Elecciones y Tecnología

Índice de Elecciones y Tecnología

Hay un interés creciente así como preocupación con respecto a la introducción de la tecnología en el proceso electoral. Muchos países están investigando, o por lo menos contemplando, las implicaciones de la tecnología electoral que va desde sistemas de bases de datos para el registro de electores, voto electrónico, hasta sistemas de bio-identificación, lectura óptica, y sistemas de información geográficos.

La búsqueda de medios nuevos e innovadores para asegurar el derecho de voto es encomiable. No obstante, se debe dar una cuidadosa consideración a los peligros para el proceso electoral causada por la introducción inadecuada y prematura de la tecnología, especialmente si esta introducción compromete la transparencia, el sentido local de participación y manejo, o su capacidad de sustentación. Esta área temática sobre Elecciones y Tecnología analizas este asunto.

Panorama General

¿Por qué elecciones y tecnología'?

La tecnología es esencial para conducir elecciones. Se utiliza en cada etapa del proceso electoral, por ejemplo, para integrar las listas de electores, trazar las divisiones electorales, reclutar y capacitar al personal, imprimir las papeletas, conducir campañas de educación electoral y publicar los resultados de las elecciones. La aplicación apropiada de la tecnología a las elecciones puede incrementar la eficiencia administrativa, reducir los costos a largo plazo y fortalecer la transparencia política.

Las tecnologías utilizadas en las elecciones pueden ser "viejas" como las imprentas, los bolígrafos, las máquinas de escribir, las calculadoras electrónicas y los radios, o "nuevas" como las computadoras, los escaners ópticos, los mapas digitales e internet. Sin acceso a tecnología, la logística de las elecciones modernas a gran escala estaría más allá de nuestras capacidades.

La complejidad de la tecnología utilizada en las elecciones alrededor del mundo varía significativamente. Los niveles de cambio tecnológico son tan veloces que los organismos electorales deben revalorar continuamente el uso de tecnologías para determinar si deben adoptar nuevas tecnologías o actualizar las existentes para mejorar su desempeño.

Esta sección busca ayudar a los organismos electorales en esta tarea:

• Describiendo las tecnologías que se utilizan actualmente en los procesos electorales.
• Ofreciendo directrices para que los organismos electorales consideren la adopción y aplicación de nuevas tecnologías.
• Brindando ejemplos de "prácticas recomendables" en el uso de tecnologías, así como de aquellos casos en que la tecnología no ha respondido a las expectativas.
• Explorando a futuro algunas de las tecnologías emergentes que pueden aplicarse a las elecciones en el siglo XXI.

La sección sobre elecciones y tecnología es diferente de otras incluidas en el Proyecto sobre Administración y Costo de Elecciones. Mientras que otras secciones cubren aspectos específicos del proceso electoral, la de elecciones y tecnología se refiere a la tecnología apropiada para cualquier componente del proceso electoral.

Esto no significa que el uso de la tecnología en las elecciones sea un fin en si mismo. Más bien, se reconoce que una misma solución tecnológica puede aplicarse a distintos aspectos del proceso electoral. Por ejemplo, las bases de datos electrónicas pueden utilizarse en casi cualquier parte del proceso electoral, incluyendo los listados de electores, inventarios, pagos del personal, voto postal, escrutinio de votos y difusión de resultados.

Para que los usuarios puedan relacionar el uso de tecnología a un proceso electoral específico, esta sección contiene ligas con los distintos temas del proyecto ACE. Las revisiones posteriores del Proyecto ACE incluirán ligas entre esas áreas y referencias concretas de esta sección sobre elecciones y tecnología.

¿Qué entendemos por tecnología?

La "tecnología" puede ser definida simplemente como cualquier cosa que implique la aplicación de la ciencia y la ingeniería. Esta es una definición muy amplia que puede cubrir cualquier artículo manufacturado. Para efectos de esta sección, requerimos una definición limitada y relacionada de manea más directa con la administración electoral.

Podríamos utilizar el término "nueva tecnología", pero lo que es nuevo en un lugar puede ser viejo en otro. Nueva tecnología también tiene un significado evolutivo: la imprenta de Gutenberg, los relojes de pulsera, las máquinas de escribir y los bolígrafos fueron ejemplos de nueva tecnología cuando fueron desarrollados. Ahora todos ellos difícilmente pueden considerarse como "tecnológicos".

Cuando la gente discuta sobre "elecciones y tecnología" en el siglo XXI, se referirán a computadoras y artículos electrónicos como los escaners, los lectores de código de barras e internet. Pero existen otros ejemplos de tecnología electoral que no involucran directamente a las computadoras, como el equipo para la votación hecho de cartón o plástico.

Para que esta sección sea de un tamaño manejable, limitaremos nuestra definición de "tecnología" para incluir básicamente dispositivos electrónicos o mecánicos, que comprendan pero no se limiten, a los equipos de cómputo o automatizados. También se harán algunas referencias a innovaciones no electrónicas que tienen aplicaciones electorales específicas. Por tanto, esta definición puede comprender tanto tecnología existente o "vieja", como emergente, en desarrollo o "nueva".

Esta sección abordará brevemente las tecnologías emergentes. Sin embargo, se concentrará más en actividades prácticas, como por ejemplo, ¿qué tecnologías se encuentran actualmente en uso alrededor del mundo? ¿como pueden aplicarse estas tecnologías a un caso concreto?, ¿como puedo mejorar las tecnologías que empleo actualmente?.

Aplicación de tecnología para propósitos electorales

Hay varios aspectos que considerar cuando se aplican tecnologías para efectos electorales. Se mencionan algunos de los principales.

Las elecciones son una actividad de alto riesgo. Tienen que ser realizadas de manera apropiada, estar abiertas al escrutinio público y hacerse bien a la primera vez. A diferencia de otras aplicaciones tecnológicas, donde los sistemas pueden ser introducidos gradualmente con amplios calendarios para prueba y ejecución, muchos sistemas electorales solo serán utilizados en "vivo" una sola vez y deben funcionar correctamente esa vez o la elección en su conjunto puede fracasar.

Quizá la primera cuestión a considerar es si realmente se necesita mejorar o escalar la tecnología existente o introducir una nueva. En algunos casos los costos o los riesgos pueden ser muy altos y puede ser más apropiado continuar usando los sistemas existentes.

Usar tecnología para propósitos electorales puede ser costoso, especialmente en la etapa de instrumentación. Muchas soluciones tecnológicas pueden tener un costo significativamente mayor al de los procesos manuales a los que se trata de reemplazar. No siempre puede ser efectivo o rentable aplicar nueva tecnología cuando solo se trata de mejoras menores que no justifican los costos adicionales. No se tiene que aplicar una solución de alto costo y alta tecnología, si una alternativa de baja tecnología es aceptable para determinadas circunstancias.

También hay ocasiones en que la nueva tecnología puede ahorrar dinero a largo plazo. Se necesita ponderar los costos y ahorros asociados con la introducción de tecnología. Al hacerlo se tienen que tener en mente no solo los costos iniciales relacionados con la adquisición de equipos y programas y el empleo de asesores para montar el nuevo sistema, sino también los costos permanentes de mantenimiento y administración (esto generalmente requiere contar con un respaldo y compromiso presupuestal).

También se debe considerar la sustentabilidad de cualquier tecnología que se adopte. En muchos casos, será necesario asegurarse que la tecnología que se adopte para la elección del año próximo será útil para la elección subsecuente. Adoptar nueva tecnología para cada elección puede ser muy costoso e insostenible en el largo plazo.

Por otra parte, la tecnología mejora con tal velocidad que la de hoy en día puede ser caduca para cuando se organice una próxima elección en tres o cuatro años. La capacidad de los procesadores personales es un buen ejemplo de cómo la tecnología de vanguardia puede ser rápidamente superada. Cuando el cambio es rápido, puede ser más conveniente en términos de costo efectividad arrendar equipo que comprarlo para optimizar las capacidades en cada elección sucesiva.

Se deben considerar otros factores para determinar la conveniencia de utilizar nuevos sistemas. Entre ellos el ambiente físico y la infraestructura local. Por ejemplo, un país con problemas en el suministro de energía eléctrica puede no ser el sitio más apropiado para instalar una amplia red de computadoras personales que requieren una fuente de energía confiable. Altos niveles de humedad, polvo o arena también pueden restringir la elección de la tecnología apropiada.

También se debe tomar en cuenta la seguridad de la nueva tecnología. Especialmente cuando se emplea para grabar, contar o transmitir datos electorales, la tecnología debe ser al menos tan segura como los procedimientos manuales análogos, e idealmente debe serlo más.

Antes de introducir nuevas tecnologías es importante consultar a todos los interesados que es probable que resulten afectados. El personal del organismo electoral debe estar dispuesto y ser capaz de introducir los cambios. Los participantes en el proceso electoral, como los partidos, candidatos y los medios tienen que ser consultados para saber si un cambio los afecta, por ejemplo, cuando se considera la adopción de un sistema de votación electrónico. La nueva tecnología puede requerir cambios en la legislación y regulaciones electorales. Estos cambios tienen que ser negociados y garantizados antes de que se pueda asumir un compromiso respecto a la nueva tecnología.

Se requiere de tiempo para la aplicación de la nueva tecnología: tiempo para consultar a los interesados; para identificar necesidades; para seleccionar la tecnología específica que se va a adoptar; para aplicarla; para asegurarse de que funcionará efectivamente cuando se requiera y para capacitar a quienes van a utilizarla. Es común que los organismos electorales subestimen el tiempo que tomará instrumentar un nuevo sistema. Si la aplicación es apresurada, crece el riesgo de que el sistema falle en un momento crucial.

Otra falla potencial es la de tratar de hacer demasiado muy rápido. En lugar de dar un salto de gran cuantía y aplicar una tecnología radicalmente nueva (comparada con la existente) en un solo paso, puede ser más apropiado aplicar el cambio gradualmente a lo largo de varios procesos electorales.

Una vez que se ha tomado la decisión de adoptar una nueva tecnología, se requiere desarrollar un plan de instrumentación. Este debe incluir los resultados esperados, un cronograma, distribución de responsabilidades, listas de verificación, normas y controles de calidad y el presupuesto correspondiente. Puede ser útil llevar a cabo primero un programa piloto, para probar un sistema a pequeña escala. Después de pruebas a pequeña escala, uno de los pasos finales antes de poner en operación el sistema puede ser una prueba de carga a gran escala, donde el sistema sea probado a través de un simulacro que sea lo más parecido posible a la realidad.

Un aspecto esencial de la aplicación de nueva tecnología es la capacitación de quienes van a utilizarla. Para los sistemas que solo van a ser utilizados de manera interna, solo puede ser necesario capacitar al personal involucrado. Pero cuando la tecnología va a ser utilizada por usuarios externos, por ejemplo, si se va a introducir un sistema de votación electrónico, los usuarios externos también tendrán que ser capacitados. Cuando los usuarios externos sean todos los electores, esta "capacitación" puede comprender una campaña masiva a través de los medios de comunicación. El tiempo para conducir la capacitación de los usuarios debe ser considerada en el plan de instrumentación.

Cualquier tecnología, nueva o vieja, puede fallar. Cuando se adoptan nuevas tecnologías, el riesgo de falla puede ser mayor que con sistemas probados y utilizados. Consecuentemente, es recomendable contar con planes de contingencia para cuando falle la tecnología. Con frecuencia esto comprende sistemas manuales de respaldo que puedan entrar en operación rápidamente. Por ejemplo, cuando los votos son contados electrónicamente, debe contarse con planes que permitan pasar de un conteo normal si el sistema electrónico falla. Los sistemas de cómputo también deben ser diseñados con sus propios sistemas de respaldo, utilizando por ejemplo, servidores espejo, creando regularmente copias de respaldo de la información y almacenándolas en otros sitios.

¿Qué tipos de tecnología están cubiertos en esta área temática?

Si se está considerando adoptar nueva tecnología para propósitos electorales, un buen punto de partida es considerar que tecnología está actualmente en uso, para que se le emplea, quién lo hace y qué problemas han surgido con su aplicación. Esta área temática examinará los siguientes tipos de tecnología actualmente en uso alrededor del mundo:

• Sistemas de cómputo
• Compuradoras personales
• Programas (software) automatizados para oficina
• Redes de área local (LAN's) y redes de área amplia (WAN's)
• Tecnología para comunicaciones como teléfonos, fax, radio, televisión, microondas y satélite
• Internet
• Sistemas de votación electrónicos
• Sistemas de votación mecánicos
• Sistemas de escaneo
• Sistemas de identificación
• Bases de datos y sus aplicaciones
• Aplicaciones cartográficas como los sistemas geográficos de información (GIS) y sistemas de posicionamiento global (GPS)
• Aplicaciones audiovisuales
• Sistemas para el diseño asistido por computadora (CAD's)

Después de explorar las tecnologías y aplicaciones actualmente en uso, es posible que lo que se quiera hacer no haya sido hecho antes. Para ayudar a quienes consideran abrir nuevas vetas, la sección sobre elecciones y tecnología también trata de sondear en el futuro qué tipo de tecnología puede ser capaz de ofrecer el mundo de la administración electoral en este nuevo siglo.

Principios Guía

Cuando se utiliza tecnología para facilitar el proceso electoral, se pueden identificar algunos principios guía que pueden seguirse para establecer y mantener la confianza pública en el proceso electoral:

• Adoptar una visión holística
• Transparencia
• Confianza
• Comportamento ético
• Seguridad
• Precisión
• Privacidad
• Inclusividad
• Costo-efectividad
• Eficiencia
• Sustentabilidad
• Flexibilidad
• Vocación de servicio

Adoptar una visión holística

La tecnología no es un fin en si mismo. Cuando se utiliza para efectos electorales se debe considerar el contexto electoral en el que se aplica. Por ejemplo, cuando se utiliza para el conteo de votos, los principios guía que se apliquen al conteo también se aplicarán a la tecnología utilizada (ver Principios Guía).

Los procesos electorales comprenden más que la tecnología que se emplea. Incluyen las leyes y directrices respectivas, el contexto social y político, la cultura organizacional y la capacitación y procedimientos desarrollados para complementar la tecnología. Estos factores necesitan ser tomados en cuenta cuando se aplica la tecnología.

La tecnología no se debe adoptar por un simple prurito. Es necesario que exista una necesidad clara para introducirla o actualizarla.

Transparencia

La transparencia -procesos abiertos y sujetos a rendición de cuentas-, es un elemento clave de una elección democrática. En cada etapa del proceso electoral, los observadores externos (nacionales y, en su caso, internacionales) deben tener el derecho de estar convencidos de que se están siguiendo los procedimientos adecuados.

Con los procedimientos manuales, la transparencia es relativamente directa, ya que son usualmente visibles y no es difícil ofrecerle acceso a los observadores externos. Con algunos procedimientos tecnológicos, puede ser más difícil satisfacer a los observadores externos de que los resultados electorales están a la vista. Por ejemplo, con los sistemas de votación electrónica ¿cómo puede estar seguro el observador casual de que lo que entró en la "caja negra" es lo que salió?. Por otra parte, la transparencia también puede ser mejorada mediante el uso de tecnología, por ejemplo, utilizando bases de datos para producir reportes significativos sobre grandes volúmenes de información.

Con los sistemas electrónicos, la transparencia tiene que ser brindada de manera totalmente distinta a como se hace con los sistemas manuales. Esto puede implicar auditorías a los programas de cómputo o códigos de verificación, por ejemplo.

Como resultado, las habilidades requeridas de los observadores de los procesos tecnológicos pueden ser totalmente distintas de las que requieren los observadores electorales tradicionales. Para garantizar la transparencia, puede ser necesario que el organismo electoral ofrezca capacitación especial a los observadores o emplee observadores o auditores independientes para verificar que los sistemas son confiables.

Confianza

Todos los involucrados en la elección deben tener confianza en el proceso.

Cuando se introduce nueva tecnología, es importante que todos los interesados en la elección confíen en que los nuevos sistemas van a funcionar debidamente. Garantizar que los procesos electorales son transparentes es una forma de generar confianza. Una consulta abierta con los interesados es otra forma. También es esencial que existan niveles apropiados de seguridad.

Los administradores electorales y su personal también deben confiar en la tecnología que utilicen. Esto se puede lograr mediante rigurosos procesos de evaluación y estrategias efectivas de capacitación.

Cuando proveedores externos, personal técnico, programadores de sistemas y consultores estén involucrados en el suministro o mantenimiento, el organismo electoral también debe estar satisfecho con su confiablidad. Esto se puede lograr examinando las referencias de otras personas o instituciones que los hayan empleado y mediante auditorías externas y revisiones de verificación.

Ética

A la par de las cuestiones de transparencia y confianza, el organismo electoral debe adoptar la ética apropiada cuando aplique nueva tecnología. Cuando seleccione a los proveedores de tecnología, el organismo electoral debe asegurarse que el proceso de licitación es justo y abierto, que no hay favoritismo ni corrupción. Se deben aplicar a la selección de tecnología todos los procedimientos de compra establecidos.

Cuando se adquieren equipos y programas de cómputo, el organismo electoral debe asegurarse de que se obtengan las licencias correspondientes. Además de los problemas legales y éticos relacionados con el uso de programas no registrados o sin licencia, los usuarios también corren el riesgo de no ser notificados de errores o virus conocidos, arreglos o actualizaciones.

Seguridad

Los sistemas de cómputo utilizados para las elecciones deben contar con altos niveles de seguridad. Se debe impedir que personas no autorizadas acceden, alteren o descarguen información electoral sensible. La existencia de niveles de seguridad visibles son otra forma de asegurar que los sistemas electorales son transparentes y confiables.

Existen varios mecanismos para tener seguridad en los equipos de cómputo, Entre ellos la protección mediante de contraseñas, encriptamiento, programas de verificación y aislamiento físico (ver Seguridad.)

Precisión

La precisión es vital para la conducción de una elección, especialmente cuando se trata del conteo y reporte de resultados para asegurar que los sistemas tecnológicos son confiables, deben ser probados. La precisión puede ser probada incorporando información conocida en el sistema y verificando que llegue correctamente a los resultados conocidos. Otro método consiste en procesar la misma serie de información a través de dos o más sistemas independientes para verificar que obtengan el mismo resultado.

En suma, se esperaría que la precisión se incremente con la adopción de tecnología nueva o mejorada.

Privacidad

Los sistemas de cómputo electoral a menudo contienen información personal sensible sobre un gran número de ciudadanos, como nombres, direcciones y otros datos personales de las listas de electores así como intenciones del voto en los sistemas de votación electrónica. Muchos países tienen leyes y políticas de privacidad que restringen el acceso a información personal.

Como regla general, todas las personas deben tener derecho a privacidad personal. Si la privacía de una persona es invadida por el uso indebido de información electoral, tanto esa persona como el respeto acordado al proceso electoral pueden sufrir.

Consecuentemente, los mecanismos de seguridad integrados en los sistemas de cómputo electoral deben tomar en cuenta la necesidad de proteger la privacidad de los datos personales incluidos en ellos. Se pueden incorporar mecanismos de auditoría dentro de los sistemas que contengan información personal para rastrear que personas han accedido o modificado datos personales y para ayudar a vigilar y prevenir cualquier invasión no autorizada de la privacidad.

Inclusividad

Cuando se adopta una tecnología que va a impactar a usuarios internos y externos, se les debe considerar en un proceso de consulta para asegurar que sus necesidades son atendidas y que están convencidos de que el nuevo sistema es aceptable y confiable. Siendo inclusivos, los organismos electorales incrementan la probabilidad de que la nueva tecnología sea aplicada exitosamente.

Cuando los potenciales usuarios de la nueva tecnología, especialmente el público en general, no esté familiarizado con ella, es importante brindar suficiente información que les permita sentirse incluidos en el proceso. Ya que la tecnología electoral tiene el potencial de afectar directamente el proceso político, es importante generar un sentido de pertenencia en sus usuarios, mucho mayor del que se podría considerar en otros sistemas gubernamentales.

Además se deben tomar en cuenta consideraciones de acceso e igualdad cuando se adopte nueva tecnología para asegurarse de incorporar a personas con necesidades especiales.

Costo-efectividad

Introducir nueva tecnología para efectos electorales puede incrementar los costos o disminuirlos, dependiendo de su costo en comparación del sistema que reemplaza. Se debe realizar una evaluación sobre el costo-efectividad de la nueva tecnología antes de comprometerse con su adopción.

La tecnología puede parecer costosa en su fase de instrumentación, pero puede ahorrar dinero en el largo plazo, sobre todo cuando se puede encontrar una solución tecnológica de bajo costo que reemplace a una aplicación costosa y de baja tecnología. Se necesita ponderar los costos y ahorros asociados con la introducción de tecnología. Al hacerlo se deben tener en cuenta no solo los costos involucrados en la compra de equipos, programas y la contratación de consultores para instalar un nuevo sistema, sino también los costos permanente de mantenimiento y administración.

Se debe determinar el ciclo de vida de la nueva tecnología. Una tecnología que se puede reutilizar para más de una elección o de una actividad será mejor en términos de costo-efectividad que una que solo pueda ser utilizada una vez antes de ser reemplazada.

Muchas soluciones tecnológicas pueden costar mucho más que los procedimientos manuales a los que reemplazan. No siempre resulta recomendable en términos de costo-efectividad introducir nuevas tecnologías cuando implican mejoras relativamente menores que no justifican los gastos adicionales. No se tiene que adoptar una solución de alto costo y tecnología si una alternativa de bajo costo y tecnología resulta aceptable en las circunstancias prevalecientes.

Antes de hacer una compra, se tiene que tener la seguridad de contar con los fondos para la fase inicial de ejecución y los costos de mantenimiento permanente.

Eficiencia

Usualmente se cree que la nueva tecnología es más eficiente que la antigua. Esto no siempre es cierto en la práctica es posible reemplazar un proceso manual eficiente con un automatizado ineficiente si el nuevo proceso no es cuidadosamente evaluado. Cuando se decide incorporar una nueva tecnología, es recomendable tener cuidado para asegurar que es más eficiente que la que reemplaza.

Uno de los mayores beneficios de la tecnología es su capacidad para ejecutar complejas y enormes tareas en un breve periodo, comparado con el tiempo que toma realizarlas manualmente. Esto puede permitirle a los organismos electorales reducir costos empleando menos personal. Sin embargo, hay que tener cuidado ya que el acceso a tecnología moderna también puede conducir a una mayor demanda de personal a medida de que la productividad se incrementa y se espera más de él.

Sustentabilidad

Generalmente es costoso adquirir tecnología. Si es sustentable y puede ser utilizada para más de un propósito o de una elección, será preferible en términos de costo-efectividad.

Adoptar nueva tecnología para cada elección puede ser costoso e insostenible en el largo plazo. Por otra parte, la tecnología mejora con tal velocidad que la de hoy en día puede ser caduca para cuando se organice una próxima elección en tres o cuatro años. La capacidad de los procesadores personales es un buen ejemplo de cómo la tecnología de vanguardia puede ser rápidamente superada. Cuando el cambio es rápido, puede ser más conveniente en términos de costo efectividad arrendar equipo que comprarlo para optimizar las capacidades en cada elección sucesiva.

Flexibilidad

Es probable que una tecnología que sea flexible sea mejor en términos de costo-efectividad y sustentabilidad. Puede ser recomendable adoptar una tecnología que tiene potencial para más de un uso si esto no compromete la necesidad básica.

En situaciones de transición, cuando el futuro de los métodos de administración electoral es incierto, es deseable adoptar tecnología flexible que pueda resultar útil bajo circunstancias distintas. En otros términos, es deseable evitar comprar tecnología altamente especializada e inflexible y comprar productos más genéricos que faciliten su uso en distintas aplicaciones.

Una de las ventajas perceptibles de utilizar tecnología para las elecciones es su capacidad para ofrecerle mayor flexibilidad o mayores opciones a los usuarios. Cuando se introduce nueva tecnología, el organismo electoral debe cuidar que no se reduzca la flexibilidad al limitar el número de opciones disponibles. Por ejemplo, puede ser más recomendable introducir la votación electrónica como una opción adicional a las papeletas manuales, en lugar de reemplazarlas totalmente para garantizar que los usuarios sin habilidades o acceso a medios electrónicos no se encuentren en desventaja.

Vocación de servicio

Las elecciones tienen que ver en gran medida con la provisión de un servicio a clientes, los electores. La nueva tecnología debe ser seleccionada con el servicio al cliente en mente. Debe ser fácil de usar, particularmente por usuarios externos, y procurar simplificar el proceso para los electores, no hacerlo más difícil.

Consideraciones Administrativas

La tecnología en las elecciones no es un fin en si mismo, es simplemente una herramienta para facilitar varios procedimientos electorales. Como tal, las consideraciones administrativas que se aplican a cada etapa del proceso electoral generalmente se aplicarán al uso de tecnología en esas etapas. Esta sección examina algunas consideraciones administrativas que se aplican específicamente a la tecnología.

La adopción de nueva tecnología requiere de un proceso de instrumentación riguroso y bien estructurado para garantizar el éxito. Los siguientes pasos pueden ser incluidos en una estrategia a tal efecto:

• Definir claramente el objetivo de adquirir tecnología.
• Evaluar la capacidad para aplicarla, de manera realista.
• Asegurarse que se tiene tiempo suficiente para aplicarla y probarla antes de ponerla en operación.
• Consultar a todos los interesados, internos y externos.
• Asegurarse que se tenga la facultad legal de incorporar tecnología.
• Asegurarse que la estructura organizacional es capaz de adaptarse a la nueva tecnología.
• Determinar que se cuenta con infraestructura adecuada para respaldar la tecnología seleccionada y que esta es apropiada para las condiciones locales.
• Una vez que se ha decidido incorporarla, seguir una metodología reconocida para su desarrollo (ver Metodologías para el Desarrollo e Implantación de Proyectos)
• Obtener fondos para su aplicación, tanto en la etapa de arranque como en la de mantenimiento permanente.
• Seguir procedimientos correctos de compra o arrendamiento.
• Decidir si usar un solo proveedor (que será responsable de contratar a otro si es necesario) o varios (en cuyo caso el organismo electoral asume la responsabilidad de integrarlos).
• Determinar si los sistemas o programas se van a desarrollar internamente o si se van a comprar aquellos desarrollados externamente.
• Definir quien va a ser responsable del mantenimiento permanente -personal interno o contratistas externos-, y asegurar que la base de soporte va a estar disponible cuando se necesite.
• Llevar a cabo un programa de prueba rigurosa antes de poner la tecnología en operación -llevar a cabo un programa piloto de ser posible-.
• Asegurar que se cuenta con la documentación debida -la mayoría de los equipos vienen con documentación estándar pero las aplicaciones especiales deben estar acompañadas con documentación complementaria.
• Desarrollar procedimientos claros para permitir que la tecnología sea usada adecuadamente.
• Asegurarse que todos los usuarios de la tecnología estén debidamente capacitados.
• Darle mantenimiento regular al equipo.
• Actualizar regularmente los programas, verificar que no existan virus y reparar cualquier falla.
• Darle seguimiento a los cambios tecnológicos para determinar si se necesita mejorar o reemplazar la tecnología existente.

Para más detalles, ver:

• Efectos en la Oportunidad y el Servicio
• Marco Legislativo
• Sustentabilidad
• Consideraciones Especiales en Países de Menor Desarrollo

Efectos en la Oportunidad y el Servicio

Cuando se adopta nueva tecnología, habrá un periodo de transición entre el viejo y el nuevo sistema. La fase de transición necesita ser cuidadosamente administrada para asegurar que no ocurran problemas y que el organismo electoral puede seguir desempeñando efectivamente sus funciones.

Las estrategias para minimizar los efectos de la adopción de nueva tecnología en la oportunidad de la provisión del servicio comprenden:

• Permitir tiempo suficiente para la instrumentación -nunca iniciarla justo antes de una elección-, y recordar que siempre tomará más tiempo de lo que se espera.
• Planear que los nuevos sistemas hayan sido instalados con suficiente antelación a la fecha de la próxima elección y determinar una fecha límite después de la cual no se permiten cambios en el sistema.
• Contar con un sistema de respaldo en caso de que se tenga que ir a una elección antes de que la nueva tecnología esté lista.
• Manejar las expectativas de tal manera que los interesados no impongan plazos poco realistas o inviables.
• Protegerse contra una imposición externa de tecnología inapropiada.
• Recordar que es necesario programar un tiempo para probar los nuevos sistemas y capacitar al personal para cualquier otra parte esencial del proceso de instrumentación, como una campaña de información al público.

Los calendarios de instrumentación se verán influenciados por el hecho de que las elecciones se lleven a cabo en plazos preestablecidos o variables. Cuando los plazos son preestablecidos, los calendarios de instrumentación pueden basarse en una fecha electoral conocida. Cuando se trata de plazos variables, los nuevos sistemas deben estar idealmente instalados y listos para operar antes de la fecha preliminar más probable para la elección.

Marco Legislativo

El marco legislativo y reglamentario puede impactar la adopción de nueva tecnología para fines electorales en dos sentidos. Primero, puede haber restricciones gubernamentales para la adquisición de tecnología. Segundo, la legislación o reglas electorales aplicables deben permitir el uso de tecnología para fines electorales, especialmente en casos en que afecte la sustancia de la ley electoral.

Las regulaciones gubernamentales pueden impactar la adopción de tecnología:

• Limitando lo que puede ser adquirido en términos de tipo o lugar de su producción.
• Limitando la forma en que puede ser desarrollada o mantenida de manera interna y/o requiriendo que varias funciones deban ser suministradas externamente.
• Exigiendo que las compras de tecnología sean vetadas o autorizadas por autoridades competentes distintas al organismo electoral.
• Exigiendo que las compras de equipos o programas por parte del organismo electoral sean capaces de integrarse o ser compatibles con los de otras agencias.
• Fijando normas mínimas y controles de calidad.

Consecuentemente, el marco reglamentario aplicable puede tener un impacto significativo en la capacidad del organismo electoral (u otras instancias electorales) para adoptar tecnología. Cualquier restricción para la adquisición de tecnología debe ser identificada oportunamente en la fase de planeación para asegurar que solo se considere e introduzca aquella que resulte apropiada.

Ya que muchos componentes tecnológicos pueden ser específicos para fines electorales, como las máquinas para el conteo de votos o la emisión del voto automatizado, los estándares o normas generales del gobierno pueden resultar poco aplicables. Más aún, un organismo electoral puede ser capaz de argumentar que su tecnología es lo suficientemente distinta o especializada como para lograr que quede exenta de tales estándares.

El marco legislativo también puede ser relevante para la adopción de nueva tecnología cuando ésta pueda ser capaz de modificar algún aspecto del proceso electoral. Por ejemplo, la introducción de votación electrónica requiere en muchos casos de reformas legales.

Antes de comprometerse con una nueva tecnología, el organismo electoral debe asegurarse de que cualquier reforma legal requerida este aprobada en el momento oportuno de acuerdo al calendario de desarrollo. Idealmente, los cambios legales deben estar aprobados antes de que se disponga de los fondos necesarios para la nueva tecnología.

Cuando la legislación o regulaciones electorales son modificadas para permitir el uso de tecnologías para efectos electorales, el lenguaje utilizado en las leyes o reglamentos puede tener un impacto significativo en el tipo de tecnología que puede ser empleada. Cuando se requiera flexibilidad en la selección de la tecnología, es necesario que el lenguaje utilizado en las leyes o reglamentos sea suficientemente flexible (o tecnológicamente neutro) para permitirle a la autoridad electoral cierta discrecionalidad en el tipo de tecnología a emplear. Cuando sea necesario especificar que tipo de tecnología debe ser utilizada, el lenguaje usado debe ser igualmente prescriptivo.

Sustentabilidad

La sustentabilidad de cualquier tecnología debe ser tomada en cuenta antes de comprometerse con ella. En muchos casos, será deseable asegurar que la tecnología adoptada para la siguiente elección será útil también para la subsecuente. Adoptar nueva tecnología para cada elección puede ser costoso e insostenible en el largo plazo.

Por otra parte, la tecnología mejora con tal velocidad que la de hoy en día puede ser caduca para cuando se organice una próxima elección en tres o cuatro años. La capacidad de los procesadores personales es un buen ejemplo de cómo la tecnología de vanguardia puede ser rápidamente superada. Cuando el cambio es rápido, puede ser más conveniente en términos de costo efectividad arrendar equipo que comprarlo para optimizar las capacidades en cada elección sucesiva.

Cuando se adopta una nueva tecnología, incluso si se utiliza por un lapso relativamente breve, es importante asegurarse que se cuente con los mecanismos de soporte y capacidades básicas necesarias para sostenerla.

Es posible que la nueva tecnología pueda ser administrada de manera interna, si se cuenta con personal calificado para ello, o puede ser necesario apoyarse en proveedores de servicios externos. Capacitar personal interno tiene sus costos, y puede haber demoras mientras se concluye el proceso de capacitación. Sin embargo, una vez que el personal está capacitado, el costo de darle mantenimiento interno a la tecnología puede ser menor que el de contratar a proveedores externos.

Si el organismo electoral se apoya en proveedores externos requerirá tomar en cuenta sus costos probables e incluirlos en los cálculos presupuestales. Cuando los proveedores externos se requieran de manera intermitente, pueden ser menos costosos y más confiables que el personal interno ya que es probable que se trate de gente más experimentada en su campo que el personal interno.

Sin embargo, si los proveedores externos van a necesitarse de manera regular o de tiempo completo su costo puede ser mucho mayor que el del personal interno que desarrolle esas funciones. Si se cuenta con un mercado competitivo de proveedores externos, el organismo electoral puede reducir costos si revisa regularmente sus contratos y proveedores. Por otra parte, si los proveedores tienen un monopolio de su producto o el organismo electoral está atado a un contrato ilimitado, puede verse forzado a pagar costos más altos de los necesarios.

Otro elemento relativo a la sustentabilidad de la nueva tecnología es asegurar fondos no solo para la instrumentación inicial, sino para su ciclo de vida previsible. Los costos de operación, mantenimiento y actualización de algunos componentes tecnológicos pueden ser considerables. Estos fondos deben ser presupuestados y garantizados antes de comprometerse con nuevas tecnologías.

Consideraciones Especiales en Países de Menor Desarrollo

La incorporación de tecnología en países de menor desarrollo puede generar problemas especiales. Puede ser necesario emplear estrategias distintas a las que se utilizan en países desarrollados.

El ambiente físico local puede limitar la apropiación de algunas tecnologías. Un país con problemas en el suministro de energía eléctrica puede no ser el sitio más apropiado para instalar una amplia red de computadoras personales que requieren una fuente de energía confiable. Altos niveles de humedad, polvo o arena también pueden restringir la elección de la tecnología apropiada.

La infraestructura local debe ser capaz de soportar la tecnología seleccionada. Si no es así, es probable que el sistema falle o que se necesite instalar infraestructura especial para soportar la tecnología. Si es probable que falle el sistema, esto indicaría que la tecnología no es apropiada para las condiciones prevalecientes. Si se opta por instalar infraestructura especial, sus costos y beneficios deben ser cuidadosamente evaluados para asegurar que resulte rentable.

Puede ocurrir que las capacidades locales básicas no sean capaces de soportar la tecnología. hay dos formas de asegurar que se cuente con las capacidades necesarias: dotar al personal local de las habilidades requeridas a través de la capacitación o reclutar personal con las habilidades requeridas cuando sea necesario. La primera solución puede ser difícil de lograr en el corto plazo, pero será más sostenible en el largo plazo sí se alcanza. Es probable que la segunda solución tenga éxito en el corto plazo, pero puede resultar menos sustentable y propicia en términos de costo-efectividad en el largo plazo.

Ver también Sustentabilidad.

Otra falla potencial es la de tratar de hacer mucho demasiado rápido. En lugar de dar un salto de gran cuantía y aplicar una tecnología radicalmente nueva (comparada con la existente) en un solo paso, puede ser más apropiado aplicar el cambio gradualmente a lo largo de varios procesos electorales.

Consideraciones Presupuestales

La tecnología usualmente representa costos elevados. Los costos de instrumentación en particular pueden ser especialmente altos. Por otra parte, una tecnología relativamente poco costosa puede sustituir a procedimientos de alto costo y baja tecnología, generando ahorros en el largo plazo. Otra posibilidad es que la nueva tecnología pueda costar más o menos lo mismo que la que reemplaza, pero puede ser mucho mejor en términos de productividad.

Antes de asumir el compromiso de introducir nueva tecnología, es importante calcular cabalmente todos los costos y ahorros probables para determinar que tan viable resulta.

Estas son algunas de las consideraciones presupuestales que pueden ser tomadas en cuenta:

• ¿Cuáles son los costos iniciales de la tecnología?
• ¿Cuáles son los costos probables de mantenimiento a lo largo de su ciclo de vida?
• ¿Tendrá que ser actualizada y, de ser así, cuáles serán los costos?
• ¿Es posible reducir costos si se utilizan o modifican recursos existentes (externos e internos)?
• ¿Su incorporación incrementará la eficiencia y ésta propiciará ahorros?
• ¿Será apropiada en términos de costo-efectividad? ¿Las mejoras esperadas en términos de eficiencia y servicio compensarán los costos adicionales?
• ¿Hay garantía de financiamiento durante la vida del proyecto?
• ¿Existe financiamiento para todos los requisitos asociados -apoyo, documentación, procedimientos, capacitación, comunicaciones, mantenimiento?
• ¿Puede ser utilizada para más de un objetivo o puede otra agencia compartir la tecnología para distribuir los costos entre más de un proyecto? ¿Puede ser posible compartir la tecnología con otras agencias para usos adicionales no electorales o para usos electorales en distintas jurisdicciones?
• ¿Existen innovadoras técnicas de financiamiento disponibles, como iniciativas conjuntas, que permitan reducir costos? (cuidando que no se comprometa la integridad).
• ¿Es la tecnología considerada más sofisticada de lo que se requiere? ¿Sería más apropiada una alternativa menos costosa?

Tomar en cuenta estas consideraciones ayudará a determinar si la tecnología examinada es viable y apropiada, y permitirá calcular sus probables costos totales o los ahorros esperados.

Contexto Social y Político

El uso de tecnología en las elecciones debe ser sensible al contexto social y político. Bajo algunas circunstancias, la gente espera más de la tecnología de lo que ésta puede realistamente ofrecerle. En otros casos, la gente puede desconfiar o sospechar de la tecnología.

Las expectativas poco realistas acerca de la tecnología pueden traducirse en la adopción de aquella que no es capaz de cumplir las funciones previstas. Esto puede suceder si la tecnología elegida no resulta apropiada para las funciones previstas o si no se cuenta con mecanismos de soporte para darle mantenimiento a la tecnología una vez instalada.

La desconfianza o la sospecha pueden provocar demoras en su implantación o pueden detener un proyecto en su conjunto. Para maximizar las posibilidades de una implantación exitosa de la tecnología, existen algunas alternativas que se pueden adoptar para reducir expectativas poco realistas, sospechas o desconfianza.

Puede haber oposición burocrática a la innovación o al cambio. Esto puede ocurrir cuando existen intereses creados para mantener el sistema vigente. Un temor común es que la introducción de tecnología provocará pérdida de empleos. Por supuesto, esto algunas veces es cierto y es un problema que debe ser reconocido y encarado por el organismo electoral mediante negociaciones con el personal que puede verse afectado.

La adopción de tecnología a menudo cambia la naturaleza del lugar de trabajo sin necesariamente reducir la fuerza de trabajo, reduciendo la necesidad de personal empleado en actividades manuales pero incrementando el número del necesario para administrar la tecnología. En algunos casos, el personal será el mismo y no se perderán empleos. Sin embargo, en otros debido a las diferentes habilidades requeridas, parte del personal puede resultar redundante mientras se necesita contratar a otro con diferentes habilidades.

Cuando se espera que la adopción de tecnología provoque cambios significativos en las prácticas laborales, el organismo electoral debe procurar una estrategia de cambio administrativo. Muchas compañías de administración ofrecen cambios en esta materia y consultores especializados que pueden brindar asesoría sobre las estrategias más apropiadas. El aspecto más importante del cambio administrativo es una consulta periódica con todos los interesados, iniciada lo más pronto posible. Es más probable que los interesados que estén totalmente informados acerca de las razones del cambio y sus beneficios lo respalden, especialmente si se les da la oportunidad de hacer contribuciones significativas en las etapas de planeación e instrumentación.

También puede haber oposición política a la innovación o al cambio. Por su naturaleza misma, las elecciones son políticamente sensibles y es posible que la implantación de nueva tecnología tenga un impacto político. Por ejemplo, la incorporación de sistemas de votación electrónica o telefónica puede modificar la demografía de la población votante al permitirle un mayor acceso a facilidades para la emisión del voto. Una vez más, es importante consultar a los interesados en una etapa inicial del proceso y asegurarse de su acuerdo con el cambio, de ser posible. Ya que grandes cambios con el de la adopción del voto electrónico generalmente requerirán reformas legislativas, es por supuesto esencial asegurar el respaldo político requerido.

La reticencia a adoptar nueva tecnología puede también derivarse de una falta de confianza. Esto puede ocurrir por malentendidos o falta de conocimiento. Una vez más, un proceso de consulta y de explicación clara sobre los fundamentos del cambio tecnológico podrían ayudar a corregir los malos entendidos o subsanar la falta de conocimiento. Cuando el sistema considerado tenga implicaciones significativas para el proceso electoral, es necesario generar confianza llevando a cabo una evaluación transparente y rigurosa del sistema propuesto y, de ser posible, una verificación independiente.

Cuando la tecnología considerada afecte al público, será importante incluirlo entre los interesados y ganar su confianza en el nuevo sistema. Esto puede implicar una campaña de comunicación a gran escala para informarle al electorado sobre los cambios propuestos (ver Educación Electoral). Antes de intentar una comunicación a gran escala, puede ser aconsejable utilizar métodos de investigación de mercado para probar las propuestas con grupos de enfoque o entrevistando a muestras representativas de la población.

Algunos cambios significativos, como la introducción de un sistema de votación electrónica, pueden estar sujetos a consultas o investigaciones públicas, como las de alguna comisión especializada o un comité parlamentario. Las consultas o investigaciones públicas son una buena oportunidad para medir las reacciones ciudadanas a través tanto de sus propuestas como del interés de los medios provocado por las consultas y sus resultados. Una efectiva colaboración del organismo electoral con las consultas públicas es también un buen método para promover el conocimiento y la confianza en las tecnologías propuestas.

Si bien algunas personas pueden desconfiar o sospechar de la tecnología, otras pueden esperar demasiado. Particularmente cuando la gente no ha tenido mucho contacto con la tecnología, puede haber una expectativa poco realista de que la aplicación a un problema permitirá resolverlo fácilmente. Las expectativas desmesuradas deben ser atemperadas, o habrá el riesgo de que las soluciones tecnológicas seleccionadas resulten inapropiadas o no estar a la altura de las expectativas. Como con la falta de confianza, las expectativas poco realistas pueden ser moderadas mediante consultas y el suministro de información a los interesados, así como siendo transparente e identificando claramente los riesgos y oportunidades.

La madurez del ambiente político también influirá en la aceptación de la nueva tecnología. Cuando la sociedad está en transición, las expectativas pueden ser muy elevadas, o por el contrario, la desconfianza puede ser rampante. La autoridad electoral debe ser consciente de estas posibilidades y estar preparada para atenderlas.

En climas políticos más maduros o estables puede haber resistencias al cambio basadas en la premisa de que el sistema en uso ha funcionado bien, por lo que no es necesario hacer nada diferente. En este caso, la necesidad de cambio debe ser planteada de manera persuasiva y los interesados deben ser convencidos de los beneficios que se derivarán de la implantación de la nueva tecnología.

El ambiente de seguridad también tendrá un impacto en su probable éxito, particularmente cuando un país transita a la democracia. Si existe el riesgo de que proceso electoral pueda ser alterado por desórdenes civiles o sabotajes, la tecnología seleccionada debe ser lo suficientemente robusta y flexible para funcionar incluso si una parte del sistema se vuelve inoperante. Esto puede implicar estrategias como la de mantener múltiples respaldos informativos en distintos sitios o asegurar que las redes sigan operando incluso si una o más de las ligas se han roto. Será mejor asegurarse de contar con sistemas de respaldo manual que puedan entrar en operación rápidamente en caso de fallas irrecuperables en el sistema.

Cuando el proceso electoral forme parte de una misión para el mantenimiento de la paz, pueden surgir complicaciones de la naturaleza poco común de los organismos creados para cumplir con esa misión. Por carecer de estructura burocráticas establecidas y tratar de completar un enorme esfuerzo logístico en un tiempo muy breve, las misiones para el mantenimiento de la paz pueden ser sitios difíciles en los cuales implantar nueva tecnología. Muchas de las estrategias descritas previamente pueden ser necesarias para alcanzar un resultado satisfactorio.

Revisión Histórica

Las elecciones tal como las conocemos hoy en día datan de los procesos eleccionarios desarrollados entre mediados y finales del siglo XIX en las entonces emergentes democracias del mundo. En ese entonces se introdujeron algunos nuevos conceptos electorales.

Uno de ellos fue el voto secreto, que llevó a la necesidad de un punto de contacto anónimo con el elector al momento de votar -usualmente una papeleta impresa para votar. Otro la gradual extensión del sufragio, que finalmente desembocó un sufragio casi universal, y que requirió que la autoridad conservara listas impresas de los nombres de los electores habilitados. A su vez, la extensión del sufragio creó la necesidad de manejar un proceso de comunicación y de tomar en cuenta los votos de la enorme mayoría de la población adulta.

La historia del uso de la tecnología para elecciones está esencialmente vinculada con la satisfacción de estas tres necesidades: un punto de contacto para votar, una lista de electores habilitados y el manejo del proceso de votación.

En el siglo XIX estas necesidades fueron satisfechas utilizando la tecnología disponible, que incluía imprentas y artículos de escritura como plumas fuente y, hacia finales del siglo, máquinas de escribir. Sin embargo, la mayoría de los procesos eran entonces (y en muchos lugares siguen siéndolo hoy en día) manuales. Las listas electorales eran escritas a mano y conservadas en libros o tarjetas. Las papeletas eran distribuidas, marcadas y contadas manualmente. Los resultados electorales eran calculados manualmente y comunicados de manera impresa o a través de tableros.

La mitad del siglo XIX atestiguó el inicio de la revolución tecnológica que ha continuado hasta el presente. A medida que la tecnología se desarrolló, los organismos electorales aplicaron distintas innovaciones a la administración electoral.

La invención de la electricidad y el desarrollo de las plantas de energía dieron origen a las máquinas de escribir eléctricas, procesos de impresión más eficientes, dispositivos de votación electrónica y computadoras, además de otros beneficios en la forma de vida que hoy damos por descontados, tales como sitios de trabajo mejor iluminados. La invención del motor de combustión interna revolucionó el transporte, haciendo más rápida la movilización de grandes cantidades de materiales y personas, a una escala sin precedentes.

El desarrollo de técnicas de comunicación masiva que se llevó a cabo en el siglo XX también tuvo implicaciones electorales. La grabación y transmisión del sonido y la imagen, que desembocaron en la radio, la televisión, el teléfono, el fax, los discos compactos e internet, todos ellos han tenido aplicaciones electorales.

Si bien estas innovaciones tecnológicas mejoraron gradualmente la administración electoral durante el siglos XIX y hasta mediados del XX, fue el desarrollo de la computadora lo que la revolucionó.

Las computadoras de hoy en día fueron inspiradas en las máquinas perforadoras de tarjetas inventadas a finales del siglo XIX. Las primera computadoras electrónicas modernas fueron desarrolladas en las décadas de 1940 y 1950, al punto que se volvieron comercialmente viables. Uno de los primeros usos de la computadora fue el conteo de los resultados de la elección presidencial estadounidense de 1952.

Para la década de 1960, muchas de las grandes empresas se apoyaban en las computadoras. Si bien el desarrollo y uso de transistores y circuitos integrados había logrado ya en ese entonces que las computadoras dejaran de utilizar los enormes prototipos de válvulas gigantes de los 50's, fue el desarrollo de la computadora personal en la década de los 70's el que logró que la computadora se volviera accesible para un número cada vez mayor de usuarios. Un avance paralelo fue el desarrollo de programas de cómputo de fácil uso, que colocaron el poder de las computadoras en manos del usuario general. A medida que los avances en el diseño de computadoras continuaron a un ritmo acelerado a través de las décadas de 1980 y 1990, las computadoras se volvieron parte indispensable de la vida en los países desarrollados de todo el mundo tanto en la oficina como en el hogar.

De su inicio como simples máquinas de cálculo automático, las computadoras de hoy en día son capaces de un alto rango de funciones, que incluyen cálculos y análisis estadísticos, recolección, almacenamiento y manipulación de información, publicación e impresión electrónica, procesamiento de palabras, comunicación y entretenimiento.

Las computadoras no empezaron a tener un impacto significativo en la administración electoral sino hasta las décadas de 1970 y 1980. Con la excepción del uso de máquinas de votación mecánica en los Estados Unidos, hasta los 70's la mayoría de los procesos electorales todavía descansaban en el uso de papeletas impresas y listados electorales laboriosamente integrados de forma manuscrita o mediante máquinas de escribir.

En las décadas de 1970 y 1980, el incremento en el uso de computadoras en el mundo de los negocios propició su creciente empleo para aplicaciones electorales. Los usos iniciales incluyeron el conteo de resultados, el almacenamiento y recuperación de información sobre el registro de electores. A medida que los sistemas de cómputo se desarrollaron, sus usos electorales siguieron ese ritmo, al punto de que hoy en día son utilizadas virtualmente en cada parte del proceso electoral en algunas partes del mundo.

La mayoría de las aplicaciones tecnológicas que tienen un uso electoral son de carácter genérico y pueden ser utilizadas para muy distintas actividades más allá de la administración electoral. Dicho esto, hay al menos un componente de la tecnología que es propio y específico de las elecciones: las máquinas mecánicas o electrónicas de votación, que han estado confinadas en gran medida a su uso en los Estados Unidos.

Las primeras máquinas de votación mecánicas utilizaban palancas para hacer girar ruedas de conteo. El primer uso oficial de una máquina para votación de este tipo fue en Lockport en Nueva York en 1892. Su uso se extendió gradualmente y ya para 1930 estas máquinas de palanca se habían instalado en casi todas las grandes ciudades de los Estados Unidos. Para 1960 cerca de la mitad de los votos en los Estados Unidos eran emitidos a través de máquinas de palanca.

Otro tipo de máquina de votación mecánica fue la perforadora de tarjetas, desarrollada durante las décadas de 1950 y 1960. Los electores utilizaban un pequeño artefacto para indicar su preferencia perforando hoyos situados frente al nombre de los candidatos en tarjetas de votación. Al cerrarse la votación, los resultados eran tabulados mediante máquinas contadoras de tarjetas.

Los sistemas de votación basados en lectores ópticos fueron desarrollados en la década de 1970. Los electores hacen marcas en papeletas para indicar sus preferencias. Un dispositivo de escaneo óptico lee las preferencias marcadas y calcula los resultados.

En la década de 1990, los avances en la tecnología computacional llevaron a la incorporación de los sistemas de votación basados en un registro electrónico directo (RED). Estos sistemas permiten que el elector registre directamente sus votos utilizando una papeleta computarizada que se despliega en la pantalla utilizando dispositivos mecánicos o electro-ópticos. Una vez que el elector ha hecho su selección, el dispositivo procesa la información a través de un programa de cómputo y la graba en un mecanismo de memoria interno, que es utilizado para tabular los resultados.

Hacia 1996, alrededor del 98% de los votos en las elecciones presidenciales y locales de los Estados Unidos fueron emitidos utilizando algún método mecánico o electrónico.

A principios de la década de 1990, el teléfono también empieza a ser utilizado como un sistema de votación de tipo RED. Los electores eran capaces de registrar sus votos en sistemas de cómputo utilizando el marcado de tonos en su teléfono. Pueden identificarse mediante números de identificación personal (NIP's) y grabar sus preferencias siguiendo mensajes grabados.

A finales de la década de 1990, internet irrumpió como un nuevo medio de votación. Una vez más, los Estados Unidos se puso a la cabeza de la innovación tecnológica en materia electoral, al utilizar internet para las elecciones primarias presidenciales en el año 2000.

Al revisar el uso de la tecnología en elecciones hoy en día es importante advertir que las distintas regiones del mundo se ubican en múltiples puntos dentro del continuum tecnológico. Los niveles de sofistificación de las aplicaciones tecnológicas en las elecciones varían enormemente de país a país. Si bien, los sistemas de votación mecánicos y electrónicos son muy comunes en los Estados Unidos y en algunos países de Europa, Asia y Sudamérica, y las computadoras son utilizadas para la administración electoral en general en muchos países desarrollados, muchos de los países de menor desarrollo todavía conducen las elecciones utilizando técnicas manuales similares a las empleadas en siglo XIX.

Fuentes:

ACE Project Escrutinio de Votos Uso de Tecnología

World Book 1999, CD-ROM, IBM

Federal Electoral Commission internet site, http://www.fec.gov/elections.html (and linked pages on Voting Systems), 28 February 2000.

Tipos de Tecnología con Aplicación Electoral

Las elecciones son acontecimientos complejos y multifacéticos. Para organizar y conducir una elección se tiene que diseñar, adquirir, almacenar y distribuir material; contratar, capacitar y desplegar personal; diseñar, imprimir, distribuir, utilizar, contar y reportar votos; los electores tienen que ser orientados, motivados; los candidatos deben cumplir con su parte; tiene que mantenerse informados a los medios y así sucesivamente.

La tecnología puede ser utilizada para facilitar todas estas actividades de la administración electoral. Como difieren ampliamente en su naturaleza y alcance, hay distintas tecnologías que tienen aplicaciones electorales.

Los distintos tipos de tecnología con aplicaciones electorales pueden ser agrupados bajo las siguientes categorías:

Sistemas de votación mecánicos y electrónicos

Existen distintas clases de sistemas de votación mecánicos y electrónicos. Algunos de ellos utilizan tecnologías desarrolladas especialmente para propósitos electorales. La votación mecánica o electrónica es utilizada ampliamente en los Estados Unidos y en menor medida en otro pequeño grupo de países de otras partes del mundo.

Los principales tipos de sistemas de votación electrónicos o mecánicos incluyen:

• Sistemas de votación y conteo mecánicos
• Sistemas de votación y conteo mediante tarjetas perforadas
• Sistemas de votación y conteo de lector óptico
• Sistemas de registro electrónico directo.

Para más detalles, ver Sistemas de Votación Mecánicos y Electrónicos

Escaneo

Los sistemas de escaneo electrónico son utilizados para convertir información marcada manualmente en papel a un formato electrónico. Si bien el escaneo es a menudo utilizado para capturar información sobre la votación, utilizando papeletas de lector óptico (ver Sistemas de Votación Mecánicos y Electrónicos), también puede ser usado para capturar otro tipo de información, como listas de electores que han votado o detalles contenidos en los formatos.

Existen cuatro tipos de tecnologías de escaneo óptico:

• Lector de marcas ópticas (OMR por sus siglas en inglés)
• Reconocimiento de caracteres ópticos (OCR)
• Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR)
• Tecnología de imagen

Para más detalles, ver Sistemas de Escaneo Óptico

Sistemas de identificación

Existen distintas etapas en el proceso electoral en las que surge la necesidad de identificar rigurosamente a una persona. Una de ellas es obviamente el momento de la votación, pero también se pueden necesitar estos sistemas cuando la persona se registra para votar, o cuando un empleado necesita acceder a un sitio de trabajo o a un sistema de cómputo.

Algunos países confían en la honestidad de sus electores, y no requiere que den prueba de su identidad. Otros requieren de pruebas, lo que crea la necesidad de un sistema de identificación.

A medida que la votación electrónica se usa más ampliamente y está más automatizada, especialmente cuando se adopta el voto por internet o por teléfono, los sistemas de información se vuelven cruciales para garantizar que solo los electores habilitados puedan votar.

Existen distintas clases de sistemas de identificación:

• Tarjetas de identidad
• Números de identificación personal (NIP's)
• Sistemas de bio-identificación (de la voz, de la mano, de huellas digitales o de retina)
• Fotografía digitalizada
• Código de barras
• Firma electrónica
• Contraseñas

Para más detalles, ver Sistemas de Identificación

Internet

Internet -la red mundial de computadoras a la que puede acceder cualquier persona con la tecnología necesaria- puede ser utilizada para diversos propósitos electorales.

Algunas de las aplicaciones electorales de internet incluyen:

• Publicación de información para electores, candidatos, medios de comunicación y otros clientes.
• Votación electrónica
• Correo electrónico
• Registro de electores
• Negocios en línea
• Publicación de resultados electorales
• Reporte y revelación pública de finanzas de campaña
• Redes internas (Intranet)

Para más detalles, ver Internet

Comunicaciones

Las comunicaciones son esenciales para conducir una elección moderna. A fin de organizar y celebrar una elección, se requiere emplear una gran variedad de métodos de comunicación. Voz, datos, documentos e imágenes pueden ser transmitidos electrónicamente. La tecnología utilizada para estos propósitos va desde la relativamente simple y probada, como la radio o el teléfono, hasta la nueva y más sofisticada como las transmisiones por microondas o vía satélite.

Algunos de los métodos de comunicación electrónica con aplicaciones electorales son:

• Líneas de telecomunicación (teléfono, fax, cable, internet, Intranet)
• Radio
• Televisión
• Satélites
• Microondas

Para más detalles, ver Comunicaciones

Automatización de las oficinas

Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas.

Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.

Para más detalles, ver Automatización de las Oficinas

Dispositivos mecánicos o electrónicos especializados

Además de las computadoras y los dispositivos para votación electrónica estándares, existe una amplia gama de dispositivos mecánicos o electrónicos especializados que pueden ser utilizados para efectos electorales, como por ejemplo:

• Máquinas para conteo
• Abridores de cartas
• Impresoras de etiquetas
• Proyectores
• Televisiones y videos
• Pizarras electrónicas
• Impresores de fechas
• Máquinas numeradoras automáticas

Para más detalles, ver Dispositivos Mecánicos y Electrónicos Especializados

Innovaciones no electrónicas

Algunos usos de la tecnología para propósitos electorales no son electrónicos o mecánicos. La mayoría de ellos implica un uso innovador de materiales manufacturados, como por ejemplo:

• Plásticos para urnas, compartimentos de votación y sellos de seguridad
• Cartón para urnas, compartimentos de votación y mobiliario de los sitios de votación
• Materiales a prueba de alteraciones
• Tintas y marcadores para prevenir votación múltiple.

Para más detalles, ver Innovaciones no electrónicas

Fuentes:

Comisión Federal Electoral de los Estados Unidos de América, sitio de internet, http://www.fec.gov/elections.html (y vínculos de páginas sobre Sistemas de Votación), 28 de febrero de 2000.

Sistemas de Votación Mecánicos y Electrónicos

Existen distintas clases de sistemas de votación mecánicos y electrónicos. Algunos de ellos utilizan tecnologías desarrolladas especialmente para propósitos electorales. La votación mecánica o electrónica es utilizada ampliamente en los Estados Unidos y en menor medida en otro pequeño grupo de países de otras partes del mundo.

Los principales tipos de sistemas de votación electrónicos o mecánicos incluyen:

• Sistemas de votación y conteo mecánicos
• Sistemas de votación y conteo mediante tarjetas perforadas
• Sistemas de votación y conteo de lector óptico
• Sistemas de registro electrónico directo

Sistemas de votación y conteo mecánicos

Las máquinas de votación mediante palancas mecánicas son hoy consideradas tecnología "obsoleta" y su uso se ha estado extinguiendo gradualmente. Utilizadas por vez primera en los Estados Unidos en una elección en Lockport, Nueva York en 1982, para la década de 1960 eran usadas por más de la mitad de los electores en ese país. En las elecciones presidenciales de 1996 solo fueron utilizadas por el 20.7% de los electores.

En una máquina ordinaria de este tipo, a cada candidato se le asigna una palanca. Al entrar al compartimento o cabina de votación, el elector tira de una manija que activa la máquina y cierra una cortina que ofrece privacidad. El elector tira entonces de las palancas para marcar sus preferencias, Las máquinas están diseñadas para evitar que el elector efectúe más selecciones de las permitidas. Cuando termina de votar y abre las cortinas con la manija, las palancas vuelven a su posición original para el siguiente elector.

A medida que cada palanca es activada, giran las ruedas dentro de la máquina para indicar o marcar un voto. Al final de la votación, las ruedas de conteo de cada máquina indican el número de votos emitidos por cada candidato.

En Gambia se utiliza otro sistema de votación mecánica, se colocan canicas o pelotitas en una máquina para indicar los votos por los candidatos preferidos. La máquina calcula el número de canicas o pelotitas asignadas a cada candidato.

Sistemas de votación y conteo mediante tarjetas perforadas

Con estos sistemas, los electores perforan hoyos en tarjetas mediante un pequeño artefacto diseñado para tal efecto para indicar los candidatos de su preferencia. Después de votar, el elector puede introducir la tarjeta directamente en una computadora que cuenta los votos o depositarla en una urna que luego es transportada a una sede central para realizar el conteo.

Dos tipos convencionales de tarjetas perforadas utilizadas en los Estados Unidos son la "votomatic" y la "datavote" con la primera, a cada uno de los sitios donde se pueden perforar los hoyos para indicar las preferencias se les asigna un número. El número de los hoyos es la única información impresa en la tarjeta. La lista de candidatos e instrucciones para perforar los hoyos están impresas en un folleto por separado. En la tarjeta "datavote", el nombre del candidato aparece impreso en la papeleta junto al sitio donde se hacen las perforaciones.

Las tarjetas perforadas y las máquinas de cómputo para el escrutinio fueron utilizadas por primera vez en los Estados Unidos para elecciones presidenciales de 1964 en dos condados del estado de Georgia. Aunque muchos sistemas de votación están siendo reemplazados por algunos más avanzados, muchos de los votantes de los Estados Unidos aún los utilizan. Fueron utilizados por el 37.7% de los electores en las elecciones presidenciales de 1996.

Sistemas de votación y conteo de lector óptico

Existen muchos tipos de tecnologías de escaneo óptico: el lector óptico de marcas (OMR por sus siglas en inglés), el de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el de reconocimiento inteligente de caracteres (ICR). Para mayores detalles sobre estas tecnologías, ver Sistemas de Escaneo Óptico.

La mayoría de los sistemas de votación basados en máquinas lectoras (escaneo óptico) utilizan tecnología OMR. En los Estados Unidos son conocidos como sistemas "Marksense".

A los electores que utilizan papeletas de lector óptico se les da una tarjeta con los nombres de los candidatos impresos en ella. Al lado de cada candidato se imprime algún símbolo como un rectángulo, un círculo o una flecha incompleta. El candidato indica su preferencia rellenando el símbolo correspondiente o completando la fecha.

Después de votar, el elector puede colocar directamente la tarjeta en una computadora que tabula los votos en el mismo sitio de votación, o colocarla en una urna que luego es transportada a un centro de conteo. El dispositivo de conteo identifica las marcas hechas por los votantes en las tarjetas y registra los votos según corresponda. Los votos individuales son registrados en una base de datos y consolidados para proporcionar resultados totales.

Los sistemas "Marksense" o de marcado sensible fueron utilizados por el 24.65 de los electores registrados en las elecciones presidenciales estadounidenses de 1996. Su uso es cada vez más extenso en reemplazo de los sistemas de palancas y tarjetas perforadas.

La tecnología OMR ha sido utilizada ampliamente desde la década de 1970 en varias aplicaciones, incluyendo exámenes escolares y universitario, censos, loterías y también para votar. Los sistemas OCR e ICR que son más complejos, menos precisos y se desarrollaron más tarde, no han sido utilizados ampliamente para propósitos electorales.

Los sistemas OMR son apropiados para sistemas electorales de mayoría relativa y de representación proporcional mediante listas, donde a los electores se les pide que tomen decisiones simples cuando emiten su voto, fácilmente representadas a través de una marca sencilla. En sistemas electorales más complejos, como los de voto alternativo o voto único transferible, a donde a los electores se les pide que elijan candidatos marcándolos en orden de preferencia, es más difícil aplicar tecnología OMR. Como resultado, la tecnología de escaneo no ha sido utilizada ampliamente para contar este tipo de votos. Sin embargo, la creciente precisión de la tecnología ISR la hace viable para esta clase de votos en los años por venir.

Sistemas de registro electrónico directo

La creciente sofistificación en la tecnología computacional que se registra a finales de la década de 1990 se ha traducido en muy recientes desarrollos en los sistemas de votación: los de registro electrónico directo (RED).

En estos sistemas, los electores marcan directamente sus votos en un dispositivo electrónico utilizando una pantalla digital y oprimiendo botones o un dispositivo similar. Donde se necesita llenar las papeletas con el nombre de los candidatos seleccionados, algunas veces se ofrece un teclado alfabético para que los votantes puedan emitir este tipo de votos.

Con los sistemas de RED no se requieren papeletas, es decir, boletas de papel. La información sobre los votos es almacenada por un dispositivo electrónico, en el disco duro de una computadora, en un diskette o en cd-rom para efectos de respaldo y verificación, algunos sistemas copian la información en más de un medio de almacenamiento. En Bélgica, por ejemplo, la información de la votación es escrita tanto en un disco dura como en una tarjeta inteligente que se le expide al elector. Después de votar, el elector coloca la tarjeta utilizada en una urna. La tarjeta inteligente puede ser utilizada como respaldo si la copia en disco duro falla o como una forma de auditar la información registrada en el disco duro.

Cuando se cierra la votación, la información de los distintos sitios de votación es integrada en una computadora central, que calcula el total de votos. Los datos pueden ser transmitidos a la computadora central en dispositivos portátiles como diskettes o mediante redes de cómputo.

El uso de sistemas RED está principalmente confinado a los Estados Unidos, aunque también se han utilizado sistemas de este tipo en Bélgica. En las elecciones presidenciales de 1996, el 7.7% de los electores estadounidenses usaron algún tipo de sistema RED.

En la década de 1990, internet empezó a ser utilizada como un método de elección RED para elecciones no gubernamentales. En el año 2000, internet fue utilizada en un pequeño número de condados de los Estados Unidos durante las elecciones primarias. A medida que se mejore la seguridad en internet y los mecanismos de identidad personal, es probable que el uso de internet para efectos de votación tipo RED se expandan rápidamente en el nuevo siglo. Para más detalles sobre el uso de internet para la votación y otros efectos electorales ver Internet.

También desde la década de los 90's el teléfono ha sido utilizado como un sistema de votación tipo RED. Los electores pueden registrar sus votos directamente en sistemas de cómputo utilizando las teclas de sus teléfonos e identificándose con un número de identificación personal con un (NIP), siguiendo una serie de instrucciones grabadas.

La introducción de opciones de votación RED en sitios alejados de las mesas de votación, como el voto por internet o por teléfono plantea el problema de identificar al elector de manera remota. Ver Sistemas de Identificación para un examen de este problema.

Sistemas de Escaneo Óptico

Un dispositivo de escaneo óptico combina equipo y programas de cómputo especializados. Los equipos capturan una imagen y los programas convierten esa imagen en información que puede ser leída por la computadora.

Existen cuatro tipos de tecnologías de escaneo óptico:

• Lector de marcas ópticas (OMR por sus siglas en inglés)
• Reconocimiento de caracteres ópticos (OCR)
• Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR)
• Tecnología de imagen

Lector de marcas ópticas (OMR)

Un OMR comprende típicamente ciertas clases particulares de marcas que pueden ser leídas por un escáner en un conjunto determinado de posiciones de una página. Los programas de cómputo utilizados por el escáner OMR está programada para reconocer el significado de las distintas marcas y de convertir las imágenes escaneadas en información legible por la computadora de acuerdo a su ubicación.

La mayoría de las máquinas de votación basadas en lectores (escaneo óptico) utilizan tecnología de OMR (ver Sistemas de Votación Mecánicos y Electrónicos).

La tecnología OMR ha sido ampliamente utilizada desde la década de los 70's para distintos propósitos, incluyendo pruebas escolares y universitarias, censos, encuestas y sorteos, así como para votar. También se utiliza en lectores de código de barras, que se utilizan comúnmente en comercios, bibliotecas y escuelas.

A parte de los sistemas de votación, hay otras aplicaciones potenciales de la tecnología OMR. En Australia, por ejemplo, son utilizados para escanear las listas electorales marcadas en los sitios de votación para indicar los nombres de los electores que han sufragado. Esto le permite a las autoridades electorales australianas automatizar la aplicación de la ley para el voto obligatorio, así como identificar cualquier caso de votación múltiple.

Los sistemas de código de barras OMR también se utilizan ampliamente en servicios postales. Muchas autoridades postales colocan códigos de barras en la correspondencia para automatizar el proceso de entrega. Algunos países tienen sistemas postales que permiten que los usuarios impriman códigos de barra con sus direcciones en la correspondencia, para que las autoridades puedan procesarla sin tener que imprimir esos códigos en sus instalaciones, generándole por tanto un descuento al usuario.

Las autoridades electorales también están haciendo uso del código de barras en su correspondencia. Toda vez que los códigos de barras pueden identificar tanto el nombre como la dirección del elector, pueden ser utilizados cuando la correspondencia es devuelta. Esto es particularmente útil para automatizar la grabación de los nombres de los electores que han votado por correo. Los códigos de barras también pueden ser utilizados cuando la correspondencia es regresada porque el destinatario "no es conocido en este domicilio" a fin de capturar esa información para efectos de actualización de los listados electorales.

La tecnología OMR es muy útil y eficiente para recabar información simple y predeterminada. Sin embargo no lo es para recabar información compleja o variable, como la que implica una gran cantidad de texto. Los sistemas OCR e ICR son más apropiados para estos propósitos.

Sistemas de escaneo basados en el reconocimiento de caracteres ópticos (OCR)

Estos sistemas toman imágenes escaneadas y utilizan programas de cómputo para reconocer las formas de los caracteres impresos o escritos a mano, como números o letras, y los almacenan como información que puede ser leída por la computadora. Los sistemas OCR son utilizados normalmente para convertir un texto impreso en legible para la computadora.

Esta capacidad tiene potenciales aplicaciones en el campo electoral. Por ejemplo, a principios de la década de 1980, la Comisión Electoral de Australia produjo un gran número de manuales de procedimientos. Algunos años después, cuando era necesario revisarlos, los archivos originales de computadora que los contenían no eran capaces de ser utilizados por los programas mejorados de que disponía la Comisión. En lugar de recapturar los manuales originales, los programas OCR fueron utilizados para convertir los manuales impresos en archivos apropiados para su edición y revisión por computadora.

Otro uso importante del OCR es para la captura de información impresa en formatos. En lugar de capturarla manualmente, el OCR puede ser utilizado para convertir automáticamente la información de esos formatos en información legible para la computadora.

El OCR opera "capacitando" a los programas de escaneo para que reconozcan formas particulares como letras y números. Ya que los distintos tipos de letras tienen diferentes formas, los sistemas OCR tienen que ser capacitados para reconocer que un número o letra particular puede adoptar distintas formas. Dada la regularidad de los tipos impresos, es un proceso relativamente directo. Los sistemas OCR también pueden ser capacitados para reconocer la letra manuscrita. Sin embargo, dada la infinita variedad de estilos, esta es una tarea mucho más complicada.

Los sistemas OCR iniciales tenían un índice relativamente alto de error cuando convertían el texto impreso en información legible para la computadora, particularmente el texto manuscrito. Esto requiere un alto nivel de supervisión humana para revisar y corregir la información que ha sido convertida. A medida que los equipos y programas de escaneo óptico mejoran a finales de la década de 1990, disminuyeron los índices de error. Sin embargo, la siguiente generación de sistemas de escaneo, los sistemas ICR, han ido más lejos en el incremento de sus niveles de precisión.

Sistemas de escaneo basados en el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR)

Los sistemas ICR llevan a los OCR un paso adelante utilizando programas de cómputo para aplicar pruebas de inteligencia lógica a los caracteres escaneados para convertirlos de manera más confiable en información más legible para la computadora.

Los sistemas de ICR aplican reglas de ortografía, gramática y contexto para escanear los textos a fin de efectuar evaluaciones "inteligentes" sobre la interpretación correcta de la información. Esto permite una conversión mucho más precisa de los textos escaneados de la que realizan los sistemas OCR más simples, especialmente con el texto manuscrito.

Los programas ICR requieren computadoras rápidas y poderosas para desempeñarse de manera eficiente: Los sistemas ICR de alta confiabilidad solo estuvieron disponibles a mitad de la década de 1990 con el desarrollo de productos computacionales, económicos y poderosos.

A medida que se vuelvan más confiables los sistemas ICR, se incrementarán sus aplicaciones electorales. Son particularmente apropiados para capturar información de formatos. También se está evaluando su capacidad para capturar números manuscritos de las papeletas que utilizan sistemas electorales más complejos, como el de voto alternativo o el de voto único transferible. A la fecha, los sistemas automatizados de captura de información no han sido utilizados para estos sistemas electorales debido a la complejidad de la tarea.

Tecnología de imagen

Además de capturar imágenes para convertirlas en información, los escáners también pueden capturar imágenes para almacenarlas como imágenes legibles para las computadoras. Fotografías, dibujos e imágenes de texto pueden ser almacenadas y reutilizadas en formatos legibles para computadoras.

Las imágenes computarizadas tienen muchas aplicaciones electorales. Se pueden utilizar en sitios de la red e imprimir en publicaciones. Las fotografías del personal se pueden colocar en la página de internet de la autoridad electoral y en su reporte anual. Las fotografías de los sitios de votación pueden incluirse en los sitios de internet y manuales de instrucciones. Las muestras de formatos debidamente llenados pueden ser escaneados como imágenes e impresos en manuales de capacitación.

Los formatos de papel pueden ser convertidos en imágenes y almacenados en formato electrónico. Luego se pueden bajar copias de las imágenes en una red de computadoras sin necesidad de acceder a las copias originales en papel. La Comisión Electoral de Australia está actualmente involucrada en convertir en imágenes los millones de formato de registro de electores y colocarlos en una red de cómputo accesible desde cualquiera de sus oficinas en el país. Este sistema será utilizado para verificar las firmas o cualquier otro dato incluido en los formatos accediendo a los formatos de imagen.

Los logotipos corporativos pueden ser almacenados electrónicamente como imágenes e impresos en diversas publicaciones. Una organización que alguna vez utilizó promocionales preimpresos y costosos que contenían su logotipo, hoy puede imprimirlos desde su computadora utilizando una impresora a color y digitalizando la imagen de su logotipo.

La tecnología de imagen también puede ser utilizada para verificar la identidad (ver Sistemas de Identificación). Las fotografías pueden ser digitalizadas y colocadas en tarjetas de identidad. Las imágenes de las huellas digitales o de rasgos faciales pueden ser digitalizadas y almacenadas en tarjetas inteligentes. Los sistemas de identidad basados en programas de cómputo pueden ser utilizados para comparar la imagen de la persona mostrada en la carta inteligente con la codificada en la tarjeta para determinar si es la misma persona.

Sistemas de Identificación

Existen distintas etapas en el proceso electoral en las que surge la necesidad de identificar rigurosamente a una persona. Una de ellas es obviamente el momento de la votación, pero también se pueden necesitar estos sistemas cuando la persona se registra para votar, o cuando un empleado necesita acceder a un sitio de trabajo o a un sistema de cómputo.

Algunos países confían en la honestidad de sus electores, y no requiere que den prueba de su identidad. Otros requieren de pruebas, lo que crea la necesidad de un sistema de identificación.

A medida que la votación electrónica se usa más ampliamente y está más automatizada, especialmente cuando se adopta el voto por internet o por teléfono, los sistemas de información se vuelven cruciales para garantizar que solo los electores habilitados puedan votar.

Existen distintas clases de sistemas de identificación:

• Tarjetas de identidad
• Números de identificación personal (NIPs)
• Sistemas de bio-identificación (de la voz, de la mano, de huellas digitales o de retina)
• Fotografía digitalizada
• Código de barras
• Firma electrónica
• Contraseñas

Tarjetas de identidad

En algunos países, se utilizan tarjetas de identidad cotidianamente para diversos propósitos. Otros se han resistido a su uso cotidiano. La sensibilidad local hacia las tarjetas de identidad puede afectar la conveniencia de su uso en circunstancias particulares.

Para propósitos electorales, pueden ser utilizadas para identificar a los electores cuando se registran para votar o cuando se presentan en los sitios de votación. También pueden ser utilizadas por el personal para acceder a los sitios de trabajo o algún otro recinto de acceso restringido como las mesas de votación y los centros de escrutinio. También pueden ser utilizadas por el personal que lleva a cabo visitas domiciliarias para integrar o verificar los listados electorales.

Las tarjetas de identidad se pueden dividir en dos grandes tipos: las que incluyen información digitalizada (usualmente en una banda magnética), y las que no la incluye. Las tarjetas de ambos tipos también pueden ser divididas entre las que incluyen fotografías y las que no.

Cuando incluyen información digitalizada, éstas pueden ser clasificadas entre las que son "solo para lectura" (que contiene información de la persona que no puede ser alterada una vez que la tarjeta ha sido emitida) y las de "lectura y escritura" (las que contienen datos que pueden ser leídos pero también actualizados con nueva información). Las tarjetas de lectura y escritura también son conocidas como "tarjetas inteligentes".

Las tarjetas inteligentes tienen gran potencial para uso electoral. Si una mesa de votación es equipada con lectores de tarjetas inteligentes vinculados a una base de datos, la tarjeta puede ser utilizada por el elector para comprobar su capacidad para votar, como constancia de que ha votado y para asegurarse que no lo puede hacer otra vez en la misma elección con esa tarjeta.

Las tarjetas inteligentes también pueden ser utilizadas como parte de los sistemas de bio-identificación (ver infra). Otro de sus usos puede ser el de permitirle al personal de tener acceso automático a instalaciones restringidas.

Como las tarjetas son utilizadas para verificar la identidad de las personas durante eventos sensibles como las elecciones, la mayoría contienen rasgos orientados a minimizar la posibilidad de fraude. La inclusión de una fotografía, firma o huella digital sirve como un mecanismo visual de verificación de la identidad (aunque hay que tener en cuenta que algunas características culturales pueden ser sensibles a la incorporación de alguno de estos rasgos). Los dispositivos de seguridad impresos como los hologramas o diseños a color difíciles de reproducir pueden ser empleados para prevenir tarjetas falsificadas o alteradas. Los elementos de identificación integrados en las tarjetas también pueden servir para prevenir el fraude.

Números de identificación personal (NIPs)

Los NIPS's se utilizan extensamente en muchos países ya que cada vez más servicios son ofrecidos a través de sistemas automatizados, como los cajeros automáticos de los bancos, los sistemas de transferencia electrónica de fondos en sitios de venta, la banca telefónica o por internet y las facilidades para el pago de recibos.

Aún no se utilizan de manera general para efectos electorales. Sin embargo, a medida que las autoridades electorales introduzcan sistemas de votación automatizados vía teléfono o internet, los NIP's se convertirán en parte esencial de la votación.

Los NIP's sirven como identificadores únicos cuando la gente utiliza servicios automatizados, a fin de verificar que tiene derecho de ingresar a ese servicio en nombre de esa persona. Para que este proceso sea efectivo, se debe tener cuidado en la forma en que se distribuyen y almacenan los NIP's.

Cuando un banco emite un NIP, normalmente lo hace por correo o solicitando que la persona acuda a una oficina bancaria para que se le asigne uno después de acreditar su identidad. Los NIP's utilizados en internet pueden ser distribuidos por correo electrónico.

Para las autoridades electorales, los sistemas de distribución de NIP's tienen que ser supervisados para asegurarse que sean distribuidos a las personas correctas. Distribuirlos por correo ordinario o electrónico plantea algunos riesgos, ya que puede ser difícil garantizar que la persona que lo recibe está facultada para hacerlo. Por otra parte puede ser difícil o poco práctico exigir que los NIP's sean entregados de manera personal. Un dispositivo que puede evitar el mal uso de los NIP's es el de exigir una segunda identificación, como una tarjeta de identidad o un número de identidad distinto, como el del seguro social.

Cuando un NIP ha sido robado, puede ser mal utilizado si el sistema al que está ligado no exige algún otra prueba de identidad. Para mayor seguridad, el uso de los NIP's se puede restringir para que solo puedan ser utilizados de manera conjunta con una tarjeta inteligente, requiriéndose tanto el NIP como la tarjeta para tener acceso al sistema.

Sistemas de bio-identificación

Pueden ser divididos en dos grandes tipos: visuales y electrónicos.

Los métodos de bio-identificación visual incluyen el uso de fotografías, firmas o huellas digitales en las tarjetas de identidad. Su costo de aplicación y administración es relativamente económico. Muchos de los sistemas de emisión de tarjetas de identidad incluyen foto y firma. En los sitios de votación, se espera que los oficiales comparen las fotografías, firmas o huellas digitales de las tarjetas de identidad con los electores.

Este procedimiento tiene sus debilidades. Las comparaciones de firmas y huellas digitales son actividades que requieren de grandes habilidades, por lo que no se puede esperar que el personal de votación las domine por completo. Incluso con las fotografías, la fisonomía de una persona puede en ocasiones cambiar significativamente respecto a la incluida en el documento de identidad, sobre todo si no se actualiza periódicamente. Sin embargo, esta clase de sistema de identidad probablemente sea suficiente en la mayoría de los casos donde el riesgo de fraude es relativamente bajo.

Si los sistemas de bio-identificación visual no se consideran suficientemente seguros, se pueden usar los electrónicos. Estos pueden incluir voz, huellas de la mano o dactilares e incluso imágenes de retina digitalizadas. Cuando se usan estos sistemas, los registros digitales de la voz o rasgos físicos de una persona son almacenados en un diskette o tarjeta inteligente y comparados con los rasgos reales de la persona utilizando algún tipo de lector electrónico. Sólo se autoriza el acceso cuando corresponden plenamente.

Es costosa la adquisición y administración de los sistemas de bio-identificación electrónica, y pueden no tener una utilidad práctica con el electorado en general (aunque esto puede cambiar a medida que la tecnología se expande y vuelve más barata). Sin embargo, son una opción factible para ofrecer seguridad en sitios de alta sensibilidad.

Algunos de estos sistemas son lo suficientemente menos sofisticados para medir el calor de la mano de una persona, o para prevenir que alguien utilice un cadáver para tener acceso. Sin embargo, esta característica puede ser un problema en climas fríos donde se le puede negar el acceso a una persona viva pero muy fría.

Fotografía digitalizada

Las fotografías digitalizadas de los rostros de las personas pueden ser utilizadas para determinar si se han registrado para votar más de una vez. Los programas de cómputo pueden comparar distintas fotografías para determinar si la misma persona aparece en más de una si se han digitalizados las fotografías de todos los electores registrados.

Código de barras

El código de barras puede ser utilizado como un medio para identificar objetos. Se trata de una serie de líneas codificadas que pueden ser leídas por equipo decodificadores láser y convertidas en una cadena de dígitos legibles por una máquina.

El código de barras es un método muy simple y eficiente para asignar una clave única de identificación a casi cualquier objeto. Son utilizados ampliamente en comercios al menudeo, donde pueden identificar y marcar el precio de cada artículo, así como para registrar niveles de ventas y reservas. También pueden ser utilizadas para efectos de inventario o sobre tarjetas de identidad.

Las autoridades electorales también pueden utilizar códigos de barras para identificar y seguir la pista a artículos sobre los que se deben rendir cuentas. Por ejemplo, a un formato específico se le puede asignar un código de barras para que pueda ser fácilmente identificado por un sistema de escaneo. Si es necesario identificar por separado cada formato, se le puede asignar un código de barras a cada uno utilizando una técnica de impresión láser.

Los sistemas de código de barras también son utilizados ampliamente para propósitos postales. Algunos países tienen sistemas postales que permiten a los usuarios imprimir su domicilio mediante código de barras en la correspondencia, para que las autoridades postales puedan procesarla sin tener que imprimir los códigos en sus propias instalaciones, generando un descuento para el usuario.

Toda vez que los códigos de barras pueden identificar tanto el nombre como la dirección del elector, pueden ser utilizados cuando la correspondencia es devuelta. Esto es particularmente útil para automatizar la grabación de los nombres de los electores que han votado por correo. Los códigos de barras también pueden ser utilizados cuando la correspondencia es regresada porque el destinatario "no es conocido en este domicilio" a fin de capturar esa información para efectos de actualización de los listados electorales.

Firma electrónica

A medida que son cada vez más las transacciones gubernamentales que se pueden realizar a través de internet, ha surgido la necesidad de un formato electrónico de prueba de identidad,¿ o "firma electrónica".

Infraestructura pública en llave es el nombre que se le da al proceso de transmitir información encriptada electrónicamente utililzando una "llave" electrónica privada para encriptar la información y una "llave" pública para desencriptarla una vez recibida. El uso de la "llave" privada también sirve para identificar al usuario al darle una identidad electrónica exclusiva. Estas llaves privadas son generalmente emitidas por una autoridad responsable, que requiere que la persona se identifique.

Para mayor información ver Encriptamiento.

Contraseñas

Las contraseñas son utilizadas casi exclusivamente para identificar a los usuarios de sistemas de cómputo. Como regla general, todos los sistemas de cómputo electorales deben ser protegidos mediante contraseñas para evitar acceso no autorizado.

Existen algunas reglas básicas aplicables al uso de contraseñas, orientadas a asegurar que los usuarios no autorizados no puedan descubrirlas:

• Las contraseñas nunca deben ser escritas y dejadas donde un usuario no autorizado pueda encontrarlas -si tienen que ser escritos (idealmente deben ser memorizados), se les debe guardar en un lugar seguro.
• Las contraseñas no deben ser muy cortas -son fáciles de identificar- ochos caracteres son suficientes.
• Las contraseñas no deben ser compartidas con colegas, familiares o amigos -cada persona debe tener la suya-.
• En el caso de sistemas muy sensibles puede ser deseable que el sistema lleve un registro de cuáles contraseñas son usadas, en qué momento y a qué información se ha accedido.
• Es deseable limitar el número de veces en que durante una sesión la persona trate de introducir la contraseña y falle -esto es particularmente importante cuando se permite el acceso con contraseñas a una red pública como internet (algunos programas de cómputo pueden probar automáticamente una enorme cantidad de contraseñas posibles si el sistema lo permite.
• Cuando un empleado al que se le asignó una contraseña renuncia o se traslada a otro sitio de trabajo, su contraseña debe cancelarse.
• Los administradores del sistema necesitan tener la capacidad de reintroducir las contraseñas de los usuarios que las han olvidado.
• Cualquier persona con contraseña de acceso a un equipo de cómputo (incluyendo los consultores externos o administradores del sistema) deben contar con un límite sobre la información a la que pueden acceder sin problema.

Internet

Internet -la red mundial de computadoras a la que puede acceder cualquier persona con la tecnología necesaria- puede ser utilizada para diversos propósitos electorales.

Algunas de las aplicaciones electorales de internet incluyen:

• Publicación de información para electores, candidatos, medios de comunicación y otros clientes
• Votación electrónica
• Correo electrónico
• Registro de electores
• Negocios en línea
• Publicación de resultados electorales
• Reporte y revelación pública de finanzas de campaña
• Redes internas (Intranet)

Internet se configuró a partir de distintas redes de cómputo desarrolladas durante las décadas de 1960 y 1970 por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, algunas universidades y otras instituciones. Para la década de 1990, se había despuntado como una red mundial con una gran cantidad de información y como un medio que facilita las comunicaciones y el comercio electrónico.

Internet consiste en una vasta cadena de computadoras conectadas por líneas telefónicas ordinarias y líneas informativas dedicadas. Estas líneas telefónicas y de información pueden ser de cable metálico, de fibra óptica o de ligas satelitales o de microondas. Las computadoras están conectadas a estas líneas de información mediante dispositivos denominados modems.

Para la mayoría de los usuarios de internet, comprende dos grandes componentes: la red mundial y el correo electrónico o e-mail.

Red mundial

La red mundial es una red de archivos almacenados en computadoras alrededor del mundo denominadas sitios de red (web sites). Un sitio de red es una serie de "páginas" de información intercomunicadas. Pueden contener texto, fotografías, video con movimiento, animación y sonido y entregar esta información utilizando distintas técnicas, a diferencia de los libros, videos o audios tradicionales que son más estáticos y lineales. Por esta razón, a los sitios en la red, y a los programas de cd que tienen los mismos elementos, se les denomina "multimedia".

Un aspecto significativo de los programas multimedia es su capacidad para permitirle al usuario navegar a lo largo de las páginas de información utilizando "hipervínculos". Los usuarios pueden seguir temas de su interés, en lugar de estar atrapados en una progresión lineal de información como en un libro o video. Los hipervínculos de internet le pueden permitir a los usuarios navegar dentro de un mismo sitio de la red, o entre un sitio y otro, ofreciéndoles gran flexibilidad.

Los sitios de la red pueden ser creados utilizando un lenguaje simple de programación llamado HTML y los usuarios acceden a ellas utilizando programas de cómputo llamados exploradores de red, que se pueden conseguir fácilmente a muy bajo costo o incluso gratis. Los elementos más avanzados de la multimedia también pueden ser programados en lenguaje Java. Los documentos pueden ser convertidos en imagen y descargados con un programa llamado Adobe Acrobat. La ventaja de la que disfrutan los lenguajes HTML, Java y Adobe Acrobat y los exploradores de la red es que pueden funcionar en cualquier tipo de computadora moderna, por lo que los usuarios pueden acceder a la red mundial independientemente de sus equipos o programas de cómputo.

Cada página de un sitio de la red es identificada por un localizador uniforme de fuente (URL por sus siglas en inglés) una dirección electrónica que le permite a cualquiera acceder a los exploradores utilizando internet. Los URL's se han convertido en un componente estándar de la identidad de muchas compañías y agencias gubernamentales y no gubernamentales. De hecho, algunos negocios específicos de internet solo son reconocidos por el nombre de su URL. El URL del Proyecto ACE es 'www.aceproject.org'.

Los usuarios de internet también pueden encontrar información utilizando otros "instrumentos de búsqueda", que son sitios de la red que le permiten a los usuarios escribir palabras o frases clave y rastrear un gran número de sitios de la red para identificar aquellos relacionados con la búsqueda. Muchos sitios de la red contienen "meta información" que es invisible para los usuarios en general y que contienen palabras o frases clave que los instrumentos de búsqueda utilizan para cumplir con su función. Los instrumentos de búsqueda le permiten a los usuarios encontrar información sin necesidad de conocer el URL de la información que están buscando.

Correo electrónico

El correo electrónico o e-mail es un componente de internet derivado de la red mundial, aunque ambos componentes están hoy ampliamente integrados por lo que los usuarios pueden utilizarlos de manera conjunta sin ningún problema. El correo electrónico le permite a los usuarios enviar mensajes a cualquier otro usuario contectado a internet. Los mensajes del e-mail pueden incluir solo texto o cualquier otra información que pueda ser transmitida por computadora, como imágenes, sonido y video, así como archivos y programas de cómputo.

A cada usuario del correo electrónico se le asigna una dirección específica, que opera de manera análoga al URL para permitir que los mensajes sean enviados al sitio correcto. Las direcciones son normalmente asignadas por los proveedores de servicios en internet.

El e-mail es una forma de comunicación muy eficiente, rápida y económica. Es mucho más rápida que el sistema postal, ya que permite enviar información a cualquier parte del mundo en cuestión de segundos. Es tan veloz como utilizar máquinas de fax, pero es mucho más versátil y económica. A diferencia de los mensajes por fax, los usuarios de e-mail normalmente no pagan tarifas de larga distancia por enviar sus mensajes. Los mensajes pueden ser enviados de manera simultánea a muchos receptores utilizando listas de correo electrónico. El e-mail es también un medio excelente para enviar archivos con información electrónica, de tal forma que los usuarios en cualquier parte del mundo puedan compartir y trabajar con los mismos archivos.

Junto con el acceso a los sitios de la red, el correo electrónico ha permitido el desarrollo de las comunicaciones -dándole a las personas la posibilidad de trabajar desde su casa y transmitir sus trabajos electrónicamente-.

Usos de Internet

Internet es al mismo tiempo un medio activo y pasivo. Sus usos pasivos se centran alrededor de la transmisión de información, el empleo de textos, imágenes (fijas o en movimiento) y sonido, donde el usuario simplemente recibe la información. Su uso activo implica una comunicación en dos sentidos, los usuarios pueden ofrecerle información a los proveedores y viceversa. Los usos activos incluyen el e-mail, el comercio en línea y la información compartida en línea, como la votación o el registro electoral vía electrónica.

Muchas autoridades electorales cuentan hoy en día con sitios en la red. En los países donde un número significativo de los electores tienen acceso a internet, los sitios electorales se han convertido en una parte integral de la estrategia de entrega informativa de las autoridades electorales.

Los sitios de la red son un medio excelente para remitir gran cantidad de información a los usuarios. Los métodos de comunicación tradicionales como los periódicos, los folletos, radio y televisión solo son capaces de portar una cantidad limitada de información electoral pagada. Hoy en días las autoridades electorales pueden expandir enormemente sus capacidades de distribución de información incluyendo referencias a sus sitios de la red en su publicidad pagada. Los sitios de la red se pueden estructurar de tal manera que entreguen tanta información como lo desee el usuario.

Además de distribuir información, los sitios electorales de la red también pueden ser interactivos. Los usuarios pueden concretar transacciones en línea, como solicitar su registro o voto para las elecciones (ver Sistemas de Votación Mecánicos y Electrónicos). Los formatos pueden ser complementados en línea, como los informes de finanzas de campaña, o ser descargados para ser impresos por el usuario y devueltos por correo (especialmente cuando se requiere una firma original del usuario).

Los resultados electorales pueden ser transmitidos "en vivo" a través de los sitios de la red en la misma medida en que son contados a partir de la noche de las elecciones. Para finales de la década de 1990, algunas autoridades electorales estaban empezando a reemplazar sus centros o salones para escrutinio "físicos" por espacios "virtuales" en sus sitios de la red (por ejemplo, la Comisión Electoral de Australia lo hizo en el referéndum de 1999 sobre reformas a la Constitución).

Los resultados electorales asentados en hojas de cálculo o bases de datos también pueden ser colocados en los sitios de la red. Los académicos o investigadores pueden descargar esta información para su uso.

Los sitios de la red también son útiles para publicar información financiera sobre las campañas electorales, que en algunos lugares puede implicar cientos o miles de páginas. La tecnología de bases de información puede ser utilizada para interrogar esa información en línea y extraer las cuestiones de interés de entre la enorme cantidad de información suministrada.

Los sitios de la red también pueden ser desarrollados para su uso dentro de una organización. Las redes internas, llamadas intranets, funcionan de manera mu parecida a internet, pero solo se ofrece acceso a los usuarios autorizados. Las intranets usadas por autoridades electorales pueden incluir fuentes informativas internas como listados de personal, manuales para el usuario, programas de capacitación, listados electorales o bases de datos en línea.

Diseño de sitios de la red

El diseño es crucial para la operación de los sitios de la red. Los usuarios de internet son bien reconocidos por su intolerancia a los sitios que son difíciles de descargar, de comprender o para navegar.

Se encuentran en el mercado muchos libros y sitios de internet que pretenden mostrar buenas técnicas para el diseño de sitios de la red. Como un medio de comunicación relativamente novedoso, el diseño de páginas de la red es una disciplina en evolución.

Las autoridades electorales pueden elegir entre desarrollar y mantener sus propios sitios de manera interna o a través de diseñadores profesionales. Hay ventajas y desventajas en ambas opciones. Es más probable que los diseñadores externos produzcan un resultado profesional, pero pueden costar más y ser más lentos para responder a requerimientos de actualización que los diseñados internamente. Por otra parte, es posible que los diseñadores internos no tengan las mismas habilidades que los profesionales, pero cuestan menos y están en mejores condiciones de actualizar el sitio de manera rápida y precisa.

Estos son algunos de los puntos que hay que tener en mente al diseñar y darle mantenimiento a un sitio electoral de la red:

• Diseñar un sitio en la red no es lo mismo que diseñar un libro o un folleto, algunos elementos del diseño impreso no funcionan bien en la pantalla y los sitios de la red son mucho más flexibles que los medios impresos.
• Procurar que el tiempo de descarga sea el mínimo -no hay que usar dibujos o gráficos complicados que sean difíciles de descargar, muchos usuarios preferirán salir del sitio que esperar.
• Permitir que los usuarios obtengan lo que quieran rápidamente (no hay que hacer que tengan que pasar por información irrelevante para llegar a donde quieren.
• Utilizar un lenguaje breve y simple, excepto cuando los usuarios deseen manifiestamente información más completa.
• Mantener el sitio actualizado -los sitios son ahora un elemento del rostro público de muchas autoridades electorales y un sitio desactualizado pierde credibilidad.
• Conferirle a una unidad o grupo específico la responsabilidad de mantener el sitio.
• Tratar de utilizar convencionalismos básicos de los sitios de la red, tales como hipervínculos reconocibles, mapas claros del sitio y otros métodos convencionales para navegar. Los usuarios encontrarán que es más fácil utilizar el sitio si no tienen que aprender reglas nuevas para cada sitio en particular.
• Asegurarse que el sitio sea compatible con todas las plataformas comunes de equipos y programas -algunos diseños no funcionan bien en todas las plataformas-.

Seguridad de internet

La seguridad de internet es una cuestión crucial para las autoridades electorales que ofrecen servicios en línea, especialmente la posibilidad de votar. La seguridad también es importante para los sistemas de e-mail cuando se transmite información sensible. Incluso los sitios más simples deben ser protegidos contra cambios no autorizados, como la supresión o alteración de páginas o el redireccionamiento de los usuarios a direcciones inapropiadas.

La seguridad de internet es un campo complejo que evoluciona a medida que internet se desarrolla y que los "piratas" (hackers) encuentran nuevas formas de atacar los sitios. Las autoridades electorales deben consultar a profesionales en la materia para conocer las estrategias de seguridad más recientes que se encuentren disponibles.

En términos generales, existen estrategias para:

• Encriptar la información para que solo pueda ser descifrada por el emisor y el receptor.
• Proteger los sitios para que los usuarios no autorizados no puedan modificar la información.
• Evitar que terceros puedan acceder o conocer la información que está siendo transmitida.

Comunicaciones

Las comunicaciones son esenciales para conducir una elección moderna. A fin de organizar y celebrar una elección, se requiere emplear una gran variedad de métodos de comunicación. Voz, datos, documentos e imágenes pueden ser transmitidos electrónicamente. La tecnología utilizada para estos propósitos va desde la relativamente simple y probada, como la radio o el teléfono, hasta la nueva y más sofisticada como las transmisiones por microondas o vía satélite.

Algunos de los métodos de comunicación electrónica con aplicaciones electorales son:

• Líneas de telecomunicación (teléfono, fax, cable, internet, Intranet)
• Radio
• Televisión
• Satélites
• Microondas

Líneas de telecomunicación

Las líneas de telecomunicación estándar, el teléfono y el fax, siguen siendo el método más común de comunicación electrónica entre los oficiales electorales y sus clientes. Sin embargo, el crecimiento de las redes de cómputo y correo electrónico durante la última década han permitido que las comunicaciones computarizadas adquieran una importancia cada vez mayor.

Los teléfonos móviles también están siendo utilizados cada vez más como una alternativa a los teléfonos ordinarios. Su comodidad y el hecho de que sean portátiles les confiere a los teléfonos móviles gran potencial para propósitos electorales, ya que los oficiales pueden ser contactados más fácilmente, sobre todo aquellos que se encuentran en sitios de votación que no están equipados con teléfonos ordinarios.

El teléfono puede ser parte importante de una campaña de comunicación pública de la autoridad electoral. Se puede emplear a grupos de personas en centros de atención telefónica para manejar un gran número de llamadas del público. En estos centros se pueden utilizar sistemas de consulta de bases de datos para permitirle al personal atender consultas relativamente complejas y llevar un registro del número y tipo de llamadas. Los números telefónicos para llamadas gratuitas a nivel nacional pueden ser utilizados y publicitados ampliamente. Estos números, generalmente fáciles de recordar, le permiten al público llamar a un centro de cualquier parte del país sin costo o a un costo muy reducido, el cual es en todo caso cubierto por la autoridad electoral.

Tender y conectar cables de telecomunicaciones son actividades especializadas que solo deben ser desarrolladas por profesionales en la materia.

Radio

La tecnología radial es utilizada esencialmente para dos propósitos: las emisiones públicas y las comunicaciones persona a persona (aunque la tecnología radial también es utilizada para la transmisión de datos inalámbrica y los teléfonos móviles (ver Telecomunicaciones).

Las emisiones radiales públicas son utilizadas ampliamente en muchos países para efectos de publicidad electoral. Es relativamente económico y tiene el potencial de cubrir a una vasta audiencia. La publicidad en radio es particularmente útil para audiencias que tienen dificultad con los materiales impresos por razones de alfabetismo o discapacidad.

La radio pública es también particularmente efectiva en países caracterizados por su diversidad lingüística y cultural, ya que la proliferación de estaciones de radio "alternativas" ofrecen un amplio rango de transmisiones en varios idiomas, apelando a personas de distintas culturas. La radio también está siendo "transmitida" cada vez más alrededor del mundo vía internet, incrementado su alcance todavía más.

El gran alcance y cobertura de las transmisiones radiales lo convierte en una herramienta muy importante para comunicar cuestiones electorales.

Las comunicaciones radiales persona a persona pueden ser utilizadas por una autoridad electoral en área con deficientes comunicaciones convencionales, como los sitios de votación en localidades remotas.

Televisión

La televisión pública es utilizada ampliamente por muchas autoridades electorales para efectos de publicidad. Como la radio, tiene el potencial de cubrir a una vasta audiencia y es útil para públicos que tienen dificultad con materiales impresos por razones de alfabetismo o discapacidad. También se le agrega el beneficio de ser capaz de utilizar imágenes, haciéndola un medio muy poderoso. Sin embargo, la publicidad por televisión tiende a ser costosa.

Satélites

La tecnología satelital está siendo utilizada cada vez más como un medio de comunicación, particularmente en sitios remotos donde no se cuenta con líneas de telecomunicaciones convencionales. Se requiere equipo especializado para enviar y recibir transmisiones satelitales.

Microondas

La tecnología por microondas está siendo también cada vez más utilizada para transmitir información. Las transmisiones por microondas son útiles en situaciones donde las líneas de telecomunicaciones convencionales no se encuentran disponibles o no son deseables. Se requiere equipo especializado para enviar y recibir transmisiones vía microondas.

Para información adicional sobre comunicaciones, ver Tecnología para Comunicaciones.

Automatización de las Oficinas

Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Empezando por programas de procesamiento de palabra básicos en la década de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darles a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas.

Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez solo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.

Tipos de programas para la automatización de las oficinas

Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir algunos de los siguientes productos:

• Procesador de palabras
• Hoja de cálculo
• Base de datos
• Programa editorial
• Administrador de proyectos
• Presentaciones
• Administrador de archivos de cómputo
• Correo electrónico
• Explorador de internet
• Editor de internet
• Organizador personal
• Sistema de administración financiero
• Sistema de administración personal

Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.

Uso de los programas de automatización

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla).

Los programas más modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Una autoridad electoral puede, por ejemplo, utilizar los programas automatizados para:

• Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas.
• Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos.
• Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación.
• Incorporar, almacenar y utilizar información sobre el registro electoral.
• Automatizar diversos componentes del proceso electoral, como la emisión y recepción de votos por correspondencia.
• Capturar y analizar resultados electorales.
• Almacenar y manipular registros sobre los empleados.
• Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal.
• Conservación de inventarios.
• Operar un sitio en internet y una red interna.
• Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante.
• Organizar un sistema de administración financiera.
• Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al personal.
• Compartir archivos a través de una red.

Aplicación de normas a los nombres y estructuras de archivos

A medida que se expande el uso de programas automatizados para uso en las oficinas, la necesidad de aplicar normas generales se vuelve cada vez más importante. Cuando muchos usuarios comparten sistemas y archivos, es conveniente asegurarse que los archivos se almacenen en sitios lógicos utilizando un conjunto de normas comunes para su denominación.

Los archivos de cómputo generalmente se almacenan en carpetas. Dentro de una carpeta se pueden crear directorios y subdirectorios, dentro de los cuales se puede almacenar información específica sobre un tema común. Por ejemplo, una carpeta denominada "finanzas" puede incluir directorios sobre el año precedente, el actual y el próximo. Cada uno de estos directorios puede ser segmentado en subdirectorios denominados "costos de administración", "costos de personal", etc.

Las carpetas deben ser dispuestas de una manera lógica y familiar para todos los usuarios. A fin de lograrlo, puede ser deseable limitar la capacidad de crear carpetas a los administradores del sistema. La secuencia lógica también se debe de utilizar en los nombres individuales de los archivos. Hasta finales de la década de 1990, la mayoría de los sistemas de cómputo limitaban los nombres de los archivos a un nombre de ocho dígitos con un sufijo de tres dígitos separado por un punto (el sufijo le indica al sistema de cómputo el tipo de archivo), sin permitir espacios o letras mayúsculas en los nombres. Por ejemplo: "repan99.doc". Para finales de la década, se hizo posible utilizar nombres de archivos más largos agregando espacios y letras mayúsculas, facilitando así el uso de nombres de archivos más explícitos, por ejemplo "Reporte Anual 1999.doc".

A fin de ayudar a los usuarios a denominar a los archivos de manera consistente para encontrarlos con facilidad en otra oportunidad, es útil determinar ciertos convencionalismos. También puede ser útil crear índices de archivos que puedan ser usados para ofrecer más detalles que faciliten su ubicación. Algunos sistemas de programas permiten la creación de índices cruzados entre los archivos que ayudan a regular y reforzar las normas para su denominación.

Ampliación o actualización de los programas

Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los equipos de oficina se amplían o actualizan constantemente. Las ampliaciones o actualizaciones se efectúan cada dos o tres años para los productos más populares. Generalmente proveen versiones más potentes de los productos existentes, incluyen nuevas características y restauran los problemas identificados en las versiones previas de los programas (evidentemente, las versiones actualizadas usualmente generan sus propios nuevos problemas, que son restaurados en la siguiente versión).

Los programas actualizados pueden ser costosos y la autoridad electoral necesita evaluar si es necesario y cuando debe actualizar sus programas. Una forma de evitar este dilema es la de rentar programas en lugar de comprarlos e incluir las actualizaciones automáticas como parte del acuerdo de renta. También pueden existir políticas gubernamentales para determinar si es posible y cuando debe llevarse a cabo la actualización de los programas.

Si un juego de programas está operando de manera aceptable, puede no ser necesario actualizarlo en cuanto aparezca una nueva versión en el mercado. Una razón puede ser la de esperar que otros usuarios identifiquen problemas con los nuevos programas que pueden ser restaurados por los diseñadores utilizando "parches o remiendos".

Desafortunadamente existirán presiones para actualizar los programas en la medida en que algunos electores, interesados u otras organizaciones instalen las nuevas versiones. Si bien, los programas actualizados son generalmente compatibles con los precedentes, lo que significa que la nueva versión puede leer archivos creados por el programa anterior, los programas viejos normalmente no pueden leer aquellos archivos creados por los nuevos programas. Cuando esto se convierte en un problema serio, es tiempo de actualizar o ampliar los programas.

Si bien en algunos casos puede ser deseable demorar la actualización, en otros la incorporación de nuevas características puede compensar el costo de hacerlo.

Dispositivos Mecánicos y Electrónicos Especializados

Además de las computadoras y los equipos de votación electrónica estándar, existe un amplio catálogo de dispositivos mecánicos y electrónicos especializados que pueden ser empleados para propósitos electorales. Por ejemplo:

• Máquinas para conteo o escrutinio
• Abridores de cartas
• Clasificadores de correspondencia
• Impresoras de rótulos
• Proyectores
• Videos y televisiones
• Pizarras electrónicas
• Impresores de fechas
• Máquinas numeradoras automáticas

Máquinas para conteo

Existen muchas clases de máquinas para el conteo de las papeletas de votación. Muchas de ellas fueron concebidas y desarrolladas originalmente para contar notas bancarias. Hay máquinas para contar papeletas de diferentes tamaños.

Las máquinas más complejas pueden contar papeletas en series de cantidades fijas (por ejemplo, 20, 50 ó 100), así como llevar el total de los votos emitidos por cada candidato u opción. Normalmente son más rápidas y precisas que el conteo realizado manualmente.

Abridores de cartas

Se pueden encontrar muchas clases de máquinas para abrir las cartas, desde pequeñas y de poco volumen hasta grandes máquinas capaces de manejar grandes volúmenes de correspondencia.

Estas máquinas funcionan, por lo general, recortando una pequeña tira de papel del borde de cada sobre. Para evitar que el corte cercene parte del contenido, es preferible asegurarse que el contenido es de menor dimensión que el sobre.

Se le puede recomendar a un organismo electoral que maneje un gran volumen de correspondencia (por ejemplo, de votos por correspondencia), que adquiera abridores de cartas electrónicos.

Máquinas para insertar correspondencia

Estas máquinas le permiten a los usuarios insertar uno o varios artículos de correspondencia en cada sobre de manera automática. Las máquinas más sofisticadas pueden ser programadas por computadora para insertar diversos artículos de correspondencias en cada sobre dependiendo de las necesidades de cada destinatario.

Por ejemplo, una máquina utilizada para insertar papeletas postales puede ser programada para incluir una carta personalizada que contenga una etiquita con la dirección del destinatario, la papeleta que corresponda a la circunscripción del elector y un sobre rotulado para la devolución del material a la oficina electoral que corresponda. Las bases de datos automatizadas se utilizan para especificar las distintas clases de correspondencia recibidas por cada elector.

Las máquinas para insertar correspondencia vienen en varias presentaciones, desde simples máquinas de escritorio hasta sofisticados dispositivos programables por computadora. Las máquinas de mayor dimensión pueden incorporar impresoras laser. Es poco probable que los organismos electorales tengan la necesidad o el presupuesto para adquirir las máquinas de mayor volumen y que prefieran poner en manos de compañias especializadas el trabajo postal más complejo. Sin embargo, para el manejo de bajos volúmenes de correspondencia, pueden encontrar muy útil el uso de pequeñas máquinas de escritorio.

Impresoras de rótulos

Existen impresoras especializadas que pueden rotular directamente desde una computadora. Los rótulos pueden ser impresos directamente en los sobres de correspondencia o en etiquetas adheribles. Como en el caso de las máquinas para insertar correspondencia, hay impresoras de rótulos en muchas presentaciones, desde pequeñas de escritorio hasta modelos industriales para el manejo de grandes volúmenes.

Es poco probable que los organismos electorales tengan la necesidad o el presupuesto para adquirir las máquinas de mayor volumen y que prefieran poner en manos de compañias especializadas el trabajo de impresión más complejo. Sin embargo, para imprimir bajos volúmenes o rótulos únicos, pueden encontrar muy útil el uso de pequeñas máquinas de escritorio.

También existen etiquetas adheribles en tamaños estándar para su uso en impresoras convencionales. Los productos estándar para la automatización de las oficinas, como procesadores de palabra y bases de datos, pueden ser programados para producir rótulos para correspondencia.

Proyectores de imagen

Los proyectores avanzaron considerablemente en la década de 1990 a partir de los viejos proyectores de transparencias. Si bien los proyectores de transparencias aún siguen en uso y resultan útiles, los equipos más avanzados pueden proyectar imágenes directamente desde una computadora hacia grandes pantallas.

Los proyectores electrónicos permiten hacer presentaciones muy sofisticadas. Pueden proyectar palabras, datos, dibujos, fotografías, animaciones y videos. Si se cuenta con bocinas, la presentación puede incluir sonido.

Los proyectores de imagen son muy utilizados por los organismos electorales para sesiones de capacitación, presentaciones y seminarios. También pueden ser usados en actos electorales públicos como declaraciones de candidatos o transmisión de resultados.

Televisión y videos

La televisión y los videos también son utilizados por los organismos electorales para sesiones de capacitación, presentaciones y seminarios. Existe una gran variedad de pantallas gigantes para mostrar productos de televisión o video a grandes audiencias. Esta facilidad puede ser útil para capacitar a un gran número de oficiales de votación.

Cuando se conectan a un sistema apropiado de computo e internet, las pantallas de televisión pueden ser utilizadas para video conferencias, que son especialmente útiles para conducir reuniones o sesiones de capacitación cuando los participantes están geográficamente dispersos.

Pizarras electrónicas

Son otra herramienta para efectos de capacitación y presentación. Sus ventajas respecto a las pizarras convencionales incluyen la posibilidad de moverse entre diferentes pantallas sin tener que borrar las utilizadas previamente, así como la de imprimir una imagen de la información contenida en la pantalla.

Impresores de fechas

Se pueden utilizar impresores de fechas mecánicos y electrónicos de distinto tipo para estampar la fecha de recepción o envío en la correspondencia.

Máquinas numeradoras automáticas

Existen máquinas mecánicas y electrónicas que se pueden utilizar para numerar automáticamente artículos como los formatos recibidos o las páginas de un expediente.

Innovaciones no electrónicas

Algunas aplicaciones tecnológicas para efectos electorales no son mecánicas o electrónicas. La mayoría de ellas implican un uso innovador de materiales manufacturados, por ejemplo:

• Plásticos para urnas, compartimentos de votación y sellos de seguridad.
• Cartón para urnas, compartimentos de votación y mobiliario de los sitios de votación.
• Materiales a prueba de alteración.
• Tintas para prevenir votación múltiple.

Si bien muchos de los procedimientos electorales que ocurren tras bambalinas pueden ser automatizados con dispositivos electrónicos, el proceso de votación mismo es con frecuencia un asunto no electrónico. Esto se debe en parte a los enormes costos de proveer artículos electrónicos, como computadoras o dispositivos para votación automatizados, a un gran número de sitios o mesas de votación para un acontecimiento que solo tiene lugar una vez cada determinado número de años.

Sin embargo, el uso de tecnología no electrónica se puede emplear en los sitios de votación. Muchas viejas urnas son fabricadas de madera o metal, suelen ser pesadas y difíciles de almacenar y transportar entre elecciones. Se pueden fabricar urnas ligeras y reciclables de cartón o abatibles y reutilizables de plástico.

Las urnas de plástico y cartón no ofrecen suficiente protección contra intrusos - un seguro en una urna de cartón no detendrá a un intruso armado con un cuchillo, por ejemplo. Sin embargo, pueden ser diseñadas de forma tal que resulte imposible para los intrusos tener acceso a su contenido sin dejar evidencia visible de ello. Normalmente esto se logra sellando la urna con sellos de plástico numerados en serie. Los números de los sellos son registrados por los oficiales de votación en presencia de testigos que verifican antes de abrir la urna al final de la votación para asegurarse que no han sido violados o sustituidos.

De igual manera, las pantallas destinadas a facilitar la emisión secreta del voto pueden ser fabricadas de cartón o plástico. A diferencia de las viejas pantallas de madera, las de cartón o plástico son fáciles de transportar y almacenar. Las de cartón pueden ser destruidas o recicladas si es que resulta más económico comprar nuevas para cada elección en lugar de almacenarlas. El cartón también se puede utilizar para fabricar otros artículos temporales para equipar los sitios de votación, como mesas, cartelones informativos y ordenadores de filas.

Se pueden utilizar dispositivos para evidenciar alteraciones junto con el cartón y otros materiales no tanto para evitar alteraciones como para evidenciar fácilmente cualquier tentativa de hacerlo. Algunos ejemplos de esos dispositivos incluyen la colocación de sellos de papel o plástico numerados en serie en las urnas, que no pueden ser retirados sin ser destruidos. Los números de los sellos son registrados por los oficiales antes del inicio de la votación, normalmente en presencia de testigos y verificadores antes de abrir las urnas para realizar el conteo.

Otros materiales innovadores son las tintas y líquidos utilizados para marcar los dedos de los electores para asegurar que solo voten una vez en cada elección. Algunas tintas son invisibles a simple vista, pero identificables mediante rayos ultra-violeta y difíciles de remover. Cuando se usan tintas invisibles, se deben revisar las manos de cada elector a la luz de los rayos ultra-violeta para asegurarse que no están marcadas. Después de votar, al menos un dedo se sumerge en la tinta. Se puede hacer lo mismo con líquidos y tintas especiales que son visibles, pero que los fabricantes aseguran que no se pueden remover hasta después de un tiempo de su empleo.

El que esos líquidos o tintas resulten apropiados para las condiciones de un determinado país dependerá del nivel de riesgo de que los electores traten de votar más de una vez y de la posibilidad de aceptación cultural de una medida de ese tipo. Las autoridades electorales tendrán que estar seguras que su uso no plantea ningún riesgo para la salud de los electores o del personal encargado de la votación.

¿Es una Solución Tecnológica Apropiada?

La tecnología no es siempre la solución a un problema. Si bien en ocasiones permite que los procedimientos electorales se desarrollen de manera más expedita, efectiva y eficiente, también puede resultar costosa y situarse por debajo de las expectativas cifradas en ella.

Los procesos manuales, no tecnológicos, pueden tener todavía su lugar en la administración electoral. Los procesos manuales pueden ser más económicos, más transparentes y menos sujetos a fallas que los tecnológicos.

En algunos casos, el uso de tecnología puede simplemente no ser apropiado dadas las circunstancias imperantes. Este puede ser especialmente el caso cuando el acceso a la tecnología no es fácil o no está muy extendido, por lo que no sería equitativo ofrecerle acceso tecnológico a algunos usuarios (sobre todo electores) pero no a todos. En otros casos, una solución tecnológica puede no ser sustentable en el largo plazo o ciertas restricciones legislativas pueden impedir su adopción.

Antes de adoptar una solución tecnológica, la autoridad electoral debería evaluar primero si la propuesta resulta apropiada. Después de analizar los costos y beneficios de la tecnología y la disposición de todos los usuarios potenciales, la autoridad electoral debería estar preparada para determinar si la solución tecnológica es la mejor opción.

Para mayores detalles, ver:

Costos y Beneficios de la Tecnología

Disposición para Asimilar la Tecnología

Costos y Beneficios de la Tecnología

Incorporar nueva tecnología para propósitos electorales puede incrementar los costos o disminuirlos, dependiendo del costo de la nueva tecnología en comparación con el del sistema al que reemplaza. La nueva tecnología también puede acarrear beneficios no monetarios, como mejoras en la prestación del servicio o en la transparencia. Es conveniente realizar una evaluación en términos de costo-efectividad y de los potenciales beneficios de la nueva tecnología antes de comprometerse con su introducción.

La tecnología puede parecer costosa en la etapa de implantación, pero puede ahorrar dinero en el largo plazo, especialmente cuando se encuentra una solución tecnológica de bajo costo para remplazar a una aplicación costosa y de baja tecnología. Las autoridades electorales necesitan ponderar los costos y ahorros asociados con la introducción de nueva tecnología. Al hacerlo, deben tener en mente no solo los costos iniciales relacionados con la adquisición de equipos y programas y la contratación de consultores para instalar el nuevo sistema, sino también los costos de administración y mantenimiento permanentes.

Se debe determinar el ciclo de vida esperado. Una tecnología que puede reutilizarse para más de un propósito o de una elección será preferible en términos de costo-efectividad a aquella que tiene que ser reemplazada en el corto plazo (ver también Sustentabilidad).

Muchas soluciones tecnológicas pueden representar costos significativamente mayores que los procedimientos manuales a los que reemplazarían. No siempre es recomendable incorporar nueva tecnología cuando mejoras relativamente menores no justifiquen los costos adicionales. Un organismo electoral no tiene que adoptar una solución de alto costo y tecnología si una alternativa de menor costo es más apropiada en circunstancias específicas.

Antes de efectuar una compra, es conveniente que el organismo electoral se asegure que dispone de los fondos para la etapa inicial de implantación y para los costos permanentes de mantenimiento, lo que generalmente requiere del compromiso de la agencias gubernamentales competentes. En la mayoría de los casos es necesario un análisis de costo beneficio cuando se buscan fondos del gobierno (ver también "etb05").

Un análisis de costo beneficio a propósito de la introducción de nueva tecnología puede considerar los siguientes elementos:

• Aclarar el propósito de la adquisición
• Manifestar por qué es deseable
• Describir el proceso que será reemplazado
• Señalar los riesgos o problemas que pueden surgir o agudizarse si se sigue utilizando el proceso actual
• Describir como funcionaría la nueva aplicación tecnológica
• Señalar cuales son los beneficios que reportará
• Mencionar que problemas o riesgos que puede representar su adopción
• Analizar si la nueva tecnología mejorará o no la transparencia del proceso electoral
• Estimar todos los costos implicados en la adquisición de nueva tecnología, incluyendo equipo, programas, infraestructura, comunicaciones, transporte, personal, consultores externos y mantenimiento
• Calcular los costos que representaría una falla de la nueva tecnología
• Mostrar los costos asociados con el procedimiento actual
• Identificar las economías que podría generar la nueva tecnología
• Detallar un cronograma para su implantación
• Examinar su sustentabilidad e indicar su ciclo estimado de vida
• Identificar cualquier factor externo necesario para la viabilidad del proyecto, como la aprobación de los interesados o la promulgación de reformas legislativas

Disposición para Asimilar la Tecnología

El uso electoral de la tecnología debe ser sensible a la disposición de los interesados para asimilarla. En algunos casos, la gente suele esperar más de ella de lo que puede ofrecer de manera realista. En otros, la gente puede desconfiar, sospechar de ella o estar mal preparados para adoptarla.

Las expectativas pocos realistas pueden traducirse en la adopción de tecnología que no sea capaz de satisfacer las funciones esperadas. Esto puede ocurrir si la tecnología seleccionada no es la apropiada para las tareas contempladas o si no se cuenta con mecanismos de soporte para darle mantenimiento una vez instalada.

La falta de confianza o la sospecha pueden provocar demoras en su implantación o frenar un proyecto. Cuando los interesados están mal equipados para adoptarla, quizá por la falta de personal capacitado o problemas de infraestructura, la tecnología puede fácilmente quedar por debajo de las expectativas.

Para maximizar las oportunidades de éxito, se pueden adoptar diversas estrategias para reducir expectativas poco realistas, sospechas o falta de confianza y para incrementar la capacidad de los interesados para adoptarla.

Superar la resistencia al cambio

Puede haber oposición burocrática a la innovación o al cambio. Esto puede ocurrir cuando hay intereses creados en conservar el sistema vigente. Un temor común es que la adopción de nueva tecnología significa pérdida de empleos. Por supuesto, esto es cierto en algunas ocasiones y es un problema que debe ser reconocido y atendido por la autoridad electoral mediante negociaciones con el personal que puede resultar afectado.

La adopción de tecnología cambia a veces la naturaleza del ámbito de trabajo sin reducir necesariamente la fuerza laboral, disminuyendo la necesidad de personal empleado en actividades manuales pero incrementando el personal necesario para manejar la tecnología. En algunos casos, este personal puede ser el mismo y no se pierden empleos. En otros, debido a las distintas capacidades requeridas, parte del personal puede resultar excedente mientras se puede requerir de otro con capacidades distintas.

Cuando se espere que la adopción de tecnología provoque cambios significativos en las prácticas laborales, es conveniente que la autoridad electoral adopte una estrategia para el cambio administrativo. Muchas firmas de administración ofrecen consultores experimentados en cambios administrativos que pueden ofrecer buenos consejos sobre las estrategias más apropiadas. El aspecto más importante del cambio administrativo es el de realizar consultas periódicas con los interesados, especialmente con los afectados, desde antes de que inicie el proceso. Es más probable que los interesados que estén bien informados sobre las razones del cambio y los beneficios derivados de él brinden un mayor apoyo, sobre todo si se les da la oportunidad de realizar contribuciones significativas en las etapas de planeación e implantación.

También puede haber oposición política a la innovación o al cambio. Por su naturaleza, las elecciones son políticamente sensibles, por lo que es posible que la implantación de nuevas tecnologías tengan un impacto político. Por ejemplo, la introducción del voto electrónico puede cambiar la demografía de una población votante permitiendo mayor acceso para votar. Nuevamente, es importante consultar con los involucrados antes de entrar en escena y garantizar su acuerdo para el cambio. Es esencial, asegurar el apoyo político para el cambio.

La renuencia a adoptar tecnología también puede detener la falta de confianza en la nueva tecnología. La falta de confianza puede ocurrir a través de un malentendido, falta de conocimiento, u otras numerosas razones. Nuevamente, consultar y explicar claramente que hay detrás de la tecnología puede ayudar a aclarar los malos entendidos y remediar la falta de conocimiento. Cuando el sistema que esté siendo considerado podría tener implicaciones para el proceso electoral, como en el caso de un sistema de voto electrónico, será necesario adquirir confianza para conducir rigurosamente, evaluaciones transparentes del sistema propuesto, idealmente verificado de manera independiente.

Cuando la tecnología considerada afecte al público, es importante incorporarlo como una parte muy importante de este proceso y conseguir su confianza en el nuevo sistema. Esto puede significar la instrumentación de una campaña de comunicación a gran escala para informar a la población votante sobre los cambios propuestos (ver Educación Electoral). Antes de hacerlo, lo deseable sería investigar los métodos de mercado para probar las propuestas con algunos grupos de interés o suministrando algunos ejemplos a la población. Los cambios significativos como la introducción de voto electrónico o por internet pueden ser sujetos de investigación pública, como en el caso de una comisión de averiguaciones o de un comité parlamentario de investigación. Los investigadores públicos son una buena oportunidad para evaluar la reacción del público a través de subcomisiones públicas y de los medios de comunicación interesados por la conducta de los investigadores. La efectiva cooperación de EMBs con estos investigadores públicos es también un buen medio para promover la confianza y el entendimiento de las nuevas tecnologías propuestas.

La madurez del entorno político también tendrá un impacto en la aceptación de las nuevas tecnologías. Cuando una sociedad está en una fase de transición, las expectativas pueden ser muy altas o por el contrario la desconfianza. El EMB responsable podría darse cuenta de estas posibilidades y estar preparada para trabajar con ellas.

En ambientes políticos maduros con gran estabilidad política, donde pueden ser más renuentes al cambio sobre las bases del presente sistema con el que han trabajado, o que no necesitan hacer ninguna actividad de manera distinta. En este caso, la necesidad de cambiar deberá estar persuasivamente presentada, y los involucrados necesitarán estar convencidos de los beneficios que surgirán a través de la adopción de una nueva tecnología.

Manejar grandes expectativas

Mientras algunas personas pueden estar desconfiadas ante una nueva tecnología, otras pueden esperar mucho de ella. Particularmente, cuando la gente no ha tenido mucho contacto con la tecnología, puede haber una expectativa poco realista de la aplicación de ésta a un problema que sería fácilmente solucionado.

Si las expectativas poco realistas no son minimizadas, existe el riesgo de que las soluciones tecnológicas elegidas puedan ser inapropiadas o incapaces de responder adecuadamente a las mismas. Al igual que con la falta de confianza, las expectativas poco realistas pueden ser atenuadas mediante la consulta e información a los involucrados, y siendo transparentes e identificando los riesgos para equilibrar las oportunidades identificadas.

Reducir los problemas estructurales

La nueva tecnología puede ser exitosa, sólo cuando existen los recursos humanos y físicos para administrarla adecuadamente. El personal o contratistas necesitan conseguir quien pueda implementar y operar la tecnología o quien es capaz de realizar la capacitación. Cuando no hay disponibilidad de personal capacitado, se pueden adoptar estrategias de capacitación para proveer adecuadamente personal capacitado, o mediante el empleo de contratistas externos.

Si se van a utilizar contratistas externos se deben tomar en cuenta, las necesidades de su costo cuando se adopte la nueva tecnología. Cuando una EMB confíe en los contratistas, deberá estar conciente que podrían necesitarlos, no solo para instrumentar la tecnología seleccionada, sino también operarla, mantenerla y actualizarla.

Los recursos físicos tendrán un impacto en la preparación de un país para asimilar la tecnología. El acceso a fuentes de suministro confiables, a líneas de comunicación y medios de almacenamiento seguro, puede ser crucial para la instrumentación de nuevas tecnologías. Cuando no se cuenta con infraestructura adecuada o no es confiable, las opciones pueden ser limitadas o poco prácticas. (ver "etb03" y Consideraciones Especiales en Países de Menor Desarrollo).

El ambiente de seguridad también tendrá un impacto sobre el probable éxito de la nueva tecnología, en particular, cuando un país está en transición democrática. Si existe el riesgo de que el proceso electoral puede ser interrumpido por un descontento o sabotaje civil, se necesitará tener cuidado que la tecnología elegida sea suficientemente fuerte y flexible para continuar funcionando si una parte de un sistema empieza a ser inoperable. Esto puede consistir en estrategias tales como mantenimiento múltiple, respaldos de información en diferentes sitios, o garantizar que la red puede continuar operando cuando fallen uno o más vínculos. Puede ser mejor aún que el manual de respaldo del sistema esté disponible para poner nuevamente en funcionamiento una línea en el caso de una irrecuperable falla del sistema.

Cuando el proceso electoral es entendido como un componente para el mantenimiento de la paz, pueden surgir complicaciones debido a la naturaleza inusual de los cuerpos burocráticos establecidos para llevar a cabo la misión. En un contexto de falta de estructuras burocráticas establecidas y con intentos para completar un gran ejercicio logístico en un corto tiempo, puede resultar muy difícil instrumentar una misión de paz para incorporar una nueva tecnología.. Muchas de las estrategias descritas anteriormente pueden ser necesarias para alcanzar un resultado satisfactorio.

Elección y Adquisición de Tecnología

Elegir y adquirir tecnología es una empresa muy importante para la autoridad electoral. Antes de comprometerse con una adquisición, es recomendable que adopte un enfoque estructurado del proceso de selección y compra.

Los pasos que puede llevar a cabo comprenden:

• Determinar si existe una necesidad tecnológica
• Seleccionar una solución tecnológica en términos de costo-efectividad
• Considerar la infraestructura local y cualquier restricción que pueda imponer
• Considerar cuestiones de sustentabilidad
• Adquirir la tecnología seleccionada
• Seguir los procedimientos de adquisición apropiados

Determinar que existe una necesidad real para adquirir tecnología es un factor clave para decidir si se realiza o no la adquisición. Para mayores detalles, ver ¿Es una Solución Tecnológica Apropiada?. La tecnología tiene muchos beneficios y aplicaciones, y la mayoría de los organismos electorales del mundo hacen uso de ella para distintos propósitos con buenos resultados. Sin embargo, en ocasiones la implantación de cambios ha estado basada en preferencias personales, influencias externas o razones distintas a la de su necesidad real. El primer paso a menudo consiste en preguntarse si una solución tecnológica es la más apropiada, para más detalles ver Metodologías para el Desarrollo e Implantación de Proyectos.

Una vez que la autoridad electoral ha decidido que es necesaria una nueva tecnología, el siguiente paso consiste en elegir la mejor solución para resolver esa necesidad en términos de costo-efectividad. Antes de asumir un compromiso para introducir nueva tecnología, es importante calcular minuciosamente todos los costos y ahorros probables para determinar si la nueva tecnología es viable. Para mayores detalles, ver Consideraciones Presupuestales. Para mayor información sobre este tema ver Costos y Beneficios de la Tecnología.

Otro asunto a considerar se refiere a que tanto los organismos electorales del mundo como sus usuarios estén preparados para asimilar la tecnología (ver Disposición para Asimilar la Tecnología).

La sustentabilidad es otro asunto importante para examinar. En muchos casos, será preferible asegurar que la tecnología adoptada por los siguientes años electorales sean útiles para elecciones posteriores a esa. Para mayores detalles, ver Sustentabilidad.

Consideraciones sobre la Infraestructura

Cuando se elige y compra tecnología, es importante considerar la infraestructura local disponible.

El ambiente físico y la infraestructura social locales pueden limitar la conveniencia de algunas tecnologías. Por ejemplo, un país con problemas de suministro de energía eléctrica no es el más apropiado para instalar una gran red de computadoras que requiere de una fuente de energía confiable. Altos índices de humedad, polvo o arena puede también restringir la elección de la tecnología apropiada.

Es probable que las consideraciones sobre la infraestructura sean más problemáticas en los países de menor desarrollo. Para más detalles, ver Consideraciones Especiales en Países de Menor Desarrollo.

Los siguientes tipos de infraestructura sólo ofrecen una guía para asegurar que el tipo de tecnología seleccionada funcionará de manera apropiada bajo las condiciones locales.

Comunicaciones

Hay distintos tipos de infraestructura de comunicaciones que pueden ser relevantes para la tecnología considerada, entre ellos:

• Telecomunicaciones, uso de líneas fijas u ondas para transmitir voz, fax, imágenes y datos.
• Sistemas de radio, incluyendo estaciones públicas y sistemas personales.
• Cadenas de cómputo, incluyendo locales (LAN´s), de cobertura amplia (WAN´s), intranets y extranets.
• Internet, para conectar computadoras en todo el mundo.
• Correo electrónico, para permitir el envío de mensajes, imágenes y datos alrededor del mundo de un computador a otro.

Para más detalles, ver Tecnología para Comunicaciones.

Ambiente físico

Las computadoras y otros artículos tecnológicos son generalmente sensibles al ambiente físico y por lo regular plantean necesidades especiales. Para mayores detalles, ver Ambiente Físico.

Generación de energía

Cuando la tecnología es alimentada por electricidad (y la mayoría de la tecnología lo es), la disponibilidad de una infraestructura confiable para su generación es esencial. Incluso en países desarrollados con fuentes de suministro bien establecidas, la energía puede ser suspendida sin aviso. En los países de menor desarrollo el suministro puede ser errático, intermitente o inexistente. Consecuentemente, en todas las circunstancias donde el suministro de energía resulte esencial, los suministros de respaldo deben ser un componente integral del sistema tecnológico.

Para más detalles sobre el suministro confiable de energía, ver Seguridad Física.

Facilidades de mantenimiento

La disponibilidad de facilidades para el mantenimiento es una cuestión esencial de la infraestructura. Si la infraestructura local no es capaz de soportar el mantenimiento de la tecnología elegida, es probable que el sistema falle o que se tengan que importar las facilidades requeridas para el mantenimiento de la tecnología. Si se tiene que importar infraestructura, el costo-efectividad de esta opción merece un análisis detallado.

Capacidades básicas

Las capacidades básicas disponibles para operar la tecnología son otra cuestión esencial. Puede ocurrir que las capacidades locales no sean suficientes para soportar la tecnología. Hay dos formas de asegurar que se cuenta con ellas: dotar al personal local de ellas a través de la capacitación, o contratar personal externo cuando resulte necesario. Alcanzar la primera solución en el corto plazo puede ser difícil, pero será más sustentable en el largo plazo. Es probable que la segunda asegure el éxito en el corto plazo, pero puede resultar menos efectiva y sustentable en el largo plazo.

Si se cuenta con el personal apropiado, es posible administrar la nueva tecnología de manera interna, o se tendría que confiar en proveedores externos. Capacitar al personal internamente tiene sus costos, y puede haber demoras mientras se logran los resultados esperados. Sin embargo, una vez que el personal ha sido capacitado, los costos de mantenimiento pueden ser menores. Un organismo electoral tiene que asegurarse de conservar especialistas internos si los recortes de personal afectan sus capacidades básicas.

Si el organismo electoral opta por los proveedores externos, tiene que considerar sus costos e incluirlos en sus previsiones presupuestales. Cuando los proveedores externos sólo se requieran esporádicamente, pueden ser una alternativa menos costosa y más efectiva que el personal interno. Sin embargo, si son requeridos de manera regular o permanente, su costo puede ser mucho mayor que el de personal interno. Si los proveedores externos actúan en un mercado competitivo, el organismo electoral puede ser capaz de reducir costos revisando periódicamente los contratos. Por otra parte, si los proveedores tienen un monopolio del producto o el organismo electoral está atado a un contrato indefinido, es posible que tenga que pagar mayores costos de los necesarios.

Financiamiento de la Tecnología

La tecnología aplicada en elecciones generalmente (aunque no siempre) es muy cara. Para efectos electorales, el financiamiento de la tecnología es una parte fundamental en la instrumentación de la misma.

A largo plazo, el uso de la tecnología probablemente nos llevará a conseguir mejoras en la eficiencia y productividad y en muchos casos a reducir los costos. En el corto plazo, la adquisición e instrumentación de la tecnología parecen guiarnos a un incremento significativo en los costos. Éstos, específicamente se incrementan cuando se introduce un nuevo sistema conjuntamente con uno más viejo, o cuando se tienen que desarrollar o adquirir los nuevos sistemas o equipos de cómputo.

Asegurar los recursos necesarios para instrumentar las nuevas tecnologías o actualizar la existente es un componente fundamental en cualquier proceso de planeación (ver Elección y Adquisición de Tecnología). Asegurar y conseguir el adecuado financiamiento es una actividad que se debe llevar a cabo antes de que la etapa de adquisición de tecnología rebase la etapa de planeación.

Son varios los pasos involucrados al conseguir los fondos necesarios para la compra de tecnología.

La primera consideración que hay que tomar en cuenta se refiere a si la nueva tecnología propuesta es asequible. Se debe obtener el costo indicativo de la tecnología propuesta para determinar si el gasto estimado es realista en función de las circunstancias particulares. Cuando se consideran varias tecnologías, puede ser necesario priorizar las opciones disponibles y, desechar las opciones de menor importancia que no estén al alcance dadas las restricciones presupuestales.

Para mayor información ver Precios Asequibles.

Después de que se haya tomado una decisión con relación a cierta tecnología que esté a nuestro alcance, el siguiente paso es preparar un presupuesto detallado, el cual necesita tomar en consideración los gastos asociados tanto inmediatos como posteriores, derivados de la tecnología elegida.

Básicamente son cuatro los componentes en un presupuesto de esta naturaleza: la lista de bienes y servicios necesarios para su adquisición, el costo de cada elemento, las fechas límites consideradas para el programa de pagos, y cualquier otro ahorro que se pueda lograr al adoptar la nueva tecnología. A excepción del caso de los elementos que sean utilizados por única ocasión y después desechados, la mayoría de los elementos tecnológicos requerirán de más fondos que permita su mantenimiento y reutilización. Cuando obtenemos fondos para tecnología es importante asegurarnos que también se contempla su obtención para pagos posteriores para efectos de su mantenimiento y reciclamiento.

Para mayores detalles, que incluyen actividades supervisión de los aspectos a considerar, ver Presupuestación.

Una vez preparado el presupuesto detallado, el siguiente paso es conseguir los fondos tanto de fuentes gubernamentales como no gubernamentales. El éxito de este proceso dependerá del cuidado para preparar el negocio de adquisición y el presupuesto. La clara identificación de los beneficios de la adquisición de tecnología y la minuciosa preparación presupuestal, probablemente están orientados a persuadir a las fuentes de financiamiento para que provean los recursos necesarios.

La necesidad de nueva tecnología tendrá que ser 'vendida' a las autoridades respectivas. Será necesario establecer los costos y beneficios de la introducción de tecnología. En muchas ocasiones, nos llevará a incrementar costos. En estos casos, los beneficios no materiales tendrán que enfatizarse, como por ejemplo, el aumento de la precisión, velocidad y la eficiencia. En otros, particularmente los de largo plazo, en donde las aplicaciones tecnológicas reemplazan los costosos procesos manuales, la nueva tecnología puede llevarnos a una reducción significativa de costos. Estos casos generalmente son más fáciles de 'vender', no obstante se debe tener cuidado con el presupuesto para asegurar que están considerados en su preparación la totalidad de los costos.

Es posible en algunas situaciones utilizar mecanismos de financiamiento innovadores, como lo son la colaboración conjunta o los acuerdos por arrendamiento. En estos casos, se tiene que tener cuidado para asegurar que el EMB mantenga un comportamiento ético.

Una vez acordada la provisión de fondos, es importante asegurar que estén disponibles para el adecuado desarrollo, prueba e instrumentación de la nueva tecnología.

Para mayor es detalles, ver Obtención de Fondos.

Dependiendo de las circunstancias, puede haber financiamiento internacional. Esto aplicará en donde haya la opción de financiamiento externo, particularmente en donde el apoyo esté siendo proporcionado por otros gobiernos o por Organismos no Gubernamentales. En estos casos se pueden presentar situaciones poco comunes, como el caso de intercambio externo, incertidumbre de la disponibilidad de fondos, o potenciales conflictos o imposiciones relativas, por ejemplo a las fuentes de suministro.

Para mayores detalles ver Uso de Financiamiento Internacional.

Cuando se preparan presupuestos para la vida de un proyecto o una tecnología, políticas de depreciación y amortización tendrán un impacto sobre los cálculos de los costos y de los beneficios, particularmente en años posteriores.

Para mayores detalles ver Políticas de Depreciación y Amortización.

Al final del ciclo vital de un elemento tecnológico, se tendrá que considerar si es más económico la utilización del equipo obsoleto o definivitamente se tendrá que desechar. Ya que los adelantos tecnológicos en materia de computación están muy acelerados, este problema se puede presentar en un periodo de uno a dos años a partir de su adquisición. En ciertos casos, particularmente esta tecnología continuará operando satisfactoriamente, a pesar de que se considere obsoleta. Probablemente conservará su valor. En otros, será deseable actualizar la tecnología lo más rápido posible a efecto de obtener algún beneficio con la reventa del equipo usado, mientas mantenga cierto valor.

Se debe tomar en cuenta en términos de presupuestación, así como su impacto en el costo de la tecnología a largo plazo, el aspecto relacionado con la decisión de cuando se desee actualizar el equipo obsoleto

Para mayores detalles ver Uso o Desecho del Equipo Obsoleto.

Precios Asequibles

Antes de tomar una decisión para introducir o actualizar la tecnología, se debe considerar si resulta asequible financieramente.

Se deben obtener costos estimados de la tecnología propuesta para determinar si los gastos calculados son realistas dadas las circunstancias prevalecientes. Cuando se estén considerando distintas nuevas tecnologías, puede ser necesario priorizar las opciones disponibles y, de ser el caso, descartar las de menor prioridad que no son asequibles dadas las restricciones financieras existentes.

La facilidad con la que se puedan obtener los costos estimados dependerá de las características de la tecnología considerada. Cuando se trate de tecnología estándar (equipos y programas) puede ser muy fácil obtener los costos de los proveedores locales. De ser posible, se deben obtener cotizaciones de distintos proveedores.

Cuando la tecnología considerada no se encuentre disponible porque no se trata de un sistema producido en serie, como un programa de cómputo especializado o un equipo a la medida, la obtención de cotizaciones puede ser más difícil. En este caso se pueden seguir diferentes cursos de acción. Puede ser posible encontrar a otro organismo electoral o institución que utilice una tecnología idéntica o análoga a la pretendida. Esas otras organizaciones pueden estar en la mejor disposición de proveer la cotización de los sistemas que utilizan.

Otra vía es acercarse a los posibles proveedores y preguntarles si ellos podrían preparar una cotización a partir de una especificación preliminar del sistema deseado. Se necesita tener cuidado con este enfoque para asegurar que el sistema deseado sea descrito con suficiente detalle para permitir que la cotización sea relativamente precisa.

Un enfoque más estructurado para obtener cotizaciones puede ser el de seguir un procedimiento formal similar pero sin en carácter vinculante de un proceso de licitación. Conocido en algunos lugares como "solicitud de propuesta" (RFP por sus siglas en inglés), este procedimiento implica emitir una serie de especificaciones similares aunque no tan detalladas como las de una licitación y buscar entre los proveedores estimaciones de costo de las soluciones capaces de reunir esas especificaciones. Este procedimiento puede servir no solo para obtener cotizaciones para efectos presupuestales sino también para detallar las especificaciones de la tecnología considerada.

Al determinar si la tecnología considerada es asequible presupuestalmente, es necesario tener cuidado que se hayan calculado los costos a lo largo de todo su ciclo de vida. En muchos casos, los costos no solo incluyen la compra o renta si no también los costos de mantenimiento, programas, accesorios, desarrollo, comunicaciones y actualización.

Para mayores detalles sobre los cálculos de los costos para un ciclo de vida de la nueva tecnología, ver Presupuestación.

Presupuestación

Una vez que se ha decidido que una tecnología en particular es asequible, es decir, que está al alcance de los recursos disponibles, el siguiente paso consiste en preparar un presupuesto detallado. El presupuesto necesita tomar en cuenta tanto los costos inmediatos como los costos permanentes.

Existen esencialmente cuatro componentes para presupuestar una tecnología: la lista de bienes o servicios que requieren ser adquiridos; el costo de cada uno de ellos; el calendario de pagos y cualquier ahorro esperado que se puede lograr con la adopción de la nueva tecnología. Excepto en el caso de los componentes que solo vayan a ser utilizados en una ocasión y luego desechados, la mayoría requerirán financiamiento permanente para su mantenimiento y reutilización. Cuando se busque asegurar financiamiento para la tecnología es importante que también se garanticen fondos para cubrir los gastos de mantenimiento y uso de por vida de la tecnología.

Artículos que se pueden incluir en el presupuesto

Dependiendo del tipo y alcance de la tecnología considerada, algunos de los artículos que se pueden estimar en la propuesta presupuestal son los siguientes:

• Equipo (compra o renta), por ejemplo computadoras, monitores, impresoras, fotocopiadoras, equipos de votación electrónica.
• Programas (compra o renta).
• Actualizaciones o mejora del equipo.
• Actualizaciones o mejora de los programas.
• Comunicaciones como por ejemplo, cargos por red, enlace con satélite, cableado, radio, telecomunicaciones.
• Accesorios como por ejemplo, teclados, modems, amplificadores, fuentes de energía de emergencia.
• Consumibles, por ejemplo tinta para impresora, papel, discos.
• Soporte, por ejemplo, técnicos en reparación o mantenimiento.
• Salarios.
• Consultores.
• Transporte.
• Energía, por ejemplo electricidad para operar la tecnología, iluminación, aire acondicionado, generadores de energía en casos de emergencia.
• Almacenamiento.
• Capacitación.
• Información pública, como por ejemplo conducir una campaña para el uso de nueva tecnología o de sistemas de votación electrónica
• Documentación.
• Impresión
• Sistemas de respaldo.
• Disposición de costos.
• Cálculos de depreciación y amortización (ver Políticas de Depreciación y Amortización)

Estimación de costos

Una vez que se han identificado todos los posibles rubros o artículos de gasto, se necesita presupuestar o calcular el costo de cada uno de ellos. Los costos deben ser estimados sobre la base de la duración prevista del equipo o proyecto.

Para mayores detalles sobre la forma de estimar los costos, ver Precios Asequibles.

Cronograma del proyecto

No todos los costos de la nueva tecnología se tienen que cubrir de inmediato. Después de los costos iniciales de compra e instalación, habrá costos permanentes de mantenimiento y desarrollo de la duración del proyecto. A fin de calcular el presupuesto requerido a lo largo del tiempo, será necesario un cronograma o calendario, que indique las actividades críticas o más relevantes, así como las fechas de pago.

Cuando el proyecto comprenda una etapa de prueba o evaluación, es conveniente efectuar pagos progresivos dependiendo de los avances. Si existen disposiciones para detener el proyecto en caso de que el sistema no supere pasos esenciales, el calendario de pagos debe ser estructurado de tal forma que minimice los costos para el organismo electoral.

Cuando un sistema va a ser utilizado en una elección u otro evento importante, es conveniente efectuar el pago final a los proveedores a hasta que ha finalizado exitosamente el proyecto. Esta es una forma útil de asegurar el compromiso de los proveedores con el proyecto hasta su conclusión. Otra forma de asegurar el compromiso de los proveedores es utilizando cláusulas de sanción, que pueden ser invocadas si no se cumple con fechas o compromisos clave.

El calendario debe extenderse a lo largo del ciclo de vida esperado de la tecnología. Esto permitirá identificar todos los costos previsibles y también los gastos que se tendrían que hacer cuando la tecnología deba ser reemplazada o actualizada.

Para un ejemplo de un calendario de proyecto, ver Metodologías para el Desarrollo e Implantación de Proyectos. Este calendario puede ser utilizado para identificar aquellos momentos donde resulta apropiado hacer pagos relacionados con la implantación y mantenimiento del sistema.

Ahorros potenciales

El presupuesto preparado para la implantación de la nueva tecnología debe identificar cualquier ahorro que se pueda generar a lo largo del proyecto. Por ejemplo, cuando se piensa en una solución tecnológica para reemplazar un procedimiento manual, los costos del nuevo sistema pueden ser deducidos de los costos generados por la cancelación del viejo sistema. En algunos casos, los costos del nuevo sistema pueden ser menores que los del precedente, generando un ahorro neto. Este es el tipo de nuevo sistema que resulta más fácil de vender a las autoridades encargadas del financiamiento.

Es probable que, en el corto plazo, un nuevo sistema genere costos mayores que el anterior. Esto es particularmente cierto cuando existe una fase de traslape en que ambos sistemas operan en paralelo antes de adoptar por completo el nuevo. Además, a menudo habrá costos significativos de instalación y quizá imprevistos al inicio de un nuevo sistema. En estos casos es particularmente importante calcular los costos probables del proyecto a lo largo de su ciclo de vida, así como los ahorros potenciales, sobre todo cuando sea más probable que los ahorros netos se generen en el largo plazo.

Obtención de Fondos

Una vez que se ha preparado un presupuesto detallado, el siguiente paso consiste en obtener los fondos de la fuente gubernamental o no gubernamental apropiada. El éxito de este proceso dependerá del cuidado con que se haya preparado el plan de negocios y el presupuesto. Es probable que los beneficios identificados en el plan de negocios y un presupuesto preparado de manera rigurosa permitan persuadir más fácilmente a los responsables de las fuentes de financiamiento necesarias.

La necesidad de una nueva tecnología tendrá que ser "vendida" a las autoridades responsables del financiamiento. El plan de negocios necesita precisar los costos y beneficios esperados con la introducción de nueva tecnología. En muchos casos, la tecnología representará costos adicionales, por lo que se requiere puntualizar los beneficios no materiales como incrementos en la precisión, velocidad o eficiencia. En otros casos, la nueva tecnología puede representar economías sustanciales, sobre todo de largo plazo cuando las aplicaciones tecnológicas reemplazan a procedimientos manuales muy costosos. Estos casos son más fáciles de "vender", sin embargo, se necesita tener mucho cuidado en la preparación del presupuesto para asegurar que se han incluido todos los costos.

Puede ser de utilidad para vender la propuesta que el organismo electoral identifique aplicaciones similares en otros países. Indicar su exitosa aplicación en un sistema similar servirá tanto para clarificar los posibles costos de implantación como para mostrar la factibilidad de la propuesta.

En algunos casos puede ser posible utilizar mecanismos de financiamiento novedosos, como iniciativas conjuntas o contratos de renta con devolución. Al respecto se debe tener cuidado para asegurar que el organismo electoral se comporte de manera ética. Ningún acuerdo o compromiso debe comprometer la integridad del organismo electoral sea como comprador de bienes y servicios o como autoridad en la materia.

Una vez que se ha logrado un acuerdo para obtener los fondos necesarios, es importante asegurarse que estén disponibles de manera oportuna en las etapas de desarrollo, prueba e implantación de la nueva tecnología. Un escenario común y frecuentemente desastroso es el que ocurre cuando los fondos son suministrados de manera tardía y no existe tiempo suficiente para la selección, prueba e implantación de la nueva tecnología.

El tiempo requerido para introducir nueva tecnología no debe ser subestimado. Una vez más puede ser muy útil aprender de la experiencia de otros organismos electorales y determinar cuánto tiempo tomó implantar un sistema similar en otro sitio. Como regla general hay que asegurarse de que existe tiempo suficiente para la implantación de la nueva tecnología, ya que normalmente toma más tiempo del esperado.

Dependiendo de las circunstancias, puede haber financiamiento internacional disponible, particularmente cuando hay suministro de asistencia externa para otros organismos gubernamentales o no gubernamentales.

Para mayores detalles ver Uso de Financiamiento Internacional

Uso de Financiamiento Internacional

En algunos países que estén considerando la introducción de nueva tecnología para efectos electorales, los organismos electorales pueden tener la oportunidad de buscar financiamiento en fuentes distintas a los canales gubernamentales convencionales. Esto puede ser especialmente el caso en aquellos países en que otros organismos gubernamentales o no gubernamentales están recibiendo ayuda del extranjero.

En la mayoría de estos casos, la adquisición de nueva tecnología puede ser solo posible con asistencia externa, por lo que la única opción disponible puede ser aceptar el financiamiento ofrecido o no introducir ningún cambio tecnológico. Sin embargo, hay algunas cuestiones que tienen que ser examinadas cuando se considere el financiamiento externo.

La certidumbre y oportunidad del financiamiento es crucial. Antes de tomar una decisión, se debe garantizar el financiamiento para el proyecto durante su ciclo de vida, de otra forma existe el riesgo de que la tecnología no pueda ser aplicada exitosamente. De igual forma, el financiamiento tiene que estar disponible con antelación o al inicio del ciclo electoral para asegurar que la tecnología puede ser seleccionada, producida y probada antes de la elección.

Si el financiamiento externo no puede ofrecer estas garantías, el organismo electoral corre un riesgo significativo al utilizarlo. Si el organismo decide que vale la pena correr el riesgo, es indispensable asegurarse que se cuenta con procedimientos de respaldo manual que puedan operar de inmediato en caso de que la nueva tecnología falle.

En algunos casos, el financiamiento externo puede venir "comprometido". Es decir, las agencias externas pueden imponer condiciones para el suministro de fondos, como el que se utilice determinado proveedor, un producto en particular o que la tecnología proceda de determinado país. Cualquier compromiso que se adquiera no debe comprometer la integridad del organismo electoral ni como comprador de bienes y servicios ni como autoridad en la materia. Además, se debe tener cuidado de que cualquiera de esas condiciones no restrinja la capacidad del organismo electoral para darle mantenimiento o actualizar cualquier tecnología actualizada.

Las tasas de cambio también pueden tener un impacto en la asistencia externa. Se debe tener cuidado en asegurar que existan fondos suficientes con independencia de las fluctuaciones de la moneda.

Políticas de Depreciación y Amortización

Cuando se calculan los presupuestos para el ciclo de vida de un proyecto, las políticas de depreciación y amortización impactarán las estimaciones sobre sus costos y beneficios, particularmente en los años venideros.

Depreciación

La forma en que se calcula la depreciación y cómo debe ser tomada en cuenta, dependerá de los procedimientos financieros aplicables a nivel local. Cuando se utilizan métodos de contabilidad acumulables, la depreciación es un factor significativo que puede incluir de manera importante la contabilidad final de un proyecto.

Desafortunadamente, los componentes tecnológicos, especialmente las computadoras, se deprecian rápidamente. La velocidad de cambio en la industria de la computación es tal que muchos artículos de cómputo se vuelven obsoletos tan solo unos meses después de su compra. Por tanto, en muchos casos el valor de los equipos de cómputo puede depreciarse tan rápidamente que bien puede quedar inscrito en los libros de registro como sin valor a la vuelta de entre dos y cuatro años.

Consecuentemente, la depreciación requiere ser ponderada en la estrategia presupuestal de acuerdo con las regulaciones o convenciones locales. También es necesario incluir los costos de reemplazo de tecnología obsoleta.

Amortización

Por otra parte, si la vida útil de un componente tecnológico puede prolongarse a lo largo de varios procesos electorales, el costo de la tecnología puede ser amortizado durante ese periodo. Esto servirá para reducir los costos a largo plazo.

Este enfoque necesita valorar la decisión de reutilizar la tecnología aún cuando en términos del mercado o la industria se considera obsoleta. En caso de que la tecnología continúe desempeñando los servicios requeridos dentro de estándares aceptables, reutilizarla puede ser una práctica aconsejable.

Además de evitar los costos relacionados con mejoras o actualizaciones, la decisión de reutilizar los equipos tiene la ventaja de la familiaridad y evitar las posibles fallas de implantar tecnología nueva y posiblemente no probada.

Cuando se decida si se reutiliza o no la tecnología y amortizarla a lo largo de dos o más procesos electorales, los costos de mantenimiento y, de ser necesario, de actualización o mejoramiento, deben ser ponderados a la luz de los costos relacionados con su reemplazo. El curso de acción más económico dependerá del tipo de tecnología y los tiempos de duración considerados.

Ver también Uso o Desecho del Equipo Obsoleto

Uso o Desecho del Equipo Obsoleto

Al final del ciclo de vida de un componente tecnológico, surge la pregunta de sí es más económico utilizar o desechar el equipo obsoleto. A medida que se aceleran las mejoras en la tecnología computacional, esa pregunta puede surgir o no dos años después de la adquisición. En algunos casos, especialmente cuando la tecnología sigue funcionando de manera satisfactoria, puede ser preferible conservarla a pesar de ser obsoleta. En otros, puede ser deseable actualizarla rápidamente para obtener algún beneficio de la reventa del viejo equipo mientras conserva algún valor.

La cuestión de cuándo actualizar o mejorar un equipo obsoleto debe ser tomado en cuenta al momento de la presupuestación, ya que impactará los costos probables de la tecnología en el largo plazo.

Por otra parte, si la vida de un componente tecnológico puede ser extendida al punto de ser utilizada en varios procesos electorales, su costo puede ser amortizado a lo largo de ese periodo. Esto servirá para reducir los costos de largo plazo.

Este enfoque necesita valorar la decisión de reutilizar la tecnología aún cuando en términos del mercado o la industria se considera obsoleta. En caso de que la tecnología continúe desempeñando los servicios requeridos dentro de estándares aceptables, reutilizarla puede ser una práctica aconsejable.

Además de evitar los costos relacionados con mejoras o actualizaciones, la decisión de reutilizar los equipos tiene la ventaja de la familiaridad y evitar las posibles fallas de implantar tecnología nueva y posiblemente no probada.

Cuando se decida si se reutiliza o no la tecnología y amortizarla a lo largo de dos o más procesos electorales, los costos de mantenimiento y, de ser necesario, la actualización o mejoramiento, deben ser ponderados a la luz de los costos relacionados con su reemplazo. El curso de acción más económico dependerá del tipo de tecnología y los tiempos de duración considerados.

Cuando se ha tomado la decisión de desechar el equipo obsoleto, puede ser posible recuperar parte de la inversión mediante su reventa. La tecnología que se considera obsoleta en un país o industria puede representar una mejora en otra. Si bien es difícil que cualquier reembolso que se obtenga por su venta represente una recuperación significativa respecto al precio original de compra, lo cierto es que puede representar más valor que simplemente destruir o regalar el equipo obsoleto.

Algunos gobiernos cuentan con agencias que se especializan en desechar equipo obsoleto de todas sus dependencias. Algunos acostumbran distribuirlo o donarlo como una forma de ayuda. Algunas otras dependencias pueden estar felices de aceptar equipo obsoleto. Por ejemplo, las escuelas pueden estar interesadas en recibir equipos de cómputo obsoletos para uso de los estudiantes.

Si estas opciones no se encuentran disponibles o no son factibles, puede ser más práctico vender el equipo obsoleto mediante concurso o simplemente fijarle precios razonables de mercado y anunciar su venta públicamente.

Ver también Políticas de Depreciación y Amortización

Administración de la Tecnología

La tecnología necesita ser administrada. Incluso comprar y usar una simple computadora personal implica mucho más que acudir a la tienda y volver a casa con algo de tecnología empaquetada:

• Hay que evaluar las necesidades (¿para qué se le quiere? ¿con qué características?)
• Garantizar el financiamiento (¿a quién se puede convencer para pagarla?)
• Siempre es útil un plan de negocios (para ayudar a persuadir a alguien de pagarla?)
• La transportación
• Las habilidades técnicas requeridas
• La necesidad de probarla (asegurarse que funcione como debe)
• Instalación de programas especializados (otra compra y otro técnico)
• Puede ser necesario conectarla a una red (más técnicos con cables, contactos)
• El usuario necesitará una contraseña y una clave de acceso
• El usuario tiene que ser capacitado (para obtener los mejores resultados)
• Puede ser necesario llamar a un técnico (para repararla cuando se averíe)
• Puede ser necesario llamar a un centro de atención (cuando no se logre repararla)
• Después de un tiempo el usuario tendrá una gran cantidad de archivos que necesaritarán estar ordenados, archivados y respaldados (por tanto, no perderás todo el trabajo)
• El usuario querrá otros accesorios (impresora, modem, lector de CD´s)
• El usuario necesitará artículos (papel y toner para la impresora, CD´s para grabar)
• Se necesitará de técnicos que le den servicio de mantenimiento al equipo y programas
• Será necesario emplear personal o consultores que hagan este trabajo en lugar del usuario (los que también deberán estar capacitados)
• No pasará mucho antes de que los programas se vuelvan obsoletos y se requiera actualizarlos o reemplazarlos (más gastos y técnicos)
• A la vuelta de unos pocos años el equipo se tornará caduco y quizá resulte necesario comprar uno nuevo (volver al inicio de la lista y empezar de nuevo)

En otros términos, incluso la tecnología más convencional tiene que ser administrada. En una organización de cualquier tamaño, esta tarea es enorme, consume grandes cantidades de tiempo y esfuerzos del personal. Cuando la tecnología es nueva o relativamente compleja, la tarea de administración lo es en mayor magnitud.

En el terreno electoral, se agregan nuevos niveles de complejidad a la administración de la tecnología. Los organismos electorales generalmente son regidos por disposiciones legales que les son impuestas por el Congreso y, a veces, por algunas otras normas que les son impuestas por el Ejecutivo. En algunas circunstancias, estas presiones externas pueden forzarlos a adoptar cierta tecnología lo quieran o no. En otros casos, el organismo electoral puede desear incorporar nueva tecnología que requiera aprobación del Congreso o del Ejecutivo, así como de otros participantes o interesados en el proceso eleccionario. En cualquier caso el nivel de escrutinio externo será alto.

El ambiente electoral también es relativamente inusual en el sentido de que la tecnología se adquiere con frecuencia para un acontecimiento electoral específico. En ese caso, la tecnología tiene que funcionar a la perfección en una sola oportunidad, cualquier falla del sistema significara desastre. Los planes de prueba, verificación y respaldo tienen que ser rigurosos y confiables para asegurarse que el proceso electoral se celebre sin contratiempo alguno.

Debido a la gran importancia de las elecciones y a la necesidad de precisión, seguridad y transparencia, la administración de la tecnología tiene que ser de la más alta calidad.

Los siguientes temas en esta sección cubren los diversos aspectos de la administración de tecnología en un ambiente electoral. En algunos de los archivos se incluyen listas de verificación para ayudar a identificar los distintos aspectos que tienen que ser contemplados para garantizar una elección exitosa.

• Estrategias de Planeación y Desarrollo
• Garantía de Calidad
• Estructura de Administración
• Administración de los Sistemas de Cómputo
• Personal, Capacitación y Apoyo
• Casos de Obsolescencia
• Evaluación y Auditoría

Estrategias de Planeación y Desarrollo

El primer paso para administrar la implantación de una nueva tecnología consiste en preparar un plan. El plan fijará lo que se quiere lograr y como se pretende hacerlo.

La primera etapa de la planeación es la evaluación de necesidades. ¿Qué se está haciendo actualmente? ¿Qué se quiere mejorar? ¿Qué esperan los involucrados? ¿Qué piensa el personal de la introducción de nueva tecnología? ¿Puede la nueva tecnología satisfacer las necesidades y expectativas generadas? Al final del proceso de evaluación, se podrá o no concluir sí la tecnología es lo que se necesita.

Una vez que se decide incorporar nueva tecnología o actualizar la existente, se necesitará delinear un plan detallado para asegurar el apoyo de los interesados y los fondos para su implantación.

Una vez que la nueva tecnología ha sido adquirida e instalada, se tiene que desarrollar y darle mantenimiento. Se necesita una estrategia de desarrollo para asegurar su efectivo despliegue.

Los siguientes temas examinan en detalle las estrategias de planeación y desarrollo para la administración de la tecnología:

• Desarrollo de una Estrategia Integral de Tecnología Informativa
• Metodologías para el Desarrollo e Implantación de Proyectos
• Calendario de Desarrollo e Implantación
• Conversión de Información
• Integración y Compatibilidad de los Sistemas

Fuente: "Management of Advanced Technology in Elections", Harry Neufeld, Management Consultant, Canadá.

Desarrollo de una Estrategia Integral de Tecnología Informativa

De manera ideal, la implantación de una tecnología específica debe ser parte de una estrategia integral de tecnología informativa. Algunas veces denominado plan de sistemas de información estratégica, ese plan es generalmente un documento público que contiene la "visión" sobre como la tecnología informativa será administrada de manera estratégica dentro de una organización.

En algunos países se requiere que todas las agencias gubernamentales preparen y publiquen un plan de sistemas de información estratégica.

Una estrategia integral de tecnología informativa comprende todos los aspectos que requiere la tecnología informativa de un organismo electoral. Delinear estas necesidades en términos generales servirá para identificar oportunidades para la obtención de tecnología nueva o mejorada, e indicará donde se puede lograr economías mediante el uso compartido de recursos o de componentes específicos de la tecnología para varios usos.

Entre las áreas que pueden ser consideradas en una estrategia integral figuran las siguientes:

• Estructura administrativa
• Sistemas de administración automatizados
• Adquisición de equipos de cómputo
• Mantenimiento de equipos
• Adquisición de programas
• Mantenimiento de equipos
• Sistemas para la automatización de las oficinas de trabajo (procesadores de palabra, programas para edición y presentación)
• Sistemas especializados en actividades específicas (por ejemplo, registro de electores, votación y conteo electrónico, sistemas generales de finanzas o personal)
• Administración de la información
• Integración y compatibilidad de sistemas
• Verificación y prueba de sistemas
• Administración de servidores
• Administración de comunicaciones
• Administración de redes
• Archivos y respaldos de datos
• Mantenimiento de sistemas
• Personal
• Capacitación
• Administración de usuarios
• Apoyo a usuarios
• Suministros para equipos de computo
• Administración obsoleta
• Administración de la mesa de ayuda a usuarios
• Preocupaciones sobre el ambiente físico
• Procedimientos de evaluación
• Seguridad
• Encriptamiento
• Control de calidad
• Garantizar la confiabilidad de la información
• Protección contra virus
• Asegurar la disponibilidad de la información
• Sistemas de contingencia manuales
• Seguros
• Medidas para el acceso público
• Estándares privados
• Política de información pública
• Sistemas de comunicación
• Administración de la red
• Cableado
• Internet
• Correo electrónico
• Aplicaciones audio visuales
• Estrategias para grupos con necesidades especiales
• Presupuestos
• Control de gastos
• Reportes financieros
• Procedimientos de auditoría
• Administración de suministros e inventarios
• Políticas de suministro
• Administración de contratos
• Controles de almacén y distribución
• Sistemas de identificación de electores
• Sistemas de delimitación de distritos electorales
• Sistemas de información geográfica
• Publicaciones
• Sistemas de consulta pública
• Sistemas de escaneo
• Sistemas de correspondencia
• Diseño de formatos
• Investigación

Fuente: "Management of Advanced Technology in Elections", Harry Neufeld, Management Consultant, Canadá.

Metodologías para el Desarrollo e Implantación de Proyectos

Cuando se ha identificado una necesidad específica para adquirir tecnología nueva o mejorada bajo la estrategia integral de tecnología informativa del organismo electoral (ver Desarrollo de una Estrategia Integral de Tecnología Informativa), el siguiente paso consiste en la preparación de una estrategia para el desarrollo e implantación del proyecto.

Calendario para el desarrollo e implantación del proyecto

La estrategia de desarrollo e implantación puede ser delineada utilizando un calendario o cronograma.

Idealmente, el cronograma del proyecto se extenderá hasta comprender el ciclo de vida estimado de la tecnología. Esto permitirá identificar todos los costos y actividades previsibles y también indicará aquellos estimados cuando la tecnología tenga que ser reemplazada o mejorada.

Una muestra del cronograma de la tecnología que se usaría para un evento electoral específico podrá semejarse a lo siguiente:

• Identificar la necesidad de nueva tecnología
• Determinar que la tecnología propuesta es asequible
• Determinar que la tecnología propuesta es la apropiada para las necesidades locales
• Preparar un plan de negocios, incluyendo un análisis de costos-beneficios y un examen de las alternativas disponibles
• Preparar un presupuesto detallado
• Obtener autorización de los interesados internos y externos
• Garantizar el financiamiento necesario durante la vida del proyecto
• Asegurar las enmiendas legales necesarias, de ser el caso
• Preparar un plan detallado de administración del proyecto
• Preparar especificaciones detalladas para la tecnología deseada
• Publicar las convocatorias de licitación
• Evaluar las licitaciones presentadas y seleccionar la mejor
• Negociar y firmar el contrato final
• Recibir el prototipo del sistema
• Probar y evaluar el prototipo
• Buscar la aprobación del prototipo por las partes interesadas
• Recibir la versión final del sistema
• Instalar y probar la versión final
• Contar con auditorias independientes que verifiquen la integridad de los códigos originales
• Capacitar a los usuarios en la operación del nuevo sistema
• Conducir campañas de información pública, de ser el caso
• Desplegar el sistema en su ambiente de operación
• Asegurar que se disponga de sistemas de reemplazo, de ser necesario
• Operar el sistema en el evento electoral
• Asegurar que se cuente con equipos técnicos y de mantenimiento durante su operación para asegurar la exitosa conducción del evento
• Información de respaldo que resulte apropiada
• Conclusión del evento electoral
• Evaluar la operación del sistema e informar a los usuarios
• Preparar propuestas para mejorar el sistema para el próximo proceso electoral (y repetir cualquiera de los pasos previos para obtener los fondos necesarios para esas mejoras)
• Darle el mantenimiento necesario al sistema
• Introducir cualquier mejora aprobada
• Repetir los pasos previos para la operación y evaluación del sistema en la siguiente elección

Los siguientes temas de esta sección cubren los fundamentos básicos en el desarrollo e implantación del proyecto:

• Evaluación de Necesidades, Plan de Negocios y Especificaciones
• Proceso de Desarrollo
• Proceso de Prueba
• Proceso de Implantación

Evaluación de Necesidades, Plan de Negocios y Especificaciones

La primera etapa de una estrategia para el desarrollo e implantación de un proyecto es una evaluación de necesidades. ¿Qué se está haciendo actualmente? ¿Qué se quiere mejorar? ¿Qué esperan los involucrados? ¿Qué piensa el personal de la introducción de nueva tecnología? ¿Puede la nueva tecnología satisfacer las necesidades y expectativas generadas? Al final del proceso de evaluación, se podrá o no concluir sí la tecnología es lo que se necesita.

Una vez que se decide incorporar nueva tecnología o actualizar la existente, se necesitará delinear un plan detallado para asegurar el apoyo de los interesados y los fondos para su implantación. Se requiere un buen plan de negocios para asegurar el compromiso y financiamiento de los interesados. Se necesitan especificaciones detalladas al momento en que, una vez que se ha logrado un acuerdo y obtenido financiamiento, el organismo electoral esté en condiciones de iniciar el proceso de selección y compra.

Evaluación de necesidades

La evaluación de necesidades frecuentemente empieza con un análisis riguroso de los procesos existentes. Este proceso permitirá identificar carencias y potenciales áreas de mejora. Habiendo identificado las necesidades de mejora, un análisis de la tecnología disponible, incluyendo una investigación de los métodos empleados por otras autoridades, puede indicar que existen una o varias soluciones tecnológicas a esas necesidades.

En esta etapa es posible seguir diferentes cursos de consulta de manera simultánea:

• Los asesores técnicos pueden determinar si la solución tecnológica propuesta es apropiada para el propósito fijado.
• Los asesores financieros pueden estimar su costo y determinar si es asequible (ver Precios Asequibles y Presupuestación).
• Los administradores del proyecto pueden determinar si existe apoyo dentro del organismo electoral para su incorporación.
• Los altos oficiales pueden consultar a los interesados a propósito del cambio propuesto, si así resulta conveniente.
• Se pueden explorar soluciones alternativas para determinar si existen opciones menos costosas o más efectivas -no necesariamente todas las soluciones deben ser tecnológicas.

Al final de la evaluación de necesidades, es probable que el organismo electoral tenga una sólida comprensión de la necesidad de cambio y una clara indicación sobre la opción más apropiada para atender las necesidades. Esta información puede ser utilizada para preparar la siguiente fase de la estrategia de desarrollo e implantación del proyecto, el plan de negocios.

Plan de negocios

Los planes de negocios se utilizan para persuadir tanto a los administradores internos como a los usuarios o interesados externos sobre la necesidad de la nueva tecnología propuesta. Un buen plan de negocios deberá estar bien estructurado, ser lógico y persuasivo y contener suficientes detalles para los públicos interesados. Mostrar más elementos de los que la audiencia necesita o puede comprender puede resultar negativo. Debe mostrar claramente los costos y beneficios de la propuesta. Idealmente, la propuesta debe estar presupuestada para todo el ciclo de vida esperado del proyecto y no solo para el siguiente año financiero.

Es probable que el trabajo más arduo para preparar el plan de negocios haya sido realizado durante la fase de evaluación de necesidades. Tanto el plan como la evaluación de necesidades están orientados para persuadir, aunque se dirigen a audiencias distintas. Si la evaluación de necesidades ha tenido éxito al persuadir a los promotores de la propuesta, tendrá todavía que recorrer un largo camino antes de fundamentar el plan de negocios para venderle la propuesta a los demás interesados.

Un plan de negocios típico puede contener los siguientes elementos:

• Una manifestación clara de la opción propuesta.
• Una sólida fundamentación de su necesidad.
• Una indicación clara de cualquier otra información relevante sobre la propuesta.
• Un examen de las otras opciones disponibles y una fundamentación del porqué se prefiere la opción propuesta.
• Un señalamiento sobre los costos y beneficios no monetarios de la opción propuesta.
• Una evaluación de los costos y ahorros monetarios asociados con la propuesta, incluyendo una presupuestación a lo largo de su ciclo de vida estimado.
• Una indicación sobre los pasos necesarios para la aprobación de la propuesta, por ejemplo una autorización del gabinete o una iniciativa legal del parlamento.
• Una indicación sobre las consultas que se han realizado o requieren llevarse a cabo con todos los interesados o implicados.
• Un cronograma.
• Una recomendación para proceder con la propuesta.

Especificaciones

Una vez que el plan de negocios ha sido aprobado por las autoridades competentes y se ha asegurado la provisión de fondos (ver Obtención de Fondos), el siguiente paso consiste en seleccionar a los proveedores de los bienes y servicios necesarios. Dependiendo del tamaño, costo y complejidad del proyecto, esto puede implicar un proceso de licitación. Los proyectos de menor tamaño se pueden avanzar solicitando cotizaciones de los proveedores. Para mayores detalles para la selección de proveedores por licitación o cotización, ver:

• "etb05" y
• "etb06".

Un componente clave de una solicitud de licitación o cotización es el de definir con toda precisión y claridad las especificaciones de la tecnología requerida. Con las especificaciones normalmente se persiguen objetivos técnicos, por lo que deben ser muy precisos y detallados. Deben indicar claramente y sin ambigüedad que productos o servicios se buscan.

Las características de las especificaciones pueden variar ampliamente dependiendo de los productos o servicios requeridos. Como regla general, las especificaciones pueden contener:

• Una indicación clara de los productos o servicios requeridos, ofreciendo todos los detalles necesarios para su identificación.
• Una explicación clara sobre el objetivo esperado de los productos o servicios.
• La inclusión de cualquier otra información relevante.
• De ser el caso, una indicación de los costos estimados de los bienes o servicios requeridos.
• Una indicación de los pasos que tendrán que tomarse antes de que el proyecto pueda iniciarse, como por ejemplo una aprobación por parte del gobierno o la promulgación de una ley.
• Un cronograma del proyecto.
• Una indicación de que requerimientos son obligatorios y cuáles opcionales.
• Una indicación de si los bienes o servicios tienen que ajustarse a cualquier norma o control de calidad reconocido.
• Una lista de los requerimientos de prueba que deben ser satisfechos antes de iniciar su implantación.
• Una descripción de los niveles exigidos de seguridad, de ser el caso.
• Una descripción de cualquier documentación que se requiera, como manuales técnicos o del usuario.
• La indicación sobre si la capacitación forma parte del servicio.
• Una indicación de cómo serán evaluadas las propuestas de los proveedores.
• Una solicitud para indicar la forma en que las variaciones de las especificaciones afectarán el costo del proyecto (por ejemplo, si se lleva a cabo trabajo extra, ¿en qué costos adicionales se incurrirá?)

La lista anterior no es exhaustiva y otras consideraciones pueden ser aplicables a un caso en particular.

La información más importante que se debe incluir son los detalles específicos sobre los bienes o servicios deseados. De ser posible, es muy recomendable anticipar todas las posibles variaciones a las especificaciones de un proyecto y considerarlas desde una principio. Normalmente se incurre en costos adicionales cuando las especificaciones son alteradas una vez que se ha elegido a los proveedores. Una cuidadosa valoración en la etapa de especificaciones puede evitar que un proyecto exceda el presupuesto estimado e incrementar sus posibilidades de éxito.

Proceso de Desarrollo

El proceso de desarrollo es el segundo gran paso de la metodología de desarrollo y aplicación del proyecto, después de la evaluación de necesidades y el proceso de aprobación que culminan en la selección de los proveedores (ver Evaluación de Necesidades, Plan de Negocios y Especificaciones). Precede a las etapas de prueba e implantación.

La complejidad del proceso de desarrollo dependerá de la complejidad de la tecnología seleccionada. Si se trata de una tecnología estándar, la etapa de desarrollo prácticamente estará concluida. Sin embargo muchas aplicaciones electorales de la tecnología implican mucho más que productos estándar. En algunos casos, los productos estándar tienen que ser adaptados o modificados para desempeñar tareas diferentes para lo que fueron diseñados. En otros casos, se tienen que desarrollar nuevos productos para satisfacer una determinada necesidad electoral.

El proceso de desarrollo generalmente implica que el organismo electoral trabaje de manera conjunta con los proveedores para asegurar que los bienes o servicios se ajustan a los objetivos fijados. Puede ser un proceso corto si se trata de productos estándar, o prolongado si el producto tiene que ser diseñado o manufacturado para atender necesidades especiales.

Prerrequisitos para el desarrollo del proyecto

Es probable que al inicio del proceso de desarrollo se deba contar ya con los siguientes elementos relativos a la metodología de desarrollo e implantación del proyecto:

• Se hayan identificado las necesidades para la nueva tecnología.
• Se haya determinado que la tecnología propuesta es asequible.
• Se haya determinado que la tecnología propuesta es apropiada para las necesidades locales.
• Se haya aprobado un plan de negocios y se cuente con el visto bueno de los interesados o implicados tanto internos como externos.
• Se haya garantizado el financiamiento durante el ciclo de vida del proyecto.
• Se haya convenido o asegurado la aprobación de las reformas legales necesarias, de ser el caso.
• Se haya preparado un plan detallado para la administración del proyecto.
• Se hayan elaborado especificaciones detalladas sobre la tecnología deseada.
• Se haya seleccionado a los proveedores y se hayan suscrito los contratos requeridos.

Si las especificaciones del proyecto han sido exhaustivas, pueden ser utilizadas como parámetros para determinar los avances en el desarrollo del proyecto. Si las especificaciones son muy esquemáticas o incompletas, la fase de desarrollo será más difícil.

Metodología para el desarrollo del proyecto

El plan para la administración del proyecto fijará los pasos necesarios para desarrollar la nueva tecnología, entre los que puede incluir:

• Integrar un equipo de administración con responsabilidad general sobre el proyecto.
• Designar un equipo técnico (que puede incluir personal interno o consultores) para la administración técnica del proyecto.
• Fijar un cronograma de desarrollo.
• Convenir con los proveedores un calendario de pagos basado en el cumplimiento de determinados objetivos.
• Establecer mecanismos de vinculación apropiados con los proveedores, que pueden comprender una estructura de reuniones periódicas.
• Realizar consultas con los usuarios para determinar sus necesidades y mantenerlos informados de los avances.
• Reunirse con los proveedores para aclarar cualquier duda respecto a las especificaciones y asegurar que han sido totalmente entendidas.
• Ofrecerle a los proveedores mayores detalles o modificar las especificaciones si así lo exige el proceso de desarrollo.
• De ser el caso, comisionar personal a los proveedores para que trabaje estrechamente con ellos en el desarrollo.
• Proveer de comentarios a los proveedores de prototipos, maquetas y productos de prueba
• Convenir con los proveedores la entrega oportuna de bienes y servicios listos para prueba, asegurando que exista tiempo suficiente para ello, así como para su evaluación antes de que los productos sean implantados y entren en operación.

Al final de este proceso, los proveedores habrán presentado un producto listo para ser sometido a las pruebas necesarias. Se puede tratar de una versión definitiva o de un prototipo, dependiendo de la complejidad y originalidad del producto. En todo caso, el organismo electoral debe probar el producto para asegurarse de que resulta apropiado para el objetivo fijado.

Para mayores detalles sobre la etapa de prueba, ver Proceso de Prueba.

Proceso de Prueba

Es el tercer gran componente de la metodología para el desarrollo e implantación del proyecto, ocurre después del proceso de desarrollo (ver Proceso de Desarrollo) y precede a la etapa de implantación.

Como con el proceso de desarrollo, la complejidad del proceso de prueba dependerá de las características de la tecnología seleccionada. Se trata de un producto estándar, el proceso de prueba estará virtualmente concluido. Si bien los productos estándar no suelen ser perfectos, al menos es probable que la mayoría de sus limitaciones sean bien conocidas.

Sin embargo, muchas aplicaciones tecnológicas para efectos electorales implican más que productos estándar. En algunos casos los productos estándar tienen que ser adaptados o modificados para ejecutar tareas distintas a las que fueron diseñados. En otros, se tienen que fabricar productos totalmente nuevos para atender determinadas necesidades electorales. Este tipo de productos requerirán pruebas rigurosas para que el organismo electoral esté plenamente seguro de que son los apropiados para los objetivos que se buscan.

El proceso de prueba generalmente implica que el organismo electoral trabaje de manera conjunta con los proveedores para asegurar que los bienes o servicios son los adecuados para los objetivos establecidos. Puede ser un proceso corto para los productos estándar, o uno prolongado cuando los productos tienen que ser diseñados o fabricados para propósitos específicos.

Para la mayoría de los componentes tecnológicos, se debe preparar una estrategia de prueba muy estructurada y cuidadosa antes de recibir los productos para efectuar las pruebas. La estrategia debe ser diseñada para probar que el producto ejecuta debidamente todas las funciones requeridas conforme a las especificaciones.

En particular, sobre todo cuando la tecnología va a ser utilizada en grandes volúmenes o en situaciones de gran presión que impliquen plazos perentorios o gran cantidad de información a usuarios, la tecnología debe ser sometida a rigurosas pruebas de carga para asegurar que resiste todas las presiones reales. Dada la naturaleza de gran presión que implican las elecciones, el proceso de prueba de la tecnología es crucial para el éxito del proceso electoral.

Entre los pasos que puede comprender la estrategia para probar la nueva tecnología, se pueden considerar los siguientes:

• Asignar la responsabilidad de las pruebas a un comité técnico apropiado.
• Recibir formalmente el sistema prototipo o la versión para producción.
• Instalar el sistema en un espacio para prueba.
• Realizar las pruebas programadas, tomando debida nota si los componentes reúnen o no las especificaciones establecidas.
• Integrar un panel de usuarios para probar el sistema en un ejercicio de simulación.
• De ser el caso, incluir usuarios externos en el proceso de prueba.
• Solicitar a los proveedores que corrijan cualquier problema identificado y lo presenten para una nueva prueba.
• Si la prueba inicial con carga ligera indica que el producto es adecuado, conducir pruebas con carga pesada simulando hasta donde sea posible la carga esperada bajo condiciones reales.
• Contar con auditores independientes que verifiquen la integridad de las fuentes de origen.
• Ofrecer a los comités técnico y de administración un reporte de las pruebas.
• Una vez que el sistema ha aprobado todas las pruebas y la administración ha dado su visto bueno, proceder a la implantación.
• Si las pruebas solo han comprendido prototipos o cantidades limitadas del producto, la versión definitiva necesita ser probada otra vez antes de su instalación, especialmente cuando forma parte de una red o se encuentra geográficamente disperso.
• Una vez que la versión definitiva ha sido entregada y ha aprobado las pruebas, puede iniciarse la fase final de la implantación.

Para la siguiente y última etapa, ver Proceso de Implantación.

Proceso de Implantación

El proceso de implantación constituye el último eslabón de la metodología de desarrollo de implantación del proyecto y es posterior al proceso de prueba (ver Proceso de Prueba). A pesar de todo el trabajo requerido para llegar a este punto, la fase de implantación puede ser la más difícil.

Como con los procesos de desarrollo y prueba, la complejidad depende de las características de la tecnología. Si se trata de un producto estándar, la implantación puede ser relativamente fácil. Los usuarios también pueden estar relativamente familiarizados con ella si no difiere sustancialmente de la que se utilizaba con anterioridad.

Sin embargo, cuando se trata de una nueva tecnología, que no ha sido aplicada con anterioridad o difiere sustancialmente de las prácticas previas, el proceso de implantación debe ser manejado con extremo cuidado y mucha atención en los detalles.

La estrategia de implantación, que debe ser explicitada en el plan integral de administración del proyecto, fijará los pasos necesarios para probar la nueva tecnología. Una estrategia de implantación para una nueva tecnología de uso electoral puede incluir los siguientes elementos:

• Conferir la responsabilidad de la implantación a un comité técnico y a uno administrativo que resulten apropiados.
• Recibir formalmente la versión definitiva del sistema.
• Armar y desplegar el sistema según se requiera.
• Conducir las pruebas finales de todos los elementos de la versión definitiva.
• Introducir los ajustes que resulten necesarios y probar y aprobar cualquier cambio.
• Preparar la documentación necesaria, como manuales técnicos, para el usuario y materiales de capacitación.
• Reclutar o designar al personal que va a operar el sistema.
• Capacitar a los usuarios sobre el funcionamiento del nuevo sistema.
• De ser el caso, mostrar la operación del nuevo sistema a los interesados o implicados.
• De ser el caso, conducir campañas de información pública.
• Introducir la información en el sistema según se requiera (puede ser información fija, como la relativa a los sitios de votación o variable, como los resultados electorales).
• Es necesario verificar la información (por ejemplo, teclear la información dos veces y comparar ambas versiones o destinar a un segundo oficial para que revise la información introducida por otro operador, o efectuar 'revisiones lógicas' computarizadas de la información.
• Generar respaldos de los programas e información del sistema según se requiera antes del evento electoral.
• Controlar cualquier proceso de actualización, asegurándose de que se estén utilizando los equipos y programas apropiados.
• Darle mantenimiento al sistema.
• Asegurar que se encuentren disponibles los sistemas de respaldo, de ser necesario.
• Asegurar que se cuente con fuentes alternas de energía, de ser el caso.
• Operar el sistema durante el evento electoral.
• Asegurar que se cuente con equipos técnicos y de mantenimiento durante la operación para garantizar el éxito en su operación.
• Respaldar la información durante y después del evento electoral, según se requiera.
• Finalizar el evento electoral.
• Evaluar la operación del sistema y tener reuniones informativas con los usuarios.
• Preparar propuestas para mejorar o reutilizar el sistema en el próximo evento electoral.
• Darle mantenimiento al sistema según se requiera.
• Aplicar cualquier mejora aprobada.

Calendario de Desarrollo e Implantación

En la mayoría de los casos, la nueva tecnología no puede ser implantada rápidamente sin correr el riesgo de fallas. Esto es particularmente cierto en el ámbito electoral, donde la tecnología especializada debe operar a la perfección a la primera oportunidad. Tratándose de una elección, normalmente solo hay una oportunidad de hacer las cosas bien.

El tiempo necesario para el desarrollo e implantación de la nueva tecnología dependerá de su complejidad. Si se trata de tecnología estándar la implantación puede hacerse con relativa rapidez.

Sin embargo, muchas aplicaciones tecnológicas en el campo electoral comprenden algo más que productos estándar. En algunos casos, los productos estándar tienen que ser adaptados o modificados para ejecutar tareas distintas a aquellas para las que fueron diseñados. En otros se tienen que diseñar o fabricar nuevos productos para satisfacer necesidades electorales específicas. En estos casos el tiempo necesario para completar el proceso de desarrollo de un proyecto no debe ser subestimado.

Las metodologías para el desarrollo e implantación del proyecto que se recomienda seguir cuando se incorporan nuevas tecnologías para propósitos electorales se indican en Metodologías para el Desarrollo e Implantación de Proyectos. Las listas de revisión incluidas en esta sección tratan de ofrecer un indicador sobre el número y complejidad de las tareas que deben ser realizadas antes de operar la tecnología electoral.

Es fácil advertir que las tareas requeridas para implantar un proyecto tecnológico complejo como un registro electoral automatizado o un sistema de votación electrónica pueden tomar varios meses, un año o más para su concreción. Entre más tiempo se tome, es más probable que el proyecto resulte exitoso.

No resulta aconsejable fijar un tiempo "promedio" para la instrumentación de un proyecto de tecnología electoral, ya que el tiempo puede variar en función de su complejidad y de los recursos disponibles para llevar a cabo las distintas actividades requeridas. Sin embargo, se pueden ofrecer algunas directrices generales basadas en proyectos tecnológicos que han sido aplicados.

La instrumentación de un tipo particular de tecnología electoral debe formar parte de una estrategia integral de tecnología informativa del organismo electoral. Esta estrategia debe ubicar el proyecto particular en el contexto de las necesidades tecnológicas globales del organismo electoral y asegurar que se cuente con el tiempo y recursos necesarios para llevarlo a cabo.

Los tiempos relacionados con el ciclo electoral del organismo electoral impactan de manera significativa los tiempos disponibles para la conclusión de los proyectos. Los organismos electorales con un ciclo electoral corto (por ejemplo, dos años entre una elección y otra) deben evaluar si es posible introducir nueva tecnología dentro del breve lapso que media entre una elección y otra o si es necesario llevar a cabo la planeación y desarrollo considerando un ciclo completo.

Los organismos electorales que enfrentan ciclos electorales más largos (cuatro o cinco años entre una elección y otra) cuentan con un mayor espacio de maniobra para la planeación e introducción de cambios.

Sin embargo, puede ser un error permitir que se tome mucho tiempo el completar un proyecto de tecnología electoral. El ritmo de cambio tecnológico al inicio del siglo XXI es tan acelerado que algunos productos solo tienen un ciclo de vida de entre uno y tres años. Esto es una razón para tomar una decisión relacionada con la adquisición e instalación de un nuevos sistema hasta el último momento posible.

Existen esencialmente cuatro fases en la metodología que se recomienda para el desarrollo e implantación de un proyecto:

• Evaluación de Necesidades, Plan de Negocios y Especificaciones
• Proceso de Desarrollo
• Proceso de Prueba
• Proceso de Implantación

Se requiere concederle suficiente tiempo a cada etapa para asegurar que la tecnología es aplicada de manera efectiva.

La primera etapa, donde se evalúan las necesidades, se busca la aprobación y financiamiento del proyecto mediante la preparación de un plan de negocios y se busca obtener los bienes y servicios a través del desarrollo de especificaciones, que puede tomar más tiempo del estimado. Toda vez que se tiene que consultar a actores o interesados externos y a menudo se dependen de decisiones externas, como la aprobación del gobierno o la promulgación de una ley o reforma legal, el organismo electoral suele tener poca capacidad para acelerar este proceso.

En particular, las solicitudes de financiamiento tienen que sujetarse al ciclo presupuestal del gobierno, lo que significa que solo puede haber una ventana de oportunidad para obtener fondos en cada ciclo presupuestal. Si no se aprovecha esa ventana de oportunidad, es probable que el organismo electoral tenga que esperar hasta el próximo año.

Una forma de acelerar esta etapa del proyecto consiste en llevar a cabo diversas actividades de manera simultánea y no de manera secuencial. Por ejemplo, una vez que se ha determinado la necesidad de nueva tecnología y se ha logrado una aprobación en principio, acciones tan diversas como la formulación del plan de negocios, la aprobación financiera, el proceso de consulta externa, la elaboración de especificaciones y los cambios legislativos o reglamentarios requeridos se pueden realizar de manera concurrente. Sin embargo, se debe tener cuidado de que el organismo electoral no sobre valore sus capacidades y propicie que, por ejemplo, se niegue el financiamiento requerido por no haber estructurado de manera sólida su plan de negocios.

La temporalidad de la segunda fase, el desarrollo del proyecto, dependerá de su complejidad. Los potenciales proveedores deben ser capaces de ofrecer un tiempo estimado para proyectos específicos. Una vez más, los productos estándar pueden ser desarrollados más fácilmente que aquellos que tengan que ser diseñados, programados o manufacturados de forma especial.

Hay que tomar en cuenta que el organismo electoral requiere contar con personal que apoye a los proveedores para que logren cumplir con los plazos estipulados, especialmente cuando los productos tienen que ser manufacturados conforme a las exigencias particulares del organismo electoral.

La tercera fase, el proceso de prueba, puede también tomar más tiempo del estimado. El tiempo requerido dependerá de la complejidad y novedad de un proyecto. Un producto manufacturado especialmente requerirá varias semanas o meses de prueba. En caso de que las pruebas iniciales indiquen que el producto requiere cambios o mejoras, se requerirá más tiempo para los procesos de desarrollo y prueba.

Es muy importante resistir la tentación de quemar tiempos durante la etapa de prueba, ya que un proceso riguroso de prueba puede identificar deficiencias o vulnerabilidades que de otra forma pueden derivar en desastres.

La consulta con otros organismos electorales o instituciones afines puede ayudar a identificar proyectos análogos al que se está considerando y, por tanto, a determinar el tiempo requerido para la ejecución de las diversas etapas del proyecto.

Finalmente, la fase de implantación es aquella en la que la tecnología se instala y despliega para su uso. La lista de actividades que deben ser completadas en esta etapa es larga y diversa (ver Proceso de Implantación). Ya que una efectiva implantación es crucial para el éxito del proyecto, se le debe conceder tiempo suficiente a esta fase.

Una vez más, puede ser posible desarrollar diversas actividades de manera simultánea en la fase de implantación. Por ejemplo, el despliegue del sistema puede ocurrir a la par de la capacitación de los usuarios; la incorporación de información preliminar puede ocurrir al mismo tiempo que la planeación de respaldo y así sucesivamente. Sin embargo, algunas actividades tienen que completarse antes de iniciar otras. Por ejemplo, los materiales para la capacitación de los usuarios tienen que estar listos y se tiene que llevar a cabo el reclutamiento del personal antes de dar inicio a la capacitación de los usuarios.

En suma, desarrollar e implantar nueva tecnología requiere generalmente más tiempo del estimado y se debe realizar cualquier esfuerzo para dedicarle la mayor cantidad de tiempo posible a cualquier proyecto de nueva tecnología.

Conversión de Información

En muchos casos, la nueva tecnología adoptada para propósitos electorales no difiere sustancialmente de la práctica previa. En esos casos se trata más de cambios cuantitativos que radicales y suele surgir la necesidad de convertir la información de los viejos sistemas a los nuevos. Consecuentemente, la conversión de transferencia de información puede ser un elemento crucial cuando se eligen y evalúan nuevas tecnologías.

A principios del nuevo siglo, la mayoría de los programas para el almacenamiento de información son capaces de convertirla o transferirla en diversos formatos. Consecuentemente, el proceso de conversión no suele ser difícil con los programas de cómputo más recientes.

Sin embargo, cuando la información está almacenada en sistemas obsoletos, especialmente aquellos que ya no son respaldados por las compañías que los crearon, la conversión puede ser un problema serio. En estos casos puede ser muy difícil, sino es que imposible, convertir la información a un formato que pueda ser leído por los programas modernos.

Hay distintas estrategias que se pueden emplear para minimizar los problemas relacionados con la conversión de datos, incluyendo:

• Respaldar periódicamente la información en un formato estándar como el ASCII.
• Respaldar periódicamente a la información en el formato utilizado por el sistema en uso y conservar varias copias en lugares diferentes.
• Actualizar regularmente los programas para asegurar que se sujetan a los estándares vigentes.
• Utilizar formatos estándar para las distintas aplicaciones.
• Documentar las prácticas de recolección, almacenamiento y archivo informativo para saber con que información se cuenta.
• Clasificar claramente la información almacenada para poder identificarla fácilmente en el futuro.
• Asegurar que la información es almacenada en un medio de almacenamiento vigente, de otra forma se pueden enfrentar problemas para encontrar un mecanismo que pueda leer la información correctamente -algunos medios de almacenamiento son cada vez menos comunes, por ejemplo los discos magnéticos y floppys están siendo gradualmente desplazados por los productos de lectura láser como los cd's, que a su vez están siendo sustituidos por la siguiente generación conformada por discos zip y dvd's.
• Asegurar que el sistema operativo de los sistemas de cómputo utilizados sea capaz de compartir información con los sistemas operativos en uso.
• Si se tiene conocimiento de que el equipo o programas se están volviendo obsoletos y ya no van a tener respaldo, convertir la información a un sistema actualizado antes de que sea demasiado tarde.
• Recordar que la información que se quiera convertir o reutilizar en el futuro no es solo información almacenada en bases de datos.
• Conservar registros en disco duro de la información más importante.
• Si todo lo demás falla, se puede convertir la información escanéandola de los registros del disco duro.

Incluso cuando los sistemas son actualizados de un sistema relativamente moderno a otro desarrollado por una compañía distinta, subyace el problema de la conversión de información. La mayoría de los programas modernos pueden convertir la información almacenada bajo otro programa a su propio formato. Esta facilidad se encuentra disponible precisamente para que los usuarios puedan tener la posibilidad de transferir su información de un producto a otro.

Cuando se consideran nuevos programas, es importante verificar que es posible convertir la información del viejo formato al nuevo. Incluso cuando existan facilidades para la conversión, algunas funciones pueden carecer de soporte en el nuevo formato, provocando que alguna información no se pueda utilizar, o que se tenga que realizar un gran esfuerzo para completar la conversión. Este asunto debe ser considerado como parte del procedimiento de evaluación cuando se seleccionen nuevos programas.

Integración y Compatibilidad de los Sistemas

Son muchos y muy diversos los tipos de tecnología que pueden ser utilizados para propósitos electorales (ver Tipos de Tecnología con Aplicación Electoral). Muchos de ellos tienen la capacidad de compartir programas e información. El poder de la tecnología puede ser ampliado si esos sistemas se integran y hacen compatibles.

La mejor forma de integrar y compatibilizar los sistemas es incluir estos dos elementos en la estrategia integral de tecnología informativa de la organización (ver Desarrollo de una Estrategia Integral de Tecnología Informativa). Esta estrategia puede ser utilizada para asegurar que en toda la organización se adquieran equipos y programas compatibles.

Integración de los sistemas

La mayoría de los sistemas de cómputo electorales dependen de información. Gran parte de la información que poseen los organismos electorales se utiliza para más de un propósito. Por ejemplo, las listas con el nombre de los electores se utilizan para el registro, el diseño de papeletas, la administración de los sitios de votación, la asignación de personal, la postulación de candidatos, etc.

Al integrar los distintos sistemas utilizados por el organismo electoral, es posible minimizar la captura o registro de información y maximizar su precisión asegurando que determinados datos ingresen, sean almacenados y mantenidos en un solo sitio. Por tanto, un archivo que contenga el nombre de los electores puede ser capturado y mantenido por el personal responsable de la redistritación y compartido para todas las otras aplicaciones que requieran usar esa información. El mismo principio se puede aplicar a cualquier archivo de datos en un sistema integrado.

Presenta dos ventajas importantes para evitar la duplicación de información. Puede reducir significativamente los costos de personal suprimiendo los esfuerzos redundantes para capturar la información varias veces. También reduce el riesgo de que el organismo electoral cuente con información contradictoria o desactualizada.

Otro beneficio de la integración es que, para el usuario, las diferencias entre los distintos sistemas pueden ser menores que si se utilizan los sistemas por separado, e incluso en algunos casos las diferencias pueden ser imperceptibles. Los sistemas pueden ser integrados al punto que, en lo que concierne al usuario, exista en la práctica un solo sistema. Esto puede reducir los costos de capacitación e incrementar la productividad.

La integración y la posibilidad de compartir información entre distintos sistemas plantea algunos riesgos. La integración tiene que ser cuidadosamente planeada y documentada para que los cambios en un sistema no tengan consecuencias imprevistas en los otros. Cuando se requieren cambios, el trabajo necesario para cambiar un sistema integrado es mucho mayor que para los sistemas por separado, ya que se le tiene que conceder atención a todos los sistemas implicados y no solo a uno. La falla de un sistema también puede provocar problemas en los otros sistemas integrados, algo que no ocurre cuando los sistemas funcionan por separado. Sin embargo, en muchos las ventajas de los sistemas integrados compensan por mucho sus costos.

Compatibilidad de sistemas

La compatibilidad se relaciona con la integración de los sistemas. Para que la información pueda ser compartida y para que los usuarios tengan acceso a sistemas semejantes con interfases comunes, los sistemas tienen que ser compatibles. En este contexto la compatibilidad significa compartir equipos, sistemas operativos y programas.

Una forma de asegurar la compatibilidad de los sistemas es utilizar equipos con sistemas operativos y capacidades comunes, lo cual es más fácil comprando todo el equipo a un solo proveedor, y al mismo tiempo utilizar "circuitos" de programas integrados del mismo proveedor. Si bien, esta alternativa puede atar al organismo electoral a una relación de largo plazo con una determinada serie de proveedores, reduciendo la posibilidad de generar ahorros a través de la competencia en el mercado, maximiza la compatibilidad de los distintos componentes de los sistemas.

Otra ventaja de utilizar sistemas compatibles en un organismo electoral (y en otras dependencias gubernamentales) es que tiene el potencial de reducir significativamente los costos de mantenimiento y actualización. Cuando los sistemas son comunes, el personal técnico necesita estar familiarizado con un número menor de equipos y programas que si se utiliza una variedad de sistemas. También se pueden generar economías a escala cuando el equipo y programas se compran en paquete.

Los costos de capacitación también se reducen si los sistemas son compatibles. En particular, si todos los programas utilizados proceden del mismo proveedor, generalmente los mismos procedimientos y comandos se utilizarán en todos los sistemas, facilitando así la capacitación de los usuarios.

Los programas compatibles son útiles incluso cuando los sistemas no están integrados. El uso de programas compatibles asegura que diversos tipos de archivos como los documentos, las hojas de cálculo, los archivos y los correos electrónicos puedan ser compartidos por el personal en distintos lugares sin ninguna preocupación sobre su conversión o incapacidad para leer otros archivos.

Hay que poner atención a la compatibilidad entre las distintas versiones de un mismo programa. Los programas son periódicamente actualizados, muchos de ellos como promedio cada dos o tres años. Durante el periodo que media entre una gran actualización y otra, se pueden producir mejoras o actualizaciones menores, destinadas principalmente a corregir problemas identificados en la actualización previa. Es importante manejar este proceso, conocido como "control de versiones", para asegurar que todos los usuarios estén equipados con la misma versión de los programas. Si los usuarios tienen versiones distintas, se pueden crear problemas de compatibilidad; incluso contando con el mismo programa los archivos creados en la misma versión, los archivos creados con una pueden resultar incompatibles con otra. (Para mayores detalles ver Sistema de Biblioteca y Distribución.)

También se puede lograr una mayor eficiencia adoptando sistemas que resulten compatibles con otras dependencias o instituciones. Algunos gobiernos han adoptado estándares o normas tecnológicas globales que permiten que los beneficios o economías del uso a escala de sistemas comunes se realice entre todo un conjunto de dependencias o instituciones.

Garantía de Calidad

La tecnología utilizada a menudo es crucial para el éxito en la organización de las elecciones. Por tanto, los organismos electorales necesitan asegurarse que la tecnología utilizada sea de la más alta calidad.

Entre las medidas que se pueden tomar para garantizar la calidad están las siguientes:

• Preparar y aplicar conforme a lo previsto una estrategia integral de información tecnológica.
• Designar equipos técnicos y de administración para el proyecto.
• Preparar y cumplir un plan detallado para el proyecto que sea consistente con la estrategia integral de información tecnológica -incluyendo los estándares esperados y medidas de desempeño.
• Preparar especificaciones detalladas para el proyecto.
• Trabajar de manera conjunta con los proveedores durante la fase de desarrollo del proyecto para garantizar que los productos satisfacen las especificaciones establecidas.
• Conducir un proceso de prueba riguroso que asegure que todos los componentes de la tecnología sean verificados -conducir cargas de prueba que simulen en lo posible las condiciones reales de operación y aseguren que la tecnología satisface las funciones requeridas-.
• Seguir un proceso de instrumentación estructurado y asegurar que todas sus etapas sean llevadas a cabo conforme a las normas establecidas en el plan.
• Una vez que la tecnología está lista para entrar en funcionamiento, conducir pruebas adicionales para asegurarse que la versión definitiva reúne los estándares establecidos en la prueba del producto.
• Seguir un programa de mantenimiento y monitoreo periódico para asegurar que la tecnología sigue siendo efectiva.
• Revisar regularmente la tecnología para determinar si se ha vuelto obsoleta o si necesita mejoras o actualizaciones.
• Emplear técnicos especializados o auditores externos que ofrezcan asesoría independiente en cualquiera de las etapas previas.
• Consultar con los interesados en las etapas que corresponda para garantizar que sus necesidades están cubiertas.

Para mayores detalles ver Estrategias de Planeación y Desarrollo .

Estructura de Administración

Un elemento crucial para el proceso de implantación de la nueva tecnología es la designación de una instancia responsable de la administración del proyecto.

El tipo de estructura administrativa adoptada para cualquier proyecto específico dependerá de su magnitud y complejidad. Sin embargo, se pueden examinar algunos principios generales.

Como regla general, la estructura administrativa de un gran proyecto tecnológico debe depender o reportar directamente al presidente o director ejecutivo del organismo electoral. Este es un reflejo de la importancia de la tecnología en la administración electoral. La tecnología se ha vuelto tan crucial para el éxito de las elecciones que los más altos directivos deben estar muy compenetrados con su implantación.

La estructura administrativa puede establecerse como parte de la estrategia integral de información tecnológica del organismo electoral (ver Desarrollo de una Estrategia Integral de Tecnología Informativa). Esto garantizará que exista un enfoque consistente en toda la institución para administrar la tecnología y para que los oficiales apropiados sean conscientes del contexto general en que se ubica un proyecto específico.

Una estructura típica para la administración de un proyecto tecnológico dentro del organismo electoral puede comprender:

• Un comité directivo de alto nivel presidido por el más alto ejecutivo (o que le reporte directamente) e incluya a altos funcionarios u oficiales que resulte pertinente, que sea responsable de fijar la política general, recibir reportes de los comités de menor jerarquía y autorizar los proyectos.
• Un comité de nivel medio para cada serie de proyectos, presidido por un funcionario de alto nivel (miembro del comité directivo) y que incluya una combinación de administradores y técnicos de las áreas involucradas en el proyecto, que sea responsable de supervisar el proyecto, reportar al comité directivo, recibir reportes de los comités de menor jerarquía y aprobar aspectos concretos del proyecto.
• Un comité técnico de nivel operativo para cada proyecto, presidido por un miembro de comité de nivel medio y que comprenda una mezcla de oficiales y técnicos con participación directa en el proyecto, que sea responsable de la supervisión cotidiana, de la operación técnica del proyecto y de reportar al comité de nivel medio.

Los principales propósitos de la estructura administrativa son fijar la estrategia integral de la información tecnológica y aprobar y monitorear la instrumentación de sus distintas etapas. Los comités de alto nivel se ocupan de las cuestiones de política general y dirección estratégica, los de nivel medio de garantizar que los proyectos sean conducidos de acuerdo con la estrategia aprobada y los comités técnicos de asegurar que todos los detalles técnicos y operativos sean atendidos.

En particular, los comités de administración de la tecnología son medios para garantizar que se cumpla con los calendarios y los estándares previstos. Los proyectos que se desarrollan con lentitud, omiten pruebas cruciales o suprimen ciertos estándares suelen acabar en desastre en el campo electoral. Es responsabilidad de los administradores asegurar que se fijen calendarios y estándares realistas. También son responsables de formular planes de contingencia para casos en que surjan problemas.

También es muy importante que las responsabilidades sean definidas muy claramente, para que los oficiales encargados puedan manejarse con certeza y para que todos los aspectos del proyecto sean atendidos. Las áreas de responsabilidad se pueden especificar claramente en el plan de desarrollo e implantación del proyecto.

Los oficiales de alto nivel involucrados en la administración de tecnología no necesitan tener conocimiento o habilidades en la materia, aunque ello representaría una ventaja importante. Ya que la operación electoral se vuelve cada vez más dependiente de la tecnología, las políticas y decisiones administrativas tienen que ver cada vez más con cuestiones tecnológicas. Los administradores sin conocimiento o habilidades tecnológicas directas, tendrán que apoyarse en asesores técnicos. Para evitar la completa dependencia de otros o tomar decisiones poco informadas, es recomendable que los administradores obtengan habilidades tecnológicas por su cuenta.

Es probable que disminuya el número de administradores de alto nivel sin conocimiento técnico. A medida que la tecnología se vuelve más común para los organismos electorales y un número mayor de su personal más dependiente de la tecnología, será más probable que el personal reclutado para ocupar posiciones de alto nivel administrativo cuente con conocimientos en materia tecnológica. Esto servirá para mejorar la administración de la tecnología en el futuro.

Administración de los Sistemas de Cómputo

Los sistemas de cómputo son complejos y las distintas actividades relacionadas con su desarrollo e implantación convierten su administración en un elemento importante de la administración tecnológica.

La administración de los sistemas de cómputo de un organismo electoral deben formar parte de su estrategia integral de información tecnológica (ver Desarrollo de una Estrategia Integral de Tecnología Informativa). Esto asegurará que exista un enfoque consistente en toda la institución y que los administradores sean conscientes del contexto general en el que se ubica un sistema de cómputo específico.

Los siguientes aspectos pueden ser considerados por un organismo electoral cuando establezca sus estructuras de manejo y administración de tecnología, especialmente en el caso de los sistemas de cómputo:

• Ambiente Físico
• Administración de los Equipos de Cómputo
• Administración de las Comunicaciones
• Administración de las Bases de Datos
• Mesa de Ayuda
• Sistema de Biblioteca y Distribución
• Administración de los Usuarios
• Accesorios de Cómputo
• Mantenimiento

Ambiente Físico

Las computadoras y otros artículos tecnológicos son generalmente sensibles al ambiente físico y por lo regular plantean necesidades especiales, por ejemplo:

• Aire acondicionado -los equipos de cómputo normalmente requieren temperaturas templadas.
• Pisos y mesas niveladas.
• Mobiliario ergonómico -El personal que utilice equipo de cómputo necesita mesas, sillas y accesorios ergonómicos para minimizar la incidencia de lesiones en el sitio de trabajo.
• Minimización de polvo -el polvo es muy dañino para la operación de los equipos de cómputo-, la limpieza regular para eliminar el polvo y la mugre es esencial, en algunos casos se requiere equipo de filtración de aire especial para remover todo el polvo.
• Control de humedad -la humedad también puede ser dañina para los equipos de cómputo-, los ambientes muy secos o muy fríos también pueden provocar problemas, particularmente la oxidación de artículos metálicos.
• Prevención de incendios -por su naturaleza eléctrica, los equipos de cómputo son susceptibles al fuego, es necesario contar con alarmas de detección de incendios, extinguidores y planes operativos contra incendios.

Administración de los Equipos de Cómputo

Toda la tecnología relacionada con sistemas de cómputo se apoya en los equipos (hardware). Como resultado, la administración de los equipos es una parte significativa de la implantación de tecnología del equipo típico puede comprender lo siguiente:

• Computadoras personales (en red o por separado).
• Servidores de red.
• Mecanismos de almacenamiento de respaldo.
• Impresoras.
• Fotocopiadoras.
• Máquinas de fax.
• Artículos periféricos.
• Máquinas para el conteo de votos.
• Máquinas de votación.
• Escáners.
• Equipos de comunicación.
• Abridores de cartas.
• Máquinas para insertar correspondencia.
• Proyectores.
• Televisiones y videos.
• Pizarrones electrónicos.
• Máquinas numeradoras automáticas.

Idealmente, el equipo debe ser adquirido de acuerdo con la estrategia integral de tecnología informativa del organismo electoral. Es más probable que el equipo adquirido en paquete de los fabricantes o proveedores resulte compatible entre sí, que si se adquieren los distintos componentes por separado y entre diversos fabricantes o proveedores.

Los registros de activos o valores pueden ser utilizados para llevar un inventario del equipo de cómputo. Los códigos de barras ubicados en los distintos componentes del equipo y que son leídos por los lectores de código de barras son un método muy útil para su revisión.

Cubrir todos los componentes del equipo en un programa regular de mantenimiento e inspección por técnicos bien capacitados puede ser un medio efectivo de garantizar su óptimo funcionamiento (ver Mantenimiento).

Una de las decisiones más importantes relacionadas con la administración de los equipos es la de cuando actualizarlos. Para más detalles sobre esta cuestión, ver Casos de Obsolescencia.

La administración de los servidores es particularmente importante. Ya que un sistema en red se basa en la operación fluida de sus servidores, es probable que el diseño de sistemas de servidores confiables sea una alta prioridad. Los sistemas de servidores generalmente incluyen una variedad de métodos de respaldo para asegurar que el tiempo de caída del sistema sea minimizado o eliminado y que toda la información sea respaldada regularmente. Esos métodos pueden comprender el uso de baterías de servidores que reflejen la información en distintos discos duros y computadoras o las rutas de cableado alternativo de los sitios de trabajo a los servidores.

Administración de las Comunicaciones

La administración de las comunicaciones es muy importante cuando los sistemas operan en red o se ubican en sitios geográficamente separados. Las comunicaciones se pueden referir a cualquier sistema para distribuir sonidos, imágenes o información. En el contexto electoral usualmente se refieren a cualquier comunicación enviada por cable o transmitida por radio o microondas.

La administración es especialmente crucial para la operación fluida de los sistemas de cómputo en red, especialmente cuando la información es compartida por los servidores. Si la red falla, esto puede impedir que una organización funcione efectivamente.

La administración de las redes es una función especializada que debe ser manejada por técnicos bien capacitados. Se recomienda consultar a los especialistas para recibir orientación sobre necesidades especiales.

Administración de las Bases de Datos

La administración de las bases de datos es otro de los elementos importantes de la administración de los sistemas de cómputo. Las bases de datos tienen muchas aplicaciones para fines electorales y su magnitud y complejidad requiere una administración cuidadosa para optimizar su potencial.

Para que resulten efectivas las bases de datos requieren ser diseñadas y documentadas cuidadosamente. Es necesario establecer y cumplir con estándares comunes como los nombres de los archivos y la estructura de los campos.

Idealmente, las bases de datos de un organismo electoral requieren integrar sus aplicaciones para que la información pueda ser compartida. Esto garantizará que se minimice el riesgo de duplicidades y que la información se conserve tan precisa como resulte posible (ver Integración y Compatibilidad de los Sistemas).

La estructura de administración de una base de datos es, con frecuencia, un método efectivo para aprobar y coordinar un diseño que asegure que se mantengan los estándares y que la información no sea duplicada innecesariamente.

Mesa de Ayuda

Un elemento importante en cualquier administración de un sistema de cómputo es contar con una mesa de ayuda. Las mesas de ayuda cumplen al menos dos propósitos, resolver cualquier problema que tengan los usuarios con el sistema y ayudarlos a utilizarlo de manera más efectiva. La mesa de ayuda también puede ser responsable de brindarle acceso al sistema a los usuarios asignando contraseñas.

En un organismo electoral reducido, la "mesa de ayuda" puede ser un oficial. En uno de mayor tamaño, puede ser necesario que lo integren varias personas. En algunos casos, puede haber distintas mesas de ayuda, dedicadas a funciones diferenciadas o situadas en distintas regiones. Las funciones de la mesa de ayuda pueden ser atendidas internamente o a través de un proveedor externo. Estas mesas también pueden ser compartidas con otras instituciones, especialmente cuando se cuenta con sistemas de cómputo intergubernamentales.

Las mesas de ayuda son generalmente más efectivas cuando las operan oficiales con las habilidades necesarias para ofrecer ayuda rápidamente o son capaces de buscar ayuda del personal técnico cuando se requiera. En algunos casos, la ayuda puede ser proporcionada inmediatamente. En otros, las solicitudes de ayuda pueden ser registradas y atendidas cuando el personal apropiado se encuentre disponible.

Cuando las solicitudes de ayuda tengan que ser priorizadas, contar con una estructura formal le puede permitir al personal decidir cuáles llamadas atender primero. A menudo esta estructura formal será más efectiva si es gestionada y convenida con los usuarios, para que ellos sepan que prioridad darle a cada solicitud y que nivel de apoyo se puede esperar.

Suele ser de utilidad que las solicitudes de ayuda sean registradas por la mesa y que se lleve un registro del tipo y número de solicitudes y del tiempo que tomó brindarles asistencia. Esto ayudará a identificar áreas problemáticas que pueden requerir capacitación o bien mejorar equipos y procedimientos.

Sistema de Biblioteca y Distribución

Cuando se cargan programas en las distintas computadoras de una organización, es muy recomendable que en todas se utilice la misma versión. El uso de una versión común garantiza que las distintas clases de archivos, como procesador de palabra, hojas de cálculo y correo electrónico, puedan ser compartidos por el personal ubicado en los sitios distintos sin ninguna preocupación sobre la conversión de la información o sobre la incapacidad para leer los archivos de otros usuarios (ver Integración y Compatibilidad de los Sistemas).

La forma de lograr esta comunidad dentro de una organización, particularmente de una grande, es estableciendo un sistema de biblioteca de programas y controlando su distribución mediante un proceso documentado. El propósito de este proceso es conservar un registro de las diferentes versiones de un mismo programa.

Los programas de cómputo son actualizados regularmente, en promedio cada dos o tres años. Durante el periodo que media entre las grandes actualizaciones, suelen hacerse ajustes menores o "paquetes de servicio", cuyo propósito principal es corregir problemas. Es importante administrar este proceso, conocido como "control de versiones", para asegurar que todos los usuarios estén equipados con la misma versión de los programas. Si los usuarios tienen versiones distintas pueden producirse problemas de compatibilidad, ya que incluso los archivos creados por determinada versión de un programa pueden no ser compatibles con una versión distinta.

La forma más efectiva de manejar el control de versiones es negar a los usuarios la posibilidad de actualizar los programas o instalar nuevos por si mismos. Las actualizaciones deben llevarse a acabo por indicaciones de los administradores del sistema y de una manera controlada de acuerdo con el plan tecnológico.

Esto plantea la cuestión de cuando actualizar los programas o introducir una nueva versión. Este asunto es discutido en Casos de Obsolescencia.

Administración de los Usuarios

Es conveniente que los usuarios sean manejados por los administradores del sistema. Algunas de las cuestiones que se deben considerar en esta tarea son las siguientes:

• Proveer a los usuarios con claves y contraseñas de acceso.
• Administrar los derechos de acceso del usuario (asegurar que solo puedan acceder a la información a la que están autorizados, creando por ejemplo distintos directorios de archivo con derechos de acceso diferenciados).
• Distribuir espacios en el disco a los usuarios y asegurar que no exceden el asignado.
• Asegurar que los usuarios respetan las normas o convenciones del sistema (como nombre y estructura de los archivos, un lenguaje y contenidos aceptables).

Accesorios de Cómputo

Los gastos relacionados con los sistemas de cómputo no se detienen con la adquisición inicial de equipos y programas. Se requieren varios accesorios para mantener a un sistema de cómputo en funcionamiento, por ejemplo:

• Papel para impresoras, fotocopiadoras y máquinas de fax.
• Tinta y toner para impresoras, fotocopiadoras y máquinas de fax.
• Aceite lubricante para algunas máquinas con partes en movimiento.
• Refacciones.
• Discos para almacenamiento de distintos tipos como discos flexibles, cintas y cd's.
• Cables de distintos tipos.
• Materiales de limpieza.
• Herramientas para mantenimiento.

Mantenimiento

Los sistemas de cómputo no se cuidan por si solos, requieren mantenimiento. Su mantenimiento puede ser dividido en tres grandes categorías:

• De equipos.
• De sistemas.
• De información.

Mantenimiento de equipos

La estrategia integral de tecnología informativa puede precisar un calendario de mantenimiento de los equipos. Es probable que cada componente requiera un mantenimiento de rutina. Los fabricantes o proveedores de equipos generalmente ofrecen orientación sobre las necesidades de mantenimiento de cada componente de los equipos.

Las responsabilidades por el mantenimiento de rutina pueden establecerse en la estructura de administración de la tecnología. Es preferible (y en algunos casos esencial) que el mantenimiento sea efectuado por técnicos calificados. Esto normalmente requiere contratar apoyo externo.

En algunos casos, el mantenimiento regular puede ser incluido en los acuerdos de compra o renta relacionados con el suministro de equipos. Esta práctica es recomendable porque asegura que el mantenimiento sea considerado en el presupuesto inicial y evita el riesgo de que no se cuente con fondos disponibles para mantenimiento en una fecha posterior.

El mantenimiento también puede ser necesario cuando el equipo se daña o rinde por debajo de los estándares esperados. Los arreglos para responder a mantenimientos no rutinarios pueden ser incluidos en la estrategia integral de la institución. Los arreglos permanentes con técnicos de mantenimiento y reparación permiten que los problemas sen atendidos rápidamente. Darle prioridad a las necesidades con antelación permite que las solicitudes de mantenimiento sean atendidas en el momento que se requiera a un precio preestablecido.

Por ejemplo, se puede elaborar un calendario que muestre los componentes clave que deben ser reparados dentro de la hora siguiente a su descompostura, aquellos importantes pero menos cruciales que deben ser reparados en menos de 24 horas y aquellos menos importantes que pueden ser reparados dentro de una semana. El costo de estos distintos niveles de servicio generalmente será mayor cuando se requiera una respuesta rápida.

Mantenimiento de los sistemas

Los sistemas de cómputo requieren mantenimiento constante. Algunas de las tareas en esta materia son:

• Establecer estructuras lógicas para los archivos y asegurarse que los usuarios sepan como usarlas.
• Controlar el acceso de los usuarios a los sistemas.
• Obtener licencias para el uso de los programas y asegurar que no se violen las condiciones estipuladas.
• Mantener la consistencia entre los distintos sistemas para asegurar que sean compatibles y no se duplique el trabajo.
• Dar mantenimiento a los servidores de la red.
• Dar seguimiento a las capacidades disponibles del sistema, como espacios de almacenamiento y velocidad del sistema, para asegurar que los discos no se saturen o que el desempeño del sistema resulte deficiente.
• Atender solicitudes de asistencia de los usuarios.
• Administrar los medios de enlace con otros sistemas, como internet, correo electrónico e Intranet.
• Identificar y reparar fallas en los programas.
• Actualizar los programas cuando resulte necesario.
• Ofrecer, vigilar y mejorar las medidas de seguridad como la protección contra virus, encriptamiento, "fire walls" y prevención de "hackers".

Mantenimiento de la información

A la información automatizada, particularmente los programas de cómputo e información, también se les debe dar mantenimiento para asegurar que no surjan problemas y que la información esté disponible para los usuarios cuando la necesiten.

Respaldo de la información

Generalmente se acepta que la información debe ser respaldada de manera periódica al menos una vez cada jornada laboral, o con mayor frecuencia si se trata de información crítica, como durante el desarrollo de una jornada electoral. La información puede ser respaldada en muy distintos formatos: discos removibles de diverso tipo, discos duros múltiples o cintas magnéticas, por ejemplo.

La estrategia integral de tecnología informativa de la organización puede estructurar un régimen formal de respaldo. Lo ideal es que el respaldo funcione de manera automática para asegurar que los errores humanos no causen problemas. Sin embargo, seguirá siendo necesaria una revisión periódica de los respaldos automáticos para asegurar que los errores de la computadora no causen problemas.

La información "viva" puede ser respaldada al mismo tiempo que es creada, utilizando un disco duro como espejo, que puede estar localizado en el mismo servidor o en uno distinto. Al utilizar discos espejo, la misma información es almacenada de manera simultánea en dos o más discos. Esto significa que si un disco falla, la información puede ser restaurada de otro. Es preferible utilizar servidores separados para los discos espejo, ya que el segundo se puede utilizar si el primero falla completamente.

Los programas, tanto los comerciales como los desarrollados internamente, también pueden ser respaldados para que se puedan recargar si las versiones originales se pierden o dañan. La mayoría de los programas vienen cargados en discos. Sin embargo es cada vez más frecuente que los programas se puedan descargar de internet. En este caso las copias de respaldo deben ser almacenadas localmente, ya que no existe garantía de que estarán disponibles en línea en el futuro. Los discos de programa que son almacenados en una biblioteca administrada por una unidad u oficial responsable pueden ser fácilmente ubicados y utilizados, de ser necesario.

Cuando se respalda la información de programas, se debe tener cuidado de no violar los permisos legales. La mayoría de las licencias o permisos legales permiten conservar copias de respaldo.

Medidas de seguridad de la información

Otro aspecto del mantenimiento de la información es el de conservarla segura, los sistemas de cómputo pueden ser protegidos por sistemas de seguridad para garantizar que sólo puedan acceder a ellos usuarios autorizados.

Para mayor información sobre medidas de seguridad de la información, ver Seguridad.

Personal, Capacitación y Apoyo

La tecnología no funciona por si misma, requiere gente que la opere. Los organismos electorales deben emplear personal que use y cuide la tecnología.

Todos los usuarios de la tecnología electoral requieren capacitación. El personal permanente, el temporal, consultores, contratistas, electores, candidatos, partidos políticos, medios de comunicación y cualquier otro usuario de la tecnología electoral necesita ser capacitado en su uso de acuerdo con sus necesidades. El nivel de capacitación requerido variará de acuerdo con la complejidad de la tecnología y el nivel de interacción requerida.

Incluso después de que un usuario ha sido capacitado, habrá necesidad de apoyo permanente. Habrá muchas ocasiones en que un usuario requerirá asistencia con un problema del "mundo real".

Los siguientes apartados abordan cuestiones relacionadas con personal, capacitación y apoyo a los usuarios de la tecnología electoral.

• Personal
• Capacitación
• Soporte para los Usuarios

Personal

La tecnología no funciona por si misma, requiere gente que la opere. Los organismos electorales deben emplear personal para estos efectos.

Personal interno o externo

Quizá la decisión más importante que tiene que tomar un organismo electoral en relación al personal encargado de manejar la tecnología es, si debe ser interno o externo (contratistas o proveedores). Hay ventajas y desventajas en cualquiera de esas opciones y quizá la solución más efectiva radique en usar una combinación de ellas.

Cuando existe la necesidad de apoyo de tiempo completo para llevar a cabo las funciones tecnológicas, es probable que resulte más económico y efectivo en el largo plazo emplear personal permanente (dependiendo de los términos y condiciones aplicables a nivel local). Esto debido a que los contratistas externos suelen tener un costo por hora mayor que el personal permanente.

Sin embargo, cuando las necesidades de personal relacionados con la tecnología son intermitentes, especialmente durante la fase de instrumentación y capacitación en su uso, puede resultar más económico y efectivo contratar personal externo. El uso de personal externo para proyectos con duración limitada elimina la necesidad de buscarle asignación a ese personal cuando el proyecto termina o la necesidad de realizar pagos por indemnización.

Otra ventaja de utilizar personal externo, en particular para funciones altamente especializadas, es que es más probable que los especialistas externos cuenten con la experiencia necesaria. Esto es más importante cuando se trata de tecnología novedosa para el organismo electoral y es poco probable que el personal interno haya tenido contacto con ella. Sin embargo, incluso con sistemas permanentes, es más probable que el personal externo que haya trabajado con distintos clientes y accedido a capacitación especializada resulte más efectivo que el personal interno que no ha contado con esas oportunidades.

Por el contrario, una ventaja de utilizar personal interno, en particular para un uso permanente de tecnología, es que es más probable que el personal interno tenga una mejor comprensión de los sistemas especializados del organismo electoral que los consultores externos. Esto es especialmente cierto cuando el organismo electoral utiliza sistemas especiales que no son de uso general en otro lado.

Cuando se utiliza personal interno, existe el riesgo de depender de un grupo pequeño de individuos que monopoliza todo el conocimiento. Esto es una situación peligrosa, ya que al final todo el personal tiende a moverse ya sea por elección propia o accidental. El organismo electoral puede tomar medidas para asegurar que la salida de personal clave no ponga la operación de su tecnología en riesgo. Se puede requerir que estas personas documenten sus conocimientos para que otras puedan manejar los sistemas en su ausencia. Otra solución consiste en garantizar que determinado personal, interno o externo, sea capaz de operar cada sistema, para que ninguno tenga el monopolio en el conocimiento de alguno de ellos. Ya que existen pros y contras en el uso tanto de personal interno como externo, la mayoría de los organismos electorales tienden a usar una combinación de ambos. El personal interno suele ser utilizado en funciones permanentes y para garantizar que se mantenga en la memoria institucional. El personal externo es utilizado para tareas de corto plazo, las de implantación y capacitación, pero también es útil para tareas especializadas que requieren calificación técnica o amplia experiencia.

Un organismo electoral también empleará personal cuyo propósito no sea implantar la tecnología, pero que sin embargo tendrá que utilizarla cotidianamente. Virtualmente todo el personal operativo utiliza tecnología diariamente, aún si no se perciben a si mismos como personal especializado en esta materia. En estos casos, la decisión de utilizar personal interno o externo dependerá de sus funciones principales, más que de sus habilidades tecnológicas. A medida que el uso de la tecnología se vuelve más común, es probable que las habilidades en la materia de ese personal se vuelvan más relevantes para su selección y empleo permanente.

Capacitación

Todos los usuarios de la tecnología electoral requieren capacitación. El nivel de capacitación requerido variará de acuerdo con la complejidad de la tecnología y el nivel de interacción requerida. Los niveles de capacitación pueden ir desde grado universitario hasta cursos de un día.

Idealmente, para el usuario general, la tecnología debe ser fácil de usar y requerir un mínimo de capacitación. Esto es particularmente importante cuando la tecnología vaya a ser utilizada por un gran número de usuarios que solo tendrán un breve trato con ella. Por ejemplo, un sistema de votación electrónica debe ser lo suficientemente simple para que alguien totalmente novato la utilice sin necesidad de capacitación externa alguna. De igual forma, cualquier tecnología operada por grandes volúmenes de oficiales electorales provisionales debe ser fácil de usar y requerir un mínimo de capacitación.

En el otro extremo del espectro, el personal y contratistas que están involucrados en el diseño, desarrollo y mantenimiento de los sistemas con frecuencia necesitan habilidades altamente especializadas y, por tanto, mucha capacitación. La capacitación de alto nivel puede tomar la forma de grados universitarios, mucha experiencia práctica, cursos intensivos y a menudo una mezcla de los tres.

En medio de ambos extremos usualmente queda comprendida la mayoría de los oficiales electorales de tiempo completo, que ejecutan funciones administrativas operativas o de supervisión. Este personal a menudo utiliza tecnología en su trabajo cotidiano, pero en su caso se trata de una herramienta para completar una actividad, más que una actividad en si misma. En estos casos, las necesidades de capacitación dependerán de la complejidad de la tecnología utilizada. El personal que utiliza procesadores de palabra, hoja de cálculo u otros programas para oficina, la capacitación formal puede contribuir de manera significativa a incrementar su productividad y ampliar el catálogo de actividades que pueden ser realizadas por personal "no técnico".

Para mayores detalles sobre cuestiones relacionadas con capacitación y tecnología, ver:

• Capacitación del Personal
• Capacitación de los Electores
• Validación de la Capacitación

Capacitación del Personal

Las necesidades de capacitación de personal variarán significativamente en función de su estatus (permanente o temporal) y de la clase de trabajo que realizan (técnico, operativo, administrativo, etc.). Para el personal que realiza tareas específicas y de corto plazo, como los oficiales de votación, la capacitación puede ser relativamente corta y efectuada ya sea de manera directa o mediante manuales o instructivos, por ejemplo. El personal que ejecute tareas más complejas requerirá una capacitación más estructurada y prolongada.

Generalmente se sostiene que se aprende y retiene más haciendo (capacitación operativa), siendo el método siguiente más efectivo el visual (ver que alguien más lo haga), seguido del auditivo (escuchar a alguien hablar sobre cómo hacerlo) y el escrito (leyendo sobre cómo hacerlo). Desde luego, la efectividad de cualquier técnica de capacitación específica diferirá de persona a persona, por lo que usualmente se utilizan distintas técnicas para asegurar que se satisfacen las necesidades de cada una de ellas.

Personal provisional

Las necesidades de capacitación provisional o temporal, como los oficiales de votación, son muy diferentes a las del personal permanente. El personal temporal que maneja tecnología generalmente ejecuta un rango limitado de tareas específicas. Por tanto, la capacitación puede ser diseñada para atender esas tareas limitadas, lo que puede significar realizar la capacitación en un formato corto y fácil de digerir. De hecho es una fortuna, ya que el personal temporal suele emplearse en grandes volúmenes y no sería práctico o económico realizar una capacitación prolongada.

La complejidad de la capacitación requerida para el personal temporal dependerá en gran medida de la complejidad de la tecnología. Esto es una buena razón para que la tecnología sea simple y fácil de utilizar y supervisar. Entre más simple sea la tecnología, más fácil será manejarla con una capacitación mínima. De hecho, para la tecnología cuyo uso fundamental sea su uso en sitios operados y supervisados por personal temporal, es probable que la sencillez en su diseño y operación sean las consideraciones fundamentales para su selección.

En muchos casos, la capacitación tecnológica para personal temporal será diseñada para un módulo en su capacitación general. El módulo tecnológico puede ser realizado mediante el uso de un manual escrito o ilustrado, un video o una exhibición directa. De resultar apropiado, también se pueden manejar materiales estáticos o interactivos utilizando programas de cómputo o internet.

Para mayor información sobre los métodos de capacitación general, ver Capacitación.

Cuando el personal temporal se contrata básicamente para manejar tecnología, como un escáner, la capacitación tiene que ser diseñada en función de esa tecnología específica. En estos casos, es preferible la capacitación directa con ejercicios reales. Un operador experimentado, con habilidades para la enseñanza, puede ser el capacitador más apropiado. Después de la capacitación inicial, puede ser necesaria una de carácter continuo que le permita al operador familiarizarse rápidamente con las tareas. Es conveniente que esta clase de capacitación sea supervisada de cerca por un capacitador más experimentado.

Personal permanente "no técnico"

El personal permanente o de largo plazo de carácter "no técnico" a menudo usará tecnología en su trabajo cotidiano, pero lo hará como una herramienta para completar otras actividades y no como una actividad en si misma. El personal que utiliza procesadores de palabra, hoja de cálculo u otros programas para oficina, la capacitación formal puede contribuir de manera significativa a incrementar su productividad y ampliar el catálogo de actividades que pueden ser realizadas por personal "no técnico".

En muchos países, las compañías ofrecen capacitación en las aplicaciones de programas de cómputo más populares, esto generalmente se realiza en laboratorios de cómputo donde a cada uno de los asistentes se le asigna una computadora en la cual seguir programas estructurados. Estos cursos suelen dedicar medio día, uno o varios días a un tema en particular, dependiendo de su complejidad. Generalmente se ofrecen en los niveles inicial, intermedio y avanzado para ajustarse a las habilidades y conocimientos de los asistentes.

Las compañías que ofrecen cursos de computación usualmente ofrecen un manual y, en ocasiones, muestras de archivos en discos para que los estudiantes los conserven después del curso y que los conocimientos adquiridos puedan ser reforzados o consultados posteriormente.

Otra forma de tener capacitación sobre como utilizar programas para automatizar la oficina, especialmente cuando no se cuenta o no resultan prácticos los cursos directos, es a través de técnicas de autoaprendizaje empleando materiales escritos, videos, paquetes de programas de cómputo o paquetes de capacitación de internet.

Cuando se requiere que una buena parte del personal sea capacitada en una tecnología específica puede resultar preferible en términos de costo-efectividad emplear uno o más capacitadores que ofrezcan la capacitación en el sitio mismo del trabajo utilizando sistemas y ejemplos de la vida real., haciéndola más útil y relevante.

Los modernos programas de cómputo para automatizar las oficinas a menudo incluyen funciones de "ayuda" e interfases intuitivas que le permiten a los usuarios operar los distintos sistemas con poca capacitación formal. En cierto sentido, la capacitación para el uso de estos sistemas está integrada en ellos. Mucho personal, especialmente aquel que realice tareas relativamente directas, es capaz de usar estos sistemas con muy poca o sin capacitación formal.

Una forma en la que los programas de cómputo modernos coadyuvan en este proceso es a través del uso de reglas y convenciones comunes entre los distintos programas para que una vez que un proceso es aprendido (por ejemplo, la función cortar y pegar), se pueda utilizar en distintas aplicaciones sin necesidad de capacitación adicional. Esta característica se debe considerar cuando se compran programas de cómputo, es decir, los programas que utilicen reglas comunes para distintas aplicaciones son generalmente preferibles a los que no usan reglas comunes consistentes.

Sin embargo, si bien muchos usuarios pueden operar sus propios programas para oficina conforme a un nivel aceptable de productividad con muy poca o sin capacitación formal, hay muchas características de las aplicaciones de los programas más modernos que no son ejecutables con la misma capacitación. Por ejemplo los rotuladores de correspondencia pueden ahorrar mucho esfuerzo si se usan de manera efectiva. Para sacar el mayor provecho de esos programas es conveniente aprender como ligar los documentos a una fuente de información y como utilizar varios campos para rotular un documento. La capacitación formal puede llegar a explicar las complejidades de estos procesos y otros similares, generando una mayor productividad con un menor esfuerzo.

Otro aspecto importante de la capacitación tecnológica es que debe ser un proceso continuo. Sobre todo porque los programas de cómputo son regularmente actualizados con nuevas capacidades, es importante asegurarse que el personal recuerde y actualice periódicamente sus habilidades mediante cursos de capacitación. Una forma de lograrlo es incluir capacitación tecnológica en el plan de desarrollo y capacitación del personal, con el compromiso del personal y de la administración de que la capacitación tecnológica será regularmente revisada.

Personal técnico

El personal técnico, incluyendo el personal permanente y los contratistas externos, requieren de más capacitación intensiva que les permita ejecutar sus tareas efectivamente. Esto puede darse a través de cursos universitarios o capacitación especializada para técnicos.

Algunas compañías ofrecen cursos de capacitación acreditados y bajo estándares reconocidos. Estos cursos pueden ser utilizados como una guía sobre el nivel de habilidad técnica obtenido por el personal y pueden ser utilizados por los empleadores como un medio para determinar la idoneidad de los solicitantes para los empleos tecnológicos.

Como en el caso del personal "no técnico", el técnico también debe mantener al día sus habilidades recibiendo capacitación periódica que le permita refrescar y actualizar sus conocimientos.

Capacitación de los Electores

Las necesidades de capacitación para los electores son muy diferentes de las del personal, Las oportunidades de capacitación también son muy diferentes.

Los electores tendrán una breve relación con el organismo electoral y una aún más breve interacción con la tecnología electoral. La capacitación a los electores para el uso de la tecnología electoral debe ocurrir durante esa breve interacción y debe ser muy rápida. La mejor clase de capacitación es aquella de la que ni siquiera se percata.

Como con la capacitación del personal, la complejidad de las necesidades de capacitación dependerá de la complejidad de la tecnología usada. Como no se espera que los electores manejen tecnología muy compleja, es muy importante que la tecnología que usen sea simple y fácil de usar. Si es el caso, las necesidades de capacitación para los votantes también se pueden simplificar enormemente.

Existen varias formas de "capacitar" a los electores. Antes de que lleguen a los sitios de votación pueden ser atendidos por técnicas de comunicación masiva: televisión, radio, prensa, correo electrónico, carteles demostraciones, etc. Este tipo de capacitación puede ser útil cuando se utilice una tecnología nueva o poco convencional, - por ejemplo, un nuevo sistema de votación electrónica. La comunicación masiva también se puede utilizar para informar a los electores sobre la nueva tecnología que se está adoptando, para que sepan que pueden esperar cuando lleguen a los sitios de votación.

Sin embargo, las técnicas de comunicación masivas no son muy buenas para capacitar a la gente sobre la forma de manejar tecnología. Esto se debe en parte a que la comunicación masiva no es un buen medio para comunicar detalles y, sobre todo porque la retención de información, en especial la detallada, se olvida rápidamente si no es utilizada de inmediato. Es mejor impartir la capacitación sobre el uso de tecnología el punto en que va a ser utilizada.

Cuando la capacitación a los electores se imparte en el sitio de votación, hay varias opciones a considerar. Lo mejor es hacer la tecnología tan simple y autoexplicatoria como sea posible. Cuando la tecnología tenga que ver con el uso de pantallas, se puede llevar de la mano a los electores a lo largo de todo el proceso mediante instrucciones en pantalla. Utilizar convenciones comunes de cómputo puede ayudar a la comprensión al utilizar conocimientos que muchos usuarios ya poseen, como por ejemplo. Las teclas de "enter" y "cancel".

Cuando se utilizan instrucciones en pantalla, es conveniente contar con facilidades para la gente que tenga dificultades para leerlas. Alguna gente será incapaz de leer o de hacerlo bien, otros de leer la lengua nacional y otros pueden tener debilidad visual o ceguera. Algunas opciones a considerar incluyen el uso de instrucciones por audio, (quizá vía audífonos), utilizar teclados con teclas especiales para discapacitados visuales, ofrecer instrucciones en distintas lenguas, mantener las instrucciones simples y claras ofrecer la posibilidad de incrementar el tamaño de las instrucciones impresas y contar con personal que pueda ayudar a los electores con dificultades.

Otras opciones para capacitar a los electores en los sitios de votación incluyen carteles explicatorios y exhibiciones in situ. Por ejemplo se puede instalar un sistema de demostración a la entrada del sitio de votación que permita a los electores probar sistemas de votación electrónica, contando con personal para explicar el sistema. También se pueden ofrecer presentaciones audiovisuales que ofrezcan instrucciones sobre el uso de la tecnología.

No importa que método básico de capacitación se utilice, siempre es recomendable contar con personal en los sitios de votación que pueda asistir a los electores que requieran algún tipo de ayuda. Siempre habrá personas poco acostumbradas o incómodas con la tecnología que agradecerán el auxilio de personas reales.

Otra forma de capacitar a los electores es vía internet. Se puede ofrecer información sobre gran variedad y tópicos electorales. Además se pueden instalar sitios de exhibición para permitirle a los electores probar la nueva tecnología de manera interactiva, si es que se presta para capacitación por este medio. Sin embargo, es poco probable que esto reemplace otros técnicas de comunicación masiva ya que se requieren usuarios suficientemente motivados para visitar un sitio en internet y es probable que la mayoría de los usuarios de internet tengan habilidades tecnológicas comparativamente altas como para requerir capacitación en esta materia. Puede ser útil ofrecer capacitación o asistencia a los electores cuando están en condiciones de votar desde su casa, por internet, teléfono o vía postal y, por tanto, nunca ponen un pie en el sitio de votación.

Más allá de internet, se puede contar con "capacitación a través de una línea telefónica o de un centro de llamadas, donde los electores puedan hablar directamente con un operador capacitado sobre el uso de la tecnología para votar o cualquier otra inquietud relacionada con la emisión del voto.

Validación de la Capacitación

La capacitación no es un fin en si mismo. A fin de asegurar que el tiempo, esfuerzo y dinero invertido en ella valga la pena, la capacitación debe ser validada. Es decir cualquier programa de capacitación debe ser evaluado para garantizar que está cubriendo las necesidades definidas y que permite incrementar la productividad y ofrece resultados productivos.

Se debe tener cuidado de que la capacitación y tecnología sea apropiadas para las necesidades de los capacitados y el organismo electoral en su conjunto; que será relevante para las tareas que vaya a llevar a cabo el capacitado en su trabajo. La capacitación disponible puede parecer infinita. Sin embargo, no todos los cursos son relevantes para una persona. Es preferible seleccionar los cursos que ofrecerán beneficios reales en el lugar de trabajo. Hay personal que puede tener la tentación de recibir capacitación porque le resulta interesante y no porque resulte relevante para su trabajo.

La capacitación puede ser validada de distintas formas. Una de las más importantes es la de utilizar medidas de desempeño para evaluar el éxito del procedimiento en el que se está empleando la capacitación. Por ejemplo, las medidas del éxito en la capacitación de electores para el uso de sistemas de votación electrónica puede incluir índices de error, número de quejas de los electores y número de solicitudes de asistencia adicional.

Otras medidas de desempeño relacionadas con la capacitación para el personal de la institución pueden incluir el número de usuarios atendidos, la velocidad con que las solicitudes fueron manejadas o la velocidad con que los resultados electorales fueron finalizados.

La capacitación también debe de ser evaluada por los capacitados. Al final de cualquier sesión formal de capacitación, es buena práctica que el capacitador les brinde a los alumnos un cuestionario de evaluación. Estos normalmente le solicitan al capacitado calificar una serie de afirmaciones o preguntas relacionadas con su experiencia en la capacitación en una escala que va de muy bueno a muy malo. Esta clase de evaluación se presta para ser automatizada, por lo que los resultados pueden ser integrados y analizados rápidamente.

La evaluación puede ser benéfica tanto para el capacitador como para el capacitado. Al primero le ofrece una valiosa retroalimentación sobre la efectividad de las sesiones, desde la perspectiva del capacitado. Para los segundos una buena evaluación se enfocará en cuanto a aprendido de la capacitación y si se alcanzaron o no los objetivos previstos.

Soporte para los Usuarios

Una vez que la tecnología ha sido instalada y los usuarios han sido capacitados, todavía será necesario un soporte continuo para los usuarios. Habrá muchas ocasiones en que los usuarios necesitarán asistencia para resolver un problema del "mundo real".

Normalmente, el soporte a los usuarios se ofrece a varios niveles, dependiendo de la complejidad del problema. Se puede ofrecer de manera interna, mediante personal in situ, o externa, por expertos técnicos contratados.

Soporte interno para los usuarios

El primer puerto de entrada para brindar soporte interno a los usuarios es normalmente una mesa de ayuda. Las mesas de ayuda cumplen al menos dos propósitos, resolver cualquier problema que tengan los usuarios con el sistema y ayudarlos a utilizarlo de manera más efectiva. Para mayores detalles ver Mesa de Ayuda.

El personal de las mesas de ayuda puede ser de la propia institución o contratado de manera externa, pero es mejor concebir la mesa de ayuda como un apoyo interno ya que generalmente se ajusta a las necesidades de la organización y se encuentra más familiarizado con sus operaciones.

Muchas solicitudes a la mesa de apoyo pueden ser manejadas por teléfono. Se les puede ir diciendo a los usuarios como solucionar un problema. En situaciones más complejas, dependiendo de la estructura del sistema de cómputo utilizado y cuando las computadoras están en red, el personal de la mesa de ayuda u otro personal técnico puede ser capaz de resolver los problemas "remotamente", desde sus propias computadoras. En este caso, el personal puede manejar los sistemas y programas utilizados por los usuarios locales y generar diagnósticos en sus propios sistemas para identificar las fallas. Esta clase de apoyo es menos costosa que el efectuado en sitio, ya que los problemas pueden ser manejados sin que el personal de las mesas de apoyo tenga que abandonar su propio sitio de trabajo.

Sin embargo, algunos problemas no pueden ser solucionados de manera remota, por lo que se requerirá que el personal de apoyo ofrezca asistencia en el sitio mismo del problema. Cuando el personal de apoyo está ubicado cerca de los usuarios, esto no significará más que moverse unos cuantos pasos. Sin embargo, cuando el personal de apoyo se encuentra en un sitio distinto, sobre todo cuando el organismo electoral tiene oficinas dispersas o desconcentradas, el suministro de este tipo de apoyo puede ser costoso tanto en dinero como en tiempo. En este caso, optimizar la capacidad de manejar los problemas de manera remota puede ayudar a resolver los problemas más rápido y de manera más económica.

Una forma de optimizar la capacidad de manejar los problemas sin necesidad de asistencia in situ del personal de apoyo es capacitando a los usuarios para manejar problemas comunes o menores por sí mismos.

Soporte externo a los usuarios

Dependiendo del nivel de soporte interno disponible, se puede requerir soporte externo para atender problemas más complejos. Normalmente se requiere apoyo externo cuando el equipo o programas requieren servicio o reparación, o cuando los problemas desbordan la capacidad del personal de apoyo interno.

El soporte externo tiende a ser más caro que el interno. El tiempo requerido para que el soporte externo atienda las peticiones también es un asunto a considerar. Los proveedores de apoyo externo pueden no encontrarse disponibles cuando el organismo electoral quiera que se atienda un problema, ya que ellos tienen sus propias prioridades. Si el apoyo externo es para atender una urgencia, usualmente implica costos adicionales.

Una forma de minimizar los costos del soporte externo y de maximizar la posibilidad de obtener asistencia inmediata cuando se requiera consiste en negociar un Acuerdo de Servicio Sostenido (SLA por sus siglas en inglés). Bajo un acuerdo de este tipo, el proveedor se compromete a suministrar un nivel de servicio garantizado por un precio preestablecido. Por ejemplo, se pueden convenir tarifas diferentes para responder a problemas de acuerdo con su nivel de urgencia. De esta forma, el organismo electoral sabrá el costo por obtener ayuda de emergencia en comparación con una atención ordinaria que implique cierta espera, y podrá decidir si realmente es necesaria una ayuda de urgencia y si justifica el costo adicional.

Cuando se compran equipo o programas de cómputo, puede ser posible incluir un nivel de soporte externo garantizado en el contrato de compra. La mayoría de los artículos adquiridos incluirán una garantía de cierto tipo, que al menos cubra la calidad de la fabricación. Es importante conocer los artículos y servicios cubiertos por cualquier garantía antes de firmar un contrato. Además de las garantías normales, puede ser posible negociar garantías de soporte adicional como parte del precio de compra, medida que puede resultar económica en proporción en que se reduzcan los costos de soporte continuo.

Casos de Obsolescencia

Cuando se diseñan planes de desarrollo tecnológico y se adquieren sistemas y artículos de cómputo, es importante estimar la duración de la tecnología y desarrollar una estrategia para hacer frente a su obsolescencia.

A medida que se acelera el desarrollo de la tecnología computacional, un equipo puede ser clasificado como "obsoleto" (en términos de los desarrollos más recientes) a la vuelta de uno o dos años de su compra. Esta posibilidad debe ser tomada en cuenta cuando se adquiere e implanta cualquier tecnología. En su momento hay que decidir si se sigue usando la tecnología una vez que se ha vuelto obsoleta o si vale la pena actualizarla o mejorarla conforme a los estándares actuales.

Es probable que el principal factor a considerar en esta decisión sea presupuestal. En muchos casos puede ser poco conveniente o inasequible presupuestalmente mejorar o actualizar la tecnología de manera regular.

Si bien el equipo en uso puede ser obsoleto en términos del mercado, puede ocurrir que todavía cumpla con sus funciones de manera aceptable. En este caso no parece que sea forzosa la necesidad de actualizarlo. Por otra parte, si la tecnología está tan desactualizada que está limitando la productividad, su actualización puede ser indispensable. Por ejemplo, esto puede ocurrir si la tecnología es incompatible con la nueva que es utilizada por otros sistemas u organizaciones con las que necesita ser compatible.

Para un examen más detallado sobre cuestiones relacionadas con el manejo de los casos de obsolescencia, ver Uso o Desecho del Equipo Obsoleto y Políticas de Depreciación y Amortización

Evaluación y Auditoría

Una buena estrategia de administración tecnológica incluirá mecanismos de evaluación y auditoría para garantizar no solo que se haya implantado la tecnología aplicada de acuerdo con el plan fijado, sino que continua operando conforme a lo previsto a lo largo de su vida útil.

La evaluación de la auditoría son esencialmente los dos lados de la misma moneda. Sin embargo, tienen un diferente énfasis. Las funciones de auditoría normalmente comprenden el monitoreo externo o por separado de una organización o sistema. La evaluación, si bien es utilizada como una herramienta de auditoría, no está restringida a un escrutinio externo o por separado y puede ser utilizada por los administradores o usuarios para medir el éxito de sus propios sistemas y mejorar su rendimiento.

Evaluación

Se pueden incorporar mecanismos de evaluación en la estrategia de diseño e implantación de cualquier proyecto tecnológico ¿Qué se espera lograr con la tecnología? ¿Cómo determinar si está cumpliendo o no con sus propósitos? ¿Qué resultados son mesurables? ¿Qué medidas de desempeño se pueden establecer?

Considerar las cuestiones de evaluación antes de adquirir la tecnología ayudará no solo a mediar su efectividad una vez incorporada, sino también a clarificar si es apropiada para las funciones contempladas.

Una de las mejores formas de evaluar la efectividad de la tecnología es fijar medidas de desempeño realistas y aplicarlas. Hay que evitar es establecimiento de medidas de desempeño que no se puedan medir fácilmente y no reportar sobre aquellas que se hayan establecido.

También se pueden incluir procedimientos de evaluación en las rutinas de mantenimiento de la tecnología. Los administradores deben ser responsables de asegurar que la evaluación se lleve a cabo, de recibir los reportes y de actuar cuando sea necesario. De poco sirve una evaluación si no se toman medidas cuando algún problema es identificado.

Una vez que los problemas son identificados, los resultados de la evaluación se pueden utilizar para plantear posibles soluciones. En el ciclo de evaluación posterior a la realización de mejoras, se puede utilizar una vez más la evaluación para determinar la efectividad de los cambios.

Auditoría

Como con los planes de evaluación, se pueden incorporar mecanismos de auditoría en las fases de diseño y desarrollo del plan de implantación tecnológica.

Los auditores pueden tomar los resultados de la evaluación y realizar un escrutinio externo y objetivo de ellos. La función de los auditores en la administración electoral es particularmente relevante cuando la tecnología es utilizada para procedimientos que exigen transparencia y confianza. Los auditores pueden servir para evaluar los procedimientos electorales ofreciendo una evaluación independiente sobre la efectividad de la tecnología.

Las auditorías pueden ser llevadas a cabo por personal interno o externo. En las internas, es costumbre que los auditores no tengan un interés directo en el proceso auditado a fin de acreditar su confiabilidad. Las auditorías internas pueden ser valiosas porque permiten conocer las complejidades de las operaciones de la institución. Sin embargo, los auditores internos no suelen tener el total beneficio de la credibilidad que normalmente se les atribuye a los independientes.

Los auditores externos tienen la ventaja de no contar con un interés en el resultado de la auditoría más allá de su propia credibilidad y las percepciones que obtienen de ello. En consecuencia, las auditorías externas suelen tener mayor veracidad que las internas. Otro punto a favor de los auditores externos es que la auditoria es una habilidad y los mejores auditores tienen gran capacitación y gran experiencia. El personal interno no suele tener esta clase de atributos a menos que haya sido especialmente reclutado para ese tipo de actividades.

Los auditores externos pueden ser utilizados para escrutar cualquier aspecto de la tecnología electoral que sea sujeto de evaluación. Sobre todo cuando la tecnología es utilizada para funciones electorales cruciales, como el registro y escrutinio de los votos, los auditores externos pueden jugar un papel muy importante.

Los sistemas de cómputo para registrar y contar los votos son tan efectivos y seguros como los códigos de cómputo que utilizan para efectuar sus cálculos. Se pueden utilizar auditores externos para escrutar los códigos utilizados y verificar que operen a la perfección. Los códigos de computadora que han sido auditados externamente pueden ser "aislados", es decir, almacenados en un sitio seguro bajo control independiente de la autoridad, para luego ser comparados con la versión original del código utilizada en el proceso electoral. En esta forma, es posible no sólo verificar que el código esté libre de cualquier irregularidad oculta o tentativa deliberada de manipulación, sino también que el código que ha sido utilizado no ha sido cambiado o alterado desde que se efectuó la auditoría.

Minimizar los Riesgos en el Uso de la Tecnología

El uso de tecnología para propósitos electorales puede plantear muchos riesgos. Casi por definición, todo evento electoral es crucial. Cuando se produce una falla técnica o procedimental, fácilmente puede derivar en desastre. En la mayoría de las empresas o negocios, el tiempo no es un factor crítico y cualquier demora temporal provocada por problemas técnicos puede ser superada sin que se experimente ningún resultado adverso a largo plazo. En una elección, un evento crítico en el tiempo como la jornada electoral puede convertirse en un caos irremediable si la tecnología falla.

Sin embargo, hay muchas formas de minimizar los riesgos relacionados con el uso de tecnología, por ejemplo:

• Asegurar que la tecnología es físicamente segura, previniendo daños accidentales o acceso no autorizado.
• Cerciorarse que los programas de cómputo y la información son seguros, previniendo accesos no autorizado y tomando providencias contra virus.
• Asegurar que la información es recabada de manera confiable, incorporando sólidas metodologías para la captura informativa, ofreciéndole capacitación apropiada al personal y aplicando técnicas para la verificación de información.
• Garantizar que la información se encuentre disponible, respaldándola sistemáticamente y contando con sistemas manuales de contingencia.
• Aplicación de sistemas de verificación, pruebas y regimenes de manteniemitno para asegurar que los equipos, comunicaciones y programas de cómputo operen efectivamente
• Contar con pólizas de seguro para evitar pérdidas monetarias o materiales.
• Contar con salvaguardas de desempeño para asegurar que el personal y los proveedores externos tengan interés directo en la conclusión exitosa de un proyecto, tales como bonos o cláusulas de sanción.
• Encriptar la información, los sitios de internet y los códigos de los equipos de cómputo para garantizar que no puedan acceder a ellos usuarios no autorizados.
• Adoptar medidas de protección para garantizar a los usuarios o interesados que la tecnología es confiable.
• Adoptar y cumplir con políticas privadas, para asegurar que el personal y la información confirmación se mantenga segura, al mismo tiempo nos aseguramos que la información pública más adecuada se encuentre disponible

Los siguientes temas en esta sección cubren los distintos aspectos relacionados con la reducción de riesgos en el uso de tecnología en un contexto de elecciones.

• Seguridad
• Asegurar la Confiabilidad de la Información
• Asegurar la Disponibilidad de la Información
• Sistemas de Contingencia Alternativos o Manuales
• Verificación, Prueba y Mantenimiento de los Sistemas
• Pólizas de Seguro
• Cláusulas de Desempeño
• Encriptamiento
• Medidas para Seguridad del Público
• Información Pública y Políticas de Privacidad

Seguridad

Una de las formas más importantes de minimizar los riesgos en el uso de tecnología es cerciorándose que la tecnología es segura. La seguridad comprende dos aspectos fundamentales:

• Seguridad física de la tecnología, para prevenir daños accidentales o acceso no autorizado.
• Seguridad de los programas de cómputo y de la información, previniendo accesos no autorizados, auditando los códigos y protegiendo los programas contra virus.

Los siguientes apartados de esta sección cubren los aspectos de seguridad para minimizar los riesgos en el uso de tecnología:

• Seguridad Física
• Seguridad en el Acceso a la Información
• Códigos de Seguridad
• Protección Contra Virus

Seguridad Física

Garantizar la seguridad física de la tecnología es una de las vías fundamentales para minimizar los riesgos en su uso.

Las medidas de seguridad física pueden ser divididas en dos grandes categorías: contra factores ambientales como el fuego, la humedad, las inundaciones, el calor o el frío y los fallos en el suministro de energía; y contra interferencias humanas sean deliberadas o accidentales.

Contra factores ambientales

El tipo de medidas de seguridad que se pueden tomar contra factores ambientales dependerá de las modalidades de tecnología considerada y de dónde serán utilizadas. Las medidas se seguridad más apropiadas para la tecnología que ha sido diseñada para viajar o para ser utilizada en el terreno serán muy diferentes a la de aquella que es estática y se utiliza en ambientes de oficina.

Cuando la tecnología es alimentada por electricidad (y la mayoría lo es), la seguridad de la fuente de energía es crucial. Incluso en países desarrollados con redes de suministros bien establecidas, la energía puede ser cortada sin previo aviso. En los países de menor desarrollo el suministro de energía puede ser errático, intermitente o inexistente. Por tanto, en todos los casos en que el suministro continuo de energía sea crucial, los suministros de emergencia o respaldo deben ser parte integral del sistema tecnológico.

Una fuente común de respaldo de energía es el denominado Suministro de Energía Ininterrumpible (UPS por sus siglas en inglés). Suele conectarse un UPS entre la principal fuente de energía y el componente tecnológico, como un equipo de cómputo. Si la principal fuente de suministro falla, la batería incluida en el UPS entra en operación inmediatamente y se hace cargo del suministro de energía.

Algunos sistemas UPS son lo suficientemente poderosos para mantener el sistema en operación por un periodo prolongado, por lo que es posible que los usuarios ni siquiera se percaten que la principal fuente de suministro ha fallado y pueden seguir trabajando. Sin embargo, como esta clase de sistemas UPS requieren de potentes baterías para operar, suelen ser muy costosos. Otro tipo de sistemas UPS menos costoso no pueden servir como sistemas de reemplazo durante mucho tiempo.

En estos casos, el UPS activa una batería de respaldo temporal y emite una señal de alarma a los administradores y usuarios del sistema, indicando que la principal fuente ha fallado para que los usuarios cierren sus sistemas de manera ordenada. Este tipo de sistemas UPS pretenden prevenir la pérdida o alteración accidental de información por problemas en el suministro de energía, permitiendo el cierre controlado de un sistema más que garantizando que el trabajo pueda continuar mediante energía de respaldo.

La otra función de los sistemas UPS es la de regular variaciones o sobrecargas en el suministro de energía. Si bien las fuentes de energía buscan proveer un nivel de electricidad constante, ocasionalmente pueden producir sobrecargas en el suministro. Las descargas pueden ser peligrosas para los equipos de cómputo y pueden quemar fusibles o componentes del equipo. Un sistema UPS intercepta una sobrecarga y evita que llegue a un equipo sensible.

Otro método común de asegurar un suministro de energía confiable es a través del uso de generadores. Existen distintos tipos de generadores que son alimentados por diferentes clases de combustible, normalmente petróleo o diesel. Los generadores pueden ser utilizados sistemáticamente, sobre todo donde las principales fuentes de suministro eléctrico son poco confiables o inexistentes, o como sistemas de respaldo o emergencia cuando falle la fuente principal. Los generadores pueden usarse de manera conjunta con los sistemas UPS.

Cuando se utiliza un generador como la principal fuente de suministro, es recomendable contar con uno o más generadores de reemplazo. Su mantenimiento regular puede garantizar su efectiva operación continua.

Otro aspecto importante de la seguridad física es asegurar que el equipo tecnológico, especialmente el de cómputo, esté debidamente resguardado. Idealmente, el equipo de cómputo debe ser almacenado en edificios sellados con control de clima, para que la temperatura y la humedad se mantengan a un nivel óptimo constante y se eliminen contaminantes como la suciedad, el polvo y el humo. Es usual que los sistemas convencionales de aire acondicionado que se utilizan para controlar la temperatura en los edificios se empleen para estos efectos.

Sin embargo, en ambientes particularmente difíciles o en el caso de equipo muy sensible, los sistemas convencionales de aire acondicionado pueden no ser suficientes y se requiere instalar sistemas especiales para el control climático. Una solución puede ser la de concentrar todo el equipo en edificios o salones especialmente habilitados y donde opere un sistema especial de aire acondicionado controlado por especialistas.

Los edificios o salones que alberguen equipos de cómputo u otros componentes tecnológicos deben protegerlo contra temperaturas extremas y contra ingreso de contaminantes como el polvo, la arena y el humo. Los salones deben ser aseados periódicamente. Los residuos del humo del cigarrillo pueden dañar los equipos de cómputo por lo que de ser posible no se debe permitir fumar en los sitios de trabajo tanto por la salud de los trabajadores como del equipo.

El equipo que se utilice en espacios abiertos o en edificios poco seguros, como el que utilizan las unidades móviles de votación, debe venir con sus propios resguardos para asegurar que los factores ambientales externos, como el polvo o la humedad, no los afecten. Puede ser necesario usar equipo que haya sido fabricado expresamente para su uso en sitios remotos, asegurándose que sea sólido y capaz de funcionar bajo circunstancias adversas.

El equipo de comunicación es otro tipo de tecnología que requiere seguridad física especial. En particular los cables de conexión de las redes de cómputo requieren gran seguridad. Entre las formas de proteger los cables contra la amenaza de roedores o humanos puede ser colocarlos dentro de ductos, tras paredes, bajo piso o bajo techo, instalar pisos falsos para permitir que los cables circulen sin problema, enterrarlos o montarlos sobre poleas. Cuando los cables estén en riesgo, se pueden considerar alternativas como las de enlace a través de microondas.

Contra factores humanos

Muchas de las medidas tomadas para garantizar la seguridad contra factores ambientales también pueden ser utilizadas para prevenir ingerencias humanas deliberadas o accidentales. El aislamiento físico, como colocar componentes clave o los servidores de las redes en salones especiales, puede ayudar a reducir la posibilidad de intervención humana. De igual forma, colocar los cables de las redes dentro de las paredes o bajo suelos y techos torna difícil acceder a ellos.

Sin embargo, la medida física más efectiva que se puede tomar para prevenir la intervención humana es la de ubicar la tecnología dentro de sitios seguros bajo llave. La tecnología moderna ofrece un amplio catálogo de dispositivos sofisticados que pueden restringir la entrada a edificios o salones solo al personal autorizado. Entre ellos:

• Candados y cerrojos convencionales.
• Cerrojos operados por códigos de acceso (mecánicos o automatizados).
• Cerrojos operados por tarjetas con bandas magnéticas.
• Cerrojos que reconocen rasgos físicos, como las huellas dactilares, de la mano o la retina.
• Cerrojos que requieren una combinación de dos o más de estos dispositivos.

La ventaja de los cerrojos más sofisticados que utilizan sistemas de cómputo para validar la entrada es que pueden ser utilizados para monitorear que individuos han ingresado a un recinto y cuándo. Los que utilizan rasgos físicos van un paso adelante y aseguran que solo los individuos identificados y verificados tengan acceso. Los cerrojos que no incorporan rasgos biológicos no son tan seguros ya que siempre es posible que alguien robe una tarjeta o los códigos de acceso.

La vigilancia es otro mecanismo de seguridad. Se pueden utilizar guardias de seguridad para controlar el acceso a un recinto. Los guardias pueden utilizar cámaras de seguridad para monitorear distintas áreas de acceso. Se pueden emplear censores para monitorear la actividad y activar alarmas en caso de riesgo. Si la seguridad fija es muy costosa, se pueden utilizar servicios de seguridad a petición expresa (llamada telefónica) a una tasa menor que pueden patrullar periódicamente las instalaciones y atender llamadas de emergencia. Se pueden instalar sistemas que no solo activen alarmas a nivel local sino también en sitios remotos como una estación de policía o un puesto de seguridad.

Si bien los cerrojos y la vigilancia son buenos sistemas de seguridad, el nivel total de seguridad solo será tan bueno como lo sea el eslabón más débil de la cadena. Por ejemplo, muchos edificios permiten la circulación humana entre pisos a través de los ductos de servicio (normalmente para efectos de revisión o mantenimiento del aire acondicionado o del cableado). Es importante asegurar que las restricciones de acceso a la tecnología no puedan simplemente ser burladas por una persona que se filtra por los accesos para el aire acondicionado.

Si la seguridad física de la tecnología electoral es de gran importancia, puede valer la pena emplear un experto en seguridad que realice una auditoría de todas las instalaciones para asegurar que se han tomado todas las medidas y precauciones necesarias.

La forma final de seguridad contra la intervención humana es la de dificultar o hacer imposible que una persona no autorizada pueda acceder o modificar los datos contenidos en un sistema de cómputo. Esto se puede lograr a través del uso de contraseñas y el encriptamiento. Para mayor información sobre estos temas ver Seguridad en el Acceso a la Información y Cláusulas de Desempeño.

Seguridad en el Acceso a la Información

Gran parte de la información de que dispone un organismo electoral tiene un carácter sensible por lo que debe ser resguardada con la mayor seguridad. Muchos programas de cómputo utilizados por el organismo electoral deben ser lo suficientemente seguros para garantizar que el proceso electoral se desarrolle sin contratiempos y que sus resultados no sean puestos en entredicho por maniobras accidentales o sabotajes deliberados.

La seguridad física se puede utilizar para aislar los equipos de cómputo e impedir el acceso de personas no autorizadas (ver Seguridad Física), pero es solo la primera línea de defensa. La siguiente es la seguridad en el acceso a la información.

Protección mediante contraseñas

El método más común para asegurar el acceso a la información es la protección a través de contraseñas, de las cuales se pueden imponer distintos niveles. Se pueden instalar las computadoras de tal forma que se requiera una contraseña antes de que se puedan cargar y ofrecerle al usuario acceso a cualquier información. Las redes se pueden configurar para que todos los usuarios tengan que ingresar su nombre y contraseña para que se les permita el acceso, por lo que incluso si una persona no autorizada puede manejar una computadora a nivel local, no puede ingresar a la red.

Los programas también pueden ser protegidos mediante contraseñas, por lo que si un intruso es capaz de acceder a la red, no pueda correr determinados programas. Finalmente, los archivos individuales también pueden ser protegidos de esta manera, para que los intrusos no puedan abrirlos aún si tienen acceso a las carpetas o pueden copiarlos en otro sistema o en disco removible.

Sin embargo, las contraseñas no son inviolables. Hay algunas reglas básicas que deben observarse al utilizarlas a fin de asegurar que personas no autorizadas no puedan descubrirlas:

• No se deben escribir y dejar en algún lugar donde una persona no autorizada pueda encontrarlas -si se tienen que escribir, deben ser colocadas en un lugar seguro.
• Es conveniente cambiarlas regularmente.
• Hay que evitar claves obvias, como el nombre del usuario, de su organización, un familiar o una persona famosa que pueden fáciles de adivinar.
• Los más seguros contienen una mezcla de letras y nombres y, si el sistema lo permite, una mezcla de letras mayúsculas y minúsculas, ya que son más difíciles de rastrear.
• Los cortos son más fáciles de rastrear.
• Es preferible no compartirlas con compañeros de trabajo, familiares o amigos, cada persona debe tener la suya.
• En el caso de sistemas sensibles, puede ser fácil monitorear que contraseñas están siendo utilizadas y a qué información se está accediendo.
• Es deseable limitar el número de veces durante una sesión en que una persona trata de ingresar una contraseña y falla.
• Cuando un empleado al que se le ha asignado una contraseña renuncia o se traslada a otro sitio de trabajo, es preferible dar de baja su contraseña.
• Los administradores del sistema deben tener capacidad de reinstalar las contraseñas de los usuarios que las han olvidado.

Limitando el acceso autorizado

Incluso cuando un usuario tenga un permiso de acceso y una contraseña válida a un sistema, la autoridad electoral no puede querer su acceso a toda la información contenida en el sistema. Por ejemplo, un empleado temporal contratado para ingresar la información relativa a la nómina no tiene porque tener acceso al programa de resultados electorales. La contraseña puede ser utilizada para limitar el derecho del usuario para acceder a diferentes partes del sistema fijando distintos niveles de acceso entre diferentes clases de usuarios.

Cuando se autoriza el acceso, se puede colocar un texto en la pantalla introductoria recordando al usuario los requisitos legales para mantener la seguridad de la información y las sanciones aplicables en caso de hacer mal uso de ella.

Lugares para almacenar la información

Otra forma de evitar el acceso no autorizado es la de limitar los lugares en los cuales se almacena la información. En los sistemas de cómputo en red, es recomendable mantener toda la información, especialmente la sensible, en servidores centralizados y no en el disco duro de las computadoras personales. Esta práctica significa que cualquier intruso que trate de acceder a la información tiene que superar dos niveles de seguridad: el de la computadora local y el del servidor de la red. Normalmente es más difícil tener acceso a la información de un servidor que al de una computadora personal.

Otra ventaja de mantener la información sensible en servidores es que se limita el número de computadoras que requieren un alto nivel de seguridad. Una forma de robar información es sustrayendo la computadora que la contiene. Si bien puede resultar poco práctico o muy costoso mantener todas las computadoras personales bajo gran seguridad, si es muy recomendable y más práctico al menos con los servidores.

Acceso remoto a la información

Muchas redes permiten el acceso remoto a la información, conectándose a través de un sistema público como internet o vía módem. Esta forma de acceso facilita que personal no autorizado pueda llegar a la información, porque no requiere tener acceso físico a las instalaciones de la autoridad electoral o a una computadora ligada a su red privada.

Se puede realizar una evaluación para determinar si vale la pena correr el riesgo de exponer una red a acceso público vía módem o internet, a cambio de ofrecerles acceso remoto a los usuarios autorizados. Si se decide que el acceso remoto es necesario, se puede contratar a un experto para minimizar el riesgo en su uso y garantizar la mayor seguridad posible. Para que sea más efectivo es importante buscar un dispositivo actualizado ya que la tecnología en esta materia evoluciona muy rápidamente.

Desafortunadamente, las cadenas sensibles que permiten acceso remoto son uno de los blancos de los llamados "hackers" que se especializan en violar los códigos de seguridad de redes de alto perfil. Es necesario reconocer este riesgo y tomar todas las medidas posibles para minimizarlo. Una forma de hacerlo, especialmente si solo se requiere acceso remoto para determinadas funciones, es asilando la información y programas más sensibles de la parte de la red a la que se puede acceder vía remota, de tal forma que no sea posible acceder a la información sensible que no sea a través de la red local.

Otra forma de limitar los riesgos es limitando el acceso remoto a copias de la información y no a los originales.

"Paredes de fuego"

Las "paredes de fuego" son barreras tecnológicas instaladas en las redes de cómputo para controlar el acceso. Sirven para restringir el acceso de personas no autorizadas a programas e información asegurada. Los expertos técnicos en esta materia pueden aconsejar la modalidad apropiada para determinado sistema.

Registros auditables

Los registros auditables se pueden utilizar para anotar las actividades de las personas que tienen acceso a información sensible. Estos registros pueden mostrar qué usuarios accedieron a qué tipo de información, qué cambios realizaron y cuándo. Bien utilizados (y no ignorados o desdeñados), pueden ser herramientas poderosas para verificar que no han ocurrido violaciones a la seguridad o identificar las que han ocurrido.

Códigos de Seguridad

Los sistemas de cómputo están integrados por códigos complejos. Los programas de cómputo que realizan funciones sensibles relacionadas con una elección deben operar correctamente, pues de otra forma se puede poner en riesgo su éxito y su legitimidad, Por ejemplo, un intruso podría violar la seguridad, acceder al código de un programa y alterar los resultados de una elección de una forma que sería muy difícil detectar.

Por tanto, los códigos de seguridad son otra línea de defensa en la batalla por garantizar la seguridad de la tecnología electoral.

Auditores externos pueden revisar los códigos utilizados en un sistema de cómputo electoral y verificar que ejecute sus funciones debidamente. Los códigos que han sido auditados externamente pueden luego ser "confiscados" o llevados a un sitio seguro bajo control independiente de la autoridad. Esto permite que la versión "confiscada" sea comparada con la versión en "vivo" del código utilizado para una elección.

De esta forma, no solo es posible verificar que el código de la computadora está exento de cualquier falla oculta o intento deliberado de manipulación, sino también para verificar que una vez que ha sido utilizado no ha sido sustituido o alterado.

Este nivel de seguridad puede no ser necesario para todos los códigos utilizados por un organismo electoral. Sin embargo, es muy útil para sistemas clave como los de votación o conteo electrónico.

Otra forma de probar la integridad del código de una computadora es utilizando un código de "fuente abierta" y no el integrado originalmente. Mientras el código original generalmente no es revelado públicamente, el de fuente abierta si lo es, por lo que los programadores externos pueden auditarlo y verificar que opera debidamente. Esto puede ser deseable cuando los partidos contendientes desean verificarlo independientemente para propósitos electorales. Determinar si las ventajas de contar con un código abierto compensan los riesgos de identificar áreas de vulnerabilidad será una decisión que tendrá que ponderarse en cada caso concreto.

Para mayor información sobre las funciones de auditoría ver Evaluación y Auditoría.

Protección Contra Virus

Los virus son una seria amenaza para todos los sistemas de cómputo, especialmente los enlazados a redes o a servicios de correo electrónico o internet. Los programas de protección antivirus son una parte esencial de cualquier sistema de cómputo.

¿Qué es un virus de computadora?

Son programas desarrollados por programadores inescrupulosos o mal intencionados que son capaces de ejecutar distintas funciones, tanto benignas como malignas, en una computadora "infectada".

Los virus benignos pueden simplemente ejecutar funciones inofensivas (pero usualmente molestas) como mostrar mensajes animados. Los malignos pueden alterar programas o información, destruir archivos o provocar que se generen cantidades masivas de correos electrónicos, amenazando la estabilidad de las redes al saturarlas de información.

Los virus se diseminan transfiriendo archivos infectados de una computadora a otra. Esto puede ocurrir transfiriendo archivos en discos removibles, accediendo o descargando archivos de internet o de una red o a través de archivos enviados por correo electrónico. Los virus pueden ser archivos ejecutables o en otros formatos, como de procesador de texto que contengan macros. Al correr estos archivos ejecutables o abrir aquellos que contienen macros infectados se puede activar el virus que puede provocar daños considerables.

Algunos virus atacan programas de correo electrónico. Al ingresar a la lista de direcciones almacenada por el usuario, el virus se puede reproducir enviando copias a todas ellas. El efecto multiplicador de esta estrategia significa que un virus puede propagarse a un gran número de computadoras por todo el mundo en muy poco tiempo.

Las computadoras atacadas por un virus pueden experimentar daños muy serios, y mucha información se puede perder o poner en riesgo. En los peores casos, el disco duro de la computadora puede quedar inservible y perder toda la información que contiene. En estos casos, lo mejor que se puede hacer es reformatear el disco duro (limpiarlo y empezar otra vez) y volver a cargar todos los programas y respaldos necesarios).

La posibilidad de un ataque de virus es un poderoso incentivo para realizar respaldos periódicos y exhaustivos de los programas y la información. Para mayores detalles sobre los procedimientos de respaldo (ver Asegurar la Disponibilidad de la Información).

Programas antivirus

La forma de proteger un sistema contra un ataque de virus es utilizando un programa de protección. Los programas antivirus están diseñados para operar permanentemente, por lo que el usuario normalmente no está consciente de que al menos surja un problema. Los programas de protección están diseñados para reconocer virus conocidos e impedir que generen sus efectos.

Además, como aparecen nuevos virus frecuentemente, los programas de protección también están diseñados para identificar sus posibles actividades e impedir que operen. Por ejemplo, un típico programa antivirus colocará una "etiqueta" en cada archivo ejecutable conocido en cada computadora. Si un archivo ejecutable desconocido trata de ejecutar un programa, el protector activará una alarma y le solicitará al usuario si desea que opere. Si el usuario confirma que el archivo ejecutable parece ser un virus, el programa de protección lo puede eliminar del sistema.

Desafortunadamente, ya que los nuevos virus adoptan nuevas modalidades, los programas de protección tienen que ir tras ellos continuamente y tratar de atrapar cada nuevo virus identificado. Como resultado, los programas de protección tienen que ser actualizados frecuentemente para asegurar que son capaces de identificar y manejar los últimos virus conocidos. Un plan estructurado para actualizar los programas antivirus puede ser parte de la estrategia tecnológica de un organismo electoral.

Prácticas seguras de la computadora

Independientemente de la presencia de programas de protección, algunos virus pueden pasar desapercibidos e infectar un sistema de cómputo. A fin de prevenir esta posibilidad, la información debe ser respaldada continuamente y los usuarios deben aplicar prácticas seguras en la computadora.

Debido a la posibilidad de virus, todos los usuarios deben conocer los pasos necesarios para evitarlos. Primero, los programas antivirus deben ser instalados y estar en operación, no desactivados. Los administradores de sistemas con frecuencia querrán monitorear la operación de estos programas para asegurarse que los usuarios no los han desactivado o, mejor aún, los usuarios deben estar impedidos de hacerlo.

Segundo, los usuarios deben tener cuidado al abrir archivos y especialmente de operar los programas ejecutables si no están seguros de que han sido enviados por una fuente conocida y confiable. Incluso los correos electrónicos enviados por conocidos pueden ser sospechosos, ya que los virus pueden controlar la lista de correos de un usuario y enviar mensajes utilizando cualquier nombre de esa lista.

Los virus enviados por e-mail pueden estar acompañados de mensajes convincentes que alienten a los usuarios a abrir los archivos infectados. Los usuarios deben tener cuidado en estos casos.

Si los usuarios no están seguros de que los programas o archivos que han recibido son confiables no deben abrirlos. En estos casos, los pueden eliminar (también hay que hacerlo de la bandeja de reciclaje). Si el usuario no está seguro, se puede contactar al remitente para verificar que el archivo o programa es genuino.

En caso de duda, es recomendable que el usuario contacte a un asistente técnico o a una instancia de ayuda.

Asegurar la Confiabilidad de la Información

Muchos sistemas de cómputo electorales existen básicamente para almacenar y hacer uso de información. Las listas de electores, los sistemas de votación electrónica, los programas de resultados y las bases de datos del personal y los materiales están basados fundamentalmente en la información. Asegurar su confiabilidad tiene la mayor importancia. Un sistema de cómputo que se sustente en información es tan bueno como la información que contiene.

Hay varias medidas que se pueden adoptar para asegurar la confiabilidad de la información utilizada en los sistemas de cómputo para uso electoral.

Uso de fuentes de información confiable

El primer paso consiste en utilizar métodos confiables de recolección informativa. Esto significa que la información debe ser obtenida de fuentes confiables, preferentemente de fuentes primarias. Por ejemplo, los datos personales de los electores serán más precisos si se obtienen directamente de los electores mismos y no de fuentes indirectas como conocidos o bases de datos de organizaciones de dudosa calidad. Los resultados electorales más precisos serán los obtenidos directamente de las oficinas o instancias encargadas del conteo y no de reportes de los medios, observadores electorales o partidos políticos.

Métodos de captura de información

El siguiente paso que se tiene que considerar es el método mediante el cual se captura la información de una fuente. Se puede capturar de varias formas: en papel (de manera manuscrita, mediante marcas legibles de computadora o tecleado) por teléfono (después de lo cual la información es normalmente escrita o introducida en una computadora por un operador), mediante consulta directa (el procedimiento final es igual que en la modalidad anterior), por clientes que introduzcan directamente la información vía internet o un "kiosco electrónico" (usando formatos electrónicos en línea), mediante un dispositivo de votación electrónico, etc.

Algunas formas de captura informativa son más confiables que otras. Los formatos manuscritos son probablemente los más proclives al error, ya que la letra manuscrita puede a menudo ser difícil de leer o descifrar. Para disminuir la dificultad de leer textos manuscritos, a las personas que llenen los formatos se les puede pedir que escriban claramente con letras mayúsculas y con tinta negra o azul. También se puede lograr una escritura clara imprimiendo formatos diseñados para que los usuarios escriban una letra o número en cada espacio acotado. De ser posible preimprimir cualquier información conocida sobre el cliente en el formato, se reducirá el texto manuscrito requerido.

Cuando la información es recibida verbalmente por un operador, la debida capacitación de procedimientos puede asegurar que capture correctamente toda la información. Por ejemplo, se le puede repetir al cliente la información que ha proporcionado para verificar que es correcta y deletrear las palabras cuando sea necesario.

Cuando la información es capturada utilizando lectores de marcas ópticas, las instrucciones más útiles para los usuarios deberán ser claras e inequívocas y los métodos empleados simples y lógicos. Los formatos que incluyen dispositivos de reconocimiento de marcas ópticas, como los códigos de barras, pueden ser utilizados para simplificar la introducción de información e incrementar los niveles de precisión. Los códigos de barras se pueden utilizar para identificar el tipo de formatos utilizados, donde fueron obtenidos, cuál es su número y otros datos. Cuando los formatos contienen información preimpresa sobre el cliente, los códigos de barras pueden ser usados para permitirle a la computadora capturar con precisión la identidad del cliente al momento de introducir la información.

La información capturada electrónicamente, cuando es tecleada directamente por el cliente en un sistema de cómputo ligado a internet, puede ser más confiable que la que se recupera de formatos manuscritos o de información tomada verbalmente, ya que se espera que el cliente sepa exactamente como debe aparecer su información. Sin embargo, esta información sólo es tan confiable como es preciso el cliente, la calidad de la información provista de esta forma puede ser variable.

Capacitación del personal encargado de la captura

El personal necesita ser capacitado en técnicas diseñadas para optimizar una captura precisa de la información y para garantizar un ambiente de trabajo seguro. Por ejemplo, los descansos periódicos son necesarios para prevenir fatiga física. El mobiliario y el equipo de cómputo puede ser ubicado para garantizar una buena postura y sólidas prácticas ergonómicas. Se deben evitar o minimizar las distracciones. Por ejemplo, permitir que el personal se involucre en conversaciones mientras captura la información puede afectar la precisión.

Verificación de la información

Una de las mejores formas de garantizar la precisión de la información es aplicando técnicas de verificación. La técnica más común (cuando la información es introducida en la computadora a partir de una fuente documental) consiste en introducir la información dos veces, utilizando operadores diferentes. Los resultados de las dos capturas son comparados por la computadora, indicando cualquier variación y requiriendo la presencia de un supervisor para realizar cualquier corrección necesaria. Esta técnica usualmente ofrece altos índices de precisión.

La doble captura de información también puede ser utilizada para identificar a los capturistas que no están alcanzando altos niveles de precisión. Cuando se identifica a operadores de bajo rendimiento, esto puede indicar que se requiere más capacitación o que el capturista no es apropiado para ese tipo de trabajo.

La información también puede ser verificada introduciéndola una sola vez y requiriendo que otro oficial, quizá un supervisor, la verifique en pantalla o en un medio impreso para confirmar que es correcta o realizar las correcciones necesarias.

Al utilizar cualquiera de las técnicas anteriores, es deseable que la información sea capturada una sola vez y que luego sea recapturada o verificada por una persona distinta, porque la gente puede incurrir en errores sistemáticos. Sin embargo, es menos probable que dos personas cometan los mismos errores sistemáticos. Es más fácil que una segunda persona identifique los errores cometidos por alguien más.

También es posible que el diseño de los formatos provoque que los usuarios o los capturistas cometan errores sistemáticos. Si se advierte un número significativo de errores similares cuando se registra la información de un formato, puede ser que el diseño sea inadecuado. Rediseñar el formato puede ayudar a disminuir errores.

La información también puede ser verificada utilizando mecanismos de revisión integrados al proceso de captura automatizada. Por ejemplo, una base de datos que contenga domicilios particulares puede incluir una lista de todas las direcciones válidas. El sistema puede ser programado para asegurar que solo se acepten direcciones válidas. Esa técnica de verificación no necesariamente garantiza que se capturen las direcciones correctas, pero si que todas sean por lo menos reales.

De igual forma, se pueden instalar sistemas de revisión aritmética para la captura de números. Por ejemplo, un formato puede requerir que los usuarios indiquen el total de una suma. El sistema de revisión indicará cuando exista una discrepancia en la captura, induciendo al capturista a revisar y corregir la información.

Las pruebas aritméticas o lógicas también se pueden utilizar para verificar el ingreso de información. Por ejemplo, si un operador está introduciendo información sobre los sitios de información, el sistema puede ser programado para cuestionar cualquier resultado que muestre más votos que electores registrados en la mesa respectiva. Las tendencias también pueden ser calculadas por un sistema de cómputo de tal forma que cualquier resultado que difiera de la tendencia por un número inusual puede ser identificado y contestado.

Asegurar la confiabilidad de la información después de que ha sido capturada

Una vez que la información ha sido incorporada en un sistema de cómputo, es importante almacenarla y darle mantenimiento de forma segura, así como utilizarla de tal forma que su integridad no se vea comprometida. Estas cuestiones son abordadas en Asegurar la Disponibilidad de la Información.

Asegurar la Disponibilidad de la Información

Una vez que la información ha sido capturada en un sistema de cómputo, debe ser almacenada de manera segura y estar disponible para los usuarios cuando la necesiten. La información también debe ser mantenida y utilizada de tal forma que su integridad no se vea comprometida.

Hay dos componentes principales para asegurar la disponibilidad de la información y, por tanto, de minimizar el riesgo de confiarle información valiosa a la tecnología. Estos son asegurar que los sistemas operen para presentar la información cuando se requiera y contar con información de respaldo para prevenir fallas del sistema o pérdida de información.

Tener disponible la información

Tener disponible la información para los usuarios es uno de los propósitos principales de un sistema de cómputo. Empero, al mismo tiempo es importante asegurar su integridad. Solo aquellos usuarios con una "necesidad de saber" deben tener acceso a la información, particularmente cuando es sensible. El acceso se puede restringir utilizando contraseñas y permisos de ingreso al sistema (ver Seguridad en el Acceso a la Información).

Incluso cuando los usuarios tienen necesidad de acceder a la información, no es necesario que todos ellos efectúen cambios. Una vez más los permisos y contraseñas de acceso se pueden utilizar para restringirlo a quienes necesitan hacer cambios. Cuando a los usuarios se les permite efectuar cambios, se pueden utilizar técnicas de verificación para disminuir la posibilidad de errores (ver Asegurar la Confiabilidad de la Información).

También se pueden emplear medidas de seguridad para evitar que personas no autorizadas tengan acceso a la información (ver Seguridad).

Ver los siguientes apartados que contienen temas relevantes en esta materia:

• Verificación, Prueba y Mantenimiento de los Sistemas
• Administración de la Tecnología
• Administración de los Sistemas de Cómputo
• Personal, Capacitación y Apoyo

Respaldo de la información

El resguardo final contra cualquier falla del sistema o pérdida de la información son los respaldos. Un respaldo regular requiere tomar este tipo de precauciones al menos una vez cada jornada laboral, o con mayor frecuencia si se trata de información crítica, como durante el desarrollo de una jornada electoral. La información puede ser respaldada en muy distintos formatos: discos removibles de diverso tipo, discos duros múltiples o cintas magnéticas, por ejemplo.

La estrategia integral de tecnología informativa de la organización puede estructurar un régimen formal de respaldo. Lo ideal es que el respaldo funcione de manera automática para asegurar que los errores humanos no causen problemas. Sin embargo, seguirá siendo necesaria una revisión periódica de los respaldos automáticos para asegurar que los errores de la computadora no causen problemas.

La información "viva" puede ser respaldada al mismo tiempo que es creada, utilizando un disco duro como espejo, que puede estar localizado en el mismo servidor o en uno distinto. Al utilizar discos espejo, la misma información es almacenada de manera simultánea en dos o más discos. Esto significa que si un disco falla, la información puede ser restaurada de otro. Es preferible utilizar servidores separados para los discos espejo, ya que el segundo se puede utilizar si el primero falla completamente.

Los programas, tanto los comerciales como los desarrollados internamente, también pueden ser respaldados para que se puedan recargar si las versiones originales se pierden o dañan. La mayoría de los programas vienen cargados en discos. Sin embargo es cada vez más frecuente que los programas se puedan descargar de internet. En este caso las copias de respaldo deben ser almacenadas localmente, ya que no existe garantía de que estarán disponibles en línea en el futuro. Los discos de programa que son almacenados en una biblioteca administrada por una unidad u oficial responsable pueden ser fácilmente ubicados y utilizados, de ser necesario.

Cuando se respalda la información de programas, se debe tener cuidado de no violar los permisos legales. La mayoría de las licencias o permisos legales permiten conservar copias de respaldo.

Para mayor información sobre las estrategias de mantenimiento informativo, ver Mantenimiento.

Sistemas de Contingencia Alternativos o Manuales

Una de las formas más seguras de minimizar los riesgos en el uso de tecnología es contar con sistemas de contingencia alternativos o manuales. De esa forma, si la tecnología principal falla parcial o totalmente, habrá un sistema de respaldo que pueda ser puesto en operación.

El sistema de contingencia alternativo puede ser manual, pero también puede ser una copia de respaldo de la misma tecnología, una variante de la misma tecnología o una aplicación tecnológica distinta.

Los tipos de sistema de contingencia alternativos o manuales son tan variados como el repertorio de usos que se puede encontrar para la aplicación tecnológica a un proceso electoral. Entre los posibles sistemas de contingencia se pueden considerar los siguientes:

• Usar computadoras personales fijas o portátiles con información de respaldo si la red falla.
• Utilizar papeletas electorales si el sistema de votación falla.
• Contar las papeletas a mano si el sistema mecánico o electrónico falla.
• Utilizar hojas para el escrutinio y calculadoras manuales si los sistemas automatizados de hoja de cálculo o escrutinio fallan.
• Utilizar formatos manuales para reemplazar la captura de información en pantalla cuando fallen las computadoras (para que la actividad pueda continuar mientras no se cuenta con sistema -la información se puede incorporar cuando el sistema se reestablezca.
• Crear sistemas espejo en los equipos de respaldo que cuenten también con programas de respaldo, en caso de que falle el sistema principal (ver Asegurar la Disponibilidad de la Información)
• Asegurar que se cuenta con suministros de energía alternos en caso de que falle el sistema principal (ver Seguridad Física)
• Utilizar máquinas de fax, teléfonos o servicios de mensajería para transmitir los resultados si los sistemas en línea fallan.
• Distribuir resultados electorales impresos u otro tipo de información si los sistemas de exhibición en línea fallan.
• Asegurar la disposición de expositores y el equipamiento necesario para dar presentaciones 'en vivo' en caso de que falle una presentación electrónica (en un eventual caso de capacitación, por ejemplo
• Contar con equipo alternativo disponible en espera, que pueda ser puesto en operación de un momento a otro.

Los sistemas manuales o alternativos de contingencia serán más efectivos si no son implantados como un mecanismo de último momento, sino incluidos en la estrategia tecnológica integral desde un principio. El nivel de recursos destinados a los sistemas de contingencia dependerá del nivel de riesgo presente. También dependerá de qué tan crítica es la naturaleza de la actividad electoral involucrada. Las previsiones de sistemas de contingencia serán más importantes donde los riesgos sean altos y los procesos sean extremadamente críticos.

Cualquier equipo requerido para sistemas de contingencia puede ser incluido en el plan de compras y estar disponible durante el proceso en caso de ser necesario. Con suerte, no serán necesarios. Sin embargo, si lo son, bien valdrán cualquier costo adicional.

Verificación, Prueba y Mantenimiento de los Equipos

Como se discutió en el apartado sobre verificación, prueba y mantenimiento de los sistemas, asegurar la precisión del equipo es un componente crucial de un sistema efectivo.

Si bien esta y las dos secciones subsecuentes separan el equipo, los programas y las comunicaciones en tres apartados, su operación es con frecuencia interdependiente, y los procedimientos de verificación, prueba y mantenimiento que se indican pueden llevarse a cabo con los tres componentes en su conjunto.

Verificación del equipo

Para un sistema de gran importancia, como uno de votación electrónica, es conveniente que una autoridad independiente lleve a cabo las pruebas de verificación. Para sistemas de menor importancia, la verificación puede realizarse internamente.

Las pruebas de verificación de los equipos (también conocidas como pruebas de calidad) pueden comprender lo siguiente:

• Prueba de los equipos bajo condiciones que simulen las esperadas en la vida real, incluyendo almacenamiento, transportación, operación y mantenimiento.
• Asegurar que el equipo se ajuste a los requerimientos ambientales locales, incluyendo resguardo, espacio, suministro de energía eléctrica, temperatura, humedad y contaminación.
• Asegurar que la documentación sea adecuada y esté completa.
• Verificar que el equipo sea capaz de funcionar bajo las condiciones normales esperadas y potenciales condiciones adversas.
• Garantizar que se cuenta con medidas de seguridad y que éstas se ajustan a los estándares establecidos.
• Asegurar que se cuenta con las debidas medidas de control de calidad.

Prueba del equipo

La prueba del equipo es normalmente más detallada y rigurosa que la verificación. Se requiere para asegurar que cada componente de un sistema esté operando como debe y que el sistema esté funcionando de acuerdo con los requerimientos locales específicos.

Un programa de prueba integral y bien estructurado es aquel que asegura que todos los componentes del sistema sean probados. Esto es especialmente importante para sistemas clave como los de votación electrónica. Entre las medidas de prueba que se pueden considerar figuran las siguientes:

• Desarrollar un conjunto de criterios para la prueba.
• Aplicar pruebas "no operativas" para asegurar que el equipo puede tolerar los niveles de manejo físico esperado.
• verificar la existencia de un código 'integrado' en el equipo de cómputo (este código algunas veces es mejor conocido como 'firmware') para asegurar la conexión lógica y para asegurar que se están siguiente los estándares apropiados)
• Aplicar pruebas funcionales para determinar si se han satisfecho los criterios de prueba.
• Aplicar evaluaciones de calidad para determinar si se han satisfecho los criterios de prueba.
• Conducir pruebas en condiciones de "laboratorio" y en una variedad de condiciones "reales".
• Conducir pruebas durante un periodo prolongado, para cerciorarse que los sistemas pueden funcionar de manera consistente.
• Conducir "pruebas de carga", simulando tanto como sea posible una variedad de condiciones reales utilizando o excediendo los volúmenes de información que se pueden esperar en una situación concreta.
• Verificar que lo que entra es lo que sale, introduciendo información conocida y verificando que el resultado sea consecuente con ella.

Mantenimiento del equipo

Después de que los sistemas han sido verificados, probados e implantados, se les debe seguir dando mantenimiento. Las rutinas de mantenimiento variarán de acuerdo con el tipo y complejidad de la tecnología. Los fabricantes o proveedores suelen indicar en muchos productos el programa o calendario de mantenimiento requerido. El mantenimiento también puede ser realizado por el fabricante o el proveedor como parte del acuerdo de compra.

A los sistemas se les debe dar mantenimiento para asegurar que continúen operando en el nivel mostrado durante la etapa de prueba El monitoreo permanente de los sistemas necesita ser sistematizado para asegurar que las necesidades de mantenimiento sean identificadas y satisfechas cuando resulte necesario. Cuando los sistemas son de uso prolongado, se puede establecer un mecanismo para recibir retroalimentación de los usuarios como otra forma de determinar las necesidades de mantenimiento y modificación.

Cuando se realicen modificaciones al equipo, programa o comunicaciones como resultado de programas de mantenimiento o actualización, puede ser necesario promover rondas adicionales de verificación y prueba del sistema para asegurarse que sigue cumpliendo las normas exigidas.

Referencia: Performance and Test Standards for Punchcard, Marksense, and Direct Recording Electronic Voting Systems, [United States] Federal Election Commission, US Government Printing Office, Washington DC, January 1990

Verificación, Prueba y Mantenimiento de las Comunicaciones

La verificación, prueba y mantenimiento de las comunicaciones es esencial para minimizar los riesgos por el uso de tecnología. Las comunicaciones deben ser verificadas y probadas rigurosamente antes de que el sistema sea utilizado para un evento electoral "en vivo" (tanto en si mismo como de manera conjunta con el equipo y los programas). Después de una prueba exitosa, se requiere darle a los sistemas de comunicación el debido mantenimiento para garantizar su funcionamiento cuando se les requiera.

El nivel de importancia de la tecnología impactará el grado de rigor aplicado a los programas de verificación, prueba y mantenimiento de los sistemas de comunicaciones. Para los sistemas que se usen para desempeñar funciones electorales cruciales, como una votación electrónica, el grado de rigor requerido será mayor.

Si bien esta y las dos secciones que la acompañan separan el equipo, los programas y las comunicaciones en tres apartados, su operación es con frecuencia interdependiente, y los procedimientos de verificación, prueba y mantenimiento que se indican pueden llevarse a cabo con los tres componentes en su conjunto.

Verificación de las comunicaciones

Para un sistema de gran importancia, como uno de votación electrónica, es conveniente que una autoridad independiente lleve a cabo las pruebas de verificación. Para sistemas de menor importancia, la verificación puede realizarse internamente.

Las pruebas de verificación de las comunicaciones (también conocidas como pruebas de calidad) pueden comprender lo siguiente:

• Prueba de las comunicaciones bajo condiciones que simulen las esperadas en la vida real.
• Asegurar que los sistemas de comunicaciones se ajusten a los requerimientos ambientales locales, incluyendo resguardo, espacio, suministro de energía eléctrica, temperatura, humedad y contaminación.
• Asegurar que la documentación sea adecuada y esté completa.
• Verificar que sistema de comunicaciones sea capaz de funcionar bajo las condiciones normales esperadas y potenciales condiciones adversas.
• Garantizar que se cuenta con medidas de seguridad y que estas se ajustan a los estándares establecidos.
• Asegurar que se cuenta con las debidas medidas de control de calidad.

Prueba de las comunicaciones

La prueba de las comunicaciones es normalmente más detallada y rigurosa que la verificación. Se requiere para asegurar que cada componente de un sistema esté operando como debe y que el sistema esté funcionando de acuerdo con los requerimientos locales específicos.

Un programa de prueba integral y bien estructurado es aquel que asegura que todos los componentes del sistema sean probados. Entre las medidas de prueba que se pueden considerar figuran las siguientes:

• Desarrollar un conjunto de criterios para la prueba.
• Aplicar pruebas funcionales para determinar si se han satisfecho los criterios de prueba.
• Aplicar evaluaciones de calidad para determinar si se han satisfecho los criterios de prueba.
• Conducir pruebas en condiciones de "laboratorio" y en una variedad de condiciones "reales".
• Conducir pruebas durante un periodo prolongado, para cerciorarse que los sistemas pueden funcionar de manera consistente.
• Conducir "pruebas de carga", simulando tanto como sea posible una variedad de condiciones reales utilizando o excediendo los volúmenes de información que se pueden esperar en una situación concreta.
• Verificar que lo que entra es lo que sale, introduciendo información conocida y verificando que el resultado sea consecuente con ella.

Mantenimiento de las comunicaciones

Después de que los sistemas han sido verificados, probados e implantados, se les debe seguir dando mantenimiento. Las rutinas de mantenimiento variarán de acuerdo con el tipo y complejidad de la tecnología. Los fabricantes o proveedores suelen indicar en muchos productos el programa o calendario de mantenimiento requerido. El mantenimiento también puede ser realizado por el fabricante o el proveedor como parte del acuerdo de compra.

A los sistemas se les debe dar mantenimiento para asegurar que continúen operando en el nivel mostrado durante la etapa de prueba El monitoreo permanente de los sistemas necesita ser sistematizado para asegurar que las necesidades de mantenimiento sean identificadas y satisfechas cuando resulte necesario. Cuando los sistemas son de uso prolongado, se puede establecer un mecanismo para recibir retroalimentación de los usuarios como otra forma de determinar las necesidades de mantenimiento y modificación.

Cuando se realicen modificaciones a las comunicaciones como resultado de programas de mantenimiento o actualización, puede ser necesario promover rondas adicionales de verificación y prueba del sistema para asegurarse que sigue cumpliendo las normas exigidas.

Referencia: Performance and Test Standards for Punchcard, Marksense, and Direct Recording Electronic Voting Systems, [United States] Federal Election Commission, US Government Printing Office, Washington DC, January 1990

Verificación, Prueba y Mantenimiento de los Programas

La verificación, prueba y mantenimiento de los programas es esencial para minimizar los riesgos por el uso de tecnología. Es conveniente realizar la verificación y prueba antes de utilizar el sistema para un evento electoral "en vivo" (tanto en si mismo como de manera conjunta con el equipo y las comunicaciones). Después de una prueba exitosa, se requiere darle a los programas el debido mantenimiento para garantizar su buen funcionamiento cuando se les requiera.

El nivel de importancia de la tecnología impactará el grado de rigor aplicado a los programas de verificación, prueba y mantenimiento de los programas. Para los sistemas que se usen para desempeñar funciones electorales cruciales, como una votación electrónica, el grado de rigor requerido será mayor.

Si bien ésta y las dos secciones que la acompañan separan el equipo, los programas y las comunicaciones en tres apartados, su operación es con frecuencia interdependiente, y los procedimientos de verificación, prueba y mantenimiento que se indican pueden llevarse a cabo con los tres componentes en su conjunto.

Verificación de los programas

Para un sistema de gran importancia, como uno de votación electrónica, es conveniente que una autoridad independiente lleve a cabo las pruebas de verificación. Para sistemas de menor importancia, la verificación puede realizarse internamente.

Las pruebas de verificación de los programas (también conocidas como pruebas de calidad) pueden comprender lo siguiente:

• Probar los programas para asegurar que reúnen los estándares exigidos y ejecutan las tareas esperadas, incluyendo auditorías de código (ver infra).
• Asegurar que la documentación del sistema es la adecuada y esté completa.
• Verificar que el sistema es capaz de funcionar bajo las condiciones normales esperadas y potenciales condiciones adversas.
• Garantizar que se cuenta con medidas de seguridad y que estas se ajustan a los estándares establecidos.
• Asegurar que se cuenta con las debidas medidas de control de calidad.

Puede ser necesario realizar auditorías a los códigos de los programas, particularmente cuando estos se utilicen para sistemas cruciales. Generalmente estas auditorías son más efectivas cuando las llevan a cabo expertos independientes de los autores del código. Una auditoría de programas puede incluir medidas como las siguientes:

• Verificar que el código es lógicamente correcto.
• Asegurar que el código tiene un diseño modular (es decir, está conformado por módulos que pueden ser probados y evaluados por separado).
• Revisar que no existan códigos "ocultos " que puedan ejecutar funciones no autorizadas.
• Verificar que todos los códigos sean directos y relativamente fáciles de entender.
• Asegurar que el código está diseñado para ser probado fácilmente -es decir, que permite probar los flujos de información dentro y entre los módulos.
• Verificar que el código incluya mecanismos correctores de errores que permitan su detección inmediata y prevenir pérdidas de información.
• Asegurar que el código cuenta con mecanismos de seguridad para impedir accesos no autorizados.
• Constatar que el sistema es utilizable sin necesidad de procedimientos complejos u obscuros.
• Asegurar que los programas pueden ser instalados fácilmente.
• Verificar que se les puede dar fácil mantenimiento a los programas y que, una vez instalados, pueden identificarse y corregirse errores o defectos con facilidad.
• Revisar si los programas pueden ser modificados fácilmente para agregarles nuevas características.

Prueba de los programas

Una vez que los programas han sido verificados, requieren ser rigurosamente probados para asegurar que cada componente opere como es debido y que el sistema funcione exactamente de acuerdo con los requerimientos locales específicos.

Entre las medidas de prueba se pueden considerar las siguientes:

• Desarrollar un conjunto de criterios para la prueba.
• Aplicar pruebas funcionales para determinar si se han satisfecho los criterios de prueba.
• Aplicar evaluaciones de calidad para determinar si se han satisfecho los criterios de prueba.
• Conducir pruebas en condiciones de "laboratorio" y en una variedad de condiciones "reales"
• Conducir pruebas durante un periodo prolongado, para cerciorarse que los sistemas pueden funcionar de manera consistente.
• Conducir "pruebas de carga", simulando tanto como sea posible una variedad de condiciones reales utilizando o excediendo los volúmenes de información que se pueden esperar en una situación concreta.
• Verificar que lo que entra es lo que sale, introduciendo información conocida y verificando que el resultado sea consecuente con ella.

Mantenimiento de los programas

Después de que los programas han sido verificados, probados e implantados, se les debe seguir dando mantenimiento. Las rutinas de mantenimiento variarán de acuerdo con el tipo y complejidad de la tecnología. Los fabricantes o proveedores suelen indicar en muchos productos el programa o calendario de mantenimiento requerido. El mantenimiento también puede ser realizado por el fabricante o el proveedor como parte del acuerdo de compra.

A los sistemas se les debe dar mantenimiento para asegurar que continúen operando en el nivel mostrado durante la etapa de prueba. Si los sistemas se deterioran, existe el riesgo de que no se desempeñen conforme a los estándares requeridos.

Puede ser necesario instalar sistemas de monitoreo o prueba para asegurar que las necesidades de mantenimiento sean identificadas y satisfechas cuando resulte necesario. Cuando los sistemas son de uso prolongado, se puede establecer un mecanismo para recibir retroalimentación de los usuarios como otra forma de determinar las necesidades de mantenimiento y modificación.

Cuando se realicen modificaciones a los programas como resultado de ejercicios de mantenimiento o actualización, puede ser necesario promover rondas adicionales de verificación y prueba del sistema para asegurarse que siguen cumpliendo las normas exigidas.

Referencia: Performance and Test Standards for Punchcard, Marksense, and Direct Recording Electronic Voting Systems, [United States] Federal Election Commission, US Government Printing Office, Washington DC, January 1990

Pólizas de Seguro

Si bien las pólizas de seguro no evitan que la tecnología falle, pueden ser utilizadas para evitar pérdidas financieras que puedan derivar de esas fallas. En este sentido, las pólizas de seguro son otra forma de minimizar los riesgos en el uso de tecnología.

Muchas agencias gubernamentales no suelen contratar pólizas con compañía comerciales de seguros, optando por "auto seguros". Esto se debe a que los gobiernos son entidades tan grandes que simplemente resulta más rentable cubrir el costo de cualquier falla en el sistema que contratar cualquier póliza comercial. Sin embargo, en algunos casos las agencias gubernamentales optan por los seguros comerciales. Cada organismo electoral en lo particular requiere considerar si las pólizas de seguros son una opción de acuerdo con sus políticas internas.

Un organismo electoral que esté considerando la contratación de seguros para cualquiera de sus componentes tecnológicos requerirá contactar a las compañías especializadas para determinar si cuentan con pólizas apropiadas y cuáles son sus costos.

Cláusulas de Desempeño

Muchos proyectos de tecnología electoral exigirán la participación de proveedores externos de bienes y servicios. Es posible que estos proveedores no tengan el mismo compromiso hacia el proceso electoral que el organismo electoral. La inclusión de cláusulas de desempeño en los contratos con los proveedores externos puede ayudar a disminuir los riesgos en el uso de tecnología, incrementando el compromiso de los proveedores externos con el éxito del proyecto. Las cláusulas o garantías de desempeño también pueden ser aplicadas al personal interno para elevar su nivel de compromiso con un proyecto de tecnología electoral.

Las cláusulas de desempeño pueden incluir tanto remuneraciones adicionales como sanciones. Los bonos de desempeño son pagos adicionales por encima del precio convenido en que se realizan, si se cumplen o alcanzan los criterios de desempeño acordados. No deben ser otorgados libremente al punto de ser considerados como un "derecho", independientemente del desempeño. Se debe mostrar un desempeño satisfactorio antes de entregar los bonos, que pueden ser pagados a distinta escala dependiendo de los niveles de desempeño.

Las cláusulas de sanción en los contratos suelen disponer que se alcancen determinados criterios de desempeño o, de otra forma, se invocan esas cláusulas. La sanción puede comprender un pago que puede ser hecho por el proveedor o una cantidad que se deduce del pago que se le tenga que hacer. La deducción de cantidades del pago es probablemente la forma más efectiva de una cláusula de sanción.

Los pagos programados o escalonados son otra forma de cobertura del desempeño. Los pagos se pueden efectuar en parcialidades a medida que se cumplan determinadas metas, reteniendo el pago final hasta la conclusión exitosa del proyecto. Esta forma de pago es un poderoso incentivo para que los proveedores entreguen los bienes a tiempo y conforme a las normas establecidas.

Los criterios de desempeño utilizados para hacer cumplir ese tipo de cláusulas o salvaguardas deben ser claros y mesurables. Los criterios vagos o difíciles de medir son muy difícil, sino es que imposible, de hacer cumplir. También serán más efectivos si todas las partes involucradas acuerdan los criterios antes de empezar un proyecto. Más aún, se debe tener cuidado de recabar toda la información relevante a fin de asegurar que el desempeño se pueda medir.

Los criterios de desempeño pueden incluir medidas de calidad u oportunidad. Los bienes deben ser de alta calidad y ser entregados a tiempo. La oportunidad es especialmente importante cuando un evento electoral enfrenta plazos perentorios. Es útil incluir medidas de oportunidad como criterios de desempeño ya que son más fáciles de medir que las de calidad.

Cuando se incluyan cláusulas de desempeño en los contratos, puede ser necesario contar con asesoría legal para asegurar que cualquier sanción pueda ser legalmente aplicada.

Encriptamiento

El encriptamiento es una forma efectiva de disminuir los riesgos en el uso de tecnología. Implica la codificación de información que puede ser transmitida vía una red de cómputo o un disco para que solo el emisor y el receptor la puedan leer.

En teoría, cualquier tipo de información computarizada puede ser encriptada. En la práctica, se le utiliza con mayor frecuencia cuando la información se transmite por correo electrónico o internet.

La información es encriptada por el emisor utilizando un programa para "confundir o entremezclar" la información utilizando un código "asegurado". El receptor descifra la información utilizando un código análogo exclusivo. Cualquier persona que intercepte el mensaje verá simplemente información entremezclada que no tendrá ningún sentido sin el código o llave necesaria.

Existen distintos tipos de encriptamiento y distintos niveles de complejidad para hacerlo. Como con cualquier código, los de encriptamiento pueden ser rotos si se cuenta con tiempo y recursos suficientes. Los altamente sofisticados niveles de encriptamiento con que se cuenta hoy en día hacen muy difícil descifrar la información encriptada.

Una forma muy común de encriptamiento son los sistemas criptográficos de llave pública-llave abierta. Este sistema utiliza dos llaves diferentes para cerrar y abrir los archivos y mensajes. Las dos llaves están matemáticamente ligadas. Una persona puede distribuir su lleve pública a otros usuarios y utilizada para enviarle mensajes encriptados. La persona guarda en secreto la llave privada y la utiliza para decodificar los mensajes que le han enviado con la llave pública.

Otro elemento del encriptamiento es la autentificación-el proceso de verificar que un archivo o mensaje no ha sido alterado a lo largo del trayecto entre el emisor y el receptor.

El encriptamiento de la información tiene distintos usos para propósitos electorales. Cuando se envía información sensible a través de una red pública, es recomendable encriptarla: Esto es particularmente importante cuando se envía información personal o sobre la votación a través de una red, en especial por internet o correo electrónico.

La tecnología para el encriptamiento está en constante evolución. Si se está considerando alguna de ella es recomendable consultar a un experto para asegurar que se está utilizando la más reciente.

Medidas para Seguridad del Público

Las medidas para seguridad del público son una parte integral de la estrategia de implantación para cualquier tecnología electoral que afectará al público. Son otra forma a través de la cual disminuir los riesgos de la implantación tecnológica.

Son varias las estrategias que se pueden utilizar para asegurarle al público la confiabilidad de una nueva tecnología electoral.

Campañas de información a los electores

Cuando se introduce nueva tecnología, es importante considerar al público como una de las partes interesadas y obtener su confianza en el nuevo sistema. Esto puede comprender una campaña de comunicación a gran escala para informarle al electorado los cambios propuestos (ver Educación Electoral).

Antes de intentar una comunicación de ese tipo, puede ser recomendable utilizar métodos de investigación de mercado para probar las propuestas con grupos de enfoque o encuestando a determinadas muestras de la población. Cambios significativos, como la introducción del voto electrónico o por internet, pueden ser objeto de gran interés y consulta pública y, por tanto, estar sujetos a grupos o comisiones especiales de investigación, como las de tipo parlamentario. Las investigaciones o consultas públicas son una buena oportunidad para conocer las reacciones tanto por peticiones expresas del público como por medio del interés generado por los medios de comunicación.

Pruebas de lógica y precisión

Algunos segmentos del publico requerirán algo más que una campaña de información para estar convencidos de que la nueva tecnología es confiable. Esta gente (como candidatos, partidos o grupos vinculados a reformas electorales) necesitará estar convencida de que los más mínimos detalles de la tecnología funcionan de manera correcta. Esto se puede lograr conduciendo pruebas de lógica y precisión para demostrar que la tecnología se desempeña conforme a las especificaciones y luego difundiendo estos resultados entre el público.

Para mayores detalles sobre las pruebas de lógica y transparencia, ver Verificación, Prueba y Mantenimiento de los Sistemas.

Visibilidad de los códigos

Otra forma de satisfacer a grupos especialmente interesados sobre la confiabilidad de la tecnología electoral consiste en publicar los códigos utilizados por los programas de cómputo, para que puedan analizarlos de manera independiente. Esto permite que todos los grupos interesados verifiquen, si así lo desean, que el código utilizado ejecute las funciones especificadas.

Cuando el código se ha publicado para estos efectos, es necesario contar con procedimientos para verificar que el código utilizado en la práctica es el mismo que ha sido publicado. La publicación de los códigos no se hace de manera rutinaria, normalmente solo se hace cuando se trata de un sistema especialmente sensible, como un sistema de votación o conteo electrónico.

Se requiere tener cuidado cuando el código es publicado, ya que al hacerlo se pueden exponer públicamente vulnerabilidades que pueden ser explotadas por alguien capaz de acceder al código utilizado en un sistema en "vivo".

Información Pública y Políticas de Privacidad

Otra forma de minimizar los riesgos en el uso de tecnología reside en contar con políticas claras acerca de la información en poder de un organismo electoral que puede ser revelada públicamente y cual debe permanecer en secreto.

Muchos sistemas tecnológicos son tan buenos como la calidad de la información que contiene. Esto es particularmente importante tratándose de tecnología electoral, donde la información utilizada la forman a menudo datos personales de los electores o información sobre la votación.

Para que la información electoral sea precisa, es necesario que quienes la suministran estén convencidos de que sus datos personales serán conservados de manera segura y de que cualquier información sensible se mantendrá en reserva. Por otra parte, quienes requieran de la información electoral, como partidos y candidatos, necesitan estar convencidos de que la información es genuina, por lo que es deseable algún tipo de escrutinio público.

Estas necesidades divergentes entre privacidad de los datos individuales y transparencia de la información electoral clave deben ser equilibrados para disminuir los riesgos de todos los implicados.

Conservar normas de privacidad

Un organismo electoral puede establecer normas de privacidad claras y por escrito que sean del dominio público, entre ellas:

• Qué tipo de información se encuentra en su poder.
• Qué tipo de información personal es de acceso público.
• Qué tipo de información personal no puede ser de dominio público.
• Si algún tipo de información personal que no es de dominio público puede estar al alcance de determinadas organizaciones (como agencias de seguridad social, investigación médica o aplicación de la ley).
• Si se les puede proveer algún tipo de información personal a los candidatos, partidos o miembros del parlamento.
• Si las personas tienen el derecho de solicitar que cierto tipo de información no sea revelado públicamente (como el del domicilio de las personas que consideren que con ellos se pone en riesgo su seguridad o la de sus familiares).
• Si la persona tiene el derecho de solicitar revisar su información privada y que se corrija cualquier imprecisión.

En muchos países, las leyes de privacidad existentes son aplicables a la información electoral. Sin embargo, cuando no existan leyes vigentes en esta materia, es recomendable que el organismo electoral adopte sus propios códigos de privacidad voluntaria.

Disponibilidad de la información

Si bien un organismo electoral debe asegurar que la información personal sensible se mantenga bajo reserva, también debe contar con una política clara sobre cual información es de acceso público. Proveer información de dominio público es importante para asegurar que el proceso electoral sea transparente y esté abierto al escrutinio público. La transparencia ayuda a generar confianza en el proceso electoral en su conjunto.

Como con las políticas de privacidad, la política de información del organismo electoral puede establecer claramente cual es de dominio público y qué se requiere para tener acceso a ella. La lista de la información que puede tener disponible un organismo electoral es muy amplia y puede incluir desde todo lo que se considere no sensible, como ciertos datos personales, hasta ciertos documentos internos de trabajo, como recomendaciones al gobierno.

Algunos tipos de información que pueden ser publicados o estar disponibles para consulta de manera rutinaria son los siguientes:

• Información sobre el registro electoral, excepto datos personales privados.
• Resultados electorales.
• Relación de sitios o mesas de votación.
• Leyes, procedimientos e instructivos electorales.
• Lista de funcionarios u oficiales electorales.
• Informes financieros de los partidos y candidatos.

Algunos países contarán con leyes de libertad de información que exigirán que los organismos electorales revelen públicamente ciertos tipos de información. Una vez más, cuando no se encuentren vigentes leyes de libertad informativa, será recomendable que el organismo electoral establezca sus propios procedimientos voluntarios.

La tecnología se puede utilizar para facilitar la difusión de información. En particular cuando se encuentran disponibles grandes volúmenes de información puede ser más útil y conveniente, ofrecerla en formatos electrónicos: en las páginas de internet del organismo electoral o en cd-roms por ejemplo.

Tecnología para Comunicaciones

Muchas aplicaciones de la tecnología utilizadas para propósitos electorales se refieren al campo de las comunicaciones. En algunos casos, las comunicaciones son un fin en si mismo, como el teléfono o la radio. En otros, son medios para alcanzar un fin, como conectar un sistema de cómputo mediante cables..

Hay distintos tipos de tecnología para las comunicaciones, entre ellas:

• Telecomunicaciones, usando líneas fijas o señales de transmisión para difundir voz, imágenes e información.
• Sistemas de radio, incluyendo estaciones públicas y comunicaciones personales.
• Redes de cómputo, incluyendo redes de área local (LAN's), redes de cobertura amplia (WAN's), Intranet y extranet, que conectan a ditintos grupos de computadoras para compartir información.
• Internet, que enlaza a computadoras en todo el mundo.
• Correo electrónico, permite enviar mensaje e información alrededor del mundo de computadora a computadora.

Los siguientes apartados en esta sección cubren diversos aspectos relacionados con la tecnología para comunicaciones en el medio electoral:

• Telecomunicaciones
• Radio
• Redes
• Internet
• Correo electrónico

Telecomunicaciones

La tecnología de telecomunicaciones es un componente esencial para conducir una elección en la actualidad. El teléfono ha sido por muchos años en método clave para la comunicación en la administración electoral. En épocas más recientes se han encontrado aplicaciones electorales para otras telecomunicaciones como las líneas telefónicas, incluyendo fax, telefax, videoconferencias y transmisión de información.

Los medios a través de los cuales se transmiten las telecomunicaciones también han evolucionado desde que se usaban cables sujetos por poleas. Si bien este método sigue siendo utilizado, ya también resultan comunes algunos otros como los cables de fibra óptica y las señales de radio y microondas enviadas por satélite y transmisores terrestres.

Para mayores detalles ver:

• Métodos de Transferencia de Información
• Métodos de Comunicación

Métodos de Transferencia de Información

La tecnología de telecomunicaciones es un componente esencial para conducir una elección en la actualidad. El teléfono ha sido por muchos años en método clave para la comunicación en la administración electoral. En épocas más recientes se han encontrado aplicaciones electorales para otras telecomunicaciones como las líneas telefónicas, incluyendo fax, telefax, videoconferencias y transmisión de información.

Teléfono

El teléfono sigue siendo el medio de telecomunicación más común. Puede ser utilizado para llamar a alguien situado en la habitación siguiente, un edificio cercano, otra ciudad u otro país. Sus aplicaciones en la administración electoral son obvias y plenas.

Los teléfonos modernos pueden incluir funciones muy sofisticadas, como la de almacenar nombres y números, mostrar el número desde el que se hace la llamada y celebrar conferencias multipersonales. Se pueden utilizar contestadoras automáticas para tomar mensajes cuando el teléfono está ocupado o no se responde.

Muchas organizaciones tienen complejas redes telefónicas que permiten realizar llamadas "internas" de manera gratuita o a muy bajo costo. Otras de las funciones que pueden ejecutar estas redes internas son redireccionar las llamadas cuando los teléfonos están ocupados o no se responden, como bancos de mensajes y máquinas contestadoras para dejar mensajes grabados.

El teléfono puede ser parte importante de la campaña de comunicación pública de una autoridad electoral. Se pueden emplear grupos de personas en centros de atención telefónica para atender un gran número de llamadas del público. Estos centros pueden utilizar sistemas de consulta de bases de datos para permitirle al personal atender preguntas relativamente complejas y llevar un registro del número y tipo de llamadas.

Se pueden emplear y publicitar ampliamente líneas nacionales para llamadas gratuitas o a bajo costo. Estos números, que normalmente son fáciles de recordar, le permiten al público llamar al centro desde cualquier parte del país de manera gratuita o a un bajo costo, que puede ser cubierto por la autoridad electoral.

Teléfonos móviles o celulares

Los teléfonos móviles o celulares han incrementado más aún la utilidad del teléfono. Permiten que los individuos sigan en contacto mientras se mueven entre un sitio y otro. Para la administración electoral su uso es especialmente útil en el caso de las unidades móviles de votación o de los supervisores itinerantes. También se les pueden suministrar teléfonos celulares a los sitios de votación donde no se cuente con teléfonos fijos.

Los teléfonos móviles también se pueden conectar a computadoras, servicios de correo electrónico e internet. Pero tienen limitaciones. Su cobertura puede no ser completa, por lo que puede ocurrir que no funcione en algunos lugares, especialmente en áreas remotas. Su uso requiere de baterías recargables, por lo que sólo pueden ser utilizados por un tiempo finito antes de que sea necesario recargarlas. También existe la posibilidad de que se produzcan daños físicos si se les utiliza durante periodos prolongados, aunque la evidencia médica en este sentido es contradictoria.

Máquinas de fax

Las máquinas de fax, que transmiten y reciben copias de documentos mediante líneas telefónicas, también se utilizan ampliamente para efectos electorales. Son muy efectivas para transmitir copias de documentos de manera rápida. Algunas máquinas también pueden ser utilizadas como fotocopiadoras.

También se pueden utilizar para propósitos electorales específicos en aquellos casos en que se deben presentar copias de documentos para efectos legales, por ejemplo, la postulación de candidatos o la provisión de resultados electorales. La transmisión de esos documentos por fax significa que la información se ofrece mucho más rápido de que lo sería posible si tuvieran que entregarse físicamente. Puede ser necesario que existan algunas disposiciones especiales para darle estatus legal a las copias de documentos recibidas por fax.

La función de las máquinas de fax ha disminuido en años recientes por el incremento en la popularidad y disponibilidad del correo electrónico, el cual es preferible cuando se tiene que enviar un gran número de páginas. Además las copias impresas del e-mail suelen ser de mejor calidad que las de fax. Sin embargo, cuando los documentos contienen anotaciones no electrónicas como firmas o letra manuscrita, o cuando los documentos no están capturados en computadora, la transmisión por fax sigue siendo una buena opción.

Las máquinas de fax pueden ser programadas para conservar registros de los números telefónicos utilizados con mayor frecuencia y pueden enviar copias del mismo documento a varios destinatarios en rápida sucesión.

Télex

Las transmisiones por télex fueron comunes hasta la década de 1980, pero recientemente han sido desplazadas por las facilidades que ofrecen el fax y el correo electrónico. Las máquinas de télex envían texto escrito de una máquina a otra utilizando líneas de telecomunicaciones.

Videoconferencias

Las videoconferencias estaban en pañales en la década de 1990, pero los desarrollos en la tecnología y en la capacidad en la transferencia de datos las están empezando a hacer más comunes. Las videoconferencias utilizan cámaras de video y micrófonos para grabar imágenes y sonidos. Esto permite que gente situada en sitios distintos sostenga conversaciones en las que se puedan ver y escuchar entre sí a través de pantallas y bocinas de computadora. Como su nombre lo sugiere, las videoconferencias pueden ser utilizadas para reemplazar las conferencias directas, permitiendo que números relativamente grandes de participantes intervengan en una discusión al tiempo que permanecen en sitios distintos.

Si bien las videoconferencias pueden ahorrar tiempo y dinero al eliminar los gastos de viaje para realizar reuniones, su cobertura es relativamente limitada y no permite fácilmente el contacto interpersonal que puede ocurrir en una conferencia directa.

Transmisión de datos

En los últimos años se ha producido un gran incremento en el uso de las telecomunicaciones para la transmisión de información. Las líneas originalmente diseñadas para la comunicación telefónica por voz son también capaces de transmitir información legible para las computadoras, facilitando por tanto innovaciones como internet y el correo electrónico. Ver Internet y Correo electrónico para mayores detalles.

Métodos de Comunicación

Los métodos a través de los cuales se transfieren las comunicaciones son usualmente invisibles para los usuarios. Sin embargo, las autoridades electorales necesitan saber sobre las diferentes opciones disponibles para enlazar la comunicación.

Las telecomunicaciones se iniciaron con el envío de señales telefónicas mediante cables sujetos por poleas. Si bien este método se sigue usando ampliamente, otros métodos de transmisión se han vuelto comunes hoy en día, como los cables de fibra óptica y las señales de radio y microondas enviadas por satélite o transmisores terrestres.

El tipo de medio de transmisión de señal utilizado para una función electoral dependerá en gran medida de la infraestructura local disponible. En los países de gran desarrollo la estructura de telecomunicaciones suele ser extensa y bien conservada. En estos casos, un organismo electoral estará en condiciones de adquirir los servicios de telecomunicaciones disponibles. En los países de menor desarrollo, puede ser necesario que el organismo electoral realice arreglos especiales si la infraestructura local es insuficiente para sus necesidades.

En la mayoría de las telecomunicaciones se utilizan cables físicos. Se pueden usar distintos tipos de cables dependiendo de la clase y disponibilidad de la información transmitida. Los cables se pueden medir por el número de "bytes" de información que pueden ser transmitidas por segundo. Un byte consiste en 8 dígitos binarios (bits), cada uno de los cuales consta de un número 0 ó un 1. Como un byte contiene muy poca información, los índices de transferencia de información normalmente se ofrecen en kilobytes (1,024 bytes) o megabytes (1'048,576 bytes).

Entre mayor sea el número de bytes por segundo que un cable pueda transferir, más rápida será la transmisión de la información. Los cables telefónicos ordinarios no suelen ser muy rápidos para la transmisión de grandes volúmenes de información. Normalmente se utilizan cables especializados de alta velocidad cuando este tributo es importante. Normalmente se utilizan las líneas de redes digitales de servicios integrados (ISDN por sus siglas en inglés) para transmitir grandes volúmenes de información a altas velocidades. Los cables de fibra óptica también se pueden utilizar para transmisiones a gran velocidad. Los cables ópticos transmiten información utilizando pulsaciones de luz láser.

En algunos casos, especialmente en sitios remotos, los cables físicos pueden no ser apropiados o no estar disponibles. En estos casos, la información puede ser transmitidas por microondas u ondas de radio, utilizando satélites o transmisores terrestres.

Todos estos medios de telecomunicación son complejos y están siendo constantemente mejorados. Un organismo electoral que desee utilizar métodos de comunicación especializada debe ser asesorado por especialistas en la materia.

Radio

La radio puede ser un medio de comunicación muy efectivo. Básicamente la tecnología radial se utiliza para dos propósitos: transmisiones públicas y como dispositivo para comunicación persona a persona (aunque la tecnología radial también se utiliza para la transmisión de datos inalámbrica y los teléfonos celulares, ver Telecomunicaciones).

Las transmisiones radiales públicas se utilizan ampliamente en muchos países para difundir propaganda electoral. Son relativamente económicas y tienen el potencial de cubrir una gran audiencia. La propaganda por radio es particularmente útil para audiencias que tienen dificultades para leer material impreso por razones de alfabetización o discapacidad. Para información sobre cómo usar la radio para información o educación a los electores, ver Aplicaciones Audivisuales.

Las comunicaciones radiales persona a persona pueden ser utilizadas por la autoridad electoral en áreas con comunicaciones convencionales deficientes, como cuando los equipos de votación se encuentran en zonas remotas.

Los sistemas de radio personales generalmente se ubican en las bandas HF (alta frecuencia), VHF (muy alta frecuencia) y UHF (frecuencia ultra alta). El alcance de algunos sistemas es limitado, y algunas señales son afectadas por condiciones atmosféricas. Las frecuencias de radio son usualmente controladas por regulaciones gubernamentales. Los organismos electorales que consideren el uso de sistemas de radio personales necesitan consultar a sus autoridades locales.

Redes

Una red de computadoras permite que dos o más de ellas tengan comunicación y compartan información. La mayoría de los organismos electorales querrán enlazar sus computadoras en red para permitir que la información sea compartida dentro de la institución como con organizaciones externas y a través de internet.

Los principales tipos de redes son:

• Locales (LAN's)
• Amplias (WAN's)
• Internet
• Intranets
• Extranets

Redes de área local (LAN's)

Estas redes conectan computadoras y otros dispositivos, como impresoras, dentro de una oficina o un área física limitada similar. Las LAN's se conectan mediante cables permanentes que permiten una rápida transferencia de la información. Generalmente comprenden varias computadoras personales, que comparten mecanismos periféricos como impresoras y escáners y un servidor de archivo central con un disco de almacenamiento de gran capacidad. El servidor de la red almacena información y programas que pueden ser utilizados y compartidos por cualquier computadora ligada a la red (de acuerdo a los derechos de acceso de los usuarios -ver Seguridad en el Acceso a la Información).

Una LAN requiere programas de sistema operativo especiales que permitan que los distintos dispositivos conectados se comuniquen entre sí.

Además de los beneficios derivados del uso compartido de información y programas, el uso de las LAN's le permite a los administradores de sistema imponerle normas a los usuarios y asegurar que la información sea respaldada sistemáticamente. En una LAN, se les puede pedir a los usuarios que almacenen la información en el servidor de archivo central y no en sus discos duros, asegurando por tanto que la información pueda ser administrada y respaldada centralmente y que se encuentre disponible para todo el personal autorizado en la red.

Redes de Cobertura Amplia (WAN's)

Se pueden conectar varias LAN para crear una red de cobertura amplia. Las WAN's pueden permitir que computadoras geográficamente dispersas se comuniquen e intercambien información. Por ejemplo, un organismo electoral con distintas oficinas, cada una con su propia LAN, puede tener una WAN que permita que la información sea compartida por toda la institución.

Las WAN's pueden ser usadas para vincular computadoras desde cualquier lugar en el mundo que cuenten con acceso a las telecomunicaciones apropiadas. Las WAN's pueden ser conectadas mediante cables, fibras ópticas, ondas de radio o microondas, utilizando transmisores satelitales o terrestres. Estos medios de enlace pueden ser de propiedad privada, pero usualmente son parte de la infraestructura pública de telecomunicaciones (ver Telecomunicaciones).

Las WAN's suelen ser específicas de cada institución, permitiendo conectar a todos sus empleados en una sola red independientemente de su ubicación física. Muchos usuarios no advertirán la diferencia entre su LAN y su WAN.

Internet

La mayor WAN es internet, una serie de redes que vinculan a millones de usuarios de computadora alrededor del mundo. Para mayor información sobre los usos electorales de internet, ver Internet.

Intranets

Una Intranet es una WAN que es instalada como internet, pero el acceso se limita exclusivamente a usuarios autorizados. Por ejemplo, un organismo electoral puede instalar una red interna o Intranet, para efectos de administración y capacitación, que comprenda un sitio de internet que solo sea accesible por la institución.

Extranets

Una red externa o extranet es similar a una Intranet, pero generalmente permite que usuarios de distintas instituciones tengan acceso. Se utiliza una extranet cuando la información, particularmente la alojada en internet, sea compartida entre las organizaciones pero no se desee permitir el acceso no autorizado del público en general, como ocurre con internet.

Internet

Internet -la red mundial de computadoras a la que puede acceder cualquier persona con la tecnología necesaria- puede ser utilizada para diversos propósitos electorales.

Algunas de las aplicaciones electorales de internet incluyen:

• Publicación de información para electores, candidatos, medios de comunicación y otros clientes.
• Votación electrónica.
• Correo electrónico.
• Registro de electores.
• Negocios en línea.
• Publicación de resultados electorales.
• Reporte y revelación pública de finanzas de campaña
• Redes internas (Intranet)

Internet se configuró a partir de distintas redes de cómputo desarrolladas durante las décadas de 1960 y 1970 por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, algunas universidades y otras instituciones. Para la década de 1990, se había despuntado como una red mundial con una gran cantidad de información y como un medio que facilita las comunicaciones y el comercio electrónico.

Internet consiste en una vasta cadena de computadoras conectadas por líneas telefónicas ordinarias y líneas informativas dedicadas. Estas líneas telefónicas y de información pueden ser de cable metálico, de fibra óptica o de ligas satelitales o de microondas. Las computadoras están conectadas a estas líneas de información mediante dispositivos denominados modems.

Para la mayoría de los usuarios de internet, éste comprende dos grandes componentes: la red mundial y el correo electrónico o e-mail.

Red mundial

La red mundial es una red de archivos almacenados en computadoras alrededor del mundo denominadas sitios de red (web sites). Un sitio de red es una serie de "páginas" de información intercomunicadas. Pueden contener texto, fotografías, video con movimiento, animación y sonido y entregar esta información utilizando distintas técnicas, a diferencia de los libros, videos o audios tradicionales que son más estáticos y lineales. Por esta razón, a los sitios en la red, y a los programas de cd que tienen los mismos elementos, se les denomina "multimedia".

Un aspecto significativo de los programas multimedia es su capacidad para permitirle al usuario navegar a lo largo de las páginas de información utilizando "hipervínculos". Los usuarios pueden seguir temas de su interés, en lugar de estar atrapados en una progresión lineal de información como en un libro o video. Los hipervínculos de internet le pueden permitir a los usuarios navegar dentro de un mismo sitio de la red, o entre un sitio y otro, ofreciéndoles gran flexibilidad.

Los sitios de la red pueden ser creados utilizando un lenguaje simple de programación llamado HTML y los usuarios acceden a ellas utilizando programas de cómputo llamados exploradores de red, que se pueden conseguir fácilmente a muy bajo costo o incluso gratis. Los elementos más avanzados de multimedia también pueden ser programados en lenguaje Java. Los documentos pueden ser convertidos en imagen y descargados con un programa llamado Adobe Acrobat. La ventaja de la que disfrutan los lenguajes HTML, Java y Adobe Acrobat y los exploradores de la red, es que pueden funcionar en cualquier tipo de computadora moderna, por lo que los usuarios pueden acceder a la red mundial independientemente de sus equipos o programas de cómputo.

Cada página de un sitio de la red es identificada por un localizador uniforme de fuente (URL por sus siglas en inglés) una dirección electrónica que le permite a cualquiera acceder a los exploradores utilizando internet. Los URL's se han convertido en un componente estándar de la identidad de muchas compañías y agencias gubernamentales y no gubernamentales. De hecho, algunos negocios específicos de internet solo son reconocidos por el nombre de su URL. El URL del Proyecto ACE es www.aceprojet.org.

Usos de internet

Internet es al mismo tiempo un medio activo y pasivo. Sus usos pasivos se centran alrededor de la transmisión de información, el empleo de textos, imágenes (fijas o en movimiento) y sonido, donde el usuario simplemente recibe la información. Su uso activo implica una comunicación en dos sentidos, los usuarios pueden ofrecerle información a los proveedores y viceversa. Los usos activos incluyen el e-mail, el comercio en línea y la información compartida en línea, como la votación o el registro electoral vía electrónica.

Muchas autoridades electorales cuentan hoy en día con sitios en la red. En los países donde un número significativo de los electores tienen acceso a internet, los sitios electorales se han convertido en una parte integral de la estrategia de entrega informativa de las autoridades electorales.

Los sitios de la red son un medio excelente para remitir gran cantidad de información a los usuarios. Los métodos de comunicación tradicionales como los periódicos, los folletos, radio y televisión solo son capaces de portar una cantidad limitada de información electoral pagada. Hoy en días las autoridades electorales pueden expandir enormemente sus capacidades de distribución de información incluyendo referencias a sus sitios de la red en su publicidad pagada. Los sitios de la red se pueden estructurar de tal manera que entreguen tanta información como lo desee el usuario.

Además de distribuir información, los sitios electorales de la red también pueden ser interactivos. Los usuarios pueden concretar transacciones en línea, como solicitar su registro o voto para las elecciones (ver Sistemas de Votación Mecánicos y Electrónicos). Los formatos pueden ser complementados en línea, como los informes de finanzas de campaña, o ser descargados para ser impresos por el usuario y devueltos por correo (especialmente cuando se requiere una firma original del usuario).

Los resultados electorales pueden ser transmitidos "en vivo" a través de los sitios de la red en la misma medida en que son contados a partir de la noche de las elecciones. Para finales de la década de 1990, algunas autoridades electorales estaban empezando a reemplazar sus centros o salones para escrutinio "físicos" por espacios "virtuales" en sus sitios de la red (por ejemplo, la Comisión Electoral de Australia lo hizo en el referéndum de 1999 sobre reformas a la Constitución).

Los resultados electorales asentados en hojas de cálculo o bases de datos también pueden ser colocados en los sitios de la red. Los académicos o investigadores pueden descargar esta información para su uso.

Los sitios de la red también son útiles para publicar información financiera sobre las campañas electorales, que en algunos lugares puede implicar cientos o miles de páginas. La tecnología de bases de información puede ser utilizada para interrogar esa información en línea y extraer las cuestiones de interés de entre la enorme cantidad de información suministrada.

Los sitios de la red también pueden ser desarrollados para su uso dentro de una organización. Las redes internas, llamadas intranets, funcionan de manera muy parecida a internet, pero solo se ofrece acceso a los usuarios autorizados. Las intranets usadas por autoridades electorales pueden incluir fuentes informativas internas como listados de personal, manuales para el usuario, programas de capacitación, listados electorales o bases de datos en línea.

Diseño de sitios de la red

El diseño es crucial para la operación de los sitios de la red. Los usuarios de internet son bien reconocidos por su intolerancia a los sitios que son difíciles de descargar, de comprender o para navegar.

Se encuentran en el mercado muchos libros y sitios de internet que pretenden mostrar buenas técnicas para el diseño de sitios de la red. Como un medio de comunicación relativamente novedoso, el diseño de páginas de la red es una disciplina en evolución.

Las autoridades electorales pueden elegir entre desarrollar y mantener sus propios sitios de manera interna o a través de diseñadores profesionales. Hay ventajas y desventajas en ambas opciones. Es más probable que los diseñadores externos produzcan un resultado profesional, pero pueden costar más y ser más lentos para responder a requerimientos de actualización que los diseñados internamente. Por otra parte, es posible que los diseñadores internos no tengan las mismas habilidades que los profesionales, pero cuestan menos y están en mejores condiciones de actualizar el sitio de manera rápida y precisa.

Estos son algunos de los puntos que hay que tener en mente al diseñar y darle mantenimiento a un sitio electoral de la red:

• Diseñar un sitio en la red no es lo mismo que diseñar un libro o un folleto, algunos elementos del diseño impreso no funcionan bien en la pantalla y los sitios de la red son mucho más flexibles que los medios impresos.
• Procurar que el tiempo de descarga sea el mínimo -no hay que usar dibujos o gráficos complicados que sean difíciles de descargar, muchos usuarios preferirán salir del sitio que esperar.
• Permitir que los usuarios obtengan lo que quieran rápidamente (no hay que hacer que tengan que pasar por información irrelevante para llegar a donde quieren.
• Utilizar un lenguaje breve y simple, excepto cuando los usuarios deseen manifiestamente información más completa.
• Mantener el sitio actualizado -los sitios son ahora un elemento del rostro público de muchas autoridades electorales y un sitio desactualizado pierde credibilidad.
• Conferirle a una unidad o grupo específico la responsabilidad de mantener el sitio.
• Tratar de utilizar convencionalismos básicos de los sitios de la red, tales como hipervínculos reconocibles, mapas claros del sitio y otros métodos convencionales para navegar. Los usuarios encontrarán que es más fácil utilizar el sitio si no tienen que aprender reglas nuevas para cada sitio en particular.
• Asegurarse que el sitio sea compatible con todas las plataformas comunes de equipos y programas -algunos diseños no funcionan bien en todas las plataformas-.

Seguridad de internet

La seguridad de internet es una cuestión crucial para las autoridades electorales que ofrecen servicios en línea, especialmente la posibilidad de votar. La seguridad también es importante para los sistemas de e-mail cuando se transmite información sensible. Incluso los sitios más simples deben ser protegidos contra cambios no autorizados, como la supresión o alteración de páginas o el redireccionamiento de los usuarios a direcciones inapropiadas.

La seguridad de internet es un campo complejo que evoluciona a medida que internet se desarrolla y que los "piratas" (hackers) encuentran nuevas formas de atacar los sitios. Las autoridades electorales deben consultar a profesionales en la materia para conocer las estrategias de seguridad más recientes que se encuentren disponibles.

En términos generales, existen estrategias para:

• Encriptar la información para que solo pueda ser descifrada por el emisor y el receptor.
• Proteger los sitios para que los usuarios no autorizados no puedan modificar la información.
• Evitar que terceros puedan acceder o conocer la información que está siendo transmitida.

Correo electrónico

El correo electrónico o e-mail es un componente de internet derivado de la red mundial, aunque ambos componentes están hoy ampliamente integrados por lo que los usuarios pueden utilizarlos de manera conjunta sin ningún problema. El correo electrónico le permite a los usuarios enviar mensajes a cualquier otro usuario contectado a internet. Los mensajes del e-mail pueden incluir solo texto o cualquier otra información que pueda ser transmitida por computadora, como imágenes, sonido y video, así como archivos y programas de cómputo.

A cada usuario del correo electrónico se le asigna una dirección específica, que opera de manera análoga al URL para permitir que los mensajes sean enviados al sitio correcto. Las direcciones son normalmente asignadas por los proveedores de servicios en internet.

El e-mail es una forma de comunicación muy eficiente, rápida y económica. Es mucho más rápida que el sistema postal, ya que permite enviar información a cualquier parte del mundo en cuestión de segundos. Es tan veloz como utilizar máquinas de fax, pero es mucho más versátil y económica. A diferencia de los mensajes por fax, los usuarios de e-mail normalmente no pagan tarifas de larga distancia por enviar sus mensajes. Los mensajes pueden ser enviados de manera simultánea a muchos receptores utilizando listas de correo electrónico. El e-mail es también un medio excelente para enviar archivos con información electrónica, de tal forma que los usuarios en cualquier parte del mundo puedan compartir y trabajar con los mismos archivos.

Junto con el acceso a los sitios de la red, el correo electrónico ha permitido el desarrollo de las comunicaciones -dándole a las personas la posibilidad de trabajar desde su casa y transmitir sus trabajos electrónicamente-.

Uso de Tecnología para la Automatización de las oficinas

Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas.

Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.

Tipos de programas para la automatización de las oficinas

Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir algunos de los siguientes productos:

• Procesador de palabras
• Hoja de cálculo
• Base de datos
• Programa editorial
• Administrador de proyectos
• Presentaciones
• Administrador de archivos de cómputo
• Correo electrónico
• Explorador de internet
• Editor de internet
• Organizador personal
• Sistema de administración financiero
• Sistema de administración personal

Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que puede ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.

Para mayores detalles sobre aplicaciones en la automatización de oficinas, ver:

• Procesador de Palabras
• Hojas de Cálculo
• Bases de Datos

Uso de los programas de automatización

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla).

Los programas más modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Una autoridad electoral puede, por ejemplo, utilizar los programas automatizados para:

• Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas.
• Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos.
• Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación.
• Incorporar, almacenar y utilizar información sobre el registro electoral.
• Automatizar diversos componentes del proceso electoral, como la emisión y recepción de votos por correspondencia.
• Capturar y analizar resultados electorales.
• Almacenar y manipular registros sobre los empleados.
• Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal.
• Conservación de inventarios.
• Operar un sitio en internet y una red interna.
• Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante.
• Organizar un sistema de administración financiera.
• Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al personal.
• Compartir archivos a través de una red.

Aplicación de normas a los nombres y estructuras de archivos

A medida que se expande el uso de programas automatizados para uso en las oficinas, la necesidad de aplicar normas generales se vuelve cada vez más importante. Cuando muchos usuarios comparten sistemas y archivos, es conveniente asegurarse que los archivos se almacenen en sitios lógicos utilizando un conjunto de normas comunes para su denominación.

Los archivos de cómputo generalmente se almacenan en carpetas. Dentro de una carpeta se pueden crear directorios y subdirectorios, dentro de los cuales se puede almacenar información específica sobre un tema común. Por ejemplo, una carpeta denominada "finanzas" puede incluir directorios sobre el año precedente, el actual y el próximo. Cada uno de estos directorios puede ser segmentado en subdirectorios denominados "costos de administración", "costos de personal", etc.

Las carpetas deben ser dispuestas de una manera lógica y familiar para todos los usuarios. A fin de lograrlo, puede ser deseable limitar la capacidad de crear carpetas a los administradores del sistema. La secuencia lógica también se debe de utilizar en los nombres individuales de los archivos. Hasta finales de la década de 1990, la mayoría de los sistemas de cómputo limitaban los nombres de los archivos a un nombre de ocho dígitos con un sufijo de tres dígitos separado por un punto (el sufijo le indica al sistema de cómputo el tipo de archivo), sin permitir espacios o letras mayúsculas en los nombres. Por ejemplo: "repan99.doc". Para finales de la década, se hizo posible utilizar nombres de archivos más largos agregando espacios y letras mayúsculas, facilitando así el uso de nombres de archivos más explícitos, por ejemplo "Reporte Anual 1999.doc".

A fin de ayudar a los usuarios a denominar a los archivos de manera consistente para encontrarlos con facilidad en otra oportunidad, es útil determinar ciertos convencionalismos. También puede ser útil crear índices de archivos que puedan ser usados para ofrecer más detalles que faciliten su ubicación. Algunos sistemas de programas permitan la creación de índices cruzados entre los archivos que ayudan a regular y reforzar las normas para su denominación.

Ampliación o actualización de los programas

Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los equipos de oficina se amplían o actualizan constantemente. Las ampliaciones o actualizaciones se efectúan cada dos o tres años para los productos más populares. Generalmente proveen versiones más potentes de los productos existentes, incluyen nuevas características y restauran los problemas identificados en las versiones previas de los programas (evidentemente, las versiones actualizadas usualmente generan sus propios nuevos problemas, que son restaurados en la siguiente versión).

Los programas actualizados pueden ser costosos y la autoridad electoral necesita evaluar, si es necesario, y cuando debe actualizar sus programas. Una forma de evitar este dilema es la de rentar programas en lugar de comprarlos e incluir las actualizaciones automáticas como parte del acuerdo de renta. También pueden existir políticas gubernamentales para determinar si es posible y cuando debe llevarse a cabo la actualización de los programas.

Si un juego de programas está operando de manera aceptable, puede no ser necesario actualizarlo en cuanto aparezca una nueva versión en el mercado. Una razón puede ser la de esperar que otros usuarios identifiquen problemas con los nuevos programas que pueden ser restaurados por los diseñadores utilizando "parches o remiendos".

Desafortunadamente existirán presiones para actualizar los programas en la medida en que algunos electores, interesados u otras organizaciones instalen las nuevas versiones. Si bien, los programas actualizados son generalmente compatibles con los precedentes, lo que significa que la nueva versión puede leer archivos creados por el programa anterior, los programas viejos normalmente no pueden leer aquellos archivos creados por los nuevos programas. Cuando esto se convierte en un problema serio, es tiempo de actualizar o ampliar los programas.

Si bien en algunos casos puede ser deseable demorar la actualización, en otros la incorporación de nuevas características puede compensar el costo de hacerlo.

Bases de Datos

Utilizar una base de datos es una forma más sofisticada de almacenar, recuperar desplegar y analizar información que mediante hojas de cálculo. Los programas de bases de datos tienen muchas aplicaciones potenciales para efectos electorales. Por ejemplo, se pueden utilizar para resultados electorales, la regulación de partidos y candidatos, control de inventarios, y la administración de sitios de votación, incluyendo la asignación de personal y el financiamiento.

Antes de la incorporación de poderosos programas de bases de datos en los paquetes para la automatización de las oficinas que se realiza durante la década de 1990, la programación de bases de datos era virtualmente dominio exclusivo de programadores profesionales. Sin embargo, el desarrollo de programas de bases de datos más sencillas le ha ofrecido al usuario común la posibilidad de desarrollar bases relativamente complejas sin calificación profesional en tecnología informativa. Esto le ha permitido a los organismos electorales contar con la capacidad de desarrollar bases de datos de manera propia.

La información se almacena en bases de datos a través de tablas. Cada tabla comprende uno o más registros. Cada registro puede contener uno o más campos. Cada campo normalmente se relaciona con un tipo particular de información. Por ejemplo, una tabla llamada "personal" puede contener un registro de cada persona de la institución. Para cada registro, puede haber campos para: nombre, apellido, dirección, número de empleado, posición, etc.

La información almacenada en las tablas puede ser almacenada, manejada, actualizada, suprimida, desplegada o impresa dándole instrucciones a la computadora. Estas instrucciones se utilizan normalmente para efectuar consultas. Una consulta es un conjunto de instrucciones para la computadora que ordenan al programa de la base de datos ejecutar una o más actividades. Por ejemplo, una consulta puede solicitarle a la tabla "personal" que encuentre a todos los empleados que se apellidan Acosta y desplegarlos siguiendo el orden alfabético de su nombre.

Los formatos de una base de datos son representaciones gráficas en pantalla que muestran la información en forma simple y le permiten a los usuarios visualizarla y manejarla sin tener que utilizar el estilo de presentaciones de la hoja de cálculo que se limita a tablas planas.

Las bases de datos también pueden producir reportes impresos o electrónicos utilizando la información contenida en las tablas o la generada por las consultas.

Hay cinco tipos principales de bases de datos:

• Simple o plana.
• Red.
• Jerárquica.
• Relacional.
• Orientada a objetos.

Las bases de datos simples son similares a las hojas de cálculo, donde los registros se incluyen en listados simples. La flexibilidad de las bases de datos plana es limitada y solo son apropiadas para tareas relativamente sencillas, como el rotulado de correspondencia.

Las bases de datos jerárquicas tienen una estructura de árbol, donde cada nivel de registro se desagrega en un conjunto de categorías más pequeña. Este tipo de base de datos también es relativamente limitada, ya que solo contiene ligas simples entre conjuntos de registros en distintos niveles, con restricciones de flexibilidad.

Las bases de datos en red contienen ligas múltiples entre conjuntos de información, lo que permite una mayor flexibilidad.

Las bases de datos relacionales van más lejos que las de red al permitir que se utilicen las relaciones entre distintos conjuntos de información para generar consultas complejas. Por ejemplo, la tabla "personal" puede ser ligada a la de "puestos" para ofrecer una descripción completa de la posición ocupada por cada miembro de la institución, y la tabla "puestos" puede ser ligada a la de nómina" para mostrar el salario que se le paga a cada persona.

Las bases de datos orientadas hacia objetos tienen atributos similares a las relacionales. Sin embargo, se utilizan estructuras de información más complejas llamadas "objetos". Estas bases de datos son las más flexibles y maleables.

La mayoría de las bases de datos modernas son relacionables, orientadas a objetos o una mezcla de ambos.

Los programas de bases de datos que se ofrecen con los programas más modernos para la automatización de las oficinas son muy poderosas y permiten que personal relativamente poco especializado del organismo electoral pueda generar fácilmente bases de datos sencillas. Los usuarios experimentados pueden desarrollar productos muy sofisticados. Por ejemplo, una autoridad electoral puede utilizar programas de bases de datos para:

• Capturar, almacenar y utilizar información sobre el registro de electores.
• Automatizar distintas partes del proceso electoral, como la emisión y recepción de votos postales.
• Capturar y analizar resultados electorales.
• Almacenar y manejar registros del personal.
• Automatizar la correspondencia personalizada a gran escala.
• Control de inventarios.
• Registrar información sobre los candidatos, facilitar la impresión de papeletas y reportes sobre donaciones y gastos electorales.

Uso de Tecnología para la Administración Corporativa

La tecnología puede ser utilizada para apoyar la administración corporativa de los organismos electorales. Muchos de los programas de cómputo disponibles en los paquetes para la automatización de oficinas pueden ser utilizados para estos efectos (ver Uso de Tecnología para la Automatización de las oficinas).

Los procedimientos de administración corporativa que se pueden beneficiar de la aplicación de tecnología comprenden:

• Procesos de planeación interna (estratégica y operativa).
• Administración de proyectos.
• Administración de personal, incluyendo reclutamiento, conservación de registros y nómina.
• Sistemas de administración financiera, incluyendo presupuestos, control de gastos, reportes financieros y funciones de auditoría.
• Administración de adquisiciones e inventario.
• Monitoreo y administración de los sistemas de cómputo.

Idealmente, los distintos sistemas de administración corporativa pueden ligarse para ofrecer un sistema integral de administración electoral. Los sistemas de planeación pueden ser ligados a los de administración de proyectos para asegurar que estos estén en línea con los planes estratégicos y operativos. A su vez, los sistemas de administración de proyectos impactan los sistemas de personal, finanzas y materiales.

Los sistemas utilizados para administración de adquisiciones e inventarios pueden ser vinculados a los de administración financiera para coordinar los procedimientos de cálculo, presupuestación y pago. A su vez, estos sistemas pueden ligarse a los de administración de personal para ofrecer un sistema global que comprenda todos los aspectos administrativos del proceso electoral. Los sistemas vinculados de esta manera aseguran que el proceso electoral se desarrolle de manera fluida y que el personal esté debidamente empleado y equipado para ejecutar sus funciones.

Los siguientes apartados de esta sección cubren los distintos aspectos relacionados con el uso de tecnología para la administración corporación en un ambiente electoral:

• Planeación Interna
• Administración de Proyectos
• Administración de Personal
• Sistemas de Administración Financiera
• Administración de Adquisiciones e Inventario
• Monitoreo y Administración de Sistemas de Cómputo

Planeación Interna

Existen distintos productos de cómputo que pueden ayudar al organismo electoral en sus procesos de planeación interna.

Se pueden utilizar programas de cómputo estructurados para facilitar niveles más altos de planeación estratégica y ayudar a la determinación de objetivos y metas. También se pueden usar para la planeación operativa, que es más específica y detallada, incluyendo la determinación de actividades y de indicadores de desempeño.

Los programas también se pueden utilizar para calendarizar actividades. Estos programas también se pueden instalar para advertir oportunamente sobre la inminencia de plazos límite e informar automáticamente a todos los miembros de un equipo de trabajo sobre reuniones y fechas críticas.

Administración de Proyectos

La administración de grandes proyectos como la conducción de una elección constituye una tarea compleja, que requiere la conclusión de muchas actividades y el empleo de mucha gente. Las técnicas de administración de proyectos reconocida, como la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT por sus siglas en inglés) y el método de ruta crítica pueden ayudar a asegurar que los proyectos se lleven a cabo exitosamente.

Se pueden utilizar programas de cómputo poderosos para apoyar los procedimientos de administración de proyectos. Los programas permitirán que el usuario introduzca las tareas que deben ser llevadas a cabo, los recursos requeridos, los periodos críticos, etc. Posteriormente, los programas pueden producir diversas tablas, listas y reportes que se pueden utilizar para asignar tareas, estimar costos, monitorear presupuestos, hacer el mejor uso de los recursos disponibles y asegurar que los plazos límite se identifiquen y cumplan.

Administración de Personal

La administración de personal es un proceso muy complejo que resulta apropiado para la automatización. Se pueden utilizar programas de cómputo para automatizar muchas actividades rutinarias y almacenar y seguir la pista de la gran variedad de información necesaria en un sistema de administración de personal.

Estas son algunas de las actividades que pueden ejecutar esos sistemas:

• Almacenar información sobre cada miembro del personal.
• Almacenar la descripción de cada puesto.
• Almacenar tabuladores de pago.
• Apoyar el procedimiento de reclutamiento almacenando listas de personas que han solicitado empleo e identificar a los solicitantes con el perfil requerido (especialmente cuando se requiere contratar a un gran número de personal eventual para propósitos electorales).
• Producir ofertas y contratos de empleo.
• Registrar el tiempo laborado por el personal.
• Calcular los pagos que se le adeudan al personal, incluyendo salarios, tiempo extra, viáticos y otros estímulos, y deducciones de impuestos.
• Producir los pagos al personal, incluyendo transferencias automáticas de fondos a cuentas bancarias o la producción de cheques.
• Generar declaraciones anuales de pagos y deducciones para efectos impositivos.
• Calcular los derechos y registro de salidas.

Si bien existen muchos programas especiales para ejecutar estas funciones, se debe tener cuidado que aquellos adoptados puedan atender las, con frecuencia complejas, necesidades de los organismos electorales. En particular, el programa de administración de personal utilizado por un organismo electoral requiere ser lo suficientemente flexible para incluir el empleo del personal eventual necesario en cada elección. También debe permitir cualquier requerimiento oficial sobre pagos y deducciones relacionadas con los impuestos.

Sistemas de Administración Financiera

Los sistemas de cómputo de administración financiera se pueden utilizar para automatizar las complejas actividades relacionadas con el manejo de finanzas de un organismo electoral, por ejemplo:

• Calcular y preparar presupuestos sobre ingresos y gastos probables.
• Preparar y supervisar los presupuestos.
• Vigilar y controlar gastos.
• Llevar registro de las facturas de pago y automatizar el proceso de pagos de adeudos.
• Generar reportes financieros.
• Facilitar la auditoría de los procedimientos financieros.

Administración de Adquisiciones e Inventario

Administrar la variedad y cantidad de materiales que un organismo electoral necesita para llevar a cabo sus funciones es una actividad larga y compleja que también resulta apropiada automatizar.

Se pueden utilizar programas de cómputo para identificar:

• Tipos y cantidades de material requerido.
• Dónde almacenarlos.
• Dónde se van a utilizar.
• Que materiales están disponibles y cuáles se requiere ordenar.

Se pueden utilizar programas para el proceso de adquisición, no solo para determinar las cantidades y tiempos de entrega requeridos sino para la administración de los contratos. Se pueden usar para desarrollar propuestas y contratos de licitación y para apoyar el proceso de toma de decisión.

Los programas de cómputo también son particularmente útiles para control de inventarios. Cuando se almacena gran cantidad de material en bodegas, es importante llevar un registro de que material está almacenado en cada sitio. Los programas de cómputo pueden ejecutar esta tarea de manera mucho más efectiva que un sistema manual.

También se pueden utilizar programas de cómputo para llevar un control de distribución y transporte. Esto es particularmente importante cuando el material es enviado a sitios geográficos dispersos, como centros regionales o sitios de votación.

Monitoreo y Administración de Sistemas de Cómputo

Los programas de cómputo también se pueden utilizar para monitorear y administrar los sistemas de cómputo del organismo electoral.

Estos programas pueden realizar diagnósticos análisis y reportes sobre el desempeño de los sistemas y puede identificar si hay problemas que requieren ser atendidos. A medida que se incrementan las demandas sobre el sistema de cómputo, el monitoreo de su desempeño se vuelve más importante, ya que puede ayudar a identificar la necesidad de actualizaciones o modificaciones para atender mayores demandas.

Para mayor información sobre la actualización de los sistemas de cómputo, ver Uso o Desecho del Equipo Obsoleto.

Los programas que se vayan a utilizar para el monitoreo y administración de sistemas de cómputo requieren ser seleccionados o desarrollados de acuerdo a las exigencias del sistema en cuestión. Es conveniente consultar técnicos expertos para estos efectos.

Uso de Tecnología para Regulación de Partidos y Candidatos

Los organismos electorales pueden utilizar la tecnología para la regulación de partidos y candidatos. Muchos de los programas y productos de cómputo disponibles para la automatización de las oficinas pueden ser utilizados para estos propósitos (ver Uso de Tecnología para la Automatización de las oficinas).

Algunos de los procesos de regulación de partidos y candidatos que se pueden beneficiar de la aplicación de tecnología son:

• Registro de partidos, incluyendo procedimientos de verificación de sus adherentes y bases de datos de información partidista.
• Postulación de candidatos, incluyendo procedimientos de verificación de las nominaciones y bases de información de los candidatos.
• Suministro de información a los partidos, incluyendo datos del registro electoral.
• Financiamiento de partidos y campañas, incluyendo control y monitoreo de donaciones a los partidos y candidatos, el monitoreo de gastos, el control de financiamiento público y programas de auditoria.
• Informes o reportes de los partidos, incluyendo programas de cómputo para el reporte de contribuciones y gastos.

Los siguientes apartados de esta sección comprenden distintos aspectos del uso de tecnología para efectos de regulación de partidos y candidatos:

• Registro de Partidos
• Nominación de Candidatos
• Suministro de Información a los Partidos
• Regulación y Reporte de las Finanzas de Partidos y Campañas

Registro de Partidos

La tecnología puede ser utilizada para apoyar a la autoridad electoral en la tarea de registro de los partidos políticos. En particular, se pueden utilizar programas de cómputo en los procedimientos para determinar si un partido cumple con los requisitos para obtener su registro y para mantenerlo.

Verificación de membresías partidistas

En muchos países, un partido político tiene que satisfacer requisitos de membresía mínima para poder obtener su registro oficial. La autoridad electoral puede cerciorarse que un partido cumpla esos requisitos utilizando tecnología para analizar los registros de membresía partidista.

Capturar electrónicamente las membresías partidistas constituye el primer paso previo para que la tecnología pueda ser utilizada. En muchos casos, los partidos ya habrán transferido sus listas de membresía a formato electrónico, en cuyo caso estarán en condiciones de ofrecer esas listas a la autoridad electoral a través de un diskette o un correo electrónico.

Cuando los partidos no tienen copias electrónicas de sus listados, normalmente suministrarán copias impresas. Estas pueden ser transferidas a un formato electrónico mediante su captura en bases de datos u hojas de cálculo, o bien escanéandolas con un escáner óptico equipado con programas inteligentes para el reconocimiento de caracteres (ver Sistemas de Escaneo Óptico). Cuando es necesario capturar firmas o fotografías, también se puede utilizar el escaneo de imágenes.

Cuando la información se suministra en copias impresas y solo se requiere utilizar una muestra de nombres, se puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo si solo se tienen que capturar electrónicamente los datos relacionados con esa muestra.

Una vez que la información ha sido capturada electrónicamente, se pueden utilizar los programas de base de datos o de hoja de cálculo para procesar las listas de membresías partidistas. Las bases de datos u hojas de cálculo pueden ser luego utilizadas para rotular cartas dirigidas a las personas incluidas en la lista. Mediante estas cartas se les puede solicitar que confirmen que son miembros del partido. Sus respuestas pueden ser introducidas en la base de datos u hoja de cálculo para señalar el nivel de respuesta. Se pueden utilizar códigos de barra en las respuestas para acelerar su captura.

Cuando solo una muestra de las personas incluidas en una lista de membresía partidista van a ser contactadas de la manera señalada, se pueden utilizar programas de bases de datos u hojas de cálculo para extraer muestras al azar en las proporciones o cantidades requeridas.

En ciertas circunstancias puede no resultar práctico o deseable enviarle cartas a las personas incluidas en una lista de membresía partidista. Una opción es pedirle a los partidos que las listas incluyan firmas o fotografías de los miembros. Cuando la autoridad electoral tiene acceso a un registro digitalizado de firmas o fotografías de los electores, se puede utilizar tecnología de reconocimiento de firmas o rasgos biológicos para verificar que la identidad las personas presentadas como miembros de los partidos son genuinas.

Bases de información de los partidos

Una vez que un partido político ha sido registrado, normalmente se requiere que el organismo electoral conserve un archivo con sus datos. Los programas de bases de datos son ideales para conservar esta información, si bien es posible conservar un registro simple en un sistema de procesador de palabra o de hoja de cálculo.

Cuando los datos relativos al registro de un partido tienen que estar disponibles para consulta pública, esto se puede lograr a través de copias impresas y formato electrónico. Los datos pueden ser publicados en internet para permitir un fácil acceso a quienes cuentan con este medio. Para un registro muy grande, complejo o que experimente constantes cambios, la copia en internet del registro puede estar ligada a la base de datos del partido para permitir la actualización automática de la versión en internet.

Nominación de Candidatos

La tecnología se puede utilizar para ayudar al organismo electoral en la tarea de procesar y verificar las nominaciones de candidatos.

En muchos países, un candidato tiene que ser postulado por un determinado número de votantes registrados o por un determinado representante de un partido político registrado. Un organismo electoral puede cerciorarse que la nominación de un candidato ha satisfecho los requisitos necesarios mediante el uso de tecnología para analizar la documentación pertinente.

En algunos casos puede ser necesario capturar electrónicamente los datos presentados con la solicitud de nominación de un candidato. Cuando así se requiere, puede ser posible solicitarle al candidato o a quien lo postula suministrar la información de manera electrónica. El organismo electoral puede apoyar este procedimiento ofreciendo programas de cómputo preformateados en donde se complete la información. Estos pueden ser distribuidos en diskette, por correo electrónico o internet.

Cuando la información tiene que ser capturada electrónicamente pero el candidato o quien lo postula no está en condiciones de hacerlo, normalmente presentarán las nominaciones en medios impresos. De ser necesario éstas pueden ser convertidas a formato electrónico mediante su captura en bases de datos u hojas de cálculo o bien escanéandolas con un escáner óptico equipado con programas inteligentes para el reconocimiento de caracteres (ver Sistemas de Escaneo Óptico). Cuando es necesario capturar firmas o fotografías, también se puede utilizar el escaneo de imágenes.

Una vez que la información ha sido capturada electrónicamente, se pueden utilizar los programas de base de datos o de hoja de cálculo para procesar las listas de membresías partidistas. Las bases de datos u hojas de cálculo pueden ser luego utilizadas para generar reportes o rotular correspondencia, según se requiera.

Cuando los datos asentados en los formatos de nominación tienen que ser verificados, como por ejemplo, si los candidatos o quienes los postulan son electores registrados o si la persona que se indica como representante partidista está debidamente registrada para esos propósitos, se pueden consultar las bases de datos o las hojas de cálculo.

Cuando se requiere verificar las firmas incluidas en los formatos de nominación, se puede utilizar tecnología para respaldar este procedimiento, siempre y cuando la autoridad electoral cuente con acceso a un registro digitalizado de firmas de los electores (como puede ser el de los registros digitalizados de los electores o una base de datos de identidad a nivel nacional). Cuando se trate de un número relativamente pequeño de firmas, un operador puede ser capaz de comparar manualmente las firmas asentadas en los formatos de nominación con las contenidas en los registros digitales. Cuando se requiere revisar un gran número de firmas, la tecnología para el reconocimiento de firmas puede ser utilizada para verificar que las entidades presentadas son genuinas.

Una vez que han sido aceptadas todas las postulaciones, normalmente se requiere hacer esta información de dominio público. La captura electrónica de la información puede facilitar esta tarea y reportar además muchas otras ventajas para el organismo electoral. Por ejemplo, una vez capturada electrónicamente en bases de datos, la información sobre las nominaciones puede ser ligada a otros sistemas que requieran la misma información, como el de producción de papeletas, el escrutinio de resultados y la administración de los sitios de votación.

Cuando los datos relativos a las nominaciones de un partido tienen que estar disponibles para consulta pública, esto se puede lograr a través de copias impresas y formato electrónico. Los datos pueden ser publicados en internet para permitir un fácil acceso a quienes cuentan con este medio. Puede ser útil o deseable que la copia en internet con los datos sobre las nominaciones esté ligada a la base de datos de las nominaciones para permitir la actualización automática de la versión en internet.

Suministro de Información a los Partidos

La tecnología puede ser utilizada para ofrecer una gran cantidad de información a los partidos y candidatos.

Información del registro electoral

En muchos países es responsabilidad del organismo electoral suministrar información sobre el registro de electores a los partidos políticos, candidatos o miembros del Parlamento. Cuando el registro electoral se conserva electrónicamente (por lo general en una base de datos, ver Uso de la Tecnología para el Registro de Electores), este procedimiento es más fácil si es directo.

La información sobre el registro se puede suministrar en formato electrónico o impreso. Como los registros pueden contener gran cantidad de nombres, puede ser muy difícil y costosa su reproducción en medios impresos o microfichas. Los formatos electrónicos son más económicos y fáciles de reproducir, pueden comprender copias en discos flexibles, cd-rom, cinta magnética o bien transmitidas por correo electrónico o descargables de internet.

Como los registros electorales normalmente contienen información personal, a menudo están protegidas por restricciones de privacidad. El organismo electoral tiene que cerciorarse de suministrar la información a partidos, candidatos o legisladores de acuerdo con las disposiciones legales o regulaciones prevalecientes y de que esté protegida contra acceso no autorizado o uso indebido.

La forma en que se suministra la información electrónica puede depender del uso al que se destine, de su cantidad y de la sofistificación tecnológica de los receptores. En general, la información puede ser suministrada en formato de procesador de textos, base de datos, hojas de cálculo o archivos simples. Puede ser recomendable ofrecer la información en distintos formatos que se adapten a las necesidades de los distintos destinatarios.

Además de proveer información bajo un formato de lista simple, también puede ser recomendable (u ordenado por la ley) ofrecerla en un formato de "valor agregado", por ejemplo en una base de datos que puede incluir distintas funciones como la posibilidad de búsqueda conforme a varios criterios o de identificar determinado tipo de destinatarios.

Comunicaciones en general

La tecnología también puede ser utilizada para las comunicaciones en general con los partidos políticos y candidatos. Se pueden utilizar correos electrónicos y faxes para contactarlos rápidamente y, de ser el caso, en bloque. Cuando los datos para contactar a los partidos y candidatos son capturados electrónicamente, se pueden utilizar las facilidades que ofrecen las bases de datos y los sistemas de procesador de textos para rotular y enviar comunicaciones genéricas o personalizadas.

Regulación y Reporte de las Finanzas de Partidos y Campañas

Muchos países cuentan con regulaciones legales sobre el financiamiento de los partidos y las campañas. Un esquema de regulación típico puede incluir la manifestación pública de donaciones, gastos y deudas de campaña, así como el suministro de fondos públicos a partidos y candidatos para gastos de campaña. Algunos países también limitan el monto de los gastos de campaña que pueden efectuar los partidos o candidatos. La tecnología se puede utilizar para ayudar al organismo electoral en sus funciones de regulación de las finanzas de partidos y campañas.

Reportes de partidos y candidatos

La tecnología se puede utilizar para facilitar el esquema de reporte financiero de partidos y campañas. Los reportes o informes financieros de partidos y campañas son generalmente detallados y complejos. La captura electrónica de estos informes puede ayudar enormemente al organismo electoral en sus funciones de regulación. La presentación electrónica de esta información también puede ayudarle a los partidos y candidatos a cumplir con este requisito.

Los partidos y candidatos pueden presentar sus informes financieros de manera electrónica utilizando programas distribuidos por el organismo electoral u otra autoridad competente. Estos programas de cómputo normalmente contendrían formatos electrónicos y los campos específicos que deben ser llenados. Los programas pueden ser distribuidos a través de diskettes o correo electrónico, o incluso estar disponibles a través de internet. Los programas pueden orientar a los partidos y candidatos sobre los procedimientos requeridos, asegurando que todos los campos relevantes sean llenados.

Cuando los partidos y candidatos no presentan informes financieros vía electrónica (porque esta facilidad no está disponible o porque los partidos y candidatos no están en condiciones de hacerlo), y lo hacen por medios impresos, la autoridad electoral puede encontrar que es de mucha utilidad capturar electrónicamente la información utilizando métodos convencionales o de escaneo óptico.

Auditoría de los reportes financieros de campaña

El organismo electoral o cualquier otra instancia reguladora competente puede utilizar tecnología para apoyar el proceso de auditoría de los reportes financieros de campaña de partidos y candidatos.

Una vez que la información reportada ha sido capturada electrónicamente, se pueden utilizar programas de cómputo para almacenarla, clasificarla y analizarla. Los montos individuales pueden ser sumados en su conjunto. Esto puede ayudar a identificar cuando las cantidades donadas o recibidas han rebasado cualquier límite fijado por la ley.

Cuando se requiere que distintas entidades reporten su participación en transacciones comunes (por ejemplo, cuando se requiere que los donantes manifiesten el monto de sus contribuciones y los destinatarios las cantidades que han recibido) las cifras reportadas por una entidad pueden ser cotejadas contra las manifestadas por otra. El uso de campos obligatorios en las bases de datos puede indicar cuando falta información o es incompleta.

Los programas de cómputo también pueden utilizarse para integrar y consolidar los montos reportados, por lo que éstos se pueden ir agregando a nivel regional y nacional para conformar un panorama integral que no se puede percibir fácilmente sobre la base de los reportes locales.

La captura electrónica de los reportes financieros también se puede utilizar para determinar los niveles de fondos públicos que se deben cubrir o rembolsar por concepto de gastos de campaña.

Revelación pública de los reportes financieros

Es probable que el organismo electoral o cualquier otra autoridad competente también sea responsable de publicar la información reportada en los informes de finanzas en un formato que pueda ser utilizado por el público en general. Una vez más, la tecnología puede ayudar en este proceso.

La captura electrónica de la información reportada y su manejo en programas de cómputo puede permitir que la autoridad competente la presente en un formato consistente y la consolide para mostrar totales a nivel regional y nacional. La información puede ser publicada en distintos formatos, incluyendo copias impresas, cd-rom, diskette e internet.

Cuando se requiere que los reportes presentados en medios impresos se pongan al alcance del público, además de ofrecer fotocopias, se les puede escanear ópticamente y ofrecer en cd-rom o internet.

Uso de Tecnología para Llegar a los Electores

La tecnología puede ser una herramienta muy efectiva para llegar a los electores e informarles sobre cuestiones relacionadas con las elecciones. Los organismos electorales tienen a su disposición un amplio repertorio de tecnologías para comunicarse con los electores.

Entre las diferentes aplicaciones tecnológicas que se pueden utilizar para llegar a los electores, se pueden mencionar las siguientes:

• Informar a los electores sobre tecnología, utilizando demostraciones, ejercicios de simulación, capacitación in situ y los sitios en internet.
• Aplicaciones audiovisuales, incluyendo radio, televisión, videos, cintas de audio, dvd, hologramas, multimedia.
• Teléfono, incluyendo servicios de información, centros de atención y servicios de interpretación.
• Correo directo automatizado.
• Internet, incluyendo publicaciones electrónicas, en los sitios de internet e interactivas.
• Centros públicos de cómputo.
• Edición electrónica
• Tecnología para grupos con necesidades especiales, incluyendo asistencia auditiva y visual.

Los siguientes apartados en esta sección cubren distintos aspectos relacionados con el uso de tecnología para llegar a los electores:

• Informar a los Electores sobre Tecnología
• Aplicaciones Audivisuales
• Teléfono
• Automated Direct Mail
• Internet
• Centros Públicos de Cómputo
• Edición Electrónica
• Grupos con Necesidades Especiales

Informar a los Electores sobre Tecnología

Uno de los usos más importantes de la tecnología es como un medio para informar a los electores sobre otra tecnología electoral. Hay dos aspectos esenciales en la información a electores sobre tecnología electoral: orientaros sobre como usar tecnología con la que pueden tener contacto durante el proceso de votación e informarles sobre la tecnología electoral a fin de obtener su respaldo y confianza.

Informar a los electores sobre el uso de tecnología para el proceso de votación puede ser considerado como un ejercicio de capacitación de los votantes. Los electores normalmente tienen una fugaz relación con el organismo electoral y una aún más breve con la tecnología electoral. Se puede capacitar a los electores en el uso de la tecnología durante esas breves interacciones, y todo puede diseñarse para hacerlo muy rápidamente. Quizá la mejor forma de capacitar a los electores es aquella de la que ni siquiera se percatan.

Para un examen detallado de esta cuestión, ver Capacitación de los Electores.

Cuando se está introduciendo una nueva tecnología electoral que afectará al público, es importante considerar a este como una parte interesada en el proceso y obtener su confianza en el nuevo sistema. Esto puede comprender una campaña de comunicación a gran escala para informar al electorado sobre los cambios propuestos (ver Educación Electoral). Antes de intentar una comunicación a gran escala, puede ser recomendable utilizar métodos de investigación de mercados para probar las propuestas con grupos de enfoque o muestras representativas de la población.

Para mayor información sobre la búsqueda de aceptación pública a la nueva tecnología electoral, ver Disposición para Asimilar la Tecnología.

Aplicaciones Audivisuales

Las aplicaciones audiovisuales son utilizadas ampliamente por los organismos electorales para llegar a los electores. Entre la aplicaciones audiovisuales más comunes figuran:

• Radio
• Televisión
• Cintas de audio/Discos compactos
• Cintas de video
• DVD
• Filmes
• Lásers/hologramas
• Multimedia
• Internet

Preparar materiales de audio y video para distribución pública es una tarea difícil. Las compañías profesionales de publicidad, de materiales audiovisuales y de telecomunicaciones son con frecuencia la mejor alternativa para preparar o distribuir ese tipo de materiales. Si bien esos servicios pueden ser costosos, la diferencia en calidad entre un trabajo profesional y uno amateur puede representar una gran diferencia en la efectividad del material.

Cuando se utilice tecnología audiovisual para llegar a los votantes, es recomendable utilizar una combinación de métodos. Es probable que una sola tecnología no logre maximizar el impacto de una campaña de información.

La radio y la televisión son generalmente las tecnologías audiovisuales más utilizadas y más efectivas para informar a los electores. El peso relativo que se le conceda a las transmisiones por radio y televisión dependerá de los patrones locales en el uso de estos medios. En algunos países, la televisión tiene un mayor impacto que la radio en cuanto a audiencia. En otros, es la radio la que tiene mayor cobertura. Las agencias de publicidad pueden brindar asesoría sobre el alcance de las distintas alternativas disponibles en cuanto a cobertura del mercado, de tal forma que el organismo electoral pueda determinar donde es mejor invertir sus recursos.

Radio

Las transmisiones públicas por radio son utilizadas muy ampliamente en muchos países para efecto de publicidad. Es un medio relativamente económico (comparado con la televisión) y tiene el potencial de cubrir una gran audiencia. La publicidad en radio es particularmente útil para audiencias que tienen dificultades para manejar materiales impresos por razones de alfabetización o enfermedad.

La radio pública también es particularmente efectiva en países cultural y lingüísticamente diversos, sobre todo en la medida en que la proliferación de estaciones de radio "alternativas" ofrecen un amplio rango de transmisiones en varias lenguas y llegan a gente con distintas culturas. La radio también es "transmitida" cada vez más alrededor del mundo por internet, lo que incrementa aún más su alcance.

El gran alcance y cobertura de las transmisiones públicas por radio constituyen una herramienta muy importante para la comunicación de asuntos electorales.

Televisión

Las estaciones de televisión públicas también son muy utilizadas por las autoridades electorales en sus campañas de publicidad. Como la radio, tiene el potencial de cubrir una gran audiencia y es útil para llegar a públicos que tienen dificultad para manejar materiales impresos. Tiene el beneficio adicional de ser capaz de utilizar imágenes, lo que lo convierte en un medio más poderoso. Sin embargo la propaganda por televisión suele ser más cara.

Discos compactos y cintas de audio

Grabar el material electoral en discos compactos (cd's) o cintas de audio constituye una forma relativamente económica de llegar a electores con necesidades especiales o que no tienen acceso a estaciones públicas de radio y televisión. Los reproductores de cintas o cd's son relativamente económicos y se encuentran muy difundidos en muchas sociedades.

Los materiales grabados en cintas o cd's pueden ser simples copias del material diseñado para radio y televisión. Sin embargo pueden incluir información mucho más detallada y a un precio mucho más bajo que los materiales de radio, que generalmente se restringen a mensajes de uno o dos minutos, o a veces hasta menos.

Los materiales grabados en cintas o cd's también pueden diseñarse a la medida de las necesidades de públicos especiales, de una forma que no resultaría práctica para las transmisiones de radio. Por ejemplo, los detalles de alguna información electoral contenida en los materiales impresos pueden ser grabados oralmente en cintas o cd's para electores que no tienen posibilidad de leer materiales impresos, por razones de alfabetización o discapacidad.

Cintas de video

El material grabado en cintas de video tiene virtudes similares a la del grabado en cintas de audio o cd's, pero con la ventaja adicional de poder incluir información visual. Esto significa que los mensajes electores pueden ser difundidos utilizando tanto imágenes como sonido. Un análisis sobre la efectividad de los medios de comunicación indica que mucha gente aprende mucho mejor viendo la información que oyéndola, convirtiendo así a las grabaciones en video en una poderosa herramienta de enseñanza.

Los materiales de video pueden ser los mismos que los utilizados en la televisión, pero como con el radio, el carácter relativamente económico de la producción y distribución de videos, (comparado con el de la televisión), significa que se puede transmitir mucha información por video.

El video es particularmente útil en países con escasas facilidades televisivas, donde los videos suelen ser de más fácil acceso. En estas situaciones, el desafío para el organismo electoral reside en distribuir los videos de manera efectiva para cubrir a todas las audiencias objetivas.

El video es también una herramienta muy útil para la educación electoral, las escuelas y otros grupos comunitarios. Los videos se pueden transmitir en recintos especialmente diseñados para tal efecto o en sesiones de educación electoral celebradas en escuelas, centros comunitarios u otros recintos de ese tipo, ya sea que sean presentados por el personal del organismo electoral o maestros locales.

DVD

La tecnología de discos de video digital es relativamente novedoso y el número de personas que cuentan con reproductores de estos discos es, en este momento, muy pequeño comparado con el de reproductores de cintas de audio, cd's y cintas de video. Sin embargo, es previsible que el alcance de los reproductores de DVD se incremente con el tiempo.

Las grabaciones en DVD pueden combinar las virtudes de las presentaciones en audio, video y multimedia en un formato portátil similar a los de los cd's.

Filmes

Los filmes (pera exhibición en cines) pueden ser utilizados para comunicar información electoral a los electores en una forma similar a la publicidad por televisión. La efectividad de la publicidad en filmes comparada con la de la televisión dependerá con la cobertura de los cines a nivel local comparada con la de medios alternativos.

Láser y hologramas

Los láser y los hologramas son usos de tecnología relativamente especializados para transmitir información electoral, pueden ser utilizados para producir efectos dramáticos en presentaciones y exhibiciones realizadas en recintos destinados a educación electoral. Por ejemplo, se pueden utilizar como parte de una presentación multimedia pregrabada para grupos escolares. La Comisión Electoral Australiana utiliza láser y hologramas en su centro de educación electoral de Canberra para dar la impresión de que presentadores miniatura en "vivo" están hablando e interactuando con los grupos durante las presentaciones.

Multimedia

El material multimedia puede ser distribuido a través de cd-rom, DVD e internet para ofrecer una modalidad de presentación de información más interactiva comparada con el radio, la televisión o el material en video. El material multimedia, que generalmente tiene que ser operado en una computadora equipada con bocinas, combina el audio, imágenes fijas y animadas con la flexibilidad de las presentaciones por computadora para ofrecer a los usuarios un medio de información entretenido.

El material multimedia le puede ofrecer al usuario la opción de ver el material en un orden determinado por el mismo, en lugar de un orden predeterminado, como ocurre con el material de televisión o video.

El material multimedia es apropiado para difundir material complejo, y es particularmente útil para la educación electoral de estudiantes. Sin embargo, su producción es relativamente costosa, por lo que el organismo electoral tendrá que decidir, en función de sus beneficios, si vale la pena realizar este tipo de inversión.

Internet

El acceso cada vez mayor a internet también está incrementando su importancia como un medio de comunicación electoral. Para mayor información, ver Internet.

Teléfono

El teléfono puede ser un componente importante de la estrategia del organismo electoral para llegar a los electores.

Centro de atención telefónica

Durante un evento electoral, se puede emplear a grupos de personas en centros telefónicos para manejar grandes volúmenes de llamadas del público. En estos centros se pueden utilizar sistemas de consulta en bases de datos para que el personal pueda atender consultas relativamente complejas y llevar registro del número y tipo de llamadas.

Se pueden emplear y publicitar ampliamente líneas nacionales para llamadas gratuitas o a bajo costo. Estos números, que normalmente son fáciles de recordar, le permiten al público llamar al centro desde cualquier parte del país de manera gratuita o a un bajo costo, que puede ser cubierto por la autoridad electoral.

Servicios pregrabados por tonos

Las líneas de información telefónica también pueden estar automatizadas (algunas veces llamados servicios desde teléfonos de tonos), de tal forma que los usuarios puedan escuchar información pregrabada. Se pueden ofrecer menús para que el usuario elija el asunto de su preferencia presionando los números en sus teléfonos de tonos. Este sistema reduce el número de personal requerido para atender las llamadas y asegura que la información se suministre de manera consistente. Normalmente se ofrece la opción de que el usuario contacte a una operadora si no está satisfecho con los mensajes grabados. Este método es particularmente útil cuando se reciben grandes volúmenes de llamadas y los usuarios tienden a plantear consultas más o menos previsibles.

El uso de información telefónica pregrabada por gobiernos y organizaciones comerciales se incrementó notablemente en muchos países durante la década de 1990, con frecuencia con el propósito de abatir costos reduciendo el número de operadores telefónicos. Sin embargo, han generado muchas críticas de los usuarios que preferirían tratar con "gente real" y no con mensajes pregrabados. Esta crítica puede ser bien merecida cuando los usuarios son forzados a transitar por una confusa variedad de menús y submenús antes de llegar a la información que quieren o de que se les ofrezca la opción de hablar con una operadora. Para evitar estas críticas, el organismo electoral que esté considerando esta opción puede esforzarse por asegurar que los menús sean simples y directos y que la opción de hablar con una operadora se pueda ofrecer al inicio de la estructura del menú.

Servicios telefónicos fuera de periodo electoral

Fuera de un periodo electoral, cuando es probable que el número de llamadas al organismo electoral se reduzca significativamente, puede ser innecesario contar con un centro de llamadas o una línea de información pregrabada. Sin embargo, el teléfono seguirá siendo una fuente importante de contacto con el público. El organismo electoral necesita asegurarse de que mantiene un servicio de información telefónica capaz de responder el volumen de llamadas previstas. Esto puede simplemente requerir asignar esa función a un determinado número de personal permanente.

"Tecnología de teléfono "inteligente"

Tanto durante como fuera del periodo electoral, los servicios de consulta telefónica pueden beneficiarse de varias funciones "inteligentes" que hoy se encuentran disponibles en la tecnología telefónica. La tecnología automática de ruteo de llamadas se puede utilizar para asegurar que un usuario nunca reciba la señal de "ocupado". A cambio, las llamadas que entran pueden ser dirigidas al siguiente operador disponible. En el caso de un organismo electoral con distintas oficinas, quizá diseminadas en distintas regiones, ese tipo de tecnología puede ser utilizado para transferir la llamada al operador que se encuentre disponible en cualquier oficina. Esto permite que las cargas de trabajo sean distribuidas entre distintas oficinas y puedan disminuir las presiones sobre oficinas especialmente ocupadas al tiempo que se asegura que las llamadas de los usuarios son atendidas a la mayor rapidez.

Otras funciones inteligentes de los teléfonos que pueden ser utilizadas por un organismo electoral comprenden las máquinas contestadoras, así como las funciones de llamada en espera. La compañía local de servicio telefónico puede ofrecer información sobre las facilidades disponibles.

El catálogo de servicios inteligentes que se encuentran disponibles en las redes de teléfonos móviles o celulares se está incrementando rápidamente y cada vez aparecen funciones novedosas. Esto comprende la posibilidad de acceder a servicios de internet y correos electrónicos mientras se hace uso de los teléfonos.

Servicios de interpretación telefónica

En algunos países se puede utilizar el teléfono para ofrecer servicios de interpretación. Esos servicios permiten que una persona llame a un número determinado y pida llamar a una persona en un idioma en particular. El servicio de interpretación enlazará al usuario con un intérprete que hable esa lengua o idioma. El intérprete puede ser capaz de atender la llamada por si mismo (pudiéndosele ofrecer información para ese propósito a través de la agencia que contrate el servicio) o establecer una conferencia múltiple que involucre a los usuarios y al intérprete.

Un organismo electoral puede hacer uso de los servicios de interpretación telefónica para complementar su línea de información. El número telefónico del servicio de interpretación puede ser incluido en el material publicado por el organismo electoral. Acompañado por instrucciones para hacer uso de él.

Automated Direct Mail

Automated direct mail is another way in which an election management body (EMB) can use technology to reach voters.

Automated direct mail is made possible by electronic storing of name and address data in databases and/or spreadsheets. Word processing software or database reports can then be used to print personalised mail to persons listed in an electronic mailing list.

By sorting the data according to specified fields, direct mail can be personalised and targeted for each recipient. For example, where electoral boundaries have been redrawn, an EMB could use its voter registration database to write personalised letters to all registered voters whose electoral district has been changed, and inform them of their new district.

The content of automated direct mail can be altered according to criteria specified by the user. In the above example, the direct mail was personalised to indicate each voter's own district. In more sophisticated cases, the text of letters can be varied to take account of particular circumstances by using data contained in the mailing list database. For example, details of special electoral registration criteria applicable to individual cases can be varied in each letter according to each voter's enrolment registration category specified in the database.

It is usually practicable for an EMB to print small quantities of direct mail letters in-house. However, where many hundreds or thousands of letters are to be printed, it is often preferable to have the letters printed by a commercial mailing house. In this case, it is generally possible to supply the mailing house with the relevant database and master mail merge documents on disk or by email, with instructions for how the mail merge is to be conducted. The mailing house should then be able to print the letters using the EMB's electronic data. In this case it is very desirable for the EMB to check proofs of the merged data before the print run and the mailing takes place, to ensure that everything is correct.

Some commercial mailing houses are able to add value to automated direct mail by including various attachments or enclosures with mail merged letters. This could take the form of simply including a standard enclosure with a letter. More complex routines can be programmed into some mailing systems, so that particular letters can be coded to receive particular enclosures. For example, where an EMB has different enclosures targeted at voters registered in specific electoral districts, a mailing house can use a computerised insertion process to include the enclosure specific to each voter's electoral district.

Internet

Los sitios de internet son un excelente medio para difundir gran cantidad de información entre los electores. Los métodos tradicionales de comunicación, como periódicos, folletos, radio y televisión, solo son capaces de transmitir una cantidad limitada de información electoral pagada. En los países donde el uso de internet se encuentra muy extendido, los organismos electorales pueden ampliar sustancialmente su capacidad de distribución informativa incluyendo referencias a sus sitios de internet en la publicidad pagada. Los sitios de internet se pueden estructurar para ofrecer tanta o tan poca información como el usuario lo desee.

Además de ofrecer información, los sitios electorales también pueden ser interactivos. Los usuarios pueden completar gestiones en línea, como llenar solicitudes de registro o votación (ver Sistemas de Votación Mecánicos y Electrónicos). Se pueden completar formatos en línea, como los relativos a informes financieros de campaña, o se pueden descargar y ser devueltos por correo, sobre todo si se requiere la firma en original del usuario.

El organismo electoral debe tener cuidado de que el suministro de información o servicios a través de sus sitios en internet no discrimine o coloque en situación de desventaja a los usuarios que no tengan acceso a internet. Siempre que sea posible, la información y servicios disponibles en internet deben estar al alcance de los usuarios por otros medios.

Para mayor información sobre el uso de internet para propósitos electorales, ver los apartados Internet en Tipos de Tecnología con Aplicaciones Electorales e Internet en Tecnología de Comunicaciones.

Centros Públicos de Cómputo

Los centros públicos de cómputo, también conocidos como kioskos, son otro método que los organismos electorales pueden utilizar para llegar a los electores. Generalmente se trata de pantallas de video colocadas en lugares públicos como centros comerciales, centros de información gubernamental o turística. Cualquier persona del público puede utilizar estas pantallas.

Los usuarios pueden tener acceso a información y servicios a través de esos centros oprimiendo los botones o sitios indicados en la pantalla de exhibición (llamada pantalla digital), o pulsando botones de un teclado. Las exhibiciones en estos centros de cómputo generalmente funcionan de manera similar a un sitio de internet multimedia interactivo. Pueden incluir audio, texto, fotos fijas, video en movimiento y animaciones.

Los kioskos de cómputo pueden ofrecer una gran cantidad de información, de manera más o menos análoga a los sitios en internet, aunque normalmente no están conectados a internet. Los kioskos de cómputo presentados por agencias gubernamentales a menudo incluyen información sobre distintas áreas de gobierno, una de las cuales puede ser la de procesos electorales. Esto permite distribuir los considerables costos de instalación y mantenimiento de los kioskos de cómputo. Sin embargo, también es posible dedicar kioskos enteramente a los procesos electorales.

Si se incluyen teclados en estas computadoras, también se les puede utilizar para servicios interactivos, como completar formatos en línea, pagar recibos o multas utilizando tarjetas de crédito. También se les puede utilizar para verificar si la información que se conserva sobre los electores (como su registro) está actualizado.

Edición Electrónica

La edición de documentos de manera electrónica es otra modalidad tecnológica que pueden utilizar los organismos electorales para llegar a los votantes. La facilidad con la que personas relativamente inexpertas pueden editar materiales que parezcan profesionales utilizando programas de procesador de texto o edición electrónica los convierten en métodos atractivos y relativamente económicos para producir publicaciones.

Para mayor información sobre como se pueden utilizar programas de procesamiento de textos para edición electrónica, ver Automatización de las Oficinas y Procesador de Palabras.

Grupos con Necesidades Especiales

Los organismos electorales pueden utilizar la tecnología para llegar a grupos con necesidades especiales, por ejemplo, los que tienen discapacidades físicas o mentales, los de origen cultural lingüístico diverso, los que residen en áreas remotas y los de baja alfabetización.

Aplicaciones audiovisuales

Muchos de los mecanismos de comunicación convencionales que se han examinado en Uso de Tecnología para Llegar a los Electores pueden utilizarse para llegar a los grupos con necesidades especiales. En particular, los métodos que utilizan grabaciones en audio o video (ver Aplicaciones Audivisuales) satisfacen muchas de las necesidades de personas que tienen dificultad para leer o comprender materiales impresos. Algunos de estos métodos de comunicación pueden ser utilizados para atender directamente a grupos con necesidades especiales.

Servicios de interpretación o traducción

La tecnología también se puede utilizar para comunicarse con los electores en distintas lenguas. Si bien existen muchos programas de cómputo que pueden traducir "automáticamente" un texto a distintos idiomas, los organismos electorales deben tener extremo cuidado si deciden utilizarlos. La naturaleza relativamente especializada y compleja de la comunicación electoral se sitúa por lo general más allá de las capacidades de estos programas. Más aún, la importancia de asegurar que los mensajes sean comunicados de manera precisa aconsejaría no confiar solamente en la efectividad de un sistema de traducción automática sin al menos ser sometido a un proceso de revisión por un traductor humano.

El material electoral se puede producir en formatos impresos o audiovisuales en distintas lenguas. La transmisión de programas de radio en una variedad de lenguas es una forma especialmente efectiva de comunicación cuando la radio es muy popular.

Cuando la información electoral se pone a disposición de manera electrónica, como por ejemplo en un sitio de internet o tratándose de un sistema de votación, la información se puede proveer en distintas lenguas. Esto es particularmente útil en sociedades donde un porcentaje importante de la población hablan una o varias lenguas distintas a la oficial o dominantes. Los sistemas de información telefónica automatizada también pueden ofrecer información en distintas lenguas (ver Teléfono)

El teléfono también se puede utilizar en algunos países para ofrecer servicios de interpretación. Esos servicios permiten que una persona llame a un número determinado y pida llamar a una persona en un idioma en particular. El servicio de interpretación enlazará al usuario con un intérprete que hable esa lengua o idioma. El intérprete puede ser capaz de atender la llamada por si mismo (pudiéndosele ofrecer información para ese propósito a través de la agencia que contrate el servicio) o establecer una conferencia múltiple que involucre a los usuarios y al intérprete.

Un organismo electoral puede hacer uso de los servicios de interpretación telefónica para complementar su línea de información. El número telefónico del servicio de interpretación puede ser incluido en el material publicado por el organismo electoral. Acompañado por instrucciones para hacer uso de él.

Asistencia auditiva

La tecnología también se puede utilizar para ayudar a personas con discapacidades auditivas. Además de dispositivos auditivos personales, se pueden incorporar elementos de asistencia auditiva en los teléfonos que amplifican los sonidos para aquellas personas que utilizan ese medio para acceder a líneas de consulta auditivas.

Asistencia visual

La tecnología también se puede utilizar para ayudar a personas con discapacidades visuales. Se pueden utilizar dispositivos para amplificar los materiales impresos usados por los electores. En algunas jurisdicciones (por ejemplo, la autoridad electoral del estado occidental de Australia) ofrecen dispositivos de amplificación en algunos sitios de votación para que las personas con discapacidad puedan marcar sus papeletas.

Cuando la información electoral se encuentra disponible en pantalla, se pueden ajustar los programas de cómputo para magnificar textos o imágenes. De igual forma, se pueden producir materiales impresos con tipos de letra apropiados para las personas con discapacidad visual.

Como regla general, cuando el organismo electoral publica materiales en forma impresa o formato electrónico, se debe tener cuidado con las personas que tienen dificultad para leer letras pequeñas y se deben utilizar tamaños convencionales que permitan que el mayor número posible de personas puedan leerlos. También se debe tener cuidado cuando se elige el tipo de letra para textos impresos o en pantalla. Algunos tipos de letra son más fáciles de leer que otros. Se han realizado muchas investigaciones en esta materia, por lo que es recomendable que el organismo electoral consulte expertos cuando elija sus tipos de letra para sus publicaciones.

Uso de la Tecnología para la Delimitación de Distritos Electorales

La tecnología puede ser una herramienta muy efectiva para conducir el proceso de delimitación o redistribución de distritos electorales. Las poderosas tecnologías de diseño en particular, tales como los Sistemas de Información Geográfica (GIS), así como el software para el manejo de base de datos, puede ser utilizado por los organismos de administración electoral (EMBs) a efecto de auxiliar en el proceso de delimitación de los distritos electorales.

En esencia, este proceso puede dividirse en dos categorías: la determinación de los límites políticos (como el caso de los límites para distritos parlamentarios) y la determinación de los límites administrativos (tales como los límites de las secciones electorales).

Determinación de los límites políticos

Cuando se están determinando estos límites, a menudo existe un elemento de "un voto-un valor" incluido en los criterios para la distribución, así como otro criterio más subjetivo como es el caso de los intereses de la comunidad, entendidos como la comunicación y las áreas físicas. El criterio "un voto-un valor" regularmente requiere que los EMBs aseguren que, ya sea el número de personas o el número de electores registrados en cada distrito estén dentro de un rango específico.

El proceso de diseño de los límites electorales que contienen un número específico de personas o electores puede ser muy complejo, particularmente cuando la variación permitida de la cuota ideal es limitada. El proceso puede ser aún más complejo si se requiere considerar el crecimiento estimado de la población. Por ejemplo, para la Cámara de Representantes en Australia, una distribución de límites para los 51 distritos en el estado de Nueva Gales del Sur involucra garantizar que el número de electores registrados en cada distrito esté dentro del 10% establecido como cuota (o número promedio de electores en cada distrito) al momento de la distribución, y que el número de electores registrados estimado para residir en cada distrito en un periodo de 3.5 años, está dentro del 5% de la cuota.

La tecnología puede ser utilizada para este proceso manteniendo un registro del número de personas que residen en cada área de terreno, y asignando un número de personas a los distritos propuestos provenientes de agregados de áreas de terreno. Los sistemas de delimitación de distritos "apunta y presiona" pueden permitir a los usuarios de la EMB diseñar límites sobre mapas computarizados, quienes automáticamente calcularán el número de personas contenidos en cada distrito propuesto. Esta facilidad ahorra una gran cantidad de cálculo manual comparado con los sistemas de "lápiz y papel" del pasado, permitiendo así que los EMBs exploren otras opciones que previamente eran consideradas viables.

La tecnología también puede ser aplicada para calcular la proyección de la población cuando se requieren distribuciones que consideren las tasas de crecimiento de la población.

Determinación de los límites administrativos

Los límites administrativos generalmente son límites que no están ligados directamente a la representación política sobre la base de "un voto-un valor". Pueden incluir límites de las secciones de votación, que son subdivisiones de los distritos parlamentarios que determinan el lugar de votación de los electores. Asimismo, pueden incluir límites de gobierno local que están basados en límites geográficos o locales, más que los límites determinados por el número de residentes, como en el caso de los consejos urbanos-de la ciudad (city councils).

Los límites administrativos no tienden a contar con criterios estrictos relacionados con la requisición de números específicos de ciudadanos que sean residentes en cada distrito. Mientras se ponga un menor énfasis en la determinación del número de residentes en cada distrito que el existente con la redistritación política, la tecnología se puede utilizar para diseñar los límites, con mapas impresos y con otros aditamentos relacionados.

Sistemas pasivos y no pasivos

Es posible utilizar algunos programas de cómputo para la delimitación de distritos a efecto de que automáticamente diseñe los límites de acuerdo a un criterio específico. Este método "pasivo" separa el método de toma decisiones de la gente y se basa en las instrucciones programadas del software para producir un resultado razonable. Mientras que la sofisticación de los programas GIS continúa aumentando, es poco probable que las distribuciones computarizadas "pasivas" sean las mas adecuadas para producir límites que podrían estar libres de críticas, a excepción de los casos cuando la ubicación de estos límites sean de poca importancia.

Los programas no pasivos permiten al usuario especificar los límites, quedando a discreción del programa la ejecución de los cálculos necesarios para determinar si se ha o no cumplido con el criterio especializado. Este método es mayormente utilizado en tanto permite a los usuarios un diseño lógico de los límites utilizando su conocimiento del proceso.

Los sistemas pasivos pueden combinarse con los sistemas no pasivos para brindar un punto de inicio generado en computadora que sea manipulado por los usuarios hasta que lo consideren adecuado.

Aplicaciones de la tecnología

Como ejemplos, la tecnología puede ser utilizada para los siguientes propósitos de delimitación de distritos:

• Obtención de información relevante, como la información demográfica, política y geográfica
• Definir y manipular la extensión del censo, o definir las áreas geográficas utilizadas para propósitos del censo
• Producir mapas
• Publicar los resultados de la delimitación de distritos y los resultados de las elecciones seguidos por los cambios a los primeros.

Los siguientes tópicos en esta sección cubren diversos aspectos para la utilización de la tecnología en la delimitación de distritos.

• Uso de los Sistemas de Información Geográfica (GIS) para diseñar límites distritales
• Uso de Sistemas de Información Geográfica (GIS) para la Evaluación de Planes de Redistritación
• Requisitos para el Uso de software sobre Sistemas de Información Geográfica para Redistritación
• Tomar la Decisión para Utilizar los Sistemas de Información Geográfica (GIS) para Redistritar

Uso de los Sistemas de Información Geográfica (GIS) para diseñar límites distritales

Las actividades de redistritación pueden ser llevadas a cabo a través de técnicas manuales -marcadores de color, mapas impresos y calculadoras)- o mediante la utilización de computadoras sofisticadas y programas GIS. La técnica empleada no modifica la tarea de los redistritadores, sin embargo si cambia la forma en que se conduce el proceso y amplía la información y opciones disponibles para los tomadores de decisión cuando se debe elegir un plan de redistritación final. Si se van a utilizar GIS para diseñar los límites distritales, el primer cambio en el proceso es la necesidad de compilar una base de datos electrónica.

Recopilación de la información necesaria

Las tareas de redistritación requieren de distintos y varios tipos de información. Las dos piezas esenciales de información son los datos de la población y los mapas. La información de la población, que puede estar bajo la forma de un censo o en la información del registro de electores, nos brinda la única forma de crear distritos electorales que relativamente sean iguales en población. Los datos de la población deben estar asociados con las áreas geográficas específicas y deben ser tan precisas y actualizadas como sea posible. Los mapas son necesarios para asegurar que únicamente las unidades de población geográfica continua sean asignadas a los distritos.

Si el potencial impacto político de los planes de redistritación propuestas es el deseado, entonces es necesaria una tercera pieza de información: la información política, que puede consistir en estadísticas de la filiación política partidista de los electores, si es posible, así como de los resultados de la elección -tabulaciones de votos para candidatos y medidas de las papeletas de elecciones previas por área de votación, incluyendo que la información política en la base de datos de redistritación permita a los diseñadores de los límites producir un perfil político de los distritos propuestos y predecir, hasta cierto grado, las implicaciones partidistas de un plan de redistritación.

Los resultados electorales se pueden introducir fácilmente a la base de datos de redistritación si son enviados por la misma unidad geográfica como información de la población. Esto probablemente será el caso cuando las unidades de población para redistritación están basadas en la información del registro de electores. Si, no obstante, las unidades de población están basadas en la enumeración contenida en el censo, probablemente las unidades geográficas de población y la información política no sea la misma. En este caso, el censo geográfico y la geografía electoral deben conciliarse de alguna manera para crear unidades geográficas que puedan ser asociadas tanto con la población como con la información política.

Información de la población

Es esencial para el proceso de redistritación. Este proceso opera a través de la combinación de unidades de población basadas en una diferenciación geográfica para producir distritos de población relativamente iguales. La información de la población puede considerar tanto el conteo de la población total basada en un censo o en la información derivada del registro de electores; las unidades de población geográfica por consiguientes reflejarán ya sea el censo geográfico o la geografía electoral (estas unidades geográficas son a menudo, de hecho, las mismas.

Tradicionalmente la información de la población necesaria ha sido recopilada y tabulada a mano. En fechas recientes, sin embargo, muchos países han comenzado a computarizar esta información. Si los programas GIS van a ser utilizados, la información de la población (pese a que sea o no un censo o información sobre registro de electores) debe estar disponible en formato electrónico. Además, cada conteo de población informada debe estar asociada con una unidad geográfica sencilla.

Mapas

Los mapas son esenciales en el proceso de redistritación, sin embargo obtener los más adecuados puede convertirse en un de los retos más importantes a los que se enfrentan los redistritadores. Mientras que los mapas ordinarios, como los mapas de carreteras, identifican características geográficas y los límites de las áreas administrativas como el caso de condados, ciudades y pueblos, quizá no proporcionen el detalle necesario para el diseño de la distritación electoral.

Si el programa de redistritación está basado en un censo poblacional, entonces los mapas deben mostrar los límites de las unidades geográficas del censo para los que las estadísticas poblaciones están disponibles. Si la redistritación se basa en el número de electores registrados, los mapas deben mostrar los límites de las secciones de votación para los que las estadísticas de los electores están disponibles. Los límites de los distritos electorales existentes usualmente son necesarios como punto de partida para el nuevo diseño de los límites distritales.

A efecto de que se puedan usar los programas de cómputo GIS, los mapas deben estar digitalizados y disponibles en formato electrónico. Algunos redistritadores tienen acceso a mapas computarizados debido a que su gobierno ha apoyado el desarrollo de mapas uniformes digitalizados del todo el país y han decidido ponerlos a disposición de los redistritadores. Es probable que los mapas digitalizados sean puestos a disposición por otras fuentes, por ejemplo, los gobiernos locales quizá hayan compilado mapas digitalizados para propósitos de transporte, servicios de salud y otro servicio de planeación o para efectos de control de terrenos o administración de recursos; las compañías utilitarias quizá hayan creado mapas digitalizados para propósitos de prestación de servicios, administración de redes o telecomunicaciones; o es posible que también las compañías privadas posean estos mapas con propósitos de la administración de flotas, ventas o para actividades de mercadeo en general. Si las autoridades encargadas de la redistritación únicamente tienen acceso a mapas impresos, se pueden crear mapas digitalizados del país, con la salvedad de que serán a un costo muy elevado. Por supuesto que estos mapas pueden utilizarse para distintos propósitos, además de los relativos a la redistritación y por tanto, puede valer la pena el tiempo, esfuerzo y gasto implicado.

Sintetizar la información

Si los GIS está siendo utilizado para redistritar, la base de datos debe estar preparada una vez recopilada la información necesaria. En una base de datos electrónica de redistritación, la información espacial está relacionada con la información no espacial como lo es la población y los datos demográficos. La información espacial debe incluir los límites de las unidades geográficas que se van a usar como el bloque de construcción fundamental para la creación de distritos. La información de la población debe estar relacionada con cada unidad geográfica. Esta información puede ser la población total o el número de electores por cada unidad. La información demográfica adicional, como los conteos de población por raza, grupo étnico, religión o lenguaje para cada unidad también puede ser incluida, si es útil para los efectos de redistritación. Si la base de redistritación está incluyendo información política, entonces se deben introducir para cada unidad geográfica los votos obtenidos por los candidatos en las elecciones previas.

Elegir entre Censo y Geografía Electoral

Muy a menudo el censo y la geografía electoral es única y la misma, y la elección entre uno y otro no se convierte en un problema. En algunos países, sin embargo, el censo geográfico y la geografía electoral no coinciden y se debe hacer una elección entre ambos. Si la información sobre el registro de electores es utilizada para crear los distritos electorales, entonces la geografía electoral (por ejemplo, las secciones de votación) se debe emplear como base fundamental de construcción para el diseño de los límites distritales. Esta geografía puede corresponder a las unidades geográficas para los cuales la información del censo es reportada, pero es probable que no, si por otro lado, se va a utilizar la información del censo, en consecuencia las unidades geográficas para los cuales la información del censo es enviada usualmente es empleada como bloque fundamental de construcción de la redistritación.

Si tanto el censo como la geografía electoral están disponibles, y no coinciden, entonces la elección sobre cual se va a utilizar como base para la redistritación a menudo depende de quien está tomando la decisión. Los oficiales electorales con frecuencia prefieren que la geografía electoral se utilice como base para la redistritación, partiendo de la idea de que desean evitar el sistema existente de las áreas de votación tanto como sea posible. Los partidos políticos y los representantes de partido quizá deseen utilizar la geográfica electoral para crear planes de redistritación debido a que la información política es mucho más fácil de obtener para estos propósitos si los distritos se apegan a las áreas de votación. Sin tener en cuenta qué unidad geográfica es seleccionada, si tanto la información política como la demográfica son las deseadas, ya la geografía electoral y la geografía de la población no corresponden entre sí, tendrán que ser conciliadas. La conciliación del censo geográfico y la geografía electoral pueden ser cuestionadas en su totalidad.

Una vez tomada la decisión sobre cual unidad geográfica servirá como base para la redistritación, se debe crear una base de datos. Esta base de datos está compuesta de información espacial que refleja las unidades geográficas elegidas como base, así como otro tipo de información geográfica de importancia tal como los límites administrativos (por ejemplo ciudades, pueblos, villas), y la información tabular asociada con las unidades geográficas (por ejemplo, conteos censales, resultados de elecciones previas).

Diseño de Límites Distritales

Una vez conformada la base de datos, el siguiente paso en el proceso de redistritación es la formación de distritos. Los diseñadores crean un plan de redistritación ya sea asignando unidades geográficas de distritación por vez primera o trasladando las unidades geográficas en un plan existente de un distrito a otro. Un plan de redistritación está completo cuando todas las unidades geográficas en un territorio dado están asignadas a un distrito y a todos los distritos en el plan que cumple con todos los criterios de redistritación predeterminados. Las unidades geográficas a asignarse pueden ser tan extensas como condados o ciudades o pueblos, o pueden ser unidades geográficas más pequeñas tales como bloques de censo o secciones electorales.

Si los diseñadores están creando un nuevo plan de redistritación modificando distritos en un plan ya existente, sus tareas pueden ser relativamente simples. Esto es particularmente cierto si se ha tomado una decisión sobre que los distritos deben modificados únicamente tanto como sea necesario para conseguir estándares iguales de población. Si no existe un plan de redistritación para modificar o si el número de distritos en un plan existente cambia sustancialmente, sin embargo, las tareas de los diseñadores se convierten en un reto.

El proceso de diseño es interactivo; los redistritadores asignan una parte de la geografía y posteriormente determinan la forma en que la inclusión de una geografía especifica afecta el tamaño y composición del distrito. Aunque agregar los totales de la población a los distritos después de cada nueva asignación es un proceso sencillo, puede ser tedioso. Y como las unidades geográficas continúan siendo cambiadas, el proceso se repite una y otra vez. Un plan está completo y listo para evaluación cuando todas las unidades geográficas han sido asignadas a un distrito.

Aunque el proceso tradicionalmente se ha hecho en forma manual con ayuda de una máquina sumadora o con una calculadora de mano, las computadoras y los GIS pueden automatizar el proceso para que a cada tiempo se haga una tarea distitna, el mapa resultante, los conteos de la población, y aún los resultados electorales son retabulados y desplegados inmediatamente en la pantalla de la computadora. Esto permite a los redistritadores tener acceso al resultado de su misión inmediatamente. Los planes de redistritación puede ser creados con una considerable rapidez y de manera más eficiente, y sus resultados de mucho mejor acceso y con mayor precisión.

Uso de Sistemas de Información Geográfica (GIS) para la Evaluación de Planes de Redistritación

Muchos países han instituido un conjunto de reglas legales, o criterios, para la consideración de la autoridad encargada de establecer los límítes sobre cuando diseñar distritos electorales. Estos criterios a menudo incluyen estipulaciones sobre que los distritos deben ser tan iguales en población como sea posible, tomando en cuenta una variedad de factores. Los límites administrativos y/o naturales junto con otras características geográficas tales como la densidad de población o el territorio aislado son factores comúnmente listados. El respeto a comunidades de interés es otro factor que muchas naciones especifican. En algunos países, especialmente en los que están en vías de desarrollo, los redistritadores son cuestionados para que consideren asimismo aspectos como la transportación y/o comunicación. Todos estos criterios puede ser considerados directamente en el proceso de la creación de distritos electorales.

Otro conjunto de criterios posibles para la redistritación se relaciona con los resultados del proceso de redistritación - por ejemplo, la solicitud de que los planes de distritación sean diseñados de tal forma que los partidos estén justamente representados o que los grupos raciales, étnicos, religiosos y minorías lingüísticas tengan iguales oportunidades de representación. Sin embargo, los países que delimitan distritos generalmente no adoptan criterios relativos a la imparcialidad de los resultados. Esto porque los países con distritos uninominales raramente pueden cumplir con estos estándares, si la imparcialidad de los resultados es definida como representación o semirepresentación proporcional para los partidos políticos y los grupos minoritarios.

Sin importar que los criterios se refieran ya sea al proceso o a los posibles resultados, a menudo los GIS pueden ser usados para medir el cumplimiento con estos criterios.

Población igual

La regla de mayor aceptación para la redistritación es que los distritos deben ser relativamente iguales en habitantes. Esto se debe a que la representación de la población es un principio fundamental de la democracia y, en países que utilizan distritos uninominales, esta regla se traduce en el principio de igual población en todos los distritos. Los distritos que son iguales en número de habitantes son necesarios si los electores van a tener el mismo peso en la elección de representantes. Si, por ejemplo, un representante es electo en un distrito que tiene el doble de electorales que otro, los electores en el distrito más grande tendrán el mismo grado de influencia que los electores del distrito más pequeño.

El grado por el cual los países demandan la igualdad de población varía. Estados Unidos es único en su adhesión a la doctrina de igual población. Ningún otro país requiere desviaciones tan pequeñas como las del estándar de "una persona, un voto" que ha sido impuesto por los tribunales de ese país desde la década de los 60's. Nueva Zelanda está muy cerca de tal estricto estándar, con desviaciones del 5% o menos de la cuota electoral permitida. Otros países, a pesar de que reconocen la importancia de la igualdad de población, han elegido equilibrar este factor contra otros criterios de redistritación percibidos igualmente válidos. En el Reino Unido, por ejemplo, el respeto a los límites administrativos locales está dando precedencia sobre la igualdad exacta de número. En muchos países de África, la necesidad de reconocer a tribus específicas pueda tomar precedencia sobre la igualdad de la población. Cada país debe determinar qué tanta variación con relación al número ideal de población igualitaria será tolerada para darle cabida a otros aspectos de la redistritación.

Dentro de los planes de redistritación, son necesarios los informes resumidos que listen la población total de cada distrito para determinar si un plan en particular cumple con los criterios de población igualitaria, sin importar qué nivel de observancia es requerido. Si se van a utilizar GIS para la elaboración del plan, la preparación de reportes estadísticos sobre la población de cada distrito y el porcentaje de desviación, es muy sencillo. Un simple clic del mouse producirá el informe necesario.

Consideraciones geográficas

En muchos países, las leyes electorales especifican los factores geográficos que se deben tomar en cuenta cuando se delimitan los límites distritales. El criterio geográfico se puede dividir en dos categorías: el criterio relacionado a los límites geográficos y el criterio relacionado a las dimensiones y/o configuración geográfica. Se puede solicitar a las autoridades encargadas considerar los factores de una o de ambas categorías.

Con respecto a los criterios relacionados a los límites geográficos, por ejemplo, a la autoridad redistritadora se le puede solicitar respetar los límites administrativos tales como los límites del condado o de la municipalidad y/o los "límites naturales" creados por las características topográficas circundantes como las montañas, ríos o islas. Factores tales como lo remoto del territorio, la densidad de población o la "accesibilidad geográfica" son ejemplos comunes de los criterios relacionados a la dimensión geográfica. Estos factores son particularmente importantes en países que cuentan con grandes territorios, pero escasamente poblados, como Canadá, Australia o Rusia, o países con islas u otros distritos aislados que presentan mayores dificultades para su atención. Adicionalmente, algunos países requieren que los redistritadores tomen en consideración factores tales como si los distritos están o no geográficaficamente compactados.

Los GIS permiten a los redistritadores elaborar instantáneamente mapas sobre los distritos de nueva creación. Estos mapas les permiten observar las configuraciones de los nuevos distritos y encimar los límites administrativos, políticos y naturales dentro del nuevo plan de distritación a efecto de cotejar el grado en que estos límites coinciden con los nuevos límites distritales. Con frecuencia, el mapa de los nuevos distritos no solo está disponible, sino que las estadísticas relacionadas con la magnitud y aún con la configuración de los distritos pueden calcularse y ser informados en el mismo momento. Por ejemplo, algunos programas GIS puede desplegar la longitud y perímetro de un distrito en millas o kilómetros, sino que también las dimensiones matemáticas o lo compacto de su geografía.

Comunidades de interés

Debido a que regularmente se requiere que los distritos sean relativamente iguales en población, los distritos uninominales frecuentemente no reflejan las diversas comunidades geográficas, a saber las municipales, de condado u otras divisiones administrativas. Esto no significa, sin embargo, que la representación política haya estado 'divorciada' de la noción de "comunidad" en países en proceso de redistritación -muchos de ellos que delimitan distritos uninominales continúan enfatizando la importancia de la creación de distritos que correspondan, tan cerca como sea posible, a las comunidades pre-existentes, definidas estas como divisiones administrativas y/o "comunidades de interés".

Los razonamientos para el reconocimiento de estas comunidades en el proceso de redistritación son que los distritos electorales deben ser, más que conglomerados arbitrarios, grupos aleatorios de individuos. Los distritos deben, tanto como sea posible, ser unidades cohesivas con intereses comunes relacionados a la representación. Estos intereses compartidos pueden ser resultado de uno historia de cultura afín, un contexto étnico común, o una amplia variedad de los vínculos que crean una comunidad de electores con distintos intereses.

Los GIS pueden ser utilizados para asegurar que las comunidades de interés previamente identificadas sean respetadas si sus límites geográficos han sido digitalizados e insertados dentro de las bases de redistritación. Esto puede ser una tarea sencilla si las comunidades de interés son tomadas como subdivisiones administrativas, por ejemplo, u otra comunidad regional o local que tenga bien establecidos sus límites. Esto es más complicado, sin embargo, si los límites no están claramente definidos.

Justicia para los partidos políticos y los grupos minoritarios.

Los criterios que especifican el tema de la justicia para los partidos políticos y los grupos minoritarios dentro de un país se centran en los resultados electorales, más que en el proceso de redistritación. Los sistemas electorales que se basan exclusivamente en distritos uninominales, sin embargo, no pueden garantizar una representación proporcional o aún cierto porcentaje mínimo de escaños para los partidos políticos minoritarios o para los grupos minoritarios étnicos, raciales, lingüísticos, y religiosos de la población. Esto se debe a que los distritos uninominales inevitablemente producen desproporcionalmente pocos escaños para los partidos y grupos minoritarios, a menos que estén geográficamente concentrados de tal forma que los diseñadores puedan crear un número de distritos proporcional en donde predominen estos grupos, o o que se hayan tomado algunas provisiones electorales especiales para asegurar cierta representación de los grupos minoritarios en la legislatura.

Otro enfoque al tratar el tema de la desproporcionalidad inherente a los distritos uninominales, es el de adoptar reformas de redistritación para asegurar un proceso justo e imparcial. Reformas como la adopción de comisiones independientes e imparciales y criterios neutrales de redistritación, sin embargo, hacen poco para aliviar los desproporcionados resultados de la elección. Relevar a los políticos del proceso de redistritación no significa que el plan no tenga un efecto político -simplemente garantiza que cualquier sesgo político dentro de un plan de distritación no sea intencionado.

Otra forma de enfrentar el potencial impacto político de un plan de redistritación -y probablemente la de mayor práctica - es intentar determinar las probables implicaciones políticas de un plan de redistritación propuesto antes de darlo a conocer. Si la información de carácter político (previo a los resultados electorales) ha sido incluida en la base de datos, los programas GIS pueden utilizarla para hacer ciertas predicciones relativos al posible impacto político de un plan de redistritación propuesto. Esto se puede hacer mediante la recopilación de los resultados previos para ajustarlos con las nuevas líneas distritales propuestas.

Por supuesto, la simple predicción del eventual impacto político del plan de redistritación no es suficiente para asegurar que este plan sea tan justo para todos los grupos políticos, que vaya a ser adoptado. Únicamente si la autoridad responsable es verdaderamente imparcial o si los grupos interesados y los ciudadanos cuentan con esta información- y pueden por tanto mantener la responsabilidad de los redistritadores- este enfoque puede dar resultado. Si la autoridad responsable tiene una agenda política específica, el único acceso a este tipo de información y/o el único criterio es qué plan se adopta, esta información puede de hecho resultar en una plan políticamente sesgado.

Esta puede ser la razón de que a muchas autoridades de redistritación nos se les permita considerar la información política en su totalidad cuando se diseñan los nuevos distritos electorales. No obstante, se debe notar que los partidos políticos a menudo tienen acceso a este tipo de información, aún si los redistritadores no lo hacen, y pueden usar esta información para influenciar a las autoridades durante el proceso de ponerlo a consideración del público. Este es un ejemplo del por qué es importante considerar el contexto bajo el cual se promulgan los planes de redistritación, para decidir el uso o no de los programas GIS.

Requisitos para el Uso de software sobre Sistemas de Información Geográfica para Redistritación

Los requisitos para el uso de los Sistemas de Información Geofráfica (GIS) para redistritación puede dividirse dentro de las siguientes tres categorías: sistemas y programas de cómputo, información espacial y usuarios. Adicionalmente, la perspectiva general de los GIS y sus ventajas y desventajas potenciales en su aplicación, así como también el marco de referencia que permite su uso, son consideraciones importantes en la adopción de los GIS para efectos de redistritación.

Sistemas y Programas de Cómputo

Los GIS abarcan el espectro completo de los sistemas de cómputo que van desde las computadoras personales portátiles (PCs) hasta supercomputadoras multiusuarios. Sin importar que tipo de sistema de hardware se elija, se deben considerar ciertos elementos para que operen efectivamente:

• La computadora tiene que contar con un procesador de su poder suficiente para ejecutar el programa y una memoria suficiente para almacenas los grandes volúmenes de información
• Es necesario contar con una pantalla de alta resolución a color con manejo de gráficos para ver los resultados.
• Deben adquirirse dispositivos de salida tales como impresoras y graficadores (así como también dispositivos de entrada como digitalizadores y scanners si la información en papel debe transformarse en información electrónica)

Los requerimientos de equipo de cómputo dependen y son determinados sobre la base de los requerimientos de los programas de cómputo; las limitaciones en los primeros significarán que ciertos programas no puedan ser utilizados, mientras que la disponibilidad de éstos puede dictar la modalidad de equipo que debe adquirirse.

Los programas de cómputo tienen que ver tanto con al sistema operativo como con los paquetes de aplicaciones específicas. Para los GIS normalmente se utilizan los sistemas operativos UNÍX o Windows NT y los programas GIS tales como Arc/Info, Intergraph, Mapinfo, o paquetes de programas GIS específicamente adaptados para la redistritación.

Un factor fundamental que frecuentemente determina la opción de equipo y programas es el costo: las limitaciones presupuestarias, especialmente en muchos países desarrollados, servirán para limitar la elección de los equipos y programas que pueden ser utilizados.

Información

La información incluye tanto las bases de datos cartográficas necesarias para la utilización de las aplicaciones GIS y cualquier otro atributo adjunto de la información (primeramente la información sobre la población en el caso de la redistritación).

La precisión y disposición de la información -y especialmente la disposición de la información cartográfica digital- son algunos de los más importantes requisitos para el desarrollo de las capacidades de los GIS. La extensión de la difusión de estos sistemas a menudo está determinado por la disponibilidad de información cartográfica digital, o más aún, la buena voluntad para dedicar recursos para la creación de bases de datos.

Como se discute en el estudio de caso correspondiente, la oficina censal de los Estados Unidos ha elaborado un conjunto completo de mapas digitalizados y uniformes que cubren al país entero. Ver Estudio de caso: El uso de los Sistemas Geográficos de Información (GIS) para Redistritación en los EUA durante los 90's. Un número de países también han desarrollado, o están en vías de hacerlo, conjuntos de mapas digitalizados de su país. Por otra parte, muchos países han comenzado -o no lo han hecho aún- este proceso. Por ejemplo, como resultado de ser un área extremadamente grande, el cambio natural de los límites, una historia de secrecía y una carencia de estandarización de la información, en muchos de los países de la ex Unión Soviética no se han desarrollado bases de datos cartográficas a nivel nacional.

La disponibilidad de la información electrónica, y por consiguiente, el mercado de los GIS, está particularmente bien desarrollado en Norteamérica, Con Australia y Nueva Zelanda siguiéndole muy de cerca. El mercado en Europa para los GIS está altamente fragmentado, con pequeños acuerdos sobre los estándares comunes de mapeo y considerables diferencias en las culturas profesionales que están involucradas con estas aplicaciones. Normalmente los países del Norte y Occidente de Europa han experimentado un alto grado de penetración de los GIS en comparación con los países del Sur y Este de Europa. No obstante, existen también marcadas variaciones dentro de algunos países específicos en Europa.

El nivel de difusión de los GIS en los países en desarrollo generalmente es más bajo. Los países en desarrollo están enfrentando un gran número de limitaciones que giran alrededor de los problemas relacionados con los costos, capacitación del personal y la disposición de información. Adicionalmente, debido a la carencia de tecnología en muchos países en desarrollo, se advierten muy limitadamente las bondades de los GIS y su aplicación en estos países.

Mientras algunas democracias tradicionales perciben a los GIS como un auxiliar para desenredar los problemas relacionados con la manipulación, logrando uniformidad en las poblaciones distritales y construyendo comunidades de interés, estos problemas no son de alta prioridad en la mayoría de las democracias emergentes y en los países en vías de desarrollo. Sin embargo, los problemas de alta prioridad en los países en desarrollo o en las nuevas democracias como por ejemplo el uso de la tierra tanto rural como urbana, el transporte, la vivienda y la contaminación ambietal pueden beneficiarse con el uso de los GIF, por lo que esta tecnología puede ser adoptada en estos países en un futuro cercano -Por supuesto, que la tecnología GIS y los mapas computarizados pueden ser adoptados para su aplicación en redistritación.

Usuarios

Con usuarios nos referimos al personal capacitado para operar los sistemas GIS. El requisito principal para los usuarios de GIS es estar familiarizado con los programas y sistemas básicos, también contar con cierto conocimiento geográfico y cartográfico, así como una capacidad general en computadoras, para utilizar adecuadamente los sistemas GIS para efectos de redistritación.

Muchos de estos paquetes son difíciles de usar sin el adecuado entrenamiento. La barrera del lenguaje puede agregar un problema adicional, ya que los manuales y programas -especialmente aquellos diseñados específicamente para la redistritación- están escritos en Inglés.

Los requisitos para el uso de los GIS son bastante uniformes. El grado en que los países cumplen con estos requisitos, sin embargo, varía en buena medida, y de este modo, cuál es el grado en que estos países han utilizado la tecnología GIS.

Tomar la Decisión para Utilizar los Sistemas de Información Geográfica (GIS) para Redistritar

Los países que contemplan la posibilidad de utilizar GIS para la redistritación deben brindar especial atención a las ventajas y desventajas de su utilización. Las razones para adoptar tales sistemas se deben examinar, e identificar asimismo claramente los objetivos de la aplicación de este sistema. Las preguntas que se deben tomar en cuenta incluyen:

• ¿Cuáles serán los beneficios de la introducción de GIS)? ¿Mejorarán la eficiencia y efectividad del proceso de redistritación?
• ¿A cuánto ascenderá el costo de la introducción de los GIS con propósitos de redistritación?
• ¿los beneficios esperados serán mayores que los costos anticipados?

Los potenciales usuarios deben instrumentar un análisis de rentabilidad para determinar si los beneficios esperados en la adopción de GIS para redistritación exceden los costos anticipados del empleo de esta tecnología.

Rentabilidad de la utilización de GIS con propósitos de redistritación

Algunos de los costos directos que pueden estar asociados con el uso de GIS para redistritación son:

• Sistemas y programas de cómputo, que incluyen;
• equipo,
• programas de cómputo y sus actualizaciones,
• Programas de cómputo específicos,
• Mantenimiento y soporte técnico tanto al equipo como a los programas de cómputo.
• Información, que incluyen;
• Codificación electrónica de la información,
• Creación de bases de datos,
• Actualización de bases de datos.
• Usuarios, que incluyen;
• Contratación de personal calificado,
• Capacitación del personal.

Por nombrar algunos de los beneficios que pueden estar asociados al uso de los GIS para redistritación, tenemos:

• Ahorros, que incluyen;
• Poco personal requerido,
• Ahorro de tiempo por tareas rutinarias y/o repetitivas.
• Incremento de la efectividad, que incluye;
• Rápida provisión de información,
• Amplio espectro de la información proporcionada,
• Mayor precisión en la información brindada.
• Nuevos productos, que incluyen;
• Nuevo rango de resultados, mapas, informes, etc.
• Mejor calidad de los resultados.

Algunos costos y beneficios -como lo son los costos asociados con la adquisición del sistema y el beneficio relacionado con el ahorro de tiempo - relativamente son fácil de identificar y cuantificar. Sin embargo, otros, especialmente los indirectos, no son de fácil identificación y cuantificación, no obstante, no deben pasarse por alto cuando se hace un análisis de costo-beneficio.

El costo por el empleo de GIS para redistritación variará significativamente en función de la disponibilidad de la información electrónica y del esfuerzo necesario para codificarla electrónicamente. Si existen mapas digitalizados de un país entero, los costos asociados a la adopción de GIS serán mucho m{as reducidos. Si se deben crear mapas digitales y el costo para esta tarea no puede ser compartido con otras agencias y organizaciones gubernamentales, el esfuerzo requerido no puede exceder el beneficio anticipado del uso de GIS para propósitos de redistritación. Si, no obstante, se tomó la decisión de que los beneficios aumentan los costos, el siguiente paso será elegir un GIS.

Elección del paquete de programas GIS

Una vez que se ha tomado la determinación de usar GIS para efectos de redistritación, se debe tomar la decisión ya sea para desarrollar el programa, adquirir un paquete comercial estándar o adquirir un paquete GIS que se pueda adaptar (a través del uso del propio personal o por medio de consultores). Los sistemas GIS estándar de marca registrada parecen ser los más baratos, de fácil utilización y con mejor soporte técnico, sin embargo también pueden carecer a la funcionalidad requerida para efectos de redistritación en un país específico.

Algunas de las cuestiones que debemos considerar cuando seleccionamos un paquete de programas GIS, son:

• ¿Qué equipo de cómputo se necesita para correr estos programas? (¿qué capacidad de almacenamiento, memoria, velocidad, etc se requiere para operarlo?)
• ¿Cuál es el sistema operativo sobre el que debe correr el programa?
• ¿el programa es "amigable" o de fácil uso para el usuario?
• ¿qué tipo de documentación lo acompaña?¿en qué lenguaje está escrita?
• ¿Qué tipo de capacitación está disponible?
• ¿Los programas continuarán siendo desarrollados y recibirán apoyo técnico por parte del vendedor?
• ¿habrá actualizaciones de los programas?
• ¿cuáles son las funciones ofrecidas por los programas?
• ¿las funciones disponibles cumplen con los requerimientos?
• ¿el paquete puede adaptarse a los requerimientos), Si es así, quién es responsable de la adaptación?
• ¿a cuánto asciende el costo de los programas?

Además de una demostración del funcionamiento del paquete de programas GIS y después de responder a las cuestiones listadas anteriormente, el proceso de toma de decisión bien informada podrá incluir pruebas referencia y/o proyectos piloto del paquete GIS seleccionado. Por ejemplo, se puede organizar una prueba de referencia en donde a tres o cuatro vendedores de GIS se les proporcione una lista de tareas que al potencial comprador le gustaría realizar con su paquete GIS. El comprador puede asimismo suministrar información para la realización de este ejercicio. En este punto los vendedores intentarán demostrar que su sistema cumple con los requerimientos del potencial comprador. Este ejercicio requerirá de cierto grado de experiencia y conciencia por parte del comprador potencial, particularmente con relación a la identificación de las tareas que van a ejecutar los vendedores. Este es un buen método para hacer una elección entre varios sistemas, más efectivo que la simple observación de las demostraciones de los vendedores y entablar discusiones con los vendedores y otros usuarios de sistemas GIS.

Instrumentación de GIS para redistritación

Una vez seleccionado el GIS, debe ser instrumentado. Aún si no existen fallas técnicas con el sistema GIS elegido, se pueden presentar problemas con su uso dependiendo de la forma en que fue instrumentado. Los factores que pueden ser importantes para el éxito o fallas de la instrumentación de GIS incluyen:

El compromiso y la experiencia suficiente para utilizar la información tecnológica y digital.

La capacidad suficiente para capacitar al personal en la operación y apoyo técnico del sistema, así como también para la codificación de la información (en caso necesario) y la creación de la base de datos.

Tiempo y recursos suficientes para crear la base de datos y probar el sistema antes de que se adopte un plan final.

La introducción de un GIS no se restringe exclusivamente a la selección de un producto, la solicitud de un equipo y conseguir que funcionen, sino que involucra una compleja interacción de factores técnicos y humanos. Por esta razón, es muy importante planificar cuidadosamente el proceso de instrumentación y tener la certeza de que se cuenta con el tiempo y recursos suficientes para asegurar la transición exitosa de la redistritación manual a la computarizada. Si existen limitaciones de tiempo y recursos, lo más probable es que no se pueda cumplir de acuerdo a las fechas límite establecidas para la redistritación y que cualquier plan elaborado no sea tan preciso como se desea. Esto, por supuesto, tendrá implicaciones más importantes en los resultados del proceso -el plan más óptimo para la redistritación no puede ser creado o seleccionado.

Uso de la Tecnología para el Registro de Electores

El proceso de registro de electores y la producción de los listados correspondientes es uno de las actividades más importantes que mayor tiempo consumen instrumentadas por los organismos de administración electoral (EMB). Distintas modalidades tecnológicas tienen aplicaciones potenciales para propósitos de registro. Entre ellas se incluyen:

• Programas de cómputo para el manejo de base de datos
• Sistemas de Información Geográfica (GIS), que puede ser utilizados para asignar electores a locaciones geográficas y para asegurar la calidad e integridad de la información electoral
• Diversas modalidades de tecnologías para la introducción de información, incluidos claves de acceso, escaneo, conciliación de datos e introducción directa interactiva para electores a través de internet, centros de cómputo, pantallas táctiles, swipecards, televisión y teléfono
• Tecnologías de identificación, como el manejo y reconocimiento de firmas electrónicas, técnicas de encriptación, fotografía, bio-identificación y reconocimiento de voz
• Tarjetas de identidad, incluidas tarjetas fotográficas, tarjetas inteligentes, cintas magnéticas y códigos de barras
• Sistemas de cómputo de manejo en red
• Productos de salida de información, como los rollos impresos, CD-ROMs, cintas magnéticas archivos electrónicos y diversos productos de internet

Los siguientes tópicos en esta sección cubren varios aspectos del uso de tecnología para el registro de electores.

• Determinación de la Tecnología Adecuada para el Registro de Electores
• Base Geográfica para el Registro de Electores
• Fuentes de Entrada para el Sistema de Registro de Electores
• Métodos de Identificación del Elector
• Procesamiento del Registro Electoral

Determinación de la Tecnología Adecuada para el Registro de Electores

El primer paso para el uso de la tecnología para el registro de electores es determinar que entradas y salidas de un sistema de registro electoral son requeridas. Este estudio ayudará a determinar el tipo de aplicaciones tecnológicas serán de mayor utilidad para conseguir los resultados deseados.

Los siguientes tópicos en esta sección cubren varios aspectos sobre la determinación de la tecnología apropiada para el registro de electores.

• Definir los Propósitos del Registro de Electores
• Determinar la Relación entre el Registro de Electores y el Sistema Electoral

Definir los Propósitos del Registro de Electores

Cuando se diseña un sistema de registro de electores automatizado es de mucha utilidad definir el propósito que se persigue. Esto generalmente puede incluir:

• La pre-identificación de los electores elegibles (evitando de este modo, la necesidad de identificar a los electores en el sitio de votación, durante la votación).
• La pre-identificación de la elegibilidad de una candidatura (evitando de este modo, la necesidad de identificar la elegibilidad de las candidaturas durante el periodo de nominación).
• Pre-identificación de la elegibilidad de los miembros de los partidos políticos (utilizando el registro de electores como una forma para verificar las calificaciones de un partido político para su registro).
• Control de integridad (utilizando el proceso de registro como una forma para prevenir la votación múltiple o la suplantación).
• Producción de documentos de identidad (como las credenciales para votar).
• Planeación de la votación (utilización de registro electoral como una forma para determinar el lugar donde se ubicarán los sitios de votación y cuánto personal y material será necesario en cada sitio de votación).
• Producción de listas de electores elegibles para su uso en la votación (uso de registro electoral como prueba del derecho de los ciudadanos para votar).
• Identificación de nombres de las personas que han y que no han votado en una elección (usando los registros generados durante la votación como base en el registro de electores, particularmente para identificar ejemplos de votación múltiple y, en sistemas de votación obligatoria, ejemplos de fallas en la votación).
• Capacitación electoral (usando el registro de electores como un recurso para contactar a los electores y para entender la demografía de la población votante).
• Brindando información del registro de electores a los partidos políticos y candidatos (tal y como lo requiere la ley para propósitos de campañas y transparencia de la votación.
• Publicación de las listas de electores (para propósitos de transparencia).
• Ningún propósito electoral (listas de jurados y compartir información con otras agencias de gobierno para propósitos del cumplimiento de la ley y la protección de los recursos públicos).

Todos estos propósitos para los cuales puede utilizarse el registro de electores tienden a dictar la forma en que el registros de la información electorales está siendo almacenada y manipulada. A efecto de producir este amplio espectro de productos sobre el registro de electores, la información contenida en él necesita ser capturada y almacenada electrónicamente, generalmente en un sistema de base de datos.

Determinar la Relación entre el Registro de Electores y el Sistema Electoral

El sistema electoral aplicable y la legislación que le da sustento en cada jurisdicción determina en gran medida el tipo de información que tiene que incluirse en el registro electoral y el propósito para el que éste se va a utilizar.

Las calificaciones y descalificaciones del registro de electores normalmente son determinadas por la legislación. El método de aplicación del registro incluirá los pasos que deberá cubrir un solicitante para probar sus elegibilidad de registro. Tales pasos pueden incluir el llenado de un formato con información personal y una declaración de elegibilidad, así como proveer las pruebas correspondientes al EMB que pueden ser actas de nacimiento, pasaportes o documentos migratorios.

El sistema electoral también define (en la mayoría de los casos) el proceso de división de la jurisdicción dentro de los distritos electorales. Estos requerimientos indican que el registro de electores debe tener un elementos geográfico que sea capaz de ser utilizado para determinar los distritos que están siendo registrados.

Nuevamente, estos requisitos indican lo deseable que se espera sea la captura electrónica y manipulación de la información del registro electoral.

Los siguiente temas en esta sección cubren distintos aspectos para determinar la relación existente entre el registro de electores para el sistema electoral.

• Determinar la relación entre el Registro de Electores y el Proceso de Votación
• Impacto de los Métodos de Registro de Electores

Determinar la relación entre el Registro de Electores y el Proceso de Votación

La legislación electoral correspondiente establecerá la forma en el que será utilizado el registro de electores en un proceso de votación. En la mayoría de los casos, el registro será utilizado en los sitios de votación y en las oficinas del EMB como herramienta para determinar si los electores tienen el derecho de votar. Este requerimiento establece la forma en que el registro de electores debe ser capaz de ser utilizado adecuadamente para efectos de votación. Puede ser una copia impresa ordenada del registro (a efecto de que los nombres sean fácilmente localizables) o una lista electrónica en computadora. En cualquier caso, existe una razón y necesidad para capturar y manejar la información del registro de electores electrónicamente.

El requisito para registrar el hecho de que un elector registrado ha emitido su voto también impactó la forma en que se utiliza el registro de electores. Cuando existe la necesidad de compilar las listas maestras de electores (particularmente para propósitos de identificar ejemplos de votación múltiple o, sistemas electorales obligatorios, ejemplos de fallas al votar), es necesaria la captura y el manejo electrónico de la información.

Impacto de los Métodos de Registro de Electores

Los métodos para el registro de electores que se establecen en la legislación electoral, y en los lineamientos y políticas, también impactan sobre la forma en que la tecnología se va a utilizar en el proceso de registro.

El registro electoral puede ser activo o pasivo. Esto quiere decir que se puede pedir a una persona que participe activamente en su registro, o que pueda ser automáticamente (o pasivamente) registrada a través de la participación en otro proceso, como por ejemplo, la obtención de una licencia de manejo o su inclusión en el registro nacional de población.

Cuando el proceso de registro es activo, se necesita de una tarea alterna para convertir una solicitud en un registro que forme parte del padrón electoral. No obstante que este proceso puede realizarse a través de un sistema manual, la necesidad de obtener distintos resultados del proceso de registro, dicta que una solicitud de registro sea convertida a un formato electrónico.

Cuando el registro de electores es pasivo, la información generalmente es tomada de otra fuente de registro electrónico, como en el caso de las licencias de manejo o un registro nacional de población. Este proceso generalmente no es practicable si no se cuenta con la capacidad de transferencia de información electrónica.

Requisitos para el registro de electores

La legislación electoral establecerá las pruebas de identificación, si es que hay alguna, necesarias que debe presentar una persona que solicita su inclusión en el registro. Cuando es necesaria esta identificación, debe haber un sistema que registre la presentación de tal identificación. A pesar de que se puede utilizar un sistema manual en este caso, será mucho más eficiente instrumentar un sistema electrónico de base de datos.

Cuando los datos que aparecen en la identificación del elector necesitan ser grabados para un uso posterior, se puede hacer uso de la tecnología para almacenar esta información. Por ejemplo, se pueden escanear y grabar las firmas electrónicamente. Se pueden tomar fotografías y ser almacenadas en forma digital. Cuando almacenamos información de bio-identidad digitalizada, se puede hacer uso de programas de cómputo para determinar si una persona o no ya ha sido registrada con anterioridad.

Tipos de registro de electores

El tipo de registro especificado en la legislación electoral también impactará en el uso de la tecnología utilizada para el registro de los posibles votantes.

Un registro continuo es una modalidad que constantemente se mantiene actualizado a gracias a los arreglos y adición de registros que se hacen cuando es necesario. Un base de datos electrónica puede utilizarse para la fácil actualización y adición de registros nuevos, así como para seguirle la pista a los registros corregidos y borrados.

Los registros periódicos son otra opción. En estos casos se puede establecer un registro para un evento electoral aislado, o para cualquier otros evento que vaya a ocurrir dentro de un periodo definido. Los registros periódicos normalmente requieren que los electores se registren de nueva cuenta, por lo que los registros previos no son tomados en consideración. A pesar de que este tipo de registro puede hacerse en forma manual, limitando por una parte, la realización de correcciones y actualizaciones como en el caso de los registros continuos, se pueden obtener muchas ventajas en virtud de que el proceso de captura y almacenamiento se lleva a cabo electrónicamente.

En algunas jurisdicciones no se elabora un registro de electores. En este caso, los electores solicitan su registro y les son entregadas tarjetas de registro a título de comprobante, pero no se recaba un registro consolidado. Cuando no se elabora un registro de electores, no se pueden gozar de los beneficios derivados de la instrumentación de un registro electrónico- Por lo tanto, el único beneficio que la tecnología le puede dar a este proceso es apoyarlo con el proceso de emisión de las credenciales de registro. De todos las modalidades de proceso de registro, esta es la menos susceptible para el uso de la tecnología.

En ciertas jurisdicciones no cuentan con un registro de electores separado, pero hacen uso de otros registro gubernamentales, como en el caso del registro civil nacional. En estos casos, el manejo y almacenamiento electrónico virtualmente es esencial para manejar y producir información con propósitos electorales.

Base Geográfica para el Registro de Electores

Los datos encontrados en un registro de electores, esencialmente pueden dividirse en dos tipos: la información relacionada con las personas y la información relacionada con la geografía. La base geográfica de un registro de electores es un elemento fundamental. Puede utilizarse para una amplia variedad de funciones, entre las que se incluyen:

• Apuntar la dirección de un elector en el registro
• Determinar y anotar los límites de los distritos electorales
• Determinar y apuntar a que distrito electoral están asignados los electores
• Registrar listas de direcciones habitadas y no habitadas (para asegurar que los electores no registren fraudulentamente una ubicación inexistente)
• Identificar los casos donde muchas personas se registran para un solo domicilio (a efecto de identificar fraudes o accesos extemporáneos en el registro)
• Habilitar revisiones orientadas al registro (identificando domicilios en donde no hay registro o donde existe una alta rotación y movimiento de personal)
• Facilitar la revisión del registro (produciendo resultados tales como las listas de nombres y direcciones para facilitar las visitas de los revisores o cartas de revisión)
• Facilitar la revisión del registro (produciendo resultados tales como las listas de nombres y direcciones para facilitar las visitas de los revisores o cartas de revisión)

Existen varias formas en que la información geográfica se puede almacenar en un registro de electores.

Registro electoral basado en el nombre del elector.

El registro de electores no necesita una base geográfica diferente (consistente en archivos que contienen únicamente información geográfica) para ser funcional. Una base geográfica para registro electoral simplemente puede consistir en la suma de las direcciones grabadas de los electores en el registro. Este tipo de registro puede ser llamado "registro basado en el nombre del elector", donde las direcciones están colocadas en campos dentro de registros dedicadas en primera instancia a personas individuales (esto es, un registro por persona).

El registro basado en el nombre, sin embargo, es una forma ineficiente para almacenar información geográfica. Como sucede con la mayoría de estos registros que usualmente contienen más de una persona, una base de datos que almacena información bajo nombres de personas individuales contendrá muchas duplicaciones. Cuando se almacena miles de nombres, esta práctica aumenta dramáticamente el tamaño de los archivos, decreciendo por consiguiente el desempeño de los sistemas de cómputo.

Esta modalidad de registro también priva al EMB de la funcionalidad de contar con una lista combinada de direcciones. Tales listas pueden ser utilizadas para identificar anomalías como las direcciones incorrectas y el registro fraudulento. Es también difícil de utilizar para ejecutar otras tareas electorales basadas en las direcciones, como las relativas el rediseño de los límites distritales y la revisión del registro de electores.

Registro basado en el domicilio

Este tipo de registro electoral normalmente registra las direcciones en un archivo (o archivos) de base de datos distinto al de la lista de los nombres de electores. Un código único es asignado a cada único domicilio, y es utilizado para ligar la lista de direcciones con la lista de nombres en el registro.

Esta alternativa tiene varias ventajas. Reduce dramáticamente el tamaño de los archivos contenidos en el registro, en tanto que cada dirección será listada una sola vez. (con el registro en base al nombre, cada domicilio se repite en función del número de personas que esté registrada en esa dirección. Si asumimos que la dirección es la correcta, se debería asegurar que los electores están registrados para una ubicación válida. Asimismo, facilita un rango de tareas electorales basadas en la dirección, como el rediseño de los límites electorales y las revisiones del registro de electores.

Sistemas de Información Geográfica (GIS)

La forma más sencilla de una base geográfica es a través del manejo de texto que muestre una lista de direcciones. Esto puede tomar la forma de una lista que contiene un registro de electores basado en el nombre (ver arriba) o un registro basado en la dirección mucho más útil.

Un GIS es un programa más complejo que combina archivos de texto de direcciones con otra información geográfica y espacial, como mapas, fotografías aéreas, planos de edificios y coordenadas de un 'punto específico en la tierra'.

Desarrollados originalmente en la década de los 60's, los GIS son herramientas computacionales para el mapeo y análisis de la información que contiene un componente espacial. Los GIS permiten a los usuarios integrar la información, crear mapas, visualizar escenarios y resolver problemas complejos que a su juicio conllevan un elemento geográfico. La tecnología GIS ha sido aplicada a una amplia variedad de iniciativas, incluidas algunas de tipo ambiental y de administración de recursos naturales, planeación de infraestructura para transportación, servicios gubernamentales y asignación de recursos, y para la defensa y planeación militar.

Los GIS tienen distintas y variadas aplicaciones con propósitos electorales, particularmente para el diseño de los límites distritales en un programa de redistritación Para mayor información sobre los GIS, ver Uso de la Tecnología para la Delimitación de Distritos Electorales.

Recopilación y Administración de la Información Geográfica.

Una base geográfica sólo es tan buena como la información que contiene. La información utilizada por un EMB dependerá en gran medida de la disposición de información en esa jurisdicción. Algunos países contarán con organizaciones gubernamentales y comerciales bien suministradas, responsables de recopilar y computarizar la información geográfica. Los EMB quizá podrán hacer uso de estos recursos, en caso de que estén disponibles. Si no lo están, es probable que el EMB tenga que instrumentar su propia estrategia para recolectar datos geográficos.

Un EMB puede elaborar una base geográfica rudimentaria al extraer las direcciones de su registro de electores, tal y como le fueron suministradas por los propios votantes. Dependiendo del grado de avance del registro de electores, este puede ser un buen inicio. No obstante, una base geográfica derivada únicamente de las direcciones remitidas por los electores, tendrá varios inconvenientes. No podrá ser completada, ya que es poco probable que las personas de cada dirección habitable puedan estar registradas, aún en países donde el registro es obligatorio. Es posible que contenga errores, ya que los electores a menudo no utilizan la dirección correcta u "oficial" de su residencia cuando llenan los formatos de registro. (por ejemplo, esto es muy común para gente que lista números no oficiales como su dirección local), dando como resultado que los electores puedan proporcionar distintas direcciones no oficiales para una misma dirección). Quizá lo más importante es que no sea posible utilizar esta base geográfica para determinar la dirección mostrada en el registro de electores es o no errónea, en tanto no hay forma posible para valorarla, independientemente si es o no precisa.

En algunos países será posible adquirir o comprar una base geográfica exhaustiva o un conjunto de ellas, del gobierno o de otras organizaciones privadas. Las autoridades gubernamentales locales son a menudo buenas fuentes de información geográfica. Estas fuentes de información pueden combinarse en una base geográfica para que sea utilizada con fines electorales. La combinación de la información geográfica proveniente de un espectro de organizaciones puede ser un proceso complicado. La utilización de los información geográfica estandarizada es una forma de reducir las complejidades, sin embargo las diferencias en el uso de nombres y direcciones y la variación en los esquemas de numeración de domicilios pueden hacer que la combinación de información entre ambas se convierta en un proceso que consuma una gran cantidad de tiempo.

Los programas pueden ser de mucha utilidad en este sentido. Se pueden adquirir o desarrollar a efecto de que por medio de técnicas de conciliación se pueda localizar tanto la información duplicada como las anomalías relacionadas con las anomalías de identidad.

Es probable que se tenga que desarrollar trabajo de campo para recopilar una base geográfica con mayor precisión. Se puede emplear personal para que viaje a lo largo de la jurisdicción a efecto de determinar si la dirección listada en la base de datos geográfica es precisa, o para identificar cualquier anomalía. Los resultados del trabajo de campo entonces se pueden introducir en la base de datos.

Después de haber establecido una base de datos geográfica, será necesario administrarla y darle el mantenimiento adecuado. Será necesario actualizar regularmente la información contenida en la base de datos relacionada con las altas y bajas de domicilios, que también se modifican cuando se agregan o dividen las casas en apartamentos. Los EMB también necesitarán estar notificados de los cambios de domicilio a través de la información detallada enviada por las autoridades gubernamentales responsables, cuando sea posible.

En ciertos casos, la primera noticia que recibirá un EMB será cuando el elector intenté registrarse para una nueva dirección. En estos casos, esta instancia tendrá que investigar, verificar y conciliar la precisión de la citada dirección con la autoridad correspondiente.

Códigos y Referencias Geográficos

Cada 'punto en la tierra' puede definirse en términos de un código geográfico, o "geo código" o 'geo referencia'. El geo código más común es la latitud y la longitud. Existen diversos geo códigos estándar. Un EMB puede consultar a su propia autoridad gubernamental cartográfica para determina el estándar de geo código utilizado en su jurisdicción.

A cada dirección en una base geográfica se le puede asignar un geo código. Esta es una práctica muy útil en virtud de que puede usarse para facilitar la conciliación de información relativa a las direcciones con otras instituciones que utilizan el mismo geo código. Asimismo también puede aplicarse para trazar las direcciones en los mapas y para asignar electores a los distritos electorales, calculando los geo códigos que circundan a cada distrito.

Sistemas de Ubicación Geográfica (GPS)

Estos sistemas son dispositivos que pueden trazar la ubicación precisa del usuario, utilizando transmisiones satelitales para definir un 'punto en la tierra' Para los propósitos de un EMB, los GPS pueden utilizarse por los trabajadores de campo para determinar el punto de la tierra de los domicilios con el propósito de geo codificarlos en una base geográfica.

Categorías Especiales de Dirección

Una base geográfica utilizada por un EMB necesita estar habilitada para permitir el manejo de distintas direcciones especiales o categorías de electores.

Se deben identificar las direcciones no habitadas o inválidas en una base geográfica, para asegurar que los electores no se registren fraudulentamente en tal dirección, y para asegurar que la base geográfica está completa y sin espacios inexplicables. Tales direcciones pueden incluir a parques, cementerios y campos de golf, sin embargo el EMB debe considerar la posibilidad de que estas direcciones pudieran estar habitadas, en virtud de que los propietarios, empleados o conserjes pueden residir en ellas.

Aunque la mayoría de los locales habitables se refieren a casas y apartamentos que contienen a un número relativamente reducido de personas, algunos asentamientos legalmente muestran que mucha gente está facultada para registrarse con la misma dirección. Estas incluyen a instituciones, hospitales, universidades, bases militares, dormitorios y prisiones. Los EMB necesitan advertir estos tipos de asentamientos y tomarlos en consideración cuando utilizan programas de cómputo para identificar las direcciones que parecen contar con muchos electores registrados.

Las bases geográficas necesitan considerar las viviendas vacantes, incluyendo aquellas donde nadie está residiendo, y aquellas que están vacantes en el sentido de que ninguna persona esta registrada en ellas. Para efectos de revisión de la precisión del registro de electores, las direcciones vacantes pueden identificarse para determinar si alguien debe ser registrado en esa dirección. Generalmente, lo deseable es incluir estas direcciones vacantes en la base geográfica a efecto de que pueden ser identificadas como direcciones aptas donde una persona puede solicitar ser registrada en el futuro.

Categorías especiales de electores

Un registro electoral exhaustivo estará habilitado para responder a situaciones donde se presentan electores que no tienen una dirección que ajuste adecuadamente en una base geográfica. Dependiendo de la legislación electoral aplicable, los electores se pueden registrar sin tener un domicilio permanente. Estas categorías de electores pueden incluir a gente sin hogar, gente itinerante que se traslada frecuentemente y no tienen residencia permanente y aquellas personas que viven en fuera del país o del distrito que conservan su derecho a ser registrados. A estas categorías de personas es necesario asignarles un compromiso teórico geográfico en una circunscripción específica, para habilitar su elegibilidad de voto para un distrito específico a determinar.

Ligar domicilios con distritos electorales

Una base geográfica será capaz de ligar los domicilios de los electores con los distritos electorales. Esto dará lugar a la elaboración de listas que muestren la elegibilidad de voto para un distrito específico, así como también facilitará el proceso de redistritación.

Cuando se alteran los límites electorales para efectos de redistritación, es necesario dar lugar a un proceso de actualización del registro que refleje la nueva división territorial con propósitos electorales.

Las direcciones pueden ligarse con los distritos electorales a través de la asignación de cada dirección a un indicador-'punto sobre la tierra' como geo-código, y definiendo cada distrito electoral en términos de los 'puntos en la tierra' o geo códigos incluidos en ellos.

Cuando no se cuenta con geo código único para cada domicilio habitable, los domicilios pueden ligarse a distritos electorales asignando cada habitación a unidades geográficas pequeñas, como un censo de vivienda o autoridades distritales municipales. Los distritos electorales entonces se pueden definir en términos de las unidades geográficas más pequeñas que contienen a efecto de asignarle algunos asentamientos.

Cuando se utiliza la alternativa de usar unidades geográficas pequeñas como los censos de vivienda para asignar asentamientos a distritos electorales, se necesita tener cuidado donde los límites del distrito electoral dividen la unidad geográfica. En estos casos un EMB necesitará determinar sobre que lado del límite está ubicado cada asentamiento a efecto de establecer que distrito electoral debe ser asignado. En algunos casos esto puede hacerse a través del uso de los mapas; en otros, puede ser necesaria una inspección de campo.

Fuentes de Entrada para el Sistema de Registro de Electores

La funcionalidad de los sistemas de registro de electores pueden ser maximizados a través de la captura, almacenamiento y manejo de la información electrónica.

Entre los sistemas de entrada para el registro de electores:

• Formatos impresos para llenado de los electores
• Formatos electrónicos para llenado de los electores
• Información electrónica proporcionada por otras agencias
• Información impresa proporcionada por otras agencias
• Asesoría verbal proporcionada vía telefónica o en persona
• Información obtenida por trabajadores de campo formato impreso o electrónica
• Información derivada de solicitudes por correo

¿Que información se necesita capturar?

Antes de ponderar la modalidad de captura de la información, un EMB debe definir la información que necesita capturar. Esto depende en gran medida de los requerimientos legislativo aplicables al registro de electores, pero también pueden incluir algunos requisitos indicados por conveniencia administrativa.

La información solo necesita capturarse si existen razones legislativas o administrativas para hacerlo. Es posible que no sea necesario el total de la información incluida por el elector en el formato de registro. Algunos campos que aparecen en el formato de registro pueden ser para que el personal del EMB determine la elegibilidad para registrarse, sin embargo quizá no haya necesidad de rellenar esos campos sobre una base permanente en la base de datos.

Por ejemplo, el formato para el registro de electores instrumentado por La Comisión Australiana de Elecciones, solicita a los electores (entre otras cosas) estipular el lugar de nacimiento y, para personas del exterior de Australia, detalles de su ciudadanía, que son utilizados por el personal para determinar su elegibilidad para registrarse, sin embargo, una vez determinada no hay necesidad de almacenar esta información en la base de datos para futuras referencias. Si hay la necesidad de verificar estos datos de nueva cuenta (lo que en muy pocas ocasiones sucede), se puede conseguir una imagen digitalizada del formato original.

Los requisitos para la introducción de la información se pueden diseñar a través de los requerimientos de los resultados, por ejemplo:

• ¿Qué campos de resultados son estipulados por la legislación o son administrativamente necesarios?
• ¿Qué campos de resultados serán de utilidad para clasificar la información o para seleccionar subgrupos de información?
• ¿Qué categorías especiales pueden aplicarse al registro de electores?
• ¿Qué campos auditables/seguimiento son necesarios (como fecha y hora de entrada o corrección de la información, nombre del operador que introduce la información, registro de las entradas previas relacionadas con cada elector?)
• ¿Qué campos de resultados serán necesarios en el espectro completo de productos que se derivarán del registro de electores? (ver "etl06".)

Algunos campos de salida se pueden calcular por medio de programas de cómputo tomando como base otros campos de entrada y no necesitan ser cargados, como en los distritos electorales, los cuales pueden derivarse de los campos de dirección.

Una lista típica de campos capturados en la etapa de carga de la información pueden incluir:

• Nombre (que puede subdividirse en campos de mayor precisión, como primer nombre, segundo nombre, apellido paterno, apellido materno)
• Dirección (que puede subdividirse en otros campos como, número de apartamento, número exterior, nombre de la habitación, nombre de la calle, localidad, estado o distrito, número o código postal, país)
• Fecha de nacimiento
• Sexo
• Nombre anterior (si el nombre de la persona ha cambiado, por matrimonio o por derecho)
• Dirección anterior (para que un registro anterior pueda ser cancelado/actualizado)
• Lugar y país de nacimiento
• Número de identidad (si es aplicable a una jurisdicción específica, como el número de seguridad social)
• Detalles de la ciudadanía (por ejemplo, si es necesario probar la identidad a la hora de registrarse)
• Dirección postal (para quienes su dirección postal es distinta de la dirección de residencia)
• Indicadores de categorías especiales de electores (por ejemplo para indicar si el elector pertenece a una categoría especial, como aquellos cuya dirección debe suprimirse del registro de electores público, u otros electorales que actualmente residen fuera de su país de residencia

Captura de la información proporcionada en forma de papel impreso

Esencialmente hay dos formas en que la información proporcionada en impresión puede convertirse en formato electrónico. La primera es a través de la utilización de operadores que tecleen la información en una computadora. La segunda es por medio del uso de un equipo de digitalización con aplicación para el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) que convierta las imágenes en texto electrónico. Ambos métodos tienen ventajas y desventajas.

Puede ser preferible la captura manual de información para digitalizar la información ya que el personal generalmente está mejor habilitado para interpretar la mala escritura que un programa ICR. Durante el proceso manual de captura de los formatos de registro los operadores pueden tomar decisiones acerca de la elegibilidad del elector en caso de que la firma sea o no aceptable o si se ha mostrado o no la información necesaria. No obstante, la captura manual puede ser una tarea tediosa, poco gratificante y su monotonía puede llevar a cometer errores provocados por la falta de concentración.

Se pueden tomar algunas medidas para incrementar la precisión de la captura manual de información. Un método común es que una persona solicite información para ser capturada y que otra verifique la misma información. Este proceso de verificación puede tomar la forma de teclear dos veces la información, manteniendo ambos copias electrónicas en forma separada. Las dos copias son entonces comparadas electrónicamente. Si ambos son iguales, el registro es aceptado. Si son diferentes, el registro es revisado por un supervisor contra el original para asegurarse de que el registro esté correctamente tecleado. Un método de verificación alterno es contar con una segunda persona que revise la información tecleada por la primera persona contra el formato original.

Otra modalidad para incrementar la exactitud de la captura manual de información es diseñar una pantalla de captura para la introducción de datos a efecto de maximizar el margen de precisión. Por ejemplo, una pantalla de captura debe seguir el mismo orden lógico que el formato base, con elementos de diseño que obliguen al operador a seguir el orden establecido en el formato impreso.

También se pueden desarrollar programas que ejecuten pruebas lógicas a la información introducida a efecto de minimizar errores. Por ejemplo, se pueden utilizar 'máscaras' de captura para que cuando se requiera un dato numérico, solamente se puedan introducir números contenidos en un rango especificado., O que solamente se pueda introducir información válida de fechas en un campo fecha. Los programas pueden forzar al operador a introducir datos válidos en cada campo, para que los campos no sean saltados o dejados en blanco por accidente. Cuando la información de un campo debe cumplir con un estándar específico, como en el caso de una lista definida de variables, el programa puede rechazar cualquier entrada que no cumpla con el estándar establecido. Mejor aún, cuando la información de un campo debe cumplir con una lista definida de variables, el sistema puede ofrecer únicamente esas variables, a menudo en campos 'desplegables' o en lista de opciones. Por ejemplo, un campo de sexo podría únicamente permitir al operador escoger entre las opciones 'hombre' o 'mujer'.

Cuando la información el componente elector de una base de datos de registro de electores está ligada a otra sección de la base de datos, como el componente dirección, el programa puede forzar la introducción de información permitiendo al operador seleccionar una dirección válida contenida en una base de datos de direcciones. Cualquier dirección dada por el elector que no cumpla con cualquiera de las direcciones de la base de datos es rechazada por el sistema, de este modo se forras al operado o supervisor a investigar la legitimidad de la dirección recibida. En algunos casos, la dirección dada puede ser una variación no oficial de la dirección oficial. En otros, la dirección puede ser fraudulenta. Si se encuentra que la dirección dada es legítima pero no está contenida en la base de datos correspondiente, se debe llevar a cabo un proceso independiente para actualizar la base de datos antes de que el registro del elector sea procesado, preservando por consiguiente la integridad de la base de datos de direcciones.

La introducción de información a través de equipo de digilitalización óptica y programas ICR para convertir imágenes en texto electrónico puede ser preferible a la captura manual cuando el volumen de información que se tienen que procesar es significativo, por lo que no es probable que el proceso manual de captura de la información adicione un valor agregado al proceso para hacer que valga la pena.

La más grande desventaja con el uso de ICR en la captura de información es el nivel de precisión alcanzado. Como en ocasiones los formatos impresos para el registro de electores tienden a ser ilegibles, los sistemas ICR pueden tener dificultades para convertir con precisión estos formatos en texto, particularmente cuando los nombres están siendo interpretados, ya que los programas ICR no cuentan con patrones gramaticales previsibles que lo permitan. No obstante, la precisión de los programas ICR continuamente se están mejorando, y los márgenes de error de estos son mucho menores que los encontrados en las primeras versiones de estos programas.

Los programas ICR pueden ser efectivos si la precisión de la información capturada es conciliada por un operador contra el formato original. Este proceso se puede mejorar a través de programas que capturen tanto el texto interpretado y una imagen del formato origina, desplegándolos al mismo tiempo en la pantalla para que sea revisado por los operadores. Este método elimina la necesidad de referirse al formato original y da como resultado que el proceso de revisión puede instrumentarse de manera relativamente rápida por un operador capacitado y con experiencia.

Los programas ICR están bien adaptados para capturar texto impreso. Los ICR pueden ser 'enseñados' para que entiendan distintas tipografías o tipos de letra impresos con un alto grado de precisión.

Captura de la información proporcionada en formato electrónico

Comparada con la captura de información proporcionada en formatos impresos, la captura de información en formato electrónico es un proceso relativamente sencillo. Por definición, la información brindada en formato electrónico no tienen que convertirse en una copia impresa. No obstante, se pueden presentar ciertas dificultades cuando la información dada no está formateada de la misma forma en que están las tablas donde se va a incluir.

Por ejemplo, una agencia externa puede proporcionar a un EMB una lista de personas que tienen que incluirse en el registro de electores, que estará listo para recibir la información que será incluida en varios campos definidos, donde cada campo se refiere a un tipo de información específica, como el campo de apellido. Si los datos importados no contienen información formateada en la misma estructura de campos, deberá convertirse a la estructura deseada. Por ejemplo, un EMB puede dividir las direcciones de los electores en campos por separado: número de apartamento, número de calle, nombre del predio, nombre de la calle, localidad, estado o distrito, número o código postal. La información de una agencia externa puede proporcionarse en un formato de 'campo libre', esto es, la dirección completa se puede teclear en un solo campo, sin ninguna falla en la dirección dentro de sus componentes. En este caso, se deben concebir distintas alternativas para convertir la información importada en el formado deseado. Desafortunadamente, esto a menudo solamente se puede lograr con una considerable intervención manual, haciendo el intercambio electrónico de datos un ejercicio más complejo que podría hacerlo aparecer superficial.

La solución para importar información electrónica dentro de una base de registro electoral está en coordinar las estructuras de campos de la información con la agencia proveedora de información para asegurar su consistencia. La mejor forma para hacerlo es llegar a un conjunto de estándares sobre la complicación de la estructura de la información que puedan usarse a lo largo del espectro de agencias que cuentan con información similar. Alrededor del mundo se presentan estos tipos de estándares.

Los problemas relacionados con los estándares de la estructura de la información no se pueden presentarse cuando el EMB recopila la información electrónica del registro electoral en forma directa, es decir, del propio elector. Por ejemplo los formatos para el registro electrónico proporcionados a través de interés, se pueden estructurar de tal forma que de ser posible, permite el llenado directamente en la estructura de base de datos correcta.

Otra forma en que se puede capturar la información electrónica sobre registro electoral es suministrando trabajadores de campo con dispositivos portátiles para la captura de datos. Estos dispositivos se pueden programar para recibir la información del trabajador de campo mientras hace una visita domiciliaria. La información se puede descargar de estos dispositivos por medio de discos removibles, conectándolo directamente a una computadora o descargando la información a través de Internet.

Como en el proceso de captura manual de datos, se pueden aplicar pruebas lógicas a la información capturada electrónicamente para identificar cualquier posible error. Por ejemplo, cualquier información que contenga letras en campos que únicamente deben contener números puede señalarse, y los operadores pueden investigar el problema, y de ser posible, corregirlo, regresando a la fuente en caso necesario. De igual manera, una dirección remitida electrónicamente que no cumpla con el estándar establecido en la base de datos de direcciones puede ser objeto de investigación y de corrección, tanto como sea necesario.

Captura de la información proporcionada vía telefónica.

En algunos casos puede ser posible permitir a los electores registrarse o actualizar su registro electoral por teléfono automáticamente, sin embargo las oportunidades para este tipo de transferencias son muy raras:

No obstante, puede ser viable (si la legislación electoral lo permite) aceptar cambios al registro elector por teléfono. En estos casos el mensaje verbal debe ser trasladado a un formato electrónico a efecto de actualizar el registro de electores electrónico. Esto puede tomar la forma de errores en el formato pasado al operador, el cual es entonces tecleado o escaneado en el sistema de cómputo. La ventaja de esta propuesta es que permite obtener una pista auditable en papel que puede ser utilizada para verificar la legitimidad de los cambios efectuados al registro.

Alternativamente, el operador que toma la llamada telefónica puede actualizar el registro en pantalla. Esta es una ventaja para ahorrar tiempo al eliminar la etapa de elaboración de una impresión del registro. En este caso, la base de datos debe registrar que el cambio fue reportado vía telefónica, como para dejar una pista auditable del cambio efectuado.

Captura de la información derivada de la devolución de un correo

Cuando la información derivada del registro de electores es utilizada para enviar correo a los electores, este correo puede ser devuelto con anotaciones que pueden ser de mucha utilidad para el registro. Por ejemplo, el correo que es devuelto "no conocido en esta dirección" puede ser utilizado para anotar el registro del elector y (dependiendo de la legislación local) sirve para eliminar a la persona del registro o para dar lugar a una investigación sobre los derechos del elector para permanecer registrado.

En otros casos, el correo devuelto nos indica que deben hacerse correcciones a los nombres o direcciones. Esta información también podría usarse para corregir el registro.

Dependiendo del tipo de anidación hecha al correo devuelto, el proceso de captura de información sobre las anotaciones puede ser automatizado a distintos niveles. Si las direcciones obtenidas incluyen una barra de códigos como identificación o un número o código de identidad, ésta puede usarse para simplificar la captura de cualquier anotación contenida en el correo devuelto. Si esas anotaciones se encuentran en categorías definidas, entonces la captura de tal información puede automatizarse en un alto grado. Por ejemplo, los correos que contienen códigos de barras de identificación que establece que el elector ya no vive en la dirección registrada se puede categorizar separadamente y verificarse en lector de códigos de barra como para registrar la información relevante en la base de datos del registro de electores.

Cuando las anotaciones muestran correcciones a los nombres o direcciones, se podría necesitar de un operador para hacer los cambios dentro del registro electrónico. Este proceso podría hacerse más rápido si utilizamos códigos de barras o números de identificación para acceder con mayor rapidez al registro del elector con el propósito de realizar los cambios pertinentes.

Funcionalidad de los sistemas de captura de información

Los sistemas de entradas de datos utilizados para introducir la información del registro de electores, ya sea de copias impresas o fuentes electrónicas, pueden diseñarse para ejecutar un amplio abanico de funciones que agregarán un valor al proceso.

Un registro de electores, se conoce típicamente como una entidad que está en continuo movimiento, específicamente cuando se utiliza un registro continuo. Aún cuando se utiliza un registro periódico, se deben realizar cambios. Un sistema de captura de información debe permitir la adición de nuevos registros, la corrección y eliminación de los registros existentes. De igual forma, también estar (idealmente) diseñado para dejar un registro de los cambios, a efecto de obtener un registro histórico de los cambios efectuados.

Los registros de electores también pueden diseñarse para aceptar la información proveniente de distintas fuentes, que impacta en el registro del elector. Por ejemplo, el registro original de un elector puede derivar de un formato de solicitud requisitado por el elector. Los detalles de su dirección pueden ser actualizados en fecha posterior a través de la información remitida electrónicamente por otra agencia gubernamental.

Métodos de Identificación del Elector

La tecnología puede servir de apoyo en los procesos de identificación del elector emprendidos por los EMB durante el registro de electores.

El nivel de pruebas de identidad requerido varía considerablemente entre una y otra jurisdicción. Algunas simplemente solicitan a los electores firmar una declaración donde establecen su elegibilidad cuando se registran para votar. Otras requieren de los electores proporcionar la documentación que pruebe su identidad. Ciertas jurisdicciones registran la evidencia de identidad, tales como huellas digitales o fotografías, para ser utilizadas después de registrarse durante el proceso de votación.

Ver Sistemas de Identificación para mayor información sobre las modalidades de sistemas de identificación.

Los siguientes tópicos examinan diversos temas asociados con los métodos de identificación del elector utilizados en el registro de electores:

• Revisiones de Identidad para el Control de Fraudes
• Pruebas Electrónicas de Identidad
• Uso de la Tecnología para Verificar y Registrar la Identidad de los Electores

Revisiones de Identidad para el Control de Fraudes

Los EMB solicitan pruebas de identidad como un mecanismo de control de fraude. Uno de los objetivos fundamentales de los sistemas electorales democráticos es asegurar que cada elector tenga el derecho a un voto, y que cada uno de esos electores puede depositar únicamente un voto. En consecuencia, los pasos necesarios que se debe tomar para evitar la 'votación múltiple', o el acto de que una persona vote más de una ocasión, y casos en que los ciudadanos voten cuando no están habilitados para ello.

El fraude en la votación se puede presentar cuando una personal se registra y vota bajo una o más nombres falsos (o identidades). También cuando una persona emite su voto utilizando los nombres de otros electores registrados, generalmente sin su consentimiento.

Las provisiones para probar la identidad pueden ser usadas de dos maneras para prevenir o reducir los casos de fraude en el registro y en la votación. Cuando las pruebas de identidad se llevan a cabo durante el proceso de registro, se pueden utilizar para asegurar que únicamente la población genuina está listada en el registro de electores (contrariamente al registro de identidades ficticias). Cuando la prueba de identidad es proporcionada durante el proceso de votación, se puede aplicar para asegurar que una persona no pueda votar utilizando el nombre de otra gente.

El proceso de verificación de la identidad, tanto durante el proceso de registro como durante la votación, se puede llevar a cabo con dificultades. En muchos países, puede ser relativamente fácil obtener documentos de identificación falsos. La verificación de que una persona que presenta documentos de identidad es en efecto la persona que aparece en la documentación no siempre es una tarea sencilla. El proceso de comparación de firmas y/o huellas digitales en los documentos es muy especializado, y sin la adecuada capacitación, no se puede esperar que el personal del EMB sea capaz de seleccionar todos los casos de falsificación de firmas o huellas que no concuerda. De igual forma, la comparación de las personas con las fotografías de identidad no siempre es fácil, y el personal del EMB podría no contar con el equipo necesario para identificar todos los casos de suplantación o identidad ya sea que la credencial con fotografía haya sido manipulada y arreglada con una fotografía distinta.

En consecuencia una EMB necesitará instrumentar una valoración de riesgos para determinar el grado, si hay alguno, de esfuerzo que se debe invertir para recibir, verificar y registrar las pruebas de identidad. Si los riesgos son bajos y el costo involucrado es considerable, un EMB puede decidir que sólo se requiere de mínimos controles y revisiones de identidad. Si los riesgos son altos, se necesitará de mayor esfuerzo en este proceso de identificación. Dependiendo de los intereses políticos involucrados, el gasto y esfuerzo que conlleva el uso de documentación de identidad falsa bien vale la pena para quien desea influenciar los resultados de la elección. Un EMB necesitará juzgar la probabilidad de que los documentos de identidad falsos puedan ser utilizados para decidir los pasos a seguir a efecto de mejorar las oportunidades para descubrir y rechazar la documentación falsa. (ver Uso Innovador de Materiales.)

Pruebas Electrónicas de Identidad

Las pruebas de identidad durante una transacción electrónica surgen como un problema de identidad en la última década del siglo XX. Particularmente con movimientos hacia el registro electrónico de los electores y votación por internet, el problema relativo a la comprobación de que la persona que envía una transacción electrónica es la persona nombrada en la transacción es muy importante. Se están desarrollando diversas estrategias, como la provisión de firmas electrónicas, encriptación pública y el uso de Números Personales de Identidad (PIN). Este campo relativamente aún está dando sus primeros pasos, no obstante está cambiando rápidamente, por lo que las mejoras con relación a las identidades electrónicas se pueden esperar en un corto plazo.

Para mayor información, ver Sistemas de Identificación y Encriptamiento.

Uso de la Tecnología para Verificar y Registrar la Identidad de los Electores

Los programas de cómputo pueden utilizarse para ejecutar un amplio rango de tareas que pueden ayudar al EMB a reducir los casos de fraude en los procesos de registro y de votación y para identificar y borrar los casos de duplicación de registros.

Los siguientes tópicos se refieren a las distintas formas de uso de la tecnología para verificar y registrar la identidad de los electores:

• Técnicas de Conciliación y Rutinas de Comparación
• Técnicas para la identificación de firmas
• Fotografías Digitalizadas
• Sistemas de Bio-identificación
• Documentos de identificación producidos por el EMB

Técnicas de Conciliación y Rutinas de Comparación

Los programas de cómputo pueden ejecutar distintas rutinas de comparación para determinar si un solicitante de registro ya lo ha hecho anteriormente, probablemente con otra dirección. Las búsquedas electrónicas pueden programarse en las bases de datos del registro de electores para identificar si una persona ya se encuentra registrada. Como hay gente que no siempre utiliza el nombre exacto cada vez que requisita un formato, las rutinas de comparación necesitan hacer uso de técnicas de "cotejo aleatoria" para identificar posibles duplicaciones. El uso de campos en lugar de nombres también puede servir de ayuda, particularmente en registros de fecha de nacimiento. Aún con fechas de nacimiento, la gente puede mostrar diferentes fechas en los formatos, por lo que es necesario aplicar estas técnicas de comparación cuando se trata de fechas de nacimiento.

'El cotejo aleatorio' involucra la programación de un sistema de cómputo para la búsqueda de la información que cumpla con los criterios aplicados. Por ejemplo, un posible cotejo puede ser identificar cuando un nombre es el mismo a excepción de que una letra pueda ser distinta. Otro cotejo se refiere a identificar cuando los primeros nombres y apellidos concuerden, no obstante el segundo apellido no concuerde esté ausente en un registro, pero no en otro.

Los nombres también pueden cotejarse utilizando un 'nombre falso o alias'. Se puede instrumentar un sistema que compare las distintas variaciones en un mismo nombre, que puede ser usado por una persona en distintos momentos. Por ejemplo, alias para John pueden incluir Jon, Jonathan o Johnstone; alias para Catherine pueden incluir Catherine, Caterine, Catherine, Caet, Caitlyn , y así por el estilo.

Las técnicas para cotejar información también deben de considerar los cambios de nombre de los ciudadanos. En algunas sociedades, la mujer cambia su segundo apellido cuando contrae matrimonio. La gente cambia su nombre por derecho. Cuando esto sucede, el cotejo del apellido normalmente no dará resultado cuando el registro más actualizado lleva el apellido anterior. En este caso el cotejo se hará a través del primer nombre o dando los nombres de campos y fechas de nacimiento. Para apoyar este proceso, lo más deseable es preguntar a los electores sobre si en sus formatos de registro han modificado el nombre desde la última ocasión en que se registraron, y preguntar por la dirección previamente registrada. Estos datos, si son suministrados, pueden ser de mucha ayuda para la localización de estos casos.

Los programas para el cotejo aleatorio a menudo producen distintas coincidencias con los registros actuales, algunos de los cuales no concuerdan con la persona en cuestión. En este punto se debe hacer uso de un operador que determine si las concordancias posibles corresponden a fechas actuales, para en todo caso, modificar los registros correspondientes.

Técnicas para la identificación de firmas

Las técnicas de escaneo se pueden utilizar para capturar electrónicamente las rúbricas de los electores. Las imágenes digitalizadas de las firmas pueden facilitar al personal del EMB, en una red de cómputo, ejecutar comparaciones visuales de las firmas digitalizadas con otro tipo de documentación proporcionada en posteriores documentos.

Las imágenes digitalizadas pueden analizarse y compararse automáticamente con el programa apropiado. Este programa compara los patrones de las firmas y puede marcar las posibles inconsistencias a efecto de que el operador haga una investigación al respecto.

Fotografías Digitalizadas

Las fotografías digitalizadas de las personas pueden utilizarse como un método para determinar si una persona se ha registrado en más de una ocasión. Se pueden usar programas de cómputo para comparar las distintas fotografías a efecto de determinar si la misma persona aparece en más de una fotografía. Si todos los electores registrados ya cuentan con una fotografía digitalizada, esta técnica puede utilizarse con propósitos de registro de electores para establecer si una persona se ha registrado fraudulentamente en más de una ocasión.

Sistemas de Bio-identificación

Se pueden dividir en dos tipos principales: visual y electrónico.

Los métodos visuales de bio-identificación incluyen el uso de fotografías, rúbricas, y/o impresiones dactilares en credenciales de identificación. Su instrumentación y administración es de un costo relativamente bajo. Muchos de los sistemas de entrega de tarjetas de identidad hechas incorporan la inclusión de fotografías y firmas. En los sitios de votación, se espera que el personal las compare con las que aparecen en las credenciales de los electores.

Este proceso tiene sus debilidades, ya que la comparación de la firma y la huellas digitales es un proceso altamente calificado que el personal no puede dominar, considerando que la apariencia de una persona puede cambiar significativamente de los contenidos en una fotografía particularmente si ésta no se actualiza regularmente. No obstante este tipo de sistema de identidad basta en la mayoría de los casos donde el riesgo de fraude no es altamente inaceptable.

Si los sistemas de bio-identificación no son considerados lo suficientemente seguros, se pueden utilizar sistemas de bio-identificación electrónicos que pueden incluir la digitalización de voz, impresión electrónica de la mano, de un dedo, imágenes de la retina. Mediante estos sistemas, registros digitales de la voz de la persona o características físicas se almacenan en discos o tarjetas inteligentes y se comparan con las características de la persona mediante el uso de lectores electrónicos. El acceso únicamente se da cuando ambos datos concuerdan exactamente.

Los sistemas de bio-identificación electrónica representan un alto costo tanto en su adquisición como en la administración, y pueden ser poco prácticos para su aplicación (aunque esto puede cambiar cuando la tecnología se difunde a un nivel más general haciéndose más barata). Sin embargo, son una alternativa para brindar seguridad en locaciones susceptibles como centros de trabajo y centros contables.

Documentos de identificación producidos por el EMB

el EMB puede emitir documentos de identidad o pruebas de registro de documentos para registrar a los electores. La tecnología se puede aplicar para automatizar este proceso.

Las bases de datos de registro electoral se pueden utilizar para generar la información impresa de un documento de identificación electoral. Cuando se digitalizan fotografías, firmas o huellas digitales y se almacenan en una base de datos, también se pueden imprimir en documentos de identificación generados por la base de datos de registro de electores.

Los documentos de identidad que contienen una fotografía, firma o huella digital también se pueden generar a través de sistemas especializados diseñados para producir credenciales de identificación mientras el sujeto esta presente. En estos casos, la información textual se imprime en papel (usando información obtenida en el lugar, o de información extraida de la base de datos). Generalmente, el elector firma el registro impreso, o coloca su huella digital. El operador coloca el papel impreso con la firma o huella en un dispositivo ad-hoc y toma una fotografía de la persona. A continuación este dispositivo imprime la tarjeda de identidad incluyendo una copia de los datos impresos, la firma o huella digital y la fotografía. Normalmente, la credencial se enmica y puede incluir dispositivos de seguridad como hologramaso imágenes incrustadas para la alteración o falsificación de la misma.

El proceso de producción de credenciales de identificación puede ir más allá que la mera impresión e inserción de imágenes y texto. Las 'tarjetas inteligentes' incorporan cintas magnéticas o chips de información que pueden almacenas información electrónica de los electores. Esta información incluye datos de bio-identificación que es leída por lectores de tarjetas y lectores de bio-identificación (tales como exploradores de huellas digitales) a efecto de automatizar el proceso de identificación de los ciudadanos.

Las tarjetas inteligentes pueden 'únicamente leer' tarjetas que sencillamente contengan información acerca del sujeto. Otros tipos de tarjetas inteligentes pueden 'leer-escribir' tarjetas que puedan tener la información contenida en una tarjeta que ya haya sido utilizada. Por ejemplo, una tarjeta de lectura-escritura utilizada para verificar el derecho a votar de una persona, puede, una vez utilizada, ser registrada para ser utilizada en esa elección, por lo que no puede ser utilizada por segunda ocasión en ese mismo proceso electoral.

Cuando se utilizan tarjetas inteligentes en los sitios de votación, se pueden usar para reemplazar los métodos ordinarios utilizados para verificar que una persona ya ha votado. Cuando un elector(a) utiliza su credencial de identificación en un sitio de votación para verificar su derecho al voto, la tarjeta inteligente puede al mismo tiempo registrar que esa persona ya ha votado y transmitir la información a la base de datos central durante o despúes de la votación.

La provisión de tarjetas inteligentes a los electorales y los dispositivos de lectura correspondientes a los sitios de votación puede representar en la práctica un gasto muy sifnificativo, por lo que el EMB necesita juzgar si se puede obtener alguna ventaja o si resultará en un gasto innecesario.

Las tarjetas inteligentes incorporan una identidad electrónoca que también puede ser utilizda para el registro de electores o para el registro o la misma votación a través de internet o en un kosko de cómputo, considerando que la computadora esté equipada con un lector de tarjetas inteligentes.

Procesamiento del Registro Electoral

La forma más efectiva de utilizar la tecnología para efectos del registro electoral es la de capturar la información geográfica y de los electores de manera electrónica y almacenar y manejar esa información utilizando un sistema de base de datos.

Los mecanismos sobre como introducir, almacenar y manejar los datos del registro electoral pueden configurar un procedimiento complejo.

Los siguientes apartados examinan diversos aspectos relacionados con el procesamiento de información del registro electoral.

• Ambiente para el Procesamiento del Registro Electoral
• Diseño de las Bases de Datos
• Funciones de Procesamiento
• Herramientas para Apoyar la Planeación y Redistritación Electoral
• Herramientas para Apoyar la Planeación y Redistritación Electoral

Ambiente para el Procesamiento del Registro Electoral

El tipo y complejidad del sistema de cómputo utilizado para procesar un registro de electores dependerá de:

• El tamaño del electorado (o del número de registros) que serán almacenados en el sistema.
• El número de las distintas clases de información (o campos) que serán almacenados.
• El tamaño de la base geográfica utilizada en el sistema (ver Base Geográfica para el Registro de Electores).
• El número estimado de transacciones informativas.
• Si el sistema va a ser utilizado para una sola elección o para un registro electoral continuo o permanente.
• Cómo va a ser introducida la información.
• Si el sistema va a almacenar registros anteriores o solo los actuales (para conservar el historial del registro para efectos de auditoría, por ejemplo).
• Cuántos usuarios tendrán acceso al sistema y con qué frecuencia.
• Si el sistema va a estar ubicado en una sola oficina o en varias geográficamente dispersas.
• Si se espera que los usuarios tengan acceso a información en línea y se espera que esté actualizada.
• Qué productos serán generados por el sistema (ver "etl06")
• Qué equipos va a utilizar el sistema.
• Si el sistema va a operar en computadoras por separado o en red.
• Cómo va a ser clasificada y manejada la información.

Un sistema diseñado para albergar a un número relativamente pequeño de electores, para ser usado en una pequeña oficina central y que no tenga requisitos complejos de captura y producción informativa, será relativamente simple. Sin embargo, cuando se espera registrar a un gran volumen de electores, que un gran número de usuarios tenga acceso al sistema y que genere productos complejos, la base de datos del registro tendrá que ser diseñada y administrada con mucho mayor cuidado para maximizar su efectividad.

Procesamiento por lote o en línea

Una decisión clave que hay que tomar respecto al ambiente para el procesamiento del registro de electores es si se va a utilizar un sistema de captura de la información por lote o en línea. Con el procesamiento por lote o en serie, la información es capturada en "lotes" de muchos registros (cada registro representa una operación relacionada con un elector) y almacenada en un archivo temporal. A intervalos regulares (normalmente por la noche cuando el sistema de cómputo no tiene gran demanda) la información almacenada en lote es cargada en el archivo principal, agregándose nuevos registros y suprimiendo o almacenando los viejos archivos.

El procesamiento en lote es útil cuando las computadoras disponibles no son poderosas o no estén enlazadas en red lo que les permita un procesamiento en línea de la información. Con algunos sistemas de bases de datos, los usuarios necesitan salir de la base antes de poder procesar cualquier actualización, haciendo que las actualizaciones nocturnas sean un medio útil para no afectar la productividad de los oficiales. El procesamiento en lote también es útil cuando un sistema se encuentra disperso a lo largo de diferentes redes físicas, por lo que las distintas versiones de la base de datos tienen que ser actualizadas. En estos casos, actualizar una base de datos una vez al día utilizando los lotes es preferible a hacerlo cada vez que se actualiza un registro individual.

El procesamiento en línea es factible cuando se cuenta con computadoras poderosas y los usuarios comparten una red que permite hacerlo. En este caso, la información es capturada en una base de datos viva y no en un archivo temporal. En el momento mismo en que un registro en línea es actualizado, se encuentra a disposición de otros usuarios del sistema. El procesamiento en línea es más conveniente para los usuarios ya que la información se mantiene constantemente actualizada y no tienen que esperar a que se efectúen las actualizaciones por lote durante la noche.

Sin embargo, el procesamiento en línea es más difícil de organizar ya que requiere un sistema de red complejo (y normalmente costoso) especialmente cuando los usuarios están geográficamente dispersos. También se debe tener especial cuidado con el diseño de las bases de datos para asegurar que los diferentes usuarios no sean capaces de actualizar el mismo registro simultáneamente, creando posibilidad de errores.

Desde un punto de vista práctico, el procesamiento en línea le ofrece a los usuarios información más actual que el procesamiento por lote. Sin embargo este último puede ser utilizado en sistemas menos costosos y es generalmente menos complejo de diseñar y administrar que su contraparte. En muchos casos, la falta de información actualizada por utilizar sistemas de lote no representa un sistema significativo.

Sistemas desconcentrados o centralizados

Una base de datos compleja como la de registro de electores puede ser utilizada esencialmente de dos formas: como un sistema desconcentrado o como un centralizado.

Un sistema desconcentrado se puede utilizar cuando los usuarios están distribuidos en más de una red. En la mayoría de los casos esto ocurre cuando los usuarios están geográficamente separados, como por ejemplo en oficinas regionales en distintas ciudades. En este tipo de sistema, cada componente conserva su propia copia de la base de datos y (normalmente) una sub-base de la información. Por ejemplo, en un país con seis regiones distintas, cada una puede conservar exclusivamente los datos relativos a los electores registrados en ella. Cuando sea necesario coordinar la información de las distintas regiones, esto puede ocurrir a través de actualizaciones en lote. (ver above).

En un sistema centralizado, toda la información se conserva en una base de datos central a la que se accede a través de una red que enlaza a todas las oficinas regionales. Tomando el ejemplo anterior, en un país con seis regiones distintas y un sistema centralizado, los usuarios de cualquier región pueden acceder a la información contenida en todas ellas. Cualquier actualización tiene un efecto multiregional inmediato (como por ejemplo, un elector cambiando su residencia de una región a otra da origen a un nuevo registro en una y a la supresión del registro en otra). En un sistema desconcentrado, esos efectos entre las regiones tienen que esperar a que se realice la actualización por lotes.

Entre las principales ventajas de un sistema desconcentrado figuran su menor costo, derivado de una menor necesidad de gran capacidad y un mejor desempeño del sistema derivado del reducido tamaño de los archivos, ya que la información que se maneja en estos sistemas es menor que en uno centralizado.

Un sistema centralizado, si bien es más caro ya que requiere una mayor capacidad de red y archivos más grandes, tiene la ventaja de ofrecer acceso a los usuarios a toda la información y de permitir actualizaciones automáticas de los registros entre todas las regiones.

Diseño de las Bases de Datos

El proceso de diseño de las bases de datos requiere habilidades técnicas. Es preferible que sean diseñadas por programadores capacitados profesionalmente. Para mayor información sobre los tipos de bases de datos, ver Bases de Datos .

El diseño de una base de datos para el registro de electores dependerá de la complejidad de los requisitos de los usuarios y de los productos específicos que se esperen del sistema. Entre los factores que influyen en el diseño de una base de datos para el registro de electores, se pueden mencionar los siguientes:

• El tamaño del electorado (o del número de registros) que serán almacenados en el sistema.
• El número de las distintas clases de información (o campos) que serán almacenados.
• El tamaño de la base geográfica utilizada en el sistema (ver Base Geográfica para el Registro de Electores)
• El número estimado de transacciones informativas.
• Si el sistema va a ser utilizado para una sola elección o para un registro electoral continuo o permanente.
• Cómo va a ser introducida la información.
• Si el sistema va a almacenar registros anteriores o solo los actuales (para conservar el historial del registro para efectos de auditoría, por ejemplo).
• Cuántos usuarios tendrán acceso al sistema y con qué frecuencia.
• Si el sistema va a estar ubicado en una sola oficina o en varias geográficamente dispersas.
• Si se espera que los usuarios tengan acceso a información en línea y se espera que esté actualizada.
• Qué productos serán generados por el sistema (ver "etl06")
• Qué equipos va a utilizar el sistema.
• Si el sistema va a operar en computadoras por separado o en red.
• Cómo va a ser clasificada y manejada la información.

Ya que las bases de datos de registro de electores normalmente contienen miles de registros y pueden ser utilizados por muchos usuarios a lo largo de una o más redes, requieren ser cuidadosamente diseñados para asegurar su desempeño satisfactorio. Se pueden adoptar muchas estrategias para mejorar su desempeño y utilidad, entre ellas:

• Elegir una plataforma de programas de cómputo que sea apropiada para la tarea (los sistemas de bases de datos que normalmente acompañan los programas para la automatización de oficinas, ver Automatización de las Oficinas) generalmente no son apropiadas para bases de datos que contienen grandes volúmenes de información -resultan preferibles los programas de bases de datos diseñados por especialistas para manejar grandes volúmenes de información-).
• Asegurar que el equipo utilizado tiene suficiente poder de procesamiento y velocidad en red para optimizar el desempeño de la base de datos.
• Delinear la "arquitectura" de la base de datos antes de comenzar a programar (es decir planear como van a interactuar los distintos elementos de la base antes de comenzar la programación).
• Utilizar un diseño de base de datos relacional u orientado a objetivos (ver Bases de Datos ) para optimizar su flexibilidad.
• Evitar el almacenaje de información repetida utilizando ligas o interrelación en la información (por ejemplo, en lugar de almacenar la dirección completa de cada persona en el registro, solo almacenar un código ligado a la información completa en un archivo por separado).
• Usar códigos de cómputo que sigan las convenciones de la industria, de tal forma que una persona distinta al programador original pueda corregir, modificar, actualizar o auditar la base de datos (ver Verificación, Prueba y Mantenimiento de los Programas)
• Documentar la base de datos, tanto para los usuarios como para los programadores, ofreciendo manuales de usuario según resulte conveniente e incluyendo descripciones de los códigos o campos en el diseño de la base de datos para orientar a los programadores.
• Utilizar nombres convencionales para todos los objetos incluidos en la base de datos (como tablas, consultas, reportes, formatos, etc.)
• Utilizar códigos de programación de diseño modular (es decir, conformados por módulos que puedan ser probados y evaluados por separado).
• Utilizar índices e identificadores únicos para acelerar las búsquedas y permitir ligar tablas de datos.
• Utilizar una sistemática interfase de usuario a través de la aplicación de diversos formatos y reportes, para incrementar el rango de aplicaciones.

Funciones de Procesamiento

Hay distintos elementos involucrados en el procesamiento de la información relacionada con la base de datos del registro electoral.

Es probable que los procesos de adición, corrección o supresión de información del registro electoral tengan que ser controlados de manera cuidadosa. Se pueden instalar salvaguardas para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan tener acceso para ejecutar estas tareas, así como diseñar pistas adecuadas para una auditoría a fin de verificar que todos esos movimientos sean hechos como es debido. Esto es esencial para preservar la integridad del registro de los electores y evitar fraudes.

Algunos de los elementos involucrados en el procesamiento de datos sobre el registro electoral comprenden:

• Adición y Corrección de Información
• "etl05c02"
• Supresión de Información
• Validación de Información
• Supresión de Duplicados
• Comparaciones Estadísticas
• Consultas Ad-hoc
• Clasificación de la Información
• Muestras Aleatorias

Adición y Corrección de Información

Los métodos utilizados para agregar información a una base de datos que contenga la lista de electores dependerá de la forma en que la información pueda ser recibida (ver Fuentes de Entrada para el Sistema de Registro de Electores), para información sobre las distintas fuentes y formas para procesar y verificar la información).

Puede ser necesario corregir la información por varias razones, por ejemplo:

• Cuando el elector ha solicitado una corrección (como una notificación de cambio de domicilio)
• Cuando una agencia externa ha notificado la necesidad de hacer una modificación.
• Cuando el organismo electoral ha identificado un error en la captura de la información.
• Cuando ha ocurrido un acontecimiento que demanda actualizar la información (como un cambio en la demarcación de los distritos electorales).

Los métodos utilizados para corregir la información de una base de datos que contenga el registro de los electores dependerán de la forma en que las modificaciones sean notificadas (ver Fuentes de Entrada para el Sistema de Registro de Electores para información sobre las distintas fuentes y formas para procesar y verificar la información).

Supresión de Información

Puede ser necesario suprimir información cuando:

• Se recibe nueva información que reemplaza a la existente.
• Se recibe notificación de que un elector ha fallecido o cambiado de jurisdicción electoral.
• Se recibe notificación de que se ha creado un registro de manera fraudulenta o por error.

Para propósitos de transparencia y auditoría, es conveniente conservar un registro de la información que se ha eliminado. En muchos casos, más que suprimir la información desactualizada, es conveniente transferirla a un archivo, donde se puede consultar de ser necesario.

En particular, cuando se han realizado cambios en el registro de un elector a lo largo del tiempo, como los relativos a su domicilio, puede ser recomendable (dependiendo de los requisitos legales y operativos vigentes) conservar un registro de esos cambios.

Validación de Información

Se pueden aplicar varias rutinas para validar la información a fin de ayudar a identificar errores o fraudes. Algunas de esas rutinas de validación son:

• Requerir que la información sobre los domicilios se ajuste a una base geográfica estándar (ver Base Geográfica para el Registro de Electores)
• Ejecutar pruebas de calidad automáticas (como asegurar que la fecha de nacimiento de los electores se ubica dentro del rango de edad permitido o que los datos de ciudadanía declarados satisfacen los criterios de elegibilidad).
• Verificar si el deletreado de los nombres se ajusta a una lista estándar (para identificar posibles errores).
• Verificar si el número de electores registrados en una dirección determinada excede el número de personas capaces de vivir en ella.
• Cuando se digitalizan las firmas, fotografías o huellas digitales, verificar electrónicamente si cualquiera de estos rasgos de identidad presentados por un elector corresponden a los de otros registros en la base de datos.

Supresión de Duplicados

Es importante que el registro electoral solo incluya un registro para cada elector habilitado a fin de garantizar el principio democrático de una persona un voto.

Los programas de cómputo pueden ejecutar varias rutinas de comparación y búsquedas electrónicas para determinar si la persona que solicita su registro ya cuenta con uno, quizá en otro domicilio. Ya que las personas normalmente no utilizan el mismo nombre cuando completan un formato, las rutinas de comparación necesitan utilizar las técnicas de "correspondencia aleatoria" para ayudar a identificar posibles duplicados. Utilizar campos distintos a los de los nombres también puede ser de utilidad, sobre todo las fechas de nacimiento. Incluso las personas pueden indicar distintas fechas de nacimiento en los formatos a lo largo del tiempo, por lo que también puede ser necesario utilizar las técnicas de "correspondencia aleatoria" cuando se comparen las fechas de nacimiento.

La "correspondencia aleatoria" implica la programación de un sistema de cómputo para buscar información compatible aplicando varios criterios. Por ejemplo, se puede identificar una posible correspondencia o duplicidad cuando el nombre es el mismo, salvo por una letra. También se pueden identificar posibles correspondencias cuando un primer nombre y los apellidos son similares, pero los segundos nombres no lo son o están presentes en uno solo de los registros.

Los nombres también pueden ser cotejados utilizando "alias". Se puede instalar un sistema que compare variaciones del mismo nombre que pueden ser utilizadas por una misma persona en distintas ocasiones. Por ejemplo, los alias de Elizabeth pueden ser Elisa, Liz, Lisa o los de Carlota, pueden ser Karla o Carla.

Las técnicas para identificar correspondencias o duplicados también necesitan tomar en cuenta a la gente que cambia de nombre. En algunas sociedades la mujer normalmente cambia su apellido cuando se casa. La gente también cambia sus nombres de manera legal. Cuando esto ocurre, el cotejo por apellidos generalmente no encontrará una correspondencia con el registro en que se usaba el nombre previo. En estos casos, se pueden encontrar las duplicidades utilizando nombres o apellidos y fechas de nacimiento.

Para apoyar el proceso de detección de duplicados, es conveniente preguntarle a los electores en su formato de registro si han cambiado su nombre o la dirección de su registro previo. Si se suministra esta información, puede ser muy útil para identificar información desactualizada.

Los programas de correspondencia aleatoria a menudo reportan varios duplicados posibles, algunos de los cuales pueden no ser aplicables a la persona involucrada. En este punto, un oficial puede determinar si los posibles duplicados en realidad lo son y modificar los registros según corresponda.

Comparaciones Estadísticas

La base de datos de un registro electoral debe ser capaz de producir diversas comparaciones estadísticas de la información, que pueden ser utilizadas para diferentes propósitos, incluyendo reportes obligatorios o sobre el desempeño de los administradores. Las comparaciones estadísticas normalmente se producen como informes, que pueden ser impresos o ponerse a disposición en línea.

Estos son algunos ejemplos de los reportes estadísticos que pueden ser generados por un registro electoral:

• El total de electores en el país, con subtotales para otras áreas geográficas, como estados o distritos electorales.
• El total de electores en cada categoría.
• El total de operaciones efectuadas en la base de datos, como adiciones, supresiones, alteraciones, transferencias entre y dentro de distritos electorales.
• El total de electores registrados en pequeñas áreas geográficas para efectos de redistritación (ver Uso de la Tecnología para la Delimitación de Distritos Electorales)
• Resúmenes de información de la base geográfica, como tipos de vecindarios y número de electores registrados en cada uno de ellos.

La producción de algunos reportes puede representar una carga considerable para los sistemas de bases de datos, especialmente cuando se tienen que efectuar cálculos de grandes volúmenes de información. Esas sobrecargas pueden ser prevenidas o minimizadas procesando los reportes a través de solicitudes en "lote" que puedan ser operados durante la noche o en horarios de baja operación del sistema para evitar su sobrecarga durante horas pico. Otro método consiste en solicitar reportes de rutina de manera periódica y ponerlos a disposición del público, en lugar de optar por la posibilidad de solicitar información en línea.

Sin embargo, cuando los sistemas lo permitan puede ser recomendable aprobar a los usuarios tener acceso en línea a los reportes que soliciten. Esto le permite a los usuarios recibir información específica que quieren y cuándo la quieren, y puede ser muy útil en circunstancias en que la información actualizada se necesita rápidamente (como durante un periodo electoral).

Consultas Ad-hoc

De vez en cuando los oficiales u otros usuarios de la información del registro electoral querrán extraer datos que no han sido anticipados por los diseñadores de los reportes convencionales. Una manera de atender las consultas ad-hoc es la de ofrecer un servicio en línea que le permita a los usuarios especificar un rango de variables, como fechas de inicio y conclusión.

Cuando un usuario solicita información que no puede ser atendida por un reporte ordinario o por un servicio flexible en línea, normalmente la única opción que queda (a menos que se rechace atender la solicitud) es solicitar a un programador que extraiga la información de la base de datos. Esta puede ser una opción costosa, sobre todo cuando se trata de programadores contratados por servicio, por lo que los usuarios deben ser conscientes de los costos involucrados. Cuando las solicitudes especiales son atendidas de esta manera, puede ser deseable incluir la solicitud como parte de una serie de reportes ordinarios para que, si la información vuelve a ser solicitada, no sea necesario llamar otra vez a los programadores.

Clasificación de la Información

Generalmente, cuando la información es utilizada para generar un reporte o un producto como un registro impreso, requiere ser clasificada de manera lógica. Algunas formas de clasificar la información son:

• Apellido (alfabéticamente, con una subclasificación en los nombres para facilitar las búsquedas).
• Número de registro (cuando tiene una aplicación lógica, como para identificar al elector).
• Distrito Electoral (usualmente como una categoría primaria antes de la clasificación por un criterio adicional como el apellido).
• Número o nombre de calle o localidad (para usarlo en visitas domiciliarias, por ejemplo).
• Zonas o sitios de votación.
• Criterios requeridos por los contendientes políticos (cuando tienen derecho de obtener información).
• Información solicitada para efectos no electorales (cuando otras agencias pueden obtener información, como listas de jurados suministradas por las cortes).

Es necesario considerar los posibles criterios de clasificación cuando se diseña la base de datos. Algunos programas de bases de datos ofrecen índices de campos que pueden ser utilizados para clasificación o búsqueda. Estos campos ayudan a acelerar el desempeño de las bases de datos grabando la información clasificada a medida que es almacenada, reduciendo así el tiempo requerido cuando se solicita una clasificación o búsqueda.

Puede ser deseable incluir campos de clasificación especial en una base de datos. Por ejemplo, hay varias convenciones relacionadas con la clasificación por apellidos en algunos países. Por ejemplo, los prefijos "Mac" y "Mc" en Escocia son a menudo impresos en una lista clasificada como si todos empezaran con "Mac" para ayudar a los usuarios a encontrar los nombres cuando no están seguros de cómo se escribe.

Muestras Aleatorias

Puede ser recomendable incluir un mecanismo de muestras aleatorias en una base de datos del registro electoral cuando ese tipo de muestras puedan ser un componente de los productos esperados. Los programas de base de datos usualmente incluyen un dispositivo para generar muestras aleatorias. Cuando se requieren muestras aleatorias por mandato legal o algún otro tipo de disposición, el organismo electoral querrá asegurarse que los programas de cómputo ejecuten esa función antes de adquirirlos.

Algunos de los casos en que se pueden utilizar muestras aleatorias son:

• Listas de jurados.
• Selección de oficiales de votación.
• Investigación.
• Verificación de las listas de militantes partidistas.

Herramientas para Apoyar la Planeación y Redistritación Electoral

La base de datos del registro electoral puede ser de utilidad para diferentes aspectos del proceso electoral, como la planeación y la redistritación.

La información del registro electoral puede ser agrupada en distintos niveles geográficos para ayudar a determinar dónde deben ser ubicados los sitios o mesas de votación y qué recursos (humanos y materiales) deben ser asignados a cada una de ellas. Es factible que un organismo electoral vincule la información de su registro con su base de datos para la administración de los sitios de votación para calcular automáticamente las cantidades de material y de personal requerido.

La información del registro electoral también puede ser agrupada en distintos niveles geográficos para ayudar en la revisión de los límites de los distritos electorales o redistritación. Cuando un modelo de redistritación requiera que se tomen en cuenta los potenciales electores futuros, la base de datos del registro puede ser utilizada para determinar la movilidad de electores y las tendencias de crecimiento a lo largo del tiempo. Sin embargo, si bien la información del registro puede mostrar tendencias de crecimiento o disminución del electorado, se debe tener cuidado en incluir otros factores cuando se utilice esta información para efectos de redistritación, como planes para construcción de vivienda o de demolición.

Herramientas para Apoyar la Planeación y Redistritación Electoral

La base de datos del registro electoral puede ser de utilidad para diferentes aspectos del proceso electoral, como la planeación y la redistritación.

La información del registro electoral puede ser agrupada en distintos niveles geográficos para ayudar a determinar donde deben ser ubicados los sitios o mesas de votación y que recursos (humanos y materiales) deben ser asignados a cada una de ellas. Es factible que un organismo electoral vincule la información de su registro con su base de datos para la administración de los sitios de votación para calcular automáticamente las cantidades de material y de personal requerido.

La información del registro electoral también puede ser agrupada en distintos niveles geográficos para ayudar en la revisión de los límites de los distritos electorales o redistritación. Cuando un modelo de redistritación requiera que se tomen en cuenta los potenciales electores futuros, la base de datos del registro puede ser utilizada para determinar la movilidad de electores y las tendencias de crecimiento a lo largo del tiempo. Sin embargo, si bien la información del registro puede mostrar tendencias de crecimiento o disminución del electorado, se debe tener cuidado en incluir otros factores cuando se utilice esta información para efectos de redistritación, como planes para construcción de vivienda o de demolición.

Uso Innovador de Materiales

La mayor parte de los asuntos examinados en esta área temática se han concentrado en la tecnología electoral, especialmente las computadoras. Sin embargo, existen otros usos innovadores de materiales que pueden ser utilizados para efectos electorales que no se ubican bajo el rubro electrónico o computacional.

Algunos de esos materiales son:

• Plásticos para urnas, compartimentos de votación y sellos de seguridad.
• Cartón para urnas, compartimentos de votación y mobiliario de los sitios de votación.
• Materiales a prueba de alteración.
• Tintas y líquidos para prevenir votación múltiple

Si bien muchos de los procedimientos electorales que ocurren tras bambalinas pueden ser automatizados con dispositivos electrónicos, el proceso de votación mismo es con frecuencia un asunto no electrónico. Esto se debe en parte a los enormes costos de proveer artículos electrónicos, como computadoras o dispositivos para votación automatizados, a un gran número de sitios o mesas de votación para un acontecimiento que solo tiene lugar una vez cada determinado número de años.

Muchas urnas convencionales son fabricadas de madera o metal, suelen ser pesadas y difíciles de almacenar y transportar entre elecciones. Se pueden fabricar urnas ligeras y reciclables de cartón o abatibles y reutilizables de plástico.

Las urnas de plástico y cartón no ofrecen suficiente protección contra intrusos - un seguro en una urna de cartón no detendrá a un intruso armado con un cuchillo, por ejemplo. Sin embargo, pueden ser diseñadas de forma tal que resulte imposible para los intrusos tener acceso a su contenido sin dejar evidencia visible de ello. Normalmente esto se logra sellando la urna con sellos de plástico numerados en serie. Los números de los sellos son registrados por los oficiales de votación en presencia de testigos que verifican antes de abrir la urna al final de la votación para asegurarse que no han sido violados o sustituidos.

De igual manera, las pantallas destinadas a facilitar la emisión secreta del voto pueden ser fabricadas de cartón o plástico. A diferencia de las viejas pantallas de madera, las de cartón o plástico son fáciles de transportar y almacenar, Las de cartón pueden ser destruidas o recicladas si es que resulta más económico comprar nuevas para cada elección en lugar de almacenarlas. El cartón también se puede utilizar para fabricar otros artículos temporales para equipar los sitios de votación, como mesas, cartelones informativos y ordenadores de filas.

Se pueden utilizar dispositivos para evidenciar alteraciones junto con el cartón y otros materiales no tanto para evitar alteraciones como para evidenciar fácilmente cualquier tentativa de hacerlo. Algunos ejemplos de esos dispositivos incluyen la colocación de sellos de papel o plástico numerados en serie en las urnas, que no pueden ser retirados sin ser destruidos. Los números de los sellos son registrados por los oficiales antes del inicio de la votación, normalmente en presencia de testigos y verificados antes de abrir las urnas para realizar el conteo.

Otros materiales innovadores son las tintas y líquidos utilizados para marcar los dedos de los electores para asegurar que solo voten una vez en cada elección. Algunas tintas son invisibles a simple vista, pero identificables mediante rayos ultra-violeta y difíciles de remover. Cuando se usan tintas invisibles, se deben revisar las manos de cada elector a la luz de los rayos ultra-violeta para asegurarse que nos están marcadas. Después de votar, al menos un dedo se sumerge en la tinta. Se puede hacer lo mismo con líquidos y tintas especiales que son visibles, pero que los fabricantes aseguran que no se pueden remover hasta después de un tiempo de su empleo.

El que esos líquidos o tintas resulten apropiados para las condiciones de un determinado país dependerá del nivel de riesgo de que los electores traten de votar más de una vez y de la posibilidad de aceptación cultural de una medida de ese tipo. Las autoridades electorales tendrán que estar seguras que su uso no plantea ningún riesgo para la salud de los electores o del personal encargado de la votación.

El Futuro de las Elecciones y la Tecnología

La tecnología desarrollada durante el siglo XX, especialmente la de cómputo, ha alterado dramáticamente la forma en que se conducen las elecciones. Si bien conceptualmente las tareas básicas del registro electoral, la votación y el escrutinio han permanecido más o menos inalteradas desde los inicios del proceso democrático moderno, la extensión del sufragio, el crecimiento de la población y el creciente alcance la democracia a lo largo del siglo XX han significado que buena parte de la logística de las elecciones modernas dependa en gran medida de la tecnología.

La nueva tecnología tiene el potencial de seguir cambiando la forma en que se conducen las elecciones en el siglo XXI. ¿Qué cambios provocará la tecnología en las elecciones en el futuro?. Aquí se presentan algunas predicciones.

La desaparición de las papeletas o boletas electorales de papel

Las papeletas han sido muy útiles para las elecciones. Son relativamente fáciles de producir, de marcar y de contar. Pero su impresión y distribución también es costosa, solo pueden ser utilizadas una vez y no representan un buen uso de recursos. Registrar un voto y contarlas a mano también puede ser un proceso imperfecto. También requieren un método físico de distribución. Puede ser relativamente fácil utilizarlas de manera fraudulenta. El desarrollo de métodos de votación electrónicos confiables, económicos y reutilizables puede ir gradualmente sustituyendo a las papeletas en muchos países.

La desaparición del sitio de votación

El lugar físico de votación, que tiene que ser rentado y equipado, puede convertirse en un anacronismo costoso en muchos lugares donde se pueden utilizar mecanismos electrónicos alternativos. La iniciativa de albergar servicios estatales o gubernamentales en línea a través de internet en sitios públicos puede reemplazar la necesidad de un sitio de votación físico.

El despunte de métodos de votación electrónicos

A medida que los dispositivos electrónicos se vuelven más baratos, poderosos y seguros, no pasará mucho tiempo antes de que diversos métodos de votación electrónica confiables y electrónicos se utilicen ampliamente.

Votación por internet

Si bien algunas preocupaciones relativas a la seguridad y la identidad llevaron a muchos a tomar con reserva la votación por internet a finales del siglo XX, no va a pasar mucho tiempo antes de que estas preocupaciones sean atendidas y el voto por internet se vuelva seguro, confiable y muy extendido. El potencial de internet para cambiar la dinámica tanto del proceso electoral como del proceso político en su conjunto no debe ser subestimado.

Referéndums e iniciativas por internet

El acceso cada vez mayor a internet puede también dar origen al despunte de la "democracia digital", donde un ciudadano ordinario pueda votar directamente sobre propuestas legislativas e iniciativas ciudadanas. Ese tipo de votos puede ser estrictamente indicativo o tener fuerza legal. De esta forma los electores pueden tener participación en el proceso electoral de una forma que antes no era posible. El que esos adelantos sean buenos para el proceso democrático es discutible.

Identificación electrónica

En estos momentos, se están desarrollando sistemas de identidad electrónica para garantizar que los ciudadanos puedan participar en el nuevo mundo electrónico de los negocios y el gobierno. Como cada vez son más las "necesidades" humanas del mundo moderno que se atienden electrónicamente, la necesidad de sistemas de identidad electrónicos confiables y seguros presenciará el desarrollo de métodos de identificación exclusivos por medios electrónicos a nivel nacional, sino es que a nivel mundial. Ya se están incluyendo microchips en perros y gatos, ¿cuánto tiempo pasará antes de que todos los humanos cuenten con uno al nacimiento?. George Orwell debe estar sonriendo.

Entrega de información electrónica

El siglo XX ha sido a menudo descrito como el de la era de la información. Nunca antes la gente ordinaria tuvo tanta información a su disposición. El continuo desarrollo de internet y de otros medios electrónicos de suministro de información permitirán que la información al alcance de la gente siga expandiéndose. Esto puede tener un profundo impacto en el proceso democrático, en la medida que las oportunidades de distribución e intercambio de información se expandan más allá de los medios tradicionales dominados por los medios de comunicación convencionales. Para los organismos electorales, los métodos de entrega informativa vía electrónica expandirán las opciones disponibles para llegar a los electores y otros usuarios con un amplio catálogo de productos informativos.

Entrega de servicios electrónicos

Además de las posibilidades de entrega de servicios electrónicos para el proceso de votación y para el suministro de información, muchos otros servicios ofrecidos por los organismos electorales tienen el potencial de ser suministrados electrónicamente. Entre ellos se puede mencionar el registro de electores, el de partidos políticos, la postulación de candidatos, la revelación de donaciones y gastos, así como de asesoría especializada.

Infraestructura electrónica inalámbrica

Mucha gente que lea esto puede pensar que todo ello está muy bien para los países desarrollados, pero que hay de los países en desarrollo sin la infraestructura apropiada. Es posible que el desarrollo de infraestructura electrónica inalámbrica, enviada por transmisiones de satélite, microondas o radio, puedan permitir la entrega de servicios electrónicos en los sitios más remotos. Combinados con dispositivos de registro y votación electrónica económicos y producidos en masa, esos sistemas de entrega electrónica inalámbrica pueden permitir que los sistemas de votación electrónica estén al alcance de cualquier persona en cualquier lugar del mundo.

Servicios de entrega remota

Con los servicios de entrega electrónica, no es necesario que el proveedor del servicio se encuentre en el mismo suburbio, ciudad o país que el usuario. Quizá el siglo XXI presencia la desaparición de los organismos electorales locales, a medida que los servicios puedan se suministrados de manera remota por internet, transmisiones inalámbricas o por cualquier cosa que surja para reemplazar a las tecnología actuales.

Estudios de Caso

Palestina

Rusia

Santa Lucía

Estudio de caso: El uso de los Sistemas Geográficos de Información (GIS) para Redistritación en los EUA durante los 90's

Palestina

Un registro electoral desde cero: las elecciones palestinas del 20 de enero de 1996

Después de la firma de la Declaración de Principios de 1993 entre Palestina e Israel firmada en Oslo, Se iniciaron los planes para realizar elecciones presidenciales y legislativas en el Territorio Ocupado de Palestina, el Banco Occidental, la Franja de Gaza y Jerusalén del Este. El cumplimiento de la declaración de principios requería negociaciones y acuerdos más detallados: muchos de los asuntos relacionados con las elecciones fueron incluidos en las negociaciones que duraron hasta septiembre de 1995, cuando se firmó el Acuerdo Interino Palestino-Israelí.

En el cronograma político se determinó que las elecciones deberían tener verificativo lo antes posible: el 20 de enero de 1996 fue la fecha elegida. La Comisión Europea firmó un acuerdo con la Autoridad Nacional Palestina (ANP) que suministraba fondos y asistencia técnica para las elecciones.

Ningunas elecciones habían tenido lugar en la Franja de Gaza desde la década de 1940 y en el Banco Occidental desde las celebradas en algunas grandes ciudades en la década de 1970. La ocupación israelí se retiró de la Franja de Gaza y Jericó en mayo de 1994 y de algunos de los grandes centros urbanos del Banco Occidental a finales de 1995, aunque se mantuvo en otros sitios. La nueva ANP no tenía ninguna información o infraestructura para el registro. El sistema de registro electoral tendría que ser construido desde cero.

El sistema se construyó bajo ciertas restricciones y dificultades:

• La ANP no tenía inicialmente ningún dinero no base impositiva. Consecuentemente, actividades importantes como las elecciones requerían del acuerdo con donantes externos para obtener apoyo financiero.
• Las instituciones del gobierno palestino eran totalmente nuevas y no existía ningún arreglo interinstitucional. Se tenía que lograr un acuerdo entre la Comisión Palestina para Gobierno Local y Elecciones (CPGLE), la Oficina Central Palestina de Estadísticas (OCPE) y el Ministerio de Gobierno Local referente a la adquisición del sistema para las elecciones, la integración del registro y su uso futuro para propósitos tanto electorales como de estadística poblacional en general. Había tensiones en particular entre la velocidad y concentración requerida para crear el registro para una elección a la brevedad posible y el trabajo más intenso requerido para establecer un registro general de población.
• Además, si bien el apoyo de donantes podía financiar preparativos electorales consistentes con un propósito más amplio, la inversión de esos fondos en actividades que contribuyeran solo a los objetivos generales del registro de la población no estaban previstos en los acuerdos de financiamiento.
• Había debates entre la CPGLE, OCPE, el Ministerio de Gobierno Local y otras parte de la ANP sobre que responsabilidades conferirle a cada institución en el corto y largo plazos.
• Las disposiciones relativas a las elecciones del Acuerdo Interino exigían que se efectuara una comparación entre el borrador del registro palestino y el registro de población israelí para los Territorios Ocupados. Este requisito influyó de manera decisiva en la elección del equipo y programas de cómputo, a fin de asegurar que esas comparaciones fueran técnicamente posibles. Se adoptó un sistema RISC que utilizó Unix y oracle.
• La CPGLE eligió un sistema electoral de mayoría en 16 distritos. El registro tenía que ser compatible con este sistema.

Creación del registro

Los horarios y procedimientos de votación fueron determinados desde un inicio por la CPGLE, conviniéndose un máximo de 750 electores por mesa de votación. A partir de las estimaciones disponibles sobre el tamaño promedio de los vecindarios en el Banco Occidental y Gaza la OCPE calculó una cifra máxima de hogares por distrito de votación. Luego llevó a cabo una encuesta comunitaria para elecciones, que permitió recabar información demográfica y trazar mapas manuales que indicaban todas las construcciones dentro de cada pueblo, villa y caserío (no se contaba con ningún otro tipo de mapas).

Los mapas fueron utilizados para determinar los distritos residenciales de votación con límites que fueran claros en el terreno, asignándole a cada uno un código de cinco dígitos de los cuales dos identificaban a la demarcación geográfica y tres al distrito de votación dentro de ella.

Se exigió que los electores habilitados fueran palestinos en los términos definidos por la legislación electoral, de 18 años cumplidos al día de la elección y que no tuvieran impedimentos por razón de delitos penales o incapacidad mental. A fin de optimizar el registro y como parte de la educación cívica orientada a las primeras elecciones, el registro en cada distrito de votación fue conducido mediante visitas domiciliarias por comisiones de mesas de votación (CMV) integradas por cinco miembros que luego fueron responsables de recibir los votos y contarlos.

Se efectuaron al menos tres visitas a cada domicilio para asegurar que todos los potenciales electores fueran contactados. Se completó un formato de registro que fue firmado por cada elector. Además, al elector se le otorgó una Confirmación de Registro Provisional.

El centro de cómputo para el registro fue establecido y operado por la OCPE en representación de la CPGLE y de la Comisión Central de Elecciones de Palestina, el organismo sucesor de la CPGLE que asumió la responsabilidad del proceso electoral después de la promulgación de la legislación electoral.

Cada CMV transfirió semanalmente la información de los formatos de registro a los de ingreso a la computadora, los cuales fueron diseñados tanto para uso manual como de lectores de marca óptica (OMR). El uso de las máquinas OMR fue experimental. Aunque se esperaba que el grueso de las capturas se efectuara a través de las tres máquinas OMR instaladas, en la práctica la velocidad de captura fue menor a la esperada. El centro de cómputo también fue equipado con 48 terminales de captura manual diseñadas tanto para procesar las adiciones y modificaciones como un mecanismo de respaldo a los equipos OMR. Estas terminales fueron operadas durante tres turnos completos durante el periodo inicial de integración del registro, de alrededor de cinco semanas, y la tarea fue concluida casi al término del plazo establecido. La importancia de contar con un sistema de respaldo cuando se utiliza lo que en ese entonces era una tecnología en desarrollo fue plenamente constatada. Al mismo tiempo, lo que fue una desilusión también reportó una valiosa experiencia para el uso de futuras tecnologías en desarrollo.

Durante las primeras cinco semanas de integración del registro, se efectuaron cerca de un millón de capturas, cada una consistente en un identificador de demarcación geográfica electoral y distrito de votación, nombre (hasta cuatro componentes), dirección, fecha de nacimiento, sexo, número de identificación (9 dígitos) y tipo de identificación (código de un solo dígito). En las dos semanas previas a la votación se imprimió y publicó un registro provisional de electores en las dos impresoras de punto que se habían instalado. Como resultado del poco tiempo disponible y del estado del arte de la tecnología en ese momento, el registro impreso contenía solo los detalles numéricos. Los caracteres del alfabeto arábico -nombres y direcciones-, fueron escrito a mano por las CMV antes de la publicación de los registros.

Durante las tres semanas siguientes previas a la elección, se incorporaron alrededor de 30 mil adiciones y modificaciones resultantes de la presentación de quejas y objeciones al registro provisional. El borrador final del registro previo a su publicación fue comparado con el registro de población israelí como le prescribía el acuerdo negociado y los movimientos que no tenía correlato fueron resueltos entre los palestinos y los israelíes. Entonces de procedió a imprimir el registro final, que se envió a las CMV's para el registro manual de los caracteres alfa. El registro estuvo disponible en los alrededor de 1,700 distritos electorales el día de la votación -solo diez semanas después del día que se inició el registro domiciliario.

El proceso de compra

La compra de equipo para la implantación del registro automatizado fue financiada por la Comisión Europea (EC) y estuvo, por tanto, sujeta a sus procedimientos. La descripción que se reseña a continuación refleja la forma en que estos procedimientos operaron en este caso en particular. Si bien los principios subyacentes de transparencia y rendición de cuentas financiera son su esencia, no se debe asumir que los requisitos precisos de este proceso siguen siendo los mismos.

Paso 1: presupuesto inicial

Se prepararon y suscribieron una serie de contratos por la CE y la CPGLE para regir el suministro de fondos a los diferentes aspectos de planeación y operación electoral dentro del presupuesto global asignado para apoyar las elecciones que fue aprobado por los estados miembros de la CE. Las líneas presupuestales para la compra del equipo de cómputo fueron incluidas en uno de esos contratos, basados en una estimación de costos establecida por la CE con la CPGLE y la OCPE, como parte del plan inicial del apoyo a las elecciones de la CE.

Paso 2: Lista de licitación

Los requerimientos generales de licitación fijados por la CE establecían que los proveedores debían proceder de compañías registradas ya sea en los territorios palestinos o en los estados miembros de la CE. En vista de los constreñimientos y dificultades prevalecientes en aquel momento al suministro de bienes y la libración de aduanas hacia territorios palestinos a través de Israel, se logró que la CE aprobara una lista restringida de compañías para la licitación basadas en territorios palestinos. De su conocimiento de los proveedores locales de equipo de cómputo, la CPGLE y la OCPE formularon una lista de nueve potenciales proveedores y la sometieron a la aprobación de la CE.

Paso 3: propuesta

El documento con la propuesta fue formulado por la OCPE y enviado a las compañías consideradas en la lista de licitación, concediéndoles 3 semanas para responder. El documento contenía los requisitos técnicos del sistema que se adquiriría, entre ellos:

• Configuración mínima de los equipos de cómputo, incluyendo el requisito de capacidad plena para funcionar utilizando caracteres arábigos y especificando que cualquier expansión futura no debería necesitar cambios mayores del sistema y, por tanto, que los modelos fuera de este rango no serían aceptados;
• Especificaciones sobre la unidad de procesamientos central, incluyendo capacidad de expansión, número de terminales respaldadas y velocidades de desempeño mínimas;
• Requisitos de memoria principal;
• Requisitos de disco duro;
• Especificaciones de la unidad de cinta magnética;
• Requerimientos para la consola;
• Servidor de terminales opcional;
• Especificaciones de la estación de trabajo y de las PC's;
• Módem;
• Impresoras;
• UPS;
• Sistema de comunicaciones;
• Sistema operativo UNIX;
• Sistema administrador de bases de datos Oracle 7; y
• El requisito del licitante de definir las especificaciones de espacio necesarias para el suministro de equipo

Se pidió que estas especificaciones fueran introducidas en las Hojas de Datos Técnicos que se distribuyeron.

A los que presentaron licitación también se les exigió:

• que especificaran el plazo de entrega más corto y más largo, ya que el tiempo era esencial en la planeación del cronograma de la elección;
• que entregaran dos juegos completos en original de los manuales, en inglés y, de ser posible, en árabe para todos los equipos y programas que se solicitaban; y
• que brindaran toda la capacitación necesaria y especificaran sus propuestas para ello.

Las licitaciones deberán ir acompañadas una fianza del 5%, una fianza de ejecución del 10% y una fianza por el periodo de garantía, las tres calculadas sobre la base del valor de la licitación. La fianza de ejecución será retenida hasta que se haya hecho el pago final del precio de compra. La fianza del periodo de garantía podría ser retenida hasta que el periodo de garantía de cada parte del equipo suministrado haya expirado

El pago sería efectuado en tres desembolsos: 25% dentro de los 15 días siguientes a la firma; 50% dentro de los 90 días posteriores a la entrega e instalación y el 25% final después de que el sistema haya operado satisfactoriamente durante dos meses.

Paso 4: evaluación

En el arreglo interinstitucional entre la CPGLE, la OCPE y el Ministerio de Gobierno Local se convino la creación de un comité conjunto de adquisiciones (CCA), integrado por tres miembros de la OCPE, dos de la CPGLE y uno de la CE. Antes de abrir los sobres con las respuestas a la licitación, el CCA desarrolló un conjunto de criterios comunes de evaluación para todas las ofertas, concediendo 50 puntos a los equipos y programas ofrecidos (desagregados entre los distintos componentes), 12 puntos por la experiencia y soporte ofrecido por la compañía y 18 puntos por las disposiciones por el tiempo de entrega, instalación, documentación y capacitación.

Se convino adoptar la mejor solución técnica ofrecida siempre y cuando cumpliera con los criterios fijados en el documento de licitación y el precio se ubicara dentro del presupuesto acordado. También se decidió que como resultado de consideraciones técnicas realizadas después de la publicación de la licitación, la compra de Oracle sería efectuada directamente con un representante de esa marca y los elementos relacionados con este equipo en la licitación serían ignorados (incluyendo el precio).

Se recibieron ofertas de las nueve compañías listadas: dos de ellas presentaron dos opciones cada una, elevando a once el total de ofertas a ser evaluadas. Seis de las ofertas fueron desechadas por no satisfacer las especificaciones técnicas estipuladas. En relación a las cinco ofertas restantes había algunos puntos que era necesario clarificar, para lo que se les dio a las compañías un formato al efecto y un plazo de una semana para responderlo. Recibidos los formatos de aclaración, el CCA llevó a cabo la evaluación, calificó el componente de cada oferta y al final las colocó en orden.

Lo que siguió fue la negociación del contrato final entre la ANP y la compañía ganadora. Se hicieron algunos ajustes menores al calendario de pago originalmente publicado. Se convinieron disposiciones más detalladas para la provisión de mantenimiento preventivo regular (cada dos semanas), mantenimiento de emergencia durante las 24 horas y la disponibilidad de equipo de reemplazo sin costo si el equipo originalmente entregado fallaba por más de 24 horas.

Paso 5: suministro e instalación

El contrato final se suscribió el 26 de agosto de 1995. Si bien se presentaron algunos problemas inevitables, es probable que el mejor indicio del éxito del sistema resida en el hecho de que el registro electoral empezó el 12 de noviembre de 1995, cuando se recibieron los primeros formatos de registro en el centro de cómputo de la OCPE, que el registro de más de un millón de electores se completó, imprimió, revisó, corrigió y se utilizó para la jornada electoral solo diez semanas después, el 20 de enero de 1996.

Rusia

El sistema de Elecciones Automatizado del Estado

La Comisión Central Electoral de la Federación Rusa

Introducción

A menudo se dice que las elecciones y la democracia son gemelas. En Rusia, los recientes avances en la democratización también han creado la necesidad de adoptar un nuevo enfoque sobre las elecciones. Por tanto, se inició la búsqueda de un nuevo enfoque para organizarlas y conducirlas. Las condiciones únicas del país, como su enorme territorio, gran número de husos horarios, desigual distribución de la población y regiones con distintos niveles de infraestructura y transporte, influyeron en la búsqueda de una solución.

En Rusia existen 105 millones de electores. Se organizan más de 90 mil centros de votación y más de un millón de personas toman parte en la organización y conducción de las elecciones. Es obvio que bajo esas circunstancias, la preparación y conducción transparente de elecciones democráticas enfrenta muchas dificultades organizativas, problemas tecnológicos y representa enormes costos financieros. Son de gran importancia la preparación de las listas de electores, la conducción de las campañas, el procesamiento y distribución de los resultados electorales y garantizar la transparencia del proceso. El surgimiento de complicaciones (inevitables sin el uso de tecnología moderna), provocarían serias consecuencias políticas y económicas.

El decreto del Presidente de la Federación Rusa para establecer el sistema estatal automatizado de elecciones (SEAE), fue promulgado el 23 de agosto de 1994. A partir de esa fecha tuvo lugar un intenso desarrollo de la nueva tecnología electoral y una implantación etapa por etapa de un nuevo sistema electrónico. Los primeros componentes del sistema fueron usados durante las elecciones de los diputados a la Duma del 17 de diciembre de 1995.

En junio de 1996, durante el uso experimental de su primera etapa, el sistema fue utilizado para la preparación y conducción de la elección presidencial en los territorios que comprendían al más del 80% del electorado de la Federación Rusa. El sistema fue utilizado básicamente para la preparación de los listados de electores y la consolidación de los resultados preliminares de la votación. Sin embargo, su efectividad durante este periodo no debe ser subestimada.

Durante las elecciones para los jefes de las ramas ejecutivas del poder, los diputados de los órganos legislativos y las administraciones locales (octubre a diciembre de 1996), el sistema fue utilizado en 75 de los 89 dominios de la Federación Rusa. La experiencia operativa del sistema confirmó su eficacia, integralidad y capacidad para resolverproblemas locales específicos, cuando se desarrollaron nuevos programas atendiendo condiciones y disposiciones legales de carácter local.

El Programa Estatal para el Desarrollo del Sistema Estatal Automatizado de Elecciones se llevó a cabo de 1996 al 2000. A la fecha en que se preparó este estudio, ya había sido implantado en 88 de los 89 dominios de la Federación Rusa. La escala de su uso y el número de su equipo técnico y soluciones tecnológicas lo ubican como la red de cómputo más grande en el país. Desde el punto de vista de sus funciones potenciales, programas y composición estructural, es considerado el principal sistema de información y telecomunicaciones en Rusia.

Posibilidades y recursos del sistema

Se han configurado más de 6 mil computadoras para formar un solo sistema. De ellas, se han creado 90 redes locales que, a su vez, unifican más de 300 estaciones de trabajo automatizadas.

El sistema puede efectuar la verificación sobre la validez de las papeletas, proteger los resultados electorales contra fraude y mostrar los resultados electorales en todas las regiones del país conforme se van recibiendo. El día de la elección, el uso de scáners permite contar los resultados de diferentes tipos de votación con una demora de solo 20 a 25 minutos. A su vez, estos resultados intermedios pueden ser transferidos a la Comisión Central Electoral como información estadística, esquemas, texto, audio e información visual y, luego de ser procesada, ser transmitida inmediatamente a los medios de comunicación.

A fin de ofrecer un alto nivel de sustentabilidad y versatilidad, se integraron varios componentes auxiliares en el sistema. El equipo y tecnologías auxiliares componen una larga lista, que va desde distintas clases de mobiliario para los centros y sitios de votación, hasta tecnologías para impresión de alta calidad con una gran protección contra fraude, dispositivos electrónicos de identificación dactilar y equipo para conteo de votos. Entre elecciones estos recursos son utilizados básicamente para:

• comunicaciones entre los administradores en distintos niveles y apoyo para su trabajo; y

• suministro de fuentes informativas a las administraciones.

Principales características de integración y mantenimiento

El sistema de elecciones tiene una estructura de integración jerárquica en distintos niveles, dentro del cual se vincula a una sola red de información un complejo equipo automatizado a través de e-mail. La utilización de distintos canales de comunicación (incluyendo canales digitales y de satélite) permiten operar el sistema en un modo de tiempo real.

El primer ciclo del sistema sirve como la base técnica de la red de cómputo en los cuatro grandes niveles: Comisión Central Electoral, Comisión Electoral de los Dominios de la Federación Rusa, Comisión Electoral Distrital y Comisión Electoral Regional. (ver scheme 1).

La composición de la estructura jerárquica de los sistemas duplica la estructura orgánica de las comisiones electorales:

• red de información de la Comisión Central Electoral y el Centro Federal de Informática;

• centros de información de las comisiones electorales de los dominios de la Federación Rusa;

• servicios de información de las comisiones distritales electorales que conducen las elecciones de los órganos federales del poder estatal;
• Centros de información de las comisiones regionales electorales.

Si bien las redes locales de nivel jerárquico inferior cuentan con una base integrada de programas de cómputo y telecomunicaciones, sus características y configuración difieren. Por ejemplo, las redes básicas (nivel inferior) de las comisiones electorales regionales pueden ser fabricadas en seis modelos distintos que difieren en cuanto a las características de sus terminales y número de impresoras, dependiendo de la intensidad del flujo de información y del número de electores en la región.

La composición de los sistemas está basada en un principio modular que permite su desarrollo sin afectar la operación de sus redes básicas. Este principio también permite el uso de componentes de la red en ciertas áreas de manera autónoma para conducir diferentes tipos de elecciones y atender otras necesidades locales.

Hoy en día, el sistema de elecciones es uno de los sistemas de información más grande en Rusia y ofrece una comunicación electrónica confiable con las regiones más distantes del país. Ofrece servicios de correo electrónico para más de 3 mil clientes en casi todas las ciudades y centros regionales de la Federación Rusa.

El sistema es operado y mantenido por más de 3 mil administradores. El mantenimiento técnico es supervisado por 25 consultores técnicos internacionalmente certificados que han recibido acceso oficial del gobierno para trabajar en el sistema. Doce centros de servicio regional ofrecen capacitación al personal y mantenimiento del equipo técnico.

El segundo ciclo del sistema de elecciones incluirá la modernización y automatización de las comisiones electorales divisionales. Como resultado de este trabajo, el total de redes y terminales locales integradas al sistema alcanzará las 100 mil unidades. Se prevé que el sistema de "elecciones" será unificado con otros sistemas informativos de Rusia, que actualmente están siendo desarrollados por varios programas federales.

Soluciones técnicas

El proyecto de sistema de comunicación y de transformación informativa fue desarrollado de acuerdo con el estado actual de los canales de comunicación de Rusia, utilizando tecnología y equipos tanto domésticos como del extranjero y tomando en cuenta la composición administrativa y territorial del país, la geografía local y un relativamente bajo nivel de cultura computacional de la población.

Tomando en consideración el propósito funcional del sistema de alcanzar una cobertura nacional, un criterio fundamental para seleccionar los equipos de cómputo fue al alto nivel de confiabilidad durante su periodo de explotación y la universalidad de su composición.

El Centro de Procesamiento Informativo del Sistema está basado en el esquema funcional de una red local de cómputo de la Comisión Central Electoral y el Centro Federal de Informática. El complejo consta de más de 100 ARM integrados en una red local, la cual a su vez está conformada de acuerdo con las tecnologías ethernet 802.3 y 802.12, que también facilitarán videoconferencias a nivel local.

Se utilizaron como componentes del sistema computadoras Compaq, servidores ProLiant y ProSignia y estaciones de trabajo DeskPro y ProLinea. La estructura de las redes locales de las comisiones electorales de los dominios de la Federación Rusa está basada en tecnología ethernet 802.3.

Utilizando los canales de telecomunicaciones del sistema, la información sobre la votación es recabada en la Comisión Central Electoral, donde es procesada mediante las herramientas de programación "Itogi" (resultados) y Kartographia (cartografía) y enviada posteriormente al Centro de Información de Resultados, el cual utiliza un sistema de despliegue informativo para distribuir oportunamente la información sobre el proceso electoral y sus resultados.

El sistema de despliegue informativo es una combinación de equipos y programas de cómputo unificados en una red local. Uno de los elementos del sistema es una video pared Toshiba -de cuatro metros en diagonal-. El sistema de despliegue informativo permite la protección de una imagen que cubra la pantalla en su totalidad o de distintas imágenes que la cubran parcialmente. Dependiendo de actividades específicas, es posible exhibir la información bajo un modo de pantalla múltiple, por ejemplo, mostrar una imagen en un solo segmento de la pantalla, o en dos, cuatro, nueve o dieciséis segmentos, o combinar dos imágenes.

La información es transferida al sistema de despliegue informativo mediante canales de comunicación digital. Esta clase de equipo de soporte ofrece el máximo de flexibilidad del sistema con un mínimo de personal de supervisión. La transferencia de sonido, imagen e información en el modo de "videoconferencia" cumple con los estándares ISO ethernet.

Tecnologías para la recolección y procesamiento de información

Desde el inicio de la votación hasta la firma del protocolo final por parte de la Comisión Central Electoral, el sistema de elecciones es utilizado para monitorear el proceso y recibir los resultados preliminares mediante la transferencia de información de las comisiones electorales de menor a las de mayor jerarquía. La tecnología para la recolección de la información en las comisiones electorales inferiores incluye:

• Recolección de información del proceso electoral. La información sobre el proceso electoral es recabada por las comisiones regionales electorales, procesada por las comisiones de los dominios de la Federación Rusa y transferida a la Comisión Central. Esta información incluye datos sobre el número de electores registrados en los centros de votación el día de las elecciones, el número total de electores que están votando en un momento en particular, la dinámica del proceso electoral y el porcentaje de electores que ya ha sufragado.

• Suministro de información operativa sobre la votación. La información es recabada y procesada por las comisiones regionales y transferida a la Comisión Central. Incluye resultados de todas las comisiones divisionales que han suministrado reportes.
• Suministro de información preliminar sobre la votación. Esta información es recabada y procesada por las comisiones regionales después de recopilar los protocolos finales con los resultados de las comisiones divisionales. Después de procesar la información de las comisiones regionales, las comisiones de los dominios las transfieren a la Comisión Central. Esta información presenta los resultados de las comisiones regionales y distritales.

• Establecimiento de archivos de bases de datosLos archivos están compuestos por bases de datos creadas por las comisiones regionales y las comisiones de los dominios durante el proceso electoral. La información recibida por la red de la Comisión Central de las comisiones electorales inferiores es verificada en dos ocasiones a fin de eliminar cualquier posible error, y luego es almacenada en la respectiva base de datos.

El programa de resultados Complex Itogi permite que la información sea sumada y presentada como gráficos, agrupada por dominio, región o distrito electoral, indicando el porcentaje de papeletas procesadas por cada comisión regional.

El programa de cartografía Complex Kartographia presenta los resultados electorales sobre una base cartográfica utilizando colores gráficos y diagramas.

Durante la elección de presidente de la Federación Rusa y de los órganos de autoridad de los dominios de 1996 se utilizó tecnología de alta calidad. Se utilizó el sistema estatal automatizado "Elecciones" para sumar los resultados preliminares.

Sistema de comunicación y transferencia de información

En el nivel superior del sistema se utilizan una estación digital automatizada y canales de comunicación concesionados que ofrecen una comunicación oral y una transferencia de datos confiables (19,2 Kb/seg) y forman parte de la red de comunicación departamental de la Comisión Central Electoral.

La introducción del nuevo equipo de comunicaciones y de canales digitales de comunicación acelerarán la transformación de información hasta por 64 kb. También se planea la implantación de un sistema de comunicación y teléfono de banda ancha con objetos en movimiento. El procedimiento para conectar la Comisión Central Electoral en internet está casi completado. Durante la preparación y conducción de elecciones federales, todos los canales de comunicación disponibles son utilizados para transferir información.

Líneasd e comunicación directa, fax, modem y comunicaciones a través de teleconferencias son utilizadas por los niveles superiores del sistema para establecer comunicación con las Comisiones Electorales. El sistema puede interactuar con otras redes, y está habilitada para hacer uso de otros medios de la Red Telefónica de la Ciudad de Moscú, de la red no estatal Rosnet, Rospak y otros.

Durante la preparación y conducciones de una elecciones federal, la totalidad de los canales de comunicación disponibles son utilizados para la transferencia de información, que van desde los canales telefónicos (swith-boards) hasta canales digitales y satelitales. Los canales telefónicos para transferencia de tados de redes regionales y locales son utilizados a un menor nivel.

Protección de la información

La información del sistema de elecciones está protegido de acceso no autorizado por medios organizacionales y de programas de cómputo.

Uno de los administradores en cada objeto del sistema tiene responsabilidades adicionales para la protección de información. Los administradores del sistema tienen capacidades de equipos y programas de cómputo para la protección de información en cada objeto. La protección rutinaria de información contra acceso no autorizado ofrece:

• protección de información de acceso no autorizado durante el procesamiento de información;

• registro de acceso de los usuarios autorizados a la información, programas y equipos de acuerdo con el concepto de protección;

• registro, acumulación y obtención de toda la información sobre violaciones en la operación del sistema relacionadas con su seguridad;

• control de las actividades de los usuarios y uso inmediato de las medidas de salvaguarda.

Programas de cómputo

El sistema cuenta con programas de cómputo generales y especializados que permiten automatizar el proceso de recopilación, procesamiento y análisis de la información en todos los niveles sobre la base de los medios técnicos disponibles.

Programas de cómputo generales:

• Se utiliza un paquete de información/telecomunicación rusa en el equipo de telecomunicaciones. Utilizando un módulo de transporte, ofrece recepción y transmisión de información vía correo electrónico en modo automático en todos los niveles del sistema.

• Novell Netware y Windows NT se utilizan en el sistema operativo de la red.

• MS Dos y MS Windowsse utilizan en el ambiente operativo básico.

• Paradox para Windows y Clipper se utilizan en los sistemas de administración de las bases de datos.

Los programas de cómputo especiales son un paquete de programas multifuncionales desarrollados en Rusia. Ofrecen solución para tareas complejas del sistema durante las elecciones, como la suma de los resultados de la votación, pero también pueden ser utilizados entre elecciones.

El paquete comprende los siguientes programas principales:

• Registro de Electores -- Conjunto de actividades que comprenden el registro de electores y la preparación e impresión de la lista de votantes.

• Territorio -- Conjunto de actividades que comprenden la clasificación de territorios, comunidades residenciales y comisiones electorales.

• Resultados -- Conjunto de actividades que comprenden la recepción de información actualizada sobre la participación electoral, el procesamiento de resultados preliminares y la preparación de materiales para publicación.

• Candidatos/diputados -- Conjunto de actividades que incluyen el mantenimiento de listas y candidatos, las organizaciones y bloques electorales que los postulan y la preparación y registro de certificados.

• Finanzas -- Conjunto de actividades que comprenden la planeación y control de los presupuestos y contabilidad de la Comisiones Electorales.

• Derecho -- Conjunto de actividades que comprenden el trabajo con documentos normativos, legislativos y reglamentarios en versión electrónica.

• Secretaría -- Conjunto de actividades que comprenden el trabajo con documentos (entradas, salidas, registro en órganos electorales), control de la distribución y llenado de instructivos o documentos.

• Estadística. -- Conjunto de actividades que comprenden el procesamiento y análisis de información estadística sobre los resultados de la votación, su representación gráfica y cartográfica y la interacción con otras redes para obtener información estadística.

• Cartográfica -- Conjunto de actividades que comprenden la oportuna representación cartográfica de información sobre la preparación, conducción y resultados de las campañas electorales.

• Planeación -- Conjunto de actividades que comprenden la automatización del trabajo de las Comisiones Electorales durante la planeación, preparación y conducción de elecciones y referéndums.

Escáners de papeletas de votación.

El escáner de papeletas de votación es un equipo electrónico y periférico para escanear y procesar las papeletas en los centros de votación. Fueron incorporados y utilizados ampliamente por vez primera durante las elecciones en los dominios de la Federación Rusa en 1996. Durante las elecciones presidenciales de junio de ese año, fueron utilizados en 15 centros de votación de Moscú para el procesamiento preliminar de los votos.

Durante la elección de San Petesburgo de ese mismo año, el número de escáners utilizados llegó a 60. Se espera que los escáners sean una de las más importantes herramientas en la compleja tecnología electoral rusa.

Permiten la ejecución de las siguientes operaciones de manera automática:

• escanear las papeletas, considerando las marcas de los electores;

• contabilizar los votos por candidatos y para todos ellos de acuerdo a los resultados acumulados;

• registro de los resultados de las operaciones ejecutadas en diskettes y papel;

• verificar la correspondencia de las papeletas con la versión aprobada;

• identificación y marcado automático de los votos inválidos o de las papeletas que no correspondan a la versión aprobada.

La utilización de programas especiales en escáners permite su uso efectivo de acuerdo con las condiciones locales durante el periodo entre elecciones, especialmente en regiones remotas, como un equipo básico para ejecutar distintas tareas como programas de capacitación y creación de bases de datos entre otras.

Santa Lucía

CONSIDERACIONES DE INFRAESTRUCTURA

Santa Lucia cuenta con aceptables conexiones de microondas, satelital, cable, televisión e internet.

El equipo en áreas no protegidas puede ser sujeto de efectos indeseables provocados por el calor, humedad y oxidación (debido a que las comunidades más grandes están cerca del Mar y Santa Lucía se ubica en una zona propensa a huracanes).

El suministro de energía eléctrica generalmente es confiable pero está sujeto a grandes variaciones. Por esta razón todos el equipo está protegido con reguladores de voltaje. El sistema de cómputo IBM AS7400 está respaldado por una unidad UPS con un tiempo de respaldo de una hora en fallos eléctricos, que a su vez está soportada por dos generadores en un circuito eléctrico.

Las computadoras personales (PCs), las terminales ‘tontas’ y las impresoras reciben mantenimiento local, sin embargo para las reparaciones de la AS/400 el apoyo se recibe de la vecina Isla de Barbados. Todos estos sistemas son desarrollados y mantenidos localmente. Con excepción de las acciones de respaldo, se requiere una mínima intervención de operadores. La infraestructura requerida para apoyar y dar mantenimiento al equipo habitual y al equipo y sistemas propuestos es por tanto bastante buena.

ADQUISICIÓN DE TECNOLOGÍA

La decisión para adquirir el equipo con el que actualmente contamos fue tomada por un Comité de Dirección de cuadro organizaciones para este propósito. A este comité se le brindaron claramente los términos de referencia y una fecha límite de 3 meses para elaborar los informes sobre las propuestas recibidas y una recomendación sobre el equipo preferido. Tres posibles proveedores fueron invitados a presentar sus propuestas y después de extensas demostraciones y cuestionamientos una de las tres fue recomendada.

La elección del sistema IBM AS/400 se determinó por los siguientes factores:

a)Claramente fue el sistema de cómputo más avanzado de los tres, debido a que su arquitectura fue la única diseñada específicamente para soportar una base de datos relacional.

b)Fue el único equipo cuya combinación de interfaces de máquina tanto verticales como horizontales aseguró que en un largo periodo de tiempo no se volvería obsoleta. Esto significa, que estas interfases clarifican al usuario el equipo subyacente al sistema AS/400.

c)El sistema operativo (OS/400) es lo suficientemente complejo para obviar la necesidad de programadores de sistemas y operadores altamente entrenados

d)El diseño lógico del sistema operativo y las herramientas de programación suministradas hacen más fácil concentrarnos en la pregunta ¿qué hacer? más que en ¿cómo hacerlo?.

e)El sistema cuenta con algunas características de seguridad excelentes y de fácil instrumentación a distintos niveles desde la terminal física de trabajo hasta los niveles objeto y campo.

f)El sistema compila programas objeto-orientado g)Muchas organizaciones (como General Motors, Citibank, etc) han invertido grandes montos de dinero para cambiar su sistema y aún Microsoft lo utiliza para el desarrollo de sus actividades.

Santa Lucía se ve forzado a adquirir su propio equipo debido a que no existen oficinas de servicios de esta naturaleza dentro del país. Por razones de seguridad, lo mismo habría pasado en caso de haber existido alguna. Se adoptó una política para el desarrollo interno de programas debido a que esto significó que la gente capacitada con un completo entendimiento de los sistemas podría ser fácilmente contratada. Asimismo, esto resultó en que era posible conseguir el equipo exacto a las necesidades de ese tiempo y mantenerlo y ajustarlo de acuerdo a los requerimientos de cambio. Otro factor que se consideró para la toma de esta decisión fue la transferencia de tecnología que esto implica, en contraposición a la idea “no-pensante” de únicamente ejecutar los paquetes de programas de cómputo.

Los sistemas de comunicación cuentan tanto con líneas de comunicación directas como con líneas de comunicación arrendadas. Las primeras son una características de el equipo específico y las últimas, más que las de discado, fueron seleccionardas por consideraciones de seguridad y disponibilidad. Las PC’s se utilizan para internet, servicio de correo, etc., y un producto IBM, acceso a cliente, es utilizado para conectar la AS/400 a la red de área local (LAN) vía cable directo.

MINIMIZAR LOS RIESGOS DEL USO DE LA TECNOLOGÍA

La estación principal está ubicada en un cuarto especial dentro de un centro de cómputo. Hay teclados numéricos de acceso tanto a la computadora central como al propio cuarto. Estos códigos regularmente son cambiados. Un guardia de seguridad se encuentra apostado en la entrada del edificio. La seguridad física en las terminales de trabajo ubicadas para el servicio a usuarios distintas a la computadora central es responsabilidad de los propios usuarios.

El acceso a la información se limita de distintas maneras:

a)Todos los tipos de usuario únicamente pueden registrarse desde ubicaciones físicas específicas.

b)Se requiere de contraseñas de usuario, mismas que el sistema obliga a cambiar al usuario sobre una base regular (aunque sea variable).

c)Una vez registrados, los usuarios accesan a menús que les permiten ejecutar ciertas tareas, pues otras son de acceso restringido. Es posible que los usuarios no puedan salir de estos menús.

d)Los objetos principales (archivos, áreas de información, programas) del sistema son accesados de acuerdo al nivel de autorización específico del usuario a cada uno de ellos. Estos niveles son únicamente de lectura, lectura/escritura, actualización y eliminación. Mientras que las entradas de datos y validación están en línea, todas las actualizaciones de archivos maestros son ejecutadas en lotes después de un registro de las adiciones, cambios (imágenes previas y posteriores) y eliminaciones producidas por el escrutinio de un supervisor.

e)Cada llamada indirecta de los usuarios de un comando o programa individual es monitoreada por un registro de trabajo de los usuarios.

El código del software está guardado en archivos y es asegurado de la misma manera que la información. El AS/400 no se presta a sí mismo a infecciones por virus y todas las PC utilizadas en nuestra red de área local están protegidas por los programas Norton y Mcaffee antivirus. La confiabilidad en el registro de la información es claramente crucial. Es recopilada principalmente de certificados de nacimiento y de otra documentación certificada por el juez de paz del área en donde residen los potenciales electores.

De tiempo en tiempo se verifican revisiones sobre la localización de electores. Los nombres de los electores que no pueden ser ubicados son publicados en prensa. Este sistema es confiable sin embargo la ausencia de un vínculo directo con el Registro de Nacimientos y Muertes es una deficiencia significativa. Claramente se percibe la necesidad de algunos procesos para clasificar los números de identificación permanentes que acompañará a todas las personas desde su nacimiento y hasta su muerte. Este número no debe carecer de significado (como el número actual de registro electoral) sin embargo debe estar basado en la fecha de nacimiento, sexo y otros factores relevantes. Además de su utilidad para el mantenimiento del registro electoral, este número puede ser usado a lo largo de todo el país para efectos de aseguramiento y licencias de manejo, etc.

El comando SAVCHGOBJ (guarda los cambios hechos a objetos) es usado para ejecutar respaldos diarios de los cambios efectuados a los objetos en el sistema. Esto se lleva a cabo sobre la base de abuelo, padre hijo. En otras palabras, un conjunto de cintas son utilizadas para respaldar los objetos en Lunes, un segundo grupo de cintas (distinto) para el Martes y aún un tercero el Miércoles. Las cintas del lunes son utilizadas nuevamente el jueves y así sucesivamente. Además, se lleva a cabo un respaldo mensual de todo el sistema. El sistema no está disponible si la AS/400 está apagada, no obstante debido a que la máquina es tan confiable (se ha apagado sólo una vez en nueve años), esto no representa un gran problema. Sin embargo, puede ser de utilidad crear una sistema de entrada de datos sencilla en una PC para permitir la entrada de información no validada y continuar aunque el sistema esté apagado. Esta información entonces puede ser cargada y validada en lotes cuando el sistema esté nuevamente en funcionamiento. Existen planes para instrumentar una imagen-espejo en el nuevo modelo AS/400 Modelo 170. La tecnología de Arreglos Redundantes de Discos Económicos (RAID, por sus siglas en inglés) usada por este modelo claramente se presta a sí mismo para esta alternativa.

El equipo AS/400 cuenta con su propio sistema de diagnóstico el cual manda avisos en caso de detectar problemas reales y potenciales con el equipo. Asimismo nos provee del procedimiento de Análisis de problema (ANZPROB) el cual facilita grandemente el trato con los eventuales problemas que pudieran presentarse. Este procedimiento lleva al usuario paso a paso a través de un proceso de identificación de problemas, localizando las posibles causas y tomando las previsiones necesarias para su corrección. Adicionalmente, la persona que controla el sistema, en coordinación con los paquetes de herramientas de desempeño, continuamente afina el sistema a través de la asignación dinámica del almacenamiento, actividad máxima, estados de espera, cortes de tiempo, etc. Los problemas que pudieron haberse presentado en el pasado tuvieron que ver con asuntos secundarios, no obstante el sistema principal ha sido excepcionalmente confiable –incluso aunque nunca se haya apagado.

El monitoreo y emisión de informes de y sobre los sistemas de comunicación es automático. Debido básicamente a la naturaleza no numérica de la información electoral, únicamente los totales y cambios a éstos pueden ser probados directamente por el personal. Las pruebas más exhaustivas son verificadas por los usuarios sobre una base aleatoria.

El equipo es asegurado, pero no existe ninguna seguridad en contra de alguna contingencia.

Los distintos partidos políticos, y en efecto el público en general, parecen estar lo suficientemente de acuerdos con el nivel de precisión de las listas de electores por lo las medidas de seguridad públicas no son un problema por el momento. Toda la información contenida actualmente en el Sistema de Registro de Electores es esencialmente de dominio público, por lo que es improbable la presentación de un problema de privacidad. USO DE LA TECNOLOGÍA PARA EL REGISTRO DE ELECTORES

El sistema de registro electoral es utilizado para llevar un archivo de la elegibilidad para votar, prevención de suplantación y de la planeación de la votación. Las calificaciones para el registro de electores son uniformes en todo el país. Todos los electores deben estar registrados y contar con tarjeta de identificación para votar. Esta es una tarjeta laminada que contiene la siguiente información: nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad; dirección, sexo, estatura, número de registro electoral, número de seguro nacional, fecha de registro, marcas distinguibles (si es que hay alguna), y la fotografía a color del elector.

La Comisión Electoral fija una fecha límite para el registro antes de cada elección. La información en la credencial (a excepción de la foto) es introducida en el registro electoral que se almacena en la computadora central AS/400. También se recopila e introduce cierto tipo de información que no aparece en la credencial, como la ocupación, la circunscripción y el distrito de votación.

El sistema de cómputo permite al personal autorizado cargar, modificar y borrar información del registro electoral, sin embargo, mantiene un registro de la fecha y hora de cualquier cambio y el perfil del usuario involucrado. El sistema presenta listas de electores en orden alfabético dentro de un distrito y circunscripción electoral. También se produce una lista ordenada por el número de registro. De tiempo en tiempo la Oficina Electoral lleva a cabo un ejercicio de confirmación de identidad publicando listas de las personas que están inscritas en el registro, pero que no pueden ser localizadas. Estas personas cuentan con 90 días para presentar a confirmar su existencia. De no presentarse, son eliminados del registro. Esta remoción no indica la desaparición física del registro del electoral del sistema de cómputo, sino que significa que el registro es marcado como eliminado.

El día de la jornada electoral, las listas de registro electoral son utilizadas por los funcionarios electorales y los representantes de los distintos candidatos, en conjunto con las credenciales de identificación para determinar la elegibilidad del elector. Las credenciales de identificación, aunque son requeridas, por sí mismas, no necesariamente confieren el derecho a votar.

El uso de los Sistemas Geográficos de Información (GIS) para Redistritación en los EUA durante los 90's

Aunque muchos países están considerando la adopción de programas GIS para fines de redistritación, y otros tantos se acercan poco a poco al uso de estos en el corto plazo (Australia y Canadá, por ejemplo), muy pocos países a la fecha los han utilizado. Nueva Zelanda es un ejemplo de un país que ya ha utilizado este software durante su último programa de redistribución en 1998. El país con mayor experiencia en el uso de estos programas de cómputo, sin embargo, son los Estados Unidos de América.

Aunque el número de estados en ese país que ha empleado equipo de cómputo para efectos de redistritación ha ido aumentando en forma regular desde 1970, dos importantes cambios explican el dramático incremento en el número de estados que utilizaron equipo y programas de cómputo con propósitos de redistritación en la década de los 90's:

• La difusión de software GIS a precios accesibles.
• La introducción de una nueva base de datos en 1990 por la Agencia de encargada del levantamiento Censos. Con anterioridad a 1990, la mayoría de los estados enfrentaba el problema de la redistritación con un enfoque tecnológicamente limitado: el personal y los legisladores, utilizaron lápices de grasa para marcar los límites distritales en hojas de acetato sobre grandes mapas censales distribuidos en el piso. Se utilizaron sumadoras y calculadoras para agregar los conteos poblacionales de las áreas censadas combinadas para crear los distritos propuestos. En el supuesto de haber utilizado computadoras, lo fueron únicamente como gigantescas máquinas sumadoras.
Para el proceso de redistritación de 1990, sin embargo, cada uno de los estados de la Unión Americana utilizó computadoras, y casi todos hicieron uso de programas GIS de redistritación. La razón principal de este cambio fue la creciente disponibilidad de estos programas, algunos de ellos explícitamente diseñados para estos propósitos, y la llegada de un mapa computarizado de todo el país elaborado por la Oficina Censal de los Estados Unidos.

En los Estados Unidos, esta oficina esta encargada de conducir el programa para llevar el conteo de la población cada diez años y para suministrar a los Estados información poblacional con propósitos de redistritación. A los estados, así como a las entidades locales (condados y ciudades), les es requerido rediseñar los límites administrativos sobre la base de los datos previos a la primera elección después de realizado el censo de población.

La información de la redistritación producida por la Oficina Censal es conocida como Informe PL 94-171. Incluye el conteo de la población a distintos y variados niveles de la geografía censal -unidades tan grandes como condados enteros, y unidades tan pequeñas como censos a unidades habitacionales (normalmente el equivalente a un edificio de departamentos), que son reportados en el informe PL 94-171. Aunque la Oficina Censal recopila información sobre un gran número de características poblacionales, solo unos pocos temas son incluidos en los archivos enviados a los estados para efectos de redistritación. Estos temas se refieren a la población total, población en edad de votar, y los subtotales de la población para personas de origen hispánico y para los grupos raciales más representativos: Blanco, Negro, Asiático, Islas del Pacífico, Indios Americanos, Eskimales y Aleutianos; y "otras" razas. Esta información ha estado disponible en formato electrónico desde la segunda ronda de redistritación llevada a cabo en 1980.

Además de los conteos poblacionales de todo el país, la Oficina Censal también posee un conjunto de 26,000 mapas de distintos tamaños y escalas del país. Estos mapas fueron elaborados a mano, por lo que a menudo son difíciles de leer y contienen muchos errores. En la preparación del Censo de 1990, sin embargo, la Oficina Censal creó una base de datos computarizada de todo el país conocida como Codificación y Referencia Geográfica Integrada Topográficamente (TIGER, por sus siglas en inglés), que describía las características geográficas visibles, como caminos, ríos, y vías ferroviarias; una completa jerarquía de unidades geográficas censales (por ejemplo, censos habitacionales, grupos habitacionales y extensiones censales) para la recopilación y elaboración de informes sobre la población; los límites de las subdivisiones administrativas como condados, ciudades y pueblos; y geografía política como distritos congresionales y, en algunos casos, áreas de votación -conocidos como precintos electorales en los Estados Unidos. Los mapas producidos de la base de datos TIGER proveyeron a los equipos de redistritación de los EUA con mapas uniformes y digitalizados del país entero en los 90's.

En virtud de que los archivos de la base de datos llegaron a tener una mayor disponibilidad, también se facilitó la obtención de los programas GIS. De hecho, un buen número de compañías comerciales ofrecen programas GIS personalizados específicamente para propósitos de redistritación. En su momento, estos paquetes de cómputo fueron capaces de relacionar información sobre demografía poblacional, tomada de los censos, e información política de elecciones previas con los mapas generados por la base de datos TIGER que mostraban unidades censales, precintos electorales, redes viales, panoramas naturales y generados, otros límites jurisdiccionales, además de otras características geográficas.

Las implicaciones de estos nuevos productos fueron abrumadoras para las personas involucradas en la redistritación: los programas GIS asequibles y una base de datos computarizada consistente de alcance nacional que incluía tanto información censal como mapas digitalizados estaba disponible tanto para los encargados de las tareas de redistritación como para aquellos que simplemente estaban interesados en evaluar algunas propuestas y producir nuevas alternativas de planeación.

Uno de los significativos resultados de esta confluencia de eventos fue la activa e informada participación de numerosos grupos de interés que previamente habían sido excluidos del proceso de redistritación en los Estados Unidos. La participación de grupos de derechos civiles, en particular, llevó a la adopción de planes de redistritación en muchos estados que brindaron a los grupos minoritarios una mayor representación en el gobierno. Por ejemplo, 24 nuevos distritos minoritarios congresionales [^]distritos en donde los electores minoritarios conformaron una mayoría de electores -se crearon y se elegieron más minorías al Congreso como nunca antes se había hecho. Para crear estos distritos dentro de la ajustada restricción impuesta, no obstante, un número de otros valores distritales se vieron comprometidos -en particular, la compactación geográfica de estos distritos.

Este estudio de caso nos ilustra sobre algunos puntos importantes a elaborar acerca del uso de los programas GIS para redistritación.

• La disponibilidad de la información electrónica y de mapas computarizados convierte la adopción de programas GIS para redistritación en una tarea relativamente sencilla. Debido a que el gobierno de los Estados Unidos proporciona información electrónica y mapas computarizados a todo el país -a bajo costo- los redistritadores fueron capaces de utilizarlos sin la necesidad de relacionarlos con la creación de una base de datos electrónica.
• Muchos grupos de interés público estuvieron en condiciones de adquirir la información electrónica y los programas GIS debido a su precio accesible. Estos grupos aplicaron estas herramientas para evaluar propuestas de planes de redistritación y para crear planes alternativos. Asimismo, esta información fue utilizada para controlar a los redistritadores y asegurar su influencia democratizadora sobre el proceso en muchos aspectos. (Claramente el incremento en el número de distritos minoritarios diseñados durante el programa de redistritación de 1990 es atribuido directamente a la activa supervisión del proceso por grupos minoritarios y de derechos humanos.)
Aunque a los programas GIS les es posible "democratizar" el proceso de redistritación, este supuesto es viable únicamente si la autoridad encargada es realmente imparcial o si todos los partidos o grupos de interés involucrados en el proceso de redistritación pueden tener acceso a la información y tecnología necesarias. En la medida en que estos programas y los equipos de cómputo sean más accesibles, el problema irá disminuyendo. Sin embargo, en muchos países, el equipo y software necesarios puede seguir siendo demasiado caro para algunos grupos, Adicionalmente, es posible que la capacitación sobre el uso de estos programas implique cierta dificultad.

Bibliografía

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Comisión Electoral Australiana (2001), "Electronic Voting and Electronic Counting of Votes: A STATUS REPORT". http://www.aec.gov.au/_content/what/voting/electronic_report/index.htm

Índice de Elecciones y Tecnología

• et Elecciones y Tecnología
• et10 Panorama General
• et20 Principios Guía
• et30 Consideraciones Administrativas
• et30a Efectos en la Oportunidad y el Servicio
• et30b Marco Legislativo
• et30c Sustentabilidad
• et30d Consideraciones Especiales en Países de Menor Desarrollo
• et40 Consideraciones Presupuestales
• et50 Contexto Social y Político
• et60 Revisión Histórica
• et70 Tipos de Tecnología con Aplicación Electoral
• et71 Sistemas de Votación Mecánicos y Electrónicos
• et72 Sistemas de Escaneo Óptico
• et73 Sistemas de Identificación
• et74 Internet
• et75 Comunicaciones
• et76 Automatización de las Oficinas
• et77 Dispositivos Mecánicos y Electrónicos Especializados
• et78 Innovaciones no electrónicas
• eta ¿Es una Solución Tecnológica Apropiada?
• eta01 Costos y Beneficios de la Tecnología
• eta02 Disposición para Asimilar la Tecnología
• etb Elección y Adquisición de Tecnología
• etb01 Consideraciones sobre la Infraestructura
• etc Financiamiento de la Tecnología
• etc01 Precios Asequibles
• etc02 Presupuestación
• etc03 Obtención de Fondos
• etc04 Uso de Financiamiento Internacional
• etc05 Políticas de Depreciación y Amortización
• etc06 Uso o Desecho del Equipo Obsoleto
• etd Administración de la Tecnología
• etd01 Estrategias de Planeación y Desarrollo
• etd01a Desarrollo de una Estrategia Integral de Tecnología Informativa
• etd01b Metodologías para el Desarrollo e Implantación de Proyectos
• etd01b01 Evaluación de Necesidades, Plan de Negocios y Especificaciones
• etd01b02 Proceso de Desarrollo
• etd01b03 Proceso de Prueba
• etd01b04 Proceso de Implantación
• etd01c Calendario de Desarrollo e Implantación
• etd01d Conversión de Información
• etd01e Integración y Compatibilidad de los Sistemas
• etd02 Garantía de Calidad
• etd03 Estructura de Administración
• etd04 Administración de los Sistemas de Cómputo
• etd04a Ambiente Físico
• etd04b Administración de los Equipos de Cómputo
• etd04c Administración de las Comunicaciones
• etd04d Administración de las Bases de Datos
• etd04e Mesa de Ayuda
• etd04f Sistema de Biblioteca y Distribución
• etd04g Administración de los Usuarios
• etd04h Accesorios de Cómputo
• etd04i Mantenimiento
• etd05 Personal, Capacitación y Apoyo
• etd05a Personal
• etd05b Capacitación
• etd05b01 Capacitación del Personal
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• etd07 Evaluación y Auditoría
• ete Minimizar los Riesgos en el Uso de la Tecnología
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• ete01a Seguridad Física
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• ete01d Protección Contra Virus
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• ete03 Asegurar la Disponibilidad de la Información
• ete04 Sistemas de Contingencia Alternativos o Manuales
• ete05 Verificación, Prueba y Mantenimiento de los Sistemas
• ete05a Verificación, Prueba y Mantenimiento de los Equipos
• ete05b Verificación, Prueba y Mantenimiento de las Comunicaciones
• ete05c Verificación, Prueba y Mantenimiento de los Programas
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• ete07 Cláusulas de Desempeño
• ete08 Encriptamiento
• ete09 Medidas para Seguridad del Público
• ete10 Información Pública y Políticas de Privacidad
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• etf01 Telecomunicaciones
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• etf01b Métodos de Comunicación
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• etf04 Internet
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• etg Uso de Tecnología para la Automatización de las oficinas
• etg01 Procesador de Palabras
• etg02 Hojas de Cálculo
• etg03 Bases de Datos
• eth Uso de Tecnología para la Administración Corporativa
• eth01 Planeación Interna
• eth02 Administración de Proyectos
• eth03 Administración de Personal
• eth04 Sistemas de Administración Financiera
• eth05 Administración de Adquisiciones e Inventario
• eth06 Monitoreo y Administración de Sistemas de Cómputo
• eti Uso de Tecnología para Regulación de Partidos y Candidatos
• eti01 Registro de Partidos
• eti02 Nominación de Candidatos
• eti03 Suministro de Información a los Partidos
• eti04 Regulación y Reporte de las Finanzas de Partidos y Campañas
• etj Uso de Tecnología para Llegar a los Electores
• etj01 Informar a los Electores sobre Tecnología
• etj02 Aplicaciones Audivisuales
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• etj07 Edición Electrónica
• etj08 Grupos con Necesidades Especiales
• etk Uso de la Tecnología para la Delimitación de Distritos Electorales
• etk01 Uso de los Sistemas de Información Geográfica (GIS) para diseñar límites distritales
• etk02 Uso de Sistemas de Información Geográfica (GIS) para la Evaluación de Planes de Redistritación
• etk03 Requisitos para el Uso de software sobre Sistemas de Información Geográfica para Redistritación
• etk04 Tomar la Decisión para Utilizar los Sistemas de Información Geográfica (GIS) para Redistritar
• etl Uso de la Tecnología para el Registro de Electores
• etl01 Determinación de la Tecnología Adecuada para el Registro de Electores
• etl01a Definir los Propósitos del Registro de Electores
• etl01b Determinar la Relación entre el Registro de Electores y el Sistema Electoral
• etl01b01 Determinar la relación entre el Registro de Electores y el Proceso de Votación
• etl01b02 Impacto de los Métodos de Registro de Electores
• etl02 Base Geográfica para el Registro de Electores
• etl03 Fuentes de Entrada para el Sistema de Registro de Electores
• etl04 Métodos de Identificación del Elector
• etl04a Revisiones de Identidad para el Control de Fraudes
• etl04b Pruebas Electrónicas de Identidad
• etl04c Uso de la Tecnología para Verificar y Registrar la Identidad de los Electores
• etl04c01 Técnicas de Conciliación y Rutinas de Comparación
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• etl04c03 Fotografías Digitalizadas
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• etl04c05 Documentos de identificación producidos por el EMB
• etl05 Procesamiento del Registro Electoral
• etl05a Ambiente para el Procesamiento del Registro Electoral
• etl05b Diseño de las Bases de Datos
• etl05c Funciones de Procesamiento
• etl05c01 Adición y Corrección de Información
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• etl05c04 Validación de Información
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• etl05e Herramientas para Apoyar la Planeación y Redistritación Electoral
• etn Uso Innovador de Materiales
• etq El Futuro de las Elecciones y la Tecnología
• ety Estudios de Caso
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• ety03 Rusia
• ety04 Santa Lucía
• ety06 El uso de los Sistemas Geográficos de Información (GIS) para Redistritación en los EUA durante los 90's
• etz_002 Bibliografía

Elecciones y Tecnología

Índice de Elecciones y Tecnología

Hay un interés creciente así como preocupación con respecto a la introducción de la tecnología en el proceso electoral. Muchos países están investigando, o por lo menos contemplando, las implicaciones de la tecnología electoral que va desde sistemas de bases de datos para el registro de electores, voto electrónico, hasta sistemas de bio-identificación, lectura óptica, y sistemas de información geográficos.

La búsqueda de medios nuevos e innovadores para asegurar el derecho de voto es encomiable. No obstante, se debe dar una cuidadosa consideración a los peligros para el proceso electoral causada por la introducción inadecuada y prematura de la tecnología, especialmente si esta introducción compromete la transparencia, el sentido local de participación y manejo, o su capacidad de sustentación. Esta área temática sobre Elecciones y Tecnología analizas este asunto.

Hojas de Cálculo

Los programas de hoja de cálculo se utilizan ampliamente para ejecutar cálculos matemáticos. Estos programas también tienen muchas aplicaciones en el campo electoral.

Los programas de hoja de cálculo permiten que el usuario incluya cuadros de información divididos en filas y columnas. El punto donde una fila y una columna se interceptan se llama "celda". El usuario puede definir fórmulas en las celdas para ejecutar cálculos utilizando la información de otras celdas. Los resultados de las fórmulas se calculan automáticamente a medida que se agregan las cantidades. Cuando se efectúan cambios a la información contenida en las celdas, el programa recalcula las fórmulas y muestra automáticamente los nuevos resultados.

Los usos de las hojas de cálculos pueden ir desde simples cálculos aritméticos, como sumar columnas de números, hasta sofisticados análisis de información. En el campo electoral, se les utiliza para calcular y desplegar resultados electorales. También se les usa comúnmente para llevar registros financieros y realizar cálculos con ellos.

Los programas de hoja de cálculo también pueden tomar información "bruta" y mostrarla gráficamente. Esto es útil para determinar tendencias y para realizar presentaciones con gráficas. Muchos de los programas modernos de hoja de cálculo incorporan buena parte de las características de los programas de procesador de textos (ver Procesador de Palabras).

Por ejemplo, el texto puede ser transcrito, modificado, cortado, copiado, pegado y suprimido. Los procesadores de palabra generalmente utilizan "papeleras" donde se pueden almacenar textos e imágenes temporalmente. El texto que se "corta" es eliminado del documento activo pero almacenado en la papelera electrónica. El texto que es copiado se almacena en la papelera sin ser removido del documento activo. Cualquier texto que se encuentre en la papelera puede ser copiado o "pegado" en cualquier parte del documento. El texto de cualquier documento puede ser trasladado de un lugar a otro y editado según se desea.

Los documentos de las hojas de cálculo también pueden ser guardados en múltiples versiones a las que luego se puede tener nuevo acceso según se requiera. Además son capaces de desplegar textos e imágenes en forma similar a la que se puede hacer utilizando programas de procesador de palabra. Algunos programas de hoja de cálculo también permiten:

 

• Especificar el tipo y tamaño de la letra así como el color del texto.
• Determinar al gusto los márgenes y tabuladores.
• Revisar ortografía y gramática.
• Búsqueda de texto específico.
• Corregir errores.
• Utilizar líneas, bordes y sombras.
• Resaltar el texto con cursivas, negritas, subrayado, color y movimiento (en pantalla).
• Numerar automáticamente páginas, párrafos o componentes de un listado.
• Imprimir páginas de manera vertical u horizontal.
• Agregar títulos y notas de pie de página.
• Incorporar fotografías, imágenes, símbolos, gráficas y video (en pantalla).
• Incorporar ligas en la pantalla (conocidas como "hipervínculos") que pueden trasladar al usuario a otras partes del mismo documento, a otros documentos almacenados en un disco local o una red o a documentos y páginas de internet.

 

La lista de características disponibles en los programas de hoja de cálculo sigue aumentando a medida que se introducen mejoras o actualizaciones.

Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.

Es deseable que todos los usuarios de los programas de hojas de cálculo sean capacitados para su uso. En muchos países existen capacitadores externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de ofrecer la capacitación requerida utilizando a su propio personal calificado. La mayoría de los paquetes de programas de cómputo vienen acompañados de manuales del usuario (impresos o en pantalla) y algunos con instructivos detallados en pantalla.

Es mejor utilizar los programas de hoja de cálculo cuando la información está siendo utilizada en dos dimensiones (filas y columnas). Cuando se analizan distintas clase de variables o cuando existen múltiples interrelaciones entre ellas, las bases de datos relacionables son un método más eficiente para registrar y analizar la información (ver Bases de Datos ).

Procesador de Palabras

Los programas de cómputo para el procesamiento de palabra son probablemente la aplicación que más se utiliza en el moderno mundo de la computación. Estos programas tienen muchas aplicaciones en el campo electoral.

En su aplicación más simple, reemplazan a la máquina de escribir como medio para transcribir o capturar cartas, reportes y otro material escrito. Sin embargo, la moderna tecnología computacional convierte a estos programas en algo mucho más poderoso y flexible que la máquina de escribir manual.

A diferencia de las máquinas de escribir, los programas de cómputo permiten que los documentos se editen infinidad de veces. El texto puede ser transcrito, modificado, cortado, copiado, pegado y suprimido. Los procesadores de palabra generalmente utilizan "papeleras" donde se pueden almacenar textos e imágenes temporalmente.

El texto que se "corta" es eliminado del documento activo pero almacenado en la papelera electrónica. El texto que es copiado se almacena en la papelera sin ser removido del documento activo. Cualquier texto que se encuentre en la papelera puede ser copiado o "pegado" en cualquier parte del documento. El texto de cualquier documento puede ser trasladado de un lugar a otro y editado según se desea.

La facilidad para copiar textos es muy poderosa -significa que se pueden preparar fácilmente grandes documentos utilizando el material existente y luego editándolo según resulte conveniente. También implica que el texto que tiene diferentes aplicaciones sólo necesita ser capturado una vez y luego copiado. La tediosa retranscripción de la era de la máquina de escribir es ahora innecesaria con los modernos procesadores de palabra.

La capacidad de editar documentos utilizando procesadores de palabra es tan bien mucho más poderosa que en los días de los textos escritos a mano y transcritos en máquina de escribir. Los procesadores de palabra hacen más simple la edición de documentos y permiten, por tanto, "pulir" más fácilmente la prosa a lo largo del proceso de edición.

Los documentos también pueden ser guardados en múltiples versiones a las que luego se puede tener nuevo acceso según se requiera. Por ejemplo, cuando una persona cambia el texto escrito por otra, los procesadores pueden comparar las mismas versiones del documento para identificar que cambios fueron efectuados.

Además de estas mejoras en los procesos de transcripción y edición, los programas de cómputo son capaces de desplegar textos e imágenes de múltiples formas que no son posibles con las máquinas de escribir.

Los programas para el procesamiento de palabra también son capaces de:

 

• Especificar el tipo y tamaño de la letra así como el color del texto.
• Determinar al gusto los márgenes y tabuladores.
• Revisar ortografía y gramática.
• Búsqueda de texto específico.
• Corregir errores.
• Utilizar líneas, bordes y sombras.
• Resaltar el texto con cursivas, negritas, subrayado, color y movimiento (en pantalla).
• Numerar automáticamente páginas, párrafos o componentes de un listado.
• Crear viñetas automáticamente.
• Imprimir páginas de manera vertical u horizontal.
• Agregar títulos y notas de pie de página.
• Incorporar fotografías, imágenes, símbolos, gráficas y video (en pantalla).
• Crear e incorporar dibujos.
• Crear y manejar tablas.
• Incorporar información e imágenes de otros programas de cómputo, incluyendo hojas de cálculo y bases de datos.
• Incorporar ligas en la pantalla (conocidas como "hipervínculos") que pueden trasladar al usuario a otras partes del mismo documento, a otros documentos almacenados en un disco local o una red o a documentos y páginas de internet.
• Crear documentos rotulados para correspondencia, para generar cartas y documentos personalizados o ajustados a las características de los receptores enlistados en una tabla o base de datos.

La lista de características disponibles en los programas de procesador de palabra sigue aumentando a medida que se introducen mejoras o actualizaciones.

 

Las capacidades en el procesamiento de palabra son ahora tan avanzadas que, combinadas con impresoras láser de alta calidad, son capaces de producir documentos de alta calidad que alguna vez sólo podían ser producidos por linotipistas profesionales. Por tanto, los procesadores de palabra tienen el potencial de incrementar la cantidad y calidad de los documentos impresos producidos internamente por personal "ordinario" de la institución.

Son muchos los usos de procesadores de palabra para efectos electorales. Prácticamente cualquier aplicación que implique la producción de material escrito puede beneficiarse del uso de procesadores de palabra. Algunas de las aplicaciones que pueden ser utilizadas por el organismo electoral comprenden la producción de todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas; la composición, edición e impresión de toda la correspondencia en un estilo corporativo estándar y la impresión automática de logotipos.

Muchos libros, revistas y sitios de internet pueden ayudar a la selección de los programas de procesador de palabra apropiados para cada propósito. En muchos casos, estos programas se incluyen en los equipos de cómputo, ya sea como parte del acuerdo de compra o de una norma oficial del gobierno.

Es deseable que todos los usuarios de los programas de procesamiento de palabra sean capacitados para su uso. En muchos países existen capacitadores externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de ofrecer la capacitación requerida utilizando a su propio personal calificado. La mayoría de los paquetes de programas de cómputo vienen acompañados de manuales del usuario (impresos o en pantalla) y algunos con instructivos detallados en pantalla.

Verificación, Prueba y Mantenimiento de los Sistemas

Tres medios instrumentales de minimizar los riesgos de la tecnología son la verificación, prueba y mantenimiento de los sistemas. Cada componente de un sistema de cómputo -equipo, comunicaciones y programas- debe ser verificado y probado rigurosamente antes de utilizarlo para un evento electoral. Después de una prueba exitosa, los sistemas requieren mantenimiento regular para asegurarse que funcionarán de manera efectiva cuando se requieran.

Es probable que el nivel de importancia tecnológica determine el grado de rigor aplicado a la verificación, prueba y mantenimiento de la tecnología. Para un sistema que va a ser utilizado en una función electoral clave, como una votación electrónica, el nivel de rigor requerido será mayor.

Verificación

Para un sistema muy importante, como uno de votación electrónica, es conveniente que una autoridad independiente aplique las pruebas de verificación. Para sistemas de menor importancia, la verificación puede realizarse internamente.

Las pruebas de verificación (también conocidas como pruebas de calidad) pueden incluir:

 

• Probar los equipos bajo condiciones que simulen las de operación real.
• Probar los programas para asegurar que se siguen los estándares apropiados y que desempeñan las funciones esperadas.
• Asegurar que la documentación sea la adecuada y esté completa.
• Asegurar que los sistemas de comunicación se ciñan a los estándares establecidos y funcionen de manera efectiva.
• Verificar que los sistemas sean capaces de operar bajo condiciones normales, pero también bajo potenciales condiciones inesperadas.
• Asegurar que se cuente con las debidas medidas de seguridad y que estas se ciñan a las normas establecidas.
• Asegurar que la calidad ensuring that appropriate quality assurance measures are in place

 

Prueba

La prueba de los sistemas es usualmente más detallada y rigurosa que la verificación. Se requiere para asegurar que cada componente del sistema esté en operación como debe y que el sistema en su conjunto se desempeñe exactamente de acuerdo con los requerimientos locales específicos.

Para un sistema importante, como el de votación electrónica, un programa estructurado de prueba constituye un medio para asegurar que todos sus componentes sean evaluados. Las medidas de prueba que se pueden seguir incluyen:

 

• Desarrollar un conjunto de criterios para la prueba.
• Examinar todos los códigos no estandarizados para garantizar su lógica y que se hayan seguido los estándares debidos de diseño y construcción.
• Aplicar pruebas "no operativas" para asegurar que el equipo puede tolerar los niveles de manejo físico esperado.
• Aplicar pruebas funcionales para determinar si se han satisfecho los criterios de prueba.
• Aplicar evaluaciones de calidad para determinar si se han satisfecho los criterios de prueba.
• Conducir pruebas en condiciones de "laboratorio" y en una variedad de condiciones "reales".
• Conducir pruebas durante un periodo prolongado, para cerciorarse que los sistemas pueden funcionar de manera consistente.
• Conducir "pruebas de carga", simulando tanto como sea posible una variedad de condiciones reales utilizando o excediendo los volúmenes de información que se pueden esperar en una situación concreta.
• Verificar que lo que entra es lo que sale, introduciendo información conocida y verificando que el resultado sea consecuente con ella.

 

Mantenimiento

Después de que los sistemas han sido verificados, probados e implantados, se les debe seguir dando mantenimiento para asegurar que continúen operando en el nivel mostrado durante la etapa de prueba. Las rutinas de mantenimiento variarán de acuerdo con el tipo y complejidad de la tecnología. Los fabricantes o proveedores suelen indicar en muchos productos el programa o calendario de mantenimiento requerido. El mantenimiento también puede ser realizado por el fabricante o el proveedor como parte del acuerdo de compra.

El monitoreo permanente de los sistemas necesita ser sistematizado para asegurar que las necesidades de mantenimiento sean identificadas y satisfechas cuando resulte necesario. Cuando los sistemas son de uso prolongado, se puede establecer un mecanismo para recibir retroalimentación de los usuarios como otra forma de determinar las necesidades de mantenimiento y modificación.

Cuando se realicen modificaciones al equipo, programa o comunicaciones como resultado de programas de mantenimiento o actualización, puede ser necesario promover rondas adicionales de verificación y prueba del sistema para asegurarse que sigue cumpliendo las normas exigidas.

Los siguientes apartados ofrecen más detalles sobre estos temas:

 

• Verificación, Prueba y Mantenimiento de los Equipos
• Verificación, Prueba y Mantenimiento de las Comunicaciones
• Verificación, Prueba y Mantenimiento de los Programas

 

Referencia: Performance and Test Standards for Punchcard, Marksense, and Direct Recording Electronic Voting Systems, [Estados Unidos de América] Comisión Federal Electoral, US Government Printing Office, Washington D.C., Enero 1990