Élections et technologie

Élections et technologie: table des matiéres

La fièvre de la technologie au sein du processus électoral s'intensifie mais non sans y soulever quelques préoccupations. Quelques pays, mais non la majorité, ont présentement recours à une technologie électorale; d'autres en font l'essai ou encore mènent des projets d'étude afin d'évaluer son incidence sur les élections, que ce soit sous la forme de bases de données pour maintenir un registre d'électeurs ou encore le vote électronique, les systèmes de dépouillement des votes, les dispositifs de lecture optique et les systèmes d'information géographique.

Il est tout à fait acceptable d'innover dans les mécanismes visant à assurer le droit de vote. Il importe toutefois de tenir compte de l'effet que pourrait représenter pour le processus électoral une introduction prématurée ou indue de procédés technologiques surtout s'ils mettent en péril la transparence du processus, l'intégrité des administrateurs ou s'ils n'offrent pas de viabilité. C'est précisément ces questions que le sujet ACE traitant des élections et de la technologie veut explorer.

Aperçu

Le but du sujet Élections et Technologie

La technologie est devenue essentielle à toutes les étapes du processus électoral, que ce soit pour l'élaboration d'un registre électoral, la délimitation des circonscriptions, le recrutement et la formation des effectifs, l'impression des bulletins de vote, les campagnes d'éducation de l'électorat ou la publications des résultats des élections. Par l'adoption de la technologie appropriée, l'administration électorale peut bénéficier d'une efficacité accrue, d'une réduction soutenue des coûts et rehausser la transparence du processus.

Certains procédés technologiques sont traditionnels, tels les presses d'imprimerie, les stylos à bille, des dactylos manuels, les calculatrices électroniques et la radio. D'autres sont de la famille de la nouvelle technologie, comme les ordinateurs, les dispositifs de lecture optique (scanners), la cartographie numérique et l'Internet. Sans les procédés technologiques, la logistique que requiert l'administration des élections dans le monde moderne serait chose impossible.

Il existe d'énormes différences entre les diverses applications technologiques utilisées aux fins électorales à travers le monde. Le rythme des innovations technologiques oblige les administrateurs électoraux à constamment réévaluer leurs procédés technologiques pour déterminer s'il y a lieu de mettre à jour leurs procédés technologiques actuels ou d'en adopter de tout nouveaux.

Ce sujet vise à éclairer les administrateurs électoraux dans leur tâche de diverses façons, soit :

• en donnant un aperçu des diverses applications technologiques en usage par les administrateurs électoraux;
• en offrant aux administrateurs certains conseils leur permettant de faire un choix judicieux et une mise en oeuvre efficace de nouvelle technologie;
• en leur signalant la meilleur façon de tirer profit des usages courants de la technologie tout comme les cas où la technologie n'a pas apporter les résultats espérés; et
• en jetant un regard vers l'avenir et les nouvelles technologies qui pourraient s'avérer utiles à l'administration d'élections au cours du 21e siècle.

Le sujet que nous entamons diffère des autres sujets du projet ACE en ce que ces sujets traitent de thèmes spécifiques du processus électoral, alors que celui-ci traite du recours à la technologie pour accomplir toutes les activités reliées au processus électoral.

Il ne faut pas penser que la technologie au service des élections est une fin en soi. Nous viserons plutôt à démontrer qu'une même approche technologique peut être utile à tous les aspects du processus électoral. Des banques de données informatisées par exemple peuvent être utiles à presque toutes les tâches du processus, y compris la préparation des listes d'électeurs, l'inventaires du matériel électoral, la rémunération du personnel, le vote par la poste et transmission des résultats du vote.

Afin de permettre aux utilisateurs du projet ACE de mieux comprendre le rapport entre la technologie électorale et chaque aspect du processus, le présent sujet utilisera des liens vers les autres sujets appropriés du projet. Ultérieurement, ces mêmes sujets offriront des liens vers les fichiers appropriés de Technologie Électorale.

Que veut dire 'Technologie"?

Par ce terme, on entend toute fonction pour laquelle on a recours à une application reliée à la science ou au génie. Cette définition est suffisamment large pour inclure l'industrie d'équipement. Toutefois, aux fins du présent sujet, il y a lieu de restreindre notre définition pour l'appliquer plus précisément à l'administration électorale.

On pourrait parler de 'nouvelle technologie', mais ce terme peut avoir une signification différente pour divers groupes de personnes. Ce qui est nouveau dans une région ne l'est pas nécessairement dans une autre. Une nouvelle technologie laisse entendre un domaine en voie de développement. Ainsi, la presse typographique Gutenberg, la montre-bracelet, la machine à écrire manuelle et le stylo à bille étaient reconnus comme nouvelle technologie lors de leur apparition, alors qu'aujourd'hui on peut à peine les qualifier de 'technologique'.

Lorsqu'on parle de technologie électorale dans les années 2000, on fait plutôt allusion aux ordinateurs et aux autres appareils électroniques qui s'y rapportent tels les numériseurs à balayage, les lecteurs de codes à barres et l'Internet. Il existe cependant d'autres exemples de technologie électorale qui ne sont pas reliés aux ordinateurs, comme l'équipement servant à voter fait de carton ou de plastique.

Pour ne pas augmenter outre mesure le volume du présent sujet, nous limiterons notre définition de 'technologie' principalement aux appareils électroniques ou mécaniques, y compris les équipements informatiques dans leur ensemble, sans pout autant s'y limiter. Nous ferons également allusion à certaines innovations non électroniques qui ont leur utilité dans certaines fonctions électorales, et qui ont recours au carton et au plastique. Notre définition pourrait aussi englober la technologie actuelle ou âgée tout comme la technologie nouvelle ou en voie d'expansion.

Pour certains, la simple mention de 'technologie électorale' évoque souvent des visions de l'autoroute de l'information, de dispositifs de numérisation à balayage de caractéristiques biologiques (bio-scans), de cartes à puces intelligentes ou de cyberdémocracie comme solution magique pour transformer la gestion des élections. D'autres gestionnaires électoraux y trouveront plutôt des solutions dans les procédés technologiques déjà existants et qui ont été mis à l'épreuve avec succès.

Le présent sujet explorera les derniers procédés technologiques et tentera de d'entrevoir ceux que l'avenir réserve aux gestionnaires électoraux, mais essentiellement nous tenterons de répondre aux questions plus pratiques du gestionnaire. Quels procédés de technologies sont présentement à l'usage des élections à travers le monde? Comment ces procédés peuvent-ils m'être utiles? De quelle façon puis-je améliorer la technologie que j'utilise présentement?

Adoption d'une technologie électorale

Avant d'adopter des systèmes technologiques dans l'administration des élections, il y a lieu de prendre plusieurs point en considération dont les plus importants sont les suivants.

Une élection est une activité à risques élevés. Elle doit être administrer de efficacement, être transparente et s'avérer une réussite dès le premier essai. Dans d'autres secteurs d'activités, des procédés électroniques peuvent être mis en oeuvre progressivement selon un échéancier préétabli et subir des test périodiques rigoureux, alors que dans le domaine électoral la plupart de ces systèmes technologiques ne seront vraiment mis en marche que dans le feux de l'action, soit durant une élection même. Ils doivent donc fonctionner efficacement au premier essai, sinon le processus électoral au complet pourrait s'avérer une faillite.

La première décision à prendre est d'évaluer s'il existe vraiment un besoin de moderniser la technologie existente ou s'il y a lieu d'en introduire une nouvelle. Dans certains cas, une nouvelle technologie peut être trop coûteuse et il peut être préférable de procéder avec les systèmes en place.

La technologie au service du processus électoral peut être coûteuse surtout au moment de son adoption et de son installation. Elle peut toutefois être rentable à long terme surtout pour remplacer une application de technologie traditionnelle coûteuse par une autre de haute technologie mais à prix plus abordable. Lors de l'adoption de toute technologie, il est essentiel de considérer les coûts et les bénéfices. Ce faisant, on ne doit pas tenir compte exclusivement les coûts d'acquisition de l'équipement et des logiciels et les frais des consultants qui devront en faire l'installation, mais aussi les coûts continuels d'entretien et d'opération.

Certains procédés technologiques peuvent être considérablement plus coûteux que les procédés manuels qu'ils sont appelés à remplacer et il pourrait ne pas s'avérer rentable d'adopter une nouvelle technologie pour simplement apporter des améliorations mineures à une application. Il n'est pas toujours nécessaire d'adopter une haute technologie à prix élevé alors que dans certains cas une application de basse technologie à prix réduit peut être acceptable.

Avant d'entreprendre un projet de technologie, il faut s'assurer que les fonds nécessaires sont disponibles non seulement pour l'acquisition et l'installation initiale du système, mais également pour les frais opérationnels permanents. À cette fin, il importe de s'assurer que le gouvernement continuera de subvenir à ces besoins à l'intérieur de son processus budgétaire.

Il importe également de penser à la viabilité de toute technologie que l'on considère adopter. La plupart du temps, il est nécessaire de s'assurer que la technologie envisagée pour la prochaine élection pourra encore servir pour l'élection subséquente. Les coûts d'adopter une nouvelle technologie à chaque élection ne sont pas justifiables. D'autre part, la technologie se développe si rapidement que le système adopté pour une élection d'aujourd'hui pourrait être désuète lors d'une prochaine élection quelques quatre ans plus tard. La puissance de traitement des ordinateurs personnels démontre comment une technologie de pointe peut être rapidement dépassée par les développements technologiques. Lorsque les changements surviennent rapidement, il peut être plus rentable de louer de l'équipement que de l'acheter afin d'optimaliser le rendement à chaque élection.

L'environnement physique et l'infrastructure d'une région donnée pourraient ne pas justifier l'adoption de la technologie. Par exemple, dans un pays où le pouvoir hydroélectrique n'est pas constant, il ne serait pas justifiable d'avoir recours à un réseau étendu d'ordinateurs personnels qui dépend justement d'une source d'énergie fiable. Encore, une région affectée par un niveau élevé d'humidité, de poussière ou de sable n'est pas idéale à un bon rendement d'un système de technologie.

Toute nouvelle application de technologie doit être dotée de mesures sécuritaires, en particulier si ce système est utilisé pour faire une saisie de données des résultats du vote, leur calcul et leur transmission. L'application technologique doit offrir un degré de sécurité équivalent et idéalement supérieur que le système manuel qu'elle est appelée à remplacer.

Avant d'adopter une technologie électorale, il est important de consulter les intervenants du processus électoral pour qui le changement pourrait avoir un impact quelconque. Le personnel électoral doit avoir les compétences et la volonté de mettre en oeuvre les changements pour lesquels ils sont responsables. La nouvelle technologie pourrait également affecter d'autres intervenants tel que les partis politiques, les candidats, les élus et les organes médiatiques, par exemple dans le cas de l'introduction d'un système de vote électronique. Il se peut que la technologie envisagée nécessite des modifications législatives qui devront être négociées et garanties avant de s'engager.

Le temps nécessaire à la mise en oeuvre d'une nouvelle technologie est considérable. Il faut tenir des consultations avec les intervenant, identifier les besoins, le choix du système approprié, son installation, les tests pour s'assurer qu'il sera fonctionnel en temps opportun et la formation des utilisateurs sont toutes des activités qui requièrent du temps. Les organismes électoraux ont souvent tendance à sous-estimer le temps requis pour mettre en place une technologie, avec le résultat que le système n'est pas fonctionnel au moment le plus stratégique.

Une autre erreur commune est d'entreprendre une tâche trop lourde trop rapidement. Il peut être plus prudent d'étaler l'introduction de changements au cours de plusieurs élections successives, plutôt que de substituer radicalement une technologie majeure d'un seul coup à une technologie déjà existante.

Une fois la décision prise d'adopter une nouvelle technologie, il faut dresser un plan d'exécution. Ce plan doit énoncer les objectifs et les attentes, les échéanciers pour accomplir chaque étape, les centres de responsabilités, des listes de contrôle, les normes à respecter, un contrôle de la qualité rigoureux et les prévisions budgétaires pour chaque étape. Il peut être utile de mener un projet-pilote au préalable dans le but de mettre le système à l'épreuve à une plus petite échelle. Après ces tests d'épreuve, une des dernières activités avant de développer le système serait l'exécution d'un test plus important permettant de mettre tout le système à l'épreuve lors d'un exercice de simulation (une élection simulée par exemple) qui devrait ressembler le plus possible à un événement réel.

La formation des utilisateurs du système constitue également une étape essentielle. Pour un système qui sera utilisé seulement à l'interne, seuls le personnel concerné devra être formé, mais s'il sera utilisé par les ressources externes (comme dans le cas d'un système de vote électronique, par exemple) il faudra former tout le personnel qui sera appelé à l'utiliser. S'il s'agit de l'électoral en général, cette formation pourrait prendre la forme d'une vaste campagne d'information ou d'éducation. Le temps requis pour tout genre de formation doit être considéré dans le plan d'exécution.

Toute application technologique peut tomber en panne. Un système entièrement nouveau est plus sujet à faire défaut qu'un système existant qui a déjà fait ses preuves. Il importe donc de disposer d'un plan d'urgence en prévision de toute panne d'un nouveau système qui pourrait survenir. Il est prudent de disposer de systèmes manuels de rechange qui peuvent entrer en opération en cas de panne de la technologie. Par exemple, si on utilise un système de dépouillement électronique des votes, on devrait être en mesure de pouvoir retomber rapidement sur un système de dépouillement manuel en cas de panne. Tout système électronique devrait être développé de manière à permettre des systèmes de secours en disposant par exemple de serveurs en miroir, en exécutant à intervalles réguliers des copies de secours des données et en conservant des copies de données à l'extérieur du centre des données.

Types de technologie abordés dans ce sujet

Pour l'organisme qui considère adopter une nouvelle technologie électorale, il est d'abord utile de connaître les différents systèmes présentement en usage, ce qu'ils accomplissent, qui sont les utilisateurs et quelles ont été les expériences et résultats reliés à ces systèmes. Le sujet Technologie électorale traitera plus en détail des systèmes suivants qui sont utilisés mondialement :

• les systèmes d'ordinateurs;
• les ordinateurs personnels;
• les logiciels d'informatique;
• les réseaux locaux (RLO) et les réseaux étendus (REO) d'ordinateurs;
• la technologie de communications, y compris le téléphone, le bélinographe (fax), la radio, la télévision, les micro-ondes et les satellites;
• l'Internet;
• le vote électronique;
• les machines à voter;
• les systèmes de numérisation par balayage;
• les systèmes de vérification d'identité;
• les logiciels d'applicaiton de bases de données;
• les systèmes de cartographie tels que les systèmes d'information géographiques (SIG) et les systèmes mondiaux de radiorepérage (SMR);
• les systèmes audio-visuels;
• la conception assistée par ordinateur (CAO).

Il se peut que la technologie actuelle ne réponde pas exactement à ce qu'un organisme électoral particulier recherche. Pour ceux qui veulent innover dans la création de nouveaux systèmes, nous jetteront un regard vers l'avenir pour tenter de prédire ce que la technologie pourrait accomplir au cours du 21e siècle pour le les gestionnaires électoraux.

Principes directeurs

Lorsqu'on fait appel à la technologie dans l'administration des élections, il est important de respecter les principes directeurs suivants afin de jouir et de conserver la confiance de l'électorat envers le processus électoral :

• conserver une vue d'ensemble;
• maintenir la transparence du processus électoral;
• maintenir un élément de confiance du système;
• respecter les normes d'éthique du processus;
• établir des normes de sécurité et les respecter;
• assurer l'exactitude des données;
• protéger les renseignements personnels;
• consulter les intervenants;
• considérer les rapports coûts et bénéfices;
• viser un haut degré d'efficacité;
• s'assurer que le système est viable;
• doter le système d'une flexibilité;
• assurer le service à l'électorat.

Vue d'ensemble

La technologie n'est pas une fin en soi. Lorsqu'elle intervient dans le processus électoral, il faut prendre en considération le contexte électoral global que cette technologie est appelée à desservir. Ainsi, un procédé technologique utilisé pour le dépouillement des votes doit respecter les principes directeurs qui s'appliquent au dépouillement lui-même (voir Principes directeurs du sujet Dépouillement des votes).

Le processus électoral comporte beaucoup plus que la technologie qui le fait fonctionner. Il faut donc prendre en considération la législation et les principes directeurs concernés, le contexte social et politique, la structure organisationnelle de même que le plan de formation et les procédures prévues à l'appui de la technologie envisagée.

On ne doit pas adopter une technologie simplement pour être à la page. Toute technologie, qu'elle soit nouvelle ou adaptée, doit plutôt répondre à des besoins précis.

Transparence

Toute élection démocratique doit refléter la transparence du processus en général. C'est-à-dire que les observateurs étrangers et nationaux doivent pouvoir confirmer que les procédures sont respectées à chaque étape du processus.

Cette possibilité va de soi lorsque les tâches sont exécutées manuellement parce qu'elles peuvent être observées visiblement et que les observateurs y ont facilement accès, alors qu'avec un système électronique les observateurs sont plus difficilement en mesure de confirmer si les résultats de l'élection sont transparents et véridiques. Ils ne peuvent pas toujours attester que, avec un système de vote électronique, ce qui est inséré dans le cerveau électronique et ce qui en ressort sont identiques. D'autre part, la technologie peut accroître le degré de transparence, par exemple en produisant des rapports exacts et exhaustifs à partir des banques de données claires.

Un processus informatisé peut refléter la transparence de façon différente qu'un système manuel, par exemple en effectuant une vérification des logiciels, des codes ou des calculs.

Il va de soi que, lors d'une élection basée sur des procédés technologiques, les observateurs doivent avoir des compétences tout à fait différentes si les procédés sont manuels. Afin de démontrer la transparence de leurs systèmes technologiques, les gestionnaires électoraux devront peut-être offrir une formation appropriée aux observateurs ou embaucher des vérificateurs indépendants pour attester que ces systèmes sont efficaces.

Confiance dans le système

Tous les intervenants électoraux doivent accorder une confiance à toutes les étapes du processus électoral. Lorsqu'on met sur pied une nouvelle technologie électorale, il est donc important que les intervenants soient convaincus que tous les systèmes fonctionneront efficacement. Si on réussit à projeter la transparence, les intervenants accorderont leur confiance au système. Pour arriver à cette fin, il importe de s'engager dans un processus de consultation avec les intervenants et de doter le système et les données du plus haut degré de sécurité.

Les gestionnaires électoraux eux-mêmes doivent avoir confiance en la technologie qu'ils seront appelés à utiliser. Cette confiance peut se concrétiser par le biais d'un processus d'évaluation des différentes étapes du système et d'une formation adéquate.

Si des participants externes (fournisseurs, techniciens, programmeurs, experts-conseils) ont un rôle à jouer dans l'installation d'une technologie électorale, l'organisme électoral doit pouvoir s'assurer de leur intégrité, en vérifiant leurs références d'employeurs précédents et en ayant recours à des vérifications exécutées par des spécialistes externes.

Normes d'éthique

Afin d'assurer le degré de transparence et de confiance approprié, l'organisme électoral doit s'assurer de respecter certaines règles d'éthique dans l'adoption d'une technologie. Il doit veiller à ce que le processus d'appel d'offres soit juste, ouvert et sans favoritisme ou corruption. Toutes les pratiques convenables d'acquisition pour le choix de la technologie doivent être respectées.

Lors de l'acquisition d'équipement et de logiciels, l'organisme doit s'assurer d'obtenir les licences d'utilisation appropriées; sinon, mis à part les difficultés d'ordre légal ou d'éthique que peut causer l'utilisation de logiciels non enregistrés, il risque de ne pas être au courant des bogues ou des corrections temporaires ou des mises à jour des logiciels.

Normes de sécurité

Tout système de technologie électorale doit être doté d'un haut degré de sécurité de façon à ce que les personnes non autorisées ne soient pas en mesure d'y avoir accès, d'effectuer des modifications ou de télécharger des données électorales confidentielles. Des mécanismes apparents de sécurité contribueront à afficher la transparence et la fiabilité du système.

Parmi les mécanismes de sécurité électronique, il y a les mots de passe protégés, le chiffrement, les procédures de vérification et l'isolement physique (voir Sécurité).

Exactitude des données

Pour réussir une élection, il est primordial de s'assurer que les données soient exactes, particulièrement dans un système électronique de dépouillement des votes et de publication des résultats. Pour s'assurer que le système est fiable, il doit être soumis à des tests rigoureux.

Des tests peuvent être exécutés en faisant la saisie de données réelles et en vérifiant que les résultats sont conformes aux résultats déjà connus. Une autre méthode consiste à saisir les mêmes données dans deux ou plusieurs systèmes différents et indépendants et de s'assurer que tous les résultats concordent.

En somme, on doit s'attendre à ce que toute technologie nouvelle ou améliorée accroisse le degré d'exactitude des systèmes précédents.

Protection des renseignements personnels

Les ordinateurs au service des élections contiennent souvent des renseignements personnels confidentiels concernant une vaste quantité de personnes, soit les noms, adresses et autres détails personnels qui apparaissent sur les listes d'électeurs et mêmes les intentions de vote des électeurs exprimés par le truchement d'un système de vote électronique. Dans de nombreux pays, l'accès aux renseignements personnels est contrôlé par des lois ou des politiques concernant l'accès à la vie privée.

Comme principe général, toute personne devrait avoir le droit à la protection de sa vie privée. Si cette protection est menacée par un usage inapproprié des renseignements électoraux, les personnes en seront lésées et le respect et la confiance envers le processus électoral en souffriront.

Pour prévenir de tels incidents, le degré de sécurité dont des ordinateurs utilisés lors d'une élection devra assurer la protection des renseignements personnels contenus dans ces ordinateurs. Les systèmes électroniques qui traitent des renseignements personnels peuvent être dotés de pistes de vérification permettant d'identifier les individus qui y ont eu accès ou qui y ont apporté des modifications, afin de permettre de déceler tout accès non autorisé à ces renseignements.

Consultation des intervenants

Lorsqu'une technologie électorale vise des intervenants autant internes qu'externes, ces derniers devraient être consultés afin que leurs besoins soient étudiés et qu'ils accordent leur confiance au système proposé. L'organisme électoral mettra ainsi toutes les chances de leur côté dans la mise en oeuvre de son système.

Si les utilisateurs éventuels d'une nouvelle technologie ne sont pas familiers avec son fonctionnement, surtout quand il s'agit de l'électorat en général, il importe de les renseigner suffisamment afin qu'ils aient l'impression de faire partie du processus. Une technologie électorale peut également avoir un certain effet sur les partis politiques. Il est donc important qu'ils ressentent une appartenance à cette technologie, encore plus que pour tout autre système du gouvernement.

Lors de l'adoption d'une nouvelle technologie, on doit aussi considérer l'égalité d'accès pour les personnes qui pourraient avoir des besoins spéciaux.

Coûts et bénéfices

Lorsqu'on compare une nouvelle technologie électorale avec celle qu'elle est appelée à remplacer, les coûts peuvent soit augmenter, soit diminuer. Avant d'adopter une nouvelle technologie, il faut procéder à une analyse des coûts encourus et des bénéfices qu'elle apportera.

De prime abord, toute technologie peut paraître coûteuse, mais elle peut faire réaliser des économies à long terme, surtout si on réussit à reconnaître un système à prix modique pour remplacer un système de technologie traditionnelle qui coûte cher à maintenir. Il importe donc de peser les coûts en regard des bénéfices et de ne pas considérer exclusivement les coûts associés à l'acquisition de l'équipement et des logiciels et aux experts-conseils nécessaires, mais également les frais d'entretien et d'opération.

Il faut tenter de déterminer la durée probable du système. Une technologie qui peut servir à plus d'une tâche ou lors d'élections successives sera plus rentable que celle qui devra être remplacée après un seul scrutin (voir la rubrique Viabilité du système ci-dessous).

Nombreuses solutions technologiques peuvent coûter beaucoup plus que cher les procédés manuels qu'elles sont appelées à remplacer. Il n'est pas toujours rentable d'adopter une nouvelle technologie alors que de simples améliorations mineures seraient suffisantes. Dans certains cas il n'est pas toujours justifié d'adopter un procédé de haute technologie à prix élevé alors qu'une solution de rechange serait acceptable si on utilisait une technologie traditionnelle à prix modéré.

Avant d'entreprendre un projet de technologie, il faut être persuadé que les fonds nécessaires sont disponibles non seulement pour l'acquisition et l'installation initiale du système, mais également pour les frais opérationnels permanents. À cette fin, il importe de s'assurer que le gouvernement continuera de subvenir à ces besoins à l'intérieur de son processus budgétaire.

Degré d'efficacité

La croyance populaire veut qu'une technologie de pointe est plus efficace qu'une technologie conventionnelle. Or, ce n'est pas toujours vrai en pratique. Si l'adoption d'un nouveau système n'est pas bien planifiée, on peut en effet remplacer un procédé manuel efficace par un système informatisé mais inefficace. Pour éviter de tels résultats, il est important de s'assurer que la nouvelle technologie envisagée offrira un plus haut degré d'efficacité que le procédé qu'on se propose de remplacer.

Un des plus importants avantages de la technologie est sa capacité d'accomplir de lourdes tâches complexes en beaucoup moins de temps qu'un procédé manuel, offrant ainsil'avantage de réduire les coûts d'embauche du personnel. Mais il faut se rappeler que la technologie moderne peut avoir pour effet d'augmenter le fardeau du personnel, car au fur et à mesure que la productivité augmente, on lui impose toujours plus de tâches.

Viabilité du système

L'adoption d'une nouvelle technologie est habituellement coûteuse, mais si elle peut servir à plus d'une fin ou lors d'élections successives, le coût peut alors s'avérer rentable.

Les coûts d'adoption d'une nouvelle technologie à chaque élection ne sont pas justifiables. D'autre part, la technologie se développe si rapidement que le système adopté pour une élection aujourd'hui pourrait être désuète lors d'une élection quelque quatre ans plus tard. La puissance de traitement des ordinateurs personnels démontre comment une technologie de pointe peut être rapidement dépassée par les développements technologiques. Lorsque des changements surviennent rapidement, il peut être plus rentable de louer de l'équipement que de l'acheter afin d'optimaliser le rendement à chaque élection.

Flexibilité du système

Une technologie qui offre une certaine flexibilité d'application s'avérera sans doute rentable et viable. Il peut être plus judicieux d'adopter un système qui a les capacités d'accomplir plus d'une fonction, pourvu que le but principal pour lequel il est adopté n'en soit pas compromis.

Dans un contexte de gouvernement de transition où il est encore impossible de déterminer la direction que prendra l'administration des élections, il est préférable d'avoir recours à une technologie qui offre suffisamment de flexibilité pour servir dans des conditions différentes. En d'autres termes, il faut éviter d'adopter un système technologique hautement spécialisé, mais plutôt considérer des produits plus génériques qui peuvent s'adapter à un éventail d'applications.

C'est une opinion courante que la technologie électorale a l'avantage d'offrir plus d'options aux utilisateurs, donc plus de flexibilité. Dans leur choix de technologie, les organismes électoraux feraient bien de s'assurer que le système envisagé ne limite pas les options possibles. Par exemple, on peut adopter le vote électronique tout en permettant aux électeurs qui ne disposent pas des facilités requises et qui n'ont pas des connaissances en matière de technologie de voter selon le système manuel traditionnel sans être lésés.

Service à l'électorat

L'administration des élections est un service au public, soit aux électeurs. Toute nouvelle technologie doit donc être choisie dans cette optique. Elle doit être facile à utiliser, particulièrement pour les usagers autres que les gestionnaires, et doit viser avant tout à simplifier le processus pour l'électorat, et non à le rendre plus difficile.

Considérations administratives

La technologie électorale n'est pas une fin en soi, mais un outil qui sert à faciliter l'exécution des diverses tâches électorales. Les considérations administratives reliées à chaque étape du processus électoral valent également pour le rôle de la technologie dans chacune de ses étapes. Les fichiers qui suivent énuméreront diverses considérations administratives directement reliées aux systèmes technologiques.

La réussite d'une nouvelle technologie dépend d'un processus de mise en exécution rigoureux et bien structuré. Les étapes suivantes font partie du plan d'exécution.

• Définir clairement l'objectif de la technologie.
• Évaluer les capacités de l'organisme électoral pour effectuer la mise en exécution, en prenant garde de ne pas mettre les bouchées doubles.
• Disposer de temps suffisant pour la mise en exécution de même que pour les tests exhaustifs avant la mise en opération du système.
• Consulter tous les intervenants et usagers, autant ceux à l'extérieur qu'à l'intérieur de l'organisme.
• S'assurer de posséder les brevets légaux pour la mise en exécution.
• S'assurer que la structure organisationelle est en mesure de s'adapter à la nouvelle technologie.
• Disposer d'une infrastructure adéquate pour maintenir la technologie qui doit également être en fonction de l'environnement physique.
• Une fois arrêtée la décision d'aller de l'avant, respecter une méthodologie de développement et d'exécution de projet (voir Développement et mise en oeuvre d'un projet ).
• Disposer de l'argent nécessaire aussi bien pour la mise en exécution de la technologie que pour le maintien continuel du système.
• Adopter et respecter des pratiques convenables d'appels d'offres et d'acquisition.
• Déterminer s'il y a lieu de traiter avec un seul fournisseur qui pourrait être responsable de passer des contrats avec d'autres sous-traitants au besoin, ou encore de choisir plusieurs fournisseurs que l'organisme électoral se chargerait de coordonner.
• Déterminer si le personnel de l'organisme a les capacités de développer ses propres systèmes et logiciels ou si l'on doit en faire l'acquisition.
• Identifier à qui incombera la charge d'assurer le maintien du système (l'organisme ou des fournisseurs externes) et s'assurer qu'on disposera au besoin de l'aide technique compétente.
• Développer une série de tests exhaustifs avant que le système ne soit opérationnel et exécuter un projet pilote au besoin.
• S'assurer qu'une documentation adéquate est disponible. La plupart des pièces d'équipement et des logiciels disponibles sur le marché sont accompagnés de documentation courante, mais il peut être nécessaire de faire rédiger une documentation spécialisée pour les logiciels adaptés.
• Énoncer des procédures d'utilisation explicites.
• Fournir une formation adéquate à tous les utilisateurs du système et maintenir cette formation à jour sur une base continuelle tant que le système est en usage.
• Maintenir l'équipement en bon état en tout temps.
• Faire une mise à jour des logiciels au besoin, tenter d'identifier tout bogue qui pourrait s'introduire dans les logiciels et les régler s'il y a lieu.
• Se tenir au fait des développements technologiques pour évaluer s'il y a lieu de moderniser la technologie en usage ou de la remplacer.

Certains des points qui précèdent sont discutés plus en détail dans les fichiers qui suivent :

• Effets sur les préparatifs et sur le service à l'électorat
• Cadre législatif et réglementation
• Viabilité
• Considérations spéciales pour les nouvelles démocraties

Effets sur les préparatifs et sur le service à l'électorat

L'adoption d'une nouvelle technologie occasionne une période de transition durant laquelle ni l'ancien système ni le nouveau ne seront pleinement fonctionnels, et l'organisme électoral ne sera pas en mesure d'administrer une élection. Il importe donc de réduire au minimum les effets de cette période de transition en adoptant les mesures suivantes.

• Prévoir un laps de temps adéquat pour la mise en oeuvre du nouveau système, soit assez tôt avant une élection, tout en étant conscient que la mise en oeuvre prend généralement plus de temps que prévu.
• S'assurer que la mise en oeuvre soit terminée bien avant la date la plus rapprochée à laquelle l'élection pourrait être déclenchée et identifier une date finale à laquelle aucune modification au système ne doit être autorisée.
• Maintenir un système de rechange actif au cas où une élection est déclenchée plus tôt que prévu.
• S'assurer que les intervenants n'imposent pas d'échéanciers impossibles ou irréalistes.
• Ne pas laisser d'intervenant externe imposer une technologie inadéquate ou prématurée.
• Prévoir suffisamment de temps pour les tests nécessaires, pour la formation des utilisateurs ou pour toute autre tâche nécessaire à la mise en opération, tel un programme d'éducation populaire.

Les échéanciers d'exécution peuvent varier selon les élections qui se tiennent à date fixe ou non. Lorsque les élections ont lieu à date fixe, les échéanciers peuvent être établis en fonction de cette date, mais il faut tenir compte de toute réglementation qui pourrait prévoir des élections plus tôt dans des circonstances spéciales. Par ailleurs, si les élections n'ont pas lieu à date fixe, tout nouveau système de technologie doit être prêt à fonctionner avant la date la plus rapprochée du déclenchement d'une élection.

Cadre législatif et réglementation

La mise en oeuvre d'une nouvelle technologie électorale peut être conditionnée par deux éléments. D'abord, le gouvernement peut imposer des règlements gouvernant l'acquisition de toute technologie. De plus, la loi électorale doit permettre le recours à la technologie à des fins électorales, surtout si le système envisagé vise des principes fondamentaux du processus électoral.

La réglementation gouvernementale en matière d'acquisition de technologie peut :

• imposer des limites quant aux catégories de systèmes permis et à leur provenance;
• prescrire ce qui peut être développé et fait à l'interne et ce qui peut être acquis de l'extérieur;
• exiger que toute acquisition de technologie soit approuvée par les autorités compétentes autres que l'organisme électoral;
• insister pour que l'organisme électoral fasse l'acquisition d'équipement et de logiciels utiles à d'autres agences gouvernementales;
• imposer des normes minimales à respecter et des systèmes de contrôle de la qualité.

Ces contraintes pourraient limiter considérablement la liberté de l'organisme électoral et des autres intervenants d'opter pour une technologie de leur choix. Il est donc important d'identifier ces contraintes très tôt dans le processus de planification pour s'assurer que seule la technologie permise est prise en considération et adoptée.

Étant donné la nature spécialisée de plusieurs composantes utilisées aux fins d'élections informatisées, telles que pour le vote électronique et le dépouillement électronique des bulletins, il se peut qu'il n'existe pas de règlement connexe. D'autre part, l'organisme électoral pourrait maintenir que la nature spécialisée et différente de la technologie nécessaire devrait justifier de le dispenser de respecter ces règlements.

Lorsque le système technologique envisagé touche un aspect ou une activité du processus électoral énoncé dans la loi électorale, cette législation devient un élément important de l'adoption du système. Dans la plupart des cas, l'adoption du vote électronique par exemple nécessiterait des amendements législatifs. Il importe donc que l'organisme électoral s'assure que ces amendements soient en vigueur au moment approprié de la mise en oeuvre de la technologie et idéalement avant même de faire des engagements financiers.

Viabilité

Avant d'adopter un nouveau système de technologie, on doit s'assurer qu'il sera viable et que, de préférence, il pourra servir à plus d'une élection. Il n'est pas financièrement rentable d'adopter un nouveau système de technologie pour chaque élection. Il faut cependant se rappeler qu'à cause du rythme accéléré de développement de la technologie en général, un système mis en place pour une élection imminente pourrait être dépassé lors de l'élection subséquente qui pourrait avoir lieu quatre ans plus tard.

La puissance de traitement des ordinateurs personnels illustre bien comment une technologie de pointe peut être rapidement dépassée par les nouveaux développements dans ce domaine. Dans de tels cas, il peut être plus rentable de louer de l'équipement plutôt que de l'acheter afin de maintenir le rendement du système lors d'élections successives.

Pour l'adoption de tout nouveau système de technologie, ne serait-ce que pour une période relativement brève, il importe de s'assurer que les personnes qui seront appelé à l'utiliser et à assurer son fonctionnement possèdent les aptitudes requises.

Le personnel de l'organisme électoral peut assurer la gestion du système s'il possède les aptitudes nécessaires ou, sinon, il peut avoir recours aux services de gestionnaires de système externes. La formation du personnel entraîne des coûts au démarrage et peut occasionner un ralentissement des activités. Par ailleurs, une fois le personnel formé pour assurer la gestion du système, il peut être plus économique que d'avoir recours à des ressources externes. L'organisme électoral devra toutefois prévoir une formation continue de nouvelles ressources pour faire face à un mouvement possible du personnel.

Lorsque l'organisme doit faire appel à des gestionnaires de système externes, il devra prévoir ces dépenses lors de l'établissement des budgets. Si leurs services ne sont requis qu'à intervalles, ils peuvent s'avérer moins coûteux et probablement plus efficaces que le personnel de l'organisme en raison de leur expertise. Autrement, les services des ressources externes requis à temps complet coûteront beaucoup plus cher que ceux des ressources internes formées pour accomplir les mêmes tâches. Lorsque les services des ressources externes sont disponibles sur le marché compétitif, on doit, par souci d'économie, tenter de réviser périodiquement les contrats de fournisseurs. Si un fournisseur détient le monopole de ces services ou s'il est engagé par contrat sans limite de durée, l'organisme fera face coûts inutilement élevés.

Pour assurer la viabilité d'un système de technologie, il est finalement nécessaire de prévoir la disponibilité des fonds nécessaires pour le fonctionnement du système en prévision de sa durée et pas seulement pour ses coûts d'installation. Certains systèmes entraînent des coûts substantiels d'opération, de soutien et de mise à jour qui doivent être prévus avant de s'engager et pour lesquels on doit s'assurer de leur disponibilité.

Considérations spéciales pour les nouvelles démocraties

L'adoption d'une technologie électorale dans un pays où la démocratie est en voie de développement peut présenter des problèmes différents que pour une démocratie déjà établie, et différentes stratégies pourraient s'imposer.

L'environnement physique et l'infrastructure d'une région donnée pourraient ne pas justifier l'adoption de la technologie. Par exemple, dans un pays où la puissance hydroélectrique n'est pas constante, il ne serait pas justifiable d'avoir recours à un réseau étendu d'ordinateurs (REO) personnels qui dépend justement d'une source d'énergie fiable. Encore, une région affectée par un niveau élevé d'humidité, de poussière ou de sable n'est pas idéale à un bon rendement d'un système de technologie.

L'infrastructure locale doit être en mesure de subvenir aux besoins de la technologie adoptée, sinon le système ne pourra pas fonctionner à moins qu'on mette sur pied une infrastructure spéciale pour soutenir la technologie. Si on estime qu'un système de technologie peut subir des pannes fréquentes, ce système n'est probablement pas approprié dans les circonstances. S'il faut avoir recours à une infrastructure spéciale, il y lieu de bien peser les coûts et bénéfices pour en évaluer la rentabilité.

Il existe deux approches pour disposer d'une main-d'oeuvre compétente pour maintenir le système envisagé, soit former les ressources locales pour qu'elles développent les aptitudes nécessaires ou, s'il y a lieu, avoir recours à des ressources externes qui possèdent déjà ces aptitudes. La première solution peut être plus difficile à court terme mais, si elle est possible, elle peut offrir une meilleure rentabilité à long terme. Inversement, la deuxième solution peut s'avérer plus efficace à court terme mais moins rentable et moins viable à long terme (voir Viabilité).

Une autre erreur commune est d'entreprendre une tâche trop lourde et trop rapidement. Il peut être plus prudent d'échelonner l'introduction de changements au cours de plusieurs élections successives, plutôt que de substituer radicalement une technologie majeure d'un seul coup à une technologie déjà existante.

Considérations financières

La technologie peut être coûteuse, surtout au moment de son adoption et de son installation. Les coûts associés à son maintien peuvent également être plus élevés que prévus. Elle peut toutefois être rentable à long terme surtout pour remplacer une application de technologie traditionnelle coûteuse par une autre de haute technologie mais à prix plus abordable. Il se pourrait même que certains procédés technologiques peuvent coûter à peu près le même prix que les procédés manuels qu'ils sont appelés à remplacer, mais qu'ils peuvent offrir une productivité beaucoup plus élevée.

Avant de s'engager dans l'adoption d'une nouvelle technologie électorale, il est important de peser tous les coûts et bénéfices possibles pour évaluer sa rentabilité. Les coûts suivants sont parmi ceux qu'il convient de considérer.

• Quels sont les coûts initiaux de la technologie?
• Quels sont les coûts anticipés de maintien durant sa durée?
• Quels seront les coûts de mise à jour qui pourraient devenir nécessaires?
• Est-il possible de réaliser des économies en ayant recours à des installations existantes ou modifiées, que ce soit à l'interne ou à l'externe?
• La nouvelle technologie offrira-t-elle une efficacité accrue et, si oui, quelles en seront les économies?
• Sera-t-elle rentable - l'accroissement espéré de l'efficacité justifiera-t-il les coûts additionnels?
• Les fonds seront-ils disponibles pour la durée du système?
• Les fonds sont-ils suffisants pour toutes les fonctions connexes, soit le maintien, la documentation, l'établissement des procédures, la formation, le matériel périphérique, les communications et l'entretien?
• Le système peut-il servir à plus d'une fin ou être partagé avec un autre organisme afin d'étaler les coûts sur divers programmes - il pourrait être possible de partager le système avec d'autres organismes à des fins autres qu'électorales ou à des fins électorales avec des organismes de niveaux ou juridictions différents?
• Existe-t-il des possibilités de partage de coûts, telles que des projets conjoints qui pourraient faire réaliser des économies sans risquer de mettre en danger l'intégrité du processus?
• Le système envisagé est-il indûment élaboré ou perfectionné alors qu'un système moins coûteux serait acceptable?

Les considérations qui précèdent permettront de déterminer si la technologie envisagée est viable et abordable et d'évaluer les coûts possibles en regard des bénéfices espérés.

Contexte social et politique

Toute technologie électorale doit prendre en considération l'environnement social et politique. La population peut parfois entretenir des attentes irréalistes de la technologie ou encore ne pas y accorder sa confiance.

Des attentes irréalistes peuvent avoir comme effet d'adopter un système qui n'est pas à la mesure de l'attente espérée, surtout si le système adopté n'est pas en mesure d'accomplir les fonctions pour lesquelles il a été choisi ou si des mécanismes adéquats de soutien après son installation ne sont pas prévus. Un manque de confiance envers la technologie peut entraîner des retards dans les échéanciers d'installation ou même en causer l'interruption complète.

Afin d'optimiser les chances de réussite d'une technologie électorale, on peut adopter un nombre de stratégies visant à réduire les attentes irréalistes et la méfiance.

L'opposition bureaucratique envers l'innovation et le changement peut être due à des intérêts particuliers ou personnels dans la continuation du système en vigueur. La crainte que la technologie résulte en une réduction de la main-d'oeuvre peut constituer un autre facteur qui peut-être se réalisera. Si c'est le cas, l'organisme électoral doit en être conscient et entreprendre des discussions à cet effet avec le personnel qui pourrait être touché.

La technologie change parfois l'environnement de travail sans pour autant réduire le nombre des effectifs : moins de personnel sera requis pour accomplir des tâches manuelles plus il en faudra plus pour assurer le fonctionnement du système technologique. Dans certains cas, les mêmes personnes pourront accomplir ces différentes tâches sans pertes d'emploi, alors que dans d'autres cas, il sera nécessaire d'effectuer des mises à pied et d'embaucher d'autres employés qui possèdent des aptitudes différentes.

Lorsque l'adoption d'une technologie entraîne des changements importants dans l'environnement de travail, l'organisme électoral devrait adopter une stratégie d'adaptation au changement. Nombreuses sociétés de gestion offrent une formation visant l'adaptation au changement ou encore des conseillers en gestion peuvent recommander des stratégies à adopter. Une stratégie importante d'adaptation au changement consiste à instituer très tôt un processus de consultation périodique avec tous les intervenants concernés. S'ils sont entièrement au courant des raisons des changements et des bénéfices qu'ils apporteront, ces intervenants seront plus enclins à appuyer le projet surtout si on leur offre l'occasion de contribuer de façon importante à sa planification et à sa mise en oeuvre.

Il se peut que l'opposition à l'innovation et au changement provienne du monde politique. Les élections sont, de par leur nature, des activités politiquement délicates et il se peut que l'introduction de la technologie dans les activités électorales produise un effet sur la politique en général. L'adoption d'un système de vote électronique par téléphone pourrait, par exemple, changer la démographie de l'électorat en mettant plus à leur portée l'exercice même du vote. De là l'importance de consulter très tôt les intervenants et préférablement d'obtenir leur acceptation du projet. Des changements majeurs, comme l'adoption d'un système de vote électronique par exemple, nécessiteront probablement des amendements législatifs, et il est donc essentiel de jouir de l'appui des intervenants politiques envers de tels changements.

L'hésitation à accepter la technologie peut provenir de l'absence de confiance envers la nouvelle technologie elle-même. Elle peut être due à une insuffisance de connaissance ou de compréhension et peut donc être fondée. Dans ces cas, le processus de consultation et une explication des raisons et du but de la technologie proposée peut offrir une connaissance suffisante et en augmenter la compréhension. Si le système envisagé représente un effet important sur le processus électoral même, s'il s'agit par exemple du vote électronique, il sera nécessaire de gagner la confiance des opposants en faisant effectuer des évaluations exhaustives et transparentes du système, de préférence par des vérificateurs externes indépendants.

Si le système de technologie envisagé vise l'électorat, il importe de le considérer comme intervenant et de chercher à gagner sa confiance et son acceptation par le truchement d'une campagne d'éducation populaire pour faire part des changements proposés (voir Éducation de l'électorat). À cette fin, on peut avoir recours à des méthodes d'étude du marché pour mener des tests auprès de groupes cible ou en consultant un échantillon de la population. Des propositions de changements importants comme l'introduction du vote électronique pourraient faire l'objet d'enquête publique soit par une commission d'enquête ou par un comité parlementaire. Ces enquêtes offrent une occasion idéale d'évaluer la réaction du public en invitant son intervention ou en tenant compte de l'intérêt médiatique que suscitent leurs rapports. L'organisme électoral peut augmenter ses chances d'obtenir la confiance envers la technologie proposée et sa compréhension en collaborant avec les personnes chargées de ces enquêtes.

D'autres personnes, loin d'être méfiantes de la technologie, peuvent s'attendre à des merveilles. Ceux qui n'en connaissent pas la complexité peuvent s'attendre à ce que son simple recours réglera automatiquement un problème. On doit freiner les attentes exagérées afin d'éviter les accusations d'avoir adopté un système de technologie inadéquat. Tout comme dans le cas de ceux qui démontrent de la méfiance, on peut tempérer les attentes irréalistes par une bonne consultation avec ces intervenants, en les informant adéquatement, en faisant preuve de transparence et en évaluant objectivement les risques en regard des bénéfices.

Le degré d'expérience politique des intervenants peut contribuer à son acceptation d'une nouvelle technologie. Une société en voie de transition peut maintenir des attentes exagérées, tout comme elle peut faire preuve de méfiance envers ce système. Un organisme électoral responsable doit être conscient de ces possibilités et être en mesure d'y faire face.

Dans une démocratie bien établie qui jouit d'un environnement politique stable, une résistance au changement peut également exister en maintenant que le système traditionnel fonctionne bien et qu'il n'est pas justifiable de le changer. Il y a lieu alors de présenter avec conviction les justifications qui motivent l'adoption d'une nouvelle technologie et de démontrer les bénéfices qui en découleront.

Le degré de sécurité qu'offre l'environnement représente un facteur dans la réussite de la technologie, particulièrement si le pays est en voie de transition démocratique. Si le processus électoral risque d'être perturbé ou saboté lors d'agitations civiques, on devra s'assurer que la technologie adoptée offre suffisamment de puissance et de flexibilité pour continuer à opérer même quand une partie du système est concernée. Ceci pourrait exiger la conservation de multiples copies de secours en divers endroits et de s'assurer que les réseaux peuvent continuer d'être fonctionnels si un ou plusieurs liens subissent des pannes. Il peut être essentiel de disposer de systèmes de rechange manuels qui peuvent entrer en fonction pour prévoir des cas de pannes de systèmes irréparables.

Lorsque le processus électoral se déroule dans le cadre d'une mission pour le maintien de la paix, certaines complications peuvent survenir en raison de la nature inhabituelle des organismes bureaucratiques qui font partie de cette mission. Une telle mission est loin de constituer une occasion idéale pour introduire une nouvelle technologie parce qu'elle ne jouit pas d'une structure bureaucratique solide et a habituellement à accomplir une activité de logistique d'envergure. Il pourrait être nécessaire alors d'avoir recours à plusieurs des stratégies que l'on vient d'énoncer.

Historique

Les élections, telles que nous les connaissons aujourd'hui, remontent à un processus qui est né dans les démocraties naissantes à partir du milieu des années 1800 jusqu'à la fin de ce siècle. C'est durant cette période que plusieurs nouveaux concepts de processus électoraux ont fait leur apparition.

Un de ces concepts a été le secret du vote qui a créé le besoin d'un mécanisme assurant l'anonymat de l'électeur et de la création du bulletin de vote imprimé devenu par la suite un usage courant. Un autre concept a vu l'élargissement du droit de vote passant au vote quasi universel pour aboutir à l'établissement et au maintien de registres imprimés des électeurs.

L'élargissement du droit de vote a ensuite occasionné la nécessité d'entreprendre un processus de communication avec le nombre croissant de citoyens adultes, de les faire voter et d'organiser le dépouillement des votes.

L'histoire de la technologie électorale tourne essentiellement sur ces trois besoins : le mécanisme de vote, le registre des électeurs et l'administration du processus électoral.

Au cours du 19e siècle, on subvenait à ces besoins par la technologie du jour, soit les presses typographiques ou les instruments d'écritures comme les plumes à pointe métallique, les stylos et, vers la fin du siècle, les machines à écrire. La plupart de ces mécanismes toutefois étaient manuels et le sont encore à certains endroits. Les registres électoraux étaient établis à la main ou dactylographiés et conservés dans des volumes ou sur des cartes. Les bulletins de vote étaient également distribués, marqués et comptés à la main et les résultats du vote compilés manuellement et publiés sous forme de relevés imprimés.

À partir du milieu du 19e siècle jusqu'à sa fin est apparue une révolution de la technologie qui a continué de progresser jusqu'à nos jours et qui a incité les organismes électoraux à mettre les innovations de la technologie au service du processus électoral.

À la suite de l'invention de l'électricité et des centrales électriques sont apparus les machines à écrire électriques, des machines d'imprimerie plus puissantes, le vote électronique pour aboutir aux ordinateurs et à toutes les autres améliorations de notre mode de vie telles qu'un milieu de travail mieux éclairé et mieux chauffé. Les moyens de transport ont connu une évolution grâce aux engins à combustion interne qui permettent de déplacer en masse le matériel et le personnel dans une mesure qui ne s'était jamais vue. Les aéronefs motorisés plus lourds que l'air sont devenus des avions, des hélicoptères et des satellites qui ont tous un rôle à jouer dans l'administration du processus électoral.

Les nouvelles techniques de communications de masse qui sont apparues au cours du 20e siècle ont également eu leur utilité dans l'administration des élections. L'enregistrement sonore et visuel et sa transmission qui ont conduit à la radio, à la télévision, au téléphone, au télécopieur, à la cassette audio, à la cassette vidéo, au disque compact et à l'Internet ont tous été de quelqu'utilité au monde électoral.

Bien que les innovations de la technologie aient permis d'améliorer l'administration du processus électoral à partir du 19e jusqu'au milieu du 20e siècle, c'est l'ordinateur qui lui a permis de se transformer radicalement.

Les ordinateurs électroniques tels que connus aujourd'hui sont inspirés des tabulatrices de cartes à perforer qui ont été inventées à la fin des années 1800 et qui étaient elles-mêmes inspirées des machines à tisser par carte à perforer, une invention du tisserand français Joseph Marie Jacquard en 1801.

Les premiers ordinateurs électroniques modernes ont connu leur utilité commerciale durant les années 1940 et 1950. Ils ont été utilisés pour la première fois à des fins électorales pour la compilation des résultats du vote lors de l'élection présidentielle des États-Unis en 1952.

Vers les années 1960, plusieurs grands établissements commerciaux ont adopté les ordinateurs. Bien que les transistors et les circuits intégrés aient permis de réduire le format géant des prototypes à soupape utilisés durant les années 1950, c'est dans les années 70 que les ordinateurs personnels se sont multipliés. En même temps, le développement des logiciels conviviaux ont mis les ordinateurs à la portée du grand public. L'essor technologique rapide des ordinateurs au cours des années 80 et 90 les a rendus indispensables dans la vie des pays modernisés, autant sur le plan domestique que professionnel.

De leur modeste utilité comme simples calculatrices automatiques, les ordinateurs d'aujourd'hui sont capables d'accomplir toute une gamme de fonctions complexes comme des compilations et des analyses statistiques, la collecte, la mise en mémoire et la manipulation de données, l'édition et l'impression électroniques, le traitement de texte, les communications et le divertissement.

Ce n'est que durant les années 1970 et 1980 que les ordinateurs ont commencé à avoir une utilité significative pour le processus électoral, sauf pour les mécanismes de vote électronique utilisés aux États-Unis. La plupart des organismes électoraux ont continué, jusqu'aux années 1970, à avoir recours aux bulletins de vote imprimés et aux registres des électeurs établis laborieusement à la main ou à la machine à écrire.

L'usage commercial croissant des ordinateurs au cours des années 70 et 80, d'abord l'ordinateur central, puis l'ordinateur personnel plus petit et plus abordable, a mené à un recours accru d'ordinateurs pour des tâches électorales. Ils ont d'abord été utilisés pour la compilation des résultats du vote et pour la mise en mémoire et l'extraction électronique des données du registre des électeurs. Au fur et à mesure que les ordinateurs se sont perfectionnés, ils ont été utilisés plus largement au point qu'aujourd'hui, dans certains pays, on y a recours pour presque toutes les tâches relatives au processus électoral.

La plupart des applications technologiques utilisées aux fins d'élections sont de nature générique et peuvent être utiles à toute une gamme de tâches autres que celles associées à l'administration des élections. Au moins un seul système technologique, soit le mécanisme de vote électronique, est unique au monde électoral et est utilisé principalement aux États-Unis.

Le premier mécanisme de vote électronique fut utilisé officiellement à Rockport dans l'État de New York en 1892 et il était muni d'une roue tabulatrice activée par un levier. Son usage se répandit au point qu'en 1930, toutes les grandes villes américaines y avaient recours et, en 1960, plus de la moitié des votes aux États-Unis étaient tenus grâce à ces machines à levier.

Le système de cartes à perforer, un autre prototype de vote électronique, est apparu au cours des années 1950 et 1960. Ce mécanisme permettait à l'électeur de perforer des espaces vis-à-vis du nom des candidats de son choix en utilisant l'instrument spécial fourni. À la clôture du vote, les votes étaient comptés au moyen de compteurs mécaniques de cartes.

Au cours des années 1970 est apparu le système de vote par lecture optique selon lequel l'électeur pouvait indiquer ses choix par des marques sur un bulletin imprimé, et les dispositifs de lecture optique interprétaient les marques pour établir les résultats du vote.

Les progrès de la technologie informatique des années 90 ont mené à l'apparition des systèmes de vote électronique par enregistrement direct (EED). Ce système permet à l'électeur de voter directement sur une image électronique du bulletin de vote projetée par des dispositifs mécaniques ou opto-électroniques. Une fois le bulletin marqué, l'appareil traite les données à l'aide d'un logiciel et enregistre les votes lus à partir des images électroniques dans une mémoire interne capable d'effectuer le dépouillement des votes. Aux élections législatives et présidentielles américaines en 1996, plus de 98 % des votes ont été déposés et traités en utilisant l'un de ces systèmes mécaniques ou électroniques.

En utilisant le téléphone, un autre type de système EED est apparu durant les années 90. Celui-ci permet à l'électeur de confirmer son identité en composant son numéro d'identification personnel (NIP) sur le clavier du téléphone et d'enregistrer son vote en répondant à des messages pré-enregistrés.

Vers la fin des années 90 et au début des années 2000, la popularité d'Internet a également fait son chemin jusqu'à son utilisation aux fins du vote. Les États-Unis ont été les innovateurs en recourant à l'Internet pour voter lors de ses élections primaires à la présidence de 2000.

Après avoir brièvement tracé l'histoire de la technologie électorale du début des années 1800 jusqu'au début des années 2000, il importe de mentionner que les développements dans ce domaine n'ont pas été les mêmes dans toutes les parties du monde. Le niveau de modernisation en matière de technologie électorale varie considérablement d'un pays à l'autre. Alors que les systèmes de vote électronique et mécanique sont en usage courant aux États-Unis et dans quelques pays d'Asie, d'Amérique du Sud et de l'Europe et que plusieurs autres pays du monde moderne font usage de l'ordinateur pour l'administration des élections, certains autres pays ont encore recours à des systèmes manuels comme ceux en usage durant les années 1800 pour tenir leurs élections.

Sources :

Dépouillement des votes et Recours à la technologie.

World Book 1999, CD-ROM, IBM

Site Web de la United States Federal Electoral Commission http://www.fec.gov/elections.htlm et ses liens à Voting Systems, 28 février 2000.

Technologie utile aux élections

Les élections sont des événements complexes qui comportent de nombreux aspects. Pour administrer et tenir une élection, il est nécessaire de développer une grande quantité de matériel, en faire l'acquisition, l'entreposer, le distribuer et d'assurer son retour une fois l'élection terminée. Il faut embaucher du personnel, le former, le déployer et le rémunérer. Il faut confectionner les bulletins de vote, les imprimer, les distribuer pour l'utilisation des électeurs, les acheminer pour la compilation, les compter, puis en publier les résultats. Il faut mettre sur pied un programme d'information, d'éducation, de motivation des électeurs et le coordonner. Les candidats doivent mener leur campagne. Les médias doivent être bien informés. Ce ne sont là que quelques-unes des tâches à accomplir.

La technologie peut contribuer à faciliter toutes les tâches administratives associées à une élection. Vu la nature et l'ampleur de ces diverses tâches, on peut faire appel à une vaste gamme d'applications technologiques pour les accomplir. Ces systèmes de technologie électorale peuvent être regroupés en catégories différentes.

Systèmes de vote électronique et mécanique

Il existe divers types de systèmes de vote électronique et mécanique dont certains recourent à une technologie créée spécifiquement à des fins électorales. Ces systèmes sont surtout en usage aux États-Unis et, dans une plus faible mesure, dans quelques autres pays.

Les systèmes les plus courants de vote électronique et mécanique comprennent :

• les systèmes mécaniques de vote et de compilation;
• les systèmes de vote et de compilation par carte à perforer;
• les systèmes de vote et de compilation par lecteur optique;
• les systèmes de vote électronique par enregistrement direct (EED).

Pour plus de détails, voir Systèmes de vote électronique et mécaniques.

Lecteurs optiques

Les lecteurs optiques servent à convertir en format électronique des données consignées manuellement sur papier. Bien que les lecteurs optiques soient souvent utilisés pour capter les votes exprimés sur des bulletins spécialement conçus à cette fin (voir Systèmes de vote électronique et mécaniques), ils peuvent également servir à capter d'autres données, telles que la liste des électeurs qui ont effectivement voté ou encore des détails de formulaires complétés.

Il existe quatre principaux types de lecteurs optiques :

• La lecture optique de marques (LOM);
• La reconnaissance optique de caractères (ROC);
• La reconnaissance intelligente de caractères (RIC);
• La technologie de présentation en images (TPI).

Pour plus de détails, voir Lecteurs optiques

Systèmes d'identification personnelle

À diverses étapes du processus électoral, l'électeur doit prouver indéniablement son identité, surtout au moment de voter. On peut également recourir à des systèmes d'identification lors de l'inscription des électeurs ou pour donner accès à des membres du personnel à leur lieu de travail ou à un système informatique. Certains pays s'en remettent à l'honnêteté des électeurs sans exiger qu'ils fournissent des documents pour prouver leur identité. Inversement, d'autres pays exigent des preuves d'identité d'où les besoins de systèmes d'identification personnelle.

La popularité du vote électronique a rendu le recours aux systèmes d'identification plus essentiel, surtout lorsque les électeurs peuvent voter par Internet ou par téléphone, afin que seuls les électeurs admissibles auront accès à ce service.

Toute une gamme de systèmes différents d'identification personnelle ont été développés :

• les cartes d'identité;
• les numéros d'identification personnelle (NIP);
• les dispositifs de numérisation à balayage de caractéristiques biologiques ou bio-scans (incluant la voix, la main, le doigt ou le pouce, la rétine);
• la photographie numérisée;
• les codes à barres;
• l'infrastructure à clé publique (ou infrastructure PKI) et les signatures électroniques;
• les mots de passe.

Pour plus de détails, voir Systèmes d'identification personnelle

L'Internet

L'Internet - le réseau mondial d'ordinateurs auquel peut accéder toute personne qui dispose de la technologie requise - offre diverses applications électorales, dont les suivantes :

• la publication de renseignements à l'intention des électeurs, des candidats, des médias et des autres groupes concernés;
• le vote électronique;
• le courrier électronique;
• l'inscription des électeurs;
• le commerce électronique;
• la publication des résultats du vote;
• les rapports de financement des campagnes électorales;
• les réseaux intranet.

Pour plus de détails, voir Internet.

Les communications

Les communications constituent une autre tâche essentielle de l'administration des élections et on peut avoir recours à de nombreuses techniques de communication électronique pour transmettre entre autres des messages verbaux, des données, des documents et des illustrations. Différents systèmes de technologie sont utilisés à ces fins allant des plus simples tels que le téléphone ou la radio aux méthodes les plus perfectionnées comme les transmissions par micro-ondes ou par satellite.

Les principaux mécanismes utilisés à des fins électorales sont :

• les lignes de télécommunications comme le téléphone, le télécopieur, la câblodiffusion, l'Internet, l'Intranet et les lignes de données;
• la radio;
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• la télévision;
• les satellites;
• les micro-ondes (microwaves).

Pour plus de détails, voir Les communications

La bureautique

Dans de nombreux pays, les logiciels de bureautique pour utilisation avec les ordinateurs personnels sont devenus des outils indispensables aux organismes électoraux. Les machines à écrire ont été remplacées par des logiciels de traitement de texte, les livres comptables par des logiciels de chiffriers, les registres d'électeurs, les inventaires de matériel et les données sur le personnel établis sur papier par des logiciels de traitement de données et, enfin, les logiciels pour agendas électroniques ont remplacé les carnets d'agenda.

Depuis leur apparition au cours des années 1970, les logiciels les plus élémentaires mais encombrants de traitement de texte et de chiffriers, des versions plus perfectionnées et fonctionnelles ont été mises au point vingt ans plus tard et ont abouti à une utilisation plus efficace du personnel de soutien en leur permettant d'accomplir eux-mêmes des tâches qui devaient auparavant être confiées à des spécialistes commerciaux.

Les logiciels d'édition par exemple permettent de créer, à peu près sans formation, des publications de calibre professionnel, alors qu'auparavant la moindre tâche de composition devait être confiée à des typographes professionnels ou à des imprimeurs. Également, des logiciels de saisie de données et de chiffriers pour ordinateurs personnels de haute puissance permettent à des usagers non spécialisés de saisir, de garder en mémoire et de traiter des données alors que dans le passé ces tâches ne pouvaient être accomplies que par des programmeurs spécialisés et ce, grâce à des ordinateurs centraux puissants.

Pour plus de détails, voir La bureautique

Mécanismes électroniques ou mécaniques spécialisées

En plus des ordinateurs ordinaires et des mécanismes de vote électronique, il existe une grande variété d'équipement électronique ou mécanique spécialisée auxquels on peut avoir recours dans l'administration d'élections, par exemple :

• les compteurs automatiques;
• les coupe-papier;
• les machines à insérer le courrier;
• les imprimantes d'étiquettes;
• les rétroprojecteurs;
• la télévision et les cassettes vidéo;
• les tableaux blancs électroniques;
• les dateurs;
• les timbres numéroteurs.

Pour plus de détails, voir Mécanismes électroniques et mécaniques spécialisés.

Innovations autres qu'électroniques

Certaines innovations de la technologie utiles aux élections ne sont pas nécessairement électroniques ni mécaniques, mais font usage de matériaux manufacturiers, comme :

• le plastique servant à la fabrication des urnes, d'isoloirs et de scellés sécuritaires;
• le carton servant à la fabrication des urnes, des isoloirs et de mobilier de bureaux de vote;
• le matériel servant à déceler la falsification;
• la teinture et l'encre qui servent à prévenir les votes doubles.

Pour plus de détails, voir Innovations non électroniques.

Sources :

Site Web de la United States Federal Electoral Commission http://www.fec.gov/elections.htlm et ses liens à Voting Systems, 28 février 2000.

Systèmes de vote électronique et mécaniques

Il existe divers types de systèmes de vote électronique et mécaniques, certains ayant recours à une technologie créée spécifiquement à des fins électorales. Ces systèmes sont surtout en usage aux États-Unis et, dans une plus faible mesure, dans quelques autres pays.

Les systèmes les plus courants de vote électronique et mécaniques comprennent :

• les systèmes mécaniques de vote et de compilation;
• les systèmes de vote et de compilation par carte à perforer;
• les systèmes de vote et de compilation par lecteur optique; et
• les systèmes de vote électronique par enregistrement direct (EED)

Les systèmes mécaniques de vote et de compilation

Les systèmes mécaniques de vote à levier sont maintenant considérés comme une technologie démodée et sont en voie de disparition. Le premier a été utilisé à Rockport dans l'État de New York en 1892 et son usage se répandit au point que, durant les années 1960, plus de la moitié de la population des États-Unis utilisait ce mécanisme de vote. Lors de l'élection présidentielle américaine en 1996, seulement 20,7 % des électeurs l'ont utilisé.

Selon ce type de système, un levier est attribué à chacun des candidats. Après son entrée dans l'isoloir, l'électeur active un levier spécial qui ferme automatiquement le rideau de l'isoloir et qui met en marche le mécanisme de vote. L'électeur utilise alors les différents leviers pour indiquer ses choix de candidats, mais le système ne lui permet pas de voter pour plus de candidats qu'il en a droit. Une fois que l'électeur a fini de voter, il utilise le levier automatique qui ouvre le rideau et qui remet en fonction les leviers de vote pour l'électeur suivant.

L'usage de chaque levier active une roue mécanique qui lui est reliée et qui sert à compter un vote. À la clôture du vote, la position des roues indique le nombre de votes obtenus par chaque candidat.

Une autre forme de vote mécanique est celui utilisé en Gambie selon lequel l'électeur vote en introduisant une bille dans la machine qui compte automatiquement le nombre de billes pour chaque candidat.

Les systèmes de vote et de compilation par carte à perforer

Ces systèmes permettent à l'électeur de voter en perforant son bulletin de vote en regard du nom du candidat de son choix au moyen d'un dispositif spécial de perforation. L'électeur insère ensuite son bulletin dans une machine informatisée qui compte les votes au bureau de vote même. Dans d'autres cas, le bulletin est déposé dans une urne qui, à la clôture du vote, est transportée vers un centre de dépouillement.

Deux systèmes courants de vote par carte perforée utilisés aux États-Unis sont ceux qu'ils appellent le «Votomatic» et le «Datavote». Le premier utilise un bulletin de vote que l'électeur peut perforer vis-à-vis du numéro correspondant au candidat de son choix mais dont le nom n'apparaît pas sur le bulletin. La liste des candidats et leur numéro correspondant, de même que des directives sont contenues dans un livret séparé. En vertu du deuxième système, les noms des candidats sont imprimés sur le bulletin de vote vis-à-vis de l'espace de perforation correspondant.

Un système de vote par carte perforée et de compilation informatisée a été utilisé pour la première fois aux États-Unis en 1964 dans deux comtés de l'État de la Georgie pour les élections primaires à la présidence.

Plusieurs systèmes américains de vote par carte perforée sont graduellement remplacés par des systèmes plus perfectionnés, mais lors des élections présidentielles de 1996, 37,3 % de la population les utilisaient encore.

Les systèmes de vote et de compilation par lecteur optique

Il existe quatre types principaux de technologie de lecteurs optiques, soit :

• la lecture optique de marques (LOM);
• la reconnaissance optique de caractères (ROC);
• la reconnaissance intelligente de caractères (RIC);
• la technologie de présentation en images (TPI).

Voir Lecteurs optiques pour plus de détails sur ces types de technologie. La plupart des systèmes de vote par lecteur optique utilisent la technologie LOM connue aux États-Unis sous le nom de «Marksense ».

En vertu de ces systèmes, on remet à l'électeur un bulletin de vote sur lequel les noms des candidats sont imprimés, suivis d'un symbole quelconque comme le contour d'un rectangle, d'un cercle ou d'une flèche que l'électeur remplit au choix. Il insère ensuite son bulletin dans un appareil de comptage de vote informatisé ou, dans certains cas, les bulletins sont déposés dans une urne et transportés vers un centre de dépouillement. L'appareil de comptage lit les marques des électeurs, enregistre les votes pour chaque candidat dans une banque de données et émet les résultats.

Lors des élections présidentielles de 1996 aux États-Unis, 24,6 % des électeurs ont voté au moyen des systèmes «Marksense» qui sont utilisés de plus en plus pour remplacer les appareils à levier à cartes perforées.

Depuis les années 70, les systèmes LOM, en plus d'être utilisés pour voter, servent à plusieurs autres fins comme les examens scolaires et universitaires, les recensements démographiques et les loteries. Les systèmes LOM et RIC qui sont apparus par la suite sont plus complexes et moins exacts, et n'ont pas été très utilisés pour voter. Les systèmes LOM sont bien adaptés aux modes de scrutin majoritaire et de liste en vertu desquels les électeurs peuvent faire des choix simples indiqués par une seule marque. Ils ne se prêtent pas facilement aux modes de scrutin plus complexes comme le vote préférentiel ou le vote unique transférable selon lesquels l'électeur doit numéroter ses choix de candidats dans un ordre préférentiel, et leur usage pour ces scrutins a jusqu'à maintenant été limité. Cependant, le degré d'exactitude des systèmes RIC étant à la hausse, les modes de scrutin plus complexes pourraient possiblement y recourir plus fréquemment dans les années 2000. Les systèmes de vote électronique par enregistrement direct (EED)

Le développement technologique croissant des ordinateurs au cours des années 1990 a abouti au type le plus récent du système de vote EED qui permet à l'électeur d'enregistrer son vote directement sur un écran tactile ou par bouton-pressoir entre autres. Il peut aussi permettre l'usage d'un clavier électronique pour marquer un bulletin en blanc dans certains cas. Le EED élimine le besoin de bulletins de vote imprimés.

Les votes sont saisis dans la banque de données de l'ordinateur sur disque dur, sur disquette, sur CD-ROM ou sur une carte à puce intelligente. Certains systèmes copient les données de vote sur plus d'un médium à des fins de sécurité ou de vérification. En Belgique, par exemple, les données sont saisies et sur le disque dur et sur la carte à puce intelligente qu'utilise l'électeur qui, après avoir voté, la dépose dans l'urne de vote. Si par malheur le disque dur faisait défaut, les cartes pourraient alors servir pour le dépouillement. On peut également les utiliser pour effectuer une vérification des données du disque dur, au besoin.

Une fois le vote terminé, les données des divers bureaux de vote sont fusionnées dans un ordinateur central qui fournit le résultat final du vote. Les données peuvent être acheminées vers l'ordinateur central sur disquettes ou sur un réseau reliant les ordinateurs.

À part la Belgique, qui a eu recours au système EED durant les années 90, ce genre d'application est en grande partie utilisée aux États-Unis où, lors de l'élection présidentielle de 1996, 7,7 % des électeurs l'ont utilisée.

Au cours des années 90, on a commencé à utiliser le système EED pour voter par Internet lors d'élections autres que gouvernementales. Ce fut le cas aux États-Unis en 2000 où un petit nombre d'électeurs ont voté de cette façon lors de l'élection primaire pour la présidence. On s'attend à un accroissement du recours à des systèmes de vote EED par Internet durant les années 2000 au fur et à mesure que l'Internet et les numéros d'identité personnelle (NIP) deviendront plus sécuritaires (voir Internet).

Depuis les années 90, on a commencé à utiliser des systèmes de vote EED selon lesquels l'électeur peut utiliser un clavier à touches de téléphone pour enregistrer son NIP et son vote directement dans un ordinateur central en suivant des directives vocales préenregistrées.

Ces systèmes de vote à distance par Internet ou par téléphone soulèvent certains points problématiques qui traitent de l'identification de l'électeur (voir Systèmes d'identification personnelle).

Lecteurs optiques

La technologie de lecteur optique fonctionne au moyen d'une pièce d'équipement informatique et d'un logiciel spécialisé. La pièce d'équipement fait la lecture d'une image que le logiciel convertit en données lisibles par ordinateur. Il existe quatre types principaux de technologie par lecteur optique :

• La lecture optique de marques (LOM);
• La reconnaissance optique de caractères (ROC);
• La reconnaissance intelligente de caractères (RIC);
• La technologie de présentation en images (TPI).

Systèmes de lecteurs optiques de marques (LOM)

Le système LOM est un procédé par lequel le lecteur capte des marques particulières à des endroits précis d'une page et le logiciel qui le supporte interprète la signification de ces marques et les convertit en données (computer readable). La plupart de ces procédés sont de la technologie LOM (voir Systèmes de vote électronique et mécaniques).

Depuis les années 70, les systèmes LOM, en plus d'être utilisés pour voter, servent à plusieurs autres fins comme les examens scolaires et universitaires, les recensements démographiques, les sondages et les loteries. C'est également ce genre de technologie qui permet de lire les codes à barres utilisés à grande échelle dans les activités commerciales, pour la tenue d'inventaires, dans les bibliothèques et les écoles.

En Australie par exemple où le vote est obligatoire, ils servent à scruter les listes d'électeurs utilisées lors des élections et sur lesquelles sont notés les noms des électeurs qui ont voté, permettant aux autorités électorales de déceler les électeurs qui n'ont pas voté ou ceux qui ont voté plus d'une fois.

Les systèmes de codes à barres sont largement utilisés sur des requêtes acheminées par la poste et que les autorités postales utilisent pour informatiser les services de livraison. Certains pays ont des systèmes de codes postaux que les usagers inscrivent dans l'adresse du destinataire et qui permettent aux services postaux d'acheminer le courrier sans avoir à coder les envois dans leurs salles de tri, offrant une meilleure rentabilité pour l'usager.

Des organismes électoraux qui administrent un système de vote par la poste utilisent aussi les codes à barres dans leurs envois parce qu'ils offrent la possibilité d'identifier le nom aussi bien que l'adresse de l'électeur au retour du bulletin et de traiter plus facilement le courrier. Les codes à barres sont également utiles lorsque des envois sont retournés avec une indication de mauvaise adresse, permettant de mettre à jour les registres d'électeurs.

La technologie LOM est très utile et offre un degré d'efficacité pour capter des données simples et spécifiques, mais n'offre pas les mêmes avantages pour capter des données complexes et variées comme de grandes quantités de texte pour lesquels les technologies LOC et RIC sont mieux adaptées.

Lecteurs optiques de caractères (LOC)

Les LOC permettent de lire ou saisir des images, grâce à un logiciel, d'interpréter la forme de caractères imprimés ou écrits à la main, soit des lettres ou des chiffres, et de les enregistrer dans la mémoire d'un ordinateur.

Ce procédé offre plusieurs possibilités aux gestionnaires électoraux. Au début des années 1980 par exemple, la Commission électorale australienne avait rédigé une série de manuels de procédures. Lorsque le temps est venu, quelques années plus tard, de les réviser, les logiciels plus développés de la commission ne permettaient plus de traiter les textes de ces manuels que contenaient les vieux fichiers électroniques. Plutôt que de redactylographier les manuels, la technologie LOC a permis de convertir les textes imprimés en fichiers électroniques qui ont pu être révisés.

Un autre usage important de cette technologie est de saisir des renseignements à partir de formulaires imprimés et remplis à la main plutôt que de les redactylographier et de les transformer en données informatiques.

La technologie LOC permet de sensibiliser les logiciels de lecture à reconnaître et à interpréter des caractères distincts comme des lettres et des chiffres. Ces caractères imprimés peuvent cependant offrir diverses polices qu'on peut programmer aux logiciels dotés pour reconnaître des caractères. Cette tâche est relativement facile lorsque l'on traite avec des caractères imprimés. Bien qu'il soit aussi possible de reconnaître des caractères écrits à la main, la tâche est beaucoup plus complexe à cause de la grande variété de style d'écriture.

Les premiers systèmes LOC ont connu un taux d'erreurs assez important, surtout lorsqu'il s'agissait d'interpréter des caractères écrits à la main. De nombreuses heures de ressources humaines étaient nécessaires pour relire et corriger les données informatisées. Durant les années 1990, les équipements et les logiciels de lecture optique se sont perfectionnés au point de réduire le taux d'erreurs. La génération suivante de lecteurs optiques, les systèmes RIC, ont augmenté encore davantage le degré d'exactitude de cette technologie.

Lecteurs optiques par reconnaissance intelligente de caractères (RIC)

La technologie RIC a permis l'aavancement de la technologie LOC en créant des logiciels dotés d'une intelligence pour interpréter les caractères de façon logique et de les convertir en données informatiques plus exactes.

L'interprétation se fait à l'aide de règles d'épellation et de grammaire et en tenant compte du contexte approprié pour faire une interprétation plus intelligente des caractères et des textes que peut offrir le procédé LOC, surtout lorsqu'il s'agit d'écriture manuelle. Les logiciels de systèmes RIC nécessitent des ordinateurs rapides et puissants pour offrir de bons résultats; ils ont fait leur apparition seulement à la fin des années 1990 quand des ordinateurs puissants mais économiques sont devenus disponibles.

Au fur et à mesure que les systèmes RIC augmenteront leur efficacité, ils seront plus utiles pour l'administration des élections. Ils sont particulièrement adaptés à saisir des renseignements à partir de formulaires. Des spécialistes sont présentement à évaluer leur capacité de capter des chiffres écrits à la main sur les bulletins de vote utilisés par des modes de scrutin plus complexes comme le vote préférentiel et le vote unique transférable. À cause de leur complexité, ces modes de scrutin n'ont pas encore pu faire appel à des systèmes de lecture optique.

La technologie de présentation en images (TPI)

En plus de capter des caractères et de les convertir en données informatiques, les lecteurs optiques sont également capables de capter des images et de les convertir en format informatisé (des photographies, des dessins, des textes illustrés).

La TPI a plusieurs utilités électorales. Des images et des illustrations ou même des photographies du personnel, saisies par ce procédé peuvent être re-localisées dans le site Web d'un organisme électoral ou imprimées dans des publications, telles que des rapports annuels; des photographies de bureaux de vote peuvent être reproduites dans un site Web ou imprimées dans des manuels d'instructions; des exemples de formulaires remplis peuvent être insérés dans des manuels de formation.

Des formulaires imprimés peuvent être saisis par lecteurs optiques et emmagasinés sous format électronique pour être ensuite téléchargés dans un réseau d'ordinateurs sans avoir à consulter à nouveau le format imprimé. La Commission électorale australienne est présentement à saisir par lecteur optique les millions de formulaires d'inscription de ses électeurs pour les rendre accessibles à tous ses bureaux régionaux. Ce projet permettra d'avoir accès à ces renseignements informatisés, au besoin, pour vérifier les signatures des électeurs ou toute autre donnée qui les concernent.

Les logos d'entreprises commerciales peuvent être emmagasinés électroniquement et réimprimés dans des publications corporatives. Un organisme n'a plus à faire imprimer une grande quantité de papier à en-tête coûteux illustrant son logo. Son papier à lettres peut maintenant être imprimé sur du papier blanc à partir de son système informatique à l'aide d'une imprimante couleur et d'une image digitale de son logo.

La TPI peut également servir à la vérification d'identité (voir Systèmes d'identification personnelle). Elle permet de saisir et d'emmagasiner une photographie d'une personne sous format digital et de la reproduire sur une carte d'identité. Des empreintes digitales ou des photos de traits faciaux peuvent être emmagasinées digitalement et reproduites sur des cartes à puce intelligentes. Des logiciels de vérification d'identité permettent de comparer la personne qui présente une carte à puce intelligente avec l'image de cette personne incorporée dans la carte dans les cas douteux d'identité.

Systèmes d'identification personnelle

À diverses étapes du processus électoral, l'électeur doit prouver indéniablement son identité, surtout au moment de voter. On peut également avoir recours à des systèmes d'identification lors de l'inscription des électeurs ou pour accorder l'accès à des membres du personnel à leur lieu de travail ou à un système informatique. Certains pays s'en remettent à l'honnêteté des électeurs sans exiger qu'il fournissent des documents pour prouver leur identité. Inversement, d'autres pays exigent des preuves d'identité d'où les besoins en systèmes d'identification personnelle.

La popularité du vote électronique a rendu le recours aux systèmes d'identification plus essentiel, surtout lorsque les électeurs peuvent voter par Internet ou au moyen du téléphone, pour s'assurer que seuls les électeurs admissibles auront accès à ce service.

Toute une gamme de systèmes différents d'identification personnelle ont été développés :

• les cartes d'identité;
• les numéros d'identification personnelle (NIP);
• les systèmes d'identité biologique (incluant la voix, la main, le doigt ou le pouce, la rétine);
• la photographie numérisée;
• les codes à barres;
• l'infrastructure à clés publiques (ou Infrastructure PKI); et
• les mots de passe.

Les cartes d'identité

Certains pays ont un usage répandu des cartes d'identité alors que d'autres se gardent d'y avoir recours dans la vie de tous les jours. La réaction publique envers une telle pratique déterminera s'il est approprié d'y recourir.

Pour l'administration des élections, les électeurs peuvent utiliser les cartes d'identité au moment de leur inscription ou aux bureaux de vote. Elles peuvent être utiles pour admettre le personnel électoral à leur lieu de travail ou à d'autres endroits restreints comme les lieux de scrutin et de dépouillement des votes. Elles peuvent également servir au personnel chargé d'effectuer l'inscription des électeurs ou la vérification d'un registre.

On peut diviser les cartes d'identité en deux catégories principales selon qu'elles comportent ou non des données digitales généralement sous forme de piste magnétique. Les deux types de cartes peuvent afficher une photographie ou non.

Parmi les cartes qui comportent des données digitales, on retrouve celles qui peuvent être seulement lues (les données ne peuvent être modifiées une fois la carte émise) et celles qui peuvent être lues par dispositif magnétique et modifiées quand les renseignements concernant le détenteur ont changé. Ces dernières sont aussi appelées cartes à puce intelligente.

Les cartes modifiables peuvent offrir beaucoup d'utilité dans l'administration électorale. Si les bureaux de vote disposent d'un lecteur de cartes à puce relié à une banque de données, il est possible de confirmer l'admissibilité de l'électeur, d'indiquer s'il a déjà voté et d'éviter qu'il se présente une deuxième fois avec la même carte au cours de la même élection. Les cartes à puce intelligente servent aussi à permettre l'entrée dans un édifice aux personnes autorisées.

La plupart des cartes d'identité utilisées lors de scrutins offrent l'avantage de réduire les possibilités de fraude. Celles qui contiennent une photographie, une signature ou une empreinte digitale offrent un contrôle encore plus serré, mais il faut y avoir recours avec prudence en tenant compte du contexte culturel du pays. Certains procédés sécuritaires d'imprimerie comme les hologrammes ou des illustrations couleur difficiles à reproduire limitent les possibilités de produire de fausses cartes, tout comme les procédés d'identification biologique.

Les numéros d'identification personnelle (NIP)

Les NIP sont d'un usage courant dans de nombreux pays où ils sont utilisés à des fins de plus en plus nombreuses qui ont recours à des systèmes informatisés comme les guichets automatiques bancaires, le transfert électronique de fonds en point de vente et les services de transactions bancaires par téléphone ou par Internet.

Ce procédé n'est pas encore d'usage fréquent aux fins d'élections, mais au fur et à mesure que les autorités électorales s'engagent dans les systèmes de vote électronique par l'entremise du téléphone ou Internet, les NIP deviendront chose courante dans le processus électoral.

Avec les services électroniques, le NIP est un procédé unique d'identification qui permet de confirmer que la personne qui utilise le service est autorisée à le faire sous le nom associé à ce numéro. Pour que ce système soit efficace et sécuritaire, il faut faire preuve de la plus haute diligence dans l'attribution et l'emmagasinage de ces numéros.

La méthode suivie par les institutions bancaires est normalement d'utiliser le courrier pour transmettre séparément aux clients leur NIP et la carte ou compte correspondant, ou encore en demandant au client de passer à la banque pour choisir et enregistrer personnellement son NIP après avoir confirmé son identité. Quand les NIP sont utilisés par Internet, ils sont normalement livrés par courrier électronique.

L'organisme électoral qui adopte un système de NIP doit établir des procédures très strictes pour s'assurer que chaque numéro n'est émis qu'à la personne appropriée. L'attribution des NIP par la poste ou par courrier électronique comporte des risques parce qu'on peut difficilement garantir que la personne qui en prendra connaissance est celle qui a le droit de l'utiliser. Il n'est toutefois pas toujours possible de prendre possession d'un numéro en personne. Un moyen de limiter l'abus de ces numéros est d'exiger un deuxième moyen d'identification en plus du NIP comme une carte d'identité ou un autre numéro différent, tel que le numéro de sécurité sociale ou de dossier fiscal.

Un NIP volé qui ne fait pas partie d'un système exigeant une deuxième composante est sujet à des abus. Pour plus de sécurité, il ne devrait être utilisé qu'avec une carte à puce intelligente pour permettre d'accéder au système pour lequel il a été attribué.

Les systèmes d'identification biologique

Il existe deux catégories principales de ce système, soit visuelles ou électronique.

Les systèmes visuels utilisent des photos, des signatures ou des empreintes digitales sur une carte d'identité. C'est un procédé relativement peu coûteux à adopter et à maintenir. Plusieurs systèmes standardisés de cartes d'identité permettent d'inclure une photo et une signature. Utilisés aux bureaux de vote, ces systèmes exigent que les préposés s'assurent que la photo, la signature et les empreintes sur la carte sont bien celles de l'électeur.

Ce système comporte toutefois des inconvénients. Les préposés au vote ne possèdent généralement pas les aptitudes spécialisées nécessaires pour analyser les signatures et les empreintes digitales. La physionomie d'une personne peut changer considérablement de celle qui apparaît sur la photo de la carte surtout si celle-ci carte n'est pas mise à jour périodiquement. Toutefois, dans un milieu où les cas de fraude ne sont pas élevés, ce système sera probablement suffisant.

Lorsqu'un système visuel d'identité n'est pas considéré suffisant, un système électronique d'identification biologique peut être utilisé. Ce genre de système peut avoir recours à l'identification digitale de la voix, d'une empreinte de la main, d'un doigt ou du pouce ou de la rétine de l'oeil. Ces différentes caractéristiques physiques d'une personne sont saisies sur disque ou enregistrées par procédé digital sur une carte à puce et, au moment voulu, sont comparées à l'aide d'un lecteur électronique. La personne est acceptée ou admise seulement lorsque le système peut effectuer une comparaison parfaite.

Un système d'identification biologique électronique est coûteux à l'achat et au maintien et n'est pas très pratique à utiliser auprès d'une forte population tant qu'une telle technologie ne deviendra pas plus populaire et moins coûteuse. Il demeure toutefois efficace pour contrôler l'admission de personnes dans des établissements à haute sécurité.

La photographie numérisée

Des photographies digitales du visage des électeurs peuvent aider à déterminer si un électeur s'est inscrit plus d'une fois. À condition qu'un registre électoral contienne une photo de tous les électeurs inscrits, ce procédé permet à un logiciel de scruter plusieurs photos dans sa banque de données pour s'assurer que le même électeur n'y appraraît pas plus d'une fois.

Les codes à barres

Ce procédé, qui sert à reconnaître des objets, utilise une série de lignes codées captées par un lecteur au laser qui les convertit en une série de chiffres interprétables par ordinateur. Il offre un moyen simple et efficace d'attribuer un numéro d'identité unique à presque n'importe quel objet. Il est très utilisé dans la vente au détail pour identifier chaque article et déterminer son prix, pour enregistrer les ventes, conserver les stocks et tenir des inventaires. On l'utilise également pour les systèmes de cartes d'identité.

Les gestionnaires électoraux utilisent les systèmes de codes à barres pour comptabiliser des articles. Par exemple, on peut attribuer un code à barres à un formulaire donné par exemple afin qu'il puisse être identifié par un lecteur électronique. Au besoin, on peut attribuer un code unique à chaque formulaire différent à partir d'un procédé d'impression au laser activé par un système informatisé.

Les systèmes de codes à barres sont largement utilisés sur des requêtes acheminées par la poste. Aussi, certains pays ont des systèmes de codes postaux que les usagers inscrivent dans l'adresse du destinataire et qui permettent aux services postaux d'acheminer le courrier sans avoir à coder les envois dans leurs salles de tri, offrant ainsi une meilleure rentabilité pour l'usager.

Des organismes électoraux qui administrent un système de vote par la poste utilisent aussi les codes à barres dans leurs envois parce qu'ils offrent la possibilité d'identifier le nom aussi bien que l'adresse de l'électeur au retour du bulletin et de traiter plus facilement le courrier. Les codes à barres sont également utiles lorsque des envois sont retournés avec une mention de mauvaise adresse, permettant de mettre à jour les registres d'électeurs.

Infrastructure à clé publique et signature numérique

De plus en plus, les gouvernements permettent d'effectuer des transactions par Internet, ce qui crée la nécessité de disposer d'un système d'identification électronique ou de « signature numérique ».

Le terme « Infrastructure à clé publique » (ou Infrastructure PKI) est le nom d'un système qui permet de transmettre des données électroniques encodées en utilisant une clé à puce confidentielle pour cacher les données et une « clé » publique pour les décoder lors de la réception. La clé confidentielle permet également d'identifier l'envoyeur en lui attribuant une identité électronique unique. Ces clés sont généralement attribuées par l'autorité responsable sur présentation de pièces d'identité (voir Chiffrement).

Les mots de passe

Les mots de passe sont surtout utilisés pour identifier les utilisateurs de systèmes informatisés. En principe, tous les systèmes informatisés d'un organisme électoral devraient avoir recours à des mots de passe protégés pour éviter tout usage non autorisé.

À cette fin, les règles de sécurité suivantes devraient être observées dans l'usage de mots de passe :

• Ils ne devraient jamais être écrits et laissés à la vue, mais plutôt gardés en mémoire par les utilisateurs. S'ils doivent être écrits, ils devraient être gardés sous clé.
• Ils devraient changer à intervalle régulier, préférablement à tous les mois.
• Ils ne devraient pas être communs, tels que le nom de l'utilisateur, de l'organisme, d'un parent, d'un ami ou d'une personne célèbre, d'un objet, parce qu'ils seront trop faciles à découvrir. Ils ne devraient surtout pas être « mot de passe » qui est le mot de passe d'accès initial de tout usager.
• Ils devraient idéalement se composer de lettres et de chiffres sensibles à la casse, alterner entre des lettres majuscules et minuscules, rendant les mots de passe plus difficile à découvrir.
• Les mots de passe trop courts sont trop faciles à découvrir; ils devraient se composer d'environ huit caractères.
• On ne doit pas les partager avec des collègues, des parents ou des amis; chaque utilisateur doit avoir un mot de passe particulier.
• Lorsqu'un système doit être hautement sécuritaire, il est bon de le doter d'un programme qui lui permet de noter électroniquement l'identité de chaque utilisateur, à quel moment il a accédé au système et les données qu'il a consultées.
• Il est préférable pour le système de limiter le nombre d'essais consécutifs de mauvais mots de passe par un utilisateur; ceci est d'une importance particulière sur un réseau public comme Internet parce que des personnes non autorisées peuvent créer des logiciels qui essaient automatiquement un très grand nombre de mots de passe quand le système le permet.
• Le mot de passe d'un employé qui quitte les services d'un organisme doit être immédiatement annulé.
• Les administrateurs du système doivent avoir la capacité d'activer les mots de passe des utilisateurs qui les oublient.
• Toute personne à qui est attribué un mot de passe donnant accès à un système informatisé, y compris les fournisseurs de services externes et les administrateurs du système, devrait faire l'objet d'une enquête de sécurité et être admissible à une cote de sécurité au niveau approprié que requiert le degré de confidentialité des données auxquelles elle a accès.

Internet

Internet - le réseau mondial d'ordinateurs auquel peut accéder toute personne qui dispose de la technologie requise - offre diverses applications électorales, dont les suivantes :

• la publication de renseignements à l'intention des électeurs, des candidats, des médias et des autres groupes concernés;
• le vote électronique;
• le courrier électronique;
• l'inscription des électeurs;
• le commerce électronique;
• la publication des résultats du vote;
• les rapports de financement des campagnes électorales;
• les intranets corporatifs.

Internet doit ses débuts à une chaîne de réseaux d'ordinateurs interreliés durant les années 1960 et 1970 entre le ministère de la défense des États-Unis, diverses universités et d'autres institutions. Durant les années 1990, il est devenu un vaste réseau mondial d'information en plus de permettre la communication et le commerce électroniques.

Il est devenu un vaste réseau d'ordinateurs interreliés par des lignes téléphoniques ordinaires et des lignes de données dédiées. Ces lignes peuvent prendre la forme de lignes métalliques, de câbles de fibre optique ou de liens par micro-ondes ou par satellites. Les ordinateurs ont accès à ces lignes de transmission au moyen d'une pièce d'équipement qu'on appelle un modem.

Pour la plupart des utilisateurs, Internet offre deux caractéristiques principales, soit le Web mondial et le courrier électronique.

Le Web mondial

Le Web mondial est en réalité une quantité de fiches électroniques emmagasinées sur ordinateurs à travers le monde et qu'on appelle des sites Web. Un site Web est en fait une série de pages de données interreliées et qui peut contenir des textes, des images inanimées, des vidéos d'animation et même de son. Un site Web peut donc transmettre de l'information par le biais de diverses techniques, contrairement aux mécanismes plus traditionnels comme les livres, les vidéos, les cassettes audio qui sont de nature plus fixes et plus linéaires. C'est pour cette raison qu'on parle des sites Web et des CD-ROM qui offrent les mêmes caractéristiques que les sites Web comme étant des mécanismes multimédias.

Une des caractéristiques des logiciels de multimédias est la possibilité de naviguer d'une page à l'autre de données au moyen de liens hypertextes et de consulter des textes ou des données connexes plutôt que d'être restreint à une consultation continuelle comme dans un livre ou dans une vidéo. Les liens hypertextes offrent la flexibilité de naviguer à l'intérieur d'un site Web ou d'un site à l'autre.

Les sites Web sont créés en utilisant un langage de programmation qu'on appelle langage de balisage hypertexte HTML. Les utilisateurs peuvent obtenir l'accès à un site grâce à des logiciels appelés navigateurs Web (web browsers) largement disponibles à prix très limités ou gratuits. Des techniques plus perfectionnées de multimédias peuvent utiliser le langage informatique Java. Des documents et des images peuvent être téléchargés en utilisant le logiciel Adobe Acrobat. Ce terme demeure comme il est : c'est une marque de commerce. Ces différents logiciels, tout comme les navigateurs, peuvent facilement être utilisés avec tout ordinateur moderne, permettant l'accès global au Web mondial à l'aide de n'importe quel équipement informatique ou logiciel.

Chaque page de site Web est identifiée par une adresse URL, adresse électronique qui permet à un utilisateur d'Internet d'avoir accès aux navigateurs du Web. Ces adresses URL font maintenant partie de l'identité corporative de nombreuses entreprises et sociétés publiques et gouvernementales. Certaines entreprises sont même uniquement connues sous leur identité URL. Par exemple, l'adresse URL pour le projet ACE est «www.aceproject.org».

Les utilisateurs d'Internet peuvent localiser des renseignements par le biais de moteurs de recherche, des sites qui permettent de consulter une vaste quantité de sites pour trouver des renseignements spécifiques en tapant les mots clés de leur recherche. Plusieurs sites sont dotés de métadonnées qui ne sont pas évidentes pour les utilisateurs, mais qui sont en réalité des mots clés qui permettent aux moteurs de recherche d'effectuer ces recherches. Cette caractéristique de recherche évite aux utilisateurs d'avoir à connaître les adresses URL des sites qu'ils souhaitent consulter.

Courrier électronique

Le courrier électronique, aussi appelé communément courriel, est un élément distinct du Web mondial d'Internet bien que les deux soient presque totalement intégrés pour permettre aux usagers d'utiliser les deux fonctions simultanément. Le courriel permet à tous les utilisateurs d'Internet d'échanger des messages qui peuvent comprendre des textes ou toute autre forme de données pouvant être transmises par ordinateur comme des images, du son et même des fichiers électroniques ou des logiciels.

Chaque utilisateur de courriel dispose d'une adresse électronique qui est en principe une adresse URL qui permet de recevoir des messages à l'ordinateur désigné. Ces adresses sont activées par les fournisseurs du service d'Internet.

Le courriel est devenu un moyen de communication très efficace, rapide et peu coûteux qui permet de transmettre un message dans le monde entier en quelques secondes. Il est aussi rapide et normalement moins coûteux que le télécopieur tout en étant plus polyvalent. Contrairement au télécopieur, il n'est normalement pas nécessaire d'encourir des frais d'appels interurbains. Il est également possible de faire parvenir des messages simultanés à des destinataires multiples en utilisant des listes d'envoi. C'est un excellent moyen de transmettre des fichiers électroniques de données pour permettre à un nombre d'usagers partout dans le monde de partager et de traiter ces données.

L'accès au Web et au courriel a donné lieu au phénomène moderne de travail à domicile qui offre aux employés la possibilité de travailler à partir de leur résidence privée et de transmettre le résultat de leur travail électroniquement.

Les utilités d'Internet

Internet est un procédé à la fois passif et actif. D'utilisation passive, citons la réception d'information par l'usager sous forme de texte, d'images fixes ou animées et de son. L'utilisation active comprend la communication dans les deux sens permettant l'échange d'information par divers procédés, y compris le courrier électronique, le commerce électronique et même le vote ou l'inscription électroniques.

Plusieurs organismes électoraux ont maintenant leur propre site Web, et dans les pays où un grand nombre d'électeurs disposent d'un ordinateur, les sites Web électoraux font partie intégrante de la stratégie corporative de service à l'électorat.

Les sites Web sont d'excellents mécanismes qui permettent de mettre de grandes quantités d'information à la disposition des électeurs. Les moyens médiatiques traditionnels, tels que les journaux, les dépliants, la radio et la télévision n'offrent que des moyens limités de publicité payée tandis que les organismes électoraux peuvent maintenant offrir une plus grande quantité d'information à l'électorat en mentionnant le nom de leur site Web dans leur publicité payée. Les sites Web peuvent être construits de façon à permettre aux usagers d'y puiser seulement la quantité d'information qu'ils désirent.

Les sites Web peuvent être interactifs en plus de transmettre des données ou de l'information. Ils offrent la possibilité de compléter des activités en ligne, comme remplir un formulaire d'inscription électorale, de voter (voir Systèmes de vote électronique et mécaniques) ou de soumettre des rapports de financement de campagne électorale. Il est également possible de télécharger et d'imprimer des formulaires, de les compléter et de les faire parvenir par la poste, surtout lorsqu'une signature est requise.

À la clôture du vote lors d'une élection, il est possible de publier les résultats en direct au fur et à mesure qu'ils sont disponibles. Vers la fin des années 1990, certains organismes électoraux ont commencé à éliminer leurs centres de dépouillement et de compilation en les remplaçant par leur site Web. Ce fut le cas de la Commission électorale de l'Australie lors de son référendum constitutionnel de 1999.

Les résultats d'élections peuvent être affichés sur des sites Web en chiffriers ou en banques de données, permettant ainsi aux académiciens et aux chercheurs d'y avoir accès pour fins d'analyse et de recherche.

Les sites Web servent aussi à publier les données contenues dans les rapports de financement de campagne des candidats et des partis politiques qui, dans certains pays, peuvent représenter des centaines ou milliers de pages. La technologie de banques de données offre la possibilité d'effectuer des recherches pour sélectionner et extraire des données spécifiques de ces rapports.

Il est également possible d'établir des sites Web à l'usage interne d'un organisme, qu'on appelle «sites intranets» qui fonctionnent essentiellement de la même façon que l'Internet mais dont l'accès est limité aux usagers autorisés. Pour les organismes électoraux, ces sites internes peuvent offrir des ressources matérielles internes comme la liste des employés, des manuels d'utilisateurs, des programmes de formation, des banques de données et le registre des électeurs.

Conception d'un site Web

La facilité de consultation d'un site Web dépend largement de la façon dont il est structuré. En général, les usagers du Web ne sont pas tolérants et n'aiment pas les sites difficiles à télécharger, à comprendre ou à naviguer. Il existe plusieurs livres ou sites Web didactiques qui enseignent comment construire un site Web, mais il s'agit d'une technique récente qui est encore en évolution.

Les autorités électorales pourraient opter pour les services de professionnels afin de construire et de garder à jour leur site Web ou d'utiliser leurs ressources internes à cette fin. Cependant, il faut se rappeler que chaque option présente des avantages et des inconvénients. Les spécialistes externes sont plus en mesure de livrer un produit de qualité professionnelle mais ne sont pas toujours empressés ou disponibles d'effectuer les mises à jour, et leurs services peuvent être coûteux. D'autre part, les ressources internes, bien qu'elles n'offriront probablement pas la même qualité de travail que les spécialistes, seront sans doute plus disponibles pour effectuer les mises à jour plus exactes et plus rapidement, mais à un coût réduit.

Voici quelques conseils en vue de la construction et de la mise à jour d'un site Web électoral.

• On ne construit pas un site Web de la même façon qu'on publie un livre ou un dépliant parce que certaines techniques d'édition ne s'adaptent pas à un écran d'ordinateur, et de plus, un site Web offre plus de flexibilité qu'un texte d'imprimerie.
• Il faut restreindre au minimum le temps de téléchargement en évitant les illustrations ou graphiques complexes, sinon les usagers risquent de s'impatienter et de quitter le site.
• Les usagers doivent pouvoir trouver rapidement l'information qu'ils cherchent sans avoir à naviguer dans ce qui ne les intéressent pas.
• À moins que les usagers aient vraiment besoin d'informations complexes et spécialisées, le langage doit être clair et concis.
• Un site Web reflète la réputation de son propriétaire. Il est très important de le garder à jour, sinon la crédibilité de l'organisme risque d'en souffrir.
• La tâche de mise à jour devrait être confiée à un membre du personnel ou à une unité donnée avec un degré de responsabilité précis.
• Il importe de suivre les règles d'usage conventionnelles des sites Web comme des liens évidents, une méthode de navigation simple pour faciliter la tâche des usagers et surtout leur éviter d'avoir à connaître des méthodes spécifiques à un seul site.
• Le site doit être accessible au moyen d'équipement et de logiciels courants.

Sécurité d'Internet

La sécurité d'Internet est de la plus haute importance pour un organisme électoral qui offre la possibilité d'y effectuer des activités, surtout comme le vote électronique. Ceci s'applique également au courrier électronique qui permet de transmettre des renseignements confidentiels. Même le site le plus simple devrait être protégé contre les possibilités de modifications non autorisées, les annulations de sites ou les renvois des usagers à des sites inappropriés.

La sécurité d'Internet soulève de plus en plus d'inquiétude au fur et à mesure qu'il évolue. La piraterie informatique devient de plus en plus fréquente et inquiétante. Il serait avantageux pour les organismes électoraux d'avoir recours aux services de spécialistes en sécurité d'Internet qui sont au courant des mesures sécuritaires.

Parmi ces mesures, il est possible de :

• coder les renseignements de façon à ce que seuls l'expéditeur et le destinataire puissent les décoder;
• protéger le site de manière à ce qu'un usager non autorisé ne puisse pas le modifier;
• doter les sites de mécanismes qui empêchent toute personne non autorisée à avoir accès aux renseignements transmis.

Les communications

Les communications constituent une autre tâche essentielle de l'administration des élections et on peut avoir recours à de nombreuses techniques de communication électronique pour transmettre entre autres des messages verbaux, des données, des documents et des illustrations. Différents systèmes de technologie sont utilisés à ces fins comme les plus simples: le téléphone ou la radio jusqu'aux méthodes les plus perfectionnées telles les transmissions par micro-ondes ou par satellite.

Les principaux mécanismes utilisés à des fins électorales sont :

• les lignes de télécommunications comme le téléphone, le télécopieur, la câblodiffusion, l'Internet, l'Intranet et les lignes de données;
• la radio;
• la télévision;
• les satellites;
• les micro-ondes.

Lignes de télécommunication

Les lignes téléphoniques et de télécopieurs ordinaires sont toujours les plus utilisées dans les communications électroniques entre les gestionnaires électoraux et leurs électeurs, bien que le développement du courrier électronique et des réseaux d'ordinateurs au cours des années 1990 et 2000 ait permis aux méthodes de communication électronique de devenir beaucoup plus populaires.

Les téléphones cellulaires, qui se relient aux lignes téléphoniques par le biais de signaux de radio transmis à des tours de communication et à des satellites, remplacent de plus en plus le téléphone ordinaire. La commodité du téléphone et sa capacité de déplacement et cellulaire en fait un outil très utile aux gestionnaires électoraux, particulièrement pour communiquer avec les préposés au vote dans les bureaux qui ne disposent pas de téléphone ordinaire.

Le téléphone ordinaire continue à jouer une part importante dans le programme de communication d'un organisme électoral en permettant par exemple d'établir des centres de renseignements avec accès à des banques de données pour desservir l'électorat. Ces centres peuvent être gérés par des employés temporaires capables de répondre à de nombreux appels et fournir des informations relativement complexes tout en tenant des statistiques sur la nature et le nombre des appels. Très souvent, ces centres de renseignements sont accessibles en composant de partout au pays des numéros de téléphone faciles à mémoriser et sans frais, pourvu qu'ils soient largement publiés. Les frais d'appel sont normalement réduits et à la charge de l'organisme électoral.

L'installation des câbles de télécommunication est une tâche complexe qui ne doit être confiée qu'à des spécialistes accrédités.

La radio

La technologie de la radio est utilisée essentiellement à deux fins, soit pour la radiodiffusion ou pour les appareils de communication de personne à personne, bien qu'elle soit également utilisée aux fins de transmission de données et de téléphone sans fil (voir Télécommunications).

Plusieurs pays ont largement recours à la radiodiffusion dans le cadre de leur programme de publicité électorale. C'est un moyen peu coûteux qui permet de communiquer avec un vaste auditoire et qui offre l'avantage additionnel de pouvoir atteindre les personnes qui ne peuvent utiliser les organes de publicité imprimée pour cause d'incapacité physique ou d'analphabétisme.

La radio est principalement un moyen efficace dans les régions à diversité linguistique et culturelle parce qu'il existe de plus en plus de stations qui offrent une programmation diversifiée en fonction de la langue et de la culture. Elle est maintenant accessible mondialement par le biais de Internet et permet d'atteindre un auditoire encore plus vaste. Pour transmettre des communiqués de nature électorale à un vaste auditoire, la radiodiffusion demeure un mécanisme des plus efficaces.

Dans les régions où la communication par moyens conventionnels est difficile, tels que dans les bureaux de vote éloignés, les organismes électoraux peuvent avoir recours aux appareils radio pour communiquer de personne à personne.

La télévision

Les organismes électoraux font une grande utilisation de la télédiffusion pour leurs campagnes de publicité. Tout comme la radio, elle permet de communiquer avec un vaste auditoire et est utile pour atteindre les personnes qui ne peuvent utiliser les organes de publicité imprimée en raison d'incapacité physique ou d'analphabétisme. L'avantage d'utiliser des messages audiovisuels en fait un médium très puissant. Les annonces publicitaires sont toutefois coûteuses.

Les satellites

La technologie de communication par satellite est un médium de plus en plus populaire, principalement dans les régions où les moyens conventionnels de télécommunication ne sont pas offertes. Pour la communication par satellite, il est requis de posséder de l'équipement spécialisé.

Micro-ondes

La transmission d'information par technologie de micro-ondes connaît un usage croissant spécialement dans des circonstances où les moyens conventionnels ne sont pas disponibles ou appropriés. Ce moyen de transmission nécessite également de l'équipement spécialisé.

Pour plus de détails techniques sur les communications, voir Technologie de communication.

La bureautique

Dans de nombreux pays, les logiciels de bureautique pour utilisation avec les ordinateurs personnels sont devenus des outils indispensables aux organismes électoraux. Les machines à écrire ont été remplacées par des logiciels de traitement de texte, les livres comptables par des logiciels de chiffriers, les registres d'électeurs, les inventaires de matériel et les données sur le personnel établis sur papier par des logiciels de traitement de données et, enfin, les logiciels pour agendas électroniques ont remplacé les carnets d'agenda.

Depuis leur apparition au cours des années 1970, les logiciels les plus élémentaires mais encombrants de traitement de texte et de chiffriers, des versions beaucoup plus perfectionnées et fonctionnelles ont été mises au point vingt ans plus tard et ont abouti à une utilisation plus efficace du personnel de soutien en leur permettant d'accomplir eux-mêmes des tâches qui devaient auparavant être confiées à des spécialistes commerciaux.

Les logiciels d'éditique par exemple permettent de créer, à peu près sans formation, des publications de calibre professionnel, alors qu'auparavant la moindre tâche de composition devait être confiée à des typographes professionnels ou à des imprimeurs. Également, des logiciels de saisie de données et de chiffriers pour ordinateurs personnels de haute puissance permettent à des usagers non spécialisés de saisir, de garder en mémoire et de traiter des données alors que dans le passé ces tâches ne pouvaient être accomplies que par des programmeurs spécialisés et ce, grâce à des ordinateurs centraux puissants.

Types de logiciels de bureautique

Un ensemble type de logiciels de bureautique offrent la plupart ou la totalité des fonctions suivantes :

• le traitement de texte;
• les chiffriers;
• les banques de données;
• le logiciel d'éditique;
• la gestion de projets;
• la préparation de présentations;
• la gestion de fichiers électroniques;
• le courrier électronique;
• le navigateur Internet;
• l'édition sur Internet;
• les agendas électroniques;
• la gestion financière;
• la gestion des ressources humaines.

Il existe toute une gamme de livres, de revues ou de sites Web qui permettent de déterminer les systèmes de bureautique appropriés à chaque environnement de travail. Les logiciels de bureautique sont souvent accompagnés de l'équipement nécessaire, soit comme faisant partie du contrat d'achat ou pour respecter les pratiques d'achat du gouvernement local.

L'usage des logiciels de bureautique

Il est préférable d'offrir une formation à tous les utilisateurs de la bureautique. Dans divers pays, on peut faire appel aux services de formateurs spécialisés, mais il se peut que certains organismes électoraux disposent déjà du personnel compétent pour offrir cette formation. La majorité des logiciels sont accompagnés d'un guide de l'utilisateur, soit imprimé ou informatisé. Plusieurs offrent même un programme de formation dirigé sur écran au rythme de l'utilisateur.

Les logiciels modernes de bureautique sont très puissants et permettent aux utilisateurs d'accomplir les tâches les plus complexes. La bureautique permet à un organisme électoral d'accomplir entre autres les tâches suivantes :

• publier sur place la majorité de ses organes publicitaires, y compris des livres, des dépliants, des formulaires et des bulletins;
• rédiger, réviser et imprimer toute sa correspondance dans un format corporatif standardisé, y compris son logo et ses couleurs;
• développer des textes de présentation par rétroprojection pour des colloques et des séances de formation;
• saisir, emmagasiner et utiliser les données du registre des électeurs;
• automatiser certaines activités du processus électoral, comme l'envoi et le retour des bulletins de vote par la poste;
• saisir et analyser les résultats du vote;
• emmagasiner et traiter les dossiers personnels des employés;
• automatiser et personnaliser des envois en série aux électeurs et au personnel;
• maintenir des inventaires;
• maintenir un site Web corporatif et un Intranet interne;
• planifier et superviser toutes les étapes d'un projet important;
• établir un système de gestion financière;
• envoyer du courrier électronique individuel ou à des groupes, soit à l'interne ou à l'externe;
• partager des fichiers par réseau informatique.

Établissement de normes pour la tenue de fichiers

En raison de la popularité de la bureautique et du nombre croissant d'employés à l'intérieur d'un organisme, qui partagent des systèmes et des fichiers, il est devenu nécessaire d'établir des conventions standardisées pour uniformiser la façon d'identifier et d'emmagasiner les fichiers électroniques.

En général, des fichiers électroniques sont classés dans des dossiers électroniques. Des dossiers peuvent également être regroupés comme sous-groupes à l'intérieur d'autres dossiers plus génériques. Ainsi, un dossier appelé «Finances» contenant les fichiers pour l'année financière en cours pourrait contenir également des sous-groupes de dossiers de l'année précédente tout comme de la suivante. Chacun de ces sous-groupes de dossiers peut même être divisé en dossiers appelés «Frais de gestion» et «Salaires».

Les dossiers devraient être établis de façon logique et facile à comprendre par tous les utilisateurs. Afin de conserver une logique uniforme, la création de dossiers pourrait être confiée et restreinte aux gestionnaires de systèmes.

Le titrage des fichiers devrait également suivre une certaine uniformité de logique. Jusqu'à la fin de la décennie 1990, la plupart des systèmes informatiques ne permettaient que des noms de fichiers comprenant dix caractères ou moins, suivis d'un point et d'un suffixe de trois autres caractères qui identifiaient le type de fichier. Ils ne permettaient pas non plus d'insérer dans les noms des espaces ou des lettres majuscules (p. ex. «rapann99.doc»). Vers la fin de cette période, il est devenu possible d'avoir recours à des noms plus longs et d'y insérer des espaces, des majuscules et des minuscules pour obtenir des noms ou titres de fichiers plus clairs et complets (p. ex.. «Rapport annuel 1999.doc»).

Une bonne méthode voulant que les utilisateurs observent une certaine uniformité dans le titrage des fichiers et puissent les récupérer facilement est d'établir des normes de titrage. Il est également utile de créer des index de fichiers qui servent à offrir des détails sur le contenu des fichiers pour les récupérer plus facilement. Certains logiciels permettent d'établir de tels index qui comportent des liens vers les fichiers recherchés et qui, en même temps, obligent les utilisateurs à suivre les normes de titrage.

Mise à jour des logiciels de bureautique

Des mises à jour des logiciels standardisés de bureautique sont effectuées et publiées périodiquement, la plupart à intervalles de deux à trois ans. Souvent les mises à jour offrent des versions plus puissantes que les précédentes, ajoutent de nouvelles fonctions et solutionnent les bogues des premières versions. Il arrive souvent toutefois que les mises à jour elles-mêmes contiennent des bogues qui seront corrigées par la mise à jour subséquente.

Les mises à jour de logiciels peuvent être coûteuses et les organismes électoraux devront décider s'il est judicieux de se les procurer et à quel moment. Un bon moyen d'éviter ce problème est de louer le logiciel plutôt que de l'acheter et d'inclure une clause de mise à jour automatique dans le contrat de location. Certains gouvernements ont des politiques établies qui dictent si les mises à jour de logiciels peuvent être faites et à quel moment.

Si les logiciels d'un organisme ne posent pas de problèmes, il n'est pas toujours judicieux de se procurer les mises à jour dès qu'elles deviennent disponibles. Il est parfois préférable d'attendre que d'autres utilisateurs des mises à jour aient décelé les bogues éventuels que les compagnies peuvent solutionner par des corrections de programmes.

Un organisme subira parfois des pressions pour faire une mise à jour de son système de bureautique, provenant d'autres organismes avec lesquels il échange des données et qui ont adopté les logiciels mis à jour. Il faut se rappeler qu'un logiciel mis à jour ou révisé peut traiter les données du logiciel précédent alors que l'inverse n'est pas toujours possible. Quand cette éventualité survient, la mise à jour peut devenir nécessaire.

Bien que dans certains cas il peut être judicieux de retarder la mise à jour d'un logiciel, dans d'autres cas, la dépense peut être justifiée en raison des nouvelles caractéristiques qu'une une nouvelle version peut offrir.

Mécanismes électroniques et mécaniques spécialisés

En plus des ordinateurs ordinaires et des mécanismes de vote électronique, il existe une grande variété d'équipement électronique ou mécanique spécialisé auxquels on peut avoir recours dans l'administration d'élections, par exemple :

• les compteurs automatiques;
• les coupe-papier;
• les machines à insérer le courrier;
• les imprimantes d'étiquettes;
• des rétroprojecteurs;
• la télévision et les cassettes vidéo;
• les tableaux blancs électroniques;
• les autodateurs;
• les timbres numéroteurs.

Les compteurs automatiques

Il existe différents types de compteurs automatiques pouvant compter les bulletins de vote dont plusieurs ont d'abord été conçus pour compter les billets de banque. Certains d'entre eux sont même adaptables pour compter des bulletins de formats différents. Les compteurs plus développés peuvent compter les bulletins en liasses de nombres différents (20, 50, 100) et fournir un total cumulatif des bulletins comptés pour chaque candidat ou option référendaire.

Les compteurs automatiques sont généralement plus rapides et permettent d'obtenir des résultats plus justes que le procédé manuel.

Les coupe-papier

On peut utiliser une variété de coupe-papier pour ouvrir le courrier, à partir de machines petit format pour traiter de petites quantités de courrier jusqu'aux appareils plus puissants pour les quantités plus importantes.

Règle générale, ces appareils électroniques fonctionnent en tranchant une infime lanière de papier de rebord de chaque enveloppe, mais afin d'éviter de trancher le contenu des enveloppes, il importe de s'assurer que le contenu est plus petit que l'enveloppe.

Les organismes électoraux qui reçoivent une grande quantité de courrier (pour le vote par la poste, par exemple) pourraient faciliter leur tâche en se procurant les coupe-papier électroniques.

Les machines à insérer le courrier

Ces mécanismes permettent aux utilisateurs d'insérer automatiquement une ou plusieurs pièces de courrier dans une même enveloppe. Certains appareils plus perfectionnés peuvent être programmés par ordinateur pour insérer des pièces différentes dans chaque enveloppe selon le besoin spécifique de chaque destinataire.

Un appareil utilisé pour le vote par la poste, par exemple, peut être programmé pour insérer dans l'enveloppe une lettre personnelle contenant une étiquette préadressée, un bulletin de vote spécifique à la circonscription de l'électeur et une enveloppe de retour adressée au bureau électoral de la circonscription appropriée. Les bases de données sont utilisées pour déterminer les pièces appropriées à insérer dans chaque enveloppe.

Les machines à insérer le courrier peuvent être de différents formats, du simple format de table au grand appareil plus perfectionné programmé par ordinateur qui peut même utiliser une imprimante laser capable de produire des lettres personnalisées en même temps que l'assemblage du contenu des enveloppes. Ce n'est pas tous les organismes électoraux qui disposeront des budgets que nécessite le modèle plus perfectionné. Ils devront probablement confier les envois complexes de volume considérable à des entreprises spécialisées pour ce genre de tâche. Ils pourraient cependant trouver de quelqu'utilité le format de table pour des tâches de volume moins considérable.

Les imprimantes d'étiquettes

Des imprimantes spécialisées peuvent imprimer des étiquettes d'adresses à partir d'un ordinateur, soit sur des étiquettes auto-collantes ou en imprimant l'adresse directement sur l'enveloppe.

Tout comme les petites machines à insérer le courrier, les imprimantes d'étiquettes varient en format et en complexité allant du format de table au modèle industriel pour volume élevé. Pareillement, il est peu probable que les organismes électoraux aient les besoins ou budgets qui justifient le recours au modèle plus puissant, et ils pourraient simplement confier les tâches d'envergure à des entreprises commerciales et trouver le modèle de table utile pour imprimer des étiquettes individuelles ou des petites quantités.

Les étiquettes auto-collantes sont disponibles sur du papier de format ordinaire utilisable sur les modèles courants de photocopieurs. L'équipement et les logiciels courants de bureautique peuvent, à partir d'une banque de données, produire des feuilles d'étiquettes imprimées.

Les rétroprojecteurs

Les rétroprojecteurs ont connu un progrès important durant les années 1990 depuis le modèle original d'appareil, mais désuet, qui utilisait les pellicules d'acétate. Bien que le modèle original soit toujours disponible et utile, des modèles plus perfectionnés sont capables de projeter des images sur un grand écran directement à partir d'un ordinateur.

Les rétroprojecteurs électroniques, à l'aide de logiciels d'informatique, permettent de faire des présentations très sophistiquées. Ils peuvent projeter des mots, des données, des graphiques, des photographies, des objets animés, même des vidéos et, à l'aide de haut-parleurs, permettre de faire des présentations sonores.

Les organismes électoraux utilisent fréquemment les rétroprojecteurs pour la formation du personnel, faire des présentations et tenir des colloques. Certains s'en servent également au cours d'événements publics lors d'élections, soit pour les mises en candidature, les tirages au sort ou la publication des résultats du vote.

La télévision et les cassettes vidéo

La télévision et les cassettes vidéo sont des outils utiles aux organismes électoraux pour effectuer la formation et pour donner des présentations et des colloques. On peut utiliser divers types de grands écrans pour afficher du matériel à partir de la télévision et de vidéocassettes en format adéquat pour un vaste auditoire. Entre autres, c'est un procédé utile pour la formation des préposés au vote.

Conjointement avec un système d'ordinateur et l'Internet, des téléviseurs permettent de tenir des conférences ou des séances de formation sur vidéo, surtout lorsque les participants sont dispersés géographiquement.

Les tableaux blancs électroniques

Ces outils sont également utiles lors de présentations et de séances de formation. Un de leurs avantage, que n'offrent pas les tableaux non électroniques, est la possibilité de passer de l'une à l'autre de diverses illustrations sans avoir à les effacer et de pouvoir y retourner.

Les dateurs

Des dateurs mécaniques ou électroniques de divers calibres permettent d'apposer automatiquement la date sur le courrier reçu ou envoyé de même que sur la correspondance.

Les timbres numéroteurs

Ces appareils également de divers calibres servent à numéroter consécutivement de nombreuses pièces, tel que des formulaires ou les numéros de pages d'un dossier quelconque.

Innovations non électroniques

Certaines innovations de la technologie utiles aux élections ne sont pas nécessairement électroniques ni mécaniques, mais font usage de matériaux manufacturiers, comme :

• le plastique servant à la fabrication des urnes, d'isoloirs et de scellés sécuritaires;
• le carton servant à la fabrication des urnes, des isoloirs et de mobilier pour bureaux de vote;
• le matériel inviolable;
• la teinture et l'encre qui servent à prévenir les votes doubles.

Bien qu'il soit possible d'informatiser plusieurs activités électorales de nature administrative au moyen de procédés électroniques, le processus du vote lui-même n'est pas toujours informatisé, dû en grande partie au coût astronomique associé à l'équipement requis pour le vote électronique dans un grand nombre de bureaux de vote pour un scrutin qui ne dure généralement qu'une journée à peu près tous les quatre ans.

Il est tout de même réaliste d'utiliser des procédés technologiques non électroniques pour les activités aux bureaux de vote. Dans certains endroits, on utilise encore des urnes démodées faites de bois ou de métal. Elles sont généralement lourdes et encombrantes et leurs transport et entreposage entre les élections sont très coûteux. Il est maintenant possible de confectionner des urnes en carton qui offrent l'avantage d'être légères et jetables ou même recyclables. On peut aussi confectionner des urnes pliantes, légères et réutilisables, à partir de plastique.

Les urnes en carton ou en plastique n'éliminent pas entièrement les possibilités de fraude. Un cadenas sur une urne en carton par exemple n'empêcherait pas un malfaiteur d'utiliser un canif pour l'ouvrir. Toutefois, les urnes en carton ou en plastique peuvent être créées de façon à ce qu'il soit impossible pour un fraudeur d'avoir accès à leur contenu sans y laisser de traces apparentes, grâce à des scellés en plastique numérotés individuellement. Ces numéros sont notés par les préposés au vote en présence de témoins et les scellés sont vérifiés avant que les urnes soient rouvertes à la clôture du vote pour s'assurer qu'ils n'ont pas été brisés ou substitués.

Les isoloirs qui servent à maintenir le secret du vote peuvent également être fabriqués de carton ou de plastique léger. Contrairement aux anciens isoloirs en bois, ceux faits de carton ou de plastique sont plus facilement transportables et entreposables. S'ils sont faits de carton, on peut les jeter ou les recycler car il sera probablement plus économique à la fin d'en acheter de nouveaux pour chaque élection comparativement au coût d'entreposage d'une élection à l'autre.

Le carton peut également servir à fabriquer des articles et du mobilier temporaires tels que des tables, des affiches et des barrières pour contrôler les files d'attente.

L'encre ou une teinture colorantes constituent également des matériaux d'innovation quand ils sont utilisés pour marquer le doigt des électeurs pour empêcher qu'ils votent plus d'une fois au cours d'une même élection. Certains types d'encre sont invisibles à l'oeil nu, ne peuvent être détectés que par une lampe ultraviolette et sont très difficiles à faire disparaître. Selon le processus de vote qui utilise ce procédé, les préposés aux bureaux de vote doivent vérifier les mains de chaque électeur sous une lampe ultraviolette pour confirmer qu'elles n'ont pas déjà été marquées. Après avoir voté, un des doigts de l'électeur est trempé dans l'encre. D'autres types d'encre ou de teinture sont visibles mais durables et, au dire des manufacturiers, ne peuvent pas s'effacer durant la période du vote.

Il est possible que les électeurs tentent de voter plus d'une fois, ce qui représente un élément de risque appréciable avant de décider si la pratique que l'on vient de décrire est appropriée à un pays sans qu'elle ne soit perçue comme une invasion de la vie privée. Les organismes électoraux qui veulent faire appel à ce procédé devront également s'assurer qu'il ne constitue pas un danger pour la santé des électeurs ou des préposés au vote.

Pertinence d'un système de technologie

La technologie n'offre pas toujours une solution à tous les problèmes. Bien qu'elle puisse permettre d'effectuer des tâches électorales avec rapidité, rentabilité et efficacité, elle peut s'avérer coûteuse et ne pas toujours offrir les résultats aespérés.

Des activités électorales manuelles et non technologiques peuvent toujours être justifiables. Elles peuvent être plus économiques, plus transparentes et souvent plus fiables que des procédés technologiques.

Dans certains cas, les circonstances locales pourraient ne pas justifier d'adopter une technologie électorale, surtout si elle est difficilement disponible et s'il n'est pas possible de la mettre à la disposition de l'électorat en entier. Dans d'autres cas, elle pourrait ne pas s'avérer rentable à long terme ou encore, des entraves législatives pourraient l'en empêcher.

Avant de s'engager dans l'adoption d'un procédé technologique, l'organisme électoral aurait tout avantage à s'assurer que le système envisagé est d'abord approprié. Ce n'est qu'après avoir effectué une analyse de ses coûts et bénéfices et après s'être assuré que les utilisateurs éventuels sont prêts à s'y engager que l'organisme sera en mesure de décider s'il convient de s'engager dans un tel projet.

Pour plus de détails, voir Coûts et bénéfices de la technologie et Acceptation de la technologie.

Coûts et bénéfices de la technologie

Une nouvelle technologie électorale peut ou bien augmenter les coûts ou bien les diminuer, selon ce que coûte la nouvelle technologie comparativement au coût du système qu'elle est appelée à remplacer. Elle peut faire réaliser des économies d'ordre non monétaire comme des améliorations dans la qualité du service à l'électorat et dans la transparence du processus. Il importe donc de faire une évaluation exhaustive des coûts et des bénéfices de toute nouvelle technologie avant de s'engager dans son adoption.

Tout système de technologie peut paraître coûteux au moment de son installation mais on peut effectivement réaliser des économies à long terme, à condition qu'on substitue un système à coût modéré à un système de technologie traditionnelle à coût élevé. Il est essentiel pour l'organisme électoral de bien peser les coûts en regard des bénéfices associés à l'adoption d'une technologie électorale en considérant non seulement les coûts de mise en œuvre associés à l'achat d'équipement et de logiciels ainsi que les services de spécialistes requis pour les installer, mais également ceux nécessaires pour le maintien et le fonctionnement continu du système.

Il faut connaître au départ la durée possible du système de technologie. S'il peut servir à plus d'une fin ou à plus d'une élection, il sera hautement plus rentable que s'il doit être remplacé après un seul usage. (voir aussi Viabilité)

Plusieurs applications technologiques peuvent coûter considérablement plus cher que le système manuel qu'elles sont appelées à remplacer et il n'est pas toujours justifiable d'introduire une nouvelle application qui peut n'apporter que des améliorations minimes. Dans de tels cas, un organisme électoral serait plus justifié d'adopter une application de technologie traditionnelle à prix modéré plutôt qu'une application coûteuse de haute technologie.

Avant de faire l'acquisition d'une application technologique, l'organisme électoral doit s'assurer qu'il dispose des fonds nécessaires non seulement pour son installation mais aussi pour son fonctionnement et entretien continuels. À cette fin, il sera généralement nécessaire de s'assurer de l'engagement budgétaire du gouvernement, qui exigera probablement les résultats d'une analyse des coûts et des bénéfices du projet. (voir également "etb05")

Une analyse des coûts et bénéfices devrait énoncer les points suivants :

• l'objectif du nouveau système;
• les raisons qui motivent son acquisition;
• une description du système actuel que remplacera la nouvelle application;
• un aperçu des problèmes et des risques que comporte le système actuel;
• une description du fonctionnement du nouveau système;
• une énumération des bénéfices espérés;
• les problèmes ou risques qu'implique le nouveau système;
• une analyse de l'accroissement ou de la diminution de la transparence du processus électoral que comportera le système;
• une estimation de tous les coûts impliqués, y compris ceux de l'équipement s'il y a lieu, du logiciel, de l'infrastructure requise, les communications, le transport, le personnel, les services de spécialistes externes, l'entretien et les mises à jour éventuelles;
• une estimation des coûts que pourrait comporter un possible échec du système;
• un état des coûts du système actuel;
• les bénéfices qui seront réalisés;
• les échéanciers prévus pour l'adoption;
• un aperçu de la viabilité du système et de sa durée de vie possible; et
• une énumération des événements préalables nécessaires, y compris son adoption par les intervenants ou les amendements législatifs nécessaires.

Acceptation de la technologie

Toute technologie électorale doit considérer l'environnement social et politique. La population peut parfois entretenir des attentes irréalistes de la technologie ou encore ne pas y accorder sa confiance. Dans certains cas, les gestionnaires n'ont pas les aptitudes requises pour l'adoption d'une technologie.

Des attentes irréalistes peuvent avoir comme effet d'adopter un système qui n'est pas à la hauteur des résultats espérés, surtout si le système adopté n'est pas en mesure d'accomplir les fonctions pour lesquelles il a été choisi ou si des mécanismes adéquats de soutien après son installation ne sont pas prévus.

Un manque de confiance envers la technologie peut entraîner des retards dans les échéanciers d'installation ou même en causer l'interruption complète. Si les utilisateurs ne disposent pas des moyens nécessaires pour adopter une nouvelle technologie, à cause d'un manque de formation ou l'absence de l'infrastructure nécessaire, cette technologie risque de ne pas satisfaire aux attentes.

Afin d'optimiser les chances de réussite d'une technologie électorale et de fournir aux utilisateurs les aptitudes nécessaires, on peut adopter un nombre de stratégies visant à réduire les attentes irréalistes et la méfiance.

Résistance aux changements

L'opposition bureaucratique envers l'innovation et le changement peut être due à des intérêts particuliers ou personnels dans la continuation du système en vigueur. La crainte que la technologie résulte en une réduction de la main-d'oeuvre peut constituer un autre facteur qui peut effectivement se réaliser. Si c'est le cas, l'organisme électoral doit en être conscient et entreprendre des discussions à cet effet avec le personnel qui pourrait en être touché.

La technologie change parfois l'environnement de travail sans pour autant réduire le nombre des effectifs, parce que moins de personnel sera requis pour accomplir des tâches manuelles alors qu'il en faudra plus pour assurer le fonctionnement du système technologique. Dans certains cas, les mêmes personnes pourront accomplir ces différentes tâches sans pertes d'emploi, alors que dans d'autres cas il sera nécessaire d'effectuer des mises à pied et d'embaucher d'autres employés qui possèdent des aptitudes différentes.

Lorsque l'adoption d'une technologie entraîne des changements importants dans l'environnement de travail, l'organisme électoral devrait adopter une stratégie d'adaptation au changement. Nombreuses sociétés de gestion offrent une formation visant l'adaptation au changement ou encore des conseillers en gestion peuvent recommander des stratégies à adopter. Une stratégie importante d'adaptation au changement consiste à instituer très tôt un processus de consultation périodique avec tous les intervenants concernés. S'ils sont entièrement au courant des raisons des changements et des bénéfices qu'ils apporteront, ces intervenants seront plus enclins à appuyer le projet surtout si on leur offre l'occasion de contribuer de façon importante à sa planification et à sa mise en oeuvre.

Il se peut que l'opposition à l'innovation et au changement provienne du monde politique. Les élections sont, de par leur nature, des activités politiquement délicates et il se peut que l'introduction de la technologie dans les activités électorales produise un effet sur la politique en général. L'adoption d'un système de vote électronique par téléphone par exemple pourrait changer la démographie de l'électorat en mettant plus à leur portée l'exercice même du vote. De là, l'importance de consulter très tôt les intervenants et préférablement d'obtenir leur acceptation du projet. Des changements majeurs, comme l'adoption d'un système de vote électronique, nécessiteront probablement des amendements législatifs, et il est donc essentiel de jouir de l'appui des intervenants politiques envers de tels changements.

L'hésitation à accepter la technologie peut provenir de l'absence de confiance envers la nouvelle technologie elle-même. Elle peut être due à une insuffisance de connaissance ou de compréhension et peut donc être fondée. Dans ces cas, le processus de consultation et une explication des raisons et du but de la technologie proposée peuvent offrir une connaissance suffisante et augmenter la compréhension. Si le système envisagé représente un impact important sur le processus électoral même, s'il s'agit par exemple du vote électronique, il sera nécessaire de gagner la confiance des opposants en faisant effectuer des évaluations exhaustives et transparentes du système, de préférence par des vérificateurs externes indépendants.

Si le système de technologie envisagé touche l'électorat, il importe de considérer ce dernier comme intervenant et de chercher à gagner sa confiance et son acceptation par le truchement d'une campagne d'éducation populaire pour faire part des changements proposés (voir Éducation de l'électorat). À cette fin, on peut avoir recours à des méthodes d'étude du marché pour mener des tests auprès de groupes cibles ou en consultant un échantillon de la population. Des propositions de changements importants comme l'introduction du vote électronique ou du vote par Internet pourraient faire l'objet d'enquête publique, soit par une commission d'enquête, soit par un comité parlementaire. Ces enquêtes offrent une occasion idéale d'évaluer la réaction du public avec son intervention ou en tenant compte de l'intérêt médiatique que suscitent leurs rapports. L'organisme électoral peut augmenter ses chances d'obtenir la confiance envers la technologie proposée et sa compréhension en collaborant avec les personnes chargées de ces enquêtes.

Le degré d'expérience des intervenants politiques peut contribuer à son acceptation d'une nouvelle technologie. Une société en voie de transition peut maintenir des attentes exagérées, tout comme elle peut faire preuve de méfiance envers ce système. Un organisme électoral responsable doit être conscient de ces possibilités et être en mesure d'y faire face.

Dans une démocratie bien établie qui jouit d'un environnement politique stable, une résistance au changement peut également exister en maintenant que le système traditionnel fonctionne bien et qu'il n'est pas justifiable de le changer. Il y a lieu alors de présenter avec conviction les justifications qui motivent l'adoption d'une nouvelle technologie et de démontrer les bénéfices qui en découleront.

Contrôle des attentes

D'autres personnes, loin d'être méfiantes de la technologie, peuvent s'attendre à des merveilles. Ceux qui n'en connaissent pas la complexité peuvent s'attendre à ce que son simple recours réglera automatiquement un problème. On doit freiner les attentes exagérées pour éviter les accusations d'avoir adopté un système de technologie inadéquat. Tout comme dans le cas de ceux qui démontrent de la méfiance, on peut tempérer les attentes irréalistes par une bonne consultation avec les intervenants, en les informant adéquatement, en faisant preuve de transparence et en évaluant objectivement les risques en regard des bénéfices.

Solutions aux problèmes d'infrastructure

On ne doit pas adopter une technologie à moins que les conditions locales soient en mesure d'offrir le soutien nécessaire. On doit disposer de personnel compétent ou pouvoir faire appel à des sous-traitants qui possèdent les aptitudes requises pour l'installation et le maintien du système ou pouvoir leur offrir la formation nécessaire à cette fin.

En adoptant une nouvelle technologie, l'organisme électoral doit prendre en considération les coûts associés aux services de sous-traitants commerciaux auxquels il devra faire appel non seulement pour l'installation d'un nouveau système mais possiblement pour son fonctionnement, son maintien et pour sa mise à jour.

Les ressources physiques du pays détermineront s'il y a lieu d'adopter la technologie qui nécessite une puissance d'énergie électrique fiable, un bon réseau de communications et des locaux sécuritaires. Ils sont absolument essentiels à l'adoption et au fonctionnement de tout système de technologie. Si cette infrastructure n'est pas fiable ou est inexistante, il n'est probablement pas justifié de considérer une solution technologique (voir "etb03" et "etd03d").

Le degré de sécurité qu'offre l'environnement représente un facteur dans la réussite de la technologie, particulièrement si le pays est en voie de transition démocratique. Si le processus électoral risque d'être perturbé ou saboté lors d'agitations sociales, on devra s'assurer que la technologie adoptée offre suffisamment de puissance et de flexibilité pour continuer à fonctionner même quand une partie du système est touchée. Ceci pourrait exiger la conservation de multiples copies de secours en divers endroits et de s'assurer que les réseaux peuvent continuer d'être fonctionnels si un ou plusieurs liens subissent des pannes. Il peut être essentiel de disposer de systèmes de rechange manuels qui peuvent entrer en fonction en cas de pannes de systèmes irréparables.

Lorsque le processus électoral se déroule dans le cadre d'une mission pour le maintien de la paix, certaines complications peuvent survenir à cause de la nature inhabituelle des organismes bureaucratiques qui font partie de cette mission. Une telle mission est loin de constituer une occasion idéale pour introduire une nouvelle technologie parce qu'elle ne jouit pas d'une structure bureaucratique solide et a habituellement à accomplir une activité de logistique d'envergure. Il pourrait être nécessaire alors d'avoir recours à plusieurs des stratégies que l'on vient d'énoncer.

Choix et acquisition d'une technologie

Le choix de l'application technologique appropriée et son acquisition représentent une décision de la plus haute importance pour un organisme électoral qui doit envisager une entreprise de telle envergure avec un plan bien structuré, en accomplissant les étapes suivantes.

• Justifier la nécessité d'une application technologique.
• Opter pour une application technologique financièrement rentable.
• Évaluer l'efficacité de l'infrastructure locale ou les limites de ses capacités.
• Évaluer la viabilité du système considéré.
• Procéder à l'acquisition du système choisi.
• Adopter un processus d'acquisition équitable.

Pour plus de détails, voir :

• Évaluation de l'infrastructure
• "etb02"
• "etb03"
• "etb04"
• "etb05"
• "etb06"

Évaluation de l'infrastructure

L'infrastructure locale joue un rôle important dans le choix d'une technologie électorale car des facteurs physiques et sociaux peuvent en empêcher l'adoption. Un pays qui ne dispose pas d'une puissance énergétique régulière ne se prête probablement pas à l'installation d'un réseau étendu d'ordinateurs personnels qui doit compter sur une source fiable et régulière d'énergie électrique. Le degré élevé d'humidité d'un pays ou un environnement dans lequel le sable ou la poussière constituent un problème majeur peuvent imposer des limites dans le choix d'une technologie efficace.

L'infrastructure risque d'être plus problématique dans les pays en voie de développement. Pour plus de détails à ce sujet, voir Considérations spéciales pour les nouvelles démocraties.

Pour optimiser le rendement d'une application technologique, il faut prendre en considération les capacités suivantes de l'infrastructure du pays.

Les communications

Selon la technologie envisagée, plusieurs types de facilités de communication peuvent être requis, y compris :

• la télécommunication qui a recours à un service fixe ou à des signaux de diffusion pour des transmissions verbales, par télécopieurs, des images et des données;
• les communications un à un par radio et la radiodiffusion publique;
• les réseaux d'ordinateurs, incluant les réseaux locaux, les réseaux étendus, les Intranets et Extranets qui relient divers groupes d'ordinateurs aux fins de communication et de partage de données;
• l'Internet relié mondialement aux ordinateurs; et
• le courrier électronique qui permet de transmettre d'un ordinateur à l'autre à travers le monde des messages, des illustrations et des données.

Pour plus de détails, voir Technologie de communication.

L'environnement physique

En général, les ordinateurs et les systèmes de technologie sont affectés par leur entourage physique et leur fonctionnement peut nécessiter des mesures spéciales (voir Environnement physique).

Le pouvoir énergétique

La technologie électorale comme toute autre s'alimente en général d'électricité. Il est donc essentiel de disposer d'un service d'électricité fiable et sûr. Même les pays modernes, où des réseaux énergétiques développés existent, des pannes inattendues surviennent. Dans les pays moins développés, les services d'énergie électrique sont souvent irréguliers ou pourraient même être inexistants. Partout où l'électricité est essentielle au fonctionnement d'une application technologique, il est donc essentiel de disposer d'une source d'énergie auxiliaire pour faire face à toute éventualité. À ce sujet, voir Sécurité de l'équipement.

Maintien du système

En considérant l'infrastructure, il est essentiel de s'assurer que les capacités nécessaires pour maintenir le fonctionnement de la technologie existent sinon le système adopté risque de ne pas donner le rendement souhaité et il faudra importer l'infrastructure de soutien nécessaire ou opter pour une application différente. Si on doit importer une infrastructure, on doit tenir compte de son plein coût pour déterminer s'il est rentable d'adopter le système envisagé.

Main d'oeuvre compétente

Un autre aspect de l'infrastructure locale est la disponibilité d'un personnel qui possède les aptitudes requises pour opérer le système. Seon le besoin, il existe deux possibilités pour acquérir la main d'[ogonek]uvre nécessaire, soit former le personnel en place ou faire appel à un personnel compétent de l'extérieur. La première solution est difficilement réalisable à court terme mais sera plus rentable à long terme alors que la deuxième est plus rapidement réalisable mais plus coûteuse à long terme et moins durable.

Il y a des coûts impliqués dans la formation des ressources internes et certains retards dans la mise en marche du système peuvent en résulter, mais une fois la formation terminée les coûts d'opération du système seront moins élevés que si l'on a recours à des services de l'extérieur. L'organisme électoral devra également s'assurer de la continuité de ressources compétentes internes si un roulement important de son personnel survient.

Lorsque l'organisme doit faire appel à des spécialistes de l'extérieur, il devra prévoir ces dépenses lors de l'établissement des budgets. Si leurs services ne sont requis qu'à intervalles, ils peuvent s'avérer moins coûteux et probablement plus efficaces que le personnel de l'organisme à cause de leur expertise. Autrement, les services des ressources externes requis à temps complet coûteront beaucoup plus cher que ceux des ressources internes formées pour accomplir les mêmes tâches. Lorsque les services des ressources externes sont disponibles sur le marché compétitif on doit, par souci d'économie, tenter de réviser périodiquement les contrats de fournisseurs. Si un fournisseur détient le monopole de ses services ou s'il est engagé par contrat sans limite de durée, l'organisme sera sujet à des coûts inutilement élevés.

Financement de la technologie

La technologie utilisée dans le cadre d'élections est habituellement (mais pas toujours) coûteuse. Le financement de cette technologie constitue une partie essentielle de sa mise en oeuvre à des fins électorales.

À long terme, l'utilisation de la technologie peut permettre d'améliorer l'efficience et la productivité et, dans de nombreux cas, de réduire les coûts. À court terme par contre, l'acquisition et la mise en oeuvre de la technologie peut entraîner une hausse marquée des coûts. En particulier, les coûts augmenteront si l'on introduit un nouveau système en tandem avec un ancien, ou s'il faut élaborer ou acheter de nouveaux systèmes ou du nouveau matériel.

L'obtention des fonds nécessaires à la mise en oeuvre de la nouvelle technologie ou à l'amélioration de la technologie existante constitue un volet essentiel de tout plan de mise en oeuvre. (voir Choix et acquisition d'une technologie) Il faut d'abord obtenir le financement pour l'achat et l'entretien de la technologie avant de passer de l'étape de la planification à celle de l'acquisition.

L'obtention du financement nécessaire à l'acquisition de la technologie se déroule en plusieurs étapes.

Il faut d'abord examiner si la nouvelle technologie proposée est offerte à un coût abordable. Il faut ensuite obtenir une évaluation indicative des coûts de la technologie proposée afin de déterminer si la dépense estimative est réaliste compte tenu des circonstances particulières. Lorsque l'on examine plusieurs nouvelles technologies, il peut s'avérer nécessaire de classer par ordre de priorité les options disponibles et, au besoin, d'écarter les options de moindre importance qui ne sont pas abordables compte tenu des restrictions sur le financement disponible.

Pour obtenir d'autres détail. (voir Capacité financière)

Après avoir décidé qu'une technologie est abordable, il faut préparer un budget détaillé. Ce budget doit tenir compte des coûts immédiats et permanents qui sont associés à la technologie choisie.

Le budget de technologie comporte essentiellement quatre volets : la liste des biens et des services qui doivent être achetés, le coût de chaque article, le calendrier des paiements et toutes les économies que l'on prévoit réaliser par l'adoption de cette nouvelle technologie. À l'exception des articles qui ne seront utilisés qu'une seule fois avant d'être mis au rebut, la plupart des articles de technologie nécessiteront un financement permanent qui servira à leur entretien et à leur réutilisation. Lorsque l'on obtient le financement nécessaire à l'acquisition de la technologie, il importe de s'assurer d'obtenir aussi les fonds nécessaires à son entretien et à sa réutilisation pour toute la durée du cycle de vie de cette technologie.

Pour obtenir d'autres détails, y compris des listes de contrôle des articles à examiner. (voir Établissement d'un budget)

Une fois le budget détaillé préparé, la prochaine étape consiste à acquérir les fonds du gouvernement approprié ou d'une source non gouvernementale. La réussite de ce processus variera selon les efforts investis dans la préparation de l'analyse de rentabilisation et du budget. Si l'on indique clairement les avantages de cette technologie dans l'analyse de rentabilisation et que l'on prépare le budget avec soin, on a de fortes chances de convaincre les sources de fonds à fournir les montants nécessaires.

La nécessité d'une nouvelle technologie devra être « vendue » aux responsables du financement. L'analyse de rentabilisation, jointe à la demande, doit indiquer clairement les coûts et les avantages liés à l'introduction de cette technologie. Dans de nombreux cas, la technologie entraînera une augmentation des coûts. Il faut alors souligner les avantages non matériels, comme une meilleure précision, une vitesse accélérée et une efficience accrue. Dans d'autres cas, particulièrement dans le cas des avantages à long terme où les applications technologiques remplacent des procédures manuelles coûteuses, la nouvelle technologie peut entraîner des réductions substantielles des coûts. Ces cas sont habituellement plus faciles à « vendre ». Toutefois, il faut s'assurer de prendre en compte tous les coûts dans l'établissement du budget.

Il peut parfois être possible d'utiliser des mécanismes de financement innovateurs, comme des coentreprises ou des contrats de cession-bail. Dans ces cas, il faut s'assurer que l'organisme se consacrant à l'administration électorale est respectueux de l'éthique.

Une fois l'entente conclue pour l'obtention des fonds, il importe de s'assurer de recevoir le financement en temps voulu pour l'élaboration, les essais et la mise en oeuvre appropriés de la nouvelle technologie. (voir Financement de la technologie)

Selon les circonstances, il peut s'avérer possible de recourir au financement international. Ce type de financement s'appliquera lorsque le financement externe constitue une option, spécialement lorsque l'aide est fournie par d'autres gouvernements ou organisations non gouvernementales (ONG). Des questions peuvent alors se poser, comme celles liées au change de devises, à l'incertitude du financement disponible ou aux risques de conflits ou à des impositions concernant, par exemple, la détermination des sources d'approvisionnement des fournisseurs.

Pour obtenir d'autres détails. (voir Financement de source internationale)

Lorsque l'on calcule les budgets pour le cycle de vie d'un projet ou d'une technologie, il faut tenir compte des politiques de dépréciation et d'amortissement qui auront des incidences sur les calculs des coûts et des avantages, en particulier dans les années futures.

Pour obtenir d'autres détails. (voir Pratiques de dépréciation et d'amortissement) À la fin du cycle de vie d'un article de technologie, la question se posera à savoir s'il est plus économique d'utiliser le matériel désuet ou de s'en départir. Comme la technologie informatique devient de plus en plus performante, cette question risque de se poser dans une année ou deux suivant l'achat. Dans certains cas, particulièrement lorsque la technologie continue d'offrir des résultats satisfaisants même si elle est démodée, il peut valoir la peine de la conserver. Par contre, dans d'autres cas, il peut être préférable de moderniser rapidement la technologie en usage afin de tirer un certain profit de l'ancien matériel alors qu'il conserve une certaine valeur de revente.

Il faut tenir compte de la question du meilleur moment pour obtenir une nouvelle version du matériel désuet à l'établissement du budget, compte tenu que cette question aura une incidence sur le coût éventuel de la technologie à long terme.

Pour obtenir d'autres détails. ( voir Conservation ou disposition d'une technologie désuète)

Capacité financière

Un organisme électoral doit, avant de décider d'adopter un nouveau système de technologie ou d'entreprendre une mise à jour d'un système existant, déterminer s'il dispose des fonds nécessaires.

Il est bon d'établir une estimation des coûts du système considéré pour déterminer si la dépense est réaliste dans les circonstances qui prévalent. Si des applications différentes sont acceptables, on doit établir une liste des options par ordre de priorité qu'offre chacune d'elles et, s'il y a lieu, éliminer les options les moins importantes qui ne sont pas financièrement justifiables à cause de restrictions monétaires.

La facilité ou la difficulté d'évaluer les coûts dépendra de la complexité des systèmes considérés. S'il s'agit de produits standardisés, tels que logiciels et ordinateurs facilement disponibles, il sera relativement facile de connaître les prix des fournisseurs locaux. Lorsque la chose est possible, il est conseillé de suivre la pratique courante et d'obtenir des prix d'au moins trois fournisseurs différents.

Dans le cas de produits non standardisés comme des logiciels spécialisés ou de l'équipement sur mesure, il peut être plus difficile d'obtenir des estimations de coûts, mais il est quand même possible d'adopter diverses stratégies.

On peut consulter d'autres organismes électoraux ou des organismes d'autres milieux qui utilisent la même technologie ou une semblable et qui pourraient consentir à faire part des coûts associés à leur système.

Une autre approche consiste à consulter des fournisseurs éventuels en leur demandant de fournir une estimation des coûts sur la base d'une ébauche des devis techniques du système considéré. Il faut toutefois veiller à fournir une description suffisament détaillée des besoins pour permettre d'obtenir l'estimation la plus juste.

Il est également possible d'utiliser un procédé plus structuré mais pas tout à fait aussi formel et exécutoire que le processus d'appel d'offres on l'appelle en certains endroits une « demande de proposition ». Ce procédé consiste à émettre une série de devis techniques du système proposé qui ne doivent pas obligatoirement être aussi détaillés que pour le processus d'appel d'offres et d'inviter les fournisseurs à présenter des projets de systèmes susceptibles de satisfaire aux besoins, accompagnés des coûts associés à chacun. Ce procédé offre le double avantage d'obtenir un aperçu des coûts en même temps que de permettre de préciser les devis techniques de la technologie proposée.

Lorsqu'on tente de déterminer si une application technologique est abordable, il faut considérer le coût du système pendant toute la durée prévue. En général, ceci comprend non seulement les coûts d'achat ou de location du système, mais également ceux associés à son opération, son entretien, les périphériques, les produits de consommation, le développement des logiciels, les communications, la mise à jour et les coûts associés à sa disposition.

Pour plus de détails utiles à l'estimation des coûts pour la durée complète d'une application technologique, voir Établissement d'un budget.

Établissement d'un budget

Après avoir opté pour un système particulier de technologie abordable, il faut établir un budget détaillé qui devra tenir compte des dépenses associées, non seulement au coût initial d'adoption, mais aussi celles qui seront requises pour le fonctionnement et le maintien du système.

Un budget de technologie comprend essentiellement quatre éléments : une énumération des produits et services nécessaires, le coût de chacun, un calendrier de l'étalement des paiements et une énumération des économies qu'on s'attend à réaliser. Exception faite des articles qui ne serviront qu'une seule fois, la majorité nécessiteront des dépenses continuelles d'utilisation, de là l'importance d'approprier des fonds pour la durée du système prévoyant son entretien et son usage répété.

Divers postes d'un budget

Selon le type et l'envergure de la technologie qu'on propose d'adopter, les postes suivants peuvent faire partie d'un budget :

• l'achat ou la location des pièces d'équipement (ordinateurs, terminaux, imprimantes, numériseurs à balayage, photocopieuses, télécopieurs, équipement de communication, dispositifs de vote électronique, écrans tactiles;
• les logiciels (qu'ils soient achetés, loués ou acquis sous brevet) pour supporter la bureautique, les banques de données, la gestion financière, des ressources humaines et des biens-immobiliers, l'accès à l'Internet ou les communications;
• l'entretien des équipements;
• la mise à jour des logiciels;
• les facilités de communication comme les frais de réseautage, les liens satellite, la câblodistribution, la radiodiffusion, et les télécommunications;
• les périphériques y compris les claviers d'ordinateurs, les modems, les haut-parleurs, les amplificateurs, les lecteurs de disque, les graveurs de disques compacts, les unités de sauvegarde, le matériel ergonomique et le matériel d'énergie électrique d'urgence;
• les produits de consommation comme les cartouches pour imprimantes, le papier, les disquettes;
• les services des techniciens préposés à la réparation;
• les services des techniciens préposés à l'entretien;
• la rémunération du personnel qui sera appelé à faire fonctionner le système, soit à temps partiel ou à temps plein;
• les services d'experts-conseil, tels que les gestionnaires de projets, les conseillers techniques ou les vérificateurs externes;
• le transport des produits, y compris du point d'acquisition aux entrepôts, et des entrepôts aux locaux d'opération;
• le support énergétique incluant les services d'électricité pour l'opération du système, pour l'éclairage et la climatisation et les génératrices d'urgence ou permanentes;
• l'entreposage des équipements qu'ils soient en usage ou non;
• la formation des effectifs temporaires et permanents qui utiliseront la nouvelle technologie;
• les programmes d'information y compris toute campagne d'éducation de l'électorat visant l'adoption du vote électronique;
• la documentation comme les devis techniques, les guides d'entretien technique, les guides des utilisateurs et les manuels de formation;
• l'impression de documents nécessaires pour le fonctionnement de la technologie comme les formulaires et les bulletins de vote lisibles mécaniquement;
• les systèmes d'urgence y compris les systèmes manuels et les systèmes de sauvegarde et d'entreposage des données à utiliser en cas de panne technique;
• les coûts associés à la disposition ou la vente du système lorsqu'il deviendra désuet; et
• les estimations de dépréciation et d'amortissement (voir Pratiques de dépréciation et d'amortissement).

Estimation des coûts

Une fois tous les postes du budget identifiés, les coûts associés à chacun doivent être estimés pour la durée entière de l'équipement ou du projet.

Pour plus de détails sur la façon d'estimer les coûts, voir Capacité financière.

Écheanciers budgétaires

Les fonds requis pour un nouveau projet de technologie ne devront pas tous être versés au moment de son adoption. Une fois l'équipement acheté et le système devenu fonctionnel, il sera nécessaire d'encourir des dépenses pour le maintien et le développement continuels durant toute la durée du système de technologie. Afin de déterminer à quel moment il sera nécessaire de débourser des sommes d'argent, il faut établir un échéancier des différentes étapes du projet et préciser les dates anticipées de paiements.

Si des tests ou des étapes d'évaluation du système ont été prévus, il est conseillé d'effectuer des paiements après chaque étape d'évaluation selon les résultats obtenus. Afin de ne pas engager des dépenses inutiles, l'organisme électoral peut inclure dans ses négociations une disposition stipulant l'arrêt du projet technologique si les divers tests ne fournissent pas des résultats satisfaisants et étaler les paiements en fonction de ces étapes d'évaluation.

Lorsque la technologie est en prévision d'une élection ou d'un autre événement important, une stratégie possible à conseiller est de prévoir le paiement final aux fournisseurs seulement une fois que le projet se sera avéré une réussite. Cette stratégie incite les fournisseurs à conserver un intérêt dans la réussite du projet jusqu'à sa fin. Une autre façon d'inciter cet intérêt est d'insérer dans les contrats des clauses pénales invocables si les échéanciers importants ne sont pas respectés.

Les échéanciers budgétaires d'un projet devraient être projetés jusqu'à la durée anticipée du système de technologie et même plus loin. Ceci permettra d'y inclure tous les coûts possibles jusqu'à ceux associés au remplacement ou à la mise à jour de la technologie.

Pour un exemple d'échéanciers budgétaires d'un projet, voir Développement et mise en oeuvre d'un projet qui identifie les étapes d'un échéancier de projet auxquelles il est conseillé d'effectuer des paiements pour la mise en oeuvre et le maintien d'un système.

Économies comme contenu du budget

Le budget établi pour l'adoption d'une nouvelle application technologique devrait également mentionner toutes les économies que la technologie réalisera au cours de son fonctionnement. Par exemple, lorsque la technologie remplacera un procédé manuel, les économies réalisées par l'abandon du système manuel diminueront le coût réel de l'application technologique. Dans certains cas, la nouvelle application peut être moins coûteuse que le système abandonné, permettant de réaliser des économies réelles. C'est le type de technologie qu'il est le plus facile de justifier aux commanditaires.

Il est probable qu'à court terme, une nouvelle application coûtera plus cher que le système qu'elle remplacera. C'est surtout le cas durant une période transitoire lorsqu'il est nécessaire de maintenir les deux systèmes simultanément, soit le nouveau et le système existant, jusqu'au fonctionnement complet de la nouvelle technologie. Il est également probable que le projet comportera des coûts d'initiation qui n'auront pas à se répéter et pour lesquels il est particulièrement important d'étaler ces coûts tout comme les bénéfices qui en résulteront sur la durée complète du système. Il est fort probable que dans ces cas, des économies réelles seront réalisées à long terme.

Financement de la technologie

Après avoir établi un budget détaillé, il faut obtenir un engagement des fonds nécessaires auprès du gouvernement ou d'autres sources. Le succès de cette entreprise sera à la mesure du soin accordé à la préparation d'un énoncé de projet et d'un budget. Si les bénéfices sont clairement soulignés dans l'énoncé de projet et que le budget a été établi avec soin, il sera d'autant plus facile de convaincre les fournisseurs de fonds de s'y engager.

Dans le but de convaincre les fournisseurs de fonds, l'énoncé de projet doit en signaler fortement les coûts et les bénéfices associés à l'adoption d'une technologie. Très souvent, l'adoption de la technologie comportera une augmentation des coûts et il importera alors de souligner les avantages autres que matériels, comme l'exactitude, la rapidité et l'efficacité accrues. Dans d'autres cas où la technologie vient remplacer des procédés manuels coûteux, il est possible de réaliser des économies substantielles de coûts, surtout à long terme. C'est dans de tels cas qu'il est probablement plus facile de convaincre les fournisseurs de fonds, mais il faut faire état de tous les coûts dans le budget concerné.

Un organisme électoral qui peut démontrer que des systèmes semblables à celui proposé est en usage dans d'autres juridictions électorales aura sans doute plus de facilité à faire accepter son projet s'il est en mesure de démontrer le succès réalisé ailleurs et ce qu'il en a coûté.

Il pourrait être possible dans certains cas de faire appel à des stratégies de financement moins courantes comme des partages de services ou des contrats de cessation de bail. Dans de telles circonstances, il importe toutefois de faire preuve d'éthique. Peu importe l'approche commerciale adoptée, l'organisme électoral doit éviter d'entacher son intégrité professionnelle ou sa réputation d'acquéreur de services.

Une fois le financement assuré, on doit obtenir l'engagement que les fonds seront disponibles en temps opportun pour effectuer le développement, les tests et la mise en œuvre du système de technologie. Il arrive souvent, et avec des conséquences désastreuses, que les fonds sont mis à la disposition d'un organisme électoral trop tard avant une élection pour permettre de faire le choix du système envisagé de même que pour effectuer les tests requis avant de le mettre en opération. Il ne faut surtout pas sous-estimer le temps requis pour avoir recours à la technologie. Encore là, il est avantageux de connaître combien de temps a mis un autre organisme électoral à installer une technologie semblable.

Il faut prévoir suffisamment de temps pour l'adoption d'une technologie car, d'après les expériences passées, il en a généralement fallu plus qu'il en avait été prévu.

Dans certaines circonstances, il peut être possible d'obtenir du financement de la scène internationale. Cette option est surtout viable lorsque de l'assistance est déjà fournie par des gouvernements étrangers ou par des organismes non gouvernementaux (ONG) (voir Financement de source internationale).

Financement de source internationale

Certains pays qui envisagent d'adopter une technologie électorale peuvent demander du financement de sources autres que leur gouvernement, surtout lorsque de l'assistance est déjà fournie par des gouvernements étrangers ou par des organismes non gouvernementaux.

Dans la plupart de ces cas, l'aide internationale peut être la seule option et il faudra l'accepter ou choisir de ne pas adopter la technologie. Il importe de signaler les facteurs dont on doit tenir compte si l'on considère avoir recours à cette source de financement.

La garantie des fonds nécessaires et leur disponibilité en temps opportun sont essentielles pour le succès de tout projet de technologie. Avant même de s'engager dans une telle entreprise, il faut s'assurer que le financement sera disponible pour la durée entière du projet sinon il sera voué à l'échec. Il est également essentiel que les fonds soient mis à la disposition de l'organisme électoral suffisamment tôt avant l'élection pour permettre de faire le choix du système envisagé de même que d'effectuer les tests requis avant de le mettre en opération lors de l'élection.

L'organisme électoral qui s'engage sans que ces garanties ne soient fournies s'expose à des risques sérieux. S'il décide de le faire malgré cette absence de garantie, il devrait tout au moins considérer la possibilité de maintenir des systèmes manuels de rechange prêts à entrer en fonction au cas où la nouvelle technologie ne s'avère pas fiable.

Un financement de source étrangère peut parfois comporter certaines conditions inhérentes, tels qu'un fournisseur ou, un produit spécifique ou encore un pays spécifique d'acquisition. Si tel est le cas, l'organisme électoral se doit de ne pas entacher son intégrité professionnelle ou sa réputation d'acquéreur de services. Il doit de plus s'assurer que de telles restrictions ne l'empêcheront pas d'assurer l'entretien, l'opération et la mise à jour de l'application de technologie adoptée.

L'organisme doit finalement s'assurer que les fonds mis à sa disposition seront suffisants en tenant compte des fluctuations du taux de change.

Pratiques de dépréciation et d'amortissement

Lors de l'établissement d'un budget pour la durée entière d'un projet de technologie, il faut prendre en considération les effets de la dépréciation et de l'amortissement sur les coûts du système qui auront un impact sur les coûts et les bénéfices du projet, surtout pour les années subséquentes.

La dépréciation

La façon de comptabiliser la dépréciation devra respecter les pratiques locales en vigueur. Lorsque la méthode de comptabilisation du passif est utilisée, la dépréciation devient un facteur important qui pourrait avoir un effet marqué sur le coût net du projet.

Par ailleurs, les produits de la technologie, en particulier les ordinateurs, sont sujets à une dépréciation rapide. Le rythme de progression de la technologie est tel que la plupart des ordinateurs deviennent désuets à peine quelques mois après leur acquisition et souvent leur valeur commerciale peut être nulle de deux à quatre ans suivant leur achat.

En conséquence, il importe de comptabiliser la dépréciation lors de l'établissement d'un budget en respectant les pratiques et conventions comptables locales. Ainsi, il est nécessaire d'inclure dans le budget les coûts de remplacement des effectifs technologiques désuets.

Amortissement

Si les composantes d'un système de technologie peuvent servir à plusieurs scrutins, leur coût peut être réparti et cela contribuera à réduire le coût du projet à long terme. Une telle approche exige cependant un engagement d'utiliser cette technologie durant une période prolongée même si, selon les experts, le système devient désuet. Cette décision peut être justifiable pourvu que le système continue d'atteindre ses objectifs à un niveau acceptable.

L'usage prolongé d'un système de technologie, tout en évitant des coûts de mise à jour, peut être avantageux du point de vue des usagers qui sont devenus familiers avec ce système et parce qu'il évite les dangers que peut comporter l'adoption d'un nouveau système qui n'aurait possiblement pas été mis à l'épreuve.

Lorsqu'on considère la possibilité de conserver un système et d'en amortir les coûts durant une période prolongée, il faut évaluer les coûts de son entretien et possiblement de sa mise à jour à défaut de le remplacer. La décision la plus rentable dépendra du type du nouveau système envisagé et des échéanciers qui s'y rattachent (voir Conservation ou disposition d'une technologie désuète).

Conservation ou disposition d'une technologie désuète

À la fin du cycle de vie d'un équipement de technologie, il faut se poser la question à savoir s'il est plus économique de le conserver ou de s'en défaire. En raison des progrès rapides que connaît cette industrie, la question peut surgir aussi tôt qu'un an ou deux après en avoir fait l'acquisition. Si le système continue d'offrir le rendement espéré malgré le fait qu'il soit devenu désuet, il peut être rentable de le conserver. Il peut parfois être plus rentable d'y apporter des améliorations ou des mises à jour très tôt dans le but d'en retirer des bénéfices en le vendant alors qu'il conserve encore une certaine valeur.

Dès l'établissement d'un budget, il faut déterminer le moment propice d'une mise à jour d'un système parce que son coût à long terme en sera affecté. Si toutefois une pièce d'un système de technologie peut servir à plusieurs évenements électoraux, son coût peut être étalé sur toute cette durée et contribuera à réduire à long terme le coût du projet.

Une telle approche exige cependant un engagement d'utiliser cette technologie durant une période prolongée même si, selon les experts, le système devient dépassé. Cette décision peut être justifiable pourvu que le système continue d'atteindre ses objectifs à un point acceptable.

L'usage prolongé d'un système de technologie, tout en évitant des coûts de mise à jour, peut être avantageux du point de vue des usagers qui sont devenus familiers avec ce système et parce qu'il évite les dangers que peut comporter l'adoption d'un nouveau système qui n'aurait possiblement pas été mis à l'épreuve.

Lorsqu'on considère la possibilité de conserver un système et d'en amortir les coûts durant une période prolongée, il faut peser les coûts de son entretien et possiblement de sa mise à jour contre ses coûts de remplacement. La décision la plus rentable dépendra du type du nouveau système envisagé et des échéanciers impliqués.

Si la décision est de se défaire d'un système de technologie désuet, il peut être possible de réaliser un certain rendement financier en le vendant. Une application technologique que l'on considère dépassée dans un milieu ou dans une industrie donnée peut représenter une amélioration comparée à une autre application en usage ailleurs. Bien que tout rendement que l'on peut ainsi réaliser ne risque pas de réduire substantiellement le coût original d'achat, il peut quand même être préférable d'en retirer des bénéfices plutôt que de le donner ou de le détruire.

Certains gouvernements ont des agences qui se chargent de recycler l'équipement désuet en le redistribuant à d'autres organismes gouvernementaux qui peuvent en faire un bon usage, comme par exemple les écoles qui pourraient être intéressées à le mettre à l'usage des étudiants. D'autres gouvernements préfèrent l'offrir à d'autres pays dans le cadre d'un programme d'aide.

Si les options qui précèdent ne sont pas considérées pratiques ou possibles, on peut considérer de vendre l'équipement par appel d'offres ou aux enchères ou encore en fixant un prix de vente raisonnable selon le marché et en l'offrant en vente dans une annonce commerciale.

Pour d'autres détails, voir Pratiques de dépréciation et d'amortissement.

Gestion de la technologie

L'adoption d'une technologie doit être assujettie à un processus de gestion. L'acquisition et l'utilisation d'un simple ordinateur personnel ne débutent et ne se terminent pas avec le seul geste de passer chez un fournisseur local et d'en revenir avec une technologie de pointe.

Ce qui suit est une énumération des principaux points à considérer.

• Évaluer les besoins - préciser les objectifs et déterminer des caractéristiques requises du système de technologie.
• Disposer des ressources financières et en identifier la source.
• Élaborer un énoncé de projet qui pourrait être utile pour convaincre des fournisseurs de fonds.
• Reconnaître et disposer des moyens de transport du fournisseur à l'emplacement d'installation.
• Obtenir les services de spécialistes d'installation.
• Planifier les mises à l'essai qui confirmeront le bon fonctionnement du système.
• Faire l'acquisition des logiciels et obtenir les services de préposés à leur installation.
• Relier possiblement le système à un réseau informatique, une tâche qui nécessitera les services de techniciens, des câbles, des interfaces de connexion et des cartes de réseau.
• Attribuer des mots de passe aux utilisateurs pour éviter l'accès aux personnes non autorisées.
• Former les utilisateurs pour optimiser le rendement du système.
• Avoir accès aux services d'un technicien sur appel en cas de pannes.
• Instituer un bureau d'aide pour les utilisateurs.
• Prévoir la codification et la sauvegarde d'un grand nombre de fichiers en copies multiples pour éviter toute perte de données.
• Équiper les utilisateurs de périphériques (imprimantes, modems, technologie de CD-ROM).
• Prévoir les fournitures consommables nécessaires aux utilisateurs (cartouches d'imprimantes, papier, disques CD vides, la puissance énergétique).
• Prévoir les services de techniciens pour l'entretien des logiciels et du matériel et des fournitures consommables (nettoyage, corrections des «bogues» de logiciels).
• Prévoir l'embauche et la formation du personnel d'entretien.
• Prévoir les ressources humaines et financières pour l'acquisition et l'installation des mises à jour des logiciels.
• Environ deux ans après, l'ordinateur pourrait être très démodé et il pourrait être nécessaire de le remplacer, puis recommencer le processus en retournant au haut de cette liste.

En d'autres mots, le système de technologie le plus simple doit être bien géré, et peu importe l'ampleur de l'organisme, cette tâche est énorme et requiert des ressources humaines et financières importantes. Si la technologie est nouvelle ou complexe, sa gestion en sera d'autant plus importante.

Une technologie électorale est plus que toute autre soumise à un examen minutieux. Les organismes électoraux doivent respecter les lois sanctionnées par les législateurs aussi bien que les règlements et les contraintes imposés par le conseil exécutif. Ces contraintes peuvent, dans certains cas, obliger un organisme électoral à opter pour une application technologique particulière qui n'est pas nécessairement son choix. Dans d'autres circonstances, le choix de technologie d'un organisme électoral pourrait nécessiter l'assentiment des législateurs, du gouvernement et d'autres intervenants.

L'environnement d'une technologie électorale est unique au point qu'elle puisse être appelée à ne fonctionner que pour un seul scrutin et possiblement lors d'une seule journée. Toute panne ou toute faiblesse du système serait perçue comme un échec total. De là, la plus haute importance d'effectuer des mises à l'essai et des vérifications et d'élaborer des solutions de rechange solides et fiables pour garantir que le scrutin se déroulera sans difficulté majeure.

Vu la grande importance accordée aux élections et le haut degré d'exactitude, de sécurité et de transparence qu'elles doivent refléter, la gestion de la technologie électorale se doit d'être à la hauteur.

Les divers fichiers sous cette rubrique et qui sont mentionnés ci-dessous traitent des différents aspects qu'il importe de considérer pour une gestion efficace de la technologie électorale. Certains contiennent des énumérations des nombreux facteurs que les gestionnaires doivent tenir compte de la technologie pour assurer le bon déroulement d'un scrutin.

• Stratégies de planification et d'exécution
• Contrôle de la qualité
• Structure organisationnelle
• Gestion de l'informatique
• Dotation, formation et assistance
• Gestion de la dépréciation
• Évaluation et vérification

Stratégies de planification et d'exécution

Le premier geste à poser en vue d'adopter une nouvelle technologie est de dresser un plan qui énoncera les objectifs et la façon de les réaliser.

La première étape du processus de planification est de déterminer les besoins (on peut également parler d'étude de l'environnement) de façon à répondre aux questions suivantes :

• Comment le travail est-il présentement accompli?
• Quelles sont les améliorations souhaitées?
• Quelles sont les attentes des intervenants?
• Quelle est l'attitude de la direction et du personnel envers l'adoption d'une technologie?
• Une nouvelle technologie réussira-t-elle à satisfaire les besoins et les attentes?
• Cette évaluation justifie-t-elle de poursuivre le projet d'adopter une nouvelle technologie?

Une fois la décision prise d'aller de l'avant avec un projet d'adoption ou de mise à jour d'une technologie, il faudra élaborer une stratégie précise pour obtenir l'accord des intervenants, trouver les fonds nécessaires et implanter le système choisi.

Après l'acquisition et l'installation d'une technologie, il sera nécessaire de la mettre en oeuvre et d'effectuer les tâches de maintien requises. À cette fin, il est primordial d'élaborer une stratégie d'exécution.

Les rubriques suivantes traitent en détails des diverses stratégies de planification et d'exécution à élaborer pour une gestion efficace de la technologie :

• Développement d'une stratégie globale de technologie
• Développement et mise en oeuvre d'un projet
• Échéanciers d'exécution et de mise en oeuvre
• Conversion des données
• Intégration et compatibilité des systèmes

Source : Management of Advanced Technology in Elections par Harry Neufeld, expert-conseil en gestion, Canada

Développement d'une stratégie globale de technologie

La mise en oeuvre de toute application technologique devrait idéalement respecter le plan stratégique global d'adoption de la technologie. Ce plan qu'on appelle parfois l'approche stratégique d'informatisation se veut un énoncé public et documenté de ce qu'est la vision de la gestion stratégique de la technologie d'un organisme. Dans certains pays, toutes les agences gouvernementales sont requises d'élaborer et de publier un tel plan.

La stratégie globale d'adoption de la technologie qu'énonce un organisme électoral doit inclure tous ses besoins en terme de technologie de l'information. Ce document devrait appuyer le bien-fondé d'adopter un nouveau système de technologie ou une mise à jour de système existant. Il doit citer les économies que l'organisme serait en mesure de réaliser par un partage de ressources externes ou par un partage de certaines composantes du système proposé.

Le document stratégique devrait toucher les points suivants :

• structure organisationnelle;
• gestion des systèmes informatiques;
• acquisition de l'équipement;
• entretien de l'équipement;
• acquisition des logiciels;
• entretien des logiciels;
• ensemble des systèmes de bureautique tels que le traitement de texte, le logiciel d'éditique, les chiffriers et le logiciel de présentation;
• tous les systèmes spécialisés reliés à des fonctions électorales comme l'inscription des électeurs, la gestion des bureaux de vote, le vote électronique, le dépouillement électronique des votes, de même que les systèmes courants de gestion financière et de
• ressources humaines;
• traitement des données;
• intégration et compatibilité des systèmes;
• vérification et essais des systèmes;
• gestion des serveurs;
• systèmes autonomes;
• systèmes de communication;
• fonctionnement du (ou des) réseau(x);
• sauvegarde et archivage des données et contrôle des logiciels;
• entretien des systèmes;
• dotation du personnel;
• formation;
• gestion des utilisateurs;
• services du bureau d'aide;
• assistance aux utilisateurs;
• fournitures consommables;
• gestion du matériel désuet;
• problèmes reliés à l'environnement physique;
• méthodes d'évaluation;
• mesures de sécurité;
• chiffrage;
• contrôle de la qualité;
• contrôle d'exactitude des données;
• protection contre les virus;
• disponibilité des données;
• systèmes manuels de rechange;
• polices d'assurance;
• adaptation des électeurs;
• normes de confidentialité;
• information du public;
• systèmes de communication;
• gestion du (des) réseau(x);
• câblage;
• Internet;
• courrier électronique;
• techniques audiovisuelles;
• services spéciaux (interprétation linguistique, aides auditives et visuelles);
• estimations et budgets;
• contrôle des dépenses;
• rapports financiers;
• procédures de vérification;
• gestion du matériel et des inventaires;
• politiques d'acquisition;
• gestion des contrats;
• entreposage et distribution du matériel;
• systèmes d'identification des électeurs;
• systèmes de délimitation électorale;
• systèmes de géographie;
• publications;
• processus d'enquêtes publiques;
• lecteurs optiques;
• services postaux;
• préparation de formulaires;
• recherches.

Source : Management of Advanced Technology in Elections par Harry Neufeld, expert-conseil en gestion, Canada

Développement et mise en oeuvre d'un projet

Lorsqu'un organisme électoral a, dans sa stratégie globale de technologie, démontré la nécessité et le besoin précis d'un nouveau système ou d'une mise à jour de technologie (voir Développement d'une stratégie globale de technologie, il doit ensuite rédiger son développement de projet et sa stratégie de mise en oeuvre.

Développement du projet et établissement des échéanciers

Le développement du projet et la stratégie de mise en oeuvre peuvent se formuler en établissant la chronologie des diverses étapes du projet pour aussi longtemps qu'il durera et, idéalement, aller encore plus loin. Ce document permettra d'identifier toutes les tâches possibles de même que leurs coûts respectifs, y compris les solutions de remplacement ou de mises à jour du système le moment venu.

Ce qui suit se veut un modèle de chronologie de la durée d'un projet de technologie en prévision d'un scrutin :

• justifier le besoin d'une technologie électorale;
• démontrer que le système proposé est abordable;
• démontrer que le système proposé est réalisable et qu'il pourra satisfaire aux besoins de la population;
• rédiger un énoncé de projet y compris une évaluation des coûts et des bénéfices de même qu'une description des solutions alternatives;
• établir un budget détaillé;
• s'assurer de l'appui de tous les intervenants internes et externes;
• disposer des moyens financiers pour la durée de la technologie;
• faire sanctionner les amendements législatifs nécessaires;
• rédiger un plan détaillé de la gestion du système;
• rédiger les devis techniques détaillés du système proposé;
• publier les demandes d'appel d'offres;
• analyser les offres présentées et faire un choix;
• exécuter le processus de négociation et de signature du contrat final;
• recevoir un prototype du système;
• procéder aux tests et à l'évaluation du prototype;
• obtenir l'accord des intervenants envers le prototype;
• recevoir la version finale du système;
• installer le système et en effectuer les tests;
• faire effectuer une vérification de l'intégrité des codes d'origine et en effectuer le blocage au besoin;
• faire la formation des utilisateurs du nouveau système;
• au besoin, exécuter un programme d'éducation populaire;
• distribuer les effectifs matériels du système dans les centres d'opération;
• mettre en place des systèmes de rechange, si nécessaire;
• mettre le système en fonction lors d'un scrutin;
• disposer des équipes de techniciens et de préposés à l'entretien pour garantir la réussite du scrutin;
• effectuer une copie de secours des données, au besoin;
• accomplir les tâches finales du scrutin;
• faire une rétrospection du rendement du système avec les utilisateurs;
• au besoin, entreprendre des propositions pour apporter des améliorations au système en vue du prochain scrutint en répétant les tâches appropriées qui précèdent;
• conserver le système en bonne condition;
• apporter les améliorations si elles ont été approuvées;
• répéter les étapes précédentes reliées au fonctionnement et à la rétrospection du système.

Les fichiers suivants qui font partie de la présente rubrique élaborent les principales étapes que comportent le développement et la mise en [ogonek]uvre d'un projet de technologie.

• Évaluation des besoins, énoncé de projet et devis
• Exécution du projet
• Mise à l'essai
• Mise en oeuvre

Évaluation des besoins, énoncé de projet et devis

La première étape à franchir lors d'un développement de projet et de l'établissement d'une stratégie de mise en oeuvre est d'évaluer les besoins (aussi appelée une étude de l'environnement). Il faut se pencher sur diverses questions.

• Quelle est la méthode de travail actuelle?
• Quelles améliorations sont nécessaires?
• Quelles sont les attentes des intervenants?
• Quelle est l'attitude de la direction et du personnel devant l'arrivée de la technologie?
• La nouvelle application technologique répondra-t-elle aux besoins et aux attentes?

À la lumières des réponses à ces questions, il devrait être possible de décider si une nouvelle technologie est la solution qui s'impose ou non.

Une fois la décision prise d'adopter une nouvelle technologie ou de faire une mise à jour du système existant, la prochaine étape consiste à adopter l'approche la plus apte à la faire accepter par les intervenants concernés, à obtenir le financement nécessaire et à mettre le plan d'adoption en exécution. Un solide énoncé de projet est l'outil le plus apte à faire avancer le projet. Une fois l'acceptation et le financement du projet assurés et avant d'entreprendre le choix et l'acquisition d'un système de technologie, l'organisme électoral doit énoncer les devis techniques nécessaires.

Évaluation des besoins

Afin d'évaluer effectivement les besoins, il faut faire une bonne analyse du processus existant afin d'en évaluer les inconvénients et les améliorations qui s'imposent. Après avoir justifié les améliorations requises, on doit procéder à une exploration des systèmes offertes et considérer ce qui se passe dans les organismes apparentés. Cette analyse pourrait démontrer qu'il existe plus d'un système capable de répondre aux besoins.

Il existe plusieurs possibilités pour arriver à prendre la décision la plus juste.

• On peut faire appel à des conseillers techniques pour évaluer les divers systèmes offertes et déterminer lequel est le plus susceptible de répondre aux besoins.
• Des conseillers financiers peuvent déterminer si le coût du système envisagé est abordable (voir Capacité financière et Établissement d'un budget).
• Les gestionnaires du projet peuvent estimer si les ressources internes de l'organisme électoral sont en mesure de s'adapter au système proposé.
• Selon les circonstances, la direction pourrait obtenir la réaction des intervenants externes envers le système envisagé.
• Il faut déterminer si des solutions différentes pourraient s'avérer moins coûteuses mais aussi efficaces - certaines pourraient même ne pas être de nature technologique.

Le processus d'évaluation des besoins complété, l'organisme électoral devrait être en mesure de confirmer la nécessité du projet et d'opter pour le système le plus apte à combler les besoins. Ces connaissances permettront d'entreprendre la prochaine étape de développement de projet et de la stratégie de mise en oeuvre qui est l'énoncé de projet.

Énoncé de projet

Ce document vise à persuader autant les gestionnaires internes que les intervenants externes du bien-fondé du nouveau système de technologie proposé. L'énoncé de projet doit être bien structuré, logique et convaincant et offrir suffisamment de détails aux personnes à qui il est destiné, mais trop de détails complexes pourraient apporter des résultats négatifs. L'énoncé doit présenter clairement les coûts et les bénéfices du projet. De préférence, les coûts doivent être étalés sur la durée complète du projet et non seulement pour ceux compris dans l'année budgétaire courante.

La majorité des recherches nécessaires à l'établissement d'un énoncé de projet devraient avoir été effectuées lors de l'évaluation des besoins. Les deux documents, l'évaluation des besoins et l'énoncé de projet, visent à persuader du bien-fondé du projet même s'ils visent des lecteurs différents. Si l'évaluation des besoins a réussi à persuader les personnes visées, il deviendra un atout considérable dans l'élaboration de l'énoncé de projet en vue de persuader d'autres personnes.

En principe, l'énoncé de projet devrait contenir les éléments suivants :

• une description claire de la solution proposée;
• une description claire des besoins;
• une présentation de toutes les considérations qui ont conduit à proposer le système en question;
• un aperçu des diverses options qui se sont présentées et une justification du système proposé;
• un énoncé des coûts et des bénéfices du système proposé, autres que monétaires;
• une évaluation des coûts et des bénéfices monétaires du système envisagé, y compris pour les années à venir et la vie entière du système;
• un aperçu des préalables pour l'approbation du projet, comme l'approbation du conseil exécutif ou l'adoption d'une législation ou d'amendements législatifs;
• un résumé du processus de consultation entrepris ou à venir avec les intervenants et une indication de l'appui des objections des intervenants;
• la chronologie des étapes du projet;
• une recommandation visant à accorder le feu vert au projet.

Devis techniques

Une fois l'énoncé de projet approuvé et les fonds assurés (voir Financement de la technologie), il est temps d'identifier un ou des fournisseurs des produits et des services. Selon l'envergure, le coût et la complexité du projet, il peut être nécessaire de lancer un appel d'offres. Pour les projets de moindre envergure, on peut procéder simplement par demande de soumissions.

Pour plus de détails sur ces différents processus, voir "etb05" et "etb06".

Tout appel d'offres ou toute demande de soumission doit comporter un énoncé clair et précis des devis techniques du système choisi, dans le but d'éclairer les spécialistes intéressés à fournir les produits requis.

Le contenu des devis peut varier selon les produits et services recherchés. En général, ils devraient contenir les éléments suivants :

• une description précise des produits et des services requis, dans les moindres détails;
• un énoncé précis de l'objectif que les produits et services doivent attendre;
• une énumération de tous les détails connexes susceptibles de décrire les besoins;
• si possible, une indication des coûts approximatifs des services ou produits recherchés pour la durée complète du projet;
• une indication des étapes à franchir avant la mise en oeuvre du projet, telles que l'approbation du gouvernement ou l'adoption d'une législation permettant l'adoption du projet;
• les échéanciers du projet;
• la désignation des éléments obligatoires et facultatifs du projet;
• les normes de contrôle de la qualité que les produits et les services doivent respecter;
• une description des tests que devront subir les produits et les services avant leur acceptation;
• un énoncé des normes de sécurité auxquelles sera soumis le projet, s'il y a lieu;
• une énumération et une description de toute documentation (manuels techniques, manuels des utilisateurs et rapports des fournisseurs) qui devra accompagner les produits;
• une description du processus d'évaluation des offres ou soumissions reçues;
• une demande d'évaluation de tous les coûts additionnels afférents à toute variance des devis, comme les coûts de tout travail imprévu ou autres.

La liste qui précède ne contient possiblement pas tous les éléments qui pourraient être afférents à certaines circonstances particulières.

L'élément le plus important des devis techniques est, sans contredit, la description détaillée des produits et des services requis. Dès le début, il importe de prévoir et de signaler toutes les variances possibles des devis. On réalise souvent des frais excédentaires à la suite de devis qui sont modifiés après leur description initiale et une fois les fournisseurs choisis. Une énonciation soignée des devis peut éviter de tels coûts et augmenter les chances de succès du projet.

Exécution du projet

Après l'évaluation des besoins et de son approbation, la deuxième étape importante de l'exécution et de la mise en oeuvre d'un projet de technologie, avant le choix du ou des fournisseurs, est le processus d'exécution lui-même (voir Évaluation des besoins, énoncé de projet et devis).

Plus la technologie envisagée est complexe, plus le processus d'exécution le sera également. S'il s'agit d'un système offert sur le marché, l'exécution en sera d'autant plus simplifiée. Toutefois, ceci n'est pas le cas pour la plupart des systèmes de technologie électorale. Il se peut que dans certains cas on puisse simplement modifier des produits standardisés du marché pour leur permettre d'exécuter des fonctions pour lesquelles ils n'ont pas été créés, mais il est fort probable que le système prévu pour accomplir des tâches électorales spécifiques devra être créé de toutes pièces.

Durant le processus d'exécution, des fonctionnaires de l'organisme électoral devront travailler de près avec les fournisseurs pour s'assurer que les produits et les services réponent aux besoins

Préalables à l'exécution d'un projet

Avant d'entreprendre l'exécution d'un projet, il importe de s'assurer que les tâches suivantes qui font partie de la méthodologie d'exécution et de mise en oeuvre ont déjà été complétées :

• la justification du système a été établie;
• les coûts du nouveau système ont été jugés abordables;
• les objectifs ont été jugés réalistes et appropriés aux circonstances locales;
• l'énoncé de projet a été approuvé par les autorités compétentes et accepté par les intervenants internes et externes concernés;
• les fonds nécessaires pour la durée entière du système ont été accordés;
• les amendements législatifs nécessaires ont été adoptés;
• le plan détaillé de la gestion de projet a été établi;
• les devis techniques précis du système ont été rédigés;
• les fournisseurs ont été choisis selon le processus de sélection approprié et les contrats signés.

Si les devis sont précis et complets, ils pourront servir de plan pour vérifier le progrès des étapes et des balises pour en confirmer l'exécution. Sinon, le processus d'exécution du projet sera plus ardu.

Méthodologie d'exécution

Un plan d'exécution doit énumérer les activités suivantes nécessaires à l'exécution du projet de technologie :

• former une équipe de gestionnaires à qui confier la pleine responsabilité du projet;
• former une équipe de techniciens internes ou externes pour la gestion de l'aspect technique du projet;
• établir les échéanciers pour l'exécution des différentes étapes du projet;
• déterminer conjointement avec les fournisseurs un calendrier de paiements progressifs basés sur l'achèvement d'étapes importantes;
• établir des mécanismes de liaison avec les fournisseurs, préférablement par des rencontres à intervalles réguliers;
• identifier un groupe d'utilisateurs dans le but de connaître leurs besoins et de les tenir au courant des progrès;
• conserver un contact avec les fournisseurs pour s'assurer que les devis sont compris et respectés;
• au besoin, fournir des éclaircissements des devis aux fournisseurs ou les modifier, si nécessaire;
• s'il y a lieu, détacher du personnel de l'organisme électoral auprès des fournisseurs pour observer l'exécution du projet et pour les guider;
• offrir aux fournisseurs une évaluation des prototypes, maquettes ou modèles créés;
• s'entendre avec les fournisseurs pour la livraison en temps opportun des produits ou des services à mettre à l'essai et s'assurer de disposer suffisamment de temps pour effectuer les mises à l'essai et pour la mise en oeuvre avant leur utilisation lors d'un scrutin.

Une fois ces activités accomplies, les fournisseurs devraient être en mesure de livrer un produit prêt à mettre à l'essai, soit un produit final ou presque ou un prototype selon la complexité ou l'originalité du produit. Ce qui importe, c'est que l'organisme électoral soit en mesure d'effectuer les mises à l'essai nécessaires pour s'assurer que le système est pleinement fonctionnel au moment de l'utiliser.

Pour plus de détails sur les mises à l'essai à effectuer, voir Mise à l'essai.

Mise à l'essai

La mise à l'essai d'un système constitue la troisième étape du processus d'exécution et de mise en oeuvre d'un projet, après l'étape d'exécution (voir Exécution du projet) et avant de passer à la mise en oeuvre.

Tout comme pour l'étape d'exécution, plus le système de technologie adopté est complexe, plus la mise à l'essai le sera. S'il s'agit d'un système standardisé offert sur le marché, il aura déjà été considérablement mis à l'essai et, bien que les systèmes standardisés ne soient pas parfaits, on en connaît au moins les limites.

Toutefois, la plupart des systèmes de technologie électorale sont plus complexes que les systèmes standardisés offerts sur le marché. Il se peut que dans certains cas on puisse simplement modifier des produits standardisés du marché pour permettre d'exécuter des fonctions pour lesquelles ils n'ont pas été créés, alors que dans d'autres cas le système prévu pour accomplir des tâches électorales spécifiques devra être créé de toutes pièces.

Dans ces derniers cas, l'organisme électoral devra soumettre ces systèmes à des essais rigoureux et travailler de pair avec les fournisseurs dans le but de s'assurer que les produits et les services rencontrent ses objectifs.

Dans la plupart des cas, il convient de rédiger une procédure de mise à l'essai bien structurée avant même que le système soit disponible pour cet exercice. Cette procédure doit viser à s'assurer que le système accomplit effectivement toutes les tâches requises énoncées dans les devis techniques. En particulier, lorsque le système est destiné à de nombreux utilisateurs pour traiter une grande quantité de données ou à fonctionner dans un contexte tendu d'échéanciers serrés, le système devrait être assujetti à des mises à l'essai de charge ou de volume important pour s'assurer qu'il fonctionnera efficacement dans les moments critiques. Étant donné l'atmosphère tendue dans laquelle se déroule une élection, l'étape de mise à l'essai d'un système est d'une importance majeure pour la réussite de l'élection.

La procédure de mise à l'essai, comme partie intégrante de la gestion de projet, devrait décrire clairement les tâches suivantes à accomplir :

• attribuer la responsabilité de la mise à l'essai à un comité technique désigné;
• recevoir les prototypes, ébauches ou modèles, selon le cas;
• effectuer la mise à l'essai de l'assemblage du système;
• effectuer les divers essais selon la procédure et consigner par écrit les corrections à faire;
• désigner une équipe d'utilisateurs qui effectueront des mises à l'essai en simulation;
• selon les circonstances, faire participer des intervenants externes dans la mise à l'essai;
• exiger que les fournisseurs effectuent les correctifs nécessaires et soumettent une nouvelle version pour d'autres essais;
• une fois les essais de moindre épreuve terminés avec succès, effectuer des épreuves de charge pour s'assurer que le système réponde efficacement dans des conditions de haute épreuve;
• faire effectuer une vérification de l'intégrité des codes d'origine et en effectuer le blocage au besoin, par des vérificateurs indépendants;
• présenter des rapports des résultats de la mise à l'essai au comité technique et au comité de gestion;
• une fois tous les essais terminés avec succès et la prise de décision d'aller de l'avant, préparer la mise en oeuvre;
• si les essais ont été exécutés sur des prototypes ou sur une partie seulement des produits, exiger une mise à l'essai de la version finale après son installation, surtout si le système doit fonctionner en réseau ou doit être dispersé géographiquement;
• une fois la version finale livrée et approuvée, l'étape finale de mise en oeuvre peut être amorcée.

Pour plus de détails sur l'étape finale du processus d'exécution et de mise en oeuvre d'un projet, voir Mise en oeuvre.

Mise en oeuvre

La mise en oeuvre est la dernière étape du processus d'exécution et de mise en oeuvre d'un projet, après l'étape de mise à l'essai (voir Mise à l'essai). Malgré tout le travail accompli pour arriver à ce point, la mise en oe]uvre peut être la plus difficile parce qu'il s'agit de l'utilisation réelle et active de la technologie.

Tout comme pour les étapes d'exécution et de mise à l'essai, la complexité de la mise en oeuvre est parallèle à la complexité du système concerné. S'il s'agit d'un système standardisé offert sur le marché, il sera relativement facile à utiliser et à distribuer parce que les utilisateurs sont plus susceptibles de le connaître, surtout s'il ne diffère pas sensiblement du système précédent. Toutefois, si le système est entièrement nouveau et innovateur, il sera nécessaire d'en gérer la mise en oeuvre minutieusement et avec une attention particulière aux détails.

Le processus de mise en oeuvre qui est sensé avoir été énoncé dans le plan global d'énoncé de projet devrait énumérer les activités nécessaires à ce processus, notamment les suivantes :

• attribuer la responsabilité à un comité technique et à un comité de gestion;
• recevoir la version finale du système;
• installer, si nécessaire, et distribuer le système;
• effectuer les dernières mises à l'essai de tous les éléments de la version finale;
• adapter le système, au besoin, et mettre à l'essai les changements apportés;
• préparer la documentation nécessaire comme les manuels techniques, les manuels des utilisateurs et les manuels de formation;
• désigner ou recruter les personnes qui seront chargées d'utiliser le système;
• former les utilisateurs du système;
• s'il est approprié, offrir une démonstration du fonctionnement du système aux intervenants;
• exécuter le programme de formation de l'électorat, s'il y a lieu;
• saisir les données de base, telles que l'emplacement des bureaux de vote, puis les données réelles, telles que les résultats du vote;
• vérifier les données selon une méthode préétablie (par exemple, en exécutant une double saisie et en les comparant, en faisant vérifier par un préposé les données saisies par un préposé différent, ou en exécutant des vérifications aléatoires des données);
• faire des copies de secours des logiciels et des données avant l'élection, au besoin;
• effectuer un contrôle des mises à jour en s'assurant que tous les postes de travail utilisent les équipements et les logiciels modifiés;
• maintenir le système en bon état selon un horaire préétabli d'entretien documenté;
• disposer de systèmes de secours, y compris des systèmes manuels, si nécessaire;
• disposer d'une source d'énergie d'urgence en cas de besoin;
• utiliser le système lors de scrutin;
• faire des copies de secours des données durant et après le scrutin;
• finaliser le scrutin;
• tenir des réunions de rétroaction avec les utilisateurs pour évaluer le rendement du système;
• s'il y a lieu, obtenir l'approbation d'améliorer le système en vue du prochain scrutin;
• exécuter les réparations des équipements, si nécessaire; et
• mettre en oeuvre toutes les améliorations autorisées.

Échéanciers d'exécution et de mise en oeuvre

Dans la plupart des cas, et plus spécialement dans l'administration des élections, on ne peut mettre en oeuvre rapidement un nouveau système de technologie sans courir le risque d'un échec. Une technologie électorale doit bien fonctionner du premier coup, parce qu'on ne peut pas recommencer.

Plus la technologie envisagée est complexe, plus le processus d'exécution et de mise en oeuvre nécessitera de temps. S'il s'agit d'un système offert sur le marché, l'exécution en sera d'autant plus simplifiée. Toutefois, ce n'est pas le cas pour la plupart des systèmes de technologie électorale.

Il se peut que dans certains cas on puisse simplement modifier des produits standardisés du marché pour permettre d'exécuter des fonctions pour lesquelles ils n'ont pas été créés, mais il est fort probable que le système prévu pour accomplir des tâches électorales spécifiques devra être créé de toutes pièces. C'est surtout dans ces cas qu'il ne faut jamais sous-estimer le temps requis pour son exécution.

La méthodologie d'exécution et de mise en oeuvre qu'il est recommandé de suivre lors de l'adoption d'une technologie électorale est énoncée en détails dans le fichier Développement et mise en oeuvre d'un projet . Les listes de contrôle qui y sont offertes énumèrent clairement les tâches nombreuses et souvent complexes qu'il est nécessaire d'accomplir lors de l'étape d'exécution d'un tel projet.

Il devient évident que les tâches à accomplir pour mettre en oeuvre un projet complexe de technologie comme un registre des électeurs ou le vote électronique peuvent exiger plusieurs mois, voire même jusqu'à une année. Plus de temps est consacré, plus les chances de succès augmentent.

Il est pratiquement impossible d'estimer une période moyenne de temps que peut exiger la mise en oeuvre d'un projet de technologie électorale parce que chaque projet varie selon sa complexité et le nombre de personnes assignées aux diverses tâches. On peut cependant se guider sur des cas réels de technologies électorales qui ont été exécutées.

Le plan global de technologie de l'information d'un organisme électoral doit tenir compte du temps et des ressources requises pour l'adoption de tout système de technologie électorale. Ce temps dépendra en grande partie du cycle électoral particulier de l'organisme. Par exemple, si les élections ont lieu à tous les deux ans, il faudra déterminer s'il est prudent de compléter un projet si important dans le court laps de temps entre deux élections, ou s'il est préférable de le compléter durant une période plus longue en vue de sa mise en [ogonek]uvre pour la deuxième élection. Les organismes qui ne doivent administrer des élections qu'à tous les quatre ou cinq ans jouiront évidemment de plus de latitude dans l'exécution de leur projet.

Il faut toutefois réaliser qu'il n'est pas bon non plus d'exécuter un projet de technologie électorale sur une période trop longue. Le rythme de modernisation de la technologie est tel que la plupart des systèmes sont dépassés dans une période de un à trois ans. Pour cette raison, il convient d'attendre jusqu'au tout dernier moment convenable pour faire l'achat et l'installation de l'équipement et des logiciels. Cela ne veut pas dire que les étapes de la planification et de l'énoncé de projet doivent également être entrepris à la dernière minute. Le plan peut être dressé et les premières étapes d'un projet peuvent être achevées en attendant que la technologie de pointe soit disponible.

Les quatre étapes suivantes sont recommandées comme parties essentielles de la méthodologie d'exécution et de mise en oeuvre d'un projet :

• Évaluation des besoins, énoncé de projet et devis
• Exécution du projet
• Mise à l'essai
• Mise en oeuvre

Il importe de consacrer le temps approprié à chacune de ces étapes pour assurer le succès du projet de technologie.

Règle générale, les trois premières étapes peuvent exiger plus de temps que prévu à cause de la participation des intervenants de l'extérieur sur laquelle l'organisme électoral peut difficilement exercer un contrôle, comme l'approbation du projet par les autorités gouvernementales et l'adoption d'une législation permettant l'adoption de la technologie. Plus particulièrement, le seul mécanisme pour faire approuver l'allocation des fonds pourrait bien être dans le cadre du programme budgétaire du gouvernement qui ne se présente qu'une fois l'an. Si cette occasion est ratée, l'organisme électoral risque de devoir attendre le prochain cycle annuel pour aller de l'avant.

Une façon d'accélérer cette partie du projet est de mener plus d'une étape simultanément. Ainsi, une fois les besoins établis et une approbation de principe obtenue, il est possible d'amorcer divers éléments de la méthodologie en même temps, comme l'énoncé de projet, la demande de fonds, la consultation des intervenants, la préparation des devis techniques tout comme le projet d'amendements législatifs. L'organisme électoral doit cependant veiller à ne pas brûler les étapes et, possiblement, se voir refuser les fonds nécessaires faute d'avoir présenté un solide énoncé de projet.

Le temps opportun pour entreprendre l'étape d'exécution du projet dépendra de sa complexité et les fournisseurs éventuels des produits et des services devraient être en mesure de proposer des échéanciers réalistes pour leur partie respective du projet. Comme il a déjà été mentionné, il faudra beaucoup moins de temps à adopter des produits standardisés que ceux qui devront être créés de toutes pièces.

Lorsque les produits doivent être créés spécifiquement pour l'organisme électoral, celui-ci pourrait se voir obligé de détacher des membres de son personnel pour permettre aux fournisseurs de respecter les échéanciers d'exécution.

Même la troisième étape, celle de la mise à l'essai, pourrait prendre plus de temps que prévu, selon la complexité et l'originalité du système adopté. Généralement, un produit fait sur mesure exigera des semaines, voire des mois, de mise à l'essai et encore davantage, si des modifications sont nécessaires après la première série d'essais.

L'étape de mise à l'essai sert à découvrir des failles qui, si elles sont ignorées, risquent fort de mener à un échec. Pour cette raison, il faut à tout prix résister à la tentation de couper les coins ronds.

Afin de déterminer avec une certaine exactitude le temps requis pour effectuer les diverses étapes d'adoption d'un projet, il peut être possible de consulter des organismes électoraux ou autres qui ont fait l'essai de systèmes de technologie semblables.

L'étape finale, soit celle de la mise en oeuvre, est le temps où le système est distribué et mis en usage. Les tâches à compléter lors de cette étape sont nombreuses et variées (voir Mise en oeuvre). Vu l'importance majeure de cette étape, il est primordial de lui accorder le temps approprié. Ici encore, il devrait être possible de mener de front diverses activités. Par exemple, la distribution du système pourrait se faire en même temps que la formation des utilisateurs; la saisie préliminaire des données pourrait avoir lieu en même temps qu'on planifie les sauvegardes de secours, et ainsi de suite. Il y a cependant certaines activités qui ne peuvent chevaucher ou être effectuées simultanément - la formation des utilisateurs ne peut pas commencer avant que la documentation didactique soit offerte et que les ressources aient été recrutées.

En un mot, il faut généralement plus de temps que prévu pour exécuter et mettre en oeuvre un nouveau projet de technologie, et il est primordial d'y accorder le plus de temps possible.

Conversion des données

Dans les cas où une nouvelle technologie électorale est adoptée pour en remplacer une autre, le changement est plutôt marginal que radical et nécessite exclusivement la conversion des données du système précédent au nouveau. La conversion devient alors un projet d'importance majeure dans le choix de la nouvelle technologie.

Les logiciels d'entreposage de données développés depuis le début du millénaire actuel permettent de convertir les données entre différents types de logiciels sans problème majeur. Toutefois, lorsque les données sont entreposées dans des systèmes vieillis et démodés, surtout ceux qui ne sont plus maintenus par leurs fabricants, leur conversion peut représenter un problème majeur. Une telle entreprise peut même s'avérer impossible.

On peut adopter diverses stratégies qui peuvent éliminer ou tout au moins réduire les problèmes de conversion de données, dont les suivantes :

• exécuter les sauvegardes régulières dans un format standard et non exclusif, tel le code ASCII;
• exécuter les sauvegardes régulières de la manière prévue par le système actuel et conserver des copies multiples dans des endroits différents;
• faire des mises à jour constantes des logiciels pour qu'ils demeurent conformes aux normes du jour;
• utiliser des formats de données standardisés avec tous les logiciels;
• documenter la sauvegarde, l'entreposage et l'archivage des données afin de pouvoir les inventorier de manière compréhensible;
• cataloguer clairement et logiquement les données archivées de façon à pouvoir les identifier dans l'avenir;
• s'assurer que les données sont constamment entreposées sur un véhicule d'usage courant afin de pouvoir utiliser plus tard un mécanisme capable de les récupérer - certains équipements d'entreposage sont de moins en moins utilisés comme les rubans magnétiques et les disquettes qui sont graduellement remplacés par des lecteurs au laser, comme les disques compacts, et qui sont eux-mêmes en voie d'être remplacés par une autre génération d'équipements de stockage, tels que les disquettes Zip et les disques numériques polyvalents «DVD» et d'autres mécanismes constamment en voie d'élaboration;
• s'assurer que le système d'exploitation de l'ordinateur utilisé est compatible avec les systèmes d'exploitation courants afin d'éviter la possibilité que les données sauvegardées dans un système d'explotation désuet ne puissent pas être récupérées au moyen de matériels et de logiciels modernisés;
• s'il devient évident que le matériel et les logiciels utilisés sont sur le point d'être périmés, convertir les données entreposées dans un système plus courant avant qu'il ne soit trop tard;
• éviter de conserver uniquement des données en archivage si l'on prévoit les convertir pour être utilisées dans l'avenir, comme les documents créés par traitement de texte, les chiffriers, les documents de présentation, le courrier électronique et les logiciels de banques de données;
• conserver des copies imprimées des données importantes;
• si toutes ces solutions ne s'avèrent pas possibles, il peut être nécessaire de refaire la saisie des données ou de copier des versions imprimées par lecteur optique.

Même lorsqu'on remplace un système relativement moderne par un autre de fabrication différente, la conversion des données peut encore être problématique. La plupart des logiciels modernes offrent la possibilité de convertir des données conservées par un logiciel différent. Cette nouvelle pratique cherche à inciter les utilisateurs à adopter de nouveaux systèmes plus modernes.

Chaque fois que l'on songe à adopter un nouveau logiciel, il faut s'assurer que les données existantes pourront y être converties. Même lorsque cette possibilité existe, il se peut que certaines tâches exécutées par l'ancien logiciel ne puissent pas l'être par le nouveau, rendant les données inutilisables ou nécessitant un travail de conversion très ardu.

Intégration et compatibilité des systèmes

Il existe une grande variété de systèmes de technologie qui peuvent être mis au service de l'administration des élections (voir Technologie utile aux élections). Plusieurs de ces systèmes offrent une possibilité d'intégration pour traiter les mêmes données simultanément. Il est donc possible d'accroître le potentiel de la technologie en ayant recours à des systèmes compatibles.

La meilleure façon pour un organisme électoral de s'assurer que les divers systèmes retenus pourront s'intégrer et seront compatibles les uns avec les autres est d'inclure ces deux caractéristiques dans sa stratégie globale de technologie de l'information (voir Développement d'une stratégie globale de technologie). De cette manière, tous le matériel et logiciels utilisés à travers l'organisme peuvent être compatibles.

Intégration des systèmes

Plus d'un système de technologie électoral fonctionne à partir des mêmes données, soit pour les registres des électeurs, la conception des bulletins de vote, la gestion des bureaux de vote, l'assignation des tâches, les mises en candidature, les résultats des élections, et ainsi de suite.

En intégrant ces systèmes, l'organisme électoral peut réduire les fonctions de saisie de données et en augmenter le degré d'exactitude en veillant à ce que chaque catégorie de données soit saisie, entreposée et traitée par le même groupe d'utilisateurs. Par exemple, l'unité responsable des délimitations électorales pourrait se voir confier le dossier contenant les bases de données du registre des électeurs tout en permettant l'accès, mais non le maintien, aux autres unités. Cette approche peut être adoptée pour tout autre dossier de fichiers compris dans un système intégré.

L'intégration des systèmes, tout en évitant la multiplication des banques de données, offre le double avantage de réduire les coûts reliés à la main-d'oeuvre destinée à la saisie et de diminuer le risque de données contradictoires ou périmées.

L'intégration offre également aux utilisateurs une plus grande homogénéité des systèmes que n'offrent pas les autres systèmes indépendants, un avantage qui n'est pas toujours apparent. Il est possible d'intégrer les systèmes à un point où les utilisateurs travaillent comme s'il n'en existait qu'un seul, ce qui permet de réaliser des économies dans les coûts de formation et d'accroître le rendement.

Il y a cependant des risques rattachés à l'intégration des systèmes et au partage des données. Il est important de planifier et de documenter soigneusement l'intégration afin d'éviter que tout changement apporté à un système particulier ne comporte pas de conséquences négatives pour les autres. Le temps requis pour modifier un système intégré est généralement plus long que pour modifier un système indépendant à cause de la nécessité de modifier également tous les autres systèmes. Une panne dans un système peut en toucher d'autres. Toutefois, les nombreux bénéfices d'un système intégré compensent la plupart du temps pour les inconvénients.

Compatibilité des systèmes

On ne peut aborder l'intégration des systèmes sans discuter également de leur compatibilité. Pour que les divers systèmes partagent les mêmes données et que les utilisateurs aient accès à des systèmes homogènes avec des interfaces universelles, ces systèmes doivent être compatibles. Dans le présent contexte, ceci met à contribution l'utilisation du matériel, des systèmes d'exploitation et des logiciels compatibles.

Une façon de s'assurer que les systèmes seront compatibles est d'utiliser le matériel qui a un système d'exploitation et des capacités identiques. À cette fin, il peut être préférable de se procurer tou le matériel du même fournisseur et d'utiliser des suites bureautiques intégrées du même fournisseur. Bien que cette stratégie puisse placer un organisme dans une relation d'affaire à long terme avec un fournisseur et l'empêcher de réaliser des économies de prix compétitifs, il offre au moins l'avantage de jouir de la compatibilité de tous les éléments du système de technologie.

Un avantage additionnel de la compatibilité des systèmes pour un organisme électoral, comme pour tout autre organisme, est la possibilité de réduire les coûts reliés à l'entretien et à la mise à jour des systèmes. Avec des systèmes compatibles, le personnel technique a besoin de se familiariser avec un moins grand nombre de pièces de matériels et de logiciels. S'il est possible d'acheter le matériel et les logiciels en nombre suffisant, les économies sont encore plus importantes.

Les systèmes compatibles permettent également de réaliser des économies dans le domaine de la formation surtout si tous les logiciels proviennent du même fournisseur. Les systèmes sont alors plus aptes à offrir des commandes uniformes, facilitant ainsi la formation et l'utilisation.

Une compatibilité des logiciels peut être utile même lorsque les systèmes ne sont pas intégrés parce qu'elle permet au personnel de partager, d'échanger et de lire divers fichiers comme des documents de traitement de texte, des chiffriers, des données et des messages de courrier électronique sans avoir à exécuter une conversion des données.

Une autre considération à signaler est l'importance d'une compatibilité entre différentes versions d'un même logiciel. Les logiciels sont périodiquement mis à jour, en moyenne tous les deux ou trois ans. Entre les mises à jour majeures, il survient souvent des mises à jour mineures pour corriger certains problèmes ou bogues de versions précédentes. Il importe de bien coordonner toutes les mises à jour pour s'assurer que tous les utilisateurs travaillent avec les mêmes versions des logiciels, sinon la compatibilité peut être compromise.

Pour plus de détails à ce sujet, voir Bibliothèque des systèmes .

Le degré d'efficacité peut également bénéficier de la compatibilité des systèmes d'un organisme électoral avec ceux d'autres organismes du gouvernement. De fait, certains gouvernements imposent même des normes d'uniformité de technologie à travers toutes leurs agences et ministères afin de réaliser des économies à grande échelle.

Contrôle de la qualité

La plupart du temps, un système de technologie électorale est crucial au succès d'une élection. Les organismes électoraux doivent donc s'assurer que la qualité des fonctions accomplies par la technologie est au plus haut point.

Les précautions suivantes figurent parmi les plus importantes pour assurer le contrôle de la qualité :

• élaborer et respecter une stratégie globale de la technologie de l'information;
• mettre en place une infrastructure de gestion du projet de technologie qui comprend une équipe technique;
• rédiger et respecter un énoncé de projet détaillé conforme à la stratégie adoptée et qui comprend des normes d'exécution et d'évaluation;
• rédiger des devis techniques détaillés et complets du système;
• travailler de près avec les fournisseurs durant l'étape d'exécution du projet pour s'assurer que les produits sont conformes aux devis;
• effectuer une mise à l'essai compréhensive et bien documentée, s'assurer que tous les éléments du projet sont soumis à des tests de performance rigoureux, de préférence par des exercices de simulation;
• suivre un plan structuré d'exécution du projet en s'assurant que toutes les étapes énumérées dans l'énoncé de projet sont exécutées;
• à lasuite de l'installation et de la distribution de la version finale, effectuer d'autres tests pour confirmer que les modifications définies lors de la mise à l'essai originale ont été effectuées;
• poursuivre un programme d'entretien et d'évaluation pour évaluer l'efficacité prolongée du système;
• mettre sur pied un processus d'évaluation périodique du système pour déterminer s'il est devenu désuet ou s'il convient d'effectuer des mises à jour ou encore de le remplacer;
• faire appel aux conseils de techniciens spécialisés et de vérificateurs indépendants pour les tâches précédentes, s'il y a lieu;
• à divers intervalles, consulter les intervenants pour déterminer si le système répond à leurs attentes.

Pour plus de détails, voir Stratégies de planification et d'exécution.

Structure organisationnelle

Un élément critique de l'adoption d'un système de technologie est la place qu'occupe l'équipe de gestionnaires du projet au sein de la structure organisationnelle.

La structure qu'il convient de mettre en place pour quelque projet que ce soit dépendra de l'envergure de l'organisme et de la complexité du projet lui-même, mais il importe toutefois de respecter certains principes fondamentaux.

La règle veut que l'équipe de gestion d'un projet majeur de technologie rende compte directement à la haute direction de tout organisme, démontrant ainsi l'importance que revêt la technologie pour l'organisme électoral. À cause du rôle critique que joue la technologie électorale dans le succès d'une élection, les cadres supérieurs doivent participer activement à sa mise en oeuvre.

La place qu'occupera l'équipe de gestion de la technologie dans la structure organisationnelle devra être clairement établie dans la stratégie globale de technologie de l'information de l'organisme électoral (voir Développement d'une stratégie globale de technologie). Ceci encouragera une gestion cohérente de la technologie au sein de l'organisme et démontrera aux gestionnaires l'importance du projet.

Une structure organisationnelle type peut adopter la hiérarchie suivante :

• un comité de gestionnaires supérieurs concernés par le projet et présidé par le directeur général ou s'y rapportant directement, et qui sera chargé d'énoncer les politiques, d'étudier les comptes rendus des comités de gestionnaires cadres et d'approuver les projets;
• un comité de gestionnaires cadres pour chaque projet ou groupe de projets importants, présidé par le gestionnaire supérieur concerné (qui devrait également siéger au comité supérieur) et formé de divers gestionnaires et techniciens concernés par le projet, qui en exerceront le contrôle, présenteront des rapports au comité supérieur, étudieront les comptes rendus des comités subalternes et approuveront les détails des projets; et
• un comité technique pour chaque projet présidé par un membre du comité des cadres et formé d'employés et de techniciens concernés directement par les projets et qui répondra au comité cadre.

L'objectif de la structure organisationnelle est d'élaborer la stratégie globale de la technologie de l'information, et de superviser et d'approuver les diverses étapes de l'exécution et de la mise en oeuvre d'un projet de technologie. Les comités supérieurs devraient surtout se pencher sur les politiques et la direction stratégique des projets. Les comités cadres doivent veiller à ce que les projets soient conformes à la stratégie énoncée. Les comités techniques pour leur part doivent s'assurer que tous les devis techniques soient respectés.

Tout comité de gestion de la technologie doit particulièrement veiller à ce que les échéanciers et les normes de qualité soient respectés. Dans l'administration des élections, les projets qui connaissent des retards d'exécution, des omissions de tests essentiels ou qui ne respectent pas exactement les devis sont voués à un échec certain. L'équipe de gestion doit donc veiller à ce que les échéanciers établis soient réalistes et qu'ils soient respectés. Elle doit également prévoir des plans d'urgence en cas de problème.

Il importe de préciser clairement les divers degrés de responsabilité pour permettre aux cadres des différents niveaux d'être conscients des tâches qui relèvent d'eux et d'éviter que certaines d'entre elles ne soient omises. L'attribution des responsabilités doit être clairement énoncée dans le plan d'exécution et de mise en oeuvre.

Il n'est pas nécessaire que les gestionnaires supérieurs engagés dans la structure organisationnelle possèdent des aptitudes ou des connaissances de nature technologique, mais tant mieux s'ils en possèdent. Les activités reliées à l'administration des élections faisant de plus en plus appel à des applications technologiques, de telles connaissances prennent d'autant d'importance dans l'énonciation des politiques et dans la prise de décisions. Les gestionnaires qui ne jouissent pas d'aptitudes ou de connaissances technologiques doivent s'en remettre aux avis des conseillers techniques. Pour éviter cette situation ou pire encore, comme prendre des décisions mauvaises ou mal éclairées, il devient de plus en plus important que les gestionnaires aient eux-mêmes les connaissances appropriées.

Avec le temps, on verra de moins en moins de gestionnaires supérieurs sans connaissance technologique. À cause du recours croissant de la technologie par les organismes électoraux ou autres et du plus grand nombre de travailleurs qui dépendent de la technologie, les personnes qui accéderont à des postes supérieurs posséderont des connaissances accrues dans ce domaine. La gestion de la technologie en sera d'autant avantagée.

Gestion de l'informatique

L'informatique est une science complexe, et les nombreuses et diverses tâches que comportent son exécution et sa mise en oeuvre justifient l'importance qu'il faut accorder à sa gestion.

L'organisme électoral doit énoncer clairement le processus de gestion de son système informatique dans sa stratégie globale de technologie de l'information (voir Développement d'une stratégie globale de technologie). Ceci encouragera une gestion cohérente de la technologie au sein de l'organisme et démontrera aux gestionnaires l'importance du projet.

Au moment de créer son équipe de gestion et de déterminer sa structure organisationnelle, un organisme électoral doit considérer les éléments suivants :

• Environnement physique
• Gestion de l'équipement
• Gestion des communications
• Gestion des bases de données
• Bureau d'aide
• Gestion de l'informatique
• Gestion des utilisateurs
• Fournitures consommables d'informatique
• Maintenance des systèmes

Environnement physique

Le bon fonctionnement des ordinateurs et autres mécanismes de technologie physique et exige certaines conditions physiques dont les suivantes :

• une bonne climatisation pour offrir une température constante et modérée;
• un sol et des tables nivelés - les ordinateurs et autre matériel d'informatique offrent un meilleur rendement lorsqu'ils sont posés sur un sol et des tables bien nivelés et stables;
• un mobilier ergonomique pour les utilisateurs, tel que des tables, des bureaux, des chaises et des accessoires visant à éviter les accidents de travail;
• l'absence de poussière et de saletés nuisibles au bon fonctionnement des ordinateurs et, si nécessaire, des mécanismes de filtration d'air pour éliminer toute trace de poussière;
• un contrôle adéquat de l'humidité qui peut également être nuisible aux ordinateurs parce que des conditions trop ou pas assez humides peuvent faire rouiller le métal des matériels;
• des détecteurs de feu pouvant être causés par l'électricité nécessaire au fonctionnement des ordinateurs, des détecteurs de fumée, des extincteurs et un plan d'urgence en cas de feu.

Gestion de l'équipement

Tout système de technologie doit compter sur le bon état du matériel. La gestion de ce matériel fait donc partie de la stratégie d'un projet de technologie. Par matériel, on entend :

• les ordinateurs personnels, en réseau ou autonomes;
• les serveurs de réseaux;
• les unités de sauvegarde;
• les imprimantes;
• les photocopieurs;
• les télécopieurs;
• le matériel périphérique;
• les compteuses;
• les dispositifs de vote électronique;
• les numériseurs à balayage;
• le matériel de communication;
• les ouvre-lettres;
• les machines à insérer le courrier;
• les rétroprojecteurs;
• les téléviseurs et les magnétoscopes;
• les tableaux électroniques;
• les timbres numéroteurs automatiques.

Idéalement, l'acquisition du matériel devrait s'effectuer selon la stratégie globale de technologie de l'information de l'organisme. Si diverses pièces proviennent d'un même fournisseur ou fabricant, elles risquent d'offrir plus de compatibilité entre elles.

Il est suggéré de maintenir un inventaire des biens pour tenir compte de leur utilisation et de leur assignation. Le recours aux codes à barres et aux lecteurs de codes à barres est un excellent moyen d'effectuer un contrôle de circulation du matériel.

Toutes les pièces devraient être soumises à des vérifications documentées par des techniciens compétents (voir Maintenance des systèmes).

Une tâche très importante de la gestion du matériel est de déterminer le moment propice d'y effectuer des mises à jour ou de le moderniser (voir Gestion de la dépréciation).

La gestion des serveurs est particulièrement importante. Parce que les systèmes réseautés exigent un fonctionnement efficace des serveurs, il devient prioritaire que ces derniers demeurent fiables et qu'ils fassent l'objet d'un système d'entretien soigné. Les systèmes de serveurs doivent être dotés d'une variété de méthodes de sauvegarde pour veiller à ce que le temps d'arrêt du réseau soit réduit au minimum ou complètement éliminé et que des copies de secours des données soient effectuées à intervalles réguliers. Une de ces méthodes peut être d'utiliser une batterie de serveurs dont les données sont sauvegardées sur divers disques durs et d'ordinateurs en miroir et des routes différentes de câblage des postes de travail au serveur.

Gestion des communications

Une gestion efficace des communications devient très importante pour les systèmes réseautés et plus particulièrement entre des emplacements de travail géographiquement séparés. Le terme «communications» peut s'appliquer à tout système par lequel sont transmis le son, les images ou les données. Dans un contexte électoral, toutefois, ce terme s'applique à toute transmission par câble, par radio ou par micro-ondes.

La gestion des réseaux est particulièrement critique pour un système d'ordinateurs, surtout lorsque des données sont partagées par des serveurs communs. Une panne de réseau peut effectivement empêcher un organisme de fonctionner.

La gestion des réseaux représente une tâche spécialisée qui ne devrait être confiée qu'à des techniciens expérimentés. Lorsque des besoins particuliers se font sentir, les conseils de spécialistes en réseautage deviennent essentiels.

Gestion des bases de données

La gestion des bases de données est un élément important de l'exploitation des systèmes informatiques. Pour un organisme électoral, les bases de données jouent un rôle primordial et, en raison de leur volume et de leur complexité, elles doivent être gérées efficacement afin d'en retirer la plus grande utilité.

Les bases de données doivent être structurées avec soin et bien documentées. On doit y appliquer les normes communes afin de respecter les noms et les structures de champ.

Idéalement, les bases de données d'un organisme électoral devraient toutes être intégrées pour éviter la duplication des données et des saisies afin de conserver ces données le plus exactement possible. (voir Intégration et compatibilité des systèmes).

Il est essentiel d'établir une structure de gestion des bases de données pour régir l'approbation de leur conception, pour que les normes soient respectées et pour éviter la duplication des données.

Bureau d'aide

Un élément important de la gestion de l'informatique est l'établissement d'un bureau d'aide qui doit servir à deux fins, soit à solutionner les problèmes auxquels font face les utilisateurs des systèmes, soit à les aider à utiliser les systèmes de la manière la plus efficace possible. Le bureau d'aide peut également être chargé d'accorder aux utilisateurs l'accès à divers systèmes et d'attribuer les mots de passe.

Si l'organisme électoral est restreint, le bureau d'aide peut être formé d'une seule personne alors que s'il est plus important, plusieurs personnes devront y être affectées. On peut même établir plusieurs bureaux d'aide responsables pour différents systèmes ou affectés à des bureaux régionaux différents. Les préposés peuvent être des employés de l'organisme ou cette fonction peut être confiée à des spécialistes commerciaux. Un bureau d'aide peut également desservir plusieurs organismes d'un même gouvernement surtout si celui-ci impose une politique de partage des systèmes d'informatique.

Les préposés d'un bureau d'aide devraient posséder les compétences permettant de répondre rapidement aux demandes ou devraient être en mesure de faire appel à des techniciens, s'il y a lieu. Dans certains cas, le bureau d'aide peut être en mesure de fournir l'assistance requise immédiatement, alors que dans d'autres circonstances, on devra tenir un registre des demandes pour qu'elles soient traitées lorsqu'un préposé devient disponible. Sous ce système, il faut enregistrer les demandes dans l' ordre prioritaire que les préposés déterminent selon l'importance des problèmes et le degré d'expertise qu'ils requièrent.

Le bureau d'aide devrait maintenir un registre des demandes indiquant le nombre des problèmes apportés à leur attention par catégorie et le laps de temps requis pour les solutionner. Ce registre permettra de reconnaître les problèmes fréquents qui pourraient être corrigés en offrant une formation appropriée ou en effectuant des améliorations au matériel ou aux procédures.

Bibliothèque des systèmes

Lorsque plusieurs ordinateurs à l'intérieur d'un organisme disposent des mêmes logiciels, il est préférable qu'ils utilisent la même version de logiciels afin de permettre que les divers fichiers communs comme les documents de bureautique, les chiffriers, les données et les messages électroniques puissent être utilisés par le personnel de toutes les unités sans avoir à convertir les données et sans causer de problème d'accès aux fichiers des autres unités (voir également Intégration et compatibilité des systèmes).

Pour disposer de fichiers uniformes, particulièrement si le personnel est nombreux, il faut créer une bibliothèque des systèmes et exercer un contrôle sur leur distribution. Le but principal est de contrôler l'utilisation des différentes versions des logiciels.

Les logiciels sont périodiquement mis à jour, en moyenne tous les deux ou trois ans. Entre les mises à jour majeures, il survient souvent des mises à jour mineures pour corriger certains problèmes ou bogues de versions précédentes. Il importe de bien coordonner toutes les mises à jour pour s'assurer que tous les utilisateurs travaillent avec les mêmes versions de logiciels, sinon la compatibilité pourrait être compromise.

La façon la plus sûre d'exercer un contrôle des versions est de ne pas permettre aux utilisateurs d'effectuer eux-mêmes des mises à jour de logiciels ou d'en installer de nouveaux. Les mises à jour doivent être effectuées avec l'approbation des administrateurs du système selon le plan stratégique de technologie.

La question à savoir quand une mise à jour des logiciels est appropriée est abordée dans le fichier Gestion de la dépréciation.

Gestion des utilisateurs

Les administrateurs des systèmes doivent exercer un certain contrôle sur les utilisateurs. Cette responsabilité implique la réalisation des tâches suivantes :

• attribuer les codes d'utilisateurs et les mots de passe;
• restreindre les droits d'accès des utilisateurs en s'assurant qu'ils ne puissent consulter que les données pour lesquelles ils sont autorisés, par exemple en créant divers répertoires de fichiers avec des droits d'accès différents;
• attribuer des quantités précises d'espace de disque aux utilisateurs et s'assurer qu'ils s'y conforment;
• s'assurer que les utilisateurs respectent les normes de la configuration du système comme le nom et la forme des fichiers, tout comme les règles d'éthique qui régissent le langage et le contenu des fichiers.

Fournitures consommables d'informatique

Les frais reliés à l'informatique ne se limitent pas à l'acquisition initiale du matériel et des logiciels. Diverses fournitures (consommables ou autres) sont requises pour maintenir un système d'informatique en bon état, y compris :

• le papier pour les imprimantes, les photocopieurs et les télécopieurs;
• l'encre pour les imprimantes, les photocopieurs et les télécopieurs;
• le lubrifiant pour les équipements à pièces amovibles;
• les pièces de rechange pour divers équipements;
• divers dispositifs pour le stockage des données comme les disquettes, les rubans magnétiques et les disques compacts;
• des câbles divers;
• les nettoyants;
• les outils pour l'entretien.

Maintenance des systèmes

Les systèmes d'informatique ne se maintiennent pas d'eux-mêmes. Les trois tâches principales de maintenance d'un système sont les suivantes :

• l'entretien du matériel;
• la maintenance des systèmes eux-mêmes;
• le contrôle de l'information.

Entretien du matériel

Un programme d'entretien du matériel doit être établi dans le cadre de la stratégie globale de la technologie d'information d'un organisme. Chaque pièce de matériel doit être soumise à un entretien régulier qui devrait être décrit dans la documentation des fournisseurs.

Le centre de responsabilités pour cette tâche devrait être précisé dans la structure organisationnelle des systèmes d'informatique. Il est préférable, voire même essentiel, que l'entretien soit effectué par des techniciens compétents, normalement des fournisseurs contractuels.

Il est souvent possible et même préférable de négocier les services d'entretien par les fournisseurs du matériel lors de l'établissement des contrats, offrant ainsi l'occasion d'inclure les coûts d'entretien dans les budgets et évitant le risque que les fonds nécessaires ne soient pas disponibles au moment d'effectuer l'entretien.

Il peut également être nécessaire d'effectuer des tâches d'entretien lorsque le matériel du système connaît des interruptions ou ne fonctionne pas de manière satisfaisante. Ces fonctions devraient également être prévues dans la stratégie globale de la technologie d'information d'un organisme. Il peut être nécessaire de conclure des ententes avec des techniciens d'entretien et de réparation afin que les problèmes soient solutionnés en priorité et selon les prix convenus.

Il importe d'établir des priorités d'échéanciers selon lesquelles, par exemple, des pièces critiques doivent être réparées dans l'heure qui suit l'interruption, d'autres dans les 24 heures et les moins importantes à l'intérieur d'une semaine. Règle générale, plus les échéanciers sont brefs, plus les coûts sont élevés.

Maintenance des systèmes

Les systèmes de logiciels doivent faire l'objet d'un entretien continu en exécutant les tâches suivantes :

• mettre en place des normes de structure de fichiers et former les utilisateurs à les respecter;
• exercer un contrôle sur l'accès aux systèmes par les utilisateurs;
• obtenir les licences d'utilisation des logiciels et respecter leurs conditions;
• maintenir une uniformité et une compatibilité entre les divers systèmes et éviter la duplication des données;
• veiller à l'entretien des serveurs de réseaux et solutionner les problèmes qu'ils peuvent connaître;
• veiller à ce que les disques de stockage offrent suffisamment d'espace et que la rapidité des systèmes soit acceptable;
• offrir de l'aide aux utilisateurs sur demande;
• gérer l'interface entre les divers systèmes comme Internet, le courrier électronique et les intranets;
• déceler et réparer les bogues de logiciels;
• procéder aux mises à jour lorsque requises;
• instituer et imposer des mesures de sécurité des systèmes comme les logiciels de protection antivirus, le chiffrage, les coupe-feu et les logiciels de protection contre la piraterie informatique.

Contrôle de l'information

Les données et les logiciels doivent également être périodiquement vérifiés pour éviter des problèmes et pour s'assurer que les données demeurent disponibles aux utilisateurs.

Sauvegarde des données

Les données des systèmes doivent être constamment sauvegardées, de préférence à tous les jours et même plus fréquemment si elles sont de nature critique, notamment en période électorale. Les sauvegardes peuvent s'effectuer de diverses façons, soit sur des disques amovibles de divers formats, soit sur des disques durs multiples, des rubans magnétiques ou autres.

La procédure formelle de sauvegarde doit être énoncée dans la stratégie globale de technologie de l'information de l'organisme. Les systèmes devraient exécuter automatiquement les opérations de sauvegarde afin d'éviter des erreurs par les préposés, ce qui n'exclut pas la nécessité de faire des vérifications périodiques des sauvegardes automatiques afin de s'assurer qu'elles ne causent pas de problème.

On peut faire des sauvegardes simultanées des données en direct en ayant recours à des disques durs en miroir localisés sur le même serveur ou sur des serveurs différents, ce qui permet de conserver les données sur plusieurs disques. Si l'un des disques devient défectueux, on peut récupérer les données d'un autre. Il est toutefois préférable d'exécuter les sauvegardes sur des serveurs en miroir au cas ou l'un de ces serveurs devienne aussi défectueux ou cesse d'être opérationnel.

Il est prudent d'exécuter des copies de secours des logiciels, qu'ils soient des versions commerciales ou spécialisées, pour être mises en opération si les versions originales sont effacées par inadvertance ou si elles sont atteintes d'un virus. Bien qu'il soit possible de plus en plus de télécharger des programmes à partir d'Internet, ils sont très souvent fournis sur disques qui devraient être conservés sur place pour être téléchargés de nouveau si nécessaire afin d'éviter que les versions originales ne soient plus disponibles sur le marché. Ces disques devraient être conservés dans les archives électroniques sous la charge d'un membre désigné du personnel pour permettre d'y avoir facilement accès en cas de problème.

Avant de créer des copies de secours des logiciels, il importe de s'assurer qu'on n'enfreint pas les licences des manufacturiers bien que généralement les licences permettent la création des copies de secours.

Sécurité des données

La sécurité des données constitue un autre élément de contrôle de l'information. Les systèmes d'informatique doivent être dotés de mesures de sécurité pour que seuls les utilisateurs autorisés y aient t accès (voir Sécurité).

Dotation, formation et assistance

La technologie ne fonctionne pas sans la participation des personnes chargées au fonctionnement des systèmes. Les organismes électoraux doivent embaucher le personnel nécessaire pour utiliser les systèmes et pour les maintenir en bon état.

Tous les utilisateurs ont besoin de formation qu'il s'agisse du personnel régulier ou temporaire, des spécialistes ou sous-traitants, des électeurs, candidats ou partis politiques, des médias ou des autres intervenants qui utilisent un système de technologie électorale d'une façon ou d'une autre. Le degré de formation requise variera selon la complexité des systèmes et l'utilisation qu'en fera chacun de ces groupes.

Une fois la formation terminée, il demeurera nécessaire de fournir une assistance ou des conseils aux divers utilisateurs, souvent même en situation d'activité réelle comme durant une élection.

Les fichiers suivants traitent plus en détails des trois fonctions précitées :

• Dotation
• Formation
• Assistance aux utilisateurs

Dotation

Tout système de technologie doit faire appel aux ressources humaines pour sa mise en oeuvre et son exploitation et pour la formation des utilisateurs. Les organismes électoraux devront donc embaucher le personnel requis pour maintenir les systèmes, les faire fonctionner et pour former les utilisateurs.

Personnel interne ou externe

La décision la plus critique que devra prendre un organisme électoral est de savoir s'il doit confier les tâches d'informatique à son personnel interne ou s'il est préférable de faire appel à des sous-traitants ou des fournisseurs externes. Les deux alternatives présentent des bénéfices et des inconvénients et la meilleure solution consiste possiblement à opter pour un mélange des deux.

Lorsque les circonstances exigent une présence à plein temps de préposés pour accomplir une tâche donnée, il peut être plus rentable d'embaucher un ou plusieurs employés à temps plein, selon les conditions locales de main-doeuvre. Les taux horaires des sous-traitants sont généralement plus élevés que les salaires des employés parce qu'ils doivent tenir compte de la nature intermittente de leurs services et de leurs frais d'exploitation.

Par ailleurs, si les besoins en matière de main-d'oeuvre sont intermittents en particulier lors de la mise en oeuvre d'un système ou pour la formation, il peut s'avérer plus rentable d'avoir recours à des services externes. Cette alternative évite l'obligation de trouver un autre emploi aux employés lorsque le projet se termine ou la nécessité de leur débourser une indemnité de départ.

Pour les tâches qui requièrent des aptitudes très spécifiques, il peut être plus avantageux d'avoir recours à des spécialistes externes qui sont plus susceptibles de posséder les qualités requises que le personnel régulier. C'est souvent le cas lorsqu'un organisme électoral considère l'adoption d'une technologie entièrement nouvelle avec laquelle ses employés ne sont absolument pas familiers. Même si les systèmes sont permanents, des effectifs externes qui ont reçu une formation spécialisée et qui ont travaillé avec différents clients pourraient offrir un meilleur rendement que le personnel de l'organisme qui ne jouit pas des mêmes aptitudes.

En revanche, dans le cas de l'exploitation permanente d'un système de technologie, le recours au personnel de l'organisme offre l'avantage d'une connaissance plus approfondie de ses systèmes spécialisés que pourraient avoir les experts-conseils externes. Cet avantage est d'autant plus important si l'organisme électoral utilise des systèmes adaptés ou spécialisés qui ne sont pas connus ailleurs.

L'organisme qui embauche ses propres employés doit veiller à ne pas se trouver dans une situation critique en dépendant exclusivement d'un petit groupe d'employés qui conservent en tête leurs connaissances. Ceux-ci peuvent éventuellement quitter l'organisme volontairement ou non et leur départ risque de perturber le fonctionnement des systèmes de technologie. Pour éviter une telle situation, les employés qui jouent un rôle important devraient être obligés de consigner par écrit leurs connaissances afin que d'autres puissent accomplir leurs tâches en leur absence. Une autre stratégie est de veiller à ce que plus d'un employé, interne ou externe, soit en mesure d'accomplir chaque tâche afin d'éviter qu'un individu ne développe un monopole de connaissances d'un système particulier.

Étant donné les avantages et les inconvénients rattachés aux deux alternatives de dotation, la plupart des organismes électoraux tirent avantage des deux : ils désignent les employés internes aux tâches de nature continue, ce qui offre une continuité de mémoire institutionnelle, et ils ont recours à une main-d'oeuvre externe pour les tâches de courte durée comme la mise en oeuvre des systèmes, la formation et les tâches spécialisées qui requièrent des connaissances techniques et une expérience variée.

Un organisme électoral peut également embaucher des employés dont le rôle principal ne consiste pas à mettre en oeuvre un système de technologie ou à en assurer la maintenance, mais qui seront appelés à utiliser ces systèmes dans leurs fonctions quotidiennes. Presque tous les gestionnaires et tout le personnel de soutien est appelé à faire un usage régulier de la technologie, bien qu'ils ne se considèrent pas informaticiens. Leur embauche dépendra de leur compétence à accomplir les tâches qui leur seront confiées plutôt que de leurs aptitudes en matière de technologie. Grâce au recours croissant de la technologie, cependant, les aptitudes technologiques des individus deviendront un atout pour leur embauche.

Formation

Les utilisateurs de la technologie doivent généralement recevoir une formation dont le degré dépendra de la complexité du système qu'ils auront à utiliser et des fonctions spécifiques qui leur seront confiées. Le degré requis de formation peut aller d'un diplôme universitaire à une formation de quelques jours pour le système concerné.

En ce qui concerne la multitude d'utilisateurs pour qui la technologie n'aura que très peu de répercussions, la tâche sera simple et la formation requise minimale. Par exemple, un électeur qui doit utiliser pour la première fois un système de vote électronique ne devrait pas avoir besoin de formation poussée. De même, une application technologique que les nombreux préposés aux bureaux de vote seront appelés à utiliser devrait être simple et ne nécessiter que très peu de formation.

Inversement, les employés et les sous-traitants qui sont chargés de la conception, de l'exploitation et de la maintenance d'un système doivent avoir des aptitudes très spécialisées et une formation approfondie provenant d'études universitaires ou collégiales, d'une longue expérience pratique ou de stages pratiques intensifs, ou encore d'une combinaison des trois.

La majorité du personnel électoral régulier se situe entre ces deux mesures, en l'occurrence le personnel de soutien, les cadres, les superviseurs et le personnel de direction. Ces personnes font un usage quotidien de la technologie, mais celle-ci représente un outil dans l'accomplissement de leurs fonctions plutôt qu'une fonction en soi. Le degré de formation qu'elles nécessiteront dépendra de la complexité du système qu'elles auront à utiliser. Dans le cas des employés appelés à utiliser le traitement de textes, les chiffriers et d'autres logiciels de bureautique, une formation académique peut être avantageuse pour accroître le rendement et leur permettre un plus grand nombre de tâches qui n'auront pas à être confiées à des informaticiens.

Les fichiers suivants abordent d'autres questions reliées à la formation comme élément de la technologie :

• Formation du personnel
• Formation des électeurs
• Évaluation de la formation

Formation du personnel

Les besoins de formation du personnel varient selon le statut permanent ou occasionnel des employés et du genre de travail qu'ils doivent accomplir, soit des tâches de soutien, un travail technique, opérationnel, administratif ou autres. La formation du personnel affecté à des tâches spécifiques et occasionnelles, tel que les préposés aux bureaux de vote sera plutôt brève et effectuée par interaction, par manuels didactiques ou vidéocassettes. Ceux qui sont appelés à accomplir des tâches plus complexes nécessiteront une formation plus structurée.

Lors d'une formation, il importe de mettre l'accent sur la quantité d'information apprise et retenue par les sujets. Règle générale, la méthode par laquelle les sujets retiennent davantage est celle d'exercices pratiques, la seconde, l'exercice visuel par lequel le sujet observe quelqu'un d'autre accomplir l'activité, suivie de l'explication orale de l'activité et finalement de la lecture. Ces méthodes peuvent cependant offrir des résultats variés selon les sujets en question, et il sera normalement nécessaire d'en utiliser de différentes suivant les besoins de chaque groupe de personnes à former.

Personnel occasionnel

Les besoins de formation du personnel occasionnel comme les préposés aux bureaux de vote sont très différents de ceux du personnel permanent. Le personnel occasionnel accomplit normalement des tâches spécifiques et limitées, et sa formation peut être restreinte à ces fonctions, selon une méthode brève et facile à assimiler; ces personnes sont normalement recrutées en grand nombre et il ne serait pas rentable et pratique de leur offrir une formation intensive et prolongée.

Le degré de formation requis pour le personnel occasionnel comme les préposés aux bureaux de vote devra être en fonction de la complexité du système de technologie qu'ils devront utiliser. Cette considération justifie à elle seule la nécessité d'adopter un système de technologie facile à utiliser et à superviser, car plus le système sera simple, moins les utilisateurs auront besoin de formation. De fait, pour tout système destiné à être utilisé et supervisé par du personnel occasionnel, la simplicité de conception et d'utilisation est l'une des principales caractéristiques dont devrait être dotée la technologie.

Dans la plupart des cas, l'utilisation de la technologie devrait être une composante de la formation générale des ressources occasionnelles. Cette partie de leur formation peut être offerte sour forme de manuel illustré, de vidéocassette, ou d'une présentation interactive. Si possible, du matériel didactique écrit ou de préférence interactif peut être fourni par un logiciel utilisant un médium, tel qu'un disque ou par Internet (voir Formation).

Pour le personnel occasionnel embauché principalement pour accomplir des tâches d'application technologique comme l'opération d'un numériseur à balayage, sa formation doit être de nature spécifique à la technologie utilisée. Dans de pareilles circonstances, la méthode interactive d'apprentissage pratique est la plus efficace et devrait être offerte par un opérateur expérimenté qui possède des aptitudes de formation. Après une formation initiale, on peut poursuivre avec une formation continuelle par le biais d'une supervision d'un opérateur compétent.

Personnel permanent autre que les informaticiens

Les employés permanents à long terme, autres que les informaticiens, font un usage quotidien de la technologie, mais celle-ci représente un outil dans l'accomplissement de leurs fonctions plutôt qu'une fonction en soi. Le degré de formation qu'ils nécessiteront dépendra de la complexité du système qu'ils auront à utiliser. Dans le cas des employés appelés à utiliser le traitement de textes, les chiffriers et autres logiciels de bureautique, une formation académique peut être avantageuse pour accroître le rendement et lpermettre de cumuler un plus grand nombre de tâches qui n'auront pas à être confiées à des informaticiens.

Dans plusieurs pays, des entreprises commerciales offrent de la formation dans l'utilisation de la plupart des logiciels courants. Cette formation est en générale donnée dans des salles d'ordinateurs où les sujets sont assignés à un ordinateur individuel et reçoivent des instructions interactives d'application pratique sous la direction d'un formateur professionnel. La durée de ces cours peut varier d'une demi journée à quelques jours pour chaque logiciel selon sa complexité. Ce genre de formation se donne à plusieurs niveaux: débutant, moyen et avancé.

Les cours offerts par ces entreprises se complètent souvent d'un manuel didactique et parfois même d'exemples de fichiers électroniques sur disquettes que les sujets peuvent conserver pour consultation ultérieure une fois la formation terminée.

Une autre méthode de formation peut être utilisée pour l'apprentissage de la bureautique, surtout lorsque la méthode interactive n'est pas offerte. Il s'agit de la méthode autodidactique au moyen de manuels imprimés, vidéocassettes, logiciels de formation ou d'Internet.

S'il est nécessaire de former un nombre important d'employés à l'utilisation d'un système spécifique, il peut être plus rentable de faire appel aux services d'un ou de plusieurs formateurs pour offrir la formation sur le lieu de travail. Cette méthode offre l'avantage de pouvoir utiliser des exemples d'application du système spécifique de l'organisme.

La plupart des logiciels modernes de bureautique offrent des fonctions d'aide et des interfaces intuitives tels des touches, des menus ou des assistants qui permettent aux utilisateurs de faire fonctionner les systèmes sans avoir à recevoir une formation conventionnelle. En réalité, la formation proprement dite est intégrée à ces logiciels. La plupart du temps, les personnes affectées à des tâches relativement simples parviennent à utiliser les systèmes avec un minimum de formation ou sans aucune formation conventionnelle.

Cette méthode est d'autant plus facilitée si l'on a recours à des logiciels qui utilisent des fonctions et des applications communes à la plupart des logiciels. Ainsi, une fois que les sujets apprennent à accomplir une fonction spécifique d'un logiciel, comme par exemple la fonction de traitement de texte «couper-coller», ils n'ont pas à apprendre cette même fonction s'ils ont à utiliser d'autres logiciels. Il est donc important de considérer cette caractéristique d'applications communes des logiciels lors de leur achat.

Bien que la plupart des employés peuvent utiliser adéquatement les diverses fonctions de traitement de texte sans formation, la plupart des logiciels offrent plusieurs applications qu'ils ne connaissent pas. Ainsi, la fusion de textes peut permettre des économies importantes d'efforts et de temps, mais pour profiter de cette fonction, il faut savoir relier les documents à des données comme les bases de données relationnelles et utiliser les champs variables à l'intérieur du document à fusionner. Une formation peut expliquer comment profiter de ces diverses applications subtiles et permettre d'accroître le rendement.

La formation pour les applications technologiques doit comporter une autre caractéristique, soit celle de la continuité. Vu que les logiciels sont constamment mis à jour, il est primordial que le personnel continue de recevoir une formation également à jour. À cette fin, il importe d'inclure cette formation comme un élément du plan de formation et de développement de chaque employé. L'employé de même que la direction de l'organisme se doivent de respecter cet engagement.

Personnel technique

Le personnel technique y compris les employés permanents et les sous-traitants devront recevoir une formation plus poussée pour leur permettre d'accomplir leurs fonctions avec efficacité, comme une formation universitaire ou collégiale ou, particulièrement pour les informaticiens, une formation spécialisée.

Certaines entreprises commerciales de formation offrent des cours accrédités en technologie. Ces cours peuvent être reconnus dans le cadre des compétences académiques des personnes qui postulent pour des postes de nature technique.

Tout comme pour le personnel non technique, les techniciens devraient eux aussi garder leurs compétences techniques à jour en recevant une formation continue.

Formation des électeurs

La nature tout comme les occasions de formation des électeurs seront évidemment différentes de celles du personnel d'un organisme électoral.

L'électeur moyen a très peu de contact avec l'organisme électoral et encore moins avec la technologie électorale. La formation des électeurs pour utiliser la technologie devrait de préférence avoir lieu au moment même de son utilisation et devrait être brève. La formation des électeurs la plus efficace est celle qui se fait le plus subtilement possible, sans même qu'ils s'en rendent compte.

La nature de la formation requise par les électeurs dépendra de la complexité du système de technologie. Il n'est pas réaliste de s'attendre à ce que l'électorat en général possède des connaissances technologiques approfondies et il est primordial que les systèmes qu'ils seront appelés à utiliser demeurent le plus simple possible, ce qui permettra en même temps de simplifier considérablement la formation qu'ils devront recevoir.

La formation des électeurs peut se faire de différentes façons. On peut avoir recours, avant le jour de l'élection, aux techniques de communication de masse comme la télévision, la radio, la presse écrite, la poste, les affiches, des simulations ou d'autres moyens. Ces mécanismes peuvent être utiles lorsqu'un système entièrement nouveau tel que le vote électronique est introduit dans le processus électoral. Ils servent effectivement d'avertissement aux électeurs de l'adoption d'une nouvelle technologie avant qu'ils se présentent aux bureaux de vote.

La communication de masse n'est toutefois pas très efficace pour effectuer une formation visant à utiliser des systèmes de technologie à cause des détails qui doivent être transmis et aussi du faible taux de garder en mémoire la formation apprise si elle n'est pas mise en pratique immédiatement. Une formation de nature technique offre de meilleurs résultats lorsqu'elle est donnée au moment même de son utilisation.

Même lorsque la formation technologique des électeurs est offerte dans les bureaux de vote, plusieurs approches peuvent être adoptées. La meilleure stratégie est d'avoir recours au système le plus simple et le plus explicite possible. Les systèmes qui utilisent des écrans doivent guider progressivement les électeurs par des directives affichées à l'écran pour chaque fonction à effectuer. Ils devraient également fonctionner à l'aide de touches et de langage conventionnels connus, tels que «retour» ou «échappement».

Avec la méthode qui offre des directives sur écran, il faudra prévoir des mesures spéciales pour les électeurs qui ont des difficultés à lire comme les analphabètes, les personnes qui ne connaissent pas la langue du pays ou qui ont une déficience visuelle. Les solutions possibles sont :

• des directives orales offertes possiblement à l'aide d'écouteurs;
• des claviers dotés de touches en braille;
• des directives en diverses langues;
• des directives écrites en gros caractères;
• des préposés spécialisés pour offrir de l'aide aux électeurs qui en ont besoin.

D'autres mécanismes de formation consistent à afficher des directives claires et des exercices de simulation. Ainsi, on peut installer un appareil de simulation du vote électronique à l'entrée des bureaux de vote pour permettre aux électeurs de faire l'essai du système avec l'assistance de préposés avant qu'ils n'aient à voter. On peut également offrir des démonstrations audiovisuelles du système dans les bureaux de vote.

Peu importe la méthode de formation offerte, il demeure important que du personnel soit disponible dans les bureaux de vote pour porter assistance aux électeurs qui pourraient en avoir besoin. Il y aura toujours des électeurs qui ne se sentiront pas à l'aise avec un système de technologie et qui auront besoin de l'aide d'une personne.

On peut également utiliser Internet pour offrir de la formation aux électeurs. C'est un mécanisme qui permet de transmettre une foule de renseignements sur les élections et même sur la technologie électorale. Par des sites Internet, on peut offrir des démonstrations interactives du système de technologie électorale, à condition évidemment que le système concerné se prête à cette méthode. Internet ne doit cependant pas remplacer les autres méthodes de formation par la communication de masse parce qu'il suppose que l'électeur est déjà suffisamment intéressé pour consulter le site et qu'il possède déjà certaines aptitudes technologiques pour s'y rendre.

Lorsque le processus électoral offre à l'électeur la possibilité de voter à domicile soit par Internet, par téléphone ou par la poste, il importe de mettre à sa disposition un bureau d'aide (voir Bureau d'aide) auquel il peut téléphoner pour parler à un préposé compétent.

Évaluation de la formation

La formation n'est pas une fin en soi. Une fois terminée, elle doit faire l'objet d'une évaluation afin de déterminer si le temps, les efforts et les fonds qui y ont été consacrés sont justifiés, si les besoins et les objectifs fixés ont été réalisés et si le degré de rendement souhaité a été atteint.

Il existe diverses façons d'effectuer cette évaluation, et la plus efficace est de reconnaître certaines normes de rendement qui permettront d'évaluer le succès de l'activité pour laquelle le programme de formation est institué. Pour un système de vote électronique par exemple, le nombre d'erreurs dans le processus de vote, de plaintes exprimées et des demandes d'aide par les électeurs peuvent constituer des normes à utiliser.

Comme normes d'évaluation de la formation du personnel quant à l'utilisation d'un système de technologie, on pourrait considérer le nombre d'utilisateurs qui font appel au bureau d'aide, le temps requis pour répondre aux demandes des utilisateurs, le temps qui a été nécessaire pour compléter le dépouillement des votes, et ainsi de suite.

Il est également possible de faire évaluer la formation par les sujets qui la reçoivent en leur faisant remplir un questionnaire une fois que la formation ou chaque partie de la formation est terminée. Le questionnaire peut demander d'évaluer la formation reçue sur une échelle progressive de «excellente» à «très mauvaise». Les résultats des questionnaires peuvent facilement être informatisés pour permettre de les fusionner et de les analyser.

L'évaluation peut bénéficier autant au formateur qu'à ceux qui reçoivent la formation. Elle offre au formateur une rétroaction très utile de la part des sujets. Pour le sujet lui-même, elle lui permet d'identifier le degré de connaissances qu'il en a retiré et de déterminer si la formation a atteint ses propres objectifs.

Il faut aussi s'assurer que la formation visant une application technologique est à la mesure des besoins de ceux qui la reçoivent tout comme des besoins de l'organisme électoral. Elle doit être directement reliée aux fonctions que devront accomplir les sujets. Les possibilités et les occasions de formation sont illimitées dans leur nombre et leur nature, mais toutes peuvent profiter à n'importe quel employé. Il faut s'assurer que les cours de formation offerts aux employés leur seront profitables dans l'exercice de leurs fonctions et ne pas seulement répondre aux ambitions des employés.

Assistance aux utilisateurs

Une fois qu'un système de technologie a été mis en oeuvre et que la formation des utilisateurs a été complétée, le besoin de fournir de l'assistance aux utilisateurs doit continuer. En plusieurs occasions, des utilisateurs auront besoin d'assistance au moment même d'accomplir leurs fonctions. En principe, ceci peut survenir à divers paliers, selon la complexité du système de technologie. L'assistance peut être offerte à l'intérieur de l'organisme par son propre personnel ou à l'extérieur par des sous-traitants en informatique.

Assistance interne pour les utilisateurs

Le premier point d'assistance des utilisateurs de la technologie à l'intérieur d'un organisme est normalement le bureau d'aide qui joue un double rôle, soit de résoudre les problèmes que peuvent connaître les utilisateurs du système et également d'encourager les utilisateurs à tirer le plus d'efficacité possible du système (voir Bureau d'aide).

Bien qu'un bureau d'aide peut fonctionner à l'intérieur comme à l'extérieur de l'organisme, il provient généralement de l'intérieur pour assurer qu'il est plus en mesure de répondre aux besoins spécifiques de l'organisme et d'avoir une meilleure connaissance des fonctions qu'il accomplit.

Plusieurs demandes présentées à un bureau d'aide peuvent être traitées par téléphone en guidant les utilisateurs à solutionner les problèmes étape par étape. Dans un environnement plus développé, particulièrement pour un système réseauté, les préposés au bureau d'aide ou des techniciens peuvent réussir à solutionner les problèmes à distance à partir de leur lieu de travail. Ils sont en mesure d'accéder au système et aux logiciels qu'utilisent leurs clients et d'établir les diagnostics des problèmes. Ce type de bureau d'aide offre plus de rentabilité puisqu'il permet à ses préposés de solutionner les problèmes sans avoir à se déplacer de leur lieu de travail.

Toutefois les problèmes ne peuvent pas tous être solutionnés à distance. Lorsque le bureau d'aide est situé dans un endroit autre que celui des utilisateurs, comme dans le cas d'un organisme électoral dont les bureaux sont décentralisés, l'assistance aux utilisateurs dans leurs lieux de travail peut occasionner plus de temps et de coûts. Dans ces cas, il est conseillé d'avoir recours à toutes les méthodes possibles pour optimiser la capacité de réagir à distance.

Une façon de solutionner au moins un certain nombre de problèmes, sans avoir à établir des bureaux d'aide dans des lieux de travail décentralisés, est de former les utilisateurs éloignés à solutionner les problèmes mineurs les plus fréquents.

Assistance externe pour les utilisateurs

Selon le degré d'assistance disponible à l'intérieur de l'organisme, il peut être nécessaire d'avoir recours à des techniciens de l'extérieur pour régler les problèmes plus complexes. On peut parfois être obligé de faire appel à ces personnes pour l'entretien ou la réparation du matériel ou des logiciels ou encore pour solutionner d'autres problèmes qui sont au-delà des capacités du bureau d'aide interne. Les honoraires des techniciens externes sont généralement plus coûteux que les services du personnel interne. Le temps requis par ces techniciens externes pour réagir aux demandes peut être également critique. Leurs services sont en demande et ils ne sont pas toujours disponibles pour réagir au moment voulu. S'ils le font, leurs services sont souvent à un coût plus élevé.

Une stratégie utile pour obtenir ces services à court délai et pour réduire les coûts est de négocier des contrats de niveau de service avec un technicien ou une entreprise commerciale par lequel la personne ou l'entreprise garantit un niveau de service à un tarif convenu. On peut même négocier des tarifs variables selon les différents degrés d'urgence. L'organisme électoral sera ainsi en mesure d'évaluer le degré d'urgence des services requis à chaque circonstance et faire les demandes de services en conséquence.

Il peut même être possible pour l'organisme de faire inclure une entente pour ces services dans le contrat d'acquisition des équipements et des locigiels. La plupart des contrats de vente offriront une certaine garantie du fabricant et possiblement une clause garantissant un niveau minimum de service. Il importe de bien se renseigner sur les pièces et les niveaux de service mentionnés dans ces clauses avant de signer les contrats. Il peut être avantageux de négocier des garanties additionnelles de service qui pourraient être comprises dans le coût d'achat et réduire ainsi à long terme les frais de service.

Gestion de la dépréciation

Au moment de planifier l'exécution d'un projet de technologie et de faire l'acquisition du matériel, il est nécessaire de déterminer la durée du matériel (les équipements et les logiciels) et d'élaborer une stratégie de gestion de la dépréciation du système.

La technologie d'information se développe à un rythme tel qu'un système peut être considéré démodé un an ou deux après son acquisition si on le compare aux derniers modèles. C'est là un facteur important à considérer dès l'acquisition d'un système. Il deviendra nécessaire de décider si on doit continuer d'utiliser ce système une fois démodé ou si une mise à jour est justifiée.

Le facteur principal qui influera sur une telle décision est de nature économique. Dans bien des cas, des mises à jour fréquentes d'un système de technologie pourraient ne pas être rentables ou abordables.

Même si le matériel utilisé est considéré démodé par l'industrie de technologie, il peut souvent continuer à donner un rendement acceptable si les objectifs continuent d'être atteints et une mise à jour pourrait ne pas être justifiable. Si par contre le système est devenu désuet au point de ne plus offrir le rendement espéré, il peut être temps d'opter pour une mise à jour. Ce peut être le cas, par exemple, lorsque la technologie utilisée est devenue incompatible avec un système plus moderne utilisé par un organisme avec lequel la compatibilité est essentielle.

Pour une information plus approfondie sur les questions de dépréciation, voir Pratiques de dépréciation et d'amortissement et Conservation ou disposition d'une technologie désuète.

Évaluation et vérification

Une bonne stratégie de gestion de la technologie doit tenir compte de l'examen et de la vérification des systèmes pour confirmer non seulement que le système approprié de technologie a été adopté selon le plan établi, mais également pour qu'il continue de donner le rendement espéré pour la durée prévue.

Bien que ces deux activités puissent se ressembler, elles visent effectivement des fins différentes. La vérification consiste à faire exécuter une analyse d'un organisme ou de sa technologie par des agents indépendants alors que l'évaluation, bien que considérée parfois comme un outil de vérification, est généralement effectuée à l'intérieur de l'organisme par les gestionnaires et les utilisateurs du système dans le but de mesurer son rendement et de l'améliorer.

Évaluation

Le processus d'évaluation doit être prévu lors de la conception et de l'exécution du projet et viser à répondre à certaines questions. À quelles fins doit servir la technologie? Quels mécanismes peuvent déterminer si les objectifs sont atteints? Quelles fonctions de la technologie pourront être évaluées? Quels critères de rendement serviront à évaluer le succès du système?

Si les critères d'évaluation sont déjà précisés avant l'adoption de la technologie, ils ne serviront pas seulement à mesurer le rendement du système au cours de son utilisation, mais aussi à déterminer si le système envisagé est capable de répondre aux besoins.

La meilleure façon d'évaluer l'efficacité de la technologie est d'établir des critères d'évaluation réalistes et de les mettre en pratique, ce que les gestionnaires supérieurs ont souvent tendance à négliger.

Le processus d'évaluation devrait être exécuté à même les fonctions d'entretien et de préparation des rapports. Les cadres gestionnaires doivent s'assurer que l'évaluation est effectuée, en recevoir les rapports et en faire le suivi. L'évaluation sera inutile si les problèmes signalés sont ignorés.

Les rapports d'évaluation permettront de trouver les solutions aux problèmes signalés. Le processus suivant (la vérification) devrait pouvoir déterminer si les améliorations apportées à la suite des problèmes signalés lors de l'évaluation ont effectivement donné de bons résultats.

Vérification

Tout comme le processus d'évaluation, les mécanismes de vérification devraient être énoncés lors de la conception et de l'exécution du projet de technologie.

Durant cette activité, des vérificateurs indépendants effectuent une analyse objective des rapports d'évaluation. La tâche des vérificateurs d'un organisme électoral devient d'autant plus critique lorsque la technologie est utilisée dans l'administration des élections qui se doit d'être transparente. Les vérificateurs pourront confirmer si le processus électoral est effectivement transparent en effectuant une analyse indépendante du degré d'efficacité de la technologie qui le supporte.

Les vérifications peuvent être effectuées par des membres du personnel de l'organisme ou par des vérificateurs externes indépendants. Les membres du personnel de l'organisme qui agissent comme vérificateurs ne devraient toutefois pas avoir d'intérêt direct envers le système afin que leur analyse soit perçue comme objective. Les vérificateurs internes ont l'avantage de connaître la complexité des opérations de l'organisme électoral, mais une analyse effectuée par des vérificateurs externes entièrement indépendants offrira toujours plus d'objectivité.

Les vérificateurs indépendants n'ont pas d'intérêt personnel dans l'analyse qu'ils effectuent autre que leur propre crédibilité et les honoraires qu'ils en retirent. Leurs rapports sont généralement acceptés comme étant plus objectifs et véridiques. La vérification est reconnue comme une profession et ceux qui l'exercent possèdent une solide formation et de l'expérience, des compétences que ne possèdent généralement pas les vérificateurs de l'organisme à moins qu'ils aient été recrutés en raison de leurs compétences spécifiques dans ce domaine.

Les vérificateurs indépendants devraient avoir la permission d'analyser tous les aspects possibles de la technologie. Si des systèmes particuliers de technologie ont des fonctions électorales comme le vote électronique et son dépouillement, le rôle des vérificateurs indépendants devient alors des plus importants.

Les codes pertinents des systèmes de vote et de dépouillement électroniques sont déterminants de l'efficacité et de la sécurité de ces systèmes. Les vérificateurs indépendants peuvent examiner et vérifier ces codes pour déterminer leur degré d'efficacité. Les codes qui ont fait l'objet d'examen par les vérificateurs indépendants peuvent ensuite être bloqués dans un endroit différent et sous la garde d'une autorité indépendante afin qu'ils puissent ensuite être comparés avec les codes utilisés lors de l'élection. Cette procédure permet non seulement de s'assurer que les codes utilisés n'ont pas été manipulés illégalement mais également qu'ils n'ont pas été altérés après avoir fait l'objet de l'examen des vérificateurs.

Diminution des risques associés à la technologie

L'adoption d'une technologie électorale peut présenter un certain nombre de risques. Tout scrutin revêt une importance critique et l'échec d'un processus ou d'un système de technologie peut comporter des conséquences désastreuses. Par contre, lorsqu' un tel échec ne revêt pas une importance capitale comme dans le cas de la plupart des entreprises commerciales dont les activités ne sont pas assujetties à des échéanciers aussi définitifs, un système peut être rétabli dans un délai normal sans conséquences aussi graves. Dans un contexte électoral où les échéanciers sont irréversibles, un échec de la technologie peut être catastrophique.

Un certain nombre de précautions peuvent cependant être prises pour au moins minimiser les risques associés à la technologie :

• assurer la sécurité physique du matériel en évitant les accidents et en y limitant l'accès;
• assurer la sécurité des données et des logiciels en bloquant les accès non autorisés, en effectuant la vérification des codes et en prévenant l'entrée des virus;
• assurer une saisie fiable des données en imposant des méthodologies de saisie efficaces, en offrant une formation adéquate au personnel et en adoptant des techniques de vérification des données;
• garantir la disponibilité des données en effectuant de façon régulière des saisies de secours et en disposant des systèmes d'urgence manuels;
• assurer un bon fonctionnement du matériel, des systèmes de communications et des logiciels en faisant effectuer des vérifications, des tests et un entretien des systèmes;
• éviter les pertes monétaires ou matérielles en souscrivant à des polices d'assurances;
• protéger le degré de rendement afin de s'assurer que le personnel et les fournisseurs ont tout intérêt à terminer le projet avec succès en recourant à des mesures comme des primes ou des pénalités reliées au rendement;
• assurer le chiffrement des données, d'Internet et des codes de systèmes afin d'éviter les accès non autorisés;
• s'attribuer la confiance des intervenants en démontrant publiquement l'efficacité du système, faire preuve de transparence par des tests publics de logique et d'exactitude des systèmes, en soumettant les codes à un processus de vérification et en effectuant des programmes d'éducation de l'électorat;
• assurer la sécurité des renseignements personnels et confidentiels des électeurs en imposant des politiques de respect de la vie privée tout en s'assurant que les électeurs sont en mesure de recevoir les renseignements dont ils ont besoin.

Chaque mesure qui précède fait l'objet d'une discussion plus approfondie dans les fichiers respectifs qui suivent.

• «ete01»
• «ete02»
• «ete03»
• «ete04»
• «ete05»
• «ete06»
• «ete07»
• «ete08»
• «ete09»
• «ete10»

Sécurité

Un des plus importants mécanismes pour diminuer les risques associés à la technologie est d'assurer la sécurité des systèmes, ce qui comporte deux aspects principaux, soit :

• assurer la sécurité physique des équipements en évitant les dommages accidentels et en limitant l'accès exclusivement aux personnes autorisées;
• assurer la sécurité des données et des logiciels en limitant leur accès par des personnes autorisées seulement, en effectuant la vérification des codes et en évitant l'entrée des virus.

Les fichiers spécifiques suivants touchent les différents aspects de sécurité qui peuvent réduire les risques associés à la technologie dans un environnement électoral.

• Sécurité de l'équipement
• Sécurité des données
• Sécurité des codes
• Protection antivirus

Sécurité de l'équipement

Assurer la sécurité matérielle d'un système informatique est la manière la plus importante de réduire ou de minimiser les risques associés à la technologie.

Il existe deux aspects à la sécurité matérielle, d'abord les mesures de sécurité à prendre contre les dommages que pourrait causer l'environnement physique comme le feu, l'humidité, les inondations, la chaleur, le froid et les pannes d'électricité et ensuite les mesures de sécurité contre l'intervention humaine volontaire ou non.

Sécurité contre les facteurs environnementaux

Les mesures sécuritaires environnementales à prendre dépendront du système de technologie adopté et de l'endroit où il sera localisé. Les mesures touchant les systèmes qui sont appelés à se déplacer ou à être déployés en région seront très différentes d'un système placé dans un environnement stable de bureau.

Comme la plupart des systèmes sont alimentés par l'électricité, la fiabilité de la puissance énergétique est capitale. Même dans les pays industrialisés qui jouissent de réseaux énergétiques solides, des pannes ou des arrêts surviennent sans préavis. Dans d'autres pays, la distribution peut être irrégulière ou même inexistante. Partout où le système de technologie dépend de la puissance énergétique, une source d'urgence d'électricité devrait toujours être disponible.

Une source de secours populaire d'énergie électrique est le système d'alimentation sans coupure (UPS), un dispositif connecté entre la source principale d'énergie et l'ordinateur central. Lorsqu'une panne d'électricité survient, la pile du UPS est activée et alimente l'ordinateur central en électricité.

Certains systèmes UPS sont assez puissants pour permettre au système de technologie de continuer à fonctionner pour une période prolongée sans même que les utilisateurs se rendent compte qu'une panne est survenue. Ce modèle spécialisé requiert cependant une pile très puissante et coûte très cher. D'autres systèmes d'UPS moins coûteux sont disponibles. Ils sont activés par une pile temporaire et avertissent les administrateurs du système et les utilisateurs qu'une panne est survenue et les préviennent de fermer leur système de la manière régulière. Ils empêchent que l'interruption entraîne une perte de données et affecte le système. Les utilisateurs ne peuvent cependant pas continuer à faire fonctionner le système à partir de ces dispositifs moins puissants.

Les UPS servent également à atténuer les surcharges d'électricité qui peuvent survenir occasionnellement et qui peuvent endommager les ordinateurs ou faire sauter des fusibles ou des circuits. Les UPS servent à intercepter les surcharges avant qu'elles n'atteignent les équipements.

Un autre mécanisme conventionnel d'énergie de secours est un groupe électrogène ou la génératrice. On peut utiliser divers types de génératrices activées par des carburants différents, généralement le pétrole ou le diesel. Les génératrices peuvent être utilisées en permanence, surtout dans les cas d'insuffisance ou d'absence de puissance énergétique ou comme moyen de secours en cas de panne occasionnelle. Elles peuvent également être utilisées conjointement avec un système d'UPS qui, dans ces cas, servira à activer la génératrice.

Lorsqu'on utilise une génératrice comme source principale d'énergie, il est bon d'en avoir d'autres comme unités de secours pour subvenir à une panne ou un bris de la première. Il est également important de faire un entretien régulier des génératrices pour assurer leur bon fonctionnement.

Un autre aspect important de la sécurité reliée à l'environnement consiste à s'assurer que le matériel, plus particulièrement les ordinateurs, est situé dans un emplacement convenable, préférablement dans des édifices hermétiques à climat contrôlé afin de pouvoir conserver un degré uniforme de température et d'humidité. Il faut également garder les ordinateurs loin de toute matière contaminante comme la saleté, la poussière et la fumée. Les systèmes de technologie doivent de préférence être localisés dans des édifices climatisés.

Lorsque l'environnement est plutôt rigoureux ou que les pièces d'équipement utilisées sont particulièrement sensibles, un système de climatisation pourrait être insuffisant et il pourrait être nécessaire d'avoir recours à un système spécialisé de contrôle du climat. Il faudra alors installer les équipements dans une salle hermétique isolée, dotée de son propre système de climatisation.

En plus de garder les contaminants mentionnés ci-dessus loin de l'équipement d'informatique, il faut également s'assurer que ce dernier n'est pas touché par des conditions atmosphériques extrêmes. Les salles où il est installé doivent être gardées propres et à l'abri des accumulations de poussière qu'occasionne constamment l'électricité statique que génèrent les ordinateurs et, en particulier, les écrans. La fumée de cigarette est également endommageable aux ordinateurs. Idéalement, il ne devrait pas être permis de fumer dans un environnement de travail, autant pour le bien du personnel que pour celui de l'équipement.

Les pièces de technologie qui sont destinées à un usage extérieur ou dans des édifices qui n'offrent pas des conditions propices, comme les communautés éloignées ou les bureaux de vote, devraient être fabriquées de manière à ne pas être touchées par l'environnement, par la poussière ou par l'humidité. Ces pièces doivent être robustes et résistantes aux conditions environnementales adverses.

L'équipement de communication doit également faire l'objet de mesures sécuritaires. Les câbles qui relient les systèmes réseautés sont particulièrement vulnérables aux attaques par des animaux rongeurs et ils font souvent trébucher le personnel. Il existe plusieurs pratiques pour dissimuler les câbles, y compris les insérer à l'intérieur d'un tuyau d'air ou d'un cylindre; les installer derrière les murs, sous les planchers, au-dessus des plafonds; les faire circuler sous de faux planchers; les enfouir sous la terre ou les dissimuler dans des perches métalliques. Lorsque les câbles représentent des causes majeures de problèmes, il peut être nécessaire de considérer le recours aux liens par micro-ondes.

Sécurité contre les facteurs humains

Plusieurs des mesures de sécurité contre les facteurs environnementaux peuvent également s'appliquer pour prévenir des problèmes causés par des personnes volontairement ou non. Ces problèmes peuvent être évités en isolant les pièces importantes des systèmes de technologie comme les serveurs et en dissimulant les câbles des réseaux.

La stratégie la plus efficace pour prévenir les interventions par des personnes non autorisées demeure celle de placer les pièces d'équipement hors de portée dans des endroits sécuritaires. La technologie moderne fournit toute une gamme de mécanismes qui visent à empêcher l'accès à l'équipement par des personnes non autorisées, dont les suivants :

• la méthode conventionnelle de garder sous clé;
• les verrous (mécaniques ou informatisés) ouvrables par des codes d'accès numérotés;
• les verrous ouvrables par des cartes à bandes magnétiques;
• les verrous qui reconnaissent des caractéristiques biologiques comme les empreintes digitales ou la rétine de l'oeil;
• les verrous ouvrables qui requièrent deux des méthodes précédentes ou plus.

Les méthodes de sécurité qui permettent l'admission des utilisateurs par un mécanisme informatisé offrent l'avantage de pouvoir identifier les personnes qui ont eu l'accès en précisant l'heure et la date. Les mécanismes qui interprètent les caractéristiques biologiques sont plus sécuritaires parce qu'ils garantissent que seules les personnes autorisées sont admises. Les autres mécanismes le sont moins parce qu'il est toujours possible pour une personne non autorisée de voler la carte ou les codes d'entrée d'une autre.

On peut également avoir recours à divers mécanismes de surveillance. On peut embaucher des gardiens de sécurité pour accorder ou refuser l'accès à des lieux spécifiques ou pour exercer une surveillance des lieux par caméra de sécurité. On peut utiliser des détecteurs de mouvement qui déclenchent un système d'alarme lorsque la sécurité est menacée. Lorsque ces différents dispositifs de sécurité sont considérés trop dispendieux, on peut faire appel aux services moins coûteux de gardiens de sécurité qui sont offerts sur demande pour exercer la surveillance des lieux et déclencher un système d'alarme au besoin. Il existe aussi des dispositifs d'alarme qui déclenchent une sonnerie soit sur place ou à distance dans une entreprise de sécurité commerciale, soit dans un poste de police.

Lorsque la sécurité matérielle d'un système de technologie électorale est de la plus haute importance, il peut être rentable d'avoir recours aux services d'un spécialiste en sécurité pour faire un examen des lieux et pour déterminer quelles mesures de sécurité s'imposent.

Le but principal des mesures de sécurité de la technologie contre les facteurs humains est d'empêcher l'accès aux lieux par des utilisateurs non autorisés qui pourraient avoir l'intention d'utiliser ou de modifier les données du système. De là l'importance de restreindre l'accès à ces données par l'usage de mots de passe ou par des procédés de chiffrement.

Pour plus de détails sur ces procédés, voir Sécurité des données et Garanties de performance.

Sécurité des données

La grande proportion des données dans un système de technologie électorale sont de nature privée ou privilégiée et il est très important de les protéger. De nombreux logiciels d'un organisme électoral devront faire l'objet de mesures de sécurité afin de maintenir l'efficacité du processus électoral et d'éviter que les résultats d'une élection ne soient altérés par des logiciels modifiés accidentellement ou volontairement.

Les mesures de sécurité prises pour garantir la sécurité de l'équipement d'un système de technologie ne constituent que le premier moyen de défense (voir Sécurité de l'équipement) et le deuxième moyen les mesures de sécurité à prendre pour protéger les données.

Protection des mots de passe

Le moyen le plus courant de protéger les données est l'usage de mots de passe. Il est possible d'utiliser divers mots de passe pour accéder à différents niveaux d'un système. On peut accorder un mot de passe à un utilisateur pour lui donner une première connexion au système par le poste de travail qui lui est confié ou au réseau complet. La configuration d'un système en réseau peut et devrait exiger que toute personne autorisée y accède en inscrivant son nom d'utilisateur et son mot de passe. Ainsi, même si une personne non autorisée parvient à utiliser le poste de travail d'une autre personne, elle sera incapable d'accéder au réseau.

Certains logiciels peuvent utiliser la protection par mot de passe pour éviter qu'un utilisateur qui peut avoir accès au réseau ne puisse accéder à certains logiciels. Les fichiers individuels peuvent aussi être protégés par mot de passe évitant ainsi qu'un utilisateur non autorisé puisse lire les fichiers ou dossiers même s'il y a accès ou les copier sur une disquette amovible.

Les mots de passe ne sont pas infaillibles, mais il existe certaines règles qui visent à éviter que des utilisateurs non autorisés parviennent à les déchiffrer.

• Les mots de passe ne devraient pas être notés par écrit et laissés à la vue. S'il est nécessaire de les écrire, on doit les garder sous clé. Idéalement, ils devraient être mémorisés, mais s'ils sont oubliés et que les informaticiens ne sont pas en mesure de les récupérer, il est conseillé de les noter en lieu sûr.
• Ils devraient changer à intervalle régulier, préférablement à tous les mois.
• Ils ne devraient pas être communs, tel que le nom de l'utilisateur, de l'organisme, d'un parent, un ami, ou une personne célèbre, ni d'un objet, trop faciles à découvrir. Ils ne devraient surtout pas être «mot de passe» qui est le mot de passe d'accès initial de tout usager.
• Ils devraient idéalement se composer de lettres et de chiffres et faire la discrimination majuscules-minuscules, alterner entre des lettres majuscules et minuscules, rendant les mots de passe plus difficiles à découvrir.
• Les mots de passe trop courts sont trop faciles à découvrir; il devraient se composer d'environ huit caractères.
• On ne doit pas les partager avec des collègues, des parents ou des amis; chaque utilisateur doit avoir un mot de passe particulier.
• Lorsqu'un système doit être hautement sécuritaire, il est bon de le doter d'un programme qui lui permet de noter électroniquement l'identité de chaque utilisateur, à quel moment il a accédé au système et les données qu'il a consultées.
• Il est préférable pour le système de limiter le nombres d'essais consécutifs de mauvais mots de passe par un utilisateur; ceci est d'une importance particulière sur un réseau public comme l'Internet parce que des personnes non autorisées peuvent créer des logiciels qui essaient automatiquement un très grand nombre de mots de passe quand le système le permet.
• Le mot de passe d'un employé qui quitte les services d'un organisme doit être immédiatement annulé.
• Les administrateurs du système doivent avoir la capacité d'activer les mots de passe des utilisateurs qui les oublient.
• Toute personne à qui est attribué un mot de passe donnant accès à un système informatisé, y compris les fournisseurs de services externes et les administrateurs du système, devrait faire l'objet d'une enquête de sécurité afin de lui accorder une cote de sécurité de niveau approprié tel que le requiert le degré de confidentialité des données auxquelles elle a accès.

Accès limité

Même lorsqu'un utilisateur a un accès autorisé au système et s'est vu accorder un mot de passe, il est possible de refuser l'accès à certaines données du système. Par exemple, un organisme électoral pourrait autoriser le personnel temporaire à saisir les résultats de l'élection mais lui refuser l'accès aux données des ressources humaines. Les mots de passe peuvent ainsi limiter l'accès d'un utilisateur à certaines parties du système en accordant des niveaux d'accès différents à divers groupes d'utilisateurs.

Lorsque l'accès à des données confidentielles est accordé, les écrans d'entrée peuvent afficher des messages signalant aux utilisateurs l'obligation de conserver la confidentialité des données et leur rappelant qu'ils sont susceptibles de pénalité si la confidentialité n'est pas respectée.

Emplacement de sauvegarde des données

Une autre façon de protéger certaines catégories de données contre un accès non autorisé est de ne permettre qu'elles soient sauvegardées qu'à des emplacements spécifiques. La pratique pour les systèmes réseautés veut que toutes les données et, particulièrement, les plus critiques, soient sauvegardées dans la mémoire centrale plutôt que sur les disques durs des postes de travail. Cette pratique oblige tout utilisateur non autorisé à franchir deux niveaux de sécurité avant d'arriver aux données visées, soit celui du poste de travail utilisé et celui du serveur de réseau. Il est normalement plus difficile d'accéder à un serveur qu'à un ordinateur personnel.

Un des avantages de conserver les données sensibles ou critiques sur les serveurs est de restreindre au minimum le nombre de postes de travail à qui il faut attribuer un degré élevé de sécurité. Pour dérober des données, il faut effectivement voler l'ordinateur dans lequel elles sont entreposées. En conservant les serveurs dans des conditions très sécuritaires, on évite la nécessité d'accorder le même degré de sécurité à tous les postes de travail, ce qui pourrait s'avérer encombrant et coûteux.

Accès aux données à distance

Plusieurs réseaux d'ordinateurs permettent d'accéder à leurs données à distance par le biais d'un système public comme Internet ou une ligne téléphonique branchée à un modem. Ces méthodes permettent très facilement aux utilisateurs non autorisés d'avoir accès aux données parce qu'ils n'ont pas à s'introduire physiquement dans les locaux de l'organisme ou d'utiliser un poste de travail relié au réseau de l'organisme.

L'organisme qui adopte un tel système serait bien avisé d'effectuer une analyse des risques pour déterminer s'il est justifié de compromettre la sécurité de son réseau pour permettre aux utilisateurs d'accéder à ses données à distance. Si la décision est d'aller de l'avant, il serait bon d'avoir recours aux services d'un conseiller technique pour que le système offre la plus grande sécurité, surtout en regard des progrès rapides de la technologie dans ce domaine.

Il est malheureux que les systèmes en réseau qui offrent l'accès à distance demeurent la cible des pirates informatiques qui sont très habiles à contourner les mesures de sécurité des organismes en vue. Il importe d'être averti du danger et de prendre toutes les mesures de précaution possibles.

Un moyen de réduire les possibilités de piraterie lorsque l'accès à distance est permis pour accomplir des fonctions limitées est d'isoler les données les plus sensibles dans une partie différente du réseau à l'écart de celles mises à la disposition du public. De cette façon, la seule possibilité d'infecter les données sensibles n'est que par l'accès au réseau local. Une autre façon de protéger les données consiste à limiter l'accès à distance uniquement à une copie des données, mettant ainsi ces données à l'abri de la piraterie.

Les coupe-feu

Les coupe-feu sont des barrières dont on peut doter les réseaux informatiques dans le but d'exercer un contrôle sur leur accès et qui empêchent les utilisateurs non autorisés à accéder aux données et aux logiciels qui sont ainsi protégés. Il est bon de consulter des experts en technologie pour décider lequel de ces mécanisme est le plus approprié à la technologie utilisée.

Pistes de vérification

Une piste de vérification est un journal qui permet de tenir compte de quelles personnes ont eu accès à des données sensibles, quels changements ont été apportés aux données et à quel moment précis. Utilisée adéquatement (il est courant de la négliger), cette procédure représente un outil puissant pour vérifier si la sécurité est compromise ou pour confirmer si elle l'a été.

Sécurité des codes

Les logiciels utilisent des systèmes complexes de codes. Ceux qui servent à accomplir des tâches électorales sensibles doivent fonctionner avec précision pour éviter de mettre en danger le succès et la légitimité d'une élection. Si un intrus réussit à déjouer la sécurité de l'équipement et à accéder au système d'un organisme électoral, il peut obtenir les codes des logiciels et modifier les résultats de l'élection de manière à ce qu'il devienne très difficile de découvrir ces changements.

La sécurité des codes représente donc un autre moyen de défense pour assurer la sécurité d'un système de technologie électorale.

On peut avoir recours à des vérificateurs indépendants pour effectuer une analyse des codes des systèmes informatiques pour s'assurer qu'ils offrent la protection nécessaire. Les vérificateurs externes peuvent examiner et vérifier ces codes pour déterminer leur degré d'efficacité. Les codes qui ont fait l'objet d'examen par les vérificateurs externes peuvent ensuite être bloqués dans un endroit différent et sous la garde d'une autorité indépendante afin que les codes bloqués puissent ensuite être comparés aux codes réels utilisés lors de l'élection.

Cette procédure permet non seulement de s'assurer que les codes utilisés n'ont pas été manipulés illégalement, mais également de s'assurer qu'ils n'ont pas été altérés après avoir fait l'objet de l'examen des vérificateurs.

Un tel degré de sécurité n'est peut-être pas nécessaire pour tous les codes utilisés par un organisme électoral, mais il est grandement recommandé pour les systèmes importants comme le vote électronique et le dépouillement des votes.

Une autre façon de prouver l'intégrité des codes est d'avoir recours à des logiciels ouverts plutôt qu'exclusifs. Alors que les codes de ces derniers ne sont pas généralement publiés, ceux des logiciels ouverts sont largement disponibles et permettent aux vérificateurs indépendants de s'assurer que les codes fonctionnent adéquatement. Cette approche peut être préférable lorsque des partis politiques opposés désirent faire leur propre vérification des codes utilisés dans une technologie électorale. Reste à savoir si l'avantage de mettre des logiciels ouverts à un examen public justifie le risque de mettre à découvert les faiblesses d'un système. Il faudra évaluer chaque cas judicieusement (voir Évaluation et vérification ).

Protection antivirus

Les virus menacent constamment tous les systèmes informatiques et plus particulièrement les systèmes réseautés et ceux qui utilisent Internet et le courrier électronique. Les antivirus préventifs devraient faire partie de tout système moderne d'informatique.

Qu'est-ce qu'un virus informatique?

Les virus informatiques sont des logiciels développés par des informaticiens malveillants capables d'exécuter une vaste gamme de fonctions inoffensives ou destructrices dans des ordinateurs contaminés.

Les virus inoffensifs peuvent accomplir des fonctions ennuyeuses ou agaçantes comme faire apparaître des messages incrustés à tout moment, tandis que les virus destructeurs peuvent altérer des données ou des logiciels, détruire des fichiers ou transmettre des quantités énormes de messages électroniques ayant pour effet de déstabiliser un réseau en le surchargeant de données.

Ils se dispersent en transmettant d'un ordinateur à l'autre des fichiers contaminés, soit sous forme de disquette, en accédant ou en téléchargeant des fichiers d'Internet ou d'un réseau ou dans les messages électroniques. Les virus peuvent prendre la forme de fichiers exécutables (ayant une extension de nom de fichier «.exe») ou des fichiers de formats différents, tels que des fichiers de traitement de texte contenant des macroinstructions. L'exécution ou l'ouverture d'un fichier contenant des macroinstructions infectées peut endommager considérablement les systèmes informatiques.

Certains virus visent les logiciels de courrier électronique en accédant au carnet d'adresses d'un utilisateur et se propagent en transmettant un message infecté non seulement à l'utilisateur visé mais également à tous les destinataires de son carnet d'adresses. Cet effet de multiplication permet au virus d'attaquer très rapidement une vaste quantité de systèmes à travers le monde.

Les ordinateurs infectés par un virus peuvent subir des dommages considérables tout comme leurs données qui peuvent même être détruites complètement. Dans les pires cas, un virus peut rendre le disque dur de l'ordinateur totalement inutile et détruire toutes ses données. Le seul remède dans de tels cas est de redisposer le disque dur (c'est-à-dire tout effacer et repartir à zéro) et de recharger tous les logiciels à partir des copies de secours.

Le danger que représentent les virus mettent en évidence la nécessité d'effectuer des copies de secours fréquentes et exactes des logiciels et des données (voir Disponibilité des données).

Logiciels de protection antivirus

Ces logiciels permettent de protéger un système informatique contre les virus et tous les organismes électoraux devraient en faire usage pour immuniser leur système de technologie. Ces logiciels sont constamment actifs en arrière-plan et à l'insu des utilisateurs, sauf lorsqu'un problème survient. Ils servent à dépister les virus et à les empêcher d'agir.

Pour contrer aux nouveaux types de virus, les logiciels de protection antivirus ont maintenant la capacité de reconnaître le fonctionnement d'un virus et de l'empêcher d'agir. Un logiciel antivirus courant par exemple apposera un repère sur chaque fichier exécutable de l'ordinateur. Lorsqu'un fichier exécutable inconnu tente d'atteindre un programme, le logiciel de protection préviendra l'utilisateur du système qui donnera ou refusera la permission d'accéder au programme visé selon le cas et, en cas de refus, le logiciel de protection éliminera le virus du système informatique.

Cependant, les nouveaux virus prennent constamment des moyens contournés pour atteindre leurs buts et de nouveaux logiciels antivirus doivent se tenir à la fine pointe de défense. Les organismes électoraux doivent s'assurer que leur stratégie de technologie prévoit des mises à jour régulières de leurs logiciels de protection antivirus.

Précautions sécuritaires recommandées

En dépit de l'usage des logiciels de protection antivirus, il est toujours possible que certains virus ne soient pas interceptés et réussissent à infecter un système. Par mesure de sécurité, on doit constamment effectuer des sauvegardes de secours des données et enseigner aux utilisateurs des habitudes visant à prévenir les virus.

D'abord, les logiciels de protection antivirus devraient être constamment actifs. Les administrateurs de systèmes devraient être en mesure de s'assurer que les utilisateurs ne les interrompent pas. De préférence, ils ne devraient même pas avoir la capacité de le faire.

Ensuite, les utilisateurs devraient toujours exercer une certaine prudence avant d'ouvrir un fichier et spécialement avant d'activer un programme exécutable s'ils ont des doutes sur leur provenance. Ils doivent même se méfier des messages électroniques transmis par des personnes connues puisqu'un virus peut avoir infiltré le carnet d'adresses de l'expéditeur. Les virus transmis à l'intérieur de messages électroniques utilisent souvent des titres attrayants pour inciter les destinataires à ouvrir les fichiers infectés. Il faut donc mettre en garde les utilisateurs contre ces méthodes.

Si les utilisateurs ne sont pas confiants que les messages qu'ils reçoivent sont parfaitement légitimes, ils doivent se garder de les ouvrir. Si les messages ne paraissent pas importants, ils doivent non seulement les effacer mais également les éliminer de leur corbeille. L'utilisateur qui doute de la légitimité ou de l'importance d'un message devrait, avant de l'ouvrir, communiquer avec l'expéditeur pour confirmation.

Dans des circonstances douteuses, les utilisateurs devraient communiquer avec le bureau d'aide ou avec un technicien.

Fiabilité des données

En général, les systèmes de technologie électorale ont pour but de conserver et de traiter des renseignements. Les registres des électeurs, le vote électronique, le dépouillement électronique des votes tout comme les bases de données des ressources humaines et du matériel ont tous pour but de conserver les données. Un système de technologie qui dépend de données ne serait efficace que si les données elles-mêmes étaient exactes et fiables.

Diverses mesures s'imposent dans le but de s'assurer que les données traitées par un système de technologie électorale sont fiables.

Fiabilité des sources des données

La première mesure est d'avoir recours à des méthodes fiables de collecte des données. On doit de préférence, puiser de sources primaires et légitimes plutôt que de sources secondaires. Dans le cas des renseignements concernant les électeurs par exemple, ils devraient parvenir des électeurs eux-mêmes et non de connaissances ou de bases de données douteuses d'autres organismes. Les résultats du vote pour leur part devraient provenir directement des préposés aux centres de dépouillement et non des médias, des partis politiques ou des observateurs.

Méthodes de collecte des données

La méthode adoptée pour collecter les données à la source fait partie d'une autre série de mesures à prendre pour assurer leur fiabilité. La collecte peut se faire de diverses manières :

• sur des formulaires imprimés remplis à la main, dactylographiés ou remplis à l'aide de marques lisibles par ordinateur;
• par téléphone alors que les rensignements sont consignés par un téléphoniste soit par écrit ou directement dans un ordinateur;
• par des contacts personnels au cours desquels les préposés peuvent écrire les renseignements à la main ou directement dans un ordinateur;
• par les électeurs eux-mêmes qui inscrivent les renseignements sur des formulaires par le biais d'Internet ou dans des kiosques électroniques;
• par un dispositif de vote électronique.

Certaines méthodes de collecte des données sont évidemment plus efficaces que d'autres. Les formulaires remplis à la main sont probablement les plus susceptibles de causer des erreurs à cause des difficultés à interpréter divers styles d'écritures. Pour réduire ces erreurs, les formulaires devraient être remplis lisiblement en lettres moulées à l'encre bleue ou noire. Il est plus facile d'obtenir une écriture lisible lorsque les formulaires sont lignés afin de permettre à ceux qui les remplissent d'inscrire une seule lettre ou un seul chiffre par case. Lorsque certains renseignements concernant les électeurs sont déjà connus, on peut réduire les possibilités d'erreurs en les imprimant à l'avance dans les formulaires.

Lorsque les renseignements sont collectés oralement, on doit encourager les préposés à les inscrire fidèlement, à répéter à l'électeur ce qui a été inscrit et en confirmant l'épellation des mots, si nécessaire.

Si la collecte se fait par lecture optique de marques, on doit offrir aux utilisateurs des directives claires, distinctes et concises concernant les marques à utiliser.

L'usage de codes à barres sur les formulaires permettent de simplifier la saisie des renseignements et de réduire les erreurs. Les codes à barres peuvent identifier le type de formulaire, son numéro, sa provenance ou divers autres détails. Avec l'usage des formulaires contenant des renseignements préimprimés, les codes à barres permettent à l'ordinateur d'identifier immédiatement l'électeur au moment de la saisie des autres données.

Les renseignements fournis par les électeurs sous forme électronique, comme Internet, sont souvent plus fiables que ceux écrits sur des formulaires ou transmis oralement parce que l'électeur est censé savoir comment ils doivent être inscrits. Les renseignements seront cependant aussi fiables que la personne elle-même peut l'être, et la qualité des renseignements peut varier.

Formation des préposés à la saisie

Les personnes chargées de saisir dans le système informatique les renseignements obtenus durant la collecte doivent recevoir une bonne formation pour garantir l'exactitude des données, Comme il a été mentionné précédemment, si la saisie se fait directement de renseignements fournis verbalement par les électeurs, les préposés devraient répéter les renseignements saisis et en confirmer l'épellation, si nécessaire.

Les préposés à la saisie devraient travailler dans un environnement propice à assurer l'exactitude des données et devraient disposer de bonnes conditions physiques de travail. Ils doivent pouvoir faire des pauses à intervalles réguliers. Un mobilier fonctionnel et les ordinateurs mis à leur disposition doivent offrir les conditions ergonomiques acceptables. Toutes distractions doivent être évitées. Les préposés ne devraient pas tenir des conversations entre eux durant la saisie.

Vérification des données

Une des meilleures techniques de vérification, surtout si les données sont saisies à partir de formulaires écrits, consiste à les faire saisir deux fois par des préposés différents. L'ordinateur peut ensuite comparer les deux séries et signaler toute divergence qui peut être corrigée par un surveillant. Cette technique offre habituellement de meilleurs résultats. La double saisie permet également de reconnaître les préposés qui n'atteignent pas le degré d'exactitude espéré. Ces personnes n'ont peut-être pas reçu suffisamment de formation ou ne possèdent pas les aptitudes requises pour ce genre de travail.

Une autre technique consiste à faire la saisie une seule fois et de la faire vérifier par un autre préposé ou par un surveillant, soit directement sur l'écran ou sur des rapports imprimés, puis d'y faire les corrections nécessaires.

Lorsque l'une des deux techniques précitées est utilisée, il est préférable que la deuxième saisie ou la vérification soit effectuée par une personne différente que celle qui a été chargée de la première saisie. Un préposé a parfois tendance à répéter les mêmes erreurs systématiquement et un préposé différent a plus de chance de repérer les erreurs des autres.

Lorsque les mêmes erreurs se répètent systématiquement durant la saisie de données, la conception des formulaires peut en être la cause et il peut être nécessaire de modifier le formulaire afin de réaliser un plus haut degré d'exactitude lors de la saisie des données.

Il est également possible d'effectuer une vérification des données à même un contrôle informatisé des données lors de la saisie. Ainsi, une base de données contenant déjà les adresses valides de domiciles n'acceptera pas d'inscrire l'électeur dont l'adresse n'y est pas contenue. Bien que cette technique ne permettrait pas de savoir si un électeur est inscrit à la bonne adresse, elle assurerait au moins que seules les adresses valides seront saisies.

Les systèmes de saisie de chiffres peuvent exécuter des vérifications mathématiques lorsque le formulaire à saisir contient des nombres ainsi qu'un total. Le programme peut faire sa propre addition et vérifier son total contre le total saisi par le préposé. S'il y a divergence, le préposé en est averti et peut corriger l'erreur.

En plus des vérifications arithmétiques, il est également possible de faire exécuter des vérifications logiques par les systèmes. Durant la saisie des résultats de l'élection par exemple, le programme peut signaler tous les cas où on a saisi un plus grand nombre de votes qu'il y a d'électeurs inscrits pour un bureau de vote particulier. Il est également possible de faire analyser des tendances par le système, afin de lui faire signaler le résultat du vote de tout bureau qui diffère de la tendance calculée, pour l'ensemble des votes déjà saisis. Ces divergences peuvent alors être analysées.

Disponibilité des données une fois saisies

Une fois les données saisies dans le système informatique, elles doivent être sauvegardées en sécurité et leur intégrité ne doit pas être compromise durant leur traitement. Cette question fait l'objet du fichier suivant intitulé Disponibilité des données.

Disponibilité des données

Une fois les données saisies dans le système informatique, elles doivent être sauvegardées en sécurité et mises à la disposition des utilisateurs tout en prenant garde que leur intégrité ne soit pas compromise durant leur traitement.

Pour assurer la disponibilité des données tout en réduisant les risques, il importe de considérer deux questions, soit la nécessité de s'assurer qu'il sera possible de les récupérer au besoin soit l'importance des copies de secours pour éviter les pertes de données que pourraient occasionner des défaillances du système.

Disponibilité contrôlée des données

Un des principaux rôles d'un système de technologie est de mettre les données à la disposition des utilisateurs. Tous les éléments d'un réseau d'ordinateurs visent à accomplir ce rôle.

Il est toutefois primordial de conserver l'intégrité de ces données. Seuls les usagers qui auront à utiliser les données dans l'accomplissement de leurs fonctions, surtout celles à caractère sensible, devraient y avoir accès. Cet accès peut être accordé par le recours à des mots de passe et peut être restreint en prévoyant l'ouverture de session (voir Sécurité des données).

Certains utilisateurs peuvent obtenir l'accès à des données sans pour autant avoir la permission de les modifier. Les autorisations d'ouverture de session et les mots de passe peuvent encore dans ces cas être accordés exclusivement à ceux qui ont effectivement la responsabilité et la tâche de modifier les données.

Lorsque des utilisateurs sont autorisés à modifier les données, on doit réduire au minimum les possibilités d'erreurs en faisant effectuer la vérification des changements apportés (voir Fiabilité des données).

Il est toujours important de prendre les mesures de sécurité qui s'imposent pour éviter que des personnes non autorisées aient accès aux données (voir Sécurité).

Les fichiers suivants présentent de l'intérêt dans l'étude de cette question.

• Vérification, mise à l'essai et entretien des systèmes
• Gestion de la technologie
• Gestion de l'informatique
• Dotation, formation et assistance

Copies de secours des données

La dernière précaution à prendre contre les défaillances du système et la perte des données est d'effectuer des copies de secours des données.

Les données doivent être constamment sauvegardées, de préférence à tous les jours, voire même plus fréquemment si elles sont de nature essentielle, notamment en période électorale. Les sauvegardes peuvent s'effectuer de diverses façons, soit sur des disques interchangeables de divers formats, soit sur des disques durs multiples, des rubans magnétiques ou autres.

La procédure formelle de sauvegarde doit être énoncée dans la stratégie globale de technologie de l'information de l'organisme. Les systèmes devraient exécuter automatiquement les opérations de sauvegarde afin d'éviter des erreurs par les préposés, ce qui n'exclut pas la nécessité de faire des vérifications périodiques des sauvegardes automatiques afin de s'assurer qu'elles ne présentent pas de problème.

On peut faire une sauvegarde simultanée des données en direct en ayant recours à des disques durs en miroir localisés sur le même serveur ou sur des serveurs différents, ce qui permet de conserver les données sur plusieurs disques. Si l'un des disques devient défectueux, on peut récupérer les données d'un autre. Il est toutefois préférable d'exécuter les sauvegardes sur des serveurs en miroir au cas où l'un de ces serveurs devienne également défectueux ou cesse d'être opérationnel.

Il est prudent d'exécuter des copies de secours des logiciels, que ce soit des versions commerciales ou spécialisées, pour être mises en opération si les versions originales étaient effacées par erreur ou étaient atteintes d'un virus. Bien qu'il soit possible de plus en plus de télécharger des programmes à partir d'Internet, ils sont très souvent fournis sur disques qui devraient être conservés sur place pour être téléchargés de nouveau, si nécessaire, afin d'éviter que les versions originales ne soient plus disponibles sur le marché. Ces disques devraient être conservés dans des archives électroniques auprès d'un employé désigné du personnel pour permettre d'y avoir facilement accès en cas de problème.

Avant de créer des copies de secours des logiciels, il importe de s'assurer qu'on n'enfreigne pas les licences des manufacturiers bien que, généralement, les licences permettent la création des copies de secours.

Pour plus de détails concernant les stratégies de maintien, voir Maintenance des systèmes.

Systèmes de secours alternatifs ou manuels

Un des moyens les plus sûrs de réduire les risques associés à la technologie est de s'assurer que l'on dispose toujours de systèmes de secours alternatifs ou manuels dans l'éventualité que le système principal de technologie fasse défaut ou cesse complètement de fonctionner.

Les systèmes de secours peuvent être manuels aussi bien que technologiques comme les sauvegardes de secours des mêmes logiciels, une manière différente d'utiliser le système principal ou l'utilisation d'un système différent de technologie.

Il peut exister autant de systèmes de secours différents que le nombre de tâches électorales auxquelles la technologie est appelée à effectuer. En voici quelques-uns :

• si le système en réseau fait défaut, avoir recours à des copies de secours des logiciels sur des ordinateurs personnels ou portatifs autonomes;
• si un système de vote électronique tombe en panne, utiliser des bulletins de vote imprimés;
• lorsqu'un système informatisé de dépouillement et de compilation des votes est défectueux, procéder à un dépouillement manuel;
• si un système de comptage ou de chiffrier électronique ne fonctionne pas, utiliser des feuilles de comptage ou des calculatrices ou, s'il le faut, le compte mental;
• si les ordinateurs tombent en panne lors de la saisie des données, consigner les données sur des formulaires imprimés afin de poursuivre les activités - la saisie pourra être complétée lorsque les ordinateurs seront rétablis;
• utiliser des sauvegardes de secours des logiciels sur des ordinateurs en miroir (voir Disponibilité des données);
• disposer d'une source alternative d'énergie en cas de panne de la source principale (voir Sécurité de l'équipement);
• lorsque les systèmes en ligne font défaut, transmettre les résultats du vote par télécopieur, par téléphone ou par messager;
• si les systèmes d'affichage électronique dans les centres de compilation des votes sont inopérants, émettre des rapports écrits des résultats;
• faire appel aux services de formateurs et de matériel didactique si les logiciels de présentation ne fonctionnent pas efficacement;
• disposer d'équipement de secours en réserve qui peuvent être mis en opération rapidement.

Il est essentiel de prévoir les systèmes de secours, qu'ils soient informatisés ou manuels, et non pas attendre qu'une situation de crise survienne. Ils doivent faire partie de la stratégie globale de technologie dès le début. Les ressources qu'on doit y consacrer dépendront du degré de risque que présente le projet de technologie de même que des échéanciers rattachés à l'activité électorale concernée. Plus le degré de risque est élevé et plus les échéanciers sont serrés et critiques, plus les systèmes de secours seront importants.

Les pièces d'équipement et le matériel requis pour activer les plans de contingence et les systèmes de secours devraient être prévus dans les plans d'acquisition et gardés en disponibilité en cas de besoin durant un scrutin. On peut toujours espérer qu'ils ne serviront pas, mais si le sort en décide autrement, ils auront valu la peine.

Vérification, mise à l'essai et entretien des systèmes

La manière la plus sûre de réduire les risques associés à la technologie est d'effectuer des vérifications, des mises à l'essai et l'entretien des systèmes. Tous les éléments d'un système de technologie, que ce soit le matériel, les systèmes de communication et les logiciels, doivent être soumis à des procédures de vérification et de mise à l'essai avant de les mettre en exécution lors d'un scrutin. Une fois les mises à l'essai complétées, des fonctions d'entretien doivent continuer d'être effectuées pour s'assurer que le système fonctionnera adéquatement, le moment venu.

La rigueur appliquée à ces trois tâches dépendra du degré d'importance qu'on attachera au système de technologie concerné. En ce qui concerne le système utilisé au cours d'une activité électorale critique, comme le vote électronique, la vérification, les mises à l'essai et l'entretien devront être effectués avec beaucoup plus de rigueur.

Vérification des systèmes

Il est conseillé de faire effectuer la vérification des systèmes de grande importance comme le vote électronique par des autorités indépendantes. Pour les systèmes de moindre importance, la vérification peut s'effectuer à l'interne.

Les procédures de vérification des systèmes peuvent inclure les tâches suivantes :

• tester l'équipement dans des conditions ressemblant le plus possible à un scrutin;
• exécuter des essais des logiciels, pour s'assurer que les normes appropriées sont respectées et qu'ils accomplissent les fonctions voulues, et que les vérifications des codes s'effectuent;
• s'assurer que la documentation des systèmes est adéquate et exhaustive;
• s'assurer que les systèmes de transmission des données fonctionnent efficacement et selon les normes établies;
• confirmer que les systèmes fonctionnent adéquatement dans des conditions normales et possiblement même dans des conditions exceptionnelles;
• s'assurer que les mesures de sécurité sont adéquates et suffisantes et qu'elles respectent les normes d'usage;
• s'assurer que des pratiques de contrôle de la qualité sont fonctionnelles.

Mise à l'essai des systèmes

La mise à l'essai est habituellement une activité plus détaillée et plus exhaustive que la vérification. Elle sert à confirmer que tous les éléments d'un système fonctionnent adéquatement et que celui-ci rencontre totalement les besoins de l'organisme.

Pour un système aussi critique que le vote électronique, il est très important d'établir un programme structuré de mise à l'essai pour s'assurer qu'on n'omet aucune fonction du système. Il est recommandé d'effectuer au moins les tâches suivantes :

• développer un ensemble de critères que les tests devront rencontrer;
• examiner tous les logiciels non standardisés pour confirmer qu'ils fonctionnent de façon logique et que les normes de conception et de fabrication soient respectées;
• exécuter des tests de volume excessif pour vérifier le niveau de résistance de l'équipement;
• effectuer des tests fonctionnels pour s'assurer qu'ils rencontrent les normes;
• faire des évaluations de la qualité pour déterminer la suffisance des normes de mise à l'essai;
• faire des essais dans diverses conditions les plus réelles possible;
• mener des essais à intervalles pour s'assurer que le système continue de fonctionner adéquatement;
• exécuter des tests de grande quantité pour déterminer la capacité des systèmes en situation critique comme en période électorale; et
• saisir des données connues pour vérifier qu'elles soient identiques à la sortie comme à la saisie.

Entretien des systèmes

Une fois les systèmes vérifiés, mis à l'essai et mis en oeuvre, il faut continuer d'en assurer l'entretien. Les méthodes d'entretien varient selon le type et la complexité d'un système de technologie. Pour plusieurs pièces de technologie, les fournisseurs peuvent inclure un programme d'entretien recommandé et les fonctions d'entretien peuvent même faire partie du contrat de vente.

Le but des tâches d'entretien est de s'assurer que les systèmes continuent de fonctionner de la manière démontrée lors de la mise à l'essai parce que s'ils se détérioraient, ils n'offriraient pas le rendement espéré.

Il est nécessaire d'effectuer l'entretien des équipements tout comme des logiciels et des systèmes de communication. Les systèmes doivent continuer d'être évalués par des tests pour déterminer si des tâches additionnelles d'entretien sont requises. Lorsque les systèmes fonctionnent pour une longue période, il est bon d'élaborer des procédures permettant d'obtenir une rétroaction des utilisateurs afin de signaler les besoins d'entretien ou de modification.

Lorsque des modifications sont apportées à l'équipement, aux logiciels ou aux systèmes de communication, il est important d'entreprendre une nouvelle série de vérifications et de tests pour s'assurer que les modifications ont atteint le niveau de fonctionnement souhaité quand aux systèmes.

Autres fichiers pertinents

On peut trouver dans les fichiers suivants d'autres détails touchant ce sujet.

• Vérification, mise à l'essai et entretien de l'équipement
• Vérification, mise à l'essai et entretien des systèmes de communication
• Vérification, mise à l'essai et entretien des logiciels

Référence : Performance and Test Standards for Punchcard, Marksense, and Direct Recording Electronic Voting Systems, [Unites States] Federal Election Commission, US Government Printing Office, Washington DC, January 1990

Vérification, mise à l'essai et entretien de l'équipement

Cette activité est essentielle pour minimiser les risques associés à la technologie. Toutes les pièces d'équipement d'informatique doivent être vérifiées et faire l'objet de tests rigoureux avant d'être utilisées durant une période électorale et ce, en isolation autant qu'avec les logiciels et les systèmes de communication. Une fois les tests exécutés avec succès, l'équipement devra faire l'objet d'un entretien sur une base régulière pour garantir son bon fonctionnement lorsqu'il sera mis à l'épreuve.

La rigueur appliquée à ces trois tâches dépendra du degré d'importance qu'on attachera au système de technologie concerné. En ce qui concerne le système utilisé au cours d'une activité électorale critique comme le vote électronique, la vérification, les mises à l'essai et l'entretien devront être effectués avec beaucoup plus de rigueur.

Bien que ces activités, en rapport avec l'équipement, les logiciels et les systèmes de communication fassent l'objet de fichiers différents, elles sont souvent interreliées et peuvent nécessiter qu'on les effectue conjointement.

Vérification des systèmes

Il est conseillé de faire effectuer la vérification des systèmes de grande importance, comme le vote électronique, par des autorités indépendantes. Pour les systèmes de moindre importance, la vérification peut s'effectuer à l'interne.

Les procédures de vérification de l'équipement peuvent inclure les tâches suivantes :

• tester l'équipement dans des conditions ressemblant le plus possible à un scrutin, y compris les conditions d'entreposage, de transport, de fonctionnement et d'entretien;
• s'assurer que tous les éléments de l'équipement peuvent s'adapter aux conditions de l'environnement local comme les locaux, le mobilier, les installations fixes, les sources d'énergie et qu'ils sont adaptés aux conditions extrêmes de climat local, telles la température, l'humidité et la pollution;
• disposer d'une documentation suffisante;
• confirmer que l'équipement peut fonctionner dans des conditions normales et même extrêmes;
• s'assurer que les mesures de sécurité adéquates ont été prises et mises en application;
• s'assurer que les mesures appropriées de contrôle de la qualité ont été prises.

Mise à l'essai de l'équipement

La mise à l'essai est habituellement une activité plus détaillée et plus exhaustive que la vérification. Elle sert à confirmer que toutes les pièces d'équipement fonctionnent adéquatement et qu'elles satisfont totalement les besoins de l'organisme.

Pour un système aussi essentiel que le vote électronique, il est très important d'établir un programme structuré de mise à l'essai pour s'assurer qu'on n'omet aucune pièce d'équipement. Il est recommandé d'effectuer au moins les tâches suivantes :

• développer un ensemble de critères que les tests devront satisfaire;
• exécuter des tests de volume excessif pour vérifier le niveau de résistance de l'équipement, comme des accidents lors du transport;
• s'il y a lieu, examiner tous les codes câblés de l'équipement (parfois connus comme microprogrammes) pour confirmer qu'ils sont logiques et conformes aux normes appropriées;
• effectuer des tests fonctionnels pour s'assurer qu'ils répondent aux normes;
• faire des évaluations de la qualité pour déterminer si le fonctionnement est adéquat;
• faire des essais dans diverses conditions les plus réelles possible;
• mener des essais à intervalles pour s'assurer que l'équipement continue de fonctionner adéquatement;
• exécuter des tests de haut volume pour déterminer la capacité des pièces d'équipement en situation critique comme en période électorale;
• saisir des données connues pour vérifier qu'elles sont identiques à la sortie comme à la saisie.

Entretien de l'équipement

Une fois toutes les pièces d'équipement vérifiées, mises à l'essai et mises en oeuvre, il faut continuer d'en assurer l'entretien. Les méthodes d'entretien varient selon le type et la complexité d'un système de technologie. Pour plusieurs pièces de technologie, les fournisseurs peuvent inclure un programme d'entretien recommandé et les fonctions d'entretien peuvent même faire partie du contrat de vente.

Le but des tâches d'entretien est de s'assurer que l'équipement continuera de fonctionner de la manière démontrée lors de la mise à l'essai parce que, s'il se détériorait, il n'offrirait pas le rendement espéré.

Les systèmes doivent continuer d'être évalués par des tests pour déterminer si des tâches additionnelles d'entretien sont requises. Lorsque des pièces d'équipement fonctionnent pendant une longue période, il est bon d'élaborer des procédures permettant d'obtenir une rétroaction des utilisateurs afin de signaler les besoins d'entretien ou de modifications.

Lorsque des modifications sont apportées à l'équipement, il est important d'entreprendre une nouvelle série de vérifications et de tests pour s'assurer que les modifications ont atteint le niveau de fonctionnement quant à l'équipement.

Référence : Performance and Test Standards for Punchcard, Marksense, and Direct Recording Electronic Voting Systems, [Unites States] Federal Election Commission, US Government Printing Office, Washington DC, January 1990

Vérification, mise à l'essai et entretien des systèmes de communication

Cette activité est essentielle pour minimiser les risques associés à la technologie. Les systèmes de communication doivent être vérifiés et faire l'objet de tests rigoureux, avant d'être utilisés durant une période électorale et ce, en isolation, autant qu'avec les logiciels et l'équipement. Une fois les tests exécutés avec succès, le système de communication devra faire l'objet d'un entretien sur une base régulière pour garantir son bon fonctionnement lorsqu'il sera mis à l'épreuve.

La rigueur appliquée à ces trois tâches dépendra du degré d'importance qu'on attachera au système de technologie concerné. En ce qui concerne le système utilisé au cours d'une activité électorale critique comme le vote électronique, la vérification, les mises à l'essai et l'entretien devront être effectués avec beaucoup plus de rigueur.

Bien que ces activités, en rapport avec l'équipement, les logiciels et les systèmes de communication fassent l'objet de fichiers différents, elles sont souvent interreliées et peuvent nécessiter qu'on les effectue conjointement.

Vérification des systèmes de communication

Il est conseillé de faire effectuer la vérification des systèmes de communication de haute importance, comme le vote électronique, par des autorités indépendantes. Pour les systèmes de moindre importance, la vérification peut s'effectuer à l'interne.

Les procédures de vérification des systèmes de communication peuvent inclure les tâches suivantes :

• tester le système de communication dans des conditions ressemblant le plus possible à un scrutin;
• s'assurer que les systèmes de communication peuvent s'adapter aux conditions de l'environnement local comme les locaux, le mobilier, les installations fixes, les sources d'énergie et qu'ils sont adaptés aux conditions extrêmes de climat local telles la température, l'humidité et la pollution;
• disposer d'une documentation suffisante;
• confirmer que le système de communication peut fonctionner dans des conditions normales et même extrêmes;
• s'assurer que les mesures de sécurité adéquates ont été prises et mises en application;
• s'assurer que les mesures appropriées de contrôle de la qualité ont été prises.

Mise à l'essai des systèmes de communication

La mise à l'essai est habituellement une activité plus détaillée et plus exhaustive que la vérification. Elle sert à confirmer que les systèmes de communication fonctionnent adéquatement et qu'elles satisfont totalement les besoins de l'organisme.

Pour un système aussi essentiel que le vote électronique, il est très important d'établir un programme structuré de mise à l'essai pour s'assurer que tous les éléments du système ont fait l'objet de tests. Il est recommandé d'effectuer au moins les tâches suivantes :

• développer un ensemble de critères auxquels les tests devront répondre;
• effectuer des tests fonctionnels pour s'assurer qu'ils répondent aux critères;
• faire des évaluations de la qualité pour déterminer si le fonctionnement est adéquat;
• faire des essais dans diverses conditions les plus réelles possible;
• mener des essais à intervalles pour s'assurer que les systèmes continuent de fonctionner adéquatement;
• exécuter des tests de haut volume et même de volume excessif pour déterminer la capacité des systèmes en situation critique comme en période électorale;
• saisir des données connues pour vérifier qu'elles sont identiques à la sortie comme à la saisie.

Entretien des systèmes de communication

Une fois tous les systèmes de communication vérifiés, mis à l'essai et mis en oeuvre, il faut continuer d'en assurer l'entretien. Les méthodes d'entretien varient selon le type et la complexité d'un système de technologie. Pour plusieurs pièces de technologie, les fournisseurs peuvent inclure un programme d'entretien recommandé et les fonctions d'entretien peuvent même faire partie du contrat de vente.

Le but des tâches d'entretien est de s'assurer que les systèmes de communication continuent de fonctionner de la manière démontrée lors de la mise à l'essai, parce que s'ils se détérioraient, ils n'offriraient pas le rendement espéré.

Les systèmes doivent continuer d'être évalués par des tests pour déterminer si des tâches additionnelles d'entretien sont requises. Lorsque des systèmes fonctionnent pendant une longue période, il est bon d'élaborer des procédures permettant d'obtenir une rétroaction des utilisateurs afin de signaler les besoins d'entretien ou de modifications.

Lorsque des modifications sont apportées aux systèmes, il est important d'entreprendre une nouvelle série de vérifications et de tests pour s'assurer que les modifications ont atteint le niveau de fonctionnement souhaité.

Référence : Performance and Test Standards for Punchcard, Marksense, and Direct Recording Electronic Voting Systems, [Unites States] Federal Election Commission, US Government Printing Office, Washington DC, January 1990

Vérification, mise à l'essai et entretien des logiciels

Cette activité est essentielle pour minimiser les risques associés à la technologie. Les logiciels doivent être vérifiés et faire l'objet de tests rigoureux avant d'être utilisés durant une période électorale et ce, en isolation, autant qu'avec les systèmes de communication et l'équipement. Une fois les tests exécutés avec succès, les logiciels devront faire l'objet d'un entretien sur une base régulière pour garantir leur bon fonctionnement lorsqu'ils seront mis à l'épreuve.

La rigueur appliquée à ces trois tâches dépendra du degré d'importance qu'on attachera au système de technologie concerné. En ce qui concerne le système utilisé pour une activité électorale critique comme le vote électronique, la vérification, les mises à l'essai et l'entretien devront être effectués avec beaucoup plus de rigueur.

Bien que ces activités en rapport avec l'équipement, les logiciels et les systèmes de communication fassent l'objet de fichiers différents, elles sont souvent interreliées et peuvent nécessiter qu'on les effectue conjointement.

Vérification des logiciels

Il est conseillé de faire effectuer la vérification des systèmes de grande importance comme le vote électronique par des autorités indépendantes. Pour les systèmes de moindre importance, la vérification peut s'effectuer à l'interne.

Les procédures de vérification des logiciels peuvent inclure les tâches suivantes :

• exécuter les mises à l'essai des logiciels pour s'assurer qu'ils fonctionnent selon les normes et qu'ils accomplissent les fonctions pour lesquelles ils ont été mis en application, y compris la vérification des codes;
• disposer d'une documentation suffisante;
• confirmer que les logiciels peuvent fonctionner dans des conditions normales et même extrêmes;
• s'assurer que les mesures de sécurité adéquates ont été prises et mises en application;
• s'assurer que les mesures appropriées de contrôle de la qualité ont été prises.

Des vérifications des codes de logiciels peuvent être nécessaires particulièrement lorsque dans le cas des logiciels de systèmes importants comme le vote électronique ou un système de publication des résultats de l'élection. Elles doivent être effectuées par des spécialistes indépendants à l'extérieur de l'organisme. La vérification des logiciels peut comprendre les fonctions suivantes :

• s'assurer que les codes sont logiques;
• s'assurer que les codes sont de conception modulaire, c'est-à-dire qu'ils se composent de modules individuels capables d'être vérifiés et mis à l'essai de façon indépendante;
• s'assurer qu'il n'existe pas de codes cachés qui sont en mesure d'effectuer des tâches non autorisées;
• s'assurer que les codes sont simples et faciles à comprendre;
• s'assurer que les codes se prêtent facilement à la vérification, c'est-à-dire qu'ils permettent de vérifier la circulation des données à l'intérieur d'un module et d'un module à l'autre;
• confirmer que les codes sont suffisamment robustes pour reconnaître immédiatement les erreurs et les corriger, erreurs qui pourraient occasionner la perte de données;
• veiller à ce que les codes offrent les mesures de sécurité nécessaires pour reconnaître et empêcher les tentatives d'accès non autorisées;
• confirmer que le système peut fonctionner sans avoir à établir des procédures complexes et obscures;
• s'assurer que les logiciels peuvent être facilement installés en période critique;
• s'assurer que l'entretien des logiciels n'est pas indûment complexe et qu'ils offrent la possibilité de déceler et de corriger facilement les erreurs après qu'ils ont été installés; et
• découvrir s'il est possible de modifier les logiciels et d'y ajouter de nouvelles fonctions.

Mise à l'essai des logiciels

Une fois la vérification des logiciels terminée, il est nécessaire d'effectuer des tests dans le but de confirmer que les logiciels fonctionnent adéquatement et qu'ils satisfont totalement les besoins de l'organisme.

Pour un système aussi essentiel que le vote électronique, il est très important d'établir un programme structuré de mise à l'essai pour s'assurer que tous les élements du système ont fait l'objet de tests. Il est recommandé d'effectuer au moins les tâches suivantes :

• développer un ensemble de critères auxquels les tests devront répondre;
• effectuer des tests fonctionnels pour s'assurer que les logiciels répondent aux critères;
• faire des évaluations de la qualité pour déterminer si le fonctionnement est adéquat;
• faire des essais dans diverses conditions les plus réelles possible;
• mener des essais périodiques pour s'assurer que les systèmes continuent de fonctionner adéquatement;
• exécuter des tests de haut volume pour déterminer la capacité des systèmes en situation critique comme en période électorale;
• saisir des données connues pour vérifier qu'elles sont identiques à la sortie comme à la saisie.

Entretien des logiciels

Une fois tous les logiciels vérifiés, mis à l'essai et mis en oeuvre, il faut continuer d'en assurer l'entretien. Les méthodes d'entretien varient selon le type et la complexité d'un système de technologie. Plusieurs fabricants de logiciels incluent un programme d'entretien recommandé et les fonctions d'entretien peuvent même faire partie du contrat de vente.

Le but des tâches d'entretien est de s'assurer que les logiciels continueront de fonctionner de la manière démontrée lors de la mise à l'essai parce que s'ils se détériorent, ils n'offriront pas le rendement espéré.

Les logiciels doivent continuer d'être évalués par des tests pour déterminer si des tâches additionnelles d'entretien sont requises. Lorsqu'ils sont fonctionnent pendant une longue période, il est bon d'élaborer des procédures permettant d'obtenir une rétroaction des utilisateurs afin de signaler les besoins d'entretien ou de modifications.

Lorsque des modifications sont apportées aux logiciels, il est important d'entreprendre une nouvelle série de vérifications et de tests pour s'assurer que les modifications ont atteint le niveau de fonctionnement souhaité.

Référence : Performance and Test Standards for Punchcard, Marksense, and Direct Recording Electronic Voting Systems, [Unites States] Federal Election Commission, US Government Printing Office, Washington DC, January 1990

Assurance

Bien que des polices d'assurance ne puissent empêcher des systèmes de technologie de s'endommager ou de s'effondrer, elles peuvent au moins prévenir des pertes financières. De ce fait, elles constituent un autre moyen de réduire les risques associés à l'adoption de la technologie.

Plusieurs organismes ou agences gouvernementaux ne souscrivent pas à des polices d'assurance commerciales préférant s'assurer eux-mêmes. Les gouvernements sont des institutions d'une telle envergure qu'ils jugent financièrement plus rentable d'assumer les coûts des dommages causés à un système de technologie que de souscrire à une protection commerciale. Il arrive cependant à l'occasion que des agences du gouvernement souscrivent à des polices d'assurance. Chaque organisme électoral devra déterminer si des contrats commerciaux s'imposent selon la pratique suivie par son gouvernement.

Lorsqu'on considère une telle protection commerciale d'un système de technologie, il faut commencer par consulter les assureurs commerciaux pour déterminer si de telles protections sont disponibles et pour en évaluer les coûts.

Garanties de performance

Pour la plupart des projets de technologie, il est nécessaire de transiger avec des fournisseurs commerciaux de produits et de services. Ces fournisseurs n'ont pas nécessairement le même intérêt que l'organisme électoral à voir une élection se dérouler avec succès. On peut réduire les risques associés à la technologie en augmentant l'intérêt des fournisseurs au succès du projet de technologie en insérant dans les contrats des clauses garantissant un degré acceptable de performance.

Des garanties de performance peuvent également viser le personnel de l'organisme électoral dans le but de leur faire développer un engagement envers le projet de technologie. Ces garanties peuvent augmenter le degré d'engagement autant des employés que des fournisseurs envers le projet. Ces mesures peuvent prendre diverses formes :

• la prime de performance;
• la garantie d'exécution;
• les clauses de pénalité;
• les ententes de versements étalés.

Prime de performance

La prime de performance est une somme d'argent additionnelle en sus du prix de l'entente et qui est déboursée si les normes de performance sont respectées. Il faut se garder d'accorder trop largement ou librement une prime de performance au point qu'elle vienne à être perçue comme un droit acquis sans égard à la performance. Le degré acceptable de performance doit être démontré avant de la verser. Le montant de cette prime peut varier selon le degré de performance exigé.

Garantie d'exécution

Cette garantie est une somme d'argent versée au client par un fournisseur dès l'entente conclue et qui lui serait remise en tout ou en partie si certaines normes de performance étaient atteintes.

Clauses de pénalité

Insérée dans un contrat ou une entente, la clause de pénalité devient exécutoire si les normes de performance énoncées ne sont pas atteintes. La pénalité peut être une somme déterminée que le fournisseur doit verser au client ou inversement, un montant par lequel seront réduits les paiements qu'effectuera le client. La réduction des paiements par le client constitue la garantie la plus efficace.

Versements étalés

Des versements étalés à intervalles spécifiques sont une autre forme de garantie de performance. Des versements peuvent être effectués chaque fois que les divers échéanciers décrits dans les contrats sont respectés. Le dernier versement est habituellement retenu jusqu'à ce que le projet soit complété à la satisfaction du client. Il s'agit d'un moyen très efficace pour motiver les fournisseurs à respecter les délais de livraison et les normes de performance.

Normes de performance

Les normes qui seront utilisées pour rendre les garanties de performance efficaces devront être énoncées clairement et être mesurables. Si elles sont vagues ou s'il est impossible de les mesurer, il sera difficile ou même impossible de les appliquer ou de les faire respecter. Toutes les parties concernées doivent s'entendre sur les normes avant d'amorcer un projet et on doit s'assurer de disposer de détails suffisants pour permettre de mesurer ou d'évaluer la performance

Les normes de performance peuvent être reliées à la haute qualité des produits et des services tout comme au respect des échéanciers. Ces derniers sont grandement importants lorsqu'il s'agit d'un projet en vue d'un scrutin qui subit toujours les conséquences découlant des échéanciers cruciaux. Les normes reliées aux échéanciers sont très utiles et efficaces parce qu'il est évidemment plus facile de les appliquer que celles reliées à la qualité.

Avant d'inclure des garanties de performance dans des ententes ou des contrats, il peut être sage d'obtenir des avis légaux pour s'assurer que les pénalités pourront être mises à exécution.

Chiffrement

Le chiffrement constitue une autre mesure pour réduire les risques associés à la technologie. C'est une pratique qui applique des codes aux données transmises dans un réseau d'ordinateurs ou sur disque amovible de façon à ce que seuls l'expéditeur et le destinataire puissent les interpréter.

Théoriquement, n'importe quel type de données peut être encodé, mais dans la pratique, le chiffrement est surtout utilisé lorsque des données sont transmises par message électronique ou par Internet.

Les données sont encodées par l'envoyeur, grâce à un logiciel qui embrouille les données au moyen d'une clé de codage associée seulement au destinataire. Quiconque intercepte le message ne verra que des données brouillées qui ne feront aucun sens sans le recours à la clé nécessaire pour décoder les données.

Il existe divers types de chiffrement et tous sont de complexité différente. Comme pour toute méthode de codage, le chiffrement peut être interprété si on dispose du temps et des ressources nécessaires. Les nouveaux systèmes avancés de chiffrement rendent très difficiles de décoder les données. Un système commun de chiffrement est le système à clé publique qui utilise deux clés différentes pour coder et décoder les messages et les fichiers. Les deux clés sont reliées par un procédé mathématique. La clé publique d'un utilisateur est transmise au destinataire et utilisée pour décoder les messages reçus. Le destinataire conserve cette clé privée et l'utilise pour décoder les messages transmis au moyen de la clé publique.

Un autre élément du processus de chiffrement est l'authentification, un système qui permet de confirmer qu'un fichier ou un message n'a pas été altéré durant la transmission.

Le chiffrement des données sert à plusieurs fins dans un système de technologie électorale. Chaque fois que des données sensibles sont transmises par réseau public, il est recommandé de les encoder. Cette précaution est surtout importante pour la transmission par réseau public, particulièrement Internet et le courrier électronique, de coordonnées personnelles ou des résultats d'une élection.

La technologie de chiffrement connaît des progrès rapides. Lorsque l'on considère adopter des méthodes de chiffrement, il est recommandé de consulter un expert en la matière pour s'assurer d'adopter le système le plus à jour.

Mesures pour rassurer l'électorat

Lorsqu'un système de technologie aura une incidence sur les électeurs, il est important que la stratégie d'adoption de la technologie prévoit les mesures qui devront être prises pour rassurer l'électorat et pour donner confiance dans l'adoption de ce système. Par la même occasion, les risques associés à la technologie ont des chances d'être limités. Il existe quelques stratégies que l'on peut adopter pour rassurer les électeurs qu'une nouvelle technologie est fiable.

Programmes d'information de l'électorat

Lors de l'adoption d'une nouvelle technologie électorale, il importe de considérer les électeurs comme des intervenants concernés par le projet et de donner confiance au nouveau système. Il peut être nécessaire de s'engager dans un programme d'information de grande envergure afin de tenir l'électorat au courant des changements (voir Éducation de l'électorat).

Toutefois, avant d'entreprendre un tel programme, il est préférable d'utiliser des méthodes d'étude de marché pour mettre le programme à l'épreuve auprès de groupes cibles ou de mener un sondage d'un échantillon de la population. Certains changements majeurs comme l'introduction du vote électronique ou par Internet pourraient être soumis à une commission d'enquête ou à un comité parlementaire. Les commissions d'enquête sont particulièrement efficaces dans ces circonstances pour évaluer la réaction de la population au cours de propositions présentées à ces commissions, par l'intérêt médiatique dont fera l'objet l'étude et pouvoir disposer des rapports des commissions.

Test de logique et d'exactitude

Une partie de la population exigera plus qu'une simple campagne d'information pour accepter la nouvelle technologie électorale. C'est le cas par exemple des candidats, des partis politiques et des spécialistes de réforme électorale. Il sera nécessaire de les rassurer du bon fonctionnement des rouages du système.

Pour obtenir la confiance de ces groupes, il sera peut-être nécessaire d'effectuer des tests de logique et d'exactitude pour démontrer à certains groupes et même à l'électorat en général que le système fonctionne selon les devis techniques (voir Vérification, mise à l'essai et entretien des systèmes).

Transparence des codes

Une autre stratégie efficace pour rassurer les groupes d'intérêt spécial de la fiabilité de la technologie électorale est de publier les codes qu'utilisent les logiciels pour leur permettre de les analyser et qu'ils effectuent les fonctions appropriées.

Dans ces cas, il importe que les codes publiés et analysés soient ceux qui sont effectivement utilisés durant le fonctionnement du système. Il s'agit de soumettre des copies bloquées des codes à des vérificateurs indépendants pour leur permettre de comparer ces copies avec les codes utilisés par l'organisme électoral et de s'assurer qu'ils sont les mêmes.

La publication des codes n'est pas une pratique courante et n'est envisagée que lorsque le système de technologie est particulièrement sensible, tel qu'un système de vote ou de dépouillement électronique.

Il faut exercer une certaine prudence lorsque l'on soumet les codes à l'inspection publique car leur faiblesse pourrait devenir évidente et soumise à l'abus par des personnes mal intentionnées, lors du fonctionnement du système en circonstances réelles.

Information du public et protection des renseignements

Une autre façon de réduire les risques associés à la technologie est d'établir des politiques identifiant quels renseignements l'organisme électoral doit mettre à la disposition du public et lesquels doivent être protégés.

L'efficacité des systèmes de technologie dépend en grande partie de la qualité des données qu'ils contiennent et ceci est d'autant plus important pour un système de technologie électorale dont les données contiennent des renseignements personnels des électeurs tout comme les résultats d'élection.

Pour qu'une technologie électorale soit efficace, les électeurs qui fournissent les renseignements doivent être assurés que ceux qui les concernent seront protégés. Les utilisateurs de ces données électorales comme les candidats, les partis politiques et les observateurs doivent pour leur part être confiants qu'elles sont véridiques et, pour cette raison, il est nécessaire de les mettre à leur disposition.

L'organisme électoral doit donc satisfaire ces deux obligations plutôt opposées, soit la protection des renseignements privés, soit la transparence des renseignements, tout en limitant les risques pour les groupes concernés.

Normes de protection des renseignements

Un organisme électoral doit établir des normes clairement énoncées régissant la protection de la vie privée et les faire connaître publiquement. Ces normes devraient contenir les caractéristiques suivantes :

• quels renseignements personnels détient l'organisme;
• lesquels seront distribués publiquement, comme les noms et adresses des électeurs;
• lesquels ne seront pas distribués publiquement comme les dates de naissance, les numéros d'identité ou autres;
• lesquels ne seront pas distribués publiquement mais mis à la disposition d'organismes privilégiés comme les groupes chargés du maintien de l'ordre, les organismes de sécurité sociale ou de recherche médicale ou autres;
• lesquels, s'il en est, seront mis à la disposition des candidats, des partis politiques ou des élus;
• si des électeurs auront l'option de préciser s'ils préfèrent restreindre la publication de certaines de leurs coordonnées, leur adresse par exemple, qui pourraient porter atteinte à leur sécurité ou à celle de leur famille;
• si un électeur aura le droit de demander à consulter les données qui le concernent et de les modifier, s'il y a lieu.

Certains pays peuvent avoir des lois sur la protection de la vie privée auxquelles l'organisme électoral sera assujetti et qui auront un impact sur les normes de protection des renseignements qu'il devra établir. En l'absence de telle législation, l'organisme se devra d'établir et de respecter les normes qu'il établira de sa propre initiative.

Politique de distribution des renseignements

Tout en protégeant les renseignements personnels des électeurs, un organisme électoral doit également établir une politique qui énoncera lesquels parmi les renseignements à sa disposition seront distribués publiquement. Cette distribution constitue un moyen important de doter le processus électoral de la transparence qu'il doit projeter. La transparence est nécessaire pour s'attribuer la confiance du public envers le processus.

De la même façon que l'organisme doit énoncer des normes claires de protection de la vie privée, il doit également établir et respecter une politique qui déterminera lesquels de ces renseignements seront distribués et la manière de les obtenir. La liste des données qui peuvent être distribuées publiquement peut être exhaustive et peut inclure toutes les données que possède l'organisme sauf celles à caractère sensible comme les renseignements personnels privés et les documents de travail internes.

Parmi les renseignements qui pourraient être distribués, mentionnons :

• les données d'un registre des électeurs, telles que les noms, adresses et circonscription, à l'exception des coordonnées personnelles de nature privée;
• tous les résultats d'élections récentes;
• la liste des emplacements des bureaux de vote;
• la législation électorale, les politiques, procédures et lignes directrices de l'organisme;
• la listes des cadres de l'organisme;
• les rapports de financement de campagne électorale.

Certains pays peuvent avoir des lois régissant l'accès à l'information qui obligeront l'organisme électoral de mettre certains renseignements à la disposition du public. En l'absence de telle législation, l'organisme se devra d'établir et de respecter les normes qu'il établira de sa propre initiative.

La technologie offre des moyens de faciliter l'accès à l'information surtout lorsqu'il s'agit de distribuer de grandes quantités de données. Il peut être plus pratique et utile de distribuer ces données sur des sites Internet, sur des CD-ROM ou sous d'autres formats électroniques.

Technologie de communication

Plusieurs systèmes de technologie électorale tombent dans la catégorie de la technologie de communication. Les communications peuvent être une fin en soi comme dans le cas du téléphone ou de la radio. Elles peuvent toutefois constituer un moyen pour arriver à une fin comme par exemple un mécanisme servant à relier un réseau d'ordinateurs par câbles.

Il existe de nombreux systèmes de technologie de communication dont les suivants :

• la télécommunication au moyen de lignes fixes ou de signaux de diffusion pour transmission de la voix, d'images, de données ou de documents par télécopieur;
• la radiodiffusion, y compris la diffusion publique tout comme la communication par radio de personne à personne;
• les réseaux d'ordinateurs y compris les réseaux locaux (RLO), les réseaux étendus (REO), les intranets et extranets qui relient divers groupes d'ordinateurs pour des fins de partage de données et de communication;
• Internet qui relie les ordinateurs à travers le monde;
• le courrier électronique qui permet de transmettre des messages, des images et des données d'un ordinateur à l'autre à travers le monde.

Les fichiers qui suivent sous la présente rubrique touchent les divers aspects de la technologie électorale de communication.

• Télécommunications
• Ratio
• Réseaux
• Internet
• Courrier électronique

Télécommunications

La technologie de télécommunications est devenue essentielle aux pratiques modernes d'administration des élections. Depuis plusieurs années, le téléphone a été le moyen principal de communication dans l'administration électorale, mais plus récemment, les lignes téléphoniques ont été mises au service d'autres méthodes de télécommunication électorale comme le télécopieur, le télex, la vidéoconférence et la transmission des données.

Les mécanismes par lesquels les télécommunications sont transmises ont également évolué à partir des fils sur poteaux (même s'ils sont toujours en usage) pour aller vers des câbles à fibres optiques et vers les micro-ondes et les signaux par radio transmis par satellite et par capteurs de mesures au sol.

Pour plus de détails, voir Systèmes de transmission de l'information et Systèmes de communication.

Systèmes de transmission de l'information

La transmission de l'information par des mécanismes de télécommunication est devenue essentielle aux pratiques modernes d'administration des élections. Depuis plusieurs années, le téléphone a été le moyen principal de communication dans l'administration électorale, mais plus récemment, les lignes téléphoniques ont été mises au service d'autres méthodes de télécommunication électorale comme le télécopieur, le télex, le système de vidéoconférence et la transmission des données.

Appareils téléphoniques

Le téléphone demeure toujours le moyen de télécommunication le plus utilisé. Il peut être utilisé pour communiquer avec une personne dans une pièce voisine, un édifice voisin, une autre ville ou un autre pays. Ses nombreuses utilités pour l'administration électorale sont très connues.

Les appareils téléphoniques modernes peuvent offrir une foule de caractéristiques dont la capacité de mettre des noms et des numéros en mémoire, d'afficher le numéro de l'appelant et de relier plusieurs personnes en conférence téléphonique. Un répondeur peut fonctionner avec le téléphone pour enregistrer des messages lorsqu'il n'y a pas de réponse ou que la ligne téléphonique est occupée.

Plusieurs organismes disposent de réseaux téléphoniques complexes pour effectuer les appels à l'interne à peu de frais ou gratuitement. Ces réseaux offrent des fonctions comme le renvoi automatique d'appel, le réacheminement d'appel lorsque le téléphone ne répond pas ou est occupé, des répondeurs et des banques de messages.

Le téléphone représente un moyen important pour la campagne d'information d'un organisme électoral. Il lui permet de mettre sur pied des centres d'appels de préposés aux renseignements capables de traiter les appels d'un grand nombre d'électeurs. Il est possible de mettre des bases de données à la disposition des centres d'appels pour permettre aux préposés temporaires de répondre à des questions relativement complexes et de compiler des statistiques sur le nombre d'appels reçus par catégories distinctes. On peut mettre à la disposition du public au niveau national des lignes téléphoniques sans frais pour la personne qui appelle et, à taux réduit, pour l'organisme électoral, et en faire une vaste publicité du numéro qui, de préférence, devrait être un numéro facile à retenir.

Téléphones mobiles

La possibilité de déplacement du téléphone cellulaire a rendu le téléphone encore plus utile qu'auparavant. Il permet à l'utilisateur de se déplacer tout en conservant un moyen de contact. Il est particulièrement d'une grande utilité pour les préposés des bureaux de vote itinérants, pour les superviseurs des centres de vote et dans les bureaux de vote qui ne disposent pas de téléphone conventionnel. Ils peuvent également relier les ordinateurs à des réseaux à commutation, au courrier électronique et à l'Internet.

Les téléphones cellulaires ont cependant des limites. La zone de service des dispositifs de transmission pourrait être incomplète, ne leur permettant pas de fonctionner dans certains endroits éloignés. Ils sont alimentés par des piles rechargeables, ce qui limite le temps d'utilisation. Certains maintiennent que le recours au téléphone cellulaire pour des périodes prolongées peut occasionner des problèmes de santé bien que les opinions médicales en ce sens ne sont pas concluantes.

Télécopieurs

Les organismes électoraux font un usage répandu des télécopieurs pour transmettre et recevoir des documents par le biais de lignes téléphoniques. C'est un moyen rapide et efficace. La plupart des télécopieurs permettent même de servir de photocopieurs. Ils peuvent être de grande utilité pour des fonctions électorales importantes comme les mises en candidature et la publication des résultats du vote, permettant de les faire connaître beaucoup plus rapidement que si des documents écrits doivent être livrés. Il peut cependant être nécessaire de faire confirmer par législation le caractère légal de documents transmis par télécopieur.

L'usage des télécopieurs a diminué au cours des dernières années avec la popularité croissante et la facilité du courrier électronique qui est plus pratique lorsqu'on doit transmettre des documents contenant un grand nombre de pages. Il offre de plus l'avantage d'imprimer des document de qualité supérieure à ceux transmis par télécopieur. Les télécopieurs conservent toujours leur utilité pour transmettre des documents qui contiennent des notes écrites à la main ou des signatures ou qui ne sont pas disponibles sur ordinateur.

On peut programmer les télécopieurs pour enregistrer en mémoire les numéros utilisés fréquemment et pour transmettre en continu des copies d'un même document à des destinataires multiples.

Télex

Ce mécanisme qui servait jusqu'aux années 1980 à transmettre du texte dactylographié d'un poste à l'autre par lignes de télécommunications a été supplanté par les télécopieurs et par le courrier électronique.

Systèmes de vidéoconférence

Ce médium de télécommunication a fait ses débuts au cours des années 1990, puis est devenu plus largement utilisé durant la décennie suivante grâce aux développements technologiques en général et aux nouveaux mécanismes de transmission des données. Il fonctionne au moyen de caméras vidéo et de microphones qui captent les images et le son permettant à des personnes dans des endroits différents de tenir des conversations et des discussions en utilisant des téléviseurs ou des écrans d'ordinateurs et des haut-parleurs.

Bien que le système de vidéoconférence permette des économies de temps et d'argent en évitant aux participants de se déplacer vers un lieu commun, son efficacité est relativement limitée par l'absence de rapports interpersonnels qui sont normalement très utiles lors des rencontres face à face qu'offre le type conventionnel de conférence.

Transmission des données

Lors des années 1990 et 2000, les techniques de télécommunication ont multiplié les possibilités de transmission de données. Les lignes téléphoniques originalement conçues pour la transmission du son peuvent maintenant transmettre des données lisibles par ordinateur, ce qui a donné naissance à l'Internet et au courrier électronique (voir Internet et Courrier électronique).

Systèmes de communication

Les moyens qui permettent la transmission des communications ne sont pas habituellement visibles aux utilisateurs. Il importe donc de porter à l'attention des organismes électoraux les différentes options qui existent pour relier les communications.

Les mécanismes par lesquels les télécommunications sont transmises ont évolué à partir des fils sur poteaux (même s'ils sont toujours en usage) pour aller vers des câbles à fibres optiques et vers les micro-ondes et les signaux par radio transmis par satellites et par capteurs de mesures au sol.

Le genre de moyen de signalisation qui sera nécessaire pour permettre une activité électorale dépendra en grande partie de l'infrastructure qu'offre le pays. Dans la plupart des pays industrialisés, les capacités dans le secteur des télécommunications seront nombreuses et bien maintenues, et les organismes électoraux de ces pays seront en mesure de faire l'acquisition de ces services. Dans les autres pays, ils devront prendre des mesures spéciales de télécommunication si l'infrastructure est insuffisante.

La plupart des systèmes de télécommunication utilisent des câbles conventionnels. Divers types de câbles peuvent être utilisés selon les catégories de données à transmettre. Les câbles se mesurent en fonction du nombre d'octets de données qu'ils sont capables de transmettre à la minute. Un octet est l'unité de base des données stockées et traitées et est constitué de huit chiffres binaires (bits) qui, à leur tour, comprennent un 1 ou un 0. Étant donné qu'un octet contient si peu d'information, la capacité de transmission de données est habituellement indiquée en kilo-octets (par exemple 1 024 octets) ou en méga-octets (1 048 576 octets).

Plus le nombre d'octets qu'un câble peut transmettre à la seconde est élevé, plus la transmission sera rapide. Les câbles téléphoniques conventionnels ne sont pas très efficaces pour transmettre un nombre élevé de données. Lorsque la rapidité de transmission est un facteur important, les câbles à grande vitesse sont généralement utilisés. On utilise souvent le réseau numérique à intégration de service (RNIS) pour transmettre à haute vitesse de grandes quantités de données. Les câbles à fibres optiques qui fonctionnent par impulsions de lumière laser peuvent également être utilisés pour les transmissions de données à haute vitesse.

Pour certaines applications, spécialement dans les régions éloignées où les câbles conventionnels ne sont pas disponibles ou ne sont pas jugés efficaces, on peut avoir recours aux micro-ondes ou aux ondes radio qui fonctionnent grâce aux satellites ou aux capteurs de mesure au sol.

Les mécanismes de télécommunication dont il est ici question sont complexes et constamment en voie de développement. L'organisme électoral qui considère utiliser tout mécanisme spécialisé de télécommunication devrait faire appel aux conseils de spécialistes en la matière.

Ratio

La radio est un moyen de communication efficace. La technologie de radio sert essentiellement à deux fins, soit pour la radiodiffusion et pour la communication de personne à personne. Elle a également une certaine utilité pour la transmission sans fil de données et pour les téléphones cellulaires (voir Télécommunications).

Plusieurs pays ont recours à la radiodiffusion pour publier des messages à caractère électoral. C'est un médium peu couteux qui permet d'atteindre une grande proportion de la population. Il est particulièrement utile pour communiquer avec des groupes distincts comme les personnes qui ont des difficultés à utiliser les médias écrits à cause d'analphabétisme ou de déficience visuelle. Pour des détails sur l'utilité de la radio dans les programmes d'éducation de l'électorat, voir Technologie audiovisuelle.

Dans les régions éloignées où les moyens conventionnels de communication ne sont pas très efficaces, les organismes électoraux ont parfois recours à la radio pour les communications entre les équipes de préposés au vote.

Les systèmes de communication de personne à personne utilisent généralement les bandes radio à haute fréquence (HF), à très haute fréquence (THF) et à ultra haute fréquence (UHF). Certains de ces systèmes ont un rayon de transmission limité et peuvent être affectés négativement par les conditions atmosphériques. Les fréquences radio sont généralement contrôlées par une réglementation du gouvernement et les organismes électoraux qui envisagent d'utiliser les systèmes radio de personne à personne devraient d'abord consulter les autorités gouvernementales de leur région.

Réseaux

Un réseau d'ordinateurs permet de partager des données et de communiquer entre deux ordinateurs ou plus. La plupart des organismes électoraux optent pour un système informatique en réseau pour offrir la capacité de partager ses données entre ses utilisateurs à l'intérieur de l'organisme et par Internet.

Les types de réseaux les plus courants sont les suivants :

• les réseaux locaux d'ordinateurs (RLO);
• les réseaux étendus d'ordinateurs (REO);
• Internet;
• les intranets;
• les extranets.

Réseaux locaux (RLO)

Le RLO relie les ordinateurs et d'autres pièces d'équipement comme les imprimantes, à l'intérieur d'un espace physique limité, tel qu'un édifice. Les liens se font grâce à des câbles permanents qui permettent la transmission rapide des données. Un système de RLO est généralement constitué de plusieurs ordinateurs, d'équipements périphériques communs, tels qu'imprimantes et numériseurs à balayage et d'un serveur centralisé muni d'un disque de sauvegarde à capacité élevée. Le serveur du réseau conserve en mémoire les données et les logiciels qui peuvent être utilisés et partagés par tous les ordinateurs reliés au RLO pourvu que les utilisateurs en soient autorisés (voir Sécurité des données).

Le RLO utilise un logiciel spécial d'exploitation de système pour permettre aux diverses pièces d'équipement auxiliaires du réseau de communiquer entre elles.

En plus des avantages qu'ils offrent aux utilisateurs de partager des données et des logiciels communs, les RLO permettent aux administrateurs du système d'imposer des normes d'utilisation et d'assurer la sauvegarde systématique des données. Ils peuvent obliger les utilisateurs à sauvegarder les données sur le serveur central plutôt que sur leurs disques durs respectifs, ce qui offre l'avantage de gérer les données et d'en faire des copies de secours à un point central et de s'assurer que les données sont disponibles pour toutes les personnes autorisées du réseau.

Réseaux étendus (REO)

Plusieurs réseaux locaux (RLO) peuvent être interreliés pour former un réseau étendu d'ordinateurs (REO). Un réseau étendu permet à des ordinateurs géographiquement éloignés de communiquer entre eux et de partager des données. Ainsi, le bureau central d'un organisme électoral qui maintient plusieurs bureaux séparés disposant chacun d'un réseau local, peut utiliser un réseau étendu pour permettre le partage des données à travers l'organisme complet. Les REO peuvent relier des ordinateurs à travers le monde à l'aide des systèmes de communication appropriés. Les liens peuvent se faire par câbles, par fibres optiques, par micro-ondes ou par radio en ayant recours à des transmetteurs au sol ou par satellites. Ces liens sont parfois privés mais la plupart du temps sont disponibles grâce à l'infrastructure publique de télécommunications (voir Télécommunications).

Habituellement, un REO dessert un organisme en exclusivité pour lui permettre de relier ensemble tous ses employés dans un seul réseau et d'une façon que la plupart des employés ne se rendent pas compte de la distinction entre leur RLO et le REO.

Internet

Le plus grand des réseaux étendus est l'Internet qui permet de relier une quantité de réseaux à travers le monde. Pour les détails des utilités électorales d'Internet, voir Internet.

Intranets

Un intranet est un réseau étendu qui fonctionne en principe comme Internet mais dont l'accès se limite à certains utilisateurs autorisés. Par exemple, un organisme électoral peut mettre sur pied son propre intranet qui contient un site Web interne accessible exclusivement à l'organisme, aux fins de gestion et de formation. Un intranet est habituellement réservé à l'usage de l'entreprise.

Extranets

Un extranet est semblable à un intranet, sauf que les utilisateurs de plusieurs organismes peuvent y avoir accès. Divers organismes peuvent y recourir lorsqu'ils veulent partager des données par le médium d'un site Web, sans que le grand public puisse y avoir accès comme le permet Internet.

Internet

Internet est un réseau mondial d'ordinateurs accessible à quiconque dispose de la technologie nécessaire. Il peut offrir diverses utilités pour l'administration des élections dont les suivantes :

• la publication de renseignements à l'intention des électeurs, des candidats, des médias et d'autres intervenants;
• le vote électronique;
• le courrier électronique;
• l'inscription des électeurs;
• le commerce électronique;
• la publication des résultats des élections;
• la présentation et la publication des rapports de financement de campagnes;
• les intranets corporatifs.

Internet doit ses débuts à une chaîne de réseaux d'ordinateurs interreliés ensemble durant les années 1960 et 1970 entre le ministère de la défense des États-Unis, diverses universités et d'autres institutions. Durant les années 1990, il est devenu un vaste réseau mondial d'information en plus de permettre la communication et le commerce électronique.

Il est devenu un vaste réseau d'ordinateurs reliés par des lignes téléphoniques ordinaires et des lignes de données dédiées. Ces lignes peuvent prendre la forme de lignes métalliques, des câbles de fibre optique ou des liens par micro-ondes ou par satellites. Les ordinateurs ont accès à ces lignes de transmission au moyen d'une pièce d'équipement qu'on appelle un modem.

Pour la plupart des utilisateurs, Internet offre deux caractéristiques principales, soit le Web mondial et le courrier électronique.

Le Web mondial

Le Web mondial est en réalité une quantité de fiches électroniques emmagasinées sur ordinateurs à travers le monde et qu'on appelle des sites Web. Un site Web est en fait une série de pages de données interreliées et peut contenir des textes, des images inanimées, des vidéos d'animation et même de son. Un site Web peut donc transmettre de l'information par le biais de diverses techniques, contrairement aux mécanismes plus traditionnels comme les livres, les vidéos, les cassettes audio qui sont de nature plus fixes et plus linéaires. C'est pour cette raison qu'on parle des sites Web et des CD-ROM qui offrent les mêmes caractéristiques que les sites Web comme étant des mécanismes multimédias.

Une des caractéristiques des logiciels de multimédia est la possibilité de naviguer d'une page à l'autre de données au moyen de liens hypertextes et de consulter des textes ou des données connexes plutôt que d'être restreint à une consultation continuelle comme dans un livre ou dans une vidéo. Les liens hypertextes offrent la flexibilité de naviguer à l'intérieur d'un site Web ou d'un site à l'autre.

Les sites Web sont créés en utilisant un langage de programmation qu'on appelle langage de balisage hypertexte HTML. Les utilisateurs peuvent obtenir l'accès à un site grâce à des logiciels appelés navigateurs Web (web browsers) largement disponibles à prix très limité ou gratuitement. Des techniques plus perfectionnées de multimédia peuvent utiliser le langage informatique Java. Des documents et des images peuvent être téléchargées en utilisant le logiciel Adobe Acrobat. Ce terme demeure tel quel, c'est une marque de commerce. Ces différents logiciels, tout comme les navigateurs, peuvent facilement être utilisés avec tout ordinateur moderne, permettant l'accès global au Web mondial à l'aide de n'importe quel équipement informatique ou logiciel.

Chaque page de chaque site Web est identifiée par une adresse URL, adresse électronique qui permet à un utilisateur d'Internet d'avoir accès aux navigateurs du Web. Ces adresses URL font maintenant partie de l'identité corporative de nombreuses entreprises et sociétés publiques et gouvernementales. Certaines entreprises sont même uniquement connues sous leur identité URL. Par exemple, l'adresse URL pour le projet ACE est www.aceproject.org.

Les utilités d'Internet

L'Internet est un procédé à la fois passif et actif. D'utilisation passive, citons la réception d'information par l'usager sous forme de texte, d'images fixes ou animées et du son. L'utilisation active comprend la communication dans les deux sens permettant l'échange d'information par divers procédés, y compris le courrier électronique, le commerce électronique et même le vote ou l'inscription électroniques.

Plusieurs organismes électoraux ont maintenant leur propre site Web et dans les pays où un grand nombre d'électeurs disposent d'un ordinateur, les sites Web électoraux font partie intégrante de la stratégie corporative de service à l'électorat.

Les sites Web sont d'excellents mécanismes qui permettent de mettre de grandes quantités d'information à la disposition des électeurs. Les moyens médiatiques traditionnels, tels que les journaux, les dépliants, la radio et la télévision n'offrent que des moyens limités de publicité payée tandis que les organismes électoraux peuvent maintenant offrir une plus grande quantité d'information à l'électorat en mentionnant le nom de leur site Web dans leur publicité payée. Les sites Web peuvent être construits de façon à permettre aux usagers d'y puiser seulement la quantité d'information qu'ils désirent.

Les sites Web peuvent être interactifs en plus de transmettre des données ou de l'information. Ils offrent la possibilité de compléter des activités en ligne, comme remplir un formulaire d'inscription électorale, de voter (voir Systèmes de vote électronique et mécaniques) ou de soumettre des rapports de financement de campagne électorale. Il est également possible de télécharger et d'imprimer des formulaires, de les compléter et de les faire parvenir par la poste, surtout lorsqu'une signature est requise.

À la clôture du vote lors d'une élection, il est possible de publier les résultats en direct au fur et à mesure qu'ils sont disponibles. Vers la fin des années 1990, certains organismes électoraux ont commencé à éliminer leurs centres de dépouillement et de compilation en les remplaçant par leur site Web. Ce fut le cas de la Commission électorale de l'Australie lors de son référendum constitutionnel de 1999.

Les résultats d'élections peuvent être affichés sur des sites Web en chiffriers ou comme banque de données et permettent aux académiciens et aux chercheurs d'y avoir accès pour fins d'analyse et de recherche.

Les sites Web servent aussi à publier les données contenues dans les rapports de financement de campagne des candidats et des partis politiques qui, dans certains pays, peuvent représenter des centaines ou milliers de pages. La technologie de banques de données offre la possibilité d'effectuer des recherches pour sélectionner et extraire des données spécifiques de ces rapports.

Il est également possible d'établir des sites Web à l'usage interne d'un organisme, qu'on appelle «sites intranet» qui fonctionnent essentiellement de la même façon que l'Internet mais dont l'accès est limité aux usagers autorisés. Pour les organismes électoraux, ces sites internes peuvent offrir des ressources matérielles internes comme la liste des employés, des manuels d'utilisateurs, des programmes de formation, des banques de données et le registre des électeurs.

Conception d'un site Web

La facilité de consultation d'un site Web dépend largement de la façon dont il est structuré. En général, les usagers du Web ne sont pas tolérants et n'aiment pas les sites difficiles à télécharger, à comprendre ou à naviguer. Il existe plusieurs livres ou sites Web didactiques qui enseignent comment construire un site Web, mais il s'agit d'une technique récente qui est encore en évolution.

Les autorités électorales pourraient opter pour faire appel aux services de professionnels pour construire et garder à jour leur site Web ou utiliser leurs ressources internes à cette fin, mais il faut se rappeler que chaque option présente des avantages et des inconvénients. Les spécialistes externes sont plus en mesure de livrer un produit de qualité professionnelle, mais ne sont pas toujours empressés ou disponibles d'effectuer les mises à jour, et leurs services peuvent être dispendieux. D'autre part, les ressources internes, bien qu'elles n'offriront probablement pas la même qualité de travail que les spécialistes, seront sans doute plus disponibles pour effectuer les mises à jour plus exactes et plus rapidement, mais à un coût réduit.

Voici quelques conseils en vue de la construction et de la mise à jour d'un site Web électoral.

• On ne construit pas un site Web de la même façon qu'on publie un livre ou un dépliant parce que certaines techniques d'édition ne s'adaptent pas à un écran d'ordinateur et, de plus, un site Web offre plus de flexibilité qu'un texte d'imprimerie.
• Il faut restreindre au minimum le temps de téléchargement en évitant les illustrations ou graphiques complexes, sinon les usagers risquent de s'impatienter et de quitter le site.
• Les usagers doivent pouvoir trouver rapidement l'information qu'ils cherchent sans avoir à naviguer dans ce qui ne les intéressent pas.
• À moins que les usagers aient vraiment besoin d'informations complexes et spécialisées, le langage doit être clair et concis.
• Un site Web reflète la réputation de son propriétaire et il est très important de le garder à jour, sinon la crédibilité de l'organisme risque d'en souffrir.
• La tâche de mise à jour devrait être confiée à un membre du personnel ou à une unité donnée avec un degré de responsabilité précis.
• Il est important de suivre les règles d'usage conventionnelles des sites Web comme des liens évidents, une méthode de navigation simple pour faciliter la tâche des usagers et surtout leur éviter d'avoir à connaître des méthodes spécifiques à un seul site.
• Le site doit être accessible au moyen d'équipement et de logiciels courants.

Sécurité d'Internet

La sécurité d'Internet est de la plus haute importance pour un organisme électoral qui offre la possibilité d'y effectuer des activités, surtout comme le vote électronique. Ceci s'applique également au courrier électronique qui permet de transmettre des renseignements confidentiels. Même le site le plus simple devrait se protéger contre les possibilités de modifications non autorisées, les annulations de sites ou les renvois des usagers à des sites inappropriés.

La sécurité d'Internet soulève de plus en plus d'inquiétude au fur et à mesure qu'il évolue. La piraterie informatique devient de plus en plus fréquente et inquiétante. Il serait avantageux pour les organismes électoraux d'avoir recours aux services de spécialistes en sécurité d'Internet qui sont au courant des mesures sécuritaires.

Parmi ces mesures, il est possible de :

• coder les renseignements de façon à ce que seuls l'expéditeur et le destinataire puissent les décoder;
• protéger le site de manière à ce qu'un usager non autorisé ne puisse pas le modifier;
• doter les sites de mécanismes qui empêchent toute personne non autorisée à avoir accès

Courrier électronique

Le courrier électronique, aussi appelé communément courriel, est un élément distinct du Web mondial de l'Internet bien que les deux sont presque totalement intégrés pour permettre aux utilisateurs d'utiliser les deux fonctions simultanément. Le courriel permet à tous les utilisateurs d'Internet d'échanger des messages qui peuvent comprendre des textes ou toute autre forme de données pouvant être transmises par ordinateur comme des images, du son et même des fichiers électroniques ou des logiciels.

Chaque utilisateur de courriel dispose d'une adresse électronique qui est en principe une adresse URL et qui permet de recevoir des messages au bon ordinateur. Ces adresses sont activées par les fournisseurs du service d'Internet.

Le courriel est devenu un moyen de communication très efficace, rapide et peu coûteux qui permet de transmettre un message dans le monde entier en quelques secondes. Il est aussi rapide et normalement moins coûteux que le télécopieur tout en étant plus polyvalent. Contrairement au télécopieur, il n'est normalement pas nécessaire d'encourir des frais d'appels interurbains. Il est également possible de faire parvenir des messages simultanés à des destinataires multiples en utilisant des listes d'envoi. C'est un excellent moyen de transmettre des fichiers électroniques de données pour permettre à un nombre d'usagers partout dans le monde de partager et de traiter ces données.

L'accès au Web et au courriel a donné lieu au phénomène moderne de travail à domicile qui offre aux employés la possibilité de travailler à partir de leur résidence personnelle et de transmettre le résultat de leur travail électroniquement.

Technologie de bureautique

Dans de nombreux pays, les logiciels de bureautique pour utilisation avec les ordinateurs personnels sont devenus des outils indispensables aux organismes électoraux. Les machines à écrire ont été remplacées par des logiciels de traitement de texte, les livres comptables par des logiciels de chiffriers, les registres d'électeurs, les inventaires de matériel et les données sur le personnel établis sur papier par des logiciels de traitement de données et, enfin, les logiciels pour agendas électroniques ont remplacé les carnets d'agenda.

Depuis leur apparition au cours des années 1970, les logiciels les plus élémentaires mais encombrants de traitement de texte et de chiffriers, des versions beaucoup plus perfectionnées et fonctionnelles ont été mises au point vingt ans plus tard et ont abouti à une utilisation plus efficace du personnel de soutien en leur permettant d'accomplir eux-mêmes des tâches qui devaient auparavant être confiées à des spécialistes commerciaux.

Les logiciels d'éditique, par exemple, permettent de créer, à peu près sans formation, des publications de calibre professionnel, alors qu'auparavant la moindre tâche de composition devait être confiée à des typographes professionnels ou à des imprimeurs. Également, des logiciels de saisie de données et de chiffriers pour ordinateurs personnels de haute puissance permettent à des usagers non spécialisés de saisir, de garder en mémoire et de traiter des données alors que dans le passé ces tâches ne pouvaient être accomplies que par des programmeurs spécialisés et en utilisant des ordinateurs centraux puissants.

Types de logiciels de bureautique

Un ensemble type de logiciels de bureautique offrent la plupart ou la totalité des fonctions suivantes :

• le traitement de texte;
• les chiffriers;
• les banques de données;
• le logiciel d'éditique;
• la gestion de projets;
• la préparation de présentations;
• la gestion de fichiers électroniques;
• le courrier électronique;
• le navigateur Internet;
• l'édition sur Internet;
• les agendas électroniques;
• la gestion financière;
• la gestion des ressources humaines.

Il existe toute une gamme de livres, de revues ou de sites Web qui permettent de déterminer les systèmes de bureautique appropriés à chaque environnement de travail. Les logiciels de bureautique sont souvent accompagnés de l'équipement nécessaire, soit comme partie du contrat d'achat ou pour respecter les pratiques d'achats du gouvernement local.

Pour plus de détails concernant les applications les plus courantes de bureautique, voir :

• Traitement de texte
• Chiffriers électroniques
• Bases de données

L'usage des logiciels de bureautique

Il est préférable d'offrir une formation à tous les utilisateurs de la bureautique. Dans divers pays, on peut faire appel aux services de formateurs spécialisés, mais il se peut que certains organismes électoraux disposent déjà du personnel compétent pour offrir cette formation. La majorité des logiciels sont accompagnés d'un guide de l'utilisateur soit imprimé ou informatisé. Plusieurs offrent même un programme de formation dirigé sur écran au rythme de l'utilisateur.

Les logiciels modernes de bureautique sont très puissants et permettent aux utilisateurs d'accomplir les tâches les plus complexes. La bureautique permet à un organisme électoral d'accomplir entre autres les tâches suivantes :

• publier sur place la majorité de ses organes publicitaires, y compris des livres, des dépliants, des formulaires et des bulletins;
• rédiger, réviser et imprimer toute sa correspondance dans un format standardisé de l'entreprise, y compris son logo et ses couleurs;
• développer des textes de présentation par rétroprojection pour des colloques et des séances de formation;
• saisir, emmagasiner et utiliser les données du registre des électeurs;
• automatiser certaines activités du processus électoral, comme l'envoi et le retour des bulletins de vote par la poste;
• saisir et analyser les résultats du vote;
• emmagasiner et traiter les dossiers personnels des employés;
• automatiser et personnaliser des envois en série aux électeurs et au personnel;
• maintenir des inventaires;
• maintenir un site Web de l'entreprise et un intranet interne;
• planifier et superviser toutes les étapes d'un projet important;
• établir un système de gestion financière;
• envoyer du courrier électronique individuel ou à des groupes soit à l'interne ou à l'externe;
• partager des fichiers par réseau informatique.

Établissement de normes pour la tenue de fichiers

En raison de la popularité de la bureautique et du nombre croissant d'employés à l'intérieur d'un organisme qui partagent des systèmes et des fichiers, il est devenu nécessaire d'établir des conventions standardisées pour uniformiser la façon d'identifier et d'emmagasiner les fichiers électroniques.

En général, des fichiers électroniques sont classés dans des dossiers électroniques. Des dossiers peuvent également être regroupés comme sous-groupes à l'intérieur d'autres dossiers plus génériques. Ainsi, un dossier appelé «Finances» contenant les fichiers pour l'année financière en cours pourrait contenir également des sous-groupes de dossiers de l'année financière précédente tout comme de la suivante. Chacun de ces sous-groupes de dossiers peut même être divisé en dossiers appelés «Frais de gestion» et «Salaires».

Les dossiers devraient être établis de façon logique et facile à comprendre par tous les utilisateurs. Afin de conserver une logique uniforme, la création de dossiers pourrait être confiée et restreinte aux gestionnaires de systèmes.

Le titrage des fichiers devrait également suivre une certaine uniformité de logique. Jusqu'à la fin de la décennie 1990, la plupart des systèmes informatiques ne permettaient que des noms de fichiers comprenant dix caractères ou moins, suivis d'un point et d'un suffixe de trois autres caractères qui identifiaient le type de fichier. Ils ne permettaient pas non plus d'insérer dans les noms des espaces ou des lettres majuscules (ex. : «rapann99.doc»). Vers la fin de cette période, il est devenu possible d'avoir recours à des noms plus longs et d'y insérer des espaces, des majuscules et des minuscules pour obtenir des noms ou titres de fichiers plus clairs et complets (ex. : «Rapport annuel 1999.doc»).

Une bonne méthode voulant que les utilisateurs observent une certaine uniformité dans le titrage des fichiers et, plus important encore, qu'ils puissent les récupérer facilement est d'établir des normes de titrage. Il est également utile de créer des index de fichiers qui servent à offrir des détails sur le contenu des fichiers pour les récupérer plus facilement.

Mises à jour des logiciels de bureautique

Des mises à jour des logiciels standardisés de bureautique sont effectuées et publiées périodiquement, la plupart à intervalles de deux à trois ans. Souvent les mises à jour offrent des versions plus puissantes que les précédentes, ajoutent de nouvelles fonctions et solutionnent les bogues des premières versions. Il arrive souvent toutefois que les mises à jour elles-mêmes contiennent des bogues qui seront corrigés par la mise à jour subséquente.

Les mises à jour de logiciels peuvent être coûteuses et les organismes électoraux devront décider s'il est judicieux de se les procurer et à quel moment. Un bon moyen d'éviter ce problème est de louer le logiciel plutôt que de l'acheter et d'inclure une clause de mise à jour automatique dans le contrat de location.

Si les logiciels d'un organisme ne posent pas de problèmes, il n'est pas toujours judicieux de se procurer les mises à jour dès qu'elles deviennent disponibles. Il est parfois préférable de retarder la mise à jour jusqu'à ce que d'autres utilisateurs des dernières mises à jour aient décelé les bogues éventuels que les compagnies peuvent solutionner par des corrections de programmes.

Un organisme subira parfois des pressions pour faire une mise à jour de son système de bureautique, provenant d'autres organismes avec lesquels il échange des données et qui ont adopté les logiciels à jour. Il faut se rappeler qu'un logiciel mis à jour ou révisé peut traiter les données du logiciel précédent alors que l'inverse n'est pas toujours possible. Quand cette éventualité survient, la mise à jour peut devenir nécessaire.

Bien que dans certains cas il peut être judicieux de retarder la mise à jour d'un logiciel, dans d'autres cas la dépense peut être justifiée à cause des nouvelles caractéristiques que peut offrir une nouvelle version.

Traitement de texte

Les logiciels de traitement de texte sont probablement les applications informatiques les plus utilisées du monde des affaires. Les fonctions auxquelles elles peuvent être utiles à l'administration des élections sont nombreuses. À la base, les logiciels de traitements de texte ont remplacé les machines à écrire pour tape 4 des lettres, des rapports et une foule d'autres documents. Toutefois, la technologie moderne d'information permet au traitement de texte d'être beaucoup plus puissant et flexible que ne l'était la machine à écrire.

Contrairement à la machine à écrire, un logiciel de traitement de texte offre des capacités d'édition illimitées. Il permet de dactylographier un texte, de le déplacer en tout ou en partie, de le couper, le copier, le coller et l'effacer. Il utilise habituellement un presse-papiers électronique sur lequel du texte et des images peuvent être conservés temporairement après avoir été coupés du document d'origine jusqu'à ce qu'ils soient placés ailleurs. Tant que le texte copié demeure sur le presse-papiers, il n'est pas effacé du document d'origine. Il peut ensuite être copié ou placé à n'importe quel point d'un autre document. On peut déplacer du texte partout et le corriger à volonté.

La capacité de copier des textes offre une foule d'avantages. Elle permet de rédiger rapidement des documents volumineux en utilisant des textes et des images déjà existants et de les modifier, si nécessaire. On peut composer un texte d'intérêt multiple une seule fois et le copier dans divers autres documents sans avoir à le composer de nouveau. Les applications modernes de traitement de texte éliminent la tâche laborieuse de taper le même texte plusieurs fois lorsqu'on utilisait les machines à écrire.

Le traitement de texte simplifie énormément les tâches de correction ou d'édition d'un document, comme la possibilité de polir un volume en prose en y apportant un grand nombre de corrections sans avoir à le taper de nouveau.

Il est possible de faire des sauvegardes multiples de différentes versions d'un même document et de les récupérer au besoin. Ainsi, une personne peut modifier le texte écrit par quelqu'un d'autre, et le logiciel permet ensuite de comparer les deux versions et de signaler les modifications qui y ont été apportées.

En plus de ces capacités améliorées de composition et d'édition, un logiciel de traitement de texte permet également d'afficher du texte et des images sous de nombreuses formes qui n'étaient pas possibles avec les machines à écrire, comme les suivantes :

• écrire des textes en utilisant des polices diverses, de grosseur et couleur différentes;
• définir les marges et les taquets de tabulation à volonté;
• faire une vérification de l'orthographe et de la grammaire;
• trouver un texte spécifique;
• corriger les erreurs;
• utiliser et définir les interlignes, les bordures et le grisé;
• mettre des textes en relief en utilisant des caractères gras, l'italique, le soulignement, la couleur et le mouvement à l'écran;
• effectuer une numérotation automatique des pages, des paragraphes ou des alinéas à l'intérieur d'un texte;
• insérer automatiquement des points;
• imprimer des pages en disposition verticale ou horizontale;
• insérer des en-têtes et des notes en bas de page dans les documents;
• insérer dans les textes des photos, des images, des symboles, des graphiques et des images vidéo;
• créer et placer dans les textes des dessins à l'aide d'un logiciel de dessin;
• créer des tableaux;
• insérer des données et des images provenant d'autres logiciels, y compris des chiffriers et des bases de données;
• afficher à l'écran des liens hypertextes qui permettent à l'utilisateur de naviguer vers d'autres parties d'un même document, vers d'autres documents sauvegardés sur le disque dur, dans un réseau ou dans des sites Web d'Internet;
• créer des fusions de textes servant à rédiger des lettres et des documents en série adaptés aux destinataires mentionnés dans un tableau ou dans une base de données.

Les nombreuses mises à jour des logiciels de traitement de texte offrent de plus en plus de nouvelles fonctions possibles. Les plus modernes sont perfectionnées au point de permettre, grâce aux imprimantes à jet d'encre ou au laser de qualité supérieure, de créer des documents de calibre professionnel qui, dans le passé, devaient être confiés à des typographes professionnels ou à des imprimeurs. Elles ont abouti à une utilisation plus efficace du personnel de soutien en leur permettant de produire eux-mêmes des documents imprimés de meilleure qualité et en grande quantité.

Le traitement de texte peut servir à plusieurs tâches dans l'administration des élections. Pratiquement, toutes les tâches de rédaction de documents peuvent être accomplies par traitement de texte, y compris publier sur place la majorité des organes publicitaires, incluant des livres, des dépliants, des formulaires et des bulletins, rédiger, réviser et imprimer toute la correspondance dans un format standardisé de l'entreprise, avec son logo et ses couleurs.

Il existe toute une gamme de livres, de revues ou de sites Web qui permettent de déterminer les systèmes de traitement de texte appropriés à chaque environnement de travail. Ils viennent souvent accompagnés de l'équipement nécessaire, soit comme partie du contrat d'achat ou pour respecter les pratiques d'achats du gouvernement.

Il est préférable d'offrir une formation à tous les utilisateurs de traitement de texte. Dans divers pays, on peut faire appel aux services de formateurs spécialisés, mais il se peut que certains organismes électoraux aient déjà du personnel compétent pour offrir cette formation. La majorité des logiciels sont accompagnés d'un guide de l'utilisateur, soit imprimé ou informatisé. Plusieurs offrent même un programme de formation dirigé sur écran au rythme de l'utilisateur.

Chiffriers électroniques

Les logiciels de chiffriers ou tableurs sont très populaires pour effectuer des calculs mathématiques. Ils sont très utiles pour accomplir diverses tâches d'administration électorale.

Ils permettent à l'utilisateur de saisir des données disposées par colonnes et par rangées. Le point de rencontre d'une colonne et d'une rangée spécifiques représente une cellule dans laquelle les données sont inscrites. L'utilisateur peut insérer dans une cellule une formule qui servira à effectuer le calcul des données contenues dans les autres cellules. Le logiciel détermine automatiquement les résultats des calculs au fur et à mesure que les données sont saisies. Si l'utilisateur modifie les données à l'intérieur d'une cellule, le logiciel effectue le calcul de nouveau selon la formule indiquée et affiche le nouveau résultat.

Les chiffriers permettent d'exécuter toute une gamme de fonctions, partant de simples calculs mathémathiques et pouvant aller jusqu'à des analyses complexes des données. Dans l'administration électorale, ils sont souvent utilisés pour le calcul et la publication des résultats des élections, de même que pour conserver des données de comptabilité et en faire des analyses.

Les logiciels de chiffriers permettent de disposer des données brutes sous forme de graphique, une fonction très utile pour déterminer des tendances et pour préparer du matériel de présentation.

Les versions modernes de chiffriers peuvent exécuter plusieurs des fonctions de traitement de textes (voir Traitement de texte).

Ils permettent, entre autre, de déplacer, couper, copier, coller et effacer des données et des textes contenus dans les tableaux. Ils utilisent habituellement un presse-papiers électronique sur lequel du texte et des données peuvent être conservés temporairement après avoir été coupés du document d'origine jusqu'à ce qu'ils soient placés ailleurs. Tant que le texte ou les données copiés demeurent sur le presse-papiers, ils ne sont pas effacés du document d'origine. Ils peuvent ensuite être copiés ou placés à n'importe quel point du même document ou d'un autre. On peut déplacer du texte partout et le corriger à volonté. Il est également possible de faire des sauvegardes multiples de différentes versions d'un même document et de les récupérer au besoin.

Les logiciels de chiffriers ont la capacité d'afficher du texte et des images à peu près de la même façon qu'un logiciel de traitement de texte sous de nombreuses formes, comme les suivantes :

• écrire des textes en utilisant des polices diverses, de grosseur et de couleur différentes;
• définir les marges et les taquets de tabulation à volonté;
• faire une vérification de l'orthographe;
• trouver un texte spécifique;
• corriger les erreurs;
• utiliser et définir les interlignes, les bordures et le grisé;
• mettre des textes en relief en utilisant des caractères gras, l'italique, le soulignement, la couleur et le mouvement à l'écran;
• effectuer une numérotation automatique des pages;
• imprimer des pages en disposition verticale ou horizontale;
• insérer des en-têtes et des notes en bas de page dans les documents;
• insérer dans les textes des photos, des images, des symboles et des graphiques; et
• afficher à l'écran des liens hypertextes qui permettent à l'utilisateur de naviguer vers d'autres parties d'un même document, vers d'autres documents sauvegardés sur le disque dur, dans un réseau ou dans des sites Web d'Internet.

Les nombreuses mises à jour des logiciels de chiffriers offrent de plus en plus de nouvelles fonctions possibles.

Il existe toute une gamme de livres, de revues ou de sites Web qui permettent de déterminer les systèmes de chiffriers appropriés à chaque environnement de travail. Ils viennent souvent accompagnés de l'équipement nécessaire, soit comme partie du contrat d'achat ou pour respecter les pratiques d'achats du gouvernement.

Il est préférable d'offrir une formation à tous les utilisateurs de chiffriers. Dans divers pays, on peut faire appel aux services de formateurs spécialisés, mais il se peut que certains organismes électoraux aient déjà du personnel compétent pour offrir cette formation. La majorité des logiciels sont accompagnés d'un guide de l'utilisateur, soit imprimé ou informatisé. Plusieurs offrent même un programme de formation dirigée sur écran au rythme de l'utilisateur.

Les chiffriers sont surtout utiles pour analyser des données en deux dimensions, c'est à dire en colonnes et en rangées. Si, par ailleurs, on veut faire l'analyse de différents types de variables,ou lorsqu'il existe diverses relations entre les nombreuses variables, les bases de données relationnelles s'avéreront plus efficaces (voir Bases de données).

Bases de données

L'utilisation d'une base de données permet d'entreposer, de récupérer, d'afficher et d'analyser des données mais d'une façon plus avancée qu'avec un logiciel de chiffrier. Les logiciels de bases de données offrent un grand nombre de possibilités pour un organisme électoral. Ils lui sont utiles, par exemple, pour conserver les résultats de l'élection, la réglementation touchant les partis politiques et les candidats, le contrôle des inventaires et la gestion des lieux de vote, aussi bien que pour accomplir des fonctions de gestion des ressources humaines et de gestion financière.

Jusqu'à ce que des programmes puissants de bases de données soient inclus dans les logiciels de bureautique au cours des années 1990 et 2000, la programmation des bases de données était exécutée presque exclusivement par des programmeurs professionnels. Depuis ce temps, des logiciels plus conviviaux de bases de données ont vu le jour et permettent maintenant à l'utilisateur moyen de développer lui-même des bases de données relativement complexes sans posséder des aptitudes professionnelles d'informaticien. Ce progrès permet maintenant aux organismes électoraux de développer ses propres bases de données.

Les informations d'une base de données sont conservées sous forme de tableau contenant une ou plusieurs coordonnées et chaque coordonnée peut à son tour contenir un ou plusieurs champs. Chaque champ est habituellement relié à un type particulier de données. Un tableau intitulé «Personnel», par exemple, peut contenir les coordonnées de chaque employé. Pour chaque catégorie de coordonnées, divers champs peuvent indiquer le prénom, le nom, l'adresse, le numéro d'employé, le poste qu'il occupe et ainsi de suite.

Les renseignements conservés dans une base de données peuvent ainsi être analysés, mis à jour, effacés, affichés et imprimés par des commandes informatisées. Ces commandes sont habituellement transmises sous forme de requêtes. Une requête représente une quantité de directives que le système transmet au logiciel de base de données lui ordonnant d'accomplir une ou plusieurs fonctions. Par exemple, la requête pourrait demander au tableau «Personnel», de récupérer tous les employés nommés Martin et de les afficher dans l'ordre alphabétique des prénoms.

Les renseignements d'une base de données sont affichés dans un format graphique et selon un ordre convivial permettant à l'utilisateur de traiter les renseignements sans être obligé d'avoir recours au format limité de chiffrier qui utilise des tableaux. Les bases de données peuvent également générer des rapports électroniques ou imprimés soit à partir des renseignements compris dans les tableaux, ou à partir des renseignements fournis par les requêtes effectuées.

Il existe cinq types importants de bases de données :

• les bases de données à plein format (tableau unique);
• les bases de données hiérarchiques;
• les bases de données en réseau;
• les bases de données relationnelles;
• les bases de données par objets.

Les bases de données à plein format ressemblent aux chiffriers en ce que les renseignements sont disposés sous forme de listes. Leur manque de flexibilité limite leur utilité à des tâches relativement simples comme les envois par fusion de textes.

Les bases hiérarchiques présentent une structure en forme d'arbre selon laquelle chaque niveau de coordonnées se répartit en plusieurs autres catégories moins nombreuses. Leur flexibilité est également limitée parce qu'il leur est possible d'établir uniquement des liens simples entre les diverses catégories de coordonnées.

Les bases de données en réseau offrent plus de flexibilité en raison de la possibilité d'établir une multiplicité de liens entre des groupes de données.

Les bases de données relationnelles vont plus loin que les bases en réseau en ce qu'elles permettent d'établir des relations entre différents groupes de données afin d'exécuter des requêtes plus complexes. Par exemple, le tableau «Personnel», pourrait se relier au tableau «Poste», qui offre une description complète du poste qu'occupe chaque employé, puis le tableau «Poste», se relier au tableau «Salaires» qui indique la rémunération que pourrait recevoir chaque employé.

Finalement, les bases de données par objets offrent des caractéristiques semblables aux bases relationnelles, mais elles utilisent des structures plus complexes de données que l'on appelle des objets. C'est le type le plus flexible de bases de données.

La plupart des logiciels modernes de bases de données sont de la catégorie de base relationnelle ou par objets ou une combinaison de ces deux types.

Ils sont très puissants et permettent aux utilisateurs d'un organisme électoral qui ne possèdent que peu de connaissances de créer des bases de données peu complexes. En revanche, ils permettent également aux utilisateurs possédant plus de connaissances d'accomplir des tâches beaucoup plus complexes telles que :

• confectionner, maintenir et utiliser un registre des électeurs;
• informatiser certaines activités électorales comme le vote par la poste;
• faire la collecte, la saisie et l'analyse des résultats d'élections;
• conserver et traiter les coordonnées du personnel;
• informatiser des envois postaux personnalisés en grande quantité pour les électeurs et le personnel;
• maintenir des inventaires;
• consigner les renseignements concernant les candidats, simplifier l'impression des bulletins de vote, la préparation et la présentation des rapports de financement de campagne.

Technologie pour les cadres d'entreprise

Les cadres gestionnaires d'un organisme électoral peuvent également faire un usage efficace de la technologie. Plusieurs logiciels de bureautique peuvent être utiles pour les cadres gestionnaires (voir Technologie de bureautique).

Les diverses fonctions de gestion d'entreprise qui peuvent être facilitées par le recours à la technologie comprennent :

• les responsabilités de planification stratégique et opérationnelle;
• la gestion des projets;
• la gestion des ressources humaines, y compris la dotation, les dossiers personnels et la rémunération;
• la gestion financière, y compris les prévisions budgétaires, le contrôle des dépenses, les rapports financiers et la vérification;
• la gestion du matériel et des inventaires, y compris les achats, la gestion des contrats, et le contrôle des centres d'entreposage et de distribution;
• le contrôle et la gestion de l'informatique.

Les divers systèmes de gestion d'entreprise devraient idéalement être interreliés pour offrir un système global de gestion électorale. Les systèmes de planification devraient être reliés aux systèmes de gestion des projets pour être en mesure de s'assurer que les projets se développent tel que prévu dans les plans stratégiques et opérationnels. Les systèmes de gestion de projet pour leur part ont une incidence sur les systèmes de gestion des ressources humaines et financières et du matériel. Les logiciels utilisés pour la gestion du matériel et des inventaires devraient être reliés aux systèmes appropriés de gestion financière pour permettre de coordonner les fonctions budgétaires et les dépenses. Tous ces systèmes peuvent à leur tour se relier au système de gestion des ressources humaines pour permettre d'obtenir un aperçu global de tous les aspects de l'administration électorale.

L'interrelation de ces systèmes permet de s'assurer que le processus électoral se déroule efficacement, que le personnel est en place et qu'il dispose des moyens requis pour accomplir toutes les tâches. Les fichiers suivants traitent des diverses fonctions que la technologie électorale met à la disposition des cadres.

• Planification interne
• Gestion des projets
• Gestion des ressources humaines
• Gestion financière
• Gestion du matériel et des inventaires
• Contrôle et gestion des systèmes informatiques

Planification interne

Il existe divers logiciels qu'un organisme électoral peut utiliser pour l'aider à gérer son processus de planification.

Certains logiciels sont structurés de manière à assister la haute direction dans l'élaboration de son plan stratégique, à établir ses objectifs et à formuler sa vision. D'autres logiciels sont utiles aux cadres de premier niveau pour assurer une planification opérationnelle plus spécifique et plus détaillée en énumérant les tâches à accomplir et les normes de rendement.

Certains logiciels permettent de situer des tâches à l'intérieur d'un calendrier pour leur attribuer des échéanciers et pour s'assurer qu'ils sont respectés. Les logiciels peuvent signaler l'approche des échéanciers et convoquer automatiquement les personnes concernées par chaque projet à des réunions.

Gestion des projets

La gestion d'un projet d'envergure comme l'administration d'une élection est une entreprise complexe qui nécessite l'accomplissement de nombreuses tâches et les services d'un grand nombre de personnes. Des systèmes communs de gestion de projets comme la technique d'évaluation et de révision des programmes et la méthode du chemin critique (la méthode PERT) peuvent contribuer à une gestion efficace des projets.

De puissants logiciels standardisés peuvent contribuer au processus de gestion des projets. Ils permettent à l'utilisateur d'énumérer les tâches à accomplir, les ressources requises pour chacune, les échéanciers importants à respecter et ainsi de suite. Ces logiciels peuvent ensuite produire divers graphiques, des listes et des rapports facilitant l'assignation des tâches, l'évaluation des coûts, le contrôle des budgets, la gestion efficace des ressources disponibles et le respect des échéanciers.

Gestion des ressources humaines

La gestion des ressources humaines est un processus complexe qui peut être simplifié par une application technologique. Les logiciels permettent d'informatiser de nombreuses tâches routinières et d'emmagasiner une grande variété et une grande quantité de données associées au personnel. Ils peuvent offrir les possibilités suivantes :

• enregistrer les coordonnées de chaque employé;
• enregistrer les descriptions de tâche de chaque poste;
• maintenir les échelles des salaires;
• contribuer au processus de dotation en conservant des listes de noms des personnes qui ont postulé pour des emplois et noter les aptitudes spécifiques de chaque postulant, particulièrement lorsqu'un nombre élevé d'employés temporaires sont requis pour une élection;
• produire des offres d'emploi et d'engagement contractuel;
• conserver les détails des heures travaillées par chaque employé;
• faire le calcul des montants dus au personnel, comme les salaires, les heures supplémentaires, les allocations de déplacement et de subsistance, les primes de rendement et les contributions d'impôt et de fonds de retraite;
• initier les paiements aux employés autant sous la forme de virements bancaires automatiques ou par chèques;
• préparer des états de revenus et de retenues à la source pour fin d'impôt;
• conserver un état des congés acquis et écoulés.

Bien qu'il existe de nombreux logiciels standardisés capables d'accomplir ces tâches, les organismes électoraux doivent d'abord s'assurer qu'ils peuvent satisfaire à leurs besoins particuliers qui sont souvent complexes. Le programme qu'ils choisiront devra être suffisament flexible pour effectuer les tâches associées à l'embauche du personnel électoral temporaire. Il devrait permettre de respecter toutes les exigences législatives ou gouvernementales en matière de rémunération, des retenues à la source pour fins d'impôt ou de fonds de retraite, de même que les primes d'emploi et les allocations.

Gestion financière

Un organisme électoral peut utiliser des logiciels de gestion financière pour informatiser les nombreuses tâches de nature financière associées à l'administration électorale telles les tâches suivantes :

• préparer et faire le calcul des prévisions budgétaires reliées aux revenus et aux dépenses de même qu'évaluer l'actif et le passif;
• préparer les budgets et en exercer le contrôle;
• exercer le contrôles des dépenses;
• tenir compte des réclamations et des dépenses et informatiser le règlement des comptes;
• préparer les états financiers;
• simplifer le processus de vérification des états financiers.

Gestion du matériel et des inventaires

Un organisme électoral doit gérer une grande quantité d'accessoires et de matériels électoraux, une tâche lourde et complexe mais qui peut être facilement informatisée grâce à des logiciels qui permettent d'accomplir les fonctions suivantes :

• classifier le matériel requis par catégorie;
• calculer les quantités requises;
• identifier l'endroit exact d'entreposage de chaque article;
• identifier les utilisateurs de chaque article;
• évaluer les quantités en main et les quantités à commander.

Les logiciels peuvent aider au processus d'acquisition non seulement pour préciser les quantités à commander et les périodes de réapprovisionnement, mais également pour gérer les contrats. Ils peuvent faciliter la préparation des appels d'offres et des contrats tout comme la prise de décision, rendant plus facile et plus équitable l'évaluation des offres reçues.

Des logiciels de contrôle des inventaires peuvent être particulièrement utiles. Quand de grandes quantités de matériel sont entreposées, il est important de pouvoir les récupérer rapidement. Un système informatisé d'inventaire permet d'indiquer précisément l'emplacement de chaque article et, ce, beaucoup mieux qu'un système manuel.

Un système informatisé permet également d'exercer un contrôle sur la distribution et le transport du matériel. Cette fonction est surtout utile quand il est nécessaire de déployer le matériel en région ou dans les bureaux de vote.

Contrôle et gestion des systèmes informatiques

Un organisme électoral peut également exercer un contrôle de ses systèmes informatiques par un logiciel spécialisé conçu à cette fin.

Ce logiciel peut offrir des diagnostics, analyser le rendement et l'utilisation des systèmes et en faire rapport de même que signaler les problèmes qui doivent être solutionnés. L'utilisation croissante des systèmes informatiques rend de plus en plus importante la nécessité d'en exercer un contrôle de rendement permettant d'identifier le moment propice de procéder à des mises à jour des systèmes pour leur permettre de satisfaire aux besoins.

Pour plus de détails concernant la mise à jour des systèmes de technologie, voir «etc06».

Il importe de bien choisir un logiciel de contrôle et de gestion de l'informatique afin de s'assurer qu'il sera adapté aux systèmes utilisés. Avant d'en faire l'acquisition, il est bon de consulter des conseillers techniques qui ont des connaissances spécialisées dans ce domaine.

Technologie pour la réglementation des candidats et des partis

Les organismes électoraux peuvent avoir recours à la technologie pour les aider à administrer les règlements qui visent les candidats et les partis politiques grâce à divers logiciels de bureautique (voir Technologie de bureautique).

Les activités suivantes découlant de la réglementation qui touche les partis et les candidats peuvent être informatisées :

• l'établissement d'une base de données pour conserver toutes les coordonnées des partis fournis lors de leur enregistrement de même que celles de leurs membres;
• l'établissement d'une base de données pour conserver les renseignements recueillis lors des mises en candidature, et pour vérifier les renseignements des signataires des candidatures;
• la transmission aux partis politiques de renseignements provenant du registre des électeurs de même que de toutes les autres informations auxquelles ils ont droit;
• toutes les activités concernant le financement des campagnes, y compris le contrôle des dépenses et des contributions politiques des partis et des candidats et le remboursement de leurs dépenses, s'il y a lieu;
• la présentation par les candidats et les partis de leurs rapports de dépenses et de contributions et le traitement de ces rapports.

Les quelques fichiers qui suivent traitent plus en détail des façons d'utiliser la technologie pour les tâches reliées à la réglementation des partis et des candidats.

• Enregistrement des partis politiques
• Mises en candidature
• Transmission d'information aux partis
• Réglementation et rapports de financement de campagne

Enregistrement des partis politiques

L'enregistrement des partis politiques auprès d'un organisme électoral peut être facilité par une application de la technologie. Des logiciels peuvent être utilisés pour déterminer si un parti répond aux exigences d'enregistrement et pour maintenir le registre des partis.

Vérification des membres d'un parti

Dans plusieurs pays, il est nécessaire pour un parti de faire preuve d'un nombre minimal de membres pour être inscrit au registre des partis. L'organisme électoral peut vérifier le respect de cette exigence à l'aide d'un logiciel lui permettant de vérifier les coordonnées des membres.

Il s'agit d'abord de faire la saisie électronique des renseignements concernant les membres. Si les partis maintiennent déjà leur liste de membres en format électronique, celle-ci peut être présentée à l'organisme électoral sur disque ou par courrier électronique.

Dans d'autres cas, il sera nécessaire soit de faire enregistrer tous les détails dans une base de données ou dans des chiffriers par des préposés à la saisie, soit de les capter par un dispositif de lecture optique grâce à un logiciel de reconnaissance intelligente de caractères (RIC) (voir Lecteurs optiques). S'il est également nécessaire de capter les signatures ou les photos des membres, un logiciel de mémoire d'image peut être utilisé.

Lorsqu'une liste de membres est présentée sur papier et qu'il est nécessaire de capter les renseignements seulement d'un nombre aléatoire, on peut limiter la lecture optique à ce nombre pour économiser du temps et des efforts.

Une fois les données transposées en format électronique, il est possible de traiter et de faire la vérification des listes de membres à partir de la base de données ou des chiffriers. À partir de ces derniers, d'un système de traitement de texte et d'un rapport de la base de données, on peut ensuite produire des lettres par fusion de textes adressées aux personnes dont les noms apparaissent sur les listes, leur demandant de confirmer leur statut de membre. Les confirmations peuvent être notées dans la base de données ou dans les chiffriers jusqu'à ce que le nombre requis soit obtenu. En attribuant des codes à barres aux confirmations, la saisie peut en être simplifiée et accélérée.

Lorsque, en utilisant cette méthode, seul un nombre aléatoire de personnes doit être vérifié, la base de données ou les chiffriers peuvent extraire seulement le nombre de noms nécessaires.

Il se peut que dans certains cas la pratique de contacter les membres des partis ne soit pas appropriée. Si les listes contiennent la signature ou la photo des membres, l'organisme électoral peut, s'il a accès à un registre des électeurs ou à un registre national contenant la signature ou la photo, utiliser un système de technologie capable de reconnaître les signatures ou les caractéristiques biologiques pour confirmer l'identité des personnes sur les listes de membres.

Maintien des renseignements concernant les partis

Une fois qu'un parti est accepté, les détails qui le concernent sont habituellement consignés au registre des partis politiques maintenu par l'organisme électoral et ces détails doivent souvent être rendus publics. Un logiciel de base de données est idéal pour accomplir cette tâche, bien que de simples systèmes de traitement de textes ou de chiffriers peuvent aussi être utilisés.

Lorsque ces détails doivent être rendus publics, on peut le faire soit sur format imprimé ou électronique, et ils peuvent même être affichés sur Internet. Si le registre est complexe ou volumineux ou que les détails concernant les partis changent fréquemment, la base de données du registre peut être reliée à l'Internet pour permettre la mise à jour automatique des renseignements affichés.

Mises en candidature

La technologie peut aider les organismes électoraux à traiter les documents de mises en candidature. Dans plusieurs pays, la candidature d'une personne doit être appuyée par un nombre déterminé d'électeurs ou le candidat doit être parrainé par un représentant autorisé du parti enregistré qu'il représente, ou les deux. L'organisme peut utiliser une application technologique pour faire la vérification des documents de candidature.

Selon les circonstances, il peut être nécessaire de procéder à une saisie électronique des renseignements contenus dans les documents de candidature. Le candidat et les électeurs qui appuient sa candidature pourraient même fournir ces détails dans un format électronique, pourvu que l'organisme puisse leur fournir un logiciel préformaté sur disque, par courrier électronique ou par Internet.

Si les candidats ne sont pas en mesure de fournir les renseignements requis en format électronique mais que les renseignements doivent être mis en mémoire, cette tâche peut être exécutée par des préposés à la saisie de données qui enregistreront les renseignements dans une base de données ou dans des chiffriers. Une autre méthode est de les capter par un dispositif de lecture optique grâce à un logiciel de reconnaissance intelligente de caractères (RIC) (voir Lecteurs optiques). S'il est également nécessaire de capter les signatures ou les photos des membres, un logiciel de mémoire d'image peut être utilisé.

Une fois les données transposées en format électronique, il est possible de traiter et de faire la vérification des documents de candidature à partir de la base de données ou de chiffriers. À partir de ces derniers, d'un système de traitement de texte et d'un rapport de la base des données, on peut au besoin produire des rapports ou des lettres par fusion de textes.

Lorsqu'il est nécessaire de vérifier les détails apparaissant dans les documents de candidature, soit pour s'assurer que le candidat et les personnes qui appuient sa candidature sont des électeurs inscrits, soit pour vérifier que le représentant du parti qui parraine le candidat est autorisé à le faire, cette tâche peut être exécutée à même la base de données ou le chiffrier.

Si la procédure de mise en candidature est telle qu'il soit nécessaire de vérifier les signatures qui apparaissent dans les documents, l'organisme électoral peut, s'il a accès à un registre des électeurs ou à un registre national, utiliser un système de technologie capable de comparer les signatures. Lorsque seulement un nombre restreint de signatures doivent être vérifiées, il est relativement facile pour un préposé de comparer manuellement les signatures contenues dans les documents en regard de celles affichées à l'écran de la base de données. Si, par ailleurs, le nombre de signatures à vérifier est élevé, on peut utiliser un système de technologie capable de reconnaître les signatures pour confirmer l'identité des personnes qui ont signé les documents.

Une fois toutes les candidatures acceptées, les détails doivent souvent être rendus publics. Une version électronique de ces détails en facilitera grandement la publication en plus d'offrir d'autres avantages pour l'organisme électoral. Un logiciel de base de données permet non seulement de saisir les renseignements contenus dans les documents de candidature, mais aussi de les traiter et de les utiliser à d'autres fins. Si la base de données peut être reliée à d'autres systèmes, elle facilitera plusieurs tâches comme la préparation des bulletins de vote, la compilation des résultats du vote, la publication d'information et la gestion des bureaux de vote.

Lorsque les détails de candidature doivent être rendus publics, on peut le faire sur format imprimé ou électronique et ils peuvent même être affichés sur Internet. La base de données des mises en candidature peut être reliée à l'Internet pour permettre la mise à jour automatique des renseignements qui y sont affichés. .

Transmission d'information aux partis

La technologie peut servir à transmettre de nombreux renseignements aux partis politiques et aux candidats.

Données du registre des électeurs

La législation électorale de plusieurs pays requiert que l'organisme électoral mette des données de son registre des électeurs à la disposition des partis politiques enregistrés, aux députés et aux candidats. Cette tâche est relativement simple lorsque le registre est maintenu dans une base de données (voir Technologie pour l'inscription des électeurs).

Les données du registre des électeurs peuvent être fournies en copies imprimées ou en versions électroniques. La plupart des registres peuvent être volumineux, et vouloir en fournir des exemplaires imprimés ou sous forme de microfiches peut être encombrant et coûteux. En comparaison, des versions électroniques sont généralement plus pratiques et moins coûteuses à reproduire. Les versions électroniques peuvent être fournies sur des disquettes, des CD-ROM ou sur ruban magnétique ou encore par courrier électronique ou par Internet.

Les registres des électeurs sont souvent protégés par une législation concernant la protection de la vie privée en raison des renseignements personnels qu'ils contiennent. Les organismes électoraux doivent donc veiller à ce que la publication des registres faite aux partis, aux députés et aux candidats respecte la législation et les lignes directrices pertinentes et que ces renseignements ne fassent pas l'objet d'abus.

Le format dans lequel ces renseignements seront fournis dépendra de l'usage que les destinataires voudront en faire, de la quantité de données contenues et des moyens technologiques dont disposent les utilisateurs. Généralement, ils peuvent être fournis en format de traitement de texte, de chiffriers, de bases de données ou sous forme imposée. Il est d'usage d'offrir un choix de format aux utilisateurs en fonction des facilités à leur disposition.

En plus de fournir des données du registre des électeurs sous forme de liste, il peut être préférable (ou même obligatoire selon la législation) de les fournir en format modifié offrant la possibilité d'utiliser la bases de données pour exécuter des requêtes selon certains critères ou pour effectuer des envois généralisés ou par fusion de texte.

Renseignements généraux

La technologie permet également de communiquer rapidement aux partis politiques et aux candidats des renseignements de tous genres et en grande quantité par courrier électronique ou par télécopieur.

Lorsque les coordonnées des partis et des candidats sont en mémoire électronique, il est possible de leur expédier des communications génériques ou personnalisées grâce aux capacités de fusion de textes des lociciels de bases de données et de traitement de texte.

Réglementation et rapports de financement de campagne

Dans plusieurs pays, il existe des dispositions législatives régissant le financement des campagnes électorales des partis et des candidats. Certaines de ces dispositions visent la divulgation des contributions politiques, des dépenses et des dettes et prévoient un remboursement des dépenses de campagne des candidats et des partis. Dans certains de ces pays, la loi peut même imposer des limites à leurs dépenses. La technologie peut être utile à un organisme électoral ou à tout autre organisme concerné, pour administrer ces dispositions législatives en matière de financement de campagne.

Rapport des partis et des candidats

Les rapports de campagne des partis et des candidats sont souvent très détaillés et complexes et une application technologique peut largement simplifier la tâche de l'organisme électoral en lui permettant de consigner en mémoire les nombreux détails de ces rapports. La tâche des candidats et des partis sera également simplifiée s'ils sont en mesure de présenter leurs rapports électroniquement.

L'organisme désigné pour recevoir les rapports peut fournir aux candidats et aux partis un logiciel leur permettant de préparer et de présenter leurs rapports. En principe, ce logiciel prend la forme d'un formulaire électronique dont certaines cases doivent être remplies et il peut être distribué sur disquette, par courrier électronique ou être disponible sur Internet. Le logiciel peut être autodidactique afin de guider la personne qui remplit le rapport.

Dans les cas où les rapports ne sont pas présentés dans un format électronique, l'organisme concerné peut les consigner dans sa mémoire électronique en faisant une saisie des données ou en utilisant un dispositif de lecture optique.

Vérification des rapports de financement de campagne

Une fois la saisie électronique des rapports de financement terminée, un logiciel peut permettre d'en conserver les données, de les classer et de les vérifier. Les divers montants divulgués peuvent être totalisés afin de déterminer si les limites des dépenses et des contributions imposées par la loi ont été respectées.

Lorsque les dispositions législatives obligent différents groupes à faire rapport des transactions financières (par exemple, si les contributeurs aussi bien que les bénéficiaires doivent divulguer les montants des contributions), le système informatique peut comparer les montants correspondants. Le logiciel peut de plus signaler les diverses cases ou champs qu'il est obligatoire de remplir et fournir un rapport des données manquantes.

Les logiciels utilisés pour ces activités permettent de fusionner les données des rapports individuels pour fournir des aperçus des montants de même catégorie sur une base régionale ou nationale.

Là où la législation prévoit des remboursements de dépenses de campagne sur la base des dépenses réellement encourues, il est possible d'obtenir les montants à rembourser grâce à un calcul exécuté par les logiciels utilisés.

Publication des rapports de financement

L'organisme chargé de la vérification des rapports des partis et des candidats peut avoir l'obligation législative d'en publier les détails à l'intention du public et une application technologique peut encore être utile à cette fin.

L'enregistrement électronique et le logiciel de traitement des données peut permettre à l'organisme de publier les données dans un format uniforme et de les fusionner sur une base régionale et nationale. La publication peut se faire en différents formats, soit sur papier, sur CD-ROM, sur disque ou par Internet.

S'il est nécessaire de publier les rapports présentés sur papier, on peut, en plus d'en publier des photocopies, les saisir par lecteur optique et les rendre disponibles sur CD-ROM ou par Internet.

Technologie d'information des électeurs

Les organismes électoraux peuvent avoir recours à une grande variété d'applications technologiques pour informer les électeurs, y compris les suivantes :

• des exercices de simulation, de la formation sur place et des sites Web pour informer les électeurs sur la technologie électorale;
• des systèmes audiovisuels, y compris la radio, la télévision, les films, audiocassettes, vidéocassettes, les DVD, le cinéma, le laser/hologramme et les multimédias;
• le téléphone, y compris les services de renseignements téléphoniques, les centres d"appels et les services d'interprétation;
• le publipostage automatisé;
• l'Internet, incluant la publication par courrier électronique, la publication sur le Web et l'interactivité;
• les kiosques informatisés;
• l'éditique; et
• les applications technologiques pour les groupes ayant des besoins spéciaux, y compris ceux qui ont besoin d'interprétation linguistique et ceux qui ont une déficience auditive ou visuelle.

Les quelques fichiers qui suivent traitent plus en détail des façons d'utiliser la technologie pour les tâches reliées à l'information des électeurs.

• Information des électeurs sur la technologie
• Technologie audiovisuelle
• Le téléphone
• Publipostage direct informatisé
• L'Internet
• Kiosques informatiques
• L'édition
• Goupes ayant des besoins spéciaux

Information des électeurs sur la technologie

On peut avoir recours à des applications technologiques pour informer les électeurs des systèmes de technologie électorale qui les concernent. Le rôle de la technologie à cette fin comporte deux aspects, le premier étant de les informer sur la technologie qu'ils auront à utiliser lors d'une élection et le deuxième de les mettre au courant des autres applications technologiques qu'utilise l'organisme pour administrer le processus électoral et ce afin qu'ils accordent leur confiance à ces systèmes.

L'information concernant la technologie que les électeurs auront à utiliser peut être conçue comme un programme d'éducation de l'électorat. L'électeur moyen a très peu de contact avec l'organisme électoral et encore moins avec la technologie électorale. L'éducation des électeurs pour utiliser la technologie devrait préférablement avoir lieu au moment même de son utilisation et devrait être brève. L'éducation des électeurs la plus efficace est celle qui se fait le plus subtilement possible, sans même qu'ils s'en rendent compte (voir Formation des électeurs).

Lors de l'adoption d'une nouvelle technologie qui affecte les électeurs, il importe de les considérer parmi les intervenants et de tâcher d'obtenir leur confiance envers cette technologie. Cette situation nécessitera une vaste campagne de communication visant à informer les électeurs des changements envisagés (voir Éducation de l'électorat). Avant d'entreprendre un programme majeur d'éducation de l'électorat, il est souhaitable d'utiliser des méthodes d'étude du marché qui permettront de sonder l'opinion de groupes cibles envers le système proposé ou en effectuant un sondage auprès d'un échantillonnage de l'électorat.

Pour plus de détails sur les stratégies pour s'assurer l'acceptation d'une nouvelle technologie par l'électorat, voir Acceptation de la technologie.

Technologie audiovisuelle

Les organismes électoraux utilisent fréquemment les techniques de l'audiovisuel pour communiquer avec les électeurs. Les plus utilisées sont :

• la radio;
• la télévision;
• les audiocassettes et les disques compacts;
• les vidéocassettes;
• les DVD;
• le cinéma;
• le laser et les hologrammes;
• les multimédias; et
• l'Internet.

La préparation du matériel audiovisuel pour une distribution publique est une tâche qui exige des connaissances spéciales. L'organisme électoral qui considère un tel projet devrait avoir recours à des entreprises professionelles de publicité, d'audiovisuel et de radiodiffusion. Le coût de ces services justifiera la qualité du produit qui offrira des résultats hautement plus profitables qu'un projet de l'audiovisuel exécuté par des amateurs.

Pour communiquer avec les électeurs par des moyens technologiques, il est préférable d'avoir recours à une variété de techniques parce qu'en utilisant une seule application audiovisuelle, l'organisme électoral risque de ne pas atteindre suffisament de personnes lors d'une campagne d'information.

La télévision et la radio demeurent toujours les meilleurs moyens audiovisuels pour informer l'électorat, mais l'impact de ces moyens dépendra de l'écoute dont ils font l'objet dans la communauté.

Dans certains pays, la télévision a une plus haute cote d'écoute que la radio et atteint un plus grand nombre de personnes. Dans d'autres pays, c'est l'inverse. Les agences de publicité sont en mesure de conseiller sur les meilleurs moyens de communication pour atteindre la population et pour permettre à l'organisme électoral d'adopter les meilleurs moyens de diffusion de son information.

La radio

Plusieurs pays ont largement recours à la radiodiffusion dans le cadre de leur programme de publicité électorale. C'est un moyen peu coûteux qui permet de communiquer avec un vaste auditoire et qui offre l'avantage additionnel de pouvoir atteindre les personnes qui ne peuvent utiliser les médias imprimés soit pour cause d'incapacité physique ou d'analphabétisme.

La radio est principalement un moyen efficace dans les régions à diversité linguistique et culturelle parce qu'il existe de plus en plus de postes qui offrent une programmation diversifiée en fonction de la langue et de la culture. La radio est maintenant accessible mondialement par le biais de l'Internet et permet d'atteindre un auditoire encore plus vaste.

Pour transmettre des communiqués de nature électorale à un vaste auditoire, la radiodiffusion demeure un mécanisme des plus efficaces.

La télévision

Les organismes électoraux font une grande utilisation de la télédiffusion pour leurs campagnes de publicité. Tout comme la radio, elle permet de communiquer avec un vaste auditoire et est utile pour atteindre les personnes qui ne peuvent utiliser les médias imprimés soit pour cause d'incapacité physique ou d'analphabétisme. L'avantage d'utiliser des messages audiovisuels en fait un médium très puissant. Les annonces publicitaires à la télévision sont toutefois dispendieuses.

Les audiocassettes et les disques compacts

L'enregistrement de messages électoraux sur des audiocassettes et des disques compacts (CD) est un moyen relativement économique pour distribuer de l'information aux électeurs qui ont des besoins spéciaux ou qui n'ont pas accès à la diffusion radiophonique ou télévisée. Ils sont peu coûteux et largement utilisés partout.

Les informations enregistrées sur audiocassettes ou sur des CD peuvent être les mêmes que celles diffusées par la radio mais on peut en plus y ajouter beaucoup plus de détails à peu de frais additionnels, ce qui n'est pas toujours possible avec les annonces payées à la radio qui se limitent généralement à de courts messages d'une minute ou deux au plus.

Les messages transmis par audiocassettes ou par CD peuvent être adaptés à des groupes spéciaux, ce qui n'est pas pratique avec la radiodiffusion à cause des limites de longueur des messages et de leur coût et parce que les messages radiophoniques sont d'intérêt général. Ainsi, on peut inclure dans les audiocassettes et sur les CD des détails des publications électorales imprimées, à l'intention des électeurs qui ne peuvent pas lire pour cause d'analphabétisme ou de déficience visuelle.

Les vidéocassettes

Le rendement des vidéocassettes pour publier des informations électorales, en plus d'être le même que les audiocassettes et les CD, offre l'avantage additionnel d'inclure de l'information sous forme visuelle. Les informations peuvent être transmises en même temps par l'image et par le son. Des analyses d'efficacité des divers mécanismes de communication ont démontré que pour un bon nombre de personnes, le niveau d"apprentissage est plus élevé quand ils utilisent un mécanisme visuel plutôt que sonore, ce qui fait des vidéocassettes un moyen très efficace d'apprentissage.

L'information transmise par vidéocassettes peut, en principe, être la même et même plus que celle transmise par la télévision et, tout comme pour la radio, à un coût relativement moins élevé que celui des messages télédiffusés.

Les vidéocassettes sont particulièrement utiles dans les régions où les services de télédiffusion ne sont pas très bons et où la population fait un usage plus fréquent des vidéocassettes. L'organisme électoral devra cependant faire une distribution judicieuse de ses cassettes de manière à atteindre ses groupes cibles.

Les vidéos sont également un moyen très efficace d'éducation de l'électorat particulièrement au niveau scolaire et pour les groupes communautaires. On peut y avoir recours pour faire des présentations d'éducation électorale sur des sujets spécifiques dans les écoles, données par le personnel de l'organisme électoral ou par les enseignants locaux.

Les DVD

La technologie de vidéos DVD est relativement nouvelle et le nombre de personnes qui disposent de lecteurs de DVD en 2001 est encore restreint comparativement à ceux qui possèdent l'équipement pour utiliser les audiocassettes, les CD et les vidéocassettes. Les lecteurs de DVD deviendront sans doute plus courants avec le temps.

Comme médium transportable, les DVD offrent les mêmes avantages que les présentations par audiocassettes, par vidéocassettes et par les moyens de multimédias, tout comme le CD.

Le cinéma

Le cinéma représente un autre moyen possible de distribution de l'information électorale, tout comme la télédiffusion. Son efficacité dépendra évidemment de sa disponibilité comparativement à celle de la télévision et des autres médias.

Le laser et les hologrammes

Le laser et les hologrammes sont des applications technologiques spécialisées qui peuvent également être utilisées pour transmettre de l'information électorale aux électeurs. Ils servent à insérer des séquences dramatisées dans des présentations et des expositions dans des centres d'éducation électorale, par exemple lors de présentations de multimédias pré-enregistrées pour des groupes d'étudiants.

La Commission électorale d'Australie y a recours à son centre d'éducation électorale de Canberra pour imiter en miniature des présentateurs qui conversent avec des accessoires durant des présentations à des groupes d'écoliers.

Les multimédias

Le matériel de multimédia peut être distribué sur des CD-ROM, des DVD et par l'Internet afin de faire des présentations d'information électorale de manière plus interactive que par la radio, les audiocassettes, la télévision ou les vidéocassettes. Le matériel de multimédia qui se diffuse normalement par un ordinateur muni de haut-parleurs, utilise à la fois du son et des images fixes ou en mouvement de façon aussi flexible qu'au moyen d'un logiciel de présentation. C'est de plus un médium divertissant de présentation.

Contrairement au matériel présenté de façon linéaire à la télévision ou par vidéocassettes, le matériel de multimédia offre à l'utilisateur l'option de diffuser le matériel dans l'ordre préféré de l'auditoire.

Il est particulièrement adapté pour distribuer des informations complexes de même que pour l'éducation électorale en milieu scolaire. Étant donné qu'il est coûteux à développer, l'organisme électoral devra, avant d'y avoir recours, décider s'il représente un outil profitable.

L'Internet

À cause de sa popularité et de son accès répandu, l'Internet devient de plus en plus important comme moyen d'information électorale (voir L'Internet).

Le téléphone

Dans sa stratégie de communication avec les électeurs, un organisme électoral doit donner une place importante au téléphone comme moyen de communication.

Les centres d'appels

Lors d'un événement électoral, on peut établir des centres d'appels où des équipes de préposés peuvent répondre à de nombreuses demandes des électeurs. Il est possible de mettre des bases de données à la disposition des centres d'appels pour permettre aux préposés temporaires de répondre à des questions relativement complexes et de compiler des statistiques sur le nombre d'appels reçus par catégories distinctes.

On peut mettre à la disposition du public au niveau national des lignes téléphoniques sans frais pour la personne qui appelle et à taux réduit pour l'organisme électoral, et faire une vaste publicité du numéro qui devrait être facile à retenir.

Informations téléphoniques enregistrées

Des services téléphoniques d'information peuvent aussi être informatisés. Les électeurs peuvent composer un numéro et, avec un sélecteur à clavier, écouter des informations enregistrées. Au départ, un enregistrement offre un menu d'options et la personne qui appelle peut indiquer son choix en utilisant les touches numériques de son clavier. Ce système limite le nombre de préposés aux renseignements et les informations données sont uniformes. Une des options généralement offerte est de parler à un préposé si les informations enregistrées ne sont pas suffisantes. Ce procédé est particulièrement utile lorsque le nombre d'appels est élevé et qu'un grand nombre de personnes ont besoin des mêmes renseignements.

Au cours des années 1990, les organismes gouvernementaux et les entreprises commerciales de plusieurs pays ont adopté en grand nombre les lignes téléphoniques offrant des informations enregistrées. Cette pratique visait à réduire les coûts associés à l'embauche de nombreux préposés aux renseignements. Elle a toutefois soulevé un nombre considérable de critiques de la part des utilisateurs qui préfèrent parler à une personne plutôt qu'écouter des enregistrements.

Ces critiques peuvent être fondées lorsque les utilisateurs se voient obligés d'écouter un nombre interminables d'options avant d'obtenir l'information désirée ou de parler à un préposé. Pour éviter ces critiques, l'organisme électoral qui envisage l'adoption d'un tel système doit s'assurer que les menus d'options demeurent simples et que les utilisateurs qui désirent parler à un préposé ne soient pas obligés d'attendre jusqu'à la toute fin du menu d'options.

Services téléphoniques entre les élections

Entre chaque période électorale, le nombre d'appels téléphoniques à un organisme élecotoral sera probablement beaucoup moins élevé. Les appels à un numéro sans frais ou à des lignes offrant des informations enregistrées ne seront peut-être plus justifiés. Pour le public, le téléphone demeurera cependant un moyen important pour communiquer avec l'organisme électoral. Ce dernier devra continuer à offrir un service d'information téléphonique suffisant pour traiter des demandes de renseignements, même restreintes, possiblement en affectant quelques employés permanents à ces fonctions.

Technologie de téléphone intelligent

Autant entre les élections qu'en période électorale, diverses fonctions de la technologie de téléphone intelligent peuvent être utiles aux services de renseignements téléphoniques. La fonction de renvoi automatique d'appels évite que la personne qui appelle n'entende un signal de ligne occupée parce que chaque appel est acheminé vers le premier préposé qui devient libre. Même pour un organisme électoral qui maintien des bureaux dans différentes régions, ce procédé permet d'acheminer les appels dans n'importe lequel de ces bureaux dès que la ligne d'un préposé se libère. Il offre l'avantage de répandre le volume de travail à travers les différents bureaux et d'atténuer la pression sur le personnel tout en répondant aux appels plus rapidement.

On peut également mettre en service d'autres fonctions de la technologie de téléphone intelligent, tels que les répondeurs automatiques, le renvoi automatique d'appels et l'appel en attente. Il est bon de consulter les autorités du service téléphonique local pour déterminer si cette technologie est disponible.

La technologie de téléphone intelligent offre de plus en plus de fonctions sur les réseaux de téléphones cellulaires allant jusqu'à la capacité d'accéder à l'Internet et au courrier électronique.

Services d'interprétation téléphonique

Dans certains pays, il est possible d'offrir aux électeurs un service d'information à l'aide d'interprètes. L'électeur compose un numéro désigné et demande les services d'un interprète dans la langue de son choix. Une fois en communication avec l'interprète, l'électeur peut demander l'information désirée. Il se peut que l'interprète dispose déjà des informations requises mises à sa disposition par l'organisme qui l'embauche, sinon il peut initier un appel conférence entre l'appelant, l'interprète et un employé de l'organisme électoral capable de fournir l'information.

Un organisme électoral peut avoir recours aux services d'interprétation téléphonique pour compléter ses services d'information. Il peut publier le numéro du service d'interprétation dans ses organes publicitaires, accompagné d'instructions dans diverses langues.

Publipostage direct informatisé

Le publipostage direct informatisé est une autre application technologique qui permet à un organisme électoral de communiquer avec ses électeurs.

Cette application fonctionne grâce à une base de données ou à un chiffrier dans lesquels on peut enregistrer électroniquement des noms et des adresses. À l'aide d'un logiciel de traitement de textes ou d'un rapport de la base de données, des lettres personnalisées contenant les données appropriées sont préparées et adressées à des personnes spécifiques à partir d'une liste de diffusion électronique.

En classifiant les données selon des champs spécifiques, le courrier peut être personnalisé pour chaque destinataire. Ainsi, à la suite d'un remaniement des circonscriptions, un organisme électoral peut utiliser la base de données de son registre des électeurs pour aviser ces derniers du nom de leur nouvelle circonscription.

Le contenu des lettres personnalisées peut varier en fonction des critères que l'utilisateur insère dans le système. Dans l'exemple qui précède, les lettres ont été personnalisées pour indiquer la circonscription de chaque électeur. Dans des cas plus complexes, le texte des lettres peut varier en tenant compte des données contenues dans le répertoire d'adresses. Par exemple, on peut varier les normes en fonction des détails d'inscription électorale spécifique à chaque cas pour adapter la lettre de chaque électeur selon la catégorie d'électeurs du registre à laquelle il appartient.

En général, il sera possible pour l'organisme électoral de préparer lui-même des quantités limitées de lettres de cette façon. S'il est nécessaire toutefois de préparer des envois considérables, il peut être nécessaire de faire appel à un centre de distribution. Dans ce cas, il faudra mettre à la disposition de l'entreprise, par courrier électronique ou sur disque, la base de données concernée et les lettres modèles de fusion de textes, accompagnées des directives nécessaires pour effectuer les fusions. Il est cependant recommandé que l'organisme électoral vérifie les épreuves des fusions de textes avant que les lettres elles-mêmes soient imprimées et expédiées afin de s'assurer qu'elles ont été exécutées correctement.

Certaines de ces entreprises peuvent même être en mesure d'inclure des pièces jointes uniformes dans les envois, mais si les pièces jointes varient en fonction des destinataires, une programmation spéciale sera nécessaire. Par exemple, lorsque des pièces jointes spéciales visent les électeurs de circonscriptions spécifiques, l'entreprise peut avoir recours à des codes d'insertion informatisée pour expédier la pièce jointe appropriée.

L'Internet

Les sites Web sont d'excellents mécanismes qui permettent de mettre de grandes quantités d'information à la disposition des électeurs. Les médias traditionnels, tels que les journaux, les dépliants, la radio et la télévision n'offrent que des moyens limités de publicité payée tandis que les organismes électoraux peuvent maintenant offrir une plus grande quantité d'information à l'électorat en mentionnant le nom de leur site Web dans leur publicité payée. Les sites Web peuvent être construits de façon à permettre aux usagers d'y puiser seulement la quantité d'information qu'ils désirent.

Le Web peut être interactif en plus de transmettre des données ou de l'information. Il offre la possibilité de compléter des activités en ligne, comme remplir un formulaire d'inscription électorale, voter (voir Systèmes de vote électronique et mécaniques) ou soumettre des rapports de financement de campagne électorale. Il est également possible de télécharger et d'imprimer des formulaires, de les compléter et de les faire parvenir par la poste, surtout lorsqu'une signature est requise.

Les organismes électoraux doivent cependant veiller à ce que l'utilisation de l'Internet pour distribuer de l'information ne désavantage pas les électeurs qui n'y ont pas accès. Chaque fois que la chose est possible, des moyens alternatifs d'offrir les informations disponibles sur l'Internet doivent être mis à la disposition de ceux qui n'y ont pas accès.

Pour plus de détails concernant le recours à l'Internet pour fins électorales, voir Internet et dans le cadre de la technologie de communication, voir Internet).

Kiosques informatiques

Les kiosques informatiques sont un autre moyen de communication avec les électeurs que les organismes électoraux peuvent utiliser. Ils fonctionnent en principe comme les écrans d'affichage vidéo installés dans des endroits publics, tels que les centres commerciaux, les centres d'information du gouvernement ou les centres touristiques. Ils sont à la disposition du grand public.

Dans un kiosque informatique, les utilisateurs peuvent accéder à l'information et aux services offerts en touchant simplement les points actifs sur un écran tactile ou par les touches d'un clavier. Ces kiosques fonctionnent de manière semblable à un site Web interactif de multimédia. Ils peuvent offrir des messages audio, des textes, des images fixes, des images vidéo et de l'animation.

Ce moyen de communication peut transmettre une grande quantité d'information à peu près comme un site Web sans être relié à l'Internet. Les organismes électoraux peuvent utiliser les kiosques informatiques des gouvernements qui mettent à la portée du public de l'information sur plusieurs services de l'État, ce qui permet de partager les coûts d'installation et de maintien. Il est cependant préférable d'offrir des kiosques exclusifs au processus électoral.

Doté d'un clavier à touches, un kiosque informatique permet d'avoir accès à des services interactifs soit pour remplir des formulaires ou encore pour acquitter des comptes ou pour régler en ligne des infractions à l'aide d'une carte de crédit. Ils pourraient même permettre de vérifier si les coordonnées d'une personne (consignées au registre des électeurs par exemple) sont exactes.

L'édition

La publication assistée par ordinateur (aussi appelée «éditique») constitue un autre moyen auquel peut avoir recours un organisme électoral pour communiquer avec ses électeurs. Elle permet à des personnes sans connaissances spécialisées de créer des publications de calibre professionnel en utilisant des logiciels modernes de traitement de textes et d'édition. C'est un outil de publication attrayant et très économique.

Pour plus de détails concernant les utilités des logiciels de traitement de textes aux fins d'édition, voir La bureautique et Traitement de texte.

Goupes ayant des besoins spéciaux

La technologie peut également aider les organismes électoraux à communiquer avec les électeurs qui ont des besoins spéciaux, comme ceux qui ont une déficience physique ou intellectuelle, ceux ayant des origines culturelles ou linguistiques diverses, les électeurs des régions éloignées et les analphabètes.

Moyens audiovisuels

La plupart des techniques courantes de communications présentées sous la rubrique Technologie d'information des électeurs peuvent servir pour communiquer avec les électeurs ayant des besoins spéciaux. En particulier, les mécanismes à base d'enregistrement audio ou visuel (voir Technologie audiovisuelle) répondent en grande partie aux besoins des personnes qui ont de la difficulté à lire ou à comprendre les informations écrites. Certains de ces mécanismes, surtout les audiocassettes et les vidéocassettes, sont utiles pour rejoindre des groupes spécifiques qui ont des besoins spéciaux.

Services linguistiques

Il existe également des moyens technologiques qui peuvent faciliter la communication avec les électeurs dans plusieurs langues différentes.

Bien qu'il existe divers logiciels qui permettent de traduire des textes en plusieurs langues, ils ne sont peut-être pas adaptés aux besoins des organismes électoraux et à la complexité de la terminologie électorale. Il n'est pas tout à fait certain que ces logiciels soient adaptés aux besoins spécifiques de transmettre les informations de nature électorale et il est plus prudent de confier ces textes à des traducteurs.

Les informations électorales peuvent être publiées en plusieurs langues sous forme d'imprimés ou de matériel audiovisuel. La radiodiffusion multilingue lorsqu'elle est disponible est aussi particulièrement efficace à cette fin.

Lorsqu'on utilise des moyens de communication électroniques comme les sites Web ou lors de l'utilisation d'un système de vote électronique, il peut être possible de fournir l'information dans plusieurs langues particulièrement dans un environnement où une bonne proportion de la population parle plus d'une langue, autre que la langue officielle du pays. Les services d'information téléphonique informatisés peuvent également offrir l'information dans plus d'une langue (voir Le téléphone).

Services d'interprétation téléphonique

Dans certains pays, il est possible d'offrir aux électeurs un service d'information à l'aide d'interprètes. L'électeur compose un numéro désigné et demande les services d'un interprète dans la langue de son choix. Une fois en communication avec l'interprète, l'électeur peut demander l'information désirée. Il se peut que l'interprète dispose déjà des informations requises mises à sa disposition par l'organisme qui l'embauche, sinon il peut initier un appel conférence entre l'appelant, l'interprète et un employé de l'organisme électoral capable de fournir l'information.

Un organisme électoral peut avoir recours aux services d'interprétation téléphonique pour complémenter ses propres services d'information. Il peut publier le numéro du service d'interprétation dans ses organes publicitaires, accompagné d'instructions dans diverses langues.

Aide auditive

La technologie peut aussi aider les personnes qui ont une déficience auditive. En plus des prothèses auditives adaptées aux besoins spécifiques des personnes malentendantes, les téléphones peuvent être dotés d'amplificateurs du son pour permettre de communiquer avec les centres téléphoniques d'information.

Aide visuelle

Les personnes ayant une déficience visuelle peuvent aussi profiter de la technologie pour obtenir l'information dont elles ont besoin. Il existe des mécanismes permettant d'imprimer du matériel à gros caractère. Certaines juridictions électorales, comme l'État occidental de l'Australie par exemple, mettent des loupes ou des gabarits amplificateurs en plastique à la disposition des électeurs qui ont une déficience visuelle pour marquer leurs bulletins de vote.

Avec les techniques d'information électorale sur écran, les logiciels peuvent être adaptés pour grossir ou faire un zoom sur des textes ou des images.

Comme règle générale, l'organisme électoral qui met du matériel imprimé ou sous format électronique à la disposition des électeurs devrait prendre en considération les besoins des personnes qui ont de la difficulté à lire des textes en petits caractères et utiliser les caractères conventionnels que la plupart des personnes peuvent lire. Il est aussi important de choisir les caractères d'imprimerie les plus faciles à lire. Les spécialistes en imprimerie sont en mesure d'offrir des conseils à cet égard pour imprimer des publications.

Technologie de délimitation électorale

La technologie peut être un moyen très utile pour effectuer toute délimitation électorale, y compris le remaniement des circonscriptions. Les organismes électoraux ont à leur disposition des systèmes puissants de cartographie informatisée, tels que le système d'information géographique (SIG) pour les aider à accomplir les tâches de délimitation électorale.

Ces tâches de délimitation se regroupent en deux catégories, soit la délimitation des circonscriptions électorales et la délimitation administrative telles que les limites des sections de vote.

Délimitation des circonscriptions

La délimitation des circonscriptions part souvent du concept « d'une personne, un vote » pour équilibrer le principe de représentation, sans oublier les autres normes comme la communauté d'intérêt, les moyens de communication et l'étendue géographique. Le concept « d'une personne, un vote » oblige habituellement les organismes électoraux à s'assurer que le nombre de personnes ou le nombre d'électeurs inscrits dans chaque circonscription proposée respecte le quotient établi.

Cette méthode d'établissement des circonscriptions comprenant une proportion de la population ou un nombre d'électeurs déterminés peut représenter une tâche très complexe, surtout lorsque l'écart permis du quotient est restreint. La tâche est encore plus compliquée si l'on doit tenir compte de l'augmentation prévue de la population. Par exemple, pour la Chambre des représentants de l'Australie, le processus de remaniement des 51 circonscriptions de l'État de New South Wales oblige que le nombre d'électeurs inscrits pour chaque circonscription ne dévie pas du quotient établi (le nombre moyen d'électeurs à attribuer à chaque circonscription) des plus de 10 %. De plus, il exige que le nombre prévu d'électeurs dans ces circonscriptions d'ici trois ans et demi ne déviera pas du quotient de plus de 5 %.

Un système de technologie peut conserver en mémoire le nombre de personnes qui résident dans un secteur géographique donné et attribuer une série de ces secteurs géographiques à chaque circonscription. Des systèmes de délimitation « pointez et cliquez » permettent aux organismes électoraux de tracer les limites proposées sur des cartes géographiques numériques, puis les systèmes calculent automatiquement le nombre de personnes dans chaque circonscription proposée. Ils évitent les calculs manuels interminables du passé et permettent de considérer beaucoup plus de propositions que déjà.

Ces systèmes peuvent également faire les calculs de population projetée lorsque le processus de remaniement l'exige.

Limites administratives

Les limites administratives ne sont généralement pas déterminées selon le concept « d'une personne, un vote ». Elles peuvent être des limites de sections de vote qui font partie des circonscriptions et qui déterminent où les électeurs devront aller voter. Elles peuvent également être les limites de gouvernement local qui prennent en considération les limites des conseils municipaux plutôt que des limites basées sur la population.

Les limites administratives ne sont généralement pas établies en fonction des chiffres de la population qui réside à l'intérieur des circonscriptions comme l'exige le principe de représentation, mais la technologie peut tout de même être utile pour tracer ces limites et pour en produire des tracés géographiques ou d'autres documents connexes.

Systèmes passifs et non passifs

Des logiciels passifs de délimitation tracent automatiquement les limites en utilisant les critères reçus. Ils éliminent la prise de décision par les utilisateurs et s'en remettent exclusivement aux instructions enregistrées au logiciel pour produire un certain résultat. Bien que les systèmes de SIG continuent à se développer, les systèmes passifs demeureront d'utilité douteuse pour créer des circonscriptions libres de critiques, sauf dans les cas où l'emplacement des limites est de moindre importance.

Les systèmes non passifs pour leur part permettent aux utilisateurs de préciser les limites alors que le logiciel effectue les calculs nécessaires pour permettre de déterminer si la délimitation respecte les critères qu'impose le processus. Ces systèmes sont plus populaires parce qu'ils permettent aux utilisateurs d'établir des limites logiques à partir de leurs connaissances.

Des systèmes passifs et non passifs peuvent être utilisés conjointement pour produire des propositions de délimitation de base comme point de départ en vue d'arriver à un produit final.

Applications technologiques de délimitation

Diverses applications technologiques peuvent contribuer au processus de délimitation électorale :

• les bases de données afférentes démographiques, politiques et géographiques;
• la définition des secteurs de recensement et d'autres entités géographiques et le traitement de leurs données;
• les imprimantes de cartes géographiques;
• l'évaluation des résultats du remaniement et des résultats des élections qui suivent le remaniement.

Les fichiers qui suivent sous la présente rubrique traitent plus en détail des différents systèmes de technologie utiles au processus de délimitation.

• Délimitation des circonscriptions à l'aide du SIG
• Le SIG pour évaluer les propositions de remaniement
• Prérequis d'un logiciel de SIG pour un remaniement
• Décision d'adopter un SIG pour un remaniement

Délimitation des circonscriptions à l'aide du SIG

Un remaniement des circonscriptions électorales peut être effectué en utilisant des outils manuels comme des marqueurs ou crayons feutres de couleur, des cartes géographiques imprimées sur papier et des calculatrices, ou en ayant recours à de l'équipement d'informatique avancé et des logiciels de système d'information géographique (SIG). Bien que cette technologie ne change en rien la responsabilité de l'organisme responsable pour le processus lui-même, elle facilite considérablement la tâche d'administration du processus et met à la disposition de l'organisme les renseignements dont il a besoin pour considérer les différentes options et pour adopter un plan définitif. Lorsqu'on décide d'adopter la technologie de SIG, le premier geste à poser est d'établir une base de données.

Collecte des données

Toute une variété de renseignements sont nécessaires avant de procéder à un remaniement des circonscriptions, les deux premiers étant les chiffres de population et les cartes géographiques. Les données relatives à la population peuvent provenir d'un recensement démographique ou de l'inscription électorale. Ce sont les seules sources de renseignements qui permettent de créer des circonscriptions offrant une représentation équilibrée. Ces données, qui doivent être les plus récentes, doivent être disponibles pour des entités géographiques spécifiques. Il est également essentiel de disposer de cartes géographiques pour s'assurer que les entités géographiques attribuées aux circonscriptions sont adjacentes.

S'il est requis d'évaluer la portée politique des diverses propositions de remaniement, il faut alors disposer d'une troisième catégorie de données, soit les données à caractère politique. Il peut s'agir de renseignements qui déterminent l'appartenance politique des électeurs s'ils sont disponibles ou des résultats d'élections précédentes par sections de vote. Le recours aux données ou aux statistiques politiques dans le processus de remaniement permet à l'organisme responsable de prévoir les retombées politiques des diverses propositions possibles.

Les résultats des élections précédentes peuvent être utilisés pourvu qu'ils soient disponibles pour les mêmes entités géographiques que les chiffres du recensement démographique. Sinon, ils ne seront pas utiles, à moins que l'on puisse trouver une façon de les relier pour créer des entités géographiques auxquelles il est possible d'associer et les statistiques démographiques et les données politiques.

Données démographiques

Le processus de remaniement électoral doit considérer les données de recensement démographique parce qu'il se base sur des entités géographiques de population pour créer des circonscriptions relativement équilibrées démographiquement. Les données démographiques peuvent être puisées soit des chiffres de population totale résultant d'un recensement de la population, soit des données de l'inscription des électeurs. Donc, les chiffres de population des entités géographiques reflèteront ou la géographie de recensement démographique ou la géographie électorale qui, très souvent, sont les mêmes.

Dans le passé, la collecte et le calcul des chiffres de population étaient effectués manuellement, mais plusieurs pays ont depuis peu entrepris l'informatisation de cette tâche. Pour avoir recours à la technologie de SIG, les données démographiques (autant celles provenant d'un recensement que de l'inscription électorale) doivent être disponibles en format électronique et, de plus, chaque donnée géographique doit être associée à une entité géographique distincte.

Cartes géographiques

Pour procéder à un remaniement des circonscriptions, il est essentiel de disposer de cartes géographiques bien qu'il n'est pas toujours facile d'en trouver qui soient de qualité supérieure. Les cartes ordinaires comme les cartes routières, bien qu'elles puissent indiquer les limites de régions administratives telles que les comtés et les villes, n'offrent habituellement pas assez de détails pour tracer les limites des circonscriptions.

Si le remaniement s'effectue en fonction des chiffres de population, les cartes utilisées doivent montrer les limites des entités géographiques de recensement pour lesquelles les données démographiques sont disponibles. Si, par ailleurs, on a recours au nombre d'électeurs inscrits, les cartes géographiques doivent offrir les limites des sections de vote correspondant aux nombres d'électeurs inscrits. Les limites des circonscriptions existantes doivent également être disponibles sur des cartes pour être utilisées comme point de départ pour établir les limites des nouvelles circonscriptions.

Pour avoir recours à un procédé de SIG, les cartes géographiques doivent être numérisées et disponibles en format électronique. Dans certains milieux, l'organisme responsable du remaniement peut avoir accès aux cartes numérisées si le gouvernement a adopté un système national de cartographie numérisée et uniforme et s'il l'a mis à la disposition de l'organisme de remaniement. Les cartes numérisées peuvent être disponibles de divers ministères, soit celui des Transports, de la Santé, de la Planification des services ou des Ressources naturelles. Les organismes de services publics peuvent également disposer de cartes numérisées pour leurs besoins et pour fin de gestion de leurs services ou des télécommunications. Même certaines entreprises privées peuvent les utiliser aux fins de gestion de leurs ressources ou pour des études de marché.

Synthèse des données

Afin d'utiliser un procédé de SIG, il est nécessaire de créer une base de données une fois que les renseignements sont disponibles. Pour utiliser une telle base, les données spatiales ou géographiques doivent être reliées aux données démographiques de population. Les données spatiales doivent contenir les limites des entités géographiques qui serviront de base pour créer les circonscriptions. Les chiffres de population ou d'électeurs inscrits doivent également être disponibles pour chacune de ces mêmes entités géographiques. S'ils constituent des facteurs importants pour le processus de remaniement, les chiffres de population, par entité géographique, en fonction de la race, l'ethnicité, la religion ou la langue peuvent également faire partie de la base de données. Si le processus doit tenir compte des statistiques d'ordre politique, les résultats d'élections précédentes pour chaque entité géographique devraient également être saisis dans la base de données.

Choix d'une géographie de recensement ou de géographie électorale

Souvent, les régions géographiques utilisées pour un recensement de la population et pour la tenue des élections peuvent être les mêmes. Ce n'est toutefois pas le cas dans certains pays où il deviendra nécessaire de prendre certaines décisions. S'il y a lieu d'utiliser les résultats d'élections précédentes pour créer les nouvelles circonscriptions, on doit alors avoir recours aux entités géographiques électorales comme les sections de vote. Ces sections de vote pourraient ne pas coïncider avec les régions géographiques utilisées pour effectuer le recensement de la population. Si le processus de remaniement est basé sur les données du recensement, les entités géographiques utilisées pour le recensement devront servir au processus de remaniement.

Si la géographie électorale et les entités utilisées pour le recensement ne sont pas les mêmes, l'organisme de remaniement aura à prendre une décision. Les administrateurs électoraux ont souvent tendance à opter pour les entités géographiques électorales telles les sections de vote comme élément de base des circonscriptions afin d'éviter de modifier les limites de ces sections de vote. Les politiciens auront la même préférence essentiellement pour les mêmes raisons et parce qu'il leur sera plus facile de prévoir la portée politique des plans de remaniement proposés.

S'il est nécessaire de considérer conjointement les données politiques et les données de population et que les sections de vote et les entités géographiques du recensement ne sont pas les mêmes, il sera nécessaire de les fusionner, ce qui s'avérera une tâche considérable.

Une fois la décision arrêtée sur les entités géographiques utilisés pour déterminer les circonscriptions à créer, il sera alors possible de créer une base de données qui sera formée des données spatiales des entités géographiques adoptées tout comme des autres entités géographiques importantes comme les régions administratives des villes, des villages, ou autres. Ces données devront ensuite être reliées aux données démographiques comme les chiffres du recensement ou les résultats d'élections subséquentes.

Traçage des limites des circonscriptions

Une fois la base de données établie, l'étape suivante consiste à créer les nouvelles circonscriptions. L'organisme concerné pourra alors énoncer une proposition en attribuant des entités géographiques à des nouvelles circonscriptions ou en déplaçant des entités spécifiques d'une circonscription à une autre. La proposition est complète lorsque toutes les entités géographiques d'une région ont été attribuées à des circonscriptions et que ces dernières répondent aux critères préétablis. Ces entités peuvent être de superficie variée comme des comtés, des villes ou des villages ou encore des régions plus restreintes comme des secteurs de recensement ou des sections de vote.

Pour les décideurs, la tâche de modifier des circonscriptions déjà existantes peut être relativement facile, surtout si le but n'est que d'en équilibrer les chiffres de population. Toutefois, s'il s'agit de créer pour une première fois des circonscriptions ou s'il faut modifier considérablement le nombre des circonscriptions existantes, les décideurs auront un défi à relever.

Un remaniement représente un processus interactif en ce que les responsables attribuent une entité géographique à une circonscription, puis évaluent de quelle façon cette entité modifie le quotient de population et la superficie de la circonscription. La tâche de calculer la population attribuée à une circonscription peut paraître simple, mais ce n'est pas toujours le cas. Le déplacement d'une entité géographique d'une circonscription à une autre crée un effet de domino.

Bien que le processus de remaniement a traditionnellement été complété manuellement à l'aide de calculatrices, l'informatique et les logiciels de SIG peuvent automatiser la tâche pour permettre que chaque fois qu'une entité géographique est attribuée à une circonscription, une nouvelle carte géographique, les nouveaux chiffres de population et même les effets sur les résultats possibles d'élection peuvent apparaître immédiatement à l'écran de l'ordinateur. Ceci permet aux responsables du processus d'évaluer instantanément les effets de chaque geste et de chaque essai. Les propositions de remaniement peuvent ainsi être effectuées beaucoup plus rapidement et efficacement et leurs résultats évalués instantanément et avec beaucoup plus d'exactitude.

Le SIG pour évaluer les propositions de remaniement

Plusieurs pays ont établi des critères ou des lignes directrices que les responsables du remaniement des circonscriptions électorales doivent respecter. Très souvent, un de ces critères vise à créer des circonscriptions aussi égales que possible sur la base de la population qui y est incluse, tout en tenant compte de certains autres facteurs. Ces facteurs peuvent être reliés aux limites des entités administratives, aux frontières naturelles ou à d'autres éléments géographiques comme les régions éloignées ou les régions à faible densité de population. Souvent, la communauté d'intérêt des régions incluses dans les circonscriptions est également invoquée. Dans certains pays comme ceux en voie de développement, l'organisme responsable du processus de remaniement doit également tenir compte des moyens de transport et de communication. Tous ces facteurs font normalement partie du processus de remaniement.

Une autre série de facteurs qui sont souvent considérés dans ce processus peuvent avoir un effet important sur les circonscriptions créées. Par exemple, on peut imposer des critères visant à assurer que tous les partis politiques auront une chance égale d'être représentés tout comme les différentes races et les groupes ethniques, religieux ou linguistiques. Les pays qui entreprennent un processus de délimitation peuvent difficilement imposer des critères qui garantissent l'équité des résultats parce que des circonscriptions uninominales peuvent rarement répondre à ces exigences surtout lorsque le principe d'équité vise à établir une représentation proportionnelle ou quasi proportionnelle pour les partis politiques ou pour les groupes minoritaires.

Que les critères soient reliés au processus de remaniement ou à ses résultats, un logiciel SIG peut souvent permettre de savoir si les critères sont respectés.

Population équilibrée

La règle la plus fréquente d'un processus de remaniement est d'établir des circonscriptions aussi équilibrées que possible sur la base de la population. Un des principes fondamentaux de démocratie est la représentation de la population et, surtout dans les circonscriptions uninominales, cette règle vise à créer des circonscriptions à population égale. Des circonscriptions formées d'un nombre égal de population garantissent que tous les électeurs jouiront d'un droit égal pour choisir leurs élus. Par exemple, les électeurs d'une circonscription qui contient deux fois plus de population qu'une autre n'exerceront que la moitié de l'influence dont jouissent les électeurs de la circonscription moins peuplée.

Tous les pays ne visent pas à établir des circonscriptions à population équilibrée. Les Etats-Unis sont ceux qui appliquent le plus strictement le critère de population égale des circonscriptions et nul autre ne permet des écarts aussi minimes du principe « d'une personne, un vote » que les tribunaux américains ont imposé depuis le début des années 1960, le pays le plus près étant la Nouvelle-Zélande qui permet un écart de 5 % du quotient de population imposé.

D'autres pays, tout en attachant de l'importance aux circonscriptions équilibrées, ont opté pour d'autres critères tout aussi valables. Au Royaume-Uni, par exemple, on accorde plus d'importance aux limites administratives qu'à l'équilibre démographique des circonscriptions. Dans certains pays africains, c'est le besoin de donner une représentation aux diverses tribus qui prend le plus d'importance. Chaque pays doit peser ses besoins avant de déterminer quelle importance le critère de population égale doit prendre dans son propre processus de remaniement.

Quelle que soit l'importance que prend le principe de population égale des circonscriptions, il est essentiel de disposer de rapports démontrant la population totale de chaque circonscription contenue dans une proposition de remaniement pour déterminer si cette proposition respecte les critères de population. C'est dans cette fonction que le procédé de SIG peut très facilement fournir des calculs de la population attribuée à chaque circonscription de même que le pourcentage de déviation du quotient de population à respecter.

Considérations géographiques

Les lois de plusieurs pays obligent à considérer certains facteurs géographiques lors d'un remaniement des circonscriptions. Il existe deux catégories d'éléments géographiques dans un tel processus : les limites des entités géographiques et leur étendue ou leur forme. Les responsables d'un remaniement peuvent être obligés de considérer l'un ou l'autre de ces éléments ou les deux.

Les responsables pourraient devoir respecter les limites de comtés ou de municipalités tout comme les limites naturelles imposées par des caractéristiques topographiques telles des chaînes de montagnes, des rivières ou des îles. Il peut être nécessaire de considérer d'autres caractéristiques reliées à l'étendue géographique comme l'isolement d'une région, sa faible densité de population ou encore son accessibilité. De telles caractéristiques sont importantes pour des pays qui ont de vastes territoires à faible densité de population comme le Canada, l'Australie ou la Russie tout comme ceux qui se composent d'îles ou de circonscriptions isolées et difficiles à desservir. Certains autres pays doivent tenir compte également d'autres facteurs comme des circonscriptions géographiquement condensées.

Les logiciels SIG permettent d'avoir accès instantanément à des cartes géographiques des circonscriptions établies qui permettent aux responsables d'en visualiser la configuration et d'y superposer les frontières des régions administratives, politiques et naturelles afin de s'assurer qu'elles coïncident avec celles des nouvelles circonscriptions. En plus de permettre la production des cartes instantanément, les SIG peuvent compiler des statistiques sur la superficie ou même la forme des circonscriptions. Ils peuvent même, par exemple, calculer la superficie en milles ou en kilomètres tout comme la densité démographique.

Communauté d'intérêt

En raison de l'exigence habituelle d'établir des circonscriptions à population relativement égale, souvent les circonscriptions uninominales ne peuvent pas respecter les limites des entités géographiques comme les comtés et les villes ou les autres régions administratives. Ceci ne signifie toutefois pas que les pays qui procèdent à des remaniements de circonscriptions pour atteindre une représentation politique équitable ont ignoré d'emblée l'importance des communautés. Au contraire, de nombreux pays à circonscriptions uninominales persistent à attacher de l'importance aux communautés dans l'établissement de leurs circonscriptions en imposant le principe de la communauté d'intérêt.

Ce principe indique que les circonscriptions ne doivent pas être qu'un regroupement arbitraire d'un groupe de personnes rassemblées au hasard, mais qu'elles doivent plutôt être un rassemblement cohésif de personnes qui partagent des intérêts communs de représentation politique. La communauté d'intérêt de ces personnes peut être constituée de caractéristiques communes liées à leur histoire, leur culture, leur race ou à une variété d'autres intérêts communs.

Les logiciels SIG peuvent tenir compte de la communauté d'intérêt pourvu que les limites de ces communautés aient été informatisées et saisies dans la base de données du processus de remaniement comme une catégorie de limites à considérer. Cette tâche peut être simple lorsque les limites des communautés qui partagent un intérêt commun sont également les mêmes que les limites administratives ou que d'autres de régions spécifiques. Autrement, la tâche ne sera pas simplifiée.

Effets pour les partis politiques et pour les groupes minoritaires

Les critères d'un processus de remaniement qui visent à assurer une certaine équité pour les partis politiques et pour les groupes minoritaires ont un effet sur les résultats des élections plutôt que de faire partie inhérente du processus de remaniement lui-même. Les modes de scrutin qui sont fondés exclusivement sur des circonscriptions uninominales ne peuvent toutefois pas garantir une représentation proportionnelle ni même un nombre minimal de circonscriptions pour les partis minoritaires ou pour des groupes spécifiques de personnes sur la base de la race, de la langue ou de la religion. La raison est que les circonscriptions uninominales accordent inévitablement moins de sièges parlementaires aux partis politiques ou aux groupes minoritaires, sauf si ces groupes sont concentrés dans des régions bien définies ou que des dispositions législatives prévoient explicitement que ces groupes doivent jouir d'une certaine représentation parlementaire.

Une approche différente qui vise à augmenter la proportionnalité des circonscriptions uninominales est d'inclure dans la législation des dispositions en ce sens. Toutefois, les réformes législatives qui confient la responsabilité du processus de remaniement à une commission indépendante assurent rarement des résultats positifs. L'absence d'une influence politique dans le processus ne garantit pas que les résultats n'auront pas d'effets politiques. Elle ne fait que garantir que tout effet politique n'est pas intentionnel.

Il peut être possible, d'une façon efficace, d'atténuer l'effet politique d'une proposition de remaniement en prenant les mesures pour déterminer un tel effet avant même que le plan soit adopté. Si les données de nature politique telles que les résultats des élections précédentes sont saisies dans la base de données du remaniement, un logiciel de SIG peut faire les calculs pour déterminer quelles seraient les retombées politiques d'un plan en exécutant un nouveau calcul de ces résultats si l'élection avait été tenue sur la base des circonscriptions envisagées.

Évidemment, la possibilité de prévoir l'effet d'un plan de remaniement sur les partis politiques ne garantit pas par elle-même que le plan le plus équitable pour tous les partis sera adopté. L'équité totale ne sera assurée que si l'organisme responsable est totalement apolitique ou que si les personnes et les groupes concernés sont suffisamment renseignés pour exercer une certaine surveillance de l'organisme de remaniement. Par ailleurs, si l'organisme a ses propres intérêts politiques, qu'il est le seul à avoir accès aux données et qu'il jouit d'une pleine autonomie, le résultat du remaniement risque d'être teinté de partisanerie.

Cette possibilité est sans doute la raison pour laquelle la plupart des organismes responsables d'un processus de remaniement ne sont pas autorisés à tenir compte des retombées politiques possibles en formulant leurs propositions. Il est toutefois bon de noter que les partis politiques de leur côté ont souvent accès aux données qui leur permettent d'évaluer les retombées politiques d'une proposition de remaniement et qu'ils pourraient être tentés d'exercer des pressions sur l'organisme responsable lors des séances publiques. Cet exemple démontre qu'avant de décider si on doit avoir recours à un logiciel de SIG, il est important de considérer le processus de promulgation auquel le remaniement sera assujetti.

Prérequis d'un logiciel de SIG pour un remaniement

Trois éléments déterminent s'il est possible d'adopter un procédé de système d'information géographique (SIG) pour effectuer un remaniement des circonscriptions : l'équipement informatique et logiciels, données spatiales et autres et les utilisateurs. Il est également important d'acquérir des connaissances générales à l'égard du SIG, de ses avantages et de ses inconvénients et de s'assurer que les termes du mandat se prêtent à un tel procédé.

Équipement informatique et logiciels

Les logiciels de SIG peuvent fonctionner avec toute une gamme d'équipement, allant d'ordinateurs portables personnels jusqu'à des serveurs. Quel que soit l'équipement utilisé, certains éléments sont essentiels.

• L'ordinateur doit être doté d'une puissance adéquate pour supporter le logiciel et d'une mémoire capable d'emmagasiner un volume considérable de données.
• L'écran doit permettre de visionner les résultats sous forme de graphiques en couleur de haute résolution.
• Les pièces d'équipement comme les imprimantes et les traceurs numériques et les lecteurs numérisés (pour transposer des données écrites en format informatisé) doivent permettre de produire les documents nécessaires.

L'équipement requis est en fonction des logiciels adoptés. Certains ordinateurs ne sont pas compatibles avec certains logiciels et, inversement, certains logiciels pourraient dicter le choix d'équipement.

Les systèmes de SIG comprennent le système d'exploitation de même que certaines autres applications spécifiques comme Unix ou Windows NT de même que Arc/Info, Intergraph, MapInfo ou Maptitude ou encore des logiciels adaptés de SIG.

Évidemment, le coût est le facteur déterminant dans le choix de l'équipement et des logiciels. Dans plusieurs pays, surtout ceux en voie de développement, des contraintes budgétaires limiteront les options d'acquisition.

Les données

Les éléments requis pour utiliser une application de SIG incluent une base de données géographiques, de même que toutes les autres données connexes, principalement les chiffres de population qui sont essentiels à un remaniement électoral. La disponibilité et l'exactitude des données constituent des éléments d'une importance majeure, surtout sous forme numérique en ce qui concerne la cartographie. Les documents qui doivent être produits lors d'un remaniement effectué par un procédé de SIG nécessitent normalement des données géographiques numérisées et, plus souvent, la volonté d'affecter les ressources nécessaires à la création d'une telle base de données.

Le Census Bureau américain a produit des cartes géographiques numérisées et uniformes couvrant le pays au complet. Certains autres pays ont fait de même ou sont sur le point de le faire. D'autres, ont à peine entrepris une telle tâche ou ne l'ont pas fait encore. Par exemple, plusieurs des pays de l'ancienne Union soviétique n'ont pas établi de base de données cartographiques nationale pour une multitude de raisons comme l'étendue de leur territoire, les changements fréquents de leurs frontières, la tendance à la discrétion ou l'absence d'uniformité de leurs données.

L'usage des données informatisées et, par conséquent, le recours aux procédés de SIG sont très fréquents principalement en Amérique du Nord mais aussi dans une large mesure en Australie et en Nouvelle-Zélande. En Europe, cet usage est plutôt fragmentaire surtout à cause de l'absence de critères communs de cartographie, mais également à cause des différentes cultures d'application des SIG. En général, les pays du nord et de l'ouest de l'Europe ont adopté les procédés de SIG dans une plus grande mesure que ceux du sud et de l'est.

Le recours aux SIG est généralement moins fréquent dans les pays en voie de développement principalement à cause des limites liées au coût, à la formation des ressources humaines et à la disponibilité des données. De plus, ils ont très peu de connaissance de ces systèmes à cause de la lenteur de la technologie à s'implanter dans ces pays en général.

Bien que certains pays traditionnellement démocratiques reconnaissent les bienfaits des applications de SIG pour éviter les problèmes liés au gerrymandering (charcutage électoral), au principe des circonscriptions équilibrées en population et à la communauté d'intérêt, ce ne sont pas là des questions d'intérêt majeur pour les pays en voie de développement ou pour les nouvelles démocraties. Ces derniers pourraient tout de même bénéficier du recours aux SIG pour traiter les problèmes dus à la répartition de leurs territoires urbains et ruraux, aux transports, à l'habitation et à la pollution de l'environnement.

Les utilisateurs

Par utilisateurs, on entend le personnel spécialisé capable de faire fonctionner les applications de SIG, qui exigent une connaissance de ces logiciels. Les utilisateurs doivent également posséder des connaissances générales en géographie et de cartographie et des connaissances de base en informatique, toutes nécessaires à l'exécution d'un remaniement électoral.

La plupart des applications de SIG requièrent une formation spécialisée. Certains systèmes, spécialement ceux utilisés lors d'un remaniement, ne sont généralement disponibles qu'en anglais, ce qui constitue un inconvénient pour certains utilisateurs.

Décision d'adopter un SIG pour un remaniement

Les pays qui considèrent adopter un système d'information géographique (SIG) pour exécuter un remaniement des circonscriptions devraient d'abord peser soigneusement ses avantages et ses inconvénients. Il faut d'abord déterminer les raisons qui motivent son adoption et établir les objectifs qu'une telle application doit atteindre. On doit d'abord poser certaines questions.

• Quels seront les avantages d'un SIG et l'efficacité du remaniement en sera-t-elle accrue?
• Quels seront les coûts impliqués?
• Les avantages espérés justifieront-ils les coûts?

Les utilisateurs éventuels feraient bien d'effectuer une évaluation en profondeur des coûts et des bénéfices d'un tel système pour être en mesure de répondre à ces questions.

Coûts et bénéfices d'un SIG

Un SIG implique certains coûts directs, notamment :

• le système informatique et les programmes, y compris les ordinateurs, les logiciels standardisés et leurs mises à jour, les logiciels adaptés et l'entretien de l'équipement et des logiciels;
• les données, incluant leur encodage, la création de la base de données et sa mise à jour;
• les utilisateurs, soit l'embauche de personnes compétentes et leur formation;
• les économies réalisées grâce à un personnel réduit et à la réduction des tâches routinières et répétitives;
• l'accroissement de l'efficacité grâce à la disponibilité plus rapide de l'information et l'accès à de l'information plus variée et plus exacte;
• la production de documents de sortie nouveaux et de qualité supérieure tels que des cartes géographiques et des rapports.

Certains des coûts et des bénéfices, par exemple le coût d'acquisition du système et les économies de temps, seront relativement faciles à identifier et à évaluer. Les coûts et les bénéfices indirects seront cependant plus difficiles à évaluer bien qu'il importe de les considérer.

Les coûts d'une application de SIG varieront considérablement selon de la disponibilité des données en format électronique et de la nécessité de les encoder si elles ne le sont pas. Lorsque des cartes géographiques numérisées sont déjà disponibles pour tout le pays, les coûts d'adoption d'un SIG seront considérablement réduits. Toutefois, s'il est nécessaire de créer de toutes pièces une base de données de cartes numérisées et qu'il est impossible de partager le coût d'une telle entreprise avec d'autres organismes du gouvernement, les coûts nécessaires risquent de dépasser les bénéfices anticipés. Selon les circonstances, si les bénéfices justifient le coût, la décision la plus propice est probablement d'adopter un SIG.

Choix d'un logiciel de SIG

Une fois la décision prise d'adopter un SIG, l'étape suivante consiste à déterminer s'il y a lieu de développer ses propres logiciels, de faire l'acquisition de logiciels standardisés disponibles sur le marché ou encore l'acquisition de logiciels standardisés et de les adapter (par le personnel de l'organisme ou par des conseillers). Les logiciels standardisés seront sans doute moins coûteux et plus faciles à utiliser et à entretenir mais ils risquent de ne pas pouvoir exécuter certaines des tâches requises pour un pays donné.

Le choix du logiciel dépendra de plusieurs facteurs :

• de l'équipement requis pour le supporter, de sa capacité de stockage et de mémoire, de sa vitesse, etc.;
• du système d'exploitation requis par le logiciel;
• de la facilité d'utilisation du logiciel;
• de la disponibilité de la documentation connexe au logiciel (par exemple un guide de l'utilisateur et de la langue dans laquelle elle est disponible;
• de la formation des utilisateurs que le logiciel offrira;
• des mises à jour et de l'entretien que le fournisseur du logiciel s'engage à offrir;
• des fonctions que le logiciel peut accomplir;
• de la possibilité que les fonctions du logiciel répondent aux besoins;
• de la possibilité d'adaptation du logiciel et qui en sera responsable;
• du coût du logiciel.

En plus de pouvoir visionner le fonctionnement du logiciel lorsqu'il est en opération et de confirmer les besoins énumérés ci-dessus, il est important, avant de prendre une décision, de faire exécuter des tests de performance ou des projets pilotes. Ces tests peuvent être exécutés en soumettant à des fournisseurs potentiels une série de tâches que l'organisme vise à exécuter à l'aide du SIG, préférablement en utilisant des données de l'organisme. Les fournisseurs devraient être en mesure de démontrer que leur système accomplira les tâches envisagées. Cette approche nécessitera de la part de l'organisme qui envisage de faire une acquisition une bonne connaissance technique et il devra être très conscient de ses besoins; il s'agit d'une approche beaucoup plus efficace que de simplement visionner le fonctionnement du système ou de consulter les autres organismes qui l'ont déjà utilisé.

Mise en oeuvre d'un SIG

Une fois le système choisi, il peut être mis en oe]uvre. Même si le système lui-même ne présente pas de problème technique, il se peut que certains problèmes surviennent en raison de la façon avec laquelle il a été mis en oeuvre. Certains facteurs sont d'importance majeure pour réussir cette étape :

• une connaissance suffisante de la technologie de l'information et de l'utilisation des données informatiques et un engagement envers la technologie elle-même;
• une formation adéquate des ressources pour leur permettre de faire fonctionner et d'entretenir le système, d'exécuter l'encodage des données si nécessaire et de créer une base de données;
• la disposition de temps et de ressources suffisantes pour la création de la base de données et pour les tests nécessaires avant la mise en oeuvre.

L'introduction d'un SIG ne se limite pas simplement au choix du système approprié, à l'achat de l'équipement et à son installation. Elle exige l'existence et l'interaction complexe de certains éléments techniques et humains. C'est pour cette raison qu'il est important de bien planifier son adoption et sa mise enoe]uvre et de disposer du temps et des ressources requis pour assurer la transition efficace d'un processus manuel vers un processus informatisé de remaniement des circonscriptions. Sans ces éléments, il est fort probable que les échéanciers du processus ne pourront pas être respectés et que les propositions de circonscriptions ne seront pas aussi adéquates qu'elles devraient être. Les résultats et l'acceptation du processus lui-même risqueraient alors d'être entachés.

Technologie pour l'inscription des électeurs

Il est possible d'utiliser divers systèmes de technologie pour faciliter l'inscription des électeurs. Le processus d'inscription et des documents afférents représente une des tâches les plus importantes que doit exécuter un organisme électoral et celle-ci exige énormément de temps.

Plusieurs genres de systèmes de technologie peuvent contribuer à l'inscription des électeurs, notamment :

• des logiciels de bases de données capables d'accomplir plusieurs fonctions du processus d'inscription, surtout pour le stockage et le traitement des données;
• les sytèmes d'information géographique (SIG) utiles pour relier les électeurs à des entités géographiques et pour maintenir la qualité et l'intégrité des données;
• diverses applications de saisie de données, y compris l'entrée par clé de chiffrement, la numérisation par balayage, l'appariement des données et l'entrée interactive directe par les électeurs eux-mêmes au moyen de l'Internet, les kiosques d'ordinateurs, les écrans tactiles, les bandes magnétiques, la télévision et le téléphone;
• des systèmes d'identification comme la technologie d'image capable de capter et de reconnaître les signatures, des systèmes de signature électronique, de chiffrement ou d'encodage, de photographie, d'identification biologique et d'identification de la voix;
• la préparation des cartes d'identité comme les cartes contenant des photos, les cartes à puce intelligentes, les cartes magnétiques et les codes à barres;
• les ordinateurs en réseaux; et
• la production de matériel de sortie comme des listes d'électeurs, des CD-ROM, des rubans magnétiques, des fichiers électroniques et des publications par l'Internet.

Les fichiers qui suivent sous la présente rubrique traitent des divers systèmes de technologie qui peuvent faciliter l'inscription des électeurs.

• Choix de technologie pour l'inscription des électeurs
• Données géographiques d'un registre des électeurs
• Sources des données d'un registre électronique des électeurs
• Méthodes d'identification des électeurs
• Gestion électronique de l'inscription des électeurs
• "etl06"

Choix de technologie pour l'inscription des électeurs

La première considération avant d'adopter un système de technologie pour l'inscription des électeurs est de déterminer quelles données y seront enregistrées et quels matériels de sortie on espère en retirer. Cette analyse servira à décider quelles applications technologiques seront les plus aptes à répondre aux besoins de l'organisme électoral.

Les fichiers qui suivent traitent des facteurs à considérer avant de faire un choix des systèmes appropriés pour le processus d'inscription des électeurs.

• Identification des tâches informatisées à accomplir
• Relation entre le registre des électeurs et le système électoral

Identification des tâches informatisées à accomplir

Lors de la conception d'un système informatisé d'inscription des électeurs, il est important d'identifier les tâches du processus d'inscription que devra accomplir le système. Parmi les tâches possibles, mentionnons :

• identifier les moyens d'identification des électeurs admissibles et par le fait même éliminer la nécessité pour l'électeur de s'identifier lors du vote;
• préciser les critères d'éligibilité que devront remplir les candidats, éliminant par la même occasion la nécessité pour les candidats de prouver leur éligibilité lors des mises en candidature;
• identifier les mécanismes d'identification des membres des partis politiques afin de faciliter leur certification lors de l'enregistrement des partis;
• déterminer les mécanismes de contrôle de l'intégrité du registre des électeurs afin qu'il serve à prévenir les votes doubles et les substitutions de personne;
• la confection des pièces d'identité comme les cartes d'électeurs;
• plannifier la prise du vote en déterminant, à partir du registre des électeurs, l'emplacement des bureaux de vote et le nombre de préposés et la quantité de matériel requis à chacun des bureaux;
• fournir des listes d'électeurs aux bureaux de vote pour déterminer l'éligibilité des électeurs;
• identifier les électeurs qui ont ou qui n'ont pas voté lors des élections à partir des documents utilisés aux bureaux de vote, afin particulièrement de déceler les votes doubles et aussi d'identifier, pour les pays où le vote est obligatoire, les cas d'abstention;
• pour supporter un programme d'éducation de l'électorat en utilisant le registre pour communiquer avec les électeurs et afin de déterminer les caractéristiques démographiques des électeurs;
• tel que prévu par la législation, fournir des données du registre des électeurs aux partis politiques et aux candidats pour fins de campagne et pour assurer la transparence du processus d'inscription;
• pour fins de transparence, mettre les listes d'électeurs à la portée du public; et
• servir à d'autres fins comme l'établissement des listes de jurés et le partage des données avec d'autres organismes du gouvernement à des fins de sécurité et de fiscalité.

Ces diverses utilités du système d'inscription aideront à déterminer la manière dont les données seront conservées et traitées. Afin que le système puisse accomplir une gamme d'activités, les données d'un registre des électeurs doivent être enregistrées et conservées par des applications dans des bases de données électroniques.

Relation entre le registre des électeurs et le système électoral

Le système électoral d'un pays tout comme sa législation électorale détermineront quelles données devra contenir le registre des électeurs et à quelles fins elles serviront.

Les conditions d'admissibilité et d'inadmissibilité à voter sont généralement précisées dans la loi et la procédure de demande d'inscription énumèrera les démarches qu'un électeur doit prendre afin de prouver son admissibilité à l'inscription au registre des électeurs. L'électeur pourrait devoir fournir ses renseignements personnels en remplissant une demande d'inscription et en signant une déclaration d'admissibilité de même que présenter des pièces d'identité comme un certificat de naissance, un passeport ou un certificat de citoyenneté.

La plupart du temps, le système électoral dictera un processus d'établissement de circonscriptions électorales, ce qui obligera à inclure une fonction géographique dans le système électronique qui sera en mesure d'identifier pour quelle circonscription l'électeur sera inscrit.

Ces exigences démontrent l'avantage de maintenir les données du registre des électeurs dans un système électronique.

Les deux fichiers qui suivent traitent des diverses relations entre le registre des électeurs et le système électoral.

• Relation entre le registre des électeurs et le processus de vote
• Effets du processus d'inscription sur la technologie

Relation entre le registre des électeurs et le processus de vote

La loi électorale d'un pays déterminera à quelles fins servira le registre des électeurs lors de la prise du vote. Dans la plupart des cas, il servira dans les bureaux de l'organisme électoral et dans les bureaux de vote pour confirmer qui a le droit de voter. Ces exigences impliquent que le registre soit structuré de telle manière qu'il puisse être utile lors du vote. Il peut être en format imprimé sur papier dans un ordre logique pour permettre de repérer facilement les noms d'électeurs ou en format électronique accessible par ordinateur. Quel que soit le format, il devient nécessaire d'enregistrer et de traiter les données par un système de technologie.

La nécessité de noter le fait qu'un électeur inscrit au registre a voté déterminera la façon dont seront traitées les données. Lorsqu'il est nécessaire de maintenir aux bureaux de vote des listes des électeurs qui ont effectivement voté, soit pour déceler les cas de vote double ou pour signaler les cas d'abstention si le vote est obligatoire, il devient d'autant plus nécessaire d'effectuer l'enregistrement et le traitement des données par un procédé électronique.

Effets du processus d'inscription sur la technologie

Les dispositions législatives et la réglementation touchant les méthodes d'inscription des électeurs auront une incidence sur la manière d'utiliser la technologie pour l'inscription des électeurs.

La responsabilité d'inscription peut retomber sur l'électeur ou sur l'État. En d'autres mots, l'électeur peut être obligé de prendre l'initiative de s'inscrire ou il peut être automatiquement inscrit s'il apparaît dans un autre registre comme celui des personnes qui détiennent un permis de conduire ou dans un registre de recensement national.

Si la responsabilité incombe à l'électeur, il faut mettre sur pied un processus qui inscrit les demandes d'inscription dans le registre des électeurs. Un tel processus peut fort bien être exécuté manuellement, mais la nécessité de produire de nombreux matériels de sortie à partir des registres modernes des électeurs obligent pratiquement à traiter les demandes d'inscription au moyen d'une application électronique.

En revanche, quand la responsabilité d'inscription revient à l'État, le registre est généralement constitué à partir de bases de données provenant d'une autre source comme celle des personnes qui détiennent un permis de conduire ou qui apparaissent dans un registre de recensement national. Dans ces circonstances, il est pratiquement impossible de ne pas faire appel à une forme électronique de registre.

Nécessité d'établir l'identité de l'électeur

La législation électorale détermine habituellement quelles pièces d'identité un requérant doit présenter avant d'être inscrit au registre des électeurs. Il est donc nécessaire de maintenir un système pour tenir compte du fait que les pièces ont été effectivement présentées.

Bien que ces détails peuvent tout aussi bien être consignés dans un système manuel, une base de données électronique offre la possibilité de maintenir ces détails de façon beaucoup plus efficace.

Lorsque les détails d'inscription doivent être consignés pour être utilisés ultérieurement pour fins d'identification, une application technologique peut facilement les enregistrer et les conserver. Par exemple, on peut enregistrer les signatures des électeurs par un dispositif de lecture optique, des photographies peuvent être saisies et enregistrées par mécanisme de numérisation ou s'il est nécessaire d'enregistrer des données d'identité biologiques, on peut avoir recours à des logiciels pour déterminer si un électeur a voté plus d'une fois.

Types de registres des électeurs

Le type de registre prescrit dans la législation électorale déterminera le genre de système électronique d'inscription à adopter.

Un registre continu est constamment mis à jour en modifiant les données ou en ajoutant des inscriptions et ce registre est utilisé pour chaque élection successive. La sauvegarde des renseignements dans une base de données est la manière la plus efficace de maintenir un registre continu. La base de données permet facilement d'apporter des changements et de faire de nouvelles inscriptions tout en permettant de consulter les changements qui y ont été apportés.

Certains pays adoptent la forme de registre périodique établi pour chaque événement électoral ou pour ceux qui ont lieu à l'intérieur d'une période donnée. Pour chaque élection subséquente, les électeurs doivent s'inscrire de nouveau et les inscriptions antérieures ne sont plus valides. Un registre périodique pourrait être constitué manuellement étant donné qu'il n'est pas nécessaire d'y apporter des mises à jour comme pour un registre continu, mais on peut tirer de nombreux avantages à enregistrer et à maintenir les données dans un système informatisé.

Dans certaines juridictions électorales, aucun registre des électeurs n'est maintenu. Les électeurs présentent une demande d'inscription et reçoivent une carte d'électeur comme preuve d'admissibilité à voter sans que les renseignements qui les concernent soient inscrits dans un registre global. Dans de tels cas, il n'existe pas de nécessité d'enregistrer électroniquement les données puisque les avantages qui découleraient d'un registre ne sont d'aucune utilité. La seule application technologique utile à ce genre de processus d'inscription pourrait être associée à la préparation des cartes d'électeurs.

Données géographiques d'un registre des électeurs

Un registre des électeurs contient essentiellement deux types de données, soit celles concernant les électeurs et celles à caractère géographique. Les données géographiques sont un élément important du registre.

Les données géographiques servent à plusieurs fins dont les suivantes :

• enregistrer l'adresse des électeurs;
• identifier et enregistrer les limites des circonscriptions;
• déterminer et noter la circonscription de chaque électeur;
• maintenir un registre des adresses résidentielles et non résidentielles;
• signaler les cas d'inscriptions trop nombreuses à la même adresse pour permettre d'analyser les cas possibles de fraude ou les inscriptions devenues non valides;
• identifier les adresses sans inscription et les endroits à forte mobilité à cibler lors d'une campagne d'inscription;
• effectuer des analyses du registre à partir d'imprimés tels que des listes de noms et d'adresses en ordre de rues pour permettre de faire effectuer des visites à domicile par des réviseurs et de faciliter des envois de correspondance;
• préparer diverses listes d'adresses imprimées ou en format électronique pour comparer avec des bases d'adresses obtenues d'autres sources ou pour fournir des listes de publipostage à d'autres organismes.

Les données géographiques d'un registre des électeurs peuvent être entreposées de diverses façons.

Registre alphabétique des noms

Il n'est pas nécessaire que le registre des électeurs dispose d'une base de données distincte contenant exclusivement des données géographiques pour être efficace. La base géographique du registre pourrait n'être rien d'autre que l'ensemble des adresses individuelles des électeurs apparaissant déjà au registre. Il s'agit alors d'un registre dressé par ordre alphabétique des noms d'électeurs et dans lequel les adresses apparaissent dans un des champs associés à chaque électeur.

Un registre alphabétique n'est pas un moyen efficace de maintenir des données géographiques. Vu que plus d'un électeur peuvent résider à la même adresse, un registre alphabétique finit par contenir plusieurs répétitions des mêmes adresses. Dans un registre contenant des milliers ou des millions d'électeurs, le volume des données sera inutilement élevé et le rendement des systèmes informatiques sera diminué.

Ce type de registre n'offre pas à l'organisme électoral la fonctionnalité d'un registre géographique en fonction des adresses, qui est utile pour identifier les adresses erronées et pour déceler les inscriptions frauduleuses. Il n'offre pas non plus la flexibilité d'accomplir d'autres tâches électorales en fonction des adresses comme le remaniement des circonscriptions et la révision du registre.

Registre géographique par adresses

Un registre géographique par adresses enregistre habituellement les adresses dans une base de données distincte de celle qui contient les noms des électeurs. Chaque adresse est identifiée par un code unique qui relie l'adresse à l'électeur approprié inscrit dans la base de données des noms.

Ce type de registre offre plusieurs bénéfices. Il réduit considérablement le volume des données puisque chaque adresse n'y est mentionnée qu'une seule fois, contrairement à un registre alphabétique dans lequel une adresse est répétée autant de fois qu'il y a d'électeurs qui y résident. En présumant que le registre d'adresses est exact, il devrait permettre que les électeurs ne soient inscrits que pour des adresses valides ou résidentielles. Il permet de plus d'accomplir d'autres tâches électorales en fonction des adresses comme le remaniement des circonscriptions et la révision du registre.

Systèmes d'information géographique (SIG)

La forme la plus simple de registre géographique est celui qui contient une liste des adresses en fichiers texte. Il peut être sous la forme d'une liste des adresses contenues dans une base alphabétique (tel que décrit plus haut) ou d'un registre basé essentiellement sur les adresses, qui offre plus de fonctionnalité.

Un système SIG pour sa part est un logiciel plus complexe qui contient des adresses en fichiers texte en même temps que d'autres données géographiques et spatiales comme des cartes géographiques, des photographies aériennes, des plans d'édifices tout comme les coordonnées de n'importe quel point de la terre.

Apparus au cours des années 1960, les systèmes SIG sont des outils de travail informatisés utilisés en cartographie pour analyser des données spatiales. Ils permettent aux utilisateurs d'intégrer les données, produire des cartes géographiques, analyser des scénarios et solutionner des problèmes complexes d'aspect géographique. La technologie de SIG a été utilisée à de nombreuses activités telles que la gestion de l'environnement et des ressources naturelles, la planification de l'infrastructure des moyens de transport et des services publics, les services gouvernementaux, l'affectation des ressources militaires et la planification des mesures de sécurité.

Cette technologie peut être d'utilité variée à l'administration électorale, entre autres pour effectuer un remaniement des circonscriptions et en tracer les limites (voir Technologie de délimitation électorale).

Collecte et gestion des données géographiques

L'exactitude d'un registre géographique correspond à la qualité des données elles-mêmes, mais les données qu'utilisera un organisme électoral devront être celles dont il dispose. Certains pays disposent de sources gouvernementales ou commerciales bien établies pour faire la collecte et l'informatisation des données géographiques et l'organisme électoral pourrait lorsque c'est possible profiter de ces données. Autrement, il devra mettre sur pied sa propre procédure de collecte des données qui pourrait être la suivante.

Une base élémentaire de données géographiques peut être instituée à partir des adresses incluses dans le registre que les électeurs ont fournies eux-mêmes. Si le registre est fiable, ce premier pas sera un point de départ seulement. Par contre, un registre géographique à partir exclusivement des adresses fournies par les électeurs peut présenter des problèmes. La base ne sera pas complète parce que, même si le vote est obligatoire, il pourrait exister des adresses résidentielles pour lesquelles aucun électeur n'est inscrit. Elle pourrait contenir des erreurs parce que les électeurs n'utilisent pas toujours leur adresse officielle ou complète lors de leur inscription. Par exemple, les électeurs peuvent indiquer leur localité de façons différentes pour une même adresse. Fait plus important, il ne sera pas possible, à partir des adresses inscrites au registre, de déceler les adresses frauduleuses à cause de l'absence de moyens de vérification.

Dans certains cas, il peut être possible de se procurer ou même d'acheter une ou plusieurs bases d'adresses complètes d'autres organismes gouvernementaux (les gouvernements locaux en possèdent souvent) ou d'entreprises commerciales. Ces bases peuvent ensuite être fusionnées en une seule à des fins électorales. Le fusionnement de bases de différentes sources peut toutefois être difficile. Des normes précises et uniformes d'utilisation des données géographiques peuvent faciliter la tâche, mais même là les différentes façons d'identifier les repères (comme les rues) et des systèmes différents de numérotation d'adresse peuvent alourdir considérablement la tâche de fusionner des bases diverses.

On peut utiliser des logiciels existants ou en faire développer pour aider à fusionner des données géographiques, qui effectueront des appariements pour identifier les données doubles ou pour signaler les anomalies.

Il pourrait même être nécessaire de faire faire des recherches sur le terrain par un personnel temporaire qui se déplacerait à travers les localités pour vérifier l'exactitude des adresses comprises dans le registre et pour signaler celles qui n'y sont pas. Une saisie des résultats peut ensuite compléter le registre d'adresses.

Une fois le registre constitué, il faut le maintenir et le gérer. Les données devront être constamment mises à jour pour tenir compte des nouvelles habitations et des démolitions. Les adresses peuvent subir des changements à la suite de modifications apportées aux édifices. Lorsque la chose est possible l'organisme électoral devra pouvoir compter sur des partenariats avec d'autres organismes du gouvernement pour lui signaler les adresses nouvelles ou modifiées.

Il peut arriver que l'organisme électoral soit mis au courant d'une nouvelle adresse pour la première fois lors de l'inscription d'un électeur. Dans ce cas, il devra vérifier l'exactitude de cette adresse auprès des autorités concernées.

Géocodage et information spatiale (GIS)

Tout point sur la terre peut être défini par code géographique ou par information spatiale. Les codes géographiques les plus courants sont les coordonnées de latitude et de longitude. Il existe divers systèmes de géocodage. L'organisme gouvernemental responsable pour la cartographie peut aviser un organisme électoral du système utilisé dans le pays.

Chaque adresse d'une base géographique peut être géocodée. Ces codes sont très utiles lorsque vient le temps de faire l'appariement des adresses fournies par d'autres organismes qui utilisent les mêmes codes. Ils peuvent également servir pour localiser des adresses sur des cartes géographiques et pour déterminer la circonscription des électeurs en se guidant sur les codes géographiques contenus à l'intérieur de chaque circonscription.

Systèmes mondiaux de radiorepérage (SMR)

Les systèmes SMR dont des mécanismes qui peuvent identifier l'emplacement précis de l'utilisateur. Ils fonctionnent grâce à la transmission par satellite pour repérer tout point sur la terre. Pour les besoins d'un organisme électoral, le système SMR peut être utile aux travailleurs sur le terrain pour déterminer l'emplacement précis d'une adresse afin de lui attribuer un code géographique dans le registre d'adresses.

Catégories spéciales d'adresses

Une base de données géographiques ou registre d'adresses d'un organisme électoral doit être assez flexible pour tenir compte des catégories spéciales d'adresses d'électeurs.

Les adresses non résidentielles et les adresses non valides devraient être signalées dans un registre géographique pour éviter les inscriptions frauduleuses à ces adresses et pour compléter la base d'adresses sans que des intervalles sans explications y figurent. Ces intervalles peuvent être reliés par exemple à des parcs, aux cimetières ou à des terrains de golfe. De plus, même si des établissements commerciaux, des usines, et des centres industriels ne sont pas habituellement considérés comme des adresses résidentielles, il faut s'attendre au fait qu'à la rigueur leurs propriétaires, employés ou concierges pourraient y habiter.

La plupart des adresses dénotent habituellement des maisons ou des édifices à logements que très peu de personnes habitent, mais certains établissements peuvent légitimement contenir un nombre important d'électeurs légitimes. C'est le cas par exemple des institutions, des hôpitaux, universités, bases militaires, gîtes ou des maisons de détention. L'organisme électoral doit connaître ces établissements pour être en mesure de traiter les cas signalés par un logiciel adapté pour faire rapport des adresses pour lesquelles un nombre élevé d'électeurs sont inscrits.

Un registre géographique devrait être en mesure de reconnaître les adresses pour lesquelles aucune inscription n'apparaît, y compris les adresses non résidentielles et les adresses résidentielles non occupées. Au moment de faire une révision du registre des électeurs, ces adresses peuvent être ciblées pour déterminer si des électeurs y résident effectivement. Les adresses résidentielles valides où personne n'habite devraient quand même paraître au registre au cas où des demandes d'inscription soient éventuellement présentées pour ces adresses.

Catégories d'électeurs spéciaux

Un registre d'électeurs devrait offrir la flexibilité requise pour accepter l'inscription d'électeurs qui ne possèdent pas d'adresses que le registre peut reconnaître. Lorsque la législation électorale le permet, il pourrait être nécessaire d'inscrire des électeurs sans adresse permanente. Ce pourrait être le cas par exemple des personnes sans abri ou itinérantes et des électeurs absents du pays ou de leur circonscription mais qui conservent le droit d'être inscrits au registre.

Il faudra attribuer à ces électeurs une adresse hypothétique de la circonscription appropriée pour permettre que leur vote soit attribué à cette circonscription.

Attribution des adresses aux circonscriptions

Une base ou un registre d'adresses doit être en mesure de relier aux circonscriptions appropriées les adresses des électeurs inscrits afin de pouvoir produire des listes des électeurs admis à voter dans chaque circonscription et également pour adapter le registre des électeurs en fonction d'un remaniement des circonscriptions.

Le logiciel d'un registre géographique peut assigner aux adresses des codes géographiques reliés à des points spécifiques sur la terre pour ensuite assigner les adresses et les électeurs inscrits aux nouvelles circonscriptions dans lesquelles ces points se situent.

Lorsque des adresses ne peuvent pas être identifiées par des codes géographiques, il est toujours possible de les assigner à la circonscription appropriée en les reliant à des petites entités géographiques telles que des secteurs de recensement ou des municipalités. Il faut alors décrire les circonscriptions en fonction de ces entités géographiques pour être en mesure de compléter le processus.

Avec cette dernière approche, il faudra prendre des mesures spéciales lorsque la limite d'une circonscription se situe à l'intérieur de l'une de ces entités géographiques. Dans ces cas, il sera nécessaire de déterminer sur quel côté de la limite chaque adresse se situe, à l'aide de cartes géographiques ou en exécutant des recherches sur le terrain.

Sources des données d'un registre électronique des électeurs

Un registre des électeurs peut avoir une plus grande fonctionnalité si ses données sont saisies, entreposées et traitées par un système informatisé.

Les données contenues dans le registre électronique des électeurs d'un organisme électoral peuvent être essentiellement de deux catégories, soit celles qui concernent les électeurs eux-mêmes et celles qui représentent des éléments géographiques. La saisie de la première catégorie de données constitue un des éléments majeurs du registre. (voir Données géographiques d'un registre des électeurs)

Les données concernant les électeurs peuvent provenir de diverses sources :

• des formulaires imprimés remplis par les électeurs;
• des formulaires électroniques remplis par les électeurs;
• des données électroniques fournies par d'autres organismes;
• des renseignements fournis par d'autres organismes sur des documents imprimés;
• des renseignements reçus verbalement en personne ou par téléphone;
• des renseignements recueillis sur le terrain par des préposés et inscrits électroniquement ou sur des documents imprimés;
• des renseignements provenant du courrier retourné à l'expéditeur.

Déterminer les données à saisir

Avant de décider de la façon de saisir les données, un organisme électoral aura à préciser quelles données lui sont nécessaires, ce qui dépendra en grande mesure des dispositions législatives qui touchent le registre, mais aussi de la façon dont le processus d'inscription est administré par l'organisme.

Les seuls détails qu'il est nécessaire de consigner au registre sont ceux qui sont requis par la législation ou pour des fins administratives et il ne sera peut-être pas nécessaire de saisir tous les détails qu'un électeur peut avoir inscrits dans sa demande d'inscription. Certains de ces détails peuvent servir strictement à confirmer l'éligibilité de l'électeur et il pourrait être inutile de les conserver en permanence dans le registre.

Dans le formulaire de demande d'inscription utilisé par la Commission électorale de l'Australie, par exemple, l'électeur doit inscrire, entre autres, son lieu de naissance et, pour ceux qui sont nés à l'étranger, leur citoyenneté. Ces renseignements sont utiles au personnel de la commission pour établir l'éligibilité du demandant, mais il n'est pas nécessaire de les consigner au registre pour consultation future. Advenant qu'il devienne nécessaire dans de rares cas de les consulter, il est possible de se référer à un exemplaire numérisé des formulaires originaux.

Pour décider quels détails devront être consignés au registre, il faudra se baser sur les fins pour lesquelles chaque catégorie devra éventuellement être utilisée, par exemple :

• les champs de sortie des données prescrits par la législation ou nécessaires à des fins administratives;
• les champs de sortie qui pourraient servir à classifier ou à extraire des données par catégorie;
• les catégories de données qui peuvent confirmer l'éligibilité des électeurs;
• les données qui seront requises aux fins de vérification, comme la date et l'heure des saisies et des modifications, le nom du préposé à la saisie et tout renseignement servant à effectuer des renvois à des saisies antérieures pour le même électeur;
• les champs de sortie qui devront éventuellement figurer sur les documents à produire à partir du registre des électeurs.

Certains champs de données pourront être ignorés à la saisie parce que le logiciel sera en mesure de les déterminer à partir d'autres données déjà saisies, comme la circonscription de l'électeur que le logiciel pourra confirmer à partir des champs d'adresse.

Ce qui suit représente une liste standardisée des champs qu'il pourrait être nécessaire de saisir :

• le nom de l'électeur qui peut se subdiviser dans des champs plus précis, comme le prénom, un deuxième prénom, le nom de famille ou le nom de famille à la naissance, s'il y a lieu;
• l'adresse de l'électeur qui peut aussi se subdiviser dans des champs plus précis, comme le numéro d'unité, le numéro civique, le nom de l'immeuble, le nom de la rue, la municipalité, l'État, le district ou la province, le code postal et le pays;
• la date de naissance de l'électeur;
• le sexe de l'électeur;
• l'adresse précédente qui permettra d'annuler ou de modifier une inscription déjà existante;
• le lieu et le pays de naissance;
• le numéro d'identité si un tel système existe au pays, comme un numéro de sécurité sociale;
• la citoyenneté, si des preuves de citoyenneté sont exigées;
• l'adresse postale, si elle diffère de l'adresse de résidence;
• le code indiquant une catégorie spéciale d'électeurs, s'il en est, comme les électeurs dont l'adresse doit être omise des listes imprimées ou ceux qui résident présentement à l'extérieur du pays.

Saisie des données à partir de documents imprimés

Il existe essentiellement deux méthodes pour convertir en format électronique les données fournies sur papier. La première consiste à faire enregistrer les détails dans un système informatisé par des préposés à la saisie. La deuxième est d'avoir recours à un procédé de reconnaissance optique de caractères (ROC) ou encore celui de reconnaissance intelligente de caractères (RIC). Les deux méthodes offrent des avantages et comportent des inconvénients.

La méthode manuelle permet aux préposés à la saisie d'interpréter l'écriture à la main, ce que les procédés de lecture numérisée ne peuvent pas faire. Les opérateurs à la saisie sont aussi en mesure de prendre certaines décisions pour confirmer l'éligibilité des électeurs, par exemple en déterminant si une signature est acceptable ou si les détails fournis sont suffisants, encore des fonctions que les procédés de lecture numérisée ne sont pas en mesure de faire. D'autre part, la saisie manuelle peur être une fonction monotone et peu valorisante qui peut porter les préposés à commettre des erreurs à cause d'un manque de concentration.

Il existe certaines procédures qui permettent d'accroître le degré d'exactitude lors de la saisie manuelle. La méthode courante consiste à faire exécuter la saisie par une personne et de la faire vérifier par une autre en regard du document original. Une autre méthode oblige à faire exécuter deux saisies distinctes et de les garder séparées. Le logiciel peut ensuite en faire une comparaison et si les données sont identiques, la saisie est acceptée, sinon un vérificateur peut comparer les saisies avec le document original et s'assurer que les corrections sont apportées.

Une autre stratégie visant à accroître le degré d'exactitude d'une saisie manuelle est de s'assurer que le formulaire informatisé qui apparaît à l'écran de l'ordinateur de saisie est conçu de manière à suivre le même ordre logique que le formulaire imprimé pour permettre au préposé à la saisie de suivre le même ordre visuel logique.

Dans le but de conserver au minimum la marge d'erreurs, le logiciel de saisie peut être développé de manière à exécuter automatiquement certains tests logiques. Par exemple, le logiciel peut utiliser des masques de saisie de sorte que seules les données numériques se situant à l'intérieur d'une étendue spécifique peuvent être inscrites dans certains champs et que seules les dates valides peuvent être acceptées dans les champs de date. Le logiciel peut également être développé de manière à obliger un préposé à la saisie à compléter tous les champs sans laisser un «vide» accidentellement. Lorsque les données destinées à un champ spécifique doivent être d'un certain format à l'intérieur de certaines variantes, un logiciel peut être développé de manière à refuser toute donnée qui ne se conforme pas au format acceptable. Encore mieux, dans les cas où des données ne peuvent répondre qu'à une série de variantes spécifiques, le logiciel peut offrir une liste de ces variantes dans une boîte à onglets. Ainsi, un champ exigeant d'inscrire le sexe de l'électeur pourrait n'offrir que deux options, soit «masculin» ou «féminin».

Lorsque la partie d'un registre qui contient les données concernant les électeurs est reliée à une autre partie du registre, soit les données géographiques des adresses, le logiciel peut obliger le préposé à la saisie de ne saisir que les adresses valides qui sont déjà contenues dans la base d'adresses. Le système rejettera alors toute adresse qu'un électeur peut avoir inscrite dans sa demande mais qui n'est pas déjà contenue dans le registre d'adresses. Le préposé à la saisie ou un superviseur doit alors faire les recherches concernant l'adresse inscrite dans la demande de l'électeur et qui peut, dans certains cas, être une variante de l'adresse officielle ou, dans d'autres cas, une adresse frauduleuse. Le système peut permettre de mettre à jour le registre d'adresses si celle indiquée par l'électeur est effectivement valide, avant que la demande de l'électeur puisse être acceptée, ce qui permet de maintenir l'exactitude du registre des adresses.

Les systèmes qui ont recours aux procédés de lecture numérisée ROC et RIC pour convertir des formulaires d'inscription en format électronique pourraient être préférable à la saisie manuelle lorsqu'il est nécessaire de saisir des quantités importantes de données et que le procédé manuel n'ajouterait pas de valeur appréciable au projet pour s'avérer rentable.

L'inconvénient majeur d'un procédé de lecture numérisée réside dans le degré d'exactitude qu'il peut offrir. Les formulaires imprimés d'inscription des électeurs étant en général remplis à la main, les différentes formes d'écriture peuvent être difficiles à interpréter par les procédés de lecture numérisée qui n'offrent pas aux logiciels les formes grammaticales prévisibles à suivre. Le degré d'exactitude de ces procédés s'améliore constamment et la marge d'erreurs des versions modernes est beaucoup plus basse que celle des versions précédentes.

Les procédés de lecture numérisée peuvent toujours être utilisés pour la saisie de données écrites à la main pourvu que les données, une fois saisies, soient vérifiées par un préposé en regard des formulaires originaux, tout comme la vérification des données saisies par des préposés. Une autre méthode de vérification utile à ce procédé consiste à développer le logiciel pour lui permettre de saisir les données que le lecteur a interprétées et une image du formulaire original, puis de les afficher côte à côte sur un même écran afin que les préposés puissent les comparer. Une telle méthode élimine la nécessité d'avoir recours au formulaire original et permet à un préposé d'expérience de faire la vérification assez rapidement.

Les procédés de lecture numérisée se prêtent très bien à la saisie de texte dactylographié. Leur logiciel peut être développé pour reconnaître divers types de caractères de dactylographie et d'imprimerie avec un degré d'exactitude très élevé.

Saisie des données disponibles en format électronique

Comparativement à la saisie des données reçues sur des documents imprimés, la saisie des données déjà disponibles en format électronique est plutôt simple. Elle peut tout de même présenter des difficultés si les données obtenues ne sont pas de forme compatible aux tables de données dans lesquelles elles doivent être inscrites.

Par exemple, un autre organisme peut fournir à l'organisme électoral des données concernant des personnes à inscrire automatiquement au registre des électeurs. Ce dernier peut être configuré pour inscrire les coordonnées dans plusieurs champs distincts, comme un champ destiné uniquement au nom de famille alors que les nouvelles coordonnées reçues sont structurées de façon différente. Dans ce cas, les données reçues devront être converties pour les adapter à la structure du registre. Malheureusement, une telle activité exige souvent une manipulation manuelle assez laborieuse. L'échange de données avec d'autres organismes dans un format électronique peut donc s'avérer plus complexe que ce qu'il laisse paraître.

La solution à ce problème consiste à structurer, dès le début, les champs de données du registre pour qu'ils soient les mêmes que ceux de l'organisme qui fournira les renseignements., Ainsi grâce à une technologie standardisée, il est possible d'uniformiser les structures des champs de données entre les organismes qui fourniront des noms d'électeurs

De tels problèmes ne devraient pas se présenter lorsque l'organisme électoral reçoit des données électroniques directement des électeurs. Si, par exemple, le processus d'inscription permet à l'électeur de s'inscrire par le biais d'Internet ou à des kiosques informatisés, les formulaires d'inscription informatique devraient être conçus de façon à s'harmoniser avec la structure de la base de données du registre.

Une autre méthode qui vise à obtenir les données d'un registre informatisé consiste à fournir des unités portables de saisie aux travailleurs qui sont sur le terrain. Ces unités informatisées permettent aux travailleurs de saisir sur le champ les données recueillies lors de visites à domicile exécutées dans le but de mettre à jour le registre des électeurs. Les données peuvent ensuite être téléchargées dans le registre soit à partir du disque amovible de ces unités, en connectant l'unité directement à un ordinateur ou soit en téléchargeant les données à partir d'Internet.

Comme pour la saisie manuelle des données, le logiciel peut exécuter des tests de logique sur la saisie de données qui sont déjà sous forme électronique afin de déceler les erreurs que ces dernières contiennent. Par exemple, les données contenant des lettres qui doivent être saisies dans des champs n'acceptant que des chiffres peuvent être marquées par des onglets pour fin de vérification à la source et de correction par un préposé. Le même procédé peut s'appliquer aux adresses qui ne sont pas considérées valides par le registre d'adresses.

Saisie de données recueillies par téléphone

Dans de rares occasions (lorsque la loi le permet), les électeurs peuvent s'inscrire par téléphone ou faire modifier les détails du registre qui les concernent, par téléphone. Les messages verbaux doivent alors être convertis en format électronique, soit par une saisie manuelle à l'ordinateur ou soit par une lecture numérisée, pour mettre le registre à jour, à partir d'un formulaire écrit ou dactylographié par le préposé au téléphone. Cette procédure offre l'avantage de disposer d'un document écrit qui permet une vérification s'il est nécessaire de confirmer la légitimité des changements au registre.

Le préposé au téléphone pourrait également saisir directement les modifications aux détails apparaissant à l'écran, permettant ainsi de réaliser une économie de temps en éliminant l'obligation de remplir un formulaire à la main. Dans ce cas, il est préférable, pour fin de vérification, d'indiquer dans le registre que les données ont été obtenues par téléphone.

Saisie de données à la suite de courrier retourné

Lorsque les données d'un registre des électeurs sont utilisées pour préparer des envois par la poste aux électeurs, le courrier pourrait être retourné avec des notes qui peuvent servir à mettre le registre à jour. Ainsi, les envois retournés avec la mention « inconnu à cette adresse » peuvent permettre d'inscrire cette mention au registre ou, si la loi le permet, de radier l'électeur ou de faire enquête pour déterminer si son inscription doit être conservée.

D'autres envois retournés peuvent signaler l'orthographe erroné du nom ou de l'adresse et permettre ainsi de corriger les données du registre.

Selon la mention inscrite sur l'envoi retourné, sa saisie pourrait, le cas échéant, être elle-même informatisée ou du moins en partie. Si les étiquettes d'adresses produites pour les envois contiennent des codes à barres ou des numéros d'identité, ces derniers peuvent simplifier la saisie des mentions sur les envois retournés, surtout si elles sont de catégories spécifiques. Les envois contenant un code à barres et retournés parce que l'électeur ne réside plus à l'adresse mentionnée peuvent être triés séparément et soumis à une lecture numérisée des codes. Les annotations nécessaires peuvent ensuite être portées à la base de données du registre.

La mention du courrier retourné signalant la correction des noms ou des adresses permettra à un préposé d'effectuer les changements nécessaires au registre, un procédé qui sera d'autant plus rapide en utilisant des codes à barres ou des numéros d'identité qui offrent l'accès rapide aux données de l'électeur.

Fonctionnalité des systèmes de saisie de données

Les systèmes de saisie de données des registres des électeurs, autant à partir de documents imprimés que d'autres sources électroniques, devraient être conçus pour exécuter des fonctions qui offrent un haut degré de rentabilité.

Un registre des électeurs est une application technologique en mouvement, particulièrement s'il s'agit d'un registre permanent. Même un registre périodique devra offrir la possibilité d'y effectuer des modifications. Tout système de saisie de données doit permettre de faire des ajouts, des modifications et des radiations de données. Un système de registre devrait idéalement garder en mémoire les changements apportés aux renseignements qui concernent chaque électeur afin de conserver en tout temps un historique de son inscription.

Comme il a été décrit plus haut, les écrans et les logiciels de saisie devraient effectuer des tests de logique pour s'assurer que les données sont conformes aux critères déjà établis. Plus particulièrement, les adresses devraient être saisies de manière à respecter les adresses valides contenues dans l'élément géographique de la base de données du registre.

Autant que possible, un système de registre des électeurs devrait également être configuré de manière à accepter les données qui concernent ses électeurs et qui proviennent d'autres sources électroniques. Par exemple, l'inscription originale d'un électeur peut avoir été saisie à partir d'un formulaire qu'il a lui-même rempli alors que son adresse peut avoir besoin d'être modifiée par la suite à partir de renseignements fournis électroniquement par un autre organisme du gouvernement.

Méthodes d'identification des électeurs

Un organisme électoral peut avoir recours à la technologie pour instituer un processus d'identification personnelle des électeurs lors de leur inscription.

Divers pays ont recours à des méthodes d'identification très variées, selon leurs besoins. Certains organismes électoraux s'en remettent simplement à une déclaration signée par l'électeur au moment de son inscription attestant qu'il est éligible à voter alors que d'autres exigent qu'il présente des documents prouvant son identité. D'autres encore requièrent et conservent des preuves de l'identité de l'électeur comme des empreintes digitales ou des photos qui seront utilisées plus tard au moment du vote.

Pour plus de détails sur les différents types de méthodes d'identification, voir Systèmes d'identification personnelle.

Les fichiers qui suivent examinent plus en détail les diverses questions qui sont reliées aux méthodes d'identification personnelle lors de l'inscription des électeurs :

• Vérification d'identité pour la prévention de fraude
• Procédés électroniques d'identification personnelle
• Procédés technologiques pour vérifier et confirmer l'identité des électeurs

Vérification d'identité pour la prévention de fraude

Afin de prévenir les cas de fraude, les organismes électoraux ont recours à un processus de preuve d'identité. Il existe un principe fondamental au sein du processus électoral démocratique selon lequel chaque électeur a droit à un vote, mais à un seul. Des procédures doivent donc être prises pour éviter les possibilités qu'un électeur vote plus d'une fois et qu'un électeur qui n'est pas éligible à voter puisse le faire.

Les cas de fraude peuvent survenir lorsqu'une personne s'inscrit et vote sous un ou plusieurs noms ou identités frauduleuses. Ils peuvent aussi survenir lorsqu'une personne vote en se substituant à d'autres électeurs inscrits, habituellement sans leur consentement.

Pour prévenir les cas de fraude, les preuves d'identité peuvent servir à deux occasions, soit lors de l'inscription et lors du vote. Lors de l'inscription, une preuve d'identité assure que le bon électeur est inscrit plutôt qu'une personne fictive. Utilisée lors du vote, elle évite qu'une personne puisse voter au nom d'un autre électeur.

Une procédure de preuve d'identité, peu importe le moment où elle est utilisée, peut présenter un certain nombre de difficultés. Dans plusieurs pays, il peut être relativement facile de se procurer de faux documents d'identité. Les enjeux politiques peuvent parfois justifier les dépenses et les efforts, pour certaines personnes, de se procurer de faux documents dans le but d'influencer les résultats d'une élection. Un organisme électoral pourrait devoir déterminer si la situation est telle qu'il soit probable que des faux documents d'identité surgissent, ce dans le but de décider s'il est justifié de prendre les mesures requises qui lui permettront de reconnaître ces faux documents et de les rejeter.

Il n'est pas toujours facile non plus de s'assurer que la personne qui présente des pièces d'identité est effectivement celle qui y figure. Comparer des signatures ou des empreintes digitales sur des documents exige des aptitudes spéciales et on ne peut pas s'attendre à ce que le personnel d'un organisme électoral puisse, sans la formation nécessaire, déceler tous les cas de signature ou d'empreintes digitales qui ne correspondent pas. Identifier des personnes à partir de pièces d'identité portant des photographies peut également être difficile et le personnel électoral n'est généralement pas en mesure de reconnaître tous les cas de substitution de personne ou de confirmer si une carte d'identité portant une photo a été manipulée ou que la photo a été substituée.

Un organisme électoral devra donc procéder à une évaluation des risques pour déterminer à quel point il doit consacrer des efforts pour recevoir, vérifier et enregistrer la nature des documents d'identité présentés. Si les risques sont minimes et les coûts élevés, l'organisme peut décider que des pièces d'identités ne seront requises que dans des cas particuliers. Si les risques sont élevés par contre, il faudra évidemment y consacrer les efforts nécessaires.

Il peut également être nécessaire de décider si des preuves d'identité seront requises lors de l'inscription, lors du vote ou dans les deux occasions. Un processus de vérification d'identité lors de l'inscription n'aura que peu de valeur s'il est relativement facile pour une personne de voter au nom d'une autre le moment venu et il sera alors plus justifié d'exiger des pièces d'identité lors du vote. Un autre processus est possible pour prévenir les cas de votes multiples, soit le recours à l'encre indélébile pour tremper le doigt de l'électeur ou toute autre méthode qui peut démontrer que l'électeur a déjà voté lors de l'élection. (voir Matériaux servant à des innovations électorales non électroniques)

Procédés électroniques d'identification personnelle

La nécessité d'obtenir des preuves d'identité personnelle au cours de transactions électroniques est survenue au cours des années 1990 et 2000, plus particulièrement à cause de l'apparition des systèmes d'inscription électronique des électeurs et du vote par Internet.

La nécessité de s'assurer que la personne qui exécute une transaction électronique est effectivement la même qui fait l'objet de la transaction revêt maintenant beaucoup plus d'importance. Plusieurs systèmes sont donc apparus, comme la signature électronique, l'infrastructure à clé publique et le recours aux numéros d'identité personnelle (NIP). Ces systèmes sont relativement jeunes mais sont en voie d'expansion rapide. On peut s'attendre à des améliorations importantes des systèmes d'identité personnelle au cours des années 2000. (voir Systèmes d'identification personnelle et Chiffrement)

Procédés technologiques pour vérifier et confirmer l'identité des électeurs

Il existe divers logiciels permettant aux organismes électoraux d'exécuter une variété de tâches dans le but de réduire les cas d'inscription ou de vote frauduleux et de reconnaître et corriger les inscriptions doubles d'électeurs.

Les fichiers suivants traitent des différents procédés technologiques qui permettent de vérifier et de confirmer l'identité des électeurs.

• Techniques d'appariement et de comparaisons
• Établissement d'un budget
• Financement de la technologie
• Financement de source internationale
• Pratiques de dépréciation et d'amortissement

Techniques d'appariement et de comparaisons

En exécutant des recherches parmi les données d'un registre des électeurs, certains logicielssont en mesure de comparer des données pour vérifier si une personne qui présente une demande d'inscription est déjà inscrite, possiblement à une adresse différente. Les personnes n'inscrivent pas toujours leur nom exactement de la même façon chaque fois qu'ellescomplètent un formulaire. Les logiciels sont alors capables de comparer des données par des techniques d'appariement flou pour identifier les inscriptions doubles. Ils peuvent également comparer des champs autres que ceux des noms, comme les dates de naissance, mais il arrive aussi que des personnes inscrivent leur date de naissance de manière différente en complétant des formulaires et les techniques d'appariement flou peuvent également reconnaître ces cas.

Cette méthode d'appariement consiste à appliquer divers critères au programme pour qu'il puisse apparenter les données qui se ressemblent. Ceci permet par exemple d'apparenter deux noms semblables sauf pour une lettre. Un appariement peut également se faire lorsque le prénom et le nom de famille sont identiques mais que le deuxième prénom diffère ou qu'il apparaît dans une inscription et non dans l'autre.

L'appariement des noms peut également se faire en considérant des prénoms abrégés ou difformés comme il est courant d'utiliser dans certains milieux, par exemple « Monica » ou « Monik » pour « Monique » ou « Miche » ou « Michou » pour « Michel ».

Les techniques d'appariement doivent aussi tenir compte des changements de nom. Dans certains milieux par exemple, une femme adopte le nom de famille de son époux lors de son mariage. D'autres personnes peuvent changer leur nom par décret ou par acte unilatéral. Dans ces cas, une recherche à partir du nom de famille ne sera pas efficace, mais il peut être possible d'utiliser le ou les prénoms accompagnés des dates de naissance. Pour éviter ces difficultés, il peut être utile de demander aux électeurs lors de leur inscription d'indiquer s'ils ont changé de nom depuis leur dernière demande de même que d'indiquer leur adresse précédente. Ces détails peuvent s'avérer très utiles pour identifier les inscriptions désuètes.

Les méthodes d'appariement flou peuvent souvent permettre d'effectuer des comparaisons, mais il ne faut pas s'attendre à ce qu'elles soient toutes positives. C'est à ce moment qu'un préposé doit décider si ces appariements visent effectivement les mêmes personnes, et apporter les correctifs nécessaires, le cas échéant.

Techniques de reconnaissance de signature

La technologie de numérisation peut permettre de capter électroniquement les signatures. En y ayant recours en même temps qu'à un réseau d'ordinateurs, le personnel électoral peut visuellement comparer des signatures numérisées avec d'autres fournies sur d'autres documents.

Les signatures numérisées peuvent être analysées et comparées de façon automatique avec l'aide du logiciel approprié, qui effectue une comparaison des ressemblances et signale les différences pour permettre à un préposé de prendre les décisions qui s'imposent.

Photographies numérisées

Des techniques de photographie numérisée de la figure des personnes permettent de découvrir les cas d'inscriptions doubles. Les logiciels peuvent comparer différentes photographies pour déterminer si une même personne apparaît dans plus d'une. Si un système d'inscription exige la photographie des électeurs, cette technique permet de déceler les cas où une personne tenterait frauduleusement de s'inscrire plus d'une fois.

Systèmes d'identification biologique

Ces systèmes peuvent être scindés en deux catégories principales, c'est-à-dire les systèmes visuels ou ceux électroniques.

Les systèmes d'identification biologique visuels utilisent des photos, des signatures ou des empreintes digitales sur une carte d'identité. Il s'agit d'un procédé relativement peu coûteux à adopter et à entretenir. Plusieurs systèmes standardisés de cartes d'identité permettent d'inclure une photo et une signature. Utilisés aux bureaux de vote, ces systèmes exigent que les préposés s'assurent que la photo, la signature et les empreintes sur la carte sont bien celles de l'électeur.

Ce système comporte toutefois des inconvénients. Les préposés au vote ne possèdent généralement pas les aptitudes spécialisées nécessaires pour analyser les signatures et les empreintes digitales. La physionomie d'une personne peut changer considérablement par rapport à celle démontrée par la photo contenue sur la carte, surtout si cette carte n'est pas mise à jour périodiquement. Toutefois, dans un milieu où les incidences de fraude ne sont pas élevées, ce système sera probablement suffisant.

Lorsqu'un système visuel d'identité n'est pas considéré suffisant, un système électronique d'identification biologique peut être utilisé. Ce genre de système peut avoir recours à l'identification digitale de la voix, d'une empreinte de la main, d'un doigt ou du pouce ou de la rétine de l'oeil. Ces différentes caractéristiques physiques d'une personne sont saisies sur disque ou enregistrées par procédé digital sur une carte à puce et, au moment voulu, sont comparées à l'aide d'une forme quelconque de lecteur électronique. La personne est acceptée ou admise seulement lorsque le système peut effectuer une comparaison parfaite.

Un système d'identification biologique électronique est coûteux à l'achat et lors de l'entretien et n'est pas très pratique à utiliser auprès d'une forte population et ce, tant qu'une telle technologie ne deviendra pas plus populaire et moins coûteuse. Un tel système demeure toutefois efficace pour contrôler l'admission de personnes dans des établissements à haute sécurité.

Cartes d'identité émises par un organisme électora

Certains organismes électoraux doivent émettre eux-mêmes des cartes d'identité ou des preuves d'inscription à leurs électeurs et des systèmes technologiques sont très utiles pour accomplir cette tâche.

Les renseignements qui doivent paraître sur les cartes d'identité peuvent être puisés de la base de données du registre des électeurs, y compris les photos, les signatures ou les empreintes digitales si ces coordonnées ont été saisies par lecture numérisée.

Les cartes d'identité contenant des photos, des signatures ou des empreintes peuvent être produites instantanément en présence de l'électeur si on a recours à des systèmes spécialisés à cette fin. Il s'agit d'abord d'imprimer sur la carte les coordonnées textuelles que l'électeur fournit sur place ou qui sont disponibles dans la banque de données. L'électeur signe la carte et, selon les exigences, y appose ses empreintes. La carte est ensuite insérée dans un mécanisme qui saisit la photo de l'électeur et qui produit la carte d'identité complète contenant toutes les coordonnées susmentionnées, y compris les empreintes ou la photo, ou les deux. Ces cartes sont habituellement laminées et peuvent contenir certaines caractéristiques sécuritaires d'imprimerie comme des hologrammes ou des caractères intercalés pour empêcher qu'elles soient modifiées et pour limiter les possibilités de produire de fausses cartes.

Il est possible de produire des cartes d'identité contenant plus que de simples données et des photos. Des cartes à puce intelligentes avec une bande magnétique peuvent contenir des données électroniques concernant les détenteurs, comme des caractéristiques biologiques. Des lecteurs de cartes à puce (des lecteurs d'empreintes digitales, par exemple) sont en mesure de confirmer l'identité d'un détenteur.

Les cartes à puce intelligentes sont de deux catégories, soit celles contenant des données concernant le détenteur et qui peuvent être lues seulement, et celles qui peuvent être lues et modifiées lorsque les renseignements concernant le détenteur ont changé.

Ainsi, une carte qui peut être lue et modifiée pourrait servir à confirmer le droit de vote d'un électeur et à insérer une marque électronique indiquant que cet électeur a déjà voté à l'élection en cours, empêchant l'électeur de voter plus d'une fois. Ces mentions peuvent également être transmises automatiquement à la banque de données centrale durant ou après la prise du vote. Ce procédé élimine la nécessité d'inscrire de nombreuses mentions dans les documents maintenus dans les bureaux pour indiquer que les électeurs ont effectivement voté.

L'émission de cartes à puce intelligentes à tous les électeurs et la nécessité de fournir des lecteurs de cartes aux bureaux de vote peut toutefois s'avérer coûteuse. Avant de s'engager dans une telle entreprise, un organisme électoral devra évaluer si ses avantages justifient la dépense.

Les cartes à puce permettant de confirmer l'identité des électeurs peuvent servir autant lors de leur inscription que pour leur permettre de voter par ordinateur, par Internet ou à des kiosques informatisés, pourvu que l'ordinateur utilisé pour voter soit équipé d'un lecteur de cartes.

Gestion électronique de l'inscription des électeurs

La façon la plus efficace de construire un système d'inscription des électeurs est de saisir électroniquement les données concernant les électeurs et les données géographiques, de les conserver et de les traiter en ayant recours à une base de données.

Les procédés pour exécuter la saisie, la mise en mémoire et le traitement des données d'un registre des électeurs peuvent être complexes et les fichiers suivants offrent un aperçu des divers aspects à considérer.

• Environnement d'un système informatisé d'inscription
• Conception d'une base de données
• Tâches de traitement des données
• Ciblage des groupes ayant des besoins spéciaux
• Planification électorale et remaniement

Environnement d'un système informatisé d'inscription

Le type de système informatique requis pour alimenter un registre des électeurs devra tenir compte de plusieurs facteurs :

• la quantité de données concernant les électeurs à saisir;
• le nombre de catégories de données, c'est-à-dire de champs différents;
• l'ampleur de la base de données géographiques qu'il faudra maintenir (voir Données géographiques d'un registre des électeurs);
• le nombre estimé de transactions;
• la nature temporaire ou permanente du registre;
• la procédure de saisie des données;
• la nécessité on non de conserver des données inactives pour permettre de maintenir l'historique d'inscription de chaque électeur ou pour fins de vérification;
• le nombre d'utilisateurs du système et la fréquence d'utilisation;
• la nécessité de maintenir un seul système centralisé ou décentralisé dans diverses régions géographiquement éloignées;
• la nécessité ou non que les utilisateurs aient un accès en ligne des données à jour;
• les documents ou travaux de sortie qu'il sera nécessaire de produire (voir "etl06");
• le type d'équipement qui sera nécessaire au système;
• la nécessité de maintenir le système au moyen d'ordinateurs autonomes ou en réseau;
• les procédures de classification et de traitement des données.

Il peut être relativement simple d'établir un système de registre informatisé lorsque le nombre d'électeurs est restreint, que le registre doit être centralisé et que les données à saisir et les documents de sortie ne constituent que des éléments de base. Si ces conditions sont différentes et que le système sera utilisé par un grand nombre de personnes, la base de données devra être conçue avec soin et maintenue de façon à en tirer la plus grande efficacité.

Une décision importante consistera à déterminer si la saisie des données doit être exécutée par lots ou en ligne. Un lot est constitué de fiches, chacune contenant les coordonnées d'un électeur et est temporairement sauvegardé dans un dossier de données. Les lots de données sont téléchargés vers la base de données centrale du serveur à intervalles périodiques, plus souvent durant la nuit, alors que le système n'est pas occupé. Ceci permet d'y ajouter les nouvelles données, d'apporter les changements effectués et d'éliminer ou d'archiver les données remplacées, le tout dans une seule opération.

Une saisie par lots est appropriée lorsque les ordinateurs disponibles ne sont pas très puissants et qu'on ne dispose pas de réseau permettant de faire le traitement des données en ligne. La méthode de saisie par lots n'est pas affectée par une perte de puissance du système parce que le téléchargement se fait à un moment où les ordinateurs ne sont pas utilisés, habituellement durant la nuit. Cette méthode évite les pertes de productivité que connaissent certains systèmes qui obligent les utilisateurs à effectuer des fermetures de séances pour permettre le téléchargement. Il s'agit également d'une méthode efficace dans un environnement où des réseaux sont géographiquement dispersés et qui nécessitent de faire le téléchargement de plusieurs bases de données. L'avantage tiré est de permettre de télécharger quotidiennement chaque base de données plutôt que de le faire au fur et à mesure qu'une fiche est créée ou mise à jour.

D'autre part, la méthode de saisie en ligne est appropriée lorsqu'on dispose d'ordinateurs puissants et que tous les utilisateurs ont accès à un réseau capable de télécharger simultanément les mises à jour. Selon cette méthode, les données sont captées dans une base de données active plutôt que dans un dossier temporaire de lots. Dès qu'une fiche est mise à jour, elle devient disponible à tous les utilisateurs du système qui n'ont pas à attendre la mise à jour de nuit, comme dans le cas d'une saisie par lots, pour y avoir accès. Cette méthode exige cependant une organisation plus complexe et nécessite un système plus élaboré et plus coûteux de réseaux, surtout si des utilisateurs géographiquement éloignés doivent y avoir accès. Il faut également éviter les erreurs qui pourraient survenir advenant que différents utilisateurs fassent simultanément des mises à jour à une même fiche.

Du point de vue des utilisateurs, la saisie en ligne offre de l'information plus à jour que la saisie par lots. Cette dernière offre toutefois l'avantage d'être plus économique et moins complexe à concevoir et à maintenir. Dans plusieurs cas, le fait de ne pas avoir un accès immédiat aux données à jour en utilisant un système par lots ne représentera pas de problème.

Système décentralisé ou central

En principe, une application informatique majeure comme un registre des électeurs peut fonctionner de deux façons, soit par système décentralisé soit par système central.

Un système décentralisé est habituellement efficace lorsque les utilisateurs sont géographiquement dispersés dans des bureaux régionaux situés dans des localités différentes et qu'ils sont desservis par des réseaux locaux d'ordinateurs. Chaque région maintient sa propre base de données qui, souvent, représente un sous-ensemble des données complètes. Par exemple, un organisme électoral peut avoir six bureaux régionaux qui maintiennent séparément une base de données pour leurs électeurs respectifs. S'il devient nécessaire d'échanger des données d'un bureau régional à l'autre, cet échange peut s'effectuer par la méthode de mises à jour par lots décrite plus haut.

Dans un système centralisé, l'ensemble des données pour toutes les régions est maintenu dans une seule base de données centrale à laquelle tous les bureaux régionaux ont accès grâce à un réseau les reliant. Comme dans l'exemple précédent, c'est-à-dire d'un organisme possédant six bureaux régionaux, mais qui maintient un système central, les utilisateurs dans une région peuvent avoir accès aux données de toutes les autres régions. Toute mise à jour apportée par un bureau régional et qui concerne une autre région (théoriquement le cas d'un électeur qui se déplace d'une région à l'autre, nécessitant une nouvelle fiche dans une région et une annulation de fiche dans une autre) peut prendre effet immédiatement. De telles transactions dans un système décentralisé ne pourraient pas prendre effet tant que les mises à jour des lots ne seraient pas effectuées.

Un système décentralisé est moins coûteux parce qu'il nécessite des réseaux moins puissants, n'ayant pas besoin de réunir les régions ensemble et, en même temps, il peut offrir une meilleure efficacité à cause du format réduit de la base de données à entretenir.

Le système centralisé, bien que plus coûteux à cause de la nécessité de disposer d'un réseau plus puissant pour maintenir une base de données plus volumineuse, offre pour sa part l'avantage de donner à tous les utilisateurs l'accès à toutes les données et de permettre la mise à jour immédiate des données d'une région à l'autre.

Conception d'une base de données

La conception d'une base de données requiert des aptitudes techniques et devrait être confiée à des programmeurs professionnels d'expérience. Pour plus de détails sur les différents types de bases de données, voir Bases de données.

La conception de la base de données d'un registre des électeurs dépendra du degré de complexité des besoins des utilisateurs du système, du type de données que devra contenir le registre de même que des documents de sortie qu'il sera nécessaire de produire.

Les facteurs suivants sont parmi ceux qu'il convient de considérer pour concevoir la base de données d'un registre :

• la quantité de données concernant les électeurs à inscrire;
• le nombre de catégories de données, c'est-à-dire de champs différents;
• l'ampleur et la complexité de la base de données géographiques qu'il faudra maintenir; (voir Données géographiques d'un registre des électeurs)
• le nombre de transactions estimé;
• la nature temporaire ou permanente du registre;
• la procédure de saisie des données;
• la nécessité on non de conserver des données inactives pour permettre de maintenir l'historique d'inscription de chaque électeur ou pour fins de vérification;
• le nombre d'utilisateurs du système et la fréquence d'utilisation;
• la nécessité de maintenir un seul système centralisé ou décentralisé dans diverses régions géographiquement éloignées;
• la nécessité ou non que les utilisateurs aient un accès en ligne des données à jour;
• les documents ou travaux de sortie qu'il sera nécessaire de produire; (voir "etl06")
• le type d'équipement qui supportera le système;
• la nécessité de maintenir le système au moyen d'ordinateurs autonomes ou en réseau;
• les procédures de classification et de traitement des données.

Étant donné que la base de données de la plupart des registres des électeurs devra contenir plusieurs milliers de fiches et qu'elle sera utilisée par de nombreux préposés, soit à l'intérieur d'un ou de plusieurs réseaux, on doit accorder à sa conception le plus grand soin possible dans le but d'atteindre le plus haut point d'efficacité. À cette fin, il convient d'adopter, entre autres, les diverses stratégies suivantes.

• Opter pour un logiciel de base de données dont la structure est adaptée aux besoins. Les versions standardisées disponibles dans un système de bureautique (voir La bureautique) ne sont habituellement pas suffisantes pour créer des bases de données complexes à capacité élevée et il est préférable d'avoir recours à des logiciels conçus par des spécialistes.
• S'assurer de disposer d'un équipement offrant suffisamment de puissance de traitement et de vitesse de réseaux pour supporter le volume de la base de données.
• Énoncer la structure de la base de données avant même d'entreprendre sa conception. Il convient de décrire les rapports que les différents types de données auront entres elles afin de réaliser un produit final plus complet.
• Développer une base de données relationnelle ou par objet (voir Bases de données) pour permettre plus de flexibilité.
• Éviter la saisie répétitive des mêmes données en ayant recours à des tableaux et à des codes liés entre les données. Par exemple, plutôt que de saisir l'adresse complète pour chaque personne inscrite au registre, cette méthode permet de saisir uniquement un code relié à l'adresse complète appropriée contenue dans le registre d'adresses.
• Utiliser des codes conventionnels afin de permettre à une personne autre que le programmeur d'origine de corriger, de mettre à jour et de faire la vérification de la base de données. (voir Vérification, mise à l'essai et entretien des logiciels)
• Documenter la base de données, d'abord pour le bénéfice des utilisateurs afin qu'ils disposent de manuels d'instructions, et aussi pour celui des programmeurs afin qu'une description des codes soit disponible.
• Utiliser une nomenclature conventionnelle pour tous les éléments de la base de données, tels que les tableaux, les recherches, les rapports, les formulaires, les modules de codes, les champs de données, les moyens de contrôle des formulaires, et ainsi de suite.
• Faire usage de codes de programmation de conception modulaire, c'est-à-dire des codes offrant des modules discrets pouvant être soumis séparément à des tests et à un processus de vérification.
• Rédiger des index et des moyens distincts d'identifier les divers éléments, comme une clé primaire pour chaque type de données, permettant d'accélérer les tâches de recherche et d'établir des liens entre les tableaux de données.
• Avoir recours à des interfaces utilisateurs uniformes dans les formulaires et les rapports pour faciliter la tâche aux utilisateurs.

Tâches de traitement des données

Le traitement des données pour une base de données d'un registre des électeurs comprend toute une série de tâches diverses.

Les fonctions d'inscription, de correction et de radiation des données doivent faire l'objet d'un contrôle strict. Seules les personnes autorisées devraient accomplir ces tâches et des pistes de vérification devraient être exécutées afin de confirmer qu'elles ont été exécutées correctement. Ces précautions ont pour but de préserver l'intégrité du registre des électeurs et d'éliminer les possibilités de fraude.

Les diverses tâches qu'implique le maintien d'un registre des électeurs comprennent les suivantes :

• Ajout des données
• "etl05c02"
• Radiation des données
• Validation des données
• Radiation d'inscriptions doubles
• Rapports statistiques
• Rapports statistiques spéciaux
• Tri des données
• Rapports par échantillonnage au hasard

Ajout des données

Les diverses méthodes qui dicteront la façon d'ajouter des inscriptions dans le registre des électeurs dépendront du format dans lequel les demandes d'inscription seront reçues. Pour plus de détails sur ces divers formats et sur la manière de traiter et de vérifier des renseignements, voir Sources des données d'un registre électronique des électeurs.

Radiation des données

Des radiations d'inscriptions au registre des électeurs peuvent être nécessaires dans les circonstances suivantes :

• lorsque de nouveaux renseignements doivent remplacer des données désuètes;
• lorsque l'organisme électoral est avisé du décès d'un électeur inscrit ou qu'un électeur a cessé de résider dans une localité desservie par l'organisme; et
• lorsque l'organisme est saisi du fait qu'une inscription est le résultat d'une erreur ou de fraude.

Pour préserver l'intégrité du registre et aux fins du processus de vérification, il convient de conserver les documents qui ont motivé les radiations. Dans plusieurs cas, il peut être nécessaire de déplacer les données des personnes radiées dans un dossier de données archivées pour consultation au besoin.

Lorsque des modifications importantes concernant un électeur sont apportées, comme des changements de nom ou d'adresse, il peut être préférable, selon les exigences de la loi, de maintenir un historique de tous les changements plutôt que de radier complètement les renseignements désuets.

Validation des données

Il existe une variété de stratégies visant à s'assurer que les données saisies sont effectivement des données valides afin de déceler des erreurs et de reconnaître les cas possibles de fraude. Parmi ces stratégies, mentionnons :

• s'assurer que les adresses fournies par les électeurs font partie de la base d'adresses déjà contenues dans le registre (voir Données géographiques d'un registre des électeurs);
• exécuter des tests de qualité automatiques, comme s'assurer que les dates de naissances fournies par les électeurs se situent à l'intérieur d'une étendue déterminée et que les détails de citoyenneté respectent les règles d'éligibilité;
• vérifier que l'épellation des noms est selon une liste d'épellations possibles, afin de déceler les erreurs de noms;
• s'assurer que le nombre des électeurs inscrits pour une même adresse n'est pas vraisemblablement élevé;
• lorsque le système d'inscription a recours à des signatures, des photos ou des empreintes digitales des électeurs, vérifier qu'aucune de ces caractéristiques est identique à celle déjà contenue dans la base de données.

Radiation d'inscriptions doubles

Afin de respecter le principe «d'une personne, un vote», il est important de s'assurer que le registre des électeurs ne contienne qu'une seule inscription courante pour chaque électeur.

Des logiciels, en exécutant des recherches parmi les données d'un registre des électeurs, sont en mesure de comparer des données pour vérifier si une personne qui présente une demande d'inscription est déjà inscrite, possiblement à une adresse différente. Les personnes n'inscrivent pas toujours leur nom exactement de la même façon chaque fois qu'ils complètent un formulaire. Les logiciels sont alors capables de comparer des données par des techniques d'appariement flou pour identifier les inscriptions doubles. Ils peuvent également comparer des champs autres que ceux des noms, comme les dates de naissance, mais il arrive aussi que des personnes inscrivent leur date de naissance de manière différente lorsqu'ils complètent des formulaires et les techniques d'appariement flou peuvent également reconnaître ces cas.

Cette méthode d'appariement consiste à appliquer divers critères au logiciel pour qu'il puisse apparenter les données qui se ressemblent. Ceci permet par exemple d'apparenter deux noms semblables sauf pour une lettre. Un appariement peut également se faire lorsque le prénom et le nom de famille sont identiques mais que le deuxième prénom diffère ou qu'il apparaît dans une inscription et non dans l'autre.

L'appariement des noms peut également se faire en considérant des prénoms abrégés ou difformés comme il est courant d'utiliser dans certains milieux, par exemple «Monica» ou «Monik» pour «Monique» ou «Miche» ou «Michou»pour « Michel ».

Les techniques d'appariement doivent aussi tenir compte des changements de nom. Dans certains milieux par exemple, une femme adopte le nom de famille de son époux lors de son mariage. D'autres personnes peuvent changer leur nom par décret ou acte unilatéral. Dans ces cas, une recherche à partir du nom de famille ne sera pas efficace, mais il peut être possible d'utiliser le ou les prénoms accompagnés des dates de naissance.

Pour éviter les inscriptions doubles, il peut être utile de demander aux électeurs lors de leur inscription d'indiquer s'ils ont changé de nom depuis leur dernière demande de même que d'indiquer leur adresse précédente. Ces détails peuvent s'avérer très utiles pour identifier les inscriptions désuètes.

Les méthodes d'appariement flou peuvent souvent permettre d'effectuer des comparaisons, mais il ne faut pas s'attendre à ce qu'elles soient toutes positives. C'est à ce point qu'un préposé doit décider si ces appariements visent effectivement les mêmes personnes et apporter les correctifs nécessaires.

Rapports statistiques

La base de données d'un registre des électeurs devrait être en mesure de produire des rapports à partir de divers types de données. Ces fonctions peuvent être utiles pour évaluer la performance du système, pour publier des rapports statutaires, ou pour diverses autres tâches. Les rapports statistiques peuvent être produits sous format imprimé ou électronique sur écran.

Voici des exemples de rapports que pourrait produire un système de registre :

• le nombre total d'électeurs inscrits pour le pays ou par entités géographiques comme par état, par province, par circonscription, par section de vote, ou autres;
• le nombre de transactions effectuées dans la base de données par catégorie, soit les inscriptions, les radiations, les modifications, les déplacements d'une circonscription à l'autre ou à l'intérieur de la même circonscription;
• le nombre d'électeurs inscrits à l'intérieur d'autres entités géographiques comme les secteurs de recensement, qui pourraient servir lors d'un remaniement des circonscriptions; et
• des sommaires de données à partir du registre d'adresses, tels que les divers types de logements, le nombre d'électeurs par logement et le nombre de logements pour lesquels aucun électeur n'est inscrit.

La production de certains rapports peut imposer une surcharge à la base de données surtout lorsque des calculs doivent être exécutés à l'aide d'un grand nombre de données. On peut éviter ou atténuer les surcharges en exécutant les rapports complexes durant la nuit par le procédé de requêtes par lots. Une autre méthode de précaution est de faire exécuter les rapports routinier à intervalles réguliers, la plupart du temps sous forme de requêtes par lots, et de les distribuer aux utilisateurs, évitant la nécessité de permettre aux utilisateurs d'exécuter des requêtes de rapports en ligne.

Lorsque la puissance du système le permet, il peut être préférable de permettre aux utilisateurs de faire des requêtes de rapports en ligne au besoin, leur permettant ainsi d'avoir recours aux statistiques dont ils on besoin, au moment où ils en ont besoin et d'obtenir rapidement des rapports plus à jour comme lors d'une période électorale. Les rapports en ligne permettent aux utilisateurs de spécifier les variables souhaitées comme les dates de début et de fin de période pour obtenir des informations plus précises.

Rapports statistiques spéciaux

À l'occasion, des administrateurs électoraux et des utilisateurs de la base de données d'un registre électoral peuvent demander des rapports statistiques qui n'ont pas été prévus au moment où les fonctions de rapports ont été programmées. Une solution possible est de prévoir la capacité pour les utilisateurs de faire des requêtes de rapports en ligne en spécifiant certaines variables comme les dates de début et de fin de période.

Lorsque les rapports requis ne peuvent pas être exécutés par ces méthodes, la seule autre solution possible, autre que de refuser la requête, est d'avoir recours aux services de programmeurs, ce qui risque d'être coûteux si les services des programmeurs ne sont disponibles que sur une base contractuelle. Si de telles requêtes risquent d'être fréquentes, il est probablement préférable de les faire programmer parmi les rapports courants déjà prévus afin qu'ils soient disponibles au besoin sans obliger d'avoir recours aux services de programmeurs trop fréquemment.

Tri des données

Habituellement, lorsqu'on produit des rapports ou des documents de sortie comme une liste des électeurs à partir de données du registre, il est nécessaire d'exécuter un tri de ces données selon certains critères et par des champs spécifiques. Divers rapports établis par catégorie de données devront être produits, dont les suivants :

• par nom de famille des électeurs, suivi du prénom pour permettre de les repérer rapidement sur les listes des électeurs;
• par numéro d'inscription lorsqu'il sert à identifier les électeurs;
• par circonscription, comme premier tri; puis les rapports sont triés de nouveau d'après certains critères comme le nom de famille;
• par nom de rue et par numéro civique (ce qui servira à des visites à domicile, au besoin);
• par section de vote pour l'usage des bureaux de vote;
• pour les candidats et les partis politiques lorsque la loi permet une telle distribution;
• pour des fins autres qu'électorales lorsque d'autres organismes ont accès à ces renseignements à d'autres fins, comme la préparation de listes de jurés, par district judiciaire.

Il faut tenir compte de toutes ces possibilités de tri au moment de structurer la base de données. Certains logiciels de bases de données offrent la possibilité d'indexer les champs de tri, permettant ainsi d'accélérer la performance de la base de données surtout au moment de la production des rapports.

Il peut s'avérer utile de programmer des méthodes de tri en fonction de champs spéciaux. Dans certains milieux, il peut être nécessaire de créer des champs spéciaux de noms de famille, comme les noms précédés de «de», «d'» ou «des» par exemple. Ceci permet aux utilisateurs de trouver facilement un nom lorsqu'ils sont incertains de l'orthographe.

Rapports par échantillonnage au hasard

Il peut être utile de structurer la base de données d'un registre des électeurs de façon à pouvoir produire des rapports d'un échantillonnage au hasard. En général, les logiciels de bases de données sont structurés de façon à permettre de tels échantillonnages, mais il est bon de s'assurer qu'une telle possibilité existe si ces rapports sont exigés par la loi ou par des ententes spéciales.

À titre d'exemples de rapports d'échantillonnage au hasard, mentionnons :

• des listes de jurés;
• des listes de préposés aux bureaux de vote;
• des rapports pour fins de recherche;
• des listes de membres des partis politiques.

Ciblage des groupes ayant des besoins spéciaux

Il peut être nécessaire de configurer la base de données d'un registre des électeurs de façon à permettre de cibler certaines catégories d'électeurs qui ont des besoins spéciaux, comme :

• des adresses spécifiques ou types d'adresses, tels que les édifices vides et les établissements institutionnels, les universités, les hôpitaux, les établissements pour soins prolongés, les résidences militaires et édifices à logements multiples; e
• des groupes communautaires, comme les groupes ethniques ou les électeurs vivant dans des régions éloignées ou dans des régions désavantagées.

Planification électorale et remaniement

La base de données d'un registre des électeurs peut être utile à l'administration du processus électoral pour accomplir des tâches de planification et de remaniement des circonscriptions.

Les données du registre peuvent être regroupées sur la base de diverses entités géographiques, comme les sections de vote, pour déterminer l'emplacement des bureaux de vote et pour évaluer les besoins en termes de préposés et de matériel. Ceci devient possible en insérant dans la base de données les coordonnées géographiques des sections de vote, permettant ainsi d'obtenir le nombre d'électeurs inscrits pour chaque emplacement de vote.

Les mêmes données peuvent de plus être regroupées à divers niveaux d'entités géographiques pour simplifier le remaniement des circonscriptions. Lorsque le processus de remaniement exige de prendre en considération l'augmentation future du nombre d'électeurs, la base de données peut analyser les tendances de mobilité des électeurs sur une période de temps donnée. En utilisant de telles projections numériques à des fins de remaniement, il convient de prendre aussi en considération les projets domiciliaires et de démolition anticipés.

Matériaux servant à des innovations électorales non électroniques

La plupart des fichiers du module Technologie électorale ont porté sur des applications de technologie électronique, particulièrement le recours aux ordinateurs, et sur les différents usages de ces applications à des fins électorales. Certaines innovations de la technologie utiles aux élections ne sont pas nécessairement électroniques ni mécaniques, mais font usage de matériaux manufacturiers, comme :

• le plastique servant à la fabrication des urnes, d'isoloirs et de scellés sécuritaires;
• le carton servant à la fabrication des urnes, des isoloirs et de mobilier pour les bureaux de vote;
• le matériel d'imprimerie inviolable;
• la teinture et l'encre qui servent à prévenir les votes doubles.

Bien qu'il soit possible d'informatiser plusieurs activités électorales de nature administrative au moyen de procédés électroniques, le processus de vote lui-même n'est pas toujours informatisé, en grande partie à cause du coût élevé de l'équipement requis pour le vote électronique dans un grand nombre de bureaux de vote et ce pour un événement qui ne dure généralement qu'une journée, à peu près tous les quatre ans.

Il est tout de même réaliste d'utiliser des procédés technologiques non électroniques pour les activités aux bureaux de vote. Dans certains endroits, on fait encore usage d'urnes démodées faites de bois ou de métal. Elles sont généralement lourdes et encombrantes et leur transport et entreposage entre les élections sont très coûteux. Il est maintenant possible de confectionner des urnes en carton qui offrent l'avantage d'être légères et jetables ou même recyclables. On peut aussi confectionner des urnes pliantes, légères et réutilisables en plastique.

Les urnes en carton ou en plastique n'éliminent pas entièrement les possibilités de fraude. Un cadenas sur une urne en carton, par exemple, n'empêcherait pas un malfaiteur d'utiliser un canif pour avoir accès à l'intérieur. Toutefois les urnes en carton ou en plastique peuvent être créées de façon à ce qu'il soit impossible pour un fraudeur d'avoir accès à leur contenu sans y laisser de traces apparentes, grâce à des scellés en plastique numérotés individuellement. Ces numéros sont notés par les préposés au vote en présence de témoins et les scellés sont vérifiés avant que les urnes soient ouvertes de nouveau à la clôture du vote pour s'assurer qu'ils n'ont pas été brisés ou substitués.

Les isoloirs qui servent à maintenir le secret du vote peuvent également être fabriqués de carton ou de plastique léger. Contrairement aux anciens isoloirs en bois, ceux faits de carton ou de plastique sont plus facilement transportables et entreposables. S'ils sont faits de carton, on peut les jeter ou les recycler car il sera probablement plus économique à la fin d'en acheter de nouveaux pour chaque élection comparativement au coût d'entreposage d'une élection à l'autre.

Le carton peut également servir à fabriquer des articles et du mobilier temporaires, tels que des tables, des affiches et des barrières destinées à contrôler les files d'attente.

L'encre ou une teinture colorante constitue également des matériaux d'innovation lorsqu'ils sont utilisés pour marquer le doigt des électeurs afin d'empêcher qu'ils votent plus d'une fois au cours d'une même élection. Certains types d'encre sont invisibles à l'oeil nu, ne peuvent être détectés que par une lampe à ultraviolet et sont très difficiles à faire disparaître. Selon le processus de vote utilisant ce procédé, les préposés aux bureaux de vote doivent vérifier les mains de chaque électeur sous une lampe à rayonnement ultraviolet pour confirmer qu'elles n'ont pas déjà été marquées. Après avoir voté, un des doigts de l'électeur est trempé dans l'encre. D'autres types d'encre ou de teinture sont visibles mais durables et, au dire des fabriquants, ne peuvent pas s'effacer durant la période de temps que se tient le vote.

Il importe de déterminer si la possibilité que les électeurs tentent de voter plus d'une fois représente un élément de risque appréciable avant de décider si la pratique que l'on vient de décrire est appropriée à un pays sans qu'elle ne soit perçue comme une invasion de la vie privée. Les organismes électoraux qui veulent faire appel à ce procédé devront également s'assurer qu'il ne constitue pas un danger pour la santé des électeurs ou des préposés au vote.

Technologie électorale de l'avenir

Les innovations technologiques du 20e siècle (particulièrement le recours aux ordinateurs) ont eu, dans une certaine mesure, un impact considérable sur la manière d'administrer les élections. Bien que les activités comme l'inscription des électeurs, le vote et le dépouillement des votes sont essentiellement demeurées les mêmes depuis les débuts des démocraties modernes, certains phénomènes du 20e siècle, comme le droit de vote universel, l'augmentation des populations et la multiplication des sociétés démocratiques ont fait en sorte que la technologie est devenue indispensable à l'administration des élections dans les sociétés modernes.

Certaines de ces innovations continueront d'affecter la manière dont les élections se dérouleront au cours du 21e siècle.

Quelles autres innovations électorales nous réserve la technologie? Voici quelques prédictions.

Disparition du bulletin de vote

Les bulletins de vote ont été de grande utilité pour le processus électoral. Ils sont faciles à confectionner, à utiliser et à distribuer, mais ils ne peuvent être réutilisés et ne font pas un usage économique des ressources matérielles. Ils ne constituent pas une méthode parfaite pour signaler un choix et leur dépouillement manuel constitue une activité lourde et encombrante. Leur distribution exige des ressources physiques importantes et ils sont souvent assujettis à la fraude. Dans plusieurs pays, les bulletins imprimés sur papier pourraient éventuellement céder leur place à des procédés de vote électronique peu coûteux, faciles à distribuer, recyclables et fiables.

Disparition des bureaux de vote

Les centres physiques de vote doivent être loués, équipés matériellement et opérés par des préposés et ils pourraient devenir des reliques coûteuses dans plusieurs pays ou des installations électroniques existantes peuvent être mises à la disposition d'un procédé de vote électronique. L'équipement informatique des gouvernements mis à la disposition des électeurs et d'autres installations publiques pourraient permettre de voter en direct par le biais d'Internet.

Popularité du vote électronique

Au fur et à mesure que l'équipement électronique devient moins coûteux, plus puissant et plus sécuritaire, divers procédés économiques et fiables de vote électronique seront largement utilisés.

Vote par Internet

Alors que les questions de sécurité et d'identification des électeurs reliées au vote par le biais d'Internet poussent plusieurs à considérer ce procédé avec beaucoup de prudence au 20e siècle, il ne s'agit que d'une question de temps pour que ces problèmes soient résolus, que le vote par Internet soit considéré sécuritaire et qu'il devienne populaire. Sa possibilité de changer la dynamique des élections et des campagnes électorales des politiciens ne doit pas être sous-estimée.

Activités démocratiques par l'entremise d'Internet

L'accès grandissant au réseau Internet pourrait donner naissance au phénomène de démocratie électronique, qui permettrait au simple citoyen de voter directement sur des questions importantes et sur des projets de législation. Ces votes pourraient être consultatifs ou exécutoires. Les électeurs auraient dans leurs mains le contrôle de l'agenda politique d'une manière jamais connue. Reste à savoir si une telle éventualité est démocratiquement souhaitable.

Identification personnelle par voie électronique

Certains systèmes électroniques de confirmation d'identité personnelle sont actuellement en voie de perfectionnement et devraient permettre à la population de participer activement à des activités commerciales et gouvernementales. De plus en plus, le monde moderne des affaires nécessite d'exécuter des transactions en ligne et, pour donner suite à ce besoin, les nouveaux systèmes permettront aux utilisateurs de confirmer leur identité personnelle en toute sécurité à travers un pays et même à travers le monde. La science permet maintenant d'implanter des puces électroniques chez les chiens et les chats. L'avenir connaîtra-t-il des humains porteurs de puces électroniques à la naissance?

Publication électronique de l'information

Le 20e siècle a été considéré comme l'ère de l'information. Jamais auparavant autant d'information n'a été aussi facilement disponible à autant de personnes. Le perfectionnement continu du réseau Internet et d'autres procédés électroniques permettant de publier de l'information permettra de mettre encore plus d'information à la portée de la population. Ce phénomène risque d'avoir une influence très importante sur le processus démocratique et d'offrir une multitude de possibilités nouvelles de distribuer et d'obtenir de l'information, autres que les moyens courants offerts présentement par les médias traditionnels. Les organismes électoraux seront en mesure de fournir aux électeurs beaucoup plus d'information grâce aux mécanismes de technologie variés de publication que permettront les nouvelles techniques de distribution de l'information et des services.

Activités électorales électroniques

En plus de permettre à un organisme électoral d'offrir à l'électorat de voter électroniquement et de recevoir de l'information, la technologie lui permettrait également d'accomplir par procédé électronique diverses autres tâches du processus électoral comme l'inscription des électeurs, l'enregistrement des partis politiques, les mises en candidature, les rapports de dépenses et de contributions monétaires de campagne, et des offres de conseils spécialisés, pour n'en nommer que quelques-unes.

Infrastructure de technologie sans fil

Plusieurs lecteurs réagiront sans doute en se disant que ces prédictions sont peut-être réalistes pour les pays industrialisés, mais impossibles dans les pays moins développés. Il est toutefois possible que les progrès dans le domaine de la transmission sans fil au moyen de satellites, de micro-ondes ou de radio en viendraient à offrir des services électroniques dans les régions les plus éloignées. Accompagnés de mécanismes d'inscription et de vote électroniques économiques de production de masse, les systèmes de services électroniques pourraient mettre le processus de vote électronique à la portée des électeurs partout dans le monde.

Services électroniques dans les régions éloignées

La livraison de services par processus électronique n'oblige même pas l'organisme qui dispense ces services à être situé dans la même localité, dans la même ville ou dans le même pays que ses utilisateurs. Avec la possibilité de livrer les services électoraux par le biais d'Internet, par transmission sans fil ou par toute autre technologie qui viendrait supplanter les procédés courants, le 21e siècle connaîtra-t-il la disparition des bureaux régionaux des organismes électoraux?

L'environnement électoral est vraiment un domaine avant-gardiste.

Exemples de divers pays

• Palestine
• Russie
• Sainte-Lucie

Palestine

Nouveau registre des électeurs pour les élections palestiniennes du 20 janvier 1996

Suite à la signature de la Déclaration de principe entre la Palestine et Israël, à Oslo, en 1993, une planification a été amorcée en vue de la tenue des élections présidentielles et législatives pour les territoires occupés de la Palestine, la Cisjordanie, la bande de Gaza et la partie est de Jérusalem. La signature de cette déclaration a nécessité d'autres négociations et un accord, certains touchant directement les élections; ces négociations ont abouti à la signature, en septembre 1995, de l'Accord provisoire entre Israël et la Palestine. L'agenda politique exigeait de tenir des élections le plus tôt possible et la date du 20 janvier 1996 a été arrêtée. La Commission européenne a signé une entente avec l'Autorité nationale de la Palestine (ANP), par laquelle elle s'engageait à fournir pour ces élections un appui financier et de l'aide technique.

Les dernières élections de la bande de Gaza remontaient aux années 1940 et celles de la Cisjordanie, aux années 1970, mais dans quelques villes principales seulement. L'occupation israélienne de la bande de Gaza et de Jéricho avait cessé en mai 1994 et celle des principaux centres urbains, à la fin de 1995; toutefois, elle avait persisté ailleurs. La nouvelle ANP ne disposait d'aucune donnée ni d'infrastructure d'inscription de ses électeurs et il a donc fallu instituer un processus d'inscription de toutes pièces.

La création du nouveau processus ne s'est pas faite sans contraintes ou sans difficultés.

• Au départ, l'ANP ne disposait ni d'argent ni de revenus fiscaux. Des élections ne pouvant se faire sans ressources financières, il a fallu obtenir un engagement de bailleurs de fonds à qui certains droits de décision ont été accordés.
• Les institutions du gouvernement palestinien n'étant que très récentes, aucun accord interministériel n'existait encore. Une entente fut formée entre la Commission de la Palestine pour les gouvernements locaux et les élections (CPGLE), le Bureau central des statistiques de la Palestine (BCSP) et le Ministère du gouvernement local (MGL) en vue de l'acquisition conjointe d'un système de technologie permettant de tenir les élections, de créer un registre des électeurs et, éventuellement, de servir à la tenue d'élections et de recensements de la population générale. La nécessité de disposer d'un système rapide permettant de respecter les échéanciers d'une élection imminente d'une part et, d'autre part, la nécessité d'une étude plus approfondie pour choisir un système qui permettrait le recensement de la population, ont créé des tensions entre les organismes concernés.
• Les engagements envers les bailleurs de fonds, tout en permettant des dépenses reliées à des activités électorales de nature générale, ne permettaient pas d'engager des dépenses reliées exclusivement aux fins d'un recensement de la population.
• Des discussions sérieuses ont eu lieu entre la CPGLE, le BCSP, le MGL et d'autres institutions de l'ANP pour déterminer l'attribution des responsabilités à court et à long terme.
• Les dispositions électorales de l'Accord provisoire exigeaient de comparer la première version du registre des électeurs exécuté par la Palestine avec le registre de la population des territoires occupés, maintenu par Israël. Cette exigence a fortement influencé le choix de l'équipement et du logiciel du système informatique. À la fin, le choix s'est arrêté sur des ordinateurs de type " RISC " et des logiciels " Unix " et " Oracle ".
• La commission électorale avait opté pour un mode de scrutin majoritaire décentralisé dans 16 circonscriptions et le système de technologie devait s'y prêter.

Création du registre des électeurs

Très tôt, la commission électorale avait déterminé la procédure et les heures du vote, établissant à 750 le nombre maximal d'électeurs par section de vote. Disposant déjà des données concernant le nombre moyen de résidents par foyer dans la Cisjordanie et dans la bande de Gaza, le BCSP a pu établir le nombre maximal de foyers à inclure dans chaque section de vote et a organisé un traçage géographique électoral des communautés à l'aide des données démographiques disponibles. Il a ainsi réussi à tracer manuellement des cartes géographiques démontrant tous les édifices dans chaque ville, village ou hameau, aucune autre carte n'étant disponible. Les nouvelles cartes ont servi à identifier sur place les limites des sections de vote des quartiers résidentiels. Chaque carte a été notée d'un code de cinq chiffres, les deux premiers dénotant la circonscription et les trois autres la section de vote.

Les électeurs devaient être palestiniens selon la définition de la loi, avoir atteint l'âge de dix-huit ans le jour de l'élection et ne pas être privés du droit de vote parce que reconnus coupables d'acte criminel ou pour incapacité mentale. Afin d'inscrire le plus d'électeurs possibles et aussi dans un contexte d'éducation de l'électorat, une commission de bureaux de vote (CBV) composée de cinq membre a procédé, par des visites à domicile dans chaque section de vote, à un processus intense d'inscription des électeurs. Cette même commission a aussi été responsable de l'organisation du vote et de son dépouillement. Au moins trois visites à chaque domicile ont été effectuées pour s'assurer d'inscrire tous les électeurs éligibles. Chaque électeur a été inscrit sur un formulaire distinct qu'il devait signer et recevait une confirmation provisoire d'inscription (un exemplaire de ce formulaire dans les versions arabe et anglaise peut être fourni aux intéressés sur demande).

Le centre d'informatique pour l'inscription était installé dans les locaux du BCSP, responsable de son fonctionnement au nom de la CPGLE; après l'adoption de la Loi électorale, la CPGLE a été remplacée par la Commission électorale centrale de la Palestine (CECP) qui fut chargée de l'organisation de l'élection. Une fois la semaine, chaque CBV effectuait la transposition des formulaires d'inscription sur des formulaires de saisie conçus pour la lecture optique de marques (LOM) ainsi que pour permettre la saisie manuelle (un exemplaire de ce formulaire dans les versions arabe et anglaise peut également être fourni aux intéressés sur demande). Le recours au procédé LOM était une expérience et bien qu'il avait été espéré que ses trois lecteurs suffiraient pour répondre à la majorité des saisies, sa vitesse n'a toutefois pas répondu aux attentes. Le centre d'informatique disposait également de 48 terminaux de saisie manuelle capables de saisir les ajouts et les corrections et qui devaient également servir de renfort aux lecteurs LOM. Ces terminaux ont été utilisés pour la saisie sur trois quarts complets de travail du début de la période de cinq semaines prévue pour la saisie et la tâche a été complétée dans les délais restreints prévus.

Cette expérience a clairement démontré l'importance de disposer d'un système de rechange lorsqu'une technologie relativement nouvelle est utilisée. Bien que le système de technologie envisagé pour la saisie s'est avéré jusqu'à un certain point décevant, il a tout de même permis d'acquérir des connaissances qui pourraient être utiles si une version améliorée de ce même procédé était utilisée dans l'avenir.

Au cours des cinq premières semaines d'opération, un million d'inscriptions ont été saisies. Chaque inscription comprenait :

• le code de cinq chiffres indiquant la circonscription et la section de vote;
• le nom de l'électeur pouvant comprendre jusqu'à quatre composantes;
• l'adresse;
• la date de naissance;
• le sexe;
• le numéro d'identité composé de neuf chiffres;
• le type de pièce d'identité fournie identifié par un code d'un chiffre.

Dans les deux semaines précédant l'élection, les autorités ont imprimé et publié une première version du registre des électeurs à partir des deux imprimantes " dox matrix " à haute puissance à leur disposition. À cause du temps restreint et de la qualité de la technologie disponible, le registre imprimé ne contenait que les renseignements numériques, soit les codes de circonscriptions et de sections de vote, le numéro d'inscription de l'électeur à l'intérieur de la section de vote, la date de naissance, le sexe, le numéro d'identité et le type de pièces d'identité fournies. Les noms et adresses ont été inscrits à la main en caractères arabiques par les CBV avant la publication du registre.

Au cours des trois semaines qui ont précédé le vote, quelque 30 000 ajouts et corrections ont été saisis à la suite des requêtes et des objections reçues. Tel que requis, la version complète du registre provisoire a été comparée avec le registre israélien de la population et les données qui ne concordaient pas ont été corrigées conjointement par des palestiniens et des israéliens. C'est à ce point que la version finale du registre fut imprimée de nouveau et expédiée aux CBV pour y inscrire les données alphabétiques. Ils furent disponibles à temps pour le vote dans les 1 700 bureaux, soit seulement dix semaines après le début de la période d'inscription.

Le processus d'acquisition

Les fonds pour l'achat de l'équipement électronique qui a servi à la production du registre des électeurs provenaient de la Commission européenne (CE), qui avait imposé certaines conditions procédurales. La description qui suit est un énoncé de ces procédures. Si le projet devait être répété, les principes fondamentaux de transparence et de responsabilité comptable seraient toujours présents, mais il ne faut pas présumer que les exigences touchant les procédures seraient les mêmes.

Première étape : le budget initial

La CE et la CPGLE ont signé une série d'ententes sur la question du financement de divers aspects de l'organisation des élections et sur l'obligation de respecter les limites du budget électoral entériné par un comité de pays membres de la CE. Le budget spécifique pour l'achat d'équipement d'informatique faisait l'objet d'une de ces ententes. Il avait été établi sur la base d'estimations faites conjointement par la CE, la CPGLE et le BCSP dans le cadre de l'exercice de planification de l'aide que devait apporter la CE.

Deuxième étape : le choix des fournisseurs

Les exigences générales de la CE stipulaient que les fournisseurs devaient être choisis parmi les entreprises enregistrées soit en territoire palestinien soit dans les pays membres de la CE. Étant donné les difficultés que représentait à ce moment la distribution des marchandises aux territoires palestiniens qui devaient passer par les douanes d'Israël, la CE a finalement donné son accord pour restreindre la liste de fournisseurs potentiels à ceux établis sur les territoires palestiniens. À partir de leurs connaissances des entreprises locales, la CPGLE et le BCSP ont dressé une liste de neuf fournisseurs possibles qu'ils ont présentée à la CE pour approbation.

Troisième étape : l'appel d'offres

La CPGLE a été chargée de rédiger l'appel d'offres et l'a distribué aux neuf entreprises identifiées et invitées à présenter des soumissions dans un délai de trois semaines. L'appel d'offres énonçait les devis techniques que devait respecter le système requis.

Ces devis techniques contenaient les éléments suivants :

• les exigences minimales de configuration de l'équipement, y compris sa pleine capacité de fonctionnement en utilisant l'alphabet arabe, stipulant que toute extension éventuelle ne devait pas nécessiter des changements majeurs du système et que les modèles haute gamme ne seraient pas acceptés;
• les devis que devait respecter le réseau d'ordinateurs, y compris les capacités d'extension, le nombre de terminaux à supporter, la puissance minimale et les tests de performance;
• les exigences de la mémoire centrale;
• les caractéristiques du disque dur;
• les devis de lecture en continu de la bande magnétique;
• les caractéristiques que devaient offrir les consoles de visualisation;
• les devis des options que pouvait offrir le serveur;
• les devis des unités de travail et des ordinateurs personnels;
• les devis des modems;
• les devis pour deux imprimantes laser à haute puissance, deux imprimantes ordinaires, une imprimante " dox matrix " et deux imprimantes dédiées au serveur;
• la nécessité de disposer d'un service ininterrompu d'énergie électrique;
• les caractéristiques et une illustration des capacités de communications du système;
• les caractéristiques minimales du système d'exploitation UNIX;
• les besoins de fournitures et d'installation du système de traitement de données de modèle Oracle 7;
• la nécessité pour le fournisseur de définir les caractéristiques que devrait offrir l'emplacement du système;
• la nécessité pour les fournisseurs de décrire les devis de leurs produits sur les documents de notes techniques fournis par l'acquéreur;
• la nécessité de spécifier la date la plus rapprochée et la plus éloignée de livraison à cause de la nécessité d'établir le calendrier électoral le plus tôt possible;
• la nécessité de fournir deux ensembles complets de manuels d'utilisateurs, en anglais et si possible en arabe, pour toutes les pièces d'équipement et tous les logiciels qui seraient fournis;
• l'engagement d'offrir toute la formation nécessaire et d'en fournir les détails.

Les soumissions devaient être accompagnées d'un cautionnement de soumission de 5 % du total de la soumission, d'un cautionnement d'exécution de 10 % du total de la soumission et d'un cautionnement de la période de garantie de 10 % du total de la soumission. Le cautionnement d'exécution devait être retenu jusqu'au dernier versement du paiement. Quant au cautionnement de garantie, il serait retenu jusqu'à ce que la période de garantie de chaque pièce d'équipement soit écoulée.

Le paiement devait s'effectuer en trois versements selon les conditions suivantes :

• 25 % dans les 15 jours suivant la signature du contrat;
• 50 % dans les 90 jours suivant la livraison, l'installation et la mise en service sur la foi d'un certificat d'acceptation;
• un dernier versement de 25 % seulement après que le système aurait fonctionné de façon satisfaisante pendant deux mois consécutifs.

Quatrième étape : l'évaluation des soumissions

L'entente entre les trois organismes, la CPGLE, le BCSP et le MGL, prévoyait la formation du Comité conjoint d'acquisition (CCA) composé de trois représentants du BCSP, deux de la CPGLE et d'un dernier nommé par la CE. Avant de prendre connaissance des soumissions, le CCA a énoncé une série de critères d'évaluation qui devaient s'appliquer uniformément à toutes les soumissions. Le processus de pointage accordait un maximum de 50 points pour les pièces d'équipement et les logiciels proposés (ce montant se répartissant entre les divers éléments), 12 points pour l'expérience et le support que les fournisseurs étaient en mesure d'offrir et 18 points pour les échéanciers de livraison, d'installation, de documentation et de formation.

La décision préalable avait été arrêtée d'accepter le meilleur système de technologie offert pourvu qu'il respecte les devis de l'appel d'offres et que le prix soit à l'intérieur des limites budgétaires. À la suite d'études techniques plus approfondies subséquentes à l'appel d'offres, il a été décidé qu'il était préférable de faire l'acquisition du système Oracle directement d'un représentant de cette entreprise et d'ignorer la partie de chaque soumission, y compris le prix, traitant spécifiquement du système Oracle.

Tous les neuf fournisseurs qui avaient été invités à présenter des propositions ont soumissionné et deux d'entre eux ont présenté chacun deux propositions différentes. Après que les onze propositions aient été ouvertes et paraphées par les membres du Comité, six d'entre elles ont été rejetées parce qu'elles ne respectaient pas les exigences techniques.

Des cinq propositions retenues, divers points restaient encore à clarifier. Un document demandant des précisions leur a été transmis demandant une réponse dans un délai d'une semaine. Dès réception de ces détails, le CCA a entrepris l'évaluation des cinq propositions, leur a accordé un pointage et établi une liste en conséquence.

L'ANP a entrepris les négociations du contrat final avec le fournisseur choisi, négociations au cours desquelles des modifications mineures ont été apportées aux échéanciers de versements originaux. Les deux parties se sont également mises d'accord sur d'autres points garantissant que des fonctions d'entretien préventif seraient exécutées à toutes les deux semaines, que le fournisseur serait disponible pour effectuer un service d'urgence 24 heures par jour et qu'il s'engageait à remplacer sans frais toute pièce d'équipement qui deviendrait défectueuse durant plus de 24 heures. Ils se sont également entendus sur les dispositions de garantie du contrat (il se peut qu'un exemplaire du contrat final puisse être fourni sur demande, après confirmation).

Cinquième étape : la livraison et l'installation

Le contrat fut signé avec le fournisseur le 26 août 1995. En dépit des quelques problèmes mineurs survenus, le succès de l'entreprise est évident du fait que l'inscription des électeurs a débuté le 12 novembre 1995, que les premiers formulaires d'inscription sont parvenus au tout nouveau centre de saisie du BCSP dans les quelques jours suivants et que le registre contenant les noms d'au-delà d'un million d'électeurs était complété, imprimé, révisé, corrigé et disponible le 20 janvier 1996, pour le jour de l'élection, seulement dix semaines après le début de l'inscription.

Russie

LES ÉLECTIONS À PARTIR DU SYSTÈME D'INFORMATIQUE DE L'ÉTAT

LA COMMISSION ÉLECTORALE CENTRALE DE LA FÉDÉRATION RUSSE

Introduction

De nombreuses personnes maintiennent que les élections et la démocratie sont s[ogonek]urs. Il y a quelques années, le nouvel environnement de la Russie a nécessité la tenue d'élections et le pays s'est retrouvé devant la nécessité d'adopter une toute nouvelle approche pour les organiser.

La recherche d'une solution a été influencée par une gamme de conditions très spécifiques au pays, soit la grande étendue de son territoire, la multiplicité des fuseaux horaires sur lesquels est réparti ce territoire, la dispersion de sa population et la diversité d'infrastructure et des moyens de transport d'une région à l'autre.

La Russie compte aujourd'hui 105 millions d'électeurs. Plus de 90 000 centres de vote sont nécessaires et plus d'un million de personnes participent à l'organisation et à la tenue d'une élection. Il est évident que dans de telles circonstances, l'administration d'élections transparentes représente un défi considérable d'organisation et pourrait mener à des problèmes de nature technologique, sans compter les coûts astronomiques. L'inscription des électeurs, le déroulement des campagnes préélectorales, la compilation, la publication des résultats du vote et le maintien de transparence des élections sont également des causes d'inquiétude. Toute complication qui pourrait survenir lors de ces événements, inévitable sans le recours à la technologie, pourrait avoir des conséquences désastreuses sur le plan politique et économique.

Le 23 août 1994, le décret du président de la Fédération ordonnait d'organiser des élections à l'aide du centre d'informatique de l'État. Depuis cette date, l'État a entrepris un développement majeur et graduel d'un système informatisé d'élection, étape par étape. Les premiers éléments de ce système sont entrés en fonction lors des élections législatives pour élire les députés de la Duma le 17 décembre 1995.

Dans le cadre des expériences d'exploitation du nouveau système de technologie électorale, il a été utilisé en juin 1996 pour préparer et tenir les élections présidentielles dans plus de 80 % des États de la Fédération russe. Il a surtout été mis à l'essai pour la préparation des listes d'électeurs et pour le calcul des résultats préliminaires des votes. Même à ce stade, le système s'est révélé relativement efficace.

Pour les élections des dirigeants du pouvoir exécutif, des députés aux diverses assemblées législatives et aux gouvernements locaux entre octobre et décembre 1996, le système de technologie a été en fonction pour les élections dans 75 des 89 États de la Fédération. Cette expérience a permis de confirmer que le système était efficace, polyvalent et suffisamment adapté aux circonstances locales spécifiques, ce qu'avait prévu l'acquisition de logiciels spécifiques à cette fin.

Il avait été prévu que le développement du système de technologie électorale se déroulerait de 1996 à 2000. Il est aujourd'hui en pleine opération sur presque tout le territoire russe, soit dans 88 États. L'étendue de son application et le nombre de pièces d'équipement et de logiciels en font un des réseaux d'informatique les plus importants au pays. Vu son potentiel de fonctionnement, ses logiciels et sa configuration universelle, il est considéré comme étant le système de technologie de l'information et de télécommunication le plus développé en Russie.

Capacités et ressources du système

Le réseau utilise plus de 6 000 ordinateurs répartis dans 300 localités desservies par 90 réseaux locaux.

Les pièces d'équipement les plus utilisées lors des élections et des référendums sont les numériseurs à balayage de bulletins de vote intégrés aux réseaux des diverses commissions électorales. À la fermeture des bureaux de vote, les numériseurs permettent de comptabiliser automatiquement les résultats des différents processus de vote d'une durée de 20 à 25 minutes seulement.

En plus de réaliser des économies de temps et de ressources, le système permet de confirmer la validité des bulletins de vote et d'éliminer les possibilités de fraude dans la comptabilisation technique des résultats, tout en affichant la transparence du processus électoral dans toutes les régions en temps réel. Le jour des élections, les résultats régionaux sont transmis à la Commission électorale centrale sous formes de statistiques, de schémas, de texte et d'information audiovisuelle. Ces résultats sont ensuite colligés et transmis aux médias.

Le système doit son efficacité au fait que l'ensemble de ses ressources ne se limite pas à la haute sophistication des pièces d'équipement informatique, à ses logiciels ni à son système de communication. Afin de disposer d'un système d'exploitation viable et fiable, la Fédération a créé des établissements industriels de développement technologique dans le but de fabriquer toutes les pièces d'équipement nécessaires au processus électoral.

La liste des logiciels et des pièces d'équipement auxiliaires auxquels le système a fait appel est exhaustive. Elle comprend, entre autres, l'équipement complexe dont étaient dotés les bureaux de vote, diverses technologies de fabrication rapide, d'imprimantes de qualité supérieure dotées de mécanismes de prévention de fraude, de l'équipement de dactyloscopie de lecture électronique d'empreintes digitales et, finalement, des compteurs de bulletins de vote. Le système avait à sa disposition des ressources techniques capables de solutionner toute une gamme de problèmes.

Entre les élections, ces ressources sont utilisées principalement pour :

• relier les institutions administratives des diverses juridictions et simplifier leurs travaux; et
• fournir les ressources informatiques du système aux diverses institutions.

Les ressources du système, conjointement avec les bases de données de la Duma, du Conseil de la Fédération et d'autres organismes fédéraux, sont à la disposition générale des institutions fédérales et régionales aussi bien qu'à d'autres organismes. Ces ressources comprennent les systèmes de communication, de traitement de données, les ressources humaines y compris les administrateurs de systèmes, l'équipe de techniciens et les préposés à l'information.

Structure et composition du système

Le système électoral informatisé a une structure hiérarchique de plusieurs niveaux. Des unités d'équipement sont reliées entre elles par messagerie électronique pour former un réseau unique d'informatisation. Divers moyens de communication, tels que des canaux numériques de télévision et des satellites, permettent au système de fonctionner en temps réel.

Le premier cycle du système établit une base technique de réseaux aux quatre principaux niveaux de juridiction, soit celui de la Commission électorale centrale, des commissions électorales des États de la Fédération russe, des commissions électorales de districts et des commissions électorales régionales.

La structure hiérarchique du système informatisé suit les mêmes lignes que la structure organisationnelle des commissions électorales :

• le réseau informatique de la Commission électorale centrale et du Centre fédéral d'informatique;
• les centres d'informatique des commissions électorales des États de la Fédération russe;
• les services d'informatique des commission électorales de districts responsables pour la tenue des élections des juridictions fédérales;
• les centres d'informatique des commissions électorales régionales.

Bien que les réseaux locaux des niveaux inférieurs de commissions utilisent des logiciels et des mécanismes de télécommunications uniformes, les caractéristiques et la configuration de leurs réseaux sont différentes les unes des autres. Par exemple, les réseaux des commissions régionales sont de six modèles différents, les caractéristiques de leurs terminaux sont différentes et ils ne disposent pas tous du même nombre d'imprimantes. Ces caractéristiques varient selon le volume de transmission des données et selon le nombre d'électeurs dans chaque région.

Le système est structuré d'après un principe de modules, ce qui facilite son exploitation sans modifier le fonctionnement de ses réseaux de base. Ce principe permet également l'utilisation autonome locale de certains éléments du réseau à des fins électorales ou autres.

Présentement, l'administration d'élections sous le système informatique représente l'un des plus importants systèmes de technologie de l'information en Russie et permet de maintenir des communications électroniques viables et stables avec les régions les plus éloignées du pays. Il offre des facilités de courrier électronique à plus de 3 000 utilisateurs dans presque toutes les villes et les centres régionaux de la Fédération russe.

Plus de 3 000 administrateurs veillent au fonctionnement et au maintien du système. Les tâches de maintien sont sous la surveillance de 25 techniciens professionnels qui détiennent une certification internationale et à qui le gouvernement a accordé un accès complet au système. Douze centres régionaux assurent les services de formation du personnel et l'entretien technique de l'équipement.

Au cours du deuxième cycle du projet, les commissions électorales de districts seront modernisées et informatisées, permettant à tous les réseaux et à tous les ordinateurs d'atteindre 100 000 unités. Il est prévu que le volet électoral du système sera fusionné aux autres systèmes informatisés de la Russie qui sont présentement en voie de développement grâce à divers programmes fédéraux de développement.

Solutions technologiques

Le projet pour le développement du système de communication et de traitement des données avait été exécuté en tenant compte des moyens de communication en place en Russie. Ce projet avait fait appel aux procédés de technologie et à l'équipement étrangers et locaux en tenant compte des structures administratives et territoriales et de la géographie locales et du peu de connaissances informatiques de la population.

Étant donné l'objectif de fonctionnement du système à travers le pays, un critère important pour le choix de l'équipement et des ordinateurs a été leur haut degré de fiabilité durant son fonctionnement de même que leur universalité.

Le centre de traitement des données du système a été conçu pour répondre à la méthode de fonctionnement du réseau local d'ordinateurs de la Commission électorale centrale et du Centre fédéral d'informatisation.

Ce centre est composé de 100 modes de réponses asynchrones (ARM) intégrés dans un réseau local. Le réseau local pour sa part utilise les technologies Ethernet 802.3 et 802.12 qui permettront de disposer d'un système de conférences vidéo. En plus, huit serveurs de fichiers et trois serveurs de courrier électronique supportent des parties du réseau « subdivisions de la Commission électorale centrale ».

Parmi ces éléments, le système utilise des ordinateurs Compaq, des serveurs ProLiant et ProSignia et des unités de travail DeskPro et ProLinea. La structure des réseaux locaux utilisés pour les commissions électorales des États de la Fédération est de technologie Ethernet 802.3. Cinq différents types de cette technologie utilisent des serveurs de caractéristiques différentes.

Grâce aux moyens de télécommunications du module électoral du système, les données concernant le vote sont transmises à la Commission électorale centrale, les données numériques des résultats sont traitées par un logiciel Itogi et les données géographiques par un logiciel Kartographia, pour être finalement transmises au centre de technologie électorale.

Le centre de technologie électorale utilise le système d'affichage d'information du système pour publier promptement de l'information sur le processus électoral et sur les résultats du vote. L'équipement et les logiciels de ce système sont fusionnés à un réseau local et une de ses pièces est un écran mural Toshiba de quatre mètres qui permet de projeter une image de même dimension que l'écran aussi bien que des images de moindre dimension sur des parties de l'écran. Ce mécanisme d'affichage peut projeter des informations sur un, quatre, neuf ou seize tronçons de l'écran ou d'y fusionner des images.

Des voies digitales de communication transmettent les données au système d'affichage. Ce type d'équipement est fiable, offre un très haut degré de flexibilité et requiert un minimum de personnel de supervision. La transmission du son, des images et des données lors des conférences vidéo se fait conformément aux normes de la technologie ISO Ethernet.

Technologies de collecte et de traitement des données

Depuis le début du vote jusqu'à la signature d'un rapport final par la Commission électorale centrale, le système de technologie électorale est en fonction pour surveiller le processus électoral, pour recevoir les résultats préliminaires du vote et pour transmettre les données des commissions électorales de niveaux inférieurs à celles des niveaux supérieurs. Cette fonction de collecte des données comprend les activités suivantes :

• Les données sur le processus électoral. Ces données sont rassemblées et traitées par les commissions électorales régionales des États qui les transmettent à la commission centrale. Elles indiquent le nombre d'électeurs inscrits dans les centres de vote au jour de l'élection, le nombre total et le pourcentage d'électeurs qui ont voté à des moments précis et la dynamique du processus électoral.
• Des rapports progressifs du vote. Les commissions régionales recueillent des données et préparent des rapports progressifs qu'ils transmettent à la Commission centrale et qui indiquent les résultats du vote qui ont été transmis par les commissions électorales de districts.
• Des rapports préliminaires des résultats du vote. Une fois que les derniers rapports des commissions de districts sont reçus par les commissions régionales, ces dernières les colligent et préparent des rapports des résultats finals du vote qu'elles transmettent aux commissions électorales des États qui, à leur tour, les transmettent à la Commission électorale centrale.
• L'archivage des bases de données. Les données sont mises en archives isolément par niveau de commissions, soit par niveau régional ou par niveau des États de la Fédération. Les données reçues à la Commission électorale centrale font l'objet d'une double vérification pour éliminer toutes les erreurs possibles avant l'archivage des différentes bases de données.

Le logiciel Itogi permet de colliger les résultats du vote par commission des États, par commission régionale et par commission de district et de les présenter sous forme de tableaux indiquant les pourcentages des votes comptabilisés pour commission régionale qui a soumis des rapports.

Le logiciel Kartographia permet de publier des résultats du vote en format cartographique en utilisant la couleur, des graphiques et des schémas. À la suite de chaque session de traitement des données, une série de diapositives est publiée. Les tableaux et les illustrations géographiques sont ensuite transférés au système d'affichage par les voies de communication disponibles. Le système de technologie électorale permettra à tous les réseaux d'administrer des élections et des référendums pour les différents niveaux de juridictions.

En 1996, le volet de technologie électorale du système d'informatique de l'État a eu recours à une technologie de haute conception pour l'élection à la présidence de la Fédération russe et pour les élections aux assemblées législatives des États de la Fédération russe.

Système de transmission des données

La Commission électorale centrale a recours à une station digitale informatisée et à des canaux de fréquences nolisées pour la transmission des données, ce qui permet d'effectuer les communications et la transmission à une vitesse de 19,2 kilo-octets à la seconde, d'un réseau à l'autre.

Éventuellement, un nouvel équipement de communication et de nouveaux canaux de fréquences permettront d'effectuer la transmission des données à 64 kilo-octets à la seconde. L'adoption d'un système de communication par ligne téléphonique élargie est également prévue pour transmettre des images animées. Le système utilise présentement un mode semi-duplex pour la transmission des données et un mode duplex pour les communications téléphoniques.

La commission électorale centrale utilise le système d'appels téléphoniques directs, les télécopieurs, les modems et la téléconférence pour ses communications avec les commissions des États. Le système peut établir des fonctions de communication interactive avec d'autres réseaux. Il peut aussi utiliser des lignes additionnelles du réseau téléphonique de Moscou tout comme les réseaux privés Rosnet, Rospak et d'autres.

Les travaux pour mettre Internet à la portée de la Commission électorale centrale sont presque terminés. Durant la préparation et la tenue des élections, tous les moyens de communication disponibles sont utilisés, y compris les lignes communes, tels que les standards téléphoniques, et les canaux digitaux de satellites assignés. Les standards téléphoniques ou d'autres réseaux locaux de transmission de données ou les deux sont utilisés par les commissions des États et par les commissions régionales.

Sécurité des données

Les données du système de technologie électorale sont protégées contre tout accès non autorisé par les logiciels organisationnels et techniques.

Dans chaque unité du système, un des administrateurs de système est chargé d'assurer la sécurité des données. À cette fin, il dispose des logiciels et de l'équipement pertinents. Ces moyens lui permettent de :

• empêcher l'accès aux données par les personnes non autorisées durant la saisie;
• tenir un registre des utilisateurs autorisés à avoir accès aux données, aux logiciels et à l'équipement selon le plan de sécurité;
• conserver un contrôle des mécanismes de sécurité et des logiciels;
• consigner tous les cas d'atteinte à la sécurité et les détails pertinents;
• contrôler les activités des utilisateurs des terminaux et d'en assurer la sécurité.

Logiciels

Le système utilise des logiciels standardisés et spécialisés qui permettent d'informatiser tous les aspects de collecte, de traitement et d'analyse des données à tous les niveaux selon les moyens techniques, les facilités de communication et le type de logiciels à leur disposition.

Les logiciels standardisés du système de technologie électorale permettent d'accomplir les tâches générales, d'exercer l'administration du système, de relier fonctionnellement les pièces d'équipement, d'ériger les modes de réponses asynchrones (ARM) et de supporter un environnement uniforme de logiciels et d'informatisation.

Les logiciels standardisés. Les logiciels standardisés utilisés par le système sont :

• un logiciel de conception russe de transmission des données et de télécommunication utilisé avec l'équipement de télécommunication, permettant de recevoir et de transmettre des données par un procédé de courrier électronique en mode automatique à tous les niveaux du système;
• Novel Netware et Windows NT permettent le fonctionnement des réseaux;
• MS Dos et MS Windows sont utilisés dans l'environnement d'exploitation de base;
• Paradox pour Windows et Clipper sont utilisés pour la gestion des bases de données.

Les logiciels spéciaux. Ceux-ci se composent d'une série de logiciels multifonctionnels développés en Russie. Cet ensemble permet d'accomplir des tâches complexes du processus électoral comme produire des sommaires des résultats du vote. Il est aussi utilisé entre les élections. Les tâches effectuées sont les suivantes :

• l'inscription des électeurs et la préparation et l'impression des listes d'électeurs;
• la délimitation des régions géographiques, telles que les communautés résidentielles et le territoire des commissions électorales;
• la réception de rapports progressifs de la participation électorale, le traitement de rapports préliminaires des résultats du vote et la préparation de publications;
• l'établissement de listes et de fiches des candidats, des procurations, des partis politiques et des coalitions qui présentent des candidats aux assemblées législatives, et la préparation et l'enregistrement des certificats d'élection des députés;
• la planification, l'élaboration et le contrôle des budgets des diverses commissions de même que les tâches de comptabilité;
• le travail en mode informatique avec des documents normatifs, législatifs et réglementaires;
• la possibilité des secrétaires de travailler avec divers documents, tels que le courrier, les textes réglementaires, les enregistrements auprès des commissions et à exercer un contrôle sur la préparation et la distribution des documents et des instructions;
• le traitement et l'analyse de rapports statistiques des résultats du vote et leur transposition sous forme de graphiques et de cartes géographiques, de même que la réception de ces statistiques par le biais des divers réseaux;
• la transposition sur des cartes géographiques de données concernant la préparation, le déroulement et les résultats des élections;
• les tâches informatisées complexes des commissions touchant la planification et l'organisation des élections et des référendums.

Lecture numérisée des bulletins de vote

La lecture numérisée est un mécanisme de lecture optique qui permet de lire les choix exprimés par les électeurs sur les bulletins de vote déposés dans les centres de vote. Il a été utilisé pour la première fois lors des élections des États de la Fédération russe en 1996. Au moment des élections présidentielles de 1996, les lecteurs ont été utilisés dans 15 centres de vote pour le dépouillement préliminaire.

Lors des élections pour le poste de Gouverneur de Saint-Pétersbourg de la même année, 60 de ces lecteurs ont été utilisés, de même qu'au cours des élections aux assemblées législatives de Leningradskaya oblast, 600 et des élections de Saratov, 10. Il est prévu que le processus de lecture numérisée deviendra l'une des plus importantes pièces d'équipement utilisées par le système de technologie électorale de la Russie.

Ces lecteurs permettent d'exécuter les tâches automatiques suivantes :

• interpréter les marques utilisées par les électeurs pour marquer leurs bulletins de vote;
• comptabiliser les votes déposés en faveur et contre les candidats;
• indiquer les résultats des bulletins lus sur disquettes et dans des rapports imprimés;
• déterminer l'acceptation des bulletins en regard des modèles de bulletins acceptables fournis par les commissions de districts en tenant compte de la résidence de l'électeur;
• l'annotation des bulletins non valides qui n'ont pas été marqués de manière à se conformer aux modèles fournis.

Les logiciels spéciaux permettent de tenir compte, entre les élections, des exigences locales, particulièrement dans les régions éloignées pour accomplir diverses tâches comme la formation, l'établissement des bases de données, et ainsi de suite.

Sainte-Lucie

Infrastructure informatique

Sainte-Lucie dispose de bonnes connexions de micro-ondes, de satellite, de câble, de télévision et d'Internet.

Laissé sans protection, l'équipement peut être affecté par les éléments comme la chaleur, l'humidité et la rouille parce que la plupart des communautés importantes sont près de la mer et le pays est à la merci des ouragans.

L'énergie électrique est disponible en quantité suffisante, mais parce que des pannes majeures sont fréquentes, tout l'équipement informatique est protégé par des régulateurs de tension. L'ordinateur central IBM AS/400 est relié à un système d'alimentation sans coupure qui peut alimenter le système en énergie pendant une heure. Ce système d'alimentation est maintenu par deux génératrices sur un circuit électrique dédié.

L'entretien des ordinateurs personnels, des terminaux sans mémoire et des imprimantes est effectué localement, mais pour toute réparation de l'ordinateur central, on doit faire appel aux ressources de la Barbade, une île voisine. Les logiciels sont tous développés localement, et leur entretien se fait sur place. Ils ne requièrent que très peu d'intervention des utilisateurs sauf pour exécuter les sauvegardes. L'infrastructure requise pour assurer le fonctionnement et l'entretien de l'équipement et des logiciels actuels et même des nouveaux systèmes envisagés est donc très adéquate.

Acquisition de la technologie

La décision de faire l'acquisition du système actuel a été arrêtée par un comité directeur de quatre personnes créé spécialement à cette fin. Le comité avait un mandat clair et disposait de trois mois pour étudier les propositions présentées par les trois fournisseurs qui avaient été invités à présenter des offres de service et pour recommander le choix d'équipement.

Après avoir interviewé les fournisseurs et avoir reçu des démonstrations, le choix du comité s'est arrêté sur le IBM AS/400 qui présentait les caractéristiques suivantes :

• il s'agissait nettement de l'ordinateur central le plus développé des trois et le seul spécialement structuré pour supporter une base de données relationnelle;
• c'était le seul dont les variations d'interfaces verticales et horizontales promettaient que l'ordinateur ne deviendrait pas désuet avant une longue période parce que ses interfaces le rendaient transparent pour les utilisateurs;
• son degré de complexité évitait de faire appel à des programmeurs de système et à des utilisateurs hautement spécialisés;
• la disposition logique de ses composantes et de ses capacités de programmation permettait de se concentrer plus aisément sur les tâches à accomplir plutôt que sur la manière de les accomplir;
• le système offrait d'excellentes caractéristiques de sécurité faciles à exécuter à divers niveaux à partir de la localité physique des postes de travail jusqu'au niveau des objets et des champs;
• le système obligeait à effectuer une programmation orientée sur les objets;
• plusieurs entreprises majeures comme General Motors et Citibank, entre autres, avaient dépensé des sommes considérables pour adopter un pareil système et même Microsoft en faisait usage.

Sainte-Lucie a été obligée d'acheter son propre équipement parce que le pays ne disposait pas d'un bureau de service informatique et même si de tels services avaient été disponibles, il aurait été nécessaire d'acheter quand même l'équipement pour des raisons de sécurité.

Il a été décidé de faire développer les logiciels par des ressources locales pour pouvoir compter par la suite sur des personnes compétentes qui connaissaient le système. Cette approche permettait de plus d'atteindre une meilleure homogénéité des besoins du moment autant que des besoins futurs plutôt que d'avoir à changer de technologie en cours de route.

Les systèmes de communication sont des procédés de câbles twinax (conducteurs parallèles). Le câblage direct est une caractéristique de l'équipement et les lignes nolisées, plutôt que l'accès par ligne commutée, ont été adoptées pour des raisons de sécurité et à cause de leur disponibilité. Des ordinateurs personnels sont utilisés pour l'accès au réseau Internet, au courrier électronique et pour d'autres fonctions. Client Access, un produit d'IBM, relie les réseaux locaux d'ordinateurs personnels à l'ordinateur central AS/400 au moyen de câbles directs de conducteurs parallèles.

Diminution des risques associés à la technologie L'ordinateur est localisé dans une pièce spécialement conçue pour les ordinateurs dans le centre informatique. Des claviers à touches numériques donnent accès au centre informatique de même qu'à la pièce de l'ordinateur central et les codes sont changés à intervalles réguliers. Un préposé à la sécurité contrôle l'accès à l'édifice. Les utilisateurs qui travaillent ailleurs que dans le centre informatique sont responsables d'assurer la sécurité physique de leurs postes de travail particuliers.

L'accès aux données est contrôlé de diverses façons :

• tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau, n'ont accès qu'à leur lieu de travail spécifique;
• tous les utilisateurs doivent avoir recours à des mots de passe qui sont obligatoirement modifiés par intervalles;
• même après avoir obtenu accès au système en utilisant leur mot de passe, les utilisateurs peuvent effectuer certaines tâches, alors que d'autres ne leur sont pas permises;
• les utilisateurs ont accès aux divers éléments du système, tels que les fichiers, les champs de données et les logiciels selon le niveau d'accès qui leur est accordé et ces niveaux peuvent permettre de lire seulement, de lire et de saisir des données ou de faire des mises à jour - bien que la saisie et la validation des données peut s'effectuer en ligne, toutes les mises à jour des fichiers principaux sont effectuées par lots et un journal des ajouts, des changements et des radiations est affiché pour être approuvé par un superviseur;
• le journal de chaque utilisateur indique toutes les commandes et les opérations de logiciels que l'utilisateur a effectuées.

Les codes des logiciels sont intégrés dans les fichiers et sont aussi sécuritaires que les données elles-mêmes. L'ordinateur central AS/400 est à l'abri des virus et tous les ordinateurs personnels reliés aux réseaux locaux sont protégés par le logiciel antivirus North and McAffee. Les données d'inscription des électeurs doivent être fiables au plus haut point. Ces données proviennent des certificats de naissance des électeurs et des certificats qui leur sont émis par les juges de paix de leur localité.

Périodiquement, les adresses des électeurs sont validées et le nom des électeurs qui ne peuvent être localisés sont publiés dans les journaux. Ce système connaît une certaine efficacité, mais un de ses principaux inconvénients est l'impossibilité d'avoir un accès direct au registre des naissances et des décès. Le système pourrait nettement bénéficier d'un processus qui accorderait à chaque individu un numéro d'identité qu'il détiendrait de sa naissance jusqu'à ce qu'il décède. Contrairement au numéro d'inscription électorale présentement attribué, le numéro d'identité pourrait dénoter certains détails de l'électeur, comme sa date de naissance, son sexe et toute autre caractéristique importante. Outre son utilité pour le maintien du registre des électeurs, un tel système de numéro d'identité pourrait servir à travers le pays aux fins du système d'assurance sociale, pour l'émission de permis de conduire, etc.

Une commande de sauvegarde des données modifiées est utilisée pour exécuter les sauvegardes quotidiennes de tous les changements apportés aux données. Les sauvegardes sont effectuées selon un système que l'on pourrait appeler « génétique » en ce qu'une série de bandes ou rubans magnétiques est utilisée pour sauvegarder les changements de données le lundi, une série différente le mardi et une troisième le mercredi. La série du lundi est utilisée de nouveau le jeudi et ainsi de suite. De plus, des sauvegardes du système complet sont exécutées mensuellement.

Les pannes de système ne représentent pas un inconvénient majeur puisque le AS/400 n'en a connu qu'une seule dans ses neufs années d'existence. Il serait cependant utile de créer un système simple de saisie de données sur ordinateurs personnels qui permettrait, en cas de panne de l'ordinateur central, de continuer la saisie des données sans une validation immédiate mais qui pourrait se faire par un procédé de lots lors de la réactivation du système. Des plans sont présentement en cours pour adopter un procédé de fonctionnement en miroir au moyen du nouveau modèle 170 du AS/400. La technologie RAID qu'utilise ce modèle est très utile à cette fin.

L'équipement AS/400 exécute ses propres diagnostics qui signalent des alertes lorsque des problèmes d'équipement surviennent ou sont sur le point de se produire. Il offre également la capacité d'analyser les problèmes, ce qui permet de les solutionner plus facilement. Cette capacité permet à l'utilisateur de suivre une procédure d'identification du problème étape par étape, d'en identifier la cause et d'y apporter les correctifs nécessaires. De plus, le logiciel Arbiter, conjointement avec celui des outils de performance, règle constamment la performance du système en attribuant les espaces de sauvegarde, les capacités d'activités, les périodes d'attente, les allocations de temps de diverses activités et ainsi de suite. Les problèmes survenus dans le passé ont toujours été causés par une autre pièce d'équipement, l'ordinateur central étant demeuré exceptionnellement fiable même s'il n'est jamais mis hors service.

Le contrôle et la production de rapports du système de communication sont exécutés automatiquement. À cause du caractère principalement non numérique des données électorales, les utilisateurs effectuent eux-mêmes les vérifications et corrections des calculs élémentaires. Ils effectuent également des tests plus approfondis au hasard.

L'équipement est assuré mais pas à l'égard des risques spéciaux.

La nécessité d'obtenir la confiance du public envers le système n'existe pas présentement, les partis politiques et même le public en général se montrant très satisfaits de l'exactitude des listes d'électeurs. Tous les renseignements contenus dans le registre des électeurs sont des renseignements publiquement connus et la question d'accès à la vie privée ne constitue donc pas un problème.

Technologie d'inscription des électeurs

Le système d'inscription des électeurs sert à confirmer le droit de vote des électeurs et à prévenir les cas de substitution de personne. Il permet également de planifier la tenue de l'élection. Les conditions d'éligibilité des électeurs sont uniformes à travers le pays. Tous les électeurs doivent être inscrits pour voter et doivent détenir une carte d'identité d'électeur. Cette carte laminée contient les renseignements suivants : le nom, l'adresse, la date de naissance, la nationalité, le sexe, la taille, le numéro d'électeur, le numéro d'assurance sociale, la date d'inscription, des signes particuliers s'il y en a, et une photo en couleur de l'électeur.

Avant chaque élection, la Commission électorale détermine une date de fermeture des inscriptions. À part la photo de l'électeur, tous les renseignements inclus sur les cartes sont saisis dans le registre des électeurs maintenu sur l'ordinateur central. Certains autres détails qui n'apparaissent pas sur la carte d'électeur y sont également saisis, par exemple l'occupation, la circonscription électorale et la section de vote.

Le système informatisé du registre permet aux utilisateurs autorisés de faire des ajouts, des corrections et des radiations, mais il tient compte de la date et de l'heure de chaque changement effectué et le nom de l'utilisateur qui a effectué l'opération. Le système produit des listes alphabétiques des électeurs pour chaque section de vote à l'intérieur de chaque circonscription. Une autre liste, celle-ci par ordre numérique d'inscription, est également produite.

Périodiquement, la commission effectue une confirmation d'identité des électeurs et publie une liste des électeurs inscrits au registre et que les recenseurs n'ont pas réussi à atteindre dans leur section de vote. Ces électeurs ont alors 30 jours pour se présenter devant le recenseur et pour confirmer leur inscription, sans quoi ils sont radiés du registre. Une radiation ne signifie pas que l'électeur disparaît du registre informatisé. Son inscription y demeure, mais elle est annotée comme étant radiée.

Le jour de l'élection, les listes des électeurs produites à partir du registre sont utilisées dans les bureaux de vote par les préposés et par les représentants des candidats, en même temps que les cartes d'identité pour confirmer l'éligibilité des électeurs. Bien que requise, la carte d'électeur n'accorde pas automatiquement le droit de vote.

Gestion de la technologie - Kirghizistan

Système informatique national Shailoo de la République kirghize

À la fin de 1997, le Kirghizistan a entrepris la création et la mise en œuvre graduelle du système informatique national (SIN Shailoo), qui a pour but de permettre la collecte informatisée de données pour l'inscription des électeurs à tous les niveaux de commissions électorales. Il permet également de traiter les résultats des élections et des référendums de l'État. Ce système a été élaboré dans le cadre d'une réforme électorale amorcée il y a deux ans. Pour offrir un aperçu de l'ampleur de ce système, il convient de donner quelques explications sur la structure de la République et sur les réformes électorales entreprises.

La République kirghize est l'un des nouveaux États indépendants de l'Asie centrale avec une population de 4,57 millions d'habitants dont 57 % ont atteint 18 ans, âge légal et électoral. Sa capitale est Bichkek. Le pays est divisé en six provinces qui se subdivisent en 60 régions.

Sa structure politique se compose d'un président qui, en vertu de la Constitution, est élu pour un mandat de cinq ans lors d'élections générales. Son parlement bicaméral, le Jogorku Kenesh, est composé de 35 députés à l'Assemblée législative et de 70 à la Chambre des représentants. Les représentants des deux chambres sont élus dans des circonscriptions uninominales pour un mandat de cinq ans.

En février de 1995, des élections parlementaires ont eu lieu lors desquelles 1 021 candidats se sont présentés pour combler les 105 sièges, pour une moyenne de 9,7 candidats par siège. La participation des électeurs a varié entre 61 % dans les circonscriptions du nord et 74 % dans celles du sud.

Les élections présidentielles ont eu lieu en décembre 1995 et le président élu de la République, A.A. Akaev a récolté 71,6 % des voix.

Le 8 juillet 1997, le président a signé un décret prévoyant la réforme du système électoral pour le rendre plus conforme aux principes internationaux de législation et de processus électoraux. Reconnaissant que les élections sont à la base d'un État démocratique, le programme national de réforme électorale 1997-2000 de la République, contenant les trois éléments suivants fut approuvé :

• une refonte de la législation électorale pour aboutir à l'adoption d'un code garantissant les droits électoraux des citoyens;
• un programme d'éducation électorale visant tous les participants à une élection, y compris les électeurs, les candidats, les intervenants, les administrateurs électoraux et les représentants des partis politiques;
• l'informatisation du processus électoral.

Pour réaliser ce projet, l'administration gouvernementale du Kirghizistan s'est adressée à la communauté internationale dans le but d'obtenir un support financier de même que l'assistance de consultants, d'experts électoraux et de techniciens. Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) a contribué 500 000 dollars américains et un organisme local 250 000 dollars américains. Les efforts continuent pour obtenir le reste des fonds nécessaires.

La refonte de la législation électorale et l'acquisition d'un tout nouveau système informatique et de télécommunication pour le traitement et la transmission de données devraient permettre d'éviter la répétition de certains événements indésirables survenus lors des élections présidentielles et législatives de 1995 et qui ont été signalés par les observateurs internationaux. Ces mesures devraient permettre en outre d'accroître le degré de crédibilité que la société accorde aux résultats d'élections et de référendums tout comme au processus électoral lui-même.

Lors de l'élaboration du projet de réforme et d'informatisation, une étude a été faite à l'égard de l'expérience vécue par les pays qui ont informatisé leur processus électoral, tels que les États-Unis, l'Autriche, le Canada, le Japon, certains pays européens et la Russie. La leçon tirée de cette étude a été la suivante : pour assurer la réussite d'un système informatisé de traitement et de transfert des données, il importe de prendre en considération les exigences de base suivantes, sans quoi même un système coûteux ne peut s'avérer qu'un jouet inutile.

• Il est essentiel de disposer de systèmes adéquats et fiables de liens pour permettre de transposer les données électorales actuelles dans un nouveau système. L'infrastructure d'information et le système d'économie actuels du Kirghizistan sont des reliques de l'ex-Union soviétique. Compte tenu de la période de transition nécessaire, il ne faut pas s'attendre à ce que le nouveau système soit disponible rapidement.

  Le président Akaev, un gradué en informatique, a tout de même exigé qu'une nouvelle technologie soit adoptée dans les plus brefs délais pour tous les domaines du secteur économique. Grâce à l'aide de certains pays industrialisés, le Kirghizistan a déjà entrepris l'élaboration d'une infrastructure de l'information qui comprend l'installation de lignes digitales de téléphone dans Bichkek et dans les capitales provinciales et la transmission de données par satellites. Les canaux de satellites sont présentement loués, mais le pays prévoit disposer de son propre réseau de satellites Silkcat en l'an 2000. Le pays a également lancé son site Web relié au Web mondial et il existe présentement un nombre de sites corporatifs intranet et quelques fournisseurs de service Internet.

  Le système (SIN Shailoo), qui doit être accepté durant l'année 2000, mettra la nouvelle technologie à la disposition non seulement des capitales provinciales, mais également de la base régionale, ce qui permettra de doter le système électoral informatisé des capacités les plus récentes de transmission des données.

• Un système informatique doit être sanctionné par la législation. Sans cette justification, le système risque de ne pas pouvoir accomplir les tâches auxquelles il est destiné. Pour répondre à ce besoin, un projet de code électoral de la République kirghize a déjà été présenté au parlement pour examen. Le code n'a été adopté qu'en principe et sera mis à l'essai au cours de l'année 2000. Il a été décidé de tenir quelques élections en fonction de ce système afin de préparer la population à son acceptation finale. Une situation semblable s'est présentée en Russie où le système électoral informatisé a été mis à l'essai lors de deux élections législatives et une présidentielle. La Russie utilise également en permanence son système informatisé pour toutes les élections aux postes de Gouverneur et pour ses élections législatives locales dans tous les États de la République. La Duma considère maintenant officiels plutôt que préliminaires les résultats du vote comptabilisés par le système informatisé.
• Il est nécessaire de disposer de l'équipement le plus récent possible. De plus, il importe d'informatiser à tous les niveaux d'un organisme, à partir des bureaux de vote jusqu'au centre de traitement des données. Le Kirghizistan se propose d'utiliser les fonds offerts par le PNUD de la manière prévue dans l'Accord international qui maintient que, dans une petite république, il n'est pas rentable de laisser l'équipement informatique inutilisé entre les élections. L'équipement sera donc mis à la disposition d'autres organismes du gouvernement entre les périodes électorales.
• Il est essentiel de disposer d'une série de logiciels efficaces. Les logiciels du système informatique Shailoo constitueront son élément majeur et devront satisfaire à toute une gamme de critères, les principaux étant la sécurité, la convivialité et la capacité de modernisation et d'adaptation à de nouvelles procédures électorales. La conception et le développement des logiciels sont en voie d'exécution. Durant l'étape de développement, les responsables ont observé les systèmes de divers autres pays, notamment celui de la Russie. À cause des similarités entre les systèmes électoraux de la Russie et ceux du Kirghizistan et de l'infrastructure de la technologie et à la lumière de la vaste expérience qu'a connue la Russie dans le développement de logiciels, il a été décidé d'inviter un spécialiste russe à participer au développement des logiciels pour le système informatique kirghize.
• SIN Shailoodevra opérer à l'intérieur d'un système national d'informatisation. L'économie de la République ne dispose pas des ressources nécessaires pour opérer différents systèmes indépendants de technologie qui risqueraient de réaliser un dédoublement à plusieurs points de vue.

  Afin de disposer d'une structure idéale, la technologie devra afficher les caractéristiques suivantes : un système unique de télécommunication capable d'offrir l'accès à toutes les régions de la république au Web mondial; les organismes, les usines et les manufacturiers de l'État, tout comme les autres entreprises privées devraient pouvoir s'y relier par des pôles d'accès en utilisant leurs propres logiciels; Shailoo devrait disposer de son propre pôle d'accès; les données devront être encodées pour leur transmission; seules les personnes autorisées pourront avoir accès aux logiciels; bien que l'équipement et les installations de télécommunication doivent être mis à la disposition de divers usagers, la priorité sera accordée aux organismes électoraux.

Les responsables du système Shailoo prennent présentement des mesures pour le mettre à la disposition de l'organisme responsable du recensement, qui se tiendra au cours de l'année 2000. D'autres organismes, tels que le Bureau national de l'impôt, le Fond des sociétés et le Comité national de la statistique ont également démontré un intérêt à se servir du système commun. Le recours commun au système est possible grâce à sa base de données qui contient des renseignements divers sur les citoyens de la république, selon l'intérêt de chaque utilisateur, par exemple les citoyens âgés de 18 ans et plus pour la commission électorale, et les travailleurs pour les fins de fiscalité.

Activités informatisées

Tel que le prévoit la législation actuelle de la république, le système SIN Shailoo devra servir aux événements électoraux suivants :

• les élections présidentielles;
• les élections législatives aux deux Chambres;
• l'élection des députés aux assemblées provinciales et de la ville de Bichkek;
• les élections des députés régionaux et municipaux;
• les élections des députés de villages;
• les référendums.

Comme l'ont démontré les dernières élections, les besoins varient pour les commissions électorales des différents niveaux. Finalement, la technologie offrira la plus haute efficacité aux commissions électorales suivantes :

• la Commission électorale nationale;
• les commissions électorales des provinces et de la ville de Bichkek;
• les commissions électorales régionales.

Activités électorales informatisées

En décomposant le processus électoral par activités, le système devrait permettre d'informatiser les suivantes :

• Le processus de planification opérationnelle. Ceci comprend l'établissement du calendrier électoral, la planification financière pour les élections et les référendums, le contrôle des budgets des diverses commissions électorales - d'importance majeure pour respecter les recommandations de l'OSCE précisant le nombre des habitants à respecter dans la délimitation des circonscriptions et des sections de vote.
• La base de données des électeurs et des candidats. La base de données des électeurs permettra d'inclure tous les électeurs éligibles. Afin d'éviter les possibilités de fraude, les 60 commissions électorales régionales disposeront des installations leur permettant de mettre à jour et de maintenir leur base de données respectives. Le système permettra de transmettre les 60 bases de données aux six commissions provinciales respectives et de là, à la Commission électorale centrale de la République du Kirghizistan. La base de données des candidats comprendra les renseignements sur les personnes éligibles, sur les partis politiques et sur les groupes de coalition. L'accès à ces données sera strictement contrôlé.

  Le personnel des commissions sera en mesure d'accomplir diverses tâches reliées au registre des électeurs, qui étaient auparavant effectuées manuellement. Il sera possible d'effectuer des recherches dans le registre des électeurs en fonction du nom de famille, l'année de naissance, le lieu de naissance et la citoyenneté. Le personnel des commissions pourra identifier les inscriptions doubles et, au besoin, imprimer les certificats d'inscription et les listes d'électeurs. Pour ce qui est de la base de données des candidats, des recherches seront possibles à partir du nom de famille, de l'âge, du sexe, de l'appartenance politique ou du groupe de coalition et l'adresse. Il sera également possible de préparer les échantillons de bulletins de vote et d'imprimer les certificats de candidature et d'élection des députés et les accréditations pour les observateurs et pour les autres personnes autorisées.

• Le processus de vote et de dépouillement des résultats. Le système informatique permettra d'effectuer la préparation en deux langues - le kirghize et le russe - des bulletins de vote. Les électeurs pourront voter dans des bureaux aménagés dans des salles publiques. Le public, les candidats et leurs représentants et les journalistes pourront observer en ligne le déroulement de l'élection. Les données du centre de traitement seront mises à jour à toutes les heures et immédiatement affichées en ligne.

  Les renseignements sont publiés de trois façons différentes, soit sur les bases nationale, provinciale et régionale et prennent en considération les partis en lice (dans l'éventualité où le parlement adopterait le système de représentation proportionnelle mixte avec compensation). Ils sont présentés sous forme de graphiques ou de cartes géographiques et indiquent le taux de participation des électeurs et les votes obtenus par chaque candidat dans chaque région.

  Entre 7 et 20 heures le jour de l'élection, les données encodées seront transmises électroniquement à toutes les deux heures aux commissions provinciales et de là, à la commission nationale. Par mesure de sécurité, chaque envoi sera répété de 10 à 15 minutes plus tard pour comparaison.

  Une heure après la fermeture des bureaux de vote, la commission nationale aura les résultats préliminaires de toutes les régions. Selon l'expérience des élections précédentes, les résultats préliminaires peuvent varier par rapport aux résultats finaux dans une proportion de 0,01 % à cause des bulletins rejetés.

  Le système informatique permet également la préparation du matériel publicitaire pour la presse écrite et pour les médias de masse. Des présentations visuelles du déroulement des élections peuvent être préparées pour diffusion sur les postes de télévision nationale.

• La publication informatisée de textes de législation. Les 60 commissions électorales régionales auront accès à une base de données contenant des pièces de législation,r de la Constitution de la république allant jusqu'aux procédures émises par la commission centrale, leur permettant de rendre des décisions judicieuses. Les commissions provinciales auront également accès à cette base de données. Le projet prévoit éventuellement que les 2 000 circonscriptions auront accès à la base de données.
• L'administration financière des élections. Le système permettra d'informatiser une des tâches les plus importantes du processus électoral, soit le financement des élections. Il facilitera le contrôle financier pour tous les niveaux de commissions électorales. En vertu de la loi, l'État subventionne partiellement les campagnes des candidats qui doivent faire rapport de leurs dépenses et le système informatique permettra d'exercer les mécanismes de contrôle qui s'imposent. Il permettra également à chaque commission de présenter des rapports financiers de ses activités.
• La gestion du personnel. Une base de données de renseignements personnels permettra à tous les niveaux de commissions électorales de mettre à la disposition des intervenants électoraux des informations concernant tous les membres de son personnel, y compris des curriculum vitae s'il y a lieu.
• Les mesures de sécurité. Afin de protéger le système complexe qu'est SIN Shailoo, les mesures de sécurité suivantes ont été adoptées :

  1. l'accès à l'équipement doit être restreint à certaines personnes autorisées; 2. l'accès aux logiciels doit être restreint à certaines personnes autorisées; 3. tous les utilisateurs doivent respecter les mesures de sécurité prescrites; 4. des programmes antivirus doivent protéger les logiciels.

Autres avantages de SIN Shailoo

En plus d'informatiser les tâches décrites plus haut, le système informatique national peut maintenant permettre d'accomplir certaines autres tâches qu'il n'était pas possible d'accomplir auparavant par procédé manuel. Par exemple, le système peut permettre de conserver des opinions et des recommandations exprimées par les électeurs, exécuter des recherches sociologiques sur le processus électoral et sur la situation politique au pays et développer une base de données sur les préférences politiques de la population. Tel que mentionné auparavant, il permet d'offrir certains services pour d'autres organismes nationaux dont les suivants :

• le prélèvement des impôts, des taxes foncières et des loyers;
• le contrôle du service militaire des citoyens;
• la planification des mesures d'évacuation et de mobilisation;
• la distribution des allocations à la population;
• l'exécution de recherches sociologiques et démographiques.

Les capacités de SIN Shailoo sont telles qu'elles pourraient lui permettre d'exécuter des études du terrain et de contrôler l'environnement.

Structure du système électoral informatisé

Le système a été conçu de façon à tenir compte de la structure hiérarchique des commissions électorales, soit la Commission centrale du Kirghizistan, les six commissions provinciales, les 60 commissions régionales et les 2 000 circonscriptions. Le cadre universel du système permet la transmission des données d'une commission à une autre mais pas nécessairement selon la hiérarchie. Phases de développement du système

Le développement du système pour le processus électoral s'est effectué en deux étapes.

La première étape consistait à fournir à la commission centrale et aux six commissions provinciales l'équipement de télécommunication et les ordinateurs et à installer des lignes à grande vitesse et des voies de transmission des données entre la ville de Bichkek et les commissions provinciales. Elle comprenait également l'installation des logiciels dans les ordinateurs et dans les serveurs. Suivant le principe que les élections sont des événements d'intérêt national, tous les organismes locaux ont l'obligation de mettre leurs édifices au service des élections, de participer à leur aménagement et de fournir les services de spécialistes pour installer les systèmes informatiques.

Lors de la deuxième étape, l'équipement nécessaire sera installé dans les commissions régionales. Il s'agit de l'étape la plus complexe et la plus importante puisque c'est à ce niveau que les élections se déroulent et que le succès et l'efficacité des élections dépendent de la transmission des données à partir des régions. Pour ce faire, la commission centrale fera appel à un entrepreneur général pour fournir et installer l'équipement dans les 60 régions et pour mettre à jour leurs logiciels et les harmoniser avec ceux des commissions provinciales et de la commission centrale.

Idéalement, et pour assurer un usage plus efficace et plus complet du système informatique, il aurait été préférable de prolonger l'informatisation jusqu'au niveau des 2 000 circonscriptions. En pratique, chaque circonscription devrait être dotée d'équipement standardisé, soit des ordinateurs de puissance moyenne, des imprimantes, des photocopieurs, des modems pour la transmission des données et préférablement des dispositifs de lecture numérisée. Les fonds disponibles ne permettent cependant pas d'en arriver là avant 2000.

À ce jour, seule la première étape du système (SIN Shailoo) a été complétée. Après les élections législatives et présidentielles de 2000, une fois que la société aura atteint un niveau suffisant de confiance dans le nouveau système et dans son efficacité, ce que ses créateurs espèrent, et lorsque la situation économique sera en mesure de fournir les fonds nécessaires, la deuxième étape sera entreprise.

La deuxième étape, en plus de doter les circonscriptions d'équipement et de logiciels, permettra également de faire les mises au point requises au système après que les élections de 2000 en auront fait ressortir les faiblesses.

La technologie est en évolution constante. Certains pays font présentement usage de dispositifs de lecture numérisée lors de leurs élections. Ces dispositifs font la lecture, au moyen d'une technologie de fibres électroniques, des bulletins de vote déposés dans les urnes. Les données sont captées dans des ordinateurs, transmises à l'ordinateur central et comptabilisées. Ces dispositifs ont été utilisés à Moscou lors de l'élection de la Duma. Les nouvelles versions de cette technologie permettent la lecture des bulletins, peu importe la manière dont ils ont été marqués, s'assurent que les marques sont acceptables et que le sceau de la commission électorale y figure et identifient les faux bulletins. Kirghizistan étudie présentement cette technologie de même que les dispositifs fabriqués aux États-Unis, au Canada et en Russie. Leur coût est prohibitif, mais ils feront l'objet d'essais lors des élections de 2000.

Effets prévus de SIN Shailoo sur les secteurs commercial, social et économique

De nos jours, les investissements les plus profitables sont réputés être ceux qui visent l'industrie de service, plus particulièrement ceux qui permettent à la population d'avoir accès à l'information. Les ressources du Kirghizistan sont limitées et sa situation géographique le rend inaccessible au commerce mondial, ce qui impose des contraintes dans le développement de sa technologie d'information.

La première étape du projet SIN Shailoo n'a produit que peu d'effets de nature économique, mais les possibilités suivantes sont à l'horizon :

• l'établissement de liens avec le secteur bancaire et avec d'autres entreprises commerciales;
• la vente d'analyses exécutées à partir du système informatique.

Les effets les plus importants risquent de se faire sentir dans le secteur social et indirectement dans le secteur de l'économie.

Les effets pour le secteur social seraient :

• une participation plus prononcée de l'électorat à un processus électoral plus fiable, ce qui lui vaudra d'exercer plus de pouvoir politique;
• la sensibilisation de la population à la politique;
• une crédibilité accrue du pouvoir politique qu'exercera la population;
• la stabilisation et le renforcement des institutions démocratiques du pays;
• la disponibilité de spécialistes dans la technologie de l'information;
• l'accès à l'information mondiale et aux possibilités de recherche; et
• des garanties concernant la légalité et le contrôle du processus électoral de l'État.

Les effets indirects dans le secteur de l'économie pourraient être :

• la création d'une infrastructure d'informatisation de la république;
• la réduction du temps requis pour la collecte et le traitement des données, une organisation plus efficace des activités électorales et la simplification du travail des commissions électorales régionales;
• un meilleur contrôle des procédures au niveau régional et un processus de prise de décision plus centralisé;
• l'élimination de systèmes parallèles et de duplication de collecte des données;
• des économies réalisées dans la conduite d'élections à cause de l'uniformité à travers le pays;
• un attrait et un contrôle accru des investisseurs grâce à l'accès au Web mondial non seulement au niveau national, mais également à celui des provinces et des régions.

État actuel de SIN Shailoo et les problèmes pour les spécialistes kirghizes

Les spécialistes kirghizes, avec l'aide des spécialistes russes, ont complété l'étape d'exploitation du projet SIN Shailoo. Après avoir eu la possibilité d'analyser les installations informatiques et de télécommunication, la commission électorale centrale a dressé une liste de l'équipement requis pour tous les autres niveaux de commissions. En prévision de cette réalisation, la commission centrale a créé un réseau local de 15 ordinateurs Pentium 200, relié au réseau du Parlement et au réseau Internet. Cet équipement fait maintenant partie de SIN Shailoo.

En premier lieu, les concepteurs du projet de technologie ont connu certains problèmes qui restent à résoudre. Le premier démontre que les éléments d'entrée et de sortie manquent d'homogénéité en raison du manque d'expérience électorale du pays qui ne date que de cinq ans. Il est nécessaire de faire appel aux conseils des démocraties stables et d'obtenir la collaboration d'organismes internationaux, tels que International IDEA, OSCE, IFES, etc. qui possèdent une longue expérience dans ce domaine et qui sont disposés à apporter leur aide aux jeunes démocraties de l'Asie centrale.

Deuxièmement, les fonds sont insuffisants. Présentement, le besoin se chiffre à environ 300 000 à 400 000 dollars américains pour compléter le reste du projet et on est à la recherche de bailleurs de fonds. Le gouvernement du Kirghizistan s'est engagé à fournir des fonds supplémentaires pour ce projet d'envergure nationale.

Finalement, 90 % du territoire consiste en régions montagneuses et la majorité des circonscriptions sont en régions éloignées, ce qui rend difficile leur informatisation. Les liens de télécommunication avec les régions montagneuses sont soient inexistants ou utilisent une technologie dépassée. Les lignes téléphoniques digitales changent constamment.

Bibliographie

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Élections et technologie: table des matiéres

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