تسهم قضية مساءلة هيئة إدارة الانتخابات أمام أصحاب المصلحة في تعزيز شفافية الهيئة وترسيخ مبادئ الحكم الرشيد، كما تؤثر تأثيرًا إيجابيًا في نظرة الجمهور إلى مهنية الهيئة وحيادها.
تعد المساءلة غير الرسمية من خلال تواصل هيئة إدارة الانتخابات مع أصحاب المصلحة بشكل دوري، وكذلك الآليات الرسمية الخاصة بالمساءلة المالية والمساءلة عن الأداء، إجراءات مكمّلة لضمان مساءلة هيئة إدارة الانتخابات عن الالتزام بالقانون، والاستقامة المالية، والنزاهة التنفيذية، والفاعلية في تنفيذ أنشطتها التي تركز على الوفاء بمتطلبات عملائها.
تحتوي عملية المساءلة عن الأداء على جانبين أحدهما داخلي والآخر خارجي. وتشمل الإجراءات الداخلية المراقبة الإدارية وتطبيق عمليات التدقيق الداخلية لتقييم المسائل المتعلقة بالأداء. أما الإجراءات الخارجية فتشمل عمليات المراجعة الخارجية ومتطلبات تقديم التقارير لأصحاب المصلحة مثل المجلس التشريعي. ويسهم توزيع تقارير هيئة إدارة الانتخابات على نطاق واسع في إطلاع عدد كبير من أصحاب المصلحة على التحديات التي تواجهها الهيئة في عملها وعلى إنجازاتها.
بالمثل، تخضع هيئة إدارة الانتخابات للمساءلة المالية داخليًا وخارجيًا على حد سواء. وتشمل الإجراءات الداخلية آليات إعداد التقارير والمراقبة المالية، بالإضافة إلى عمليات التدقيق الداخلي الدورية. أما الإجراءات الخارجية فتتضمن عمليات التدقيق المالي الخارجية، وتقديم البيانات المالية المدققة بشكل دوري لأصحاب المصلحة مثل المجلس التشريعي والجهات المانحة، بالإضافة إلى عمليات المراجعة من قبل جهة مناسبة.
يفرض استخدام النظم المعتمدة على التقنية، وبخاصة فيما يتعلق بعمليات التصويت وعد الأصوات، على هيئة إدارة الانتخابات مزيدًا من المتطلبات الخاصة بالمساءلة إذ قد لا تتسم تلك النظم بالشفافية أو سهولة الفهم من قِبل أصحاب المصلحة. لذلك يجب المحافظة على مستويات عالية من الجودة وضمان النزاهة في تلك النظم، بما في ذلك توفير أدلة ملموسة على كافة المعاملات.
يمكن لهيئة إدارة الانتخابات استخدام العديد من الإجراءات لطمأنة أصحاب المصلحة بشأن فاعلية ونزاهة أداء الهيئة، بما في ذلك الضوابط الخاصة بضمان الجودة في مرحلتي ما قبل التنفيذ وأثناء التنفيذ، بالإضافة إلى آليات التدقيق والتقييم والرقابة الخارجية فيما بعد. كما يسهم استعراض الأقران في إضفاء مزيد من المصداقية على النتائج والتوصيات الناشئة عن عمليتي التدقيق والتقييم.
يمكن أن يكون تطوير خطة عمل رسمية محكمة ومتكاملة لمكافحة الاحتيال والتلاعب، تغطي كلا من العمليات المالية والانتخابية، أداة مفيدة لتحسين جودة الانتخابات وتعزيز ثقة أصحاب المصلحة فيها.
تعد عملية التقييم بمثابة تحليل للإطار الانتخابي ككل، بينما تستخدم عملية التدقيق لتحليل أو تقييم مسائل وموضوعات محددة ضمن ذلك الإطار. لذلك فقد تشمل عملية التقييم عمليات تدقيق، بينما لا يصح العكس.
يمكن لعمليات تدقيق الأداء والتدقيق المالي تحديد الممارسات الجيدة التي تستخدمها هيئة إدارة الانتخابات، واكتشاف حالات الغش والاحتيال والفساد ومنعها، وتحديد السبل التي يمكن لهيئة إدارة الانتخابات اللجوء إليها لتحسين وسائل الالتزام بالشروط والمتطلبات المالية، وتطوير أدائها التنفيذي ونزاهتها من أجل تحقيق الأهداف الواردة في خطتها الاستراتيجية.
تقوم عمليات تدقيق الأداء بتقييم الأنشطة التي تقوم بها هيئة إدارة الانتخابات من حيث اقتصاديتها وكفاءتها وفاعليتها، ويمكن أن يكون لها تأثير كبير على تحسين جودة الخدمة، وزيادة فعالية التكلفة في استخدام الهيئة لمواردها إلى جانب تعزيز قدرات الإدارة الانتخابية. ويمكن لعمليات التدقيق المالي أن تسهم في تحسين الضوابط المالية الداخلية، وتعزيز الالتزام بالقواعد ذات الصلة واستخدام الموارد المالية بكفاءة.
بالإضافة إلى عمليات التدقيق، قد تُجري هيئة إدارة الانتخابات تقييمًا لبرامجها فيما يتعلق بأجزاء محددة من أنشطة الهيئة أو جميع تلك الأنشطة. ولا تقتصر عمليات تقييم البرامج على التحقق من كيفية أداء هيئة إدارة الانتخابات لما كانت تنوي القيام به من مهام فحسب، وإنما تمتد لتقييم ما إذا كانت الأهداف الاستراتيجية للهيئة ملائمة للظروف المحيطة بها وتفي باحتياجات أصحاب المصلحة. وهي تقيِّم كيف يمكن تحسين أنشطة هيئة إدارة الانتخابات لتلبية تلك الاحتياجات بشكل أفضل من نواحي الترشيد والكفاءة والفاعلية. وهي وسيلة فعالة لمساعدة هيئة إدارة الانتخابات على مواجهة التحديات التي يفرضها عليها تغير الظروف الخارجية باستمرار.
تستفيد هيئات إدارة الانتخابات بشكل خاص من عمليات التقييم المنظمة التي تجرى عقب انتهاء الانتخابات. حيث يمكنها الاستناد إلى التوصيات التي تنتج عن تلك المراجعات في إصلاح سياساتها الداخلية وإجراءات عملها، بالإضافة دعوة هيئة إدارة الانتخابات إلى إدخال إصلاحات على الإطار الانتخابي على مدار الدورة الانتخابية بأكملها.
يمكن تنفيذ عمليات الرقابة الخارجية المستقلة على هيئة إدارة الانتخابات من خلال عمليات التدقيق أو التقييم الخارجية من قبل لجنة مختصة دائمة معينة من قبل المجلس التشريعي أو بواسطة هيئة مؤقتة تُعيَّن لهذا الغرض تحديدًا. ولكي تتمكن تلك الهيئة الرقابية من القيام بمهامها بفاعلية تحتاج إلى الوصول بحرية إلى كافة المواد والمعلومات والأفراد المعنيين، كما أنها تحتاج إلى التحلي بثقافة تقوم على الاستقلال والحياد والمهنية، إضافة إلى تطبيق ضوابط صارمة لضمان الجودة.
