets au besoin;
• de l’équipement informatique pour les bureaux de vote ou les centres de dépouillement, s’il y a lieu;
• des documents d’information pour les représentants des candidats et des partis politiques;
• des fournitures (stylos, crayons, règles, bandes élastiques, enveloppes, papier, scellés, etc.).

Un choix judicieux du matériel peut procurer des économies importantes. Des articles qui sont réutilisables lors d’élections subséquentes, comme des urnes métalliques, peuvent être plus économiques à la longue, mais il faut tenir compte des frais d’entreposage. Il se peut que des articles à usage unique n’exigeant pas d’entreposage, comme des urnes en carton, soient plus rentables.

Les frais de transport doivent aussi être pris en considération dans le coût du matériel, à moins qu’on ait recours à du matériel fabriqué sur place.

Le bulletin de vote est généralement dispendieux. Certains comportent un dispositif de sécurité antifraude, mais des progrès récents permettent une impression sécuritaire plus économique. Il convient d’examiner toutes les options possibles afin de réduire les coûts.

Certains articles de haute technologie tels que des aides de présentation audiovisuelle et des ordinateurs, bien qu’ils soient efficaces, sont habituellement coûteux. Il faut déterminer si les avantages procurés par la haute technologie valent le coût.

Locaux

La location d’installations pour les bureaux de vote ou les centres de dépouillement est un élément important du budget.

Dans certains pays, la loi électorale prévoit l’utilisation sans frais d’écoles et d’autres édifices publics aux fins du vote. Cependant, de tels locaux ne sont pas toujours disponibles; il faut alors prévoir des coûts de location.

Dans d’autres pays, même si la loi ne le prévoit pas expressément, l’organisme électoral peut négocier avec les autorités compétentes l’accès gratuit à des écoles ou autres édifices publics. Sinon, la location est nécessaire et les prévisions budgétaires doivent en tenir compte.

Équipement de bureau et communications

Il faut prévoir le mobilier et l’équipement nécessaires comme des chaises et des tables, bien que dans certains cas ces articles puissent être fournis en même temps que les locaux.

S’il y a lieu, le budget devrait prévoir la location de ce mobilier et même d’équipement comme des pupitres, des télécopieurs, des ordinateurs personnels et des lignes téléphoniques pour les bureaux locaux.

Il peut également être nécessaire de prévoir des téléphones fixes ou cellulaires, des lignes téléphoniques pour télécopieur ou ordinateur et des radios de communication. Idéalement, chaque bureau de vote et chaque centre de dépouillement devraient être en mesure de communiquer rapidement avec l’organisme électoral pour faire part des problèmes, obtenir des conseils et communiquer les résultats.

Transport

Les conditions locales détermineront les moyens de transport les plus judicieux et les plus économiques dans chaque région.

L’organisme électoral doit évaluer le degré de sécurité qu’offre chaque moyen de transport afin d’éviter que le matériel électoral ne soit altéré, volé ou détruit. Même si des moyens de transport publics et commerciaux sont disponibles, des motifs de sécurité peuvent imposer un autre choix.

Selon les circonstances, le transport du matériel électoral peut se faire par véhicule routier, par bateau, par hélicoptère, par avion léger ou commercial ou même par bêtes de somme. Dans les régions isolées, le transport est généralement plus difficile et parfois très coûteux.

Des organismes gouvernementaux, les forces armées, les services policiers ou des organisations nationales et internationales peuvent être en mesure de fournir gratuitement des véhicules. Sinon, il peut être nécessaire d’en louer, en prévoyant les frais accessoires pour l’entretien, le carburant, les assurances, les chauffeurs ou les équipages.

En l’absence de véhicules, il faut prévoir des frais de taxis ou de transport commercial. Si le matériel électoral doit être transporté des bureaux de vote vers des centres de dépouillement ou vers d’autres localités, le budget doit en tenir compte.

Programmes d’éducation de l’électorat

Un programme d’éducation de l’électorat peut accaparer une bonne partie d’un budget selon les moyens choisis et le milieu. Les mécanismes sont variés : annonces dans les journaux, à la radio ou à la télévision, affiches, brochures, publipostage, colloques communautaires ou Internet.

Listes des électeurs

La compilation ou le maintien de listes des électeurs doit faire partie du budget de l’organisme électoral, mais pas nécessairement de celui de l’élection comme telle.

Au moment des élections, des listes d’électeurs doivent être imprimées et fournies aux bureaux de vote. Certaines administrations utilisent ces listes après le vote pour déceler les cas de vote double et, si le vote est obligatoire, les cas d’abstention. Ces activités peuvent être manuelles ou informatisées. Les coûts doivent être prévus dans le budget.

Affranchissement et fret

Si la loi électorale permet le vote par la poste, le budget devrait aussi prévoir l’affranchissement pour l’envoi et le retour des bulletins de vote; plusieurs administrations fournissent des enveloppes-réponses préaffranchies. L’envoi d’information aux électeurs et la livraison de matériel électoral aux divers bureaux doivent aussi figurer au budget.

Logiciels et équipement

Si on envisage d’utiliser des logiciels pour le traitement et le dépouillement des bulletins de vote ou pour le calcul des résultats, les coûts reliés à l’élaboration du système, aux essais, à la documentation connexe et à la formation doivent être prévus. Les coûts de l’équipement, son transport en région, son fonctionnement et son entretien doivent également être comptabilisés. Le personnel, l’espace de bureau et tous les autres coûts de fonctionnement sont aussi à inscrire au budget.

Financement des candidats et des partis

Certaines administrations apportent un appui financier aux campagnes des candidats ou des partis politiques. Le cas échéant, elles doivent le prévoir dans le budget.

Centres de compilation des résultats

On utilise parfois des centres de compilation des résultats en région ou au niveau national pour annoncer les résultats au public, aux candidats, aux partis politiques et aux médias. C’est là une méthode qui contribue à l’ouverture et à la transparence du processus électoral.

Ces centres peuvent simplement être dotés de tableaux de calcul manuel et de liens de communication par téléphone ou par télécopieur, ou encore ils peuvent utiliser une haute technologie comme des liens de communication et des dispositifs informatiques d’affichage et d’analyse des résultats. L’ère électronique permet même de transmettre les résultats par ordinateur ou directement sur Internet, éliminant même les centres de compilation.

Les centres de compilation de résultats sont généralement à la charge de l’organisme électoral, mais ils peuvent dans certains cas être financés par les médias. Le budget électoral doit tenir compte de la situation.

Frais divers

L’organisme électoral devrait mettre une petite caisse à la disposition de ses bureaux locaux pour les achats mineurs ou les urgences. Le budget doit également tenir compte des risques liés au milieu et à l’environnement, et envisager des mesures d’urgence en cas de sinistre, comme la relocalisation de bureaux, le redéploiement des ressources de l’organisme et le recours à des génératrices de secours.

Responsabilisation et vérification budgétaires

Des pistes de vérification des activités financières doivent être prévues pour garantir la responsabilisation des gestionnaires des finances et pour éviter des détournements des fonds publics. Des registres de tous les actifs ayant une certaine valeur éviteront que l’on en dispose frauduleusement ou qu’ils disparaissent. Les administrateurs électoraux devraient être conscients qu’ils sont responsables des fonds et des biens dont ils ont la charge et être au courant des pénalités pour abus de pouvoir.