La tecnología en las elecciones no es un fin en si mismo, es simplemente una herramienta para facilitar varios procedimientos electorales. Como tal, las consideraciones administrativas que se aplican a cada etapa del proceso electoral generalmente se aplicarán al uso de tecnología en esas etapas. Esta sección examina algunas consideraciones administrativas que se aplican específicamente a la tecnología.

La adopción de nueva tecnología requiere de un proceso de instrumentación riguroso y bien estructurado para garantizar el éxito. Los siguientes pasos pueden ser incluidos en una estrategia a tal efecto:

• Definir claramente el objetivo de adquirir tecnología.
• Evaluar la capacidad para aplicarla, de manera realista.
• Asegurarse que se tiene tiempo suficiente para aplicarla y probarla antes de ponerla en operación.
• Consultar a todos los interesados, internos y externos.
• Asegurarse que se tenga la facultad legal de incorporar tecnología.
• Asegurarse que la estructura organizacional es capaz de adaptarse a la nueva tecnología.
• Determinar que se cuenta con infraestructura adecuada para respaldar la tecnología seleccionada y que esta es apropiada para las condiciones locales.
• Una vez que se ha decidido incorporarla, seguir una metodología reconocida para su desarrollo (ver Metodologías para el Desarrollo e Implantación de Proyectos)
• Obtener fondos para su aplicación, tanto en la etapa de arranque como en la de mantenimiento permanente.
• Seguir procedimientos correctos de compra o arrendamiento.
• Decidir si usar un solo proveedor (que será responsable de contratar a otro si es necesario) o varios (en cuyo caso el organismo electoral asume la responsabilidad de integrarlos).
• Determinar si los sistemas o programas se van a desarrollar internamente o si se van a comprar aquellos desarrollados externamente.
• Definir quien va a ser responsable del mantenimiento permanente -personal interno o contratistas externos-, y asegurar que la base de soporte va a estar disponible cuando se necesite.
• Llevar a cabo un programa de prueba rigurosa antes de poner la tecnología en operación -llevar a cabo un programa piloto de ser posible-.
• Asegurar que se cuenta con la documentación debida -la mayoría de los equipos vienen con documentación estándar pero las aplicaciones especiales deben estar acompañadas con documentación complementaria.
• Desarrollar procedimientos claros para permitir que la tecnología sea usada adecuadamente.
• Asegurarse que todos los usuarios de la tecnología estén debidamente capacitados.
• Darle mantenimiento regular al equipo.
• Actualizar regularmente los programas, verificar que no existan virus y reparar cualquier falla.
• Darle seguimiento a los cambios tecnológicos para determinar si se necesita mejorar o reemplazar la tecnología existente.

Para más detalles, ver:

• Efectos en la Oportunidad y el Servicio
• Marco Legislativo
• Sustentabilidad
• Consideraciones Especiales en Países de Menor Desarrollo