Организация транспортировки

Организация транспортировки в пределах страны

Спланировать процесс транспортировки и провести переговоры по организации транспорта необходимо еще до созыва выборов. Избирательному органу потребуются подтверждения того, что избранное транспортное агентство обладает достаточной мощностью и способно осуществить доставку избирательной урны в требуемые сроки и с надлежащими мерами безопасности.

Выбор транспортной компании (как государственной, так и частной) или организации (международной организации, полиции или армии) будет продиктован политическими, социальными или экономическими условиями той или иной страны, и обусловлен различными факторами риска. В качестве критериев оценки при выборе транспортного агентства рекомендуется учитывать такие факторы, как репутация, надежность, финансовая устойчивость, зона обслуживания, способность отследить транспортировку, скорость доставки и возможность предпринять соответствующие меры в непредвиденных ситуациях. Ко времени созыва выборов уже должен существовать контракт, отражающий обязательства и процедуры транспортировки, а его условия должны быть окончательно урегулированы.

Если невозможно воспользоваться услугами только одного транспортного агентства или политическая ситуация требует присутствия сил безопасности, либо надежных или доверенных лиц, следует рассмотреть вопрос о том, чтобы представителям партий было позволено сопровождать избирательные урны. Однако, такое право сопровождать избирательные урны должно быть предоставлено всему срезу заинтересованных партий.

Чтобы ограничить количество участвующих в транспортировке, всем политическим партиям следует порекомендовать предварительно договориться о назначении двух представителей разных политических сторон, которые будут находиться в одном транспортном средстве с уполномоченным по выборам.  Национальным и международным наблюдателям за выборами должно быть также позволено сопровождать избирательные урны, но по практическим соображениям они, вероятно, будут следовать в отдельном транспорте. В определенной политической обстановке может потребоваться присутствие сил безопасности.

Для того, чтобы определить, какую степень и уровень безопасности следует обеспечить, избирательный орган до начала выборов должен заключить соответствующие договоренности с силами безопасности. Если этот процесс не спланирован должным образом, предъявляемые требования могут поставить силы безопасности в трудное положение.

Меры, предпринимаемые для обеспечения безопасности, следует довести до сведения  групп поддержки политических партий / кандидатов / избираемых лиц.  Это особенно важно, если имеет место недоверие или недостаточная уверенность в силах безопасности со стороны населения или политических партий.

Организация транспортировки за пределами страны

Организация транспортировки бюллетеней через государственные границы и по всему миру требует иного подхода, а также тщательного планирования, нежели транспортировка в пределах страны. Временные зоны, таможни, расписание движения транспорта и иные причины, ведущие к задержкам, могут быть причиной того, что день и час начала подсчета будет отложен.

Если голосование за рубежом происходит только в посольствах и консульствах, можно воспользоваться дипломатической почтой и, таким образом, избежать задержек на таможне. Однако доставка таким образом может осуществляться не так часто и быстро, как это требуется.

Если голосование за рубежом носит крайне децентрализованный характер и проводится в крупных городах, где проживают экспатрианты, для транспортировки бюллетеней необходимо воспользоваться услугами всемирно известной курьерской фирмы, работающей по всему миру. Следует обратиться в транспортные агентства с подразделениями, специализирующимися  на перевозке ценных бумаг, поскольку у них имеются механизмы отслеживания и в том числе формуляры для контроля и обеспечения сохранности посылок на протяжении всего маршрута вплоть до пункта назначения. Они также имеют достаточно полное представление о различных таможенных правилах и порядках, что позволяет сократить связанные с ними потенциальные задержки. После согласования избирательным органом и транспортным агентством мер безопасности во время транспортировки рекомендуется подробно выяснить график приема и доставки груза, что особенно важно для планирования процесса приема бюллетеней в центре подсчета голосов. Сам центр должен быть расположен поблизости от аэропорта / центра, куда данное транспортное агентство предполагает доставить избирательные урны, что позволит свести к минимуму задержки во время транспортировки после доставки избирательных бюллетеней в страну назначения. Если требуется, представители политических партий и работники избирательного органа могут находиться в аэропорту / центре для разрешения непредвиденных проблем, связанных с доставкой, а также для беспрепятственного пропуска.

Информацию о средствах транспорта следует распространять лишь среди тех, кому она требуется. Избирательный орган должен назначить специальное лицо или подразделение, которые в течение всего избирательного процесса будут поддерживать связь с транспортным агентством и разрешать проблемы, связанные с заключением контрактов, материально-техническим обеспечением и безопасностью по мере их возникновения.

В отношении избирательных бюллетеней, отправляемых по почте с Государственной почтовой службой, следует условиться о проведении специальной «чистки» их сортировальных машин до наступления крайнего срока возврата бюллетеней. Кроме того, необходимо запланировать специальные доставки в назначенный центр подсчета голосов, чтобы получить как можно больше бюллетеней до крайнего срока. Оптимизировать эти процессы можно с помощью специального кода на обратном адресе, который планируется совместно с руководством Государственной почтовой службы в соответствии с принятыми на почте порядками задолго до проставления этого адреса на конвертах, в которых бюллетени возвращаются по почте.

Подготовка транспортных формуляров

В каждом случае, когда избирательные урны перевозят из избирательного участка в центр подсчета голосов, следует вести записи, позволяющие убедиться в надежности предпринимаемых мер безопасности и наличии возможности проведения проверки. Таким образом риск можно свести к минимуму, но если что-то будет утеряно или возникнут подозрения в подтасовках, эту проблему можно будет соответствующим образом расследовать.

Дорожная или транспортная накладная должна использоваться специально для целей контроля перевозки избирательных урн. Она должна содержать следующую информацию:

• серийные номера печатей на избирательной урне и запечатанных конвертах;
• количество запечатанных конвертов, которые прилагаются к избирательной урне и краткая информация об их содержимом (список избирателей, форма отчета по избирательным бюллетеням и т.п.);
• название и адрес избирательного участка;
• название и адрес центра подсчета голосов, куда она должна быть доставлена, а также время и дата ее выемки;
• имя и подпись лица, выдавшего разрешение на эту операцию;
• имя получателя избирательной урны;
• подписи других членов избирательной комиссии (если требуется) и представителей политических партий / кандидатов / избираемых лиц.

Кроме того, в бланке необходимо оставить место для основной информации о водителе, типе транспортного средства, номере машины. Если используются другие виды транспорта, такие как самолет или водный транспорт, в бланк следует вписать подробную информацию о расписании, времени отправления и номер рейса. Если требуется, в бланк следует внести также и подробности маршрута (например, такие как ночные остановки или иные типы остановок, если необходимы). И, наконец, в бланке должен быть вписан либо номер телефона диспетчера избирательного органа, либо номер телефона контактного лица пункта назначения на тот случай, если водителю потребуется помощь и ему нужно будет объяснить как проехать к центру подсчета голосов.

Необходимо заполнить несколько экземпляров таких формуляров для:

• председателя избирательной комиссии;
• руководителя или лица, ответственного за прием избирательной урны в центре подсчета голосов;
• для местной и центральной избирательных комиссий;
• лица, ответственного за избирательные урны во время их транспортировки.

     Представители политических партий / кандидатов / избираемых лиц, а также местные и международные наблюдатели за выборами должны получить разрешение сделать свои собственные экземпляры.

Обеспечение безопасности

При перевозке избирательных урн с избирательных участков в центр подсчета голосов еще до самой транспортировки необходимо предпринять ряд серьезных мер безопасности. Эти меры позволят предупредить подлог и выявить предпринимаемые попытки подтасовок. Кроме того, такие меры контроля необходимы для поддержания прозрачности и целостности избирательного процесса, которые следует демонстрировать  во время демократических выборов.

Руководители избирательных комиссий должны обеспечить соблюдение мер безопасности, а представителям партий / кандидатов / избираемых лиц нужно предоставлять всяческую возможность быть тому свидетелями.

Председатель комиссии должен удостовериться, что печать на избирательной урне в целости и ее серийный номер совпадает с номером, записанным при открытии избирательного участка. Следует также проверить и серийный номер печати, поставленной на отверстии избирательной урны после закрытия голосования. Ни одна избирательная урна не должна перевозиться в незапечатанном виде. Важно и полезно вести записи о серийных номерах  печатей и давать представителям партий / кандидатов / избираемых лиц возможность вести такие же записи. Представители партий / кандидатов / избираемых лиц могут также выразить желание поставить свои собственные печати на избирательной урне или же просто подписать или поставить свои инициалы на те печати, что были поставлены избирательным органом.

Если политические партии (сторонники кандидатов, избираемых лиц) ставят свои печати, прежде всего, нужно выяснить поместятся ли используемые ими печати на избирательной урне и можно ли будет разместить на избирательных урнах все эти печати. Следует также определить формат и внешний вид печати, чтобы они  не использовались в качестве рекламных этикеток. Следует также определить крепость печатей и укрепить их, ибо если это не будет сделано, печати могут сломаться, или упасть во время транспортировки, что вызовет нежелательные жалобы.

Контроль над процессом производства официальных печатей, используемых избирательным органом, должен давать адекватные гарантии невозможности подмены печати. Кроме того, печати должны быть достаточно крепкими, чтобы не сломаться во время транспортировки урн. Прежде чем заказывать и производить печать в большом количестве настоятельно рекомендуется провести ее надлежащее тестирование. Каждая печать должна иметь свой серийный номер.

Меры контроля должны быть оглашены и заранее известны всем участникам процесса, а также общественности, что послужит показателем прозрачности и надежности избирательного процесса. Однако в отношении точного дизайна материалов должна соблюдаться определенная тайна, во избежание незаконной их подделки и копирования. Например, при сообщении об использовании печатей не следует раскрывать точный дизайн, эмблемы (если таковая имеется) или иные особенности печати. Если обнаруживаются подделки, официальные печати должны быть легко отличимы от подложных. Если же печати на прибывшей урне взломаны, об этом следует составить отчет, который подписывают ответственные лица и представители политических партий / кандидатов / избираемых лиц.

Составление отчета по избирательным бюллетеням

Сверка избирательных бюллетеней

Одной из нескольких задач, выполняемых при открытии избирательного участка является пересчет количества бюллетеней, полученных из избирательного органа. В тех странах, где для каждой партии используется отдельный бюллетень и где применяются конверты, важно пересчитывать и бюллетени и конверты, а также следить за тем, чтобы избирателям были доступны бюллетени всех партий. Этот аспект крайне важен для формирования возможности проведения проверки, поскольку это число потребуется при сверке количества использованных/неиспользованных бюллетеней по окончании голосования.

Для обеспечения законченности процесса все полученные бюллетени следует пересчитать, серийные номера корешков (при применении) проверить с помощью инспекций буклетов с бюллетенями. Подсчет количества бюллетеней, особенно, если они передаются из рук в руки, рекомендуется осуществлять в присутствии доставившего их ответственного лица. На расписке о получении ставят подпись, а ее копия может быть приложена к регистрационной книге голосования. Однако еще более важным было бы проводить подсчет на избирательном участке в присутствии представителей политических партий / кандидатов/ избираемых лиц. В любом случае, информацию об этом следует вносить в бланк отчета по избирательным бюллетеням.

После подсчета избирательных бюллетеней и внесения необходимых замечаний в соответствующие бланки всем лицам, присутствующим на избирательном участке, показывают, что избирательная урна пуста до проставления печати на ней для надежности. Серийные номера печатей должны быть внесены в регистрационной книге голосования и на других соответствующих бланках. Эти процедуры очень важны в том, что они представляют собой начало проверки. Соблюдение этих процедур позволит избежать многих ошибок. Так, если возникают расхождения, этапы работы с бюллетенем можно проследить в обратном порядке вплоть до начала  маркировки бюллетеней.

Как только эти предварительные процедуры окончены, председатель комиссии может официально объявить об открытии избирательного участка для первых избирателей.

Когда подходит время закрытия, председатель избирательной комиссии официально объявляет о закрытии избирательного участка. Затем он должен убедиться, что выполнение процедуры подготовки избирательной урны к транспортировке в центр подсчета голосов и наблюдение за ней осуществляется лишь заранее уполномоченными лицами. При этом оставаться разрешается членам избирательной комиссии, местным и международным наблюдателям за выборами, представителям политических партий и доверенным лицам кандидатов. Если на участке нет никого кроме его работников, стать свидетелями подготовки можно попросить последних избирателей.

Присутствие представителей политических партий / кандидатов / др. вариант, а также местных и международных наблюдателей за выборами является важным элементом прозрачности процесса, который следует продемонстрировать во время демократических выборов.

Сверка и процедуры, осуществляемые в случаях расхождений

Во время закрытия избирательного участка, еще до начала сверки, представитель избирательной комиссии запечатывает отверстие избирательной урны, используя официальную печать с серийными номерами. Затем представитель комиссии должен пересчитать использованные бюллетени путем подсчета использованных корешков (избирательная урна при этом остается запечатанной), а также неиспользованные бюллетени и испорченные бюллетени. Общая сумма этих трех категорий должна совпадать с количеством бюллетеней, полученных при открытии избирательного участка. Следует также проверить количество избирателей, проголосовавших в день выборов,  по списку отмеченных избирателей и записям в регистрационной книге голосования. Может возникнуть необходимость воспользоваться регистрационной книгой голосования так, как практика некоторых стран предполагает регистрацию избирателей в день выборов, при этом их имена дополнительно вносятся в регистрационную книгу голосования. В других странах для этого используются отдельные бланки. Дополнительную информацию о регистрации в день выборов см. в разделах «Регистрационные дополнения и изменения, вносимые  в день выборов в периодический лист» и  «Регистрация, дополнения и изменения, вносимые в день выборов в единый реестр». Эта информация может быть внесена в бланк отчета по избирательным бюллетеням (см. «Сводный прототкол результатов выборов – Канада») за подписью председателя и/или членов избирательной комиссии, а также представителей партий.

Если в процессе сверки выявляются расхождения, подсчет следует повторить и при этом проверить замечания по поводу испорченных бюллетеней, внесенные в регистрационную книгу голосования. Этого же можно добиться путем пересчета неиспользованных бюллетеней и корешков от использованных бюллетеней. Если расхождения все же остаются, следует провести сверку с вышестоящим органом (окружным уполномоченным по выборам и/или избирательным органом) в отношении количества бюллетеней, переданных им избирательному участку и проинформировать эти органы о создавшейся ситуации. Информирование вышестоящих органов о любых проблемах, является важным элементом прозрачности процесса, необходимым в проведении любых выборов.

Если расхождению все же не найдено удовлетворительного объяснения, в регистрационную книгу голосования, бланк сверки и другие бланки вносят поправки и изменения, отражающие соответствующее количество избирательных бюллетеней. Для того, чтобы утвердить эти новые цифры и убедиться в том, что все, кому положено, осведомлены о ситуации и согласны с ней, члены избирательной комиссии, представители политических партий, доверенные лица кандидатов, присутствующие на участке для наблюдения за подсчетом, должны составить отчет и подписать соответствующие бланки и/или регистрационную книгу голосования. Тогда новая цифра становится официально принятой для данного избирательного участка. Все подготовленные документы и заполненные бланки кладут в конверт или полиэтиленовый мешок, запечатывают и прилагают к избирательной урне.

Для упрощения транспортировки избирательную урну и прилагаемые к ней запечатанные конверты можно поместить в большой мешок и запечатать его перед транспортировкой. Если избирательная урна слишком велика и тяжела, конверты можно надежно прикрепить липкой лентой к урне, но так, чтобы печати на избирательных урнах остались разборчивы и в сохранности.

Подготовка к транспортировке избирательной урны

Подготовка, связанная с транспортировкой избирательной урны, представляет собой очень важный процесс, особенно если подсчет осуществляется в центре подсчета голосов. При перевозке избирательных урн с избирательного участка в центр подсчета голосов, еще до самой транспортировки, необходимо предусмотреть ряд серьезных контрольных мер безопасности таких, как проверка серийных номеров печатей на избирательной урне и в отверстии. Кроме того, избирательные урны должны сопровождаться с момента отправления с избирательного участка до прибытия в центре подсчета голосов.

Избирательные урны никогда не должны оставаться без присмотра. Опасность махинаций с содержимым избирательной урны во время транспортировки можно избежать с помощью определенных процедур, при этом меры для сохранения содержимого избирательной урны в неприкосновенности должны соблюдаться, также необходимо обеспечивать их соблюдение.

В идеале избирательные урны и прилагаемые материалы должны сопровождаться членами избирательной комиссии, а также двумя или несколькими представителями партий в одной автомашине. Эта мера принимается для предотвращения подлога и дать возможность с легкостью выявить все предпринятые попытки фальсификаций. Эти меры контроля должны быть переданы огласке и заранее сообщены всем участникам процесса, включая и саму общественность, что будет служить показателем прозрачности процесса. Контроль за передвижением «реальных» избирательных урн необходим для сохранения целостности всего процесса демократических выборов.

Выбор транспортного средства, либо частного, либо общественного (принадлежащего вооруженным силам или полиции) следует сделать еще до выборов  с учетом таких факторов, как надежность, скорость, охват территории, возможность возникновения непредвиденных обстоятельств и т.д. Выбор способов транспортировки наряду с ее организацией являются ключевыми факторами, определяющими успех операции. Если транспортировка выполняется неправильно и без должной надежности, доверие ко всему избирательному процессу может быть подорвано.

При закрытии избирательных участков отверстие в избирательной урне следует запечатать с тем, чтобы дополнительные бюллетени не могли быть сброшены во время транспортировки. Серийные номера использованных официальных печатей должны быть внесены в соответствующие книги голосования и/или дорожные листы (см. в разделе «Движение избирательной урны – Босния». Затем представитель избирательной комиссии подсчитывает количество использованных бюллетеней путем пересчета оставшихся от них корешков (при этом избирательная урна остается запечатанной),  а также неиспользованных и испорченных бюллетеней. Полученная общая сумма должна сходиться с числом бюллетеней, полученных при открытии избирательного участка. Если обнаруживаются какие-либо расхождения, представителю избирательной комиссии следует пересчитать бюллетени, пока не обнаружатся недостающие или внести соответствующие изменения и дополнения в бланки (бланк отчета по избирательным бюллетеням, транспортную накладную, книгу голосования), в свидетельство о существующем расхождении.

Все заполненные бланки помещают в конверты, запечатывают и прилагают к избирательной урне. Представители политических партий / кандидатов / избираемых лиц могут скрепить своими подписями печати, используемые представителем избирательной комиссии, или могут использовать свои собственные печати. После этого избирательная урна готова к транспортировке в центр подсчета голосов.

Транспортную накладную необходимо заполнить в нескольких экземплярах и передать уполномоченным лицам. По одному экземпляру должны получить представитель избирательной комиссии, представители политических партий / кандидатов / избираемых лиц, лицо, отвечающее за прием избирательных урн в центре подсчета голосов, избирательный орган и лицо, отвечающее за избирательные урны во время транспортировки.