Menaxhmenti i zgjedhjeve ka të bëjë kryekëput me infrastrukturën administrative që kërkohet për të mbështetur procesin demokratik të zgjedhjeve. Zgjedhjet e suksesshme nuk ndodhin pa përgatitje dhe planifikim. Ato janë ngjarje të mëdha dhe të kushtueshme, të cilat rezultojnë me përfundimin e një sërë punësh të mëdha dhe të vogla, ku përfshihen një numër i madh i njerëzve, e ku të gjithë duhet të jenë të vetëdijshëm për përgjegjësitë e tyre në procesin zgjedhor dhe të japin llogari për veprimet e veta në bazë të ligjit. 

Jo vetëm që zgjedhjet janë të kushtueshme për t’u përgatitur dhe udhëhequr, por edhe moszhvillimi i zgjedhjeve mund të jetë i kushtueshëm. Kjo ndodh për shkak se financimi nga organizatat ndërkombëtare siç janë Fondi Monetar Ndërkombëtar (FMN) dhe Banka Botërore mund të varen nga ekzistimi i një shoqërie demokratike, ose për shkak se edhe protestat popullore kundër qeverisë së pazgjedhur mund ta çrregullojnë ekonominë e vendit. Për ta balancuar nevojën për zgjedhje kundrejt kostos së zgjedhjeve, qëllimi i ligjvënësve, administratorëve të zgjedhjeve dhe i të tjerëve që përfshihen në proces duhet të jetë mbajtja e shpenzimeve në nivelin që përballohet lehtë me mjete që i ka në dispozicion vendi i tyre.

Poashtu zgjedhjet nuk janë testi i vetëm i një shoqërie demokratike. Gjithnjë e më shumë në skenën botërore po pranohet se mbajtja e zgjedhjeve nuk është garanci se vendi është në gjendje ta kalojë ” kontrollin mjekësor demokratik.” Zgjedhjet dhe mundësia e ardhjes në pozitë e udhëheqësve të rinjë është pjesë shumë e rëndësishme e çdo sistemi demokratik, por ai është ndërveprim në mes të njerëzve dhe degëve dhe niveleve të ndryshme të qeverisë gjatë periudhës së caktuar kohore mes zgjedhjeve që është tregues më i besueshëm i shëndetit të një demokracie.

Në vitet 1980-ta dhe 1990-ta demokratizimi dhe mbajtja e zgjedhjeve u përshpejtuan me një shkallë të paparë. Në ato vite menaxhmenti i zgjedhjeve u bë më i sofistikuar.Gjithnjë e më shumë pranohet se zgjedhjet e suksesshme arrihen me anë të një administrate të plotësuar me personel profesional, të pajisur mirë dhe të financuar në mënyrë adekuate. T. S. Seshan, ish-kryekomisioner i zgjedhjeve në Indi dhe njeriu përgjegjës për zgjedhjet në demokracinë më të madhe botërore bënte këto komente në vjeshtën e vitit 1996 se "...zgjedhjet e mira kërkojnë katër elemente: një ligj të zgjedhjeve të ujdisur plotësisht që të sigurojë zgjedhje të lira dhe të drejta; një komision të zgjedhjeve që të jetë vërtetë autonom dhe pa frikë; procedura që mundësojnë që bile edhe burri dhe gruaja më e vogël të mund ta ushtrojnë të drejtën e tyre të votimit lirisht dhe pa frikë; dhe një elektorat që është plotësisht i vetëdijshëm për të drejtat dhe përgjegjësitë e veta.”

India ka 590 milion votues, të cilët në zgjedhjet e përgjithshme të vitit 1996, shkuan të votojnë në 825,000 kabina të votimit, ku asnjëri prej tyre në rrafshira nuk ka ecur më shumë se dy kilometra, ndërsa nëpër kodra, nuk ka ecur më shumë se katër kilomentra. Çdo kabinë e votimit ishte plotësuar me prej pesë deri shtatë punëtorë, që do të thotë se u punësuan gjithsej më shumë se 5  milion njerëz për të organizuar zgjedhje, në të cilat u harxhuan njëzetepesë mijë tonë letër, dhe që kushtuan rreth 200$ milion.

Gjithnjë e më shumë, nevoja për një qasje profesionale është trajtuar me formimin e grupimeve nacionale dhe pan-nacionale të zyrtarëve të zgjedhjeve dhe e urgjencës së mundësive të shkollimit të specializuar profesional. Instituti Federal i Zgjedhjeve i Meksikës (IFE) ka krijuar Shërbimin Elektoral Profesional (SPE), një sistem të karrierës për punëtorët e specializuar që synon të sigurojë personel të kualifikuar për t’i përmbushur nevojat e këtij shërbimi elektoral. Kërkesa e SPE-së që individët që punojnë në kuadër të tij, të ndërmarrin tipe të ndryshme të shkollimit profesional gjatë tërë karrierës së tyre ka kontribuar dukshëm në profesionalizimin e punës së IFE-s.

Ekzistojnë edhe organizata të tjera profesionale që mbulojnë Shtetet e Bashkuara, Evropën Qendrore dhe Lindore, Afrikën, Paqësorin, Azinë dhe Karaibet. Në Britaninë e Madhe, është hartuar një provim për njerëzit që punojnë në administratën e zgjedhjeve. Kolegji i Komunitetit Barbados në Bridgetown ka ofruar një kurs çertifikues katër javor për administrim të zgjedhjeve në pjesën e parë të vitit 1994. Një nga një, shtete të ndryshme në Shtetet e Bashkuara janë duke ngritur standarde për zyrtarët e tyre lokalë të zgjedhjeve kanë filluar të ofrojnë programe trajnimi. Edhe ndihma ndërkombëtare po fillon të bëhet më e përqendruar në nevojat e trajnimit të organeve të zgjedhjeve se në nevojat materiale.

Menaxhimi i zgjedhjeve ka të bëjë me përzgjedhjen e sistemit të duhur për rrethana të caktuara. Ekzistojnë shumë modele që duhet të ndjeken gjatë menaxhimit të procesit të zgjedhjeve; zgjedhja e përfundimtare në masë të madhe varet nga rrethanat historike dhe kulturore të vendit në fjalë, nivelit të sofistikimit, situatës financiare dhe politike dhe arsimimit të njerëzve të tij. Menaxhmenti i zgjedhjeve po njihet si shërbim që në shumë mënyra i krahasueshëm me sektorë më tradicional të shërbimit, dhe shumë teste të efikasitetit që shfrytëzohen në këta sektorë mund të zbatohen në menaxhimin e zgjedhjeve.

Për nevojat e kësaj pune, menaxhmeti i zgjedhjeve përfshin një organ të ngarkuar me përgjegjësinë për organizimin e zgjedhjeve dhe përpilimin e listave të votuesve. Shpesh këto funksione kombinohen nën përgjegjësinë e një organizate ose individi, por mund tër kryhen nga organizata të ndryshme.

Nuk ka mënyrë më të mirë për ta strukturuar një organizatë, dhe themelimi i një organi për menaxhimin e zgjedhjeve (OMZ) që të jetë përgjegjëse për këto aktivitete, në mënyrë të pashmangshme do të përfshijë kompromise midis lloj-lloj kërkesash dhe nevojash që konkurojnë njëra me tjetrën. OMZ-së mund t’i jepen shumë funksione, duke përfshirë si vijon:

            mbajtjen e zgjedhjeve dhe të referendumeve 

            përpilimin dhe/ose mirëmbajtjen e regjistrit të votuesve

promovimi i vetëdijësimit të publikut për çështje të zgjedhjeve duke zhvilluar programe të edukimit qytetar dhe ato informative për pjesëtarët e publikut, veçanërisht për femra, të rinjë, analfabetë dhe minoritete në pozitë të disfavorshme

            trajnimin e zyrtarëve të zgjedhjeve 

informimin rreth procesit të zgjedhjeve të kandidatëve, partive politike dhe personave të tjerë të cilët preken nga kjo

të siguruarit që femrat dhe minoritetet të jenë në gjendje që të marrin pjesë plotësisht në procesin e zgjedhjeve

            hartimin e rregullorëve me të cilat udhëhiqet procesi i zgjedhjeve 

            zbatimi i ligjit të zgjedhjeve

hulumtimin e politikave zgjedhore dhe çështjeve tjera që kanë të bëjnë me këto

sigurimin e informacionit dhe të këshillave rreth çështjeve të zgjedhjeve për qeverinë, ligjislaturën, departamentet e ekzekutivit 

            përfshirjen në bashkëpunimin dhe ndihmën ndërkombëtar

Në Zgjedhjet e Lira dhe të Drejta: E Drejta dhe Praktika Ndërkombëtare, Profesori Guy Goodwin-Gill argumenton se:

Përvoja dhe praktika shtetërore e kohëve të fundit vërtetojnë nevojën për mbikëqyrje të procesit të zgjedhjeve ... [dhe] për përgjegjësi institucionale për implementim nëpërmjet zyrtarëve të paanshëm të zgjedhjeve… Një mekanizëm mbikëqyrës që gëzon besimin e partive dhe të elektoratit, bën presion në situatat e tranzicionit, për shembull, nga sistemet njëpartiake në ato shumëpartiake, ose saherë që vihet në dyshim paanshmëria e autoriteteve administrative. Institucionalizimi efektiv i të drejtave themelore zgjedhore dhe politike i obligon shtetet… që të krijojnë një sistem të përshtatshëm elektoral, për të implementuar obligimet ndërkombëtare, sa u përket të drejtave individuale, [dhe]…që të krijojnë një mekanizëm efikas të paanshëm dhe/ose të baraspeshuar për menaxhimin e zgjedhjeve legjislative.1

OMZ-ja duhet të udhëhiqet nga parimet e menaxhimit profesional, çfarëdoqoftë përbërja dhe detyrat e këtij organi. Menaxhimi i zgjedhjeve i kushton shtetit. Përveç shpenzimeve të vazhdueshme në rast të një OMZ-je të përhershme, shpenzimet prej 4 deri në 6$ për një votues janë tipike shpenzimet e zgjedhjeve në demokracitë e zhvilluara.

Poashtu është detyrë për t’i kryer këto funksione në mënyrë sa më profesionale që të jetë e mundur në kontekstin e ofrimit të shërbimit ndaj elektoratit, në mënyrë që të gjithë të mund të kenë qasje sa më shumë që të jetë e mundur. Zgjedhjet që efektivisht  i privojnë nga mundësia e votimit pjesë të kualifikuara të elektoratit, qoftë përmes vendosjes së vendvotimeve ose pengesave fizike ndaj personave të paaftë nuk janë tërësisht demokratike.

Në hyrje të librit të tij Direito Eleitoral Positivo, Torquato Jardim, ish-anëtar i tribunalit të zgjedhjeve të Brazilit, shkruante: "Në shtetin demokratik ku sundon ligji, i bazuar në sistemin e lirive civile, që kushtëzon veprimet e shtetit, i rrallë është funksioni i shtetit që i kryer në mënyrë jo të saktë ose të pamjaftueshme, mund t’i lëndojë aq shumë, aq thellë, sa administrimi i procesit të zgjedhjeve.2

Menaxhmenti i zgjedhjeve është shërbim që është epiqendër e vemendjes masive në kohën e zgjedhjeve, por që di të injorohet ose të lihet jashtë vemendjes kur nuk mbahen zgjedhje ose kur nuk pritet të ketë zgjedhje.

Zgjedhjet kurrë nuk duhet të lihen jashtë vemendjes. Përvoja në shumë vende ka treguar rreziqet e zvogëlimit të rolit të një OMZ-je mes zgjedhjeve.

Bile edhe gjatë periudhave kur shqyrtimi publik është më i ulët, ata që janë të përfshirë në zgjedhje, që nga ligjvënësit, partitë politike e deri të grupet civile dhe menaxherët e zgjedhjeve duhet të punojnë së bashku për ta përmirësuar procesin dhe për t’u siguruar që organizata administrative të jetë e aftë që kur është e nevojshme t’i përgjigjet thirrjes për zgjedhje të reja. Gatishmëria dhe përmirësimet e vazhdueshme janë dy arsyet parimore në dobi të krijimit të përhershmërie sa më të madhe të mundshme në organizatë.

Periudha në mes të zgjedhjeve është një kohë e shkëlqyeshme që të kalohet duke planifikuar dhe duke implementuar programet për modernizim. Për arsye se menaxhimi i procesit zgjedhore ngërthen trajtimin e sasive të mëdha të të dhënave, kompjuterizimi mund të jetë njëra nga mënyrat e përmirësimit të efikasitetit dhe të besueshmërisë së këtij proces. Shpenzimet e kompjuterizimit duhet të kihen parasysh në kontekst të secilit vend; ku fuqia punëtore është e lirë, por infrastruktura e domosdoshme për të mbështetur sistemin e kompjuterizuar është e dobët, mund të ndodhë që puna të kryhet më lehtë pa kompjuterizim.

Dokumentet për këtë tematikë do t’ju ndihmojnë në dhënien e përgjigjeve ndaj pyetjeve mbi këto dhe aspektet tjera qenësore të menaxhimit të zgjedhjeve. Kur ka në dispozicion informacion shtesë në një fushë tjetër tematike, atëherë janë dhënë nyjet elektronike që çojnë në këto dokumente [fajlla].