Chaque pays doit déterminer quelles sont les meilleures pratiques selon sa situation particulière, et veiller à ce que les principes fondamentaux du processus de dépouillement des votes soient respectés et que l’intégrité de l’élection ne soit pas compromise en raison de lacunes dans le dépouillement.

Il est important d’évaluer le contexte social et politique avant de choisir un système électoral et un processus de dépouillement des votes : le climat politique local déterminera par exemple si on peut sacrifier un certain degré d’exactitude dans les résultats de l’élection afin d’en accélérer la transmission, et quel degré de sécurité il faut prévoir. Ultimement, il s’agit de s’assurer que la population et les candidats connaissent le processus et y fassent confiance.

Sécurité

La sécurité est un élément très important dans toute élection, mais encore plus dans un pays qui a connu des conflits civils récents. Chaque étape du processus électoral doit être sûre, transparente et fiable, surtout le dépouillement des votes.

Si les impératifs de la sécurité et de l’exactitude le permettent, il est normalement préférable d’effectuer le dépouillement des votes le plus près possible de l’électorat, par exemple par un procédé manuel dans les bureaux de vote, à la vue des électeurs, des observateurs nationaux et internationaux et des représentants de partis politiques et des candidats. À défaut, des dispositions doivent être prises pour que le dépouillement soit aussi transparent que possible selon les circonstances.

La sécurité des opérations de vote et des électeurs devrait être garantie dans la loi électorale et par les formalités mises en place. Si les électeurs risquent d’être exposés à des représailles à cause de leur vote, on devrait envisager de fusionner leurs bulletins de vote avec ceux d’autres régions avant le dépouillement (voir Dépouillement centralisé des votes).

Afin d’assurer la sécurité aux bureaux de vote, on peut faire appel aux services de militaires ou de policiers. Pour la sécurité des urnes, surtout dans les centres de dépouillement, il peut même être justifié de recourir à des gardes armés. Toutefois, les documents d’élection les plus vulnérables ne doivent jamais être confiés exclusivement à des militaires ou policiers. Le préposé qui en est responsable, les représentants des partis et candidats et les observateurs nationaux et internationaux ne doivent jamais perdre ces documents de vue.

La loi doit garantir que l’élection ne sera jamais compromise, même si des bureaux de vote sont assaillis ou doivent être fermés pour quelque raison que ce soit. Des dispositions devraient être prévues pour que le vote soit repris dans ces bureaux le plus tôt possible.

Niveau d’alphabétisation

Il importe de tenir compte du degré d’alphabétisation des intervenants dans la formation et les formalités de dépouillement. Si le degré d’alphabétisation est peu élevé, un système électoral plus simple contribuera à augmenter le degré d’exactitude, mais il sera prudent que le processus prévoie des vérifications multiples des activités. Les outils d’information et d’éducation doivent tenir compte des personnes ayant un faible niveau d’alphabétisation, pour que les messages électoraux et les informations soient communiqués efficacement au plus large public possible.

Transmission des résultats

Dans un monde où tout va sans cesse plus vite, les organismes de gestion électorale font l’objet de pressions visant à assurer une transmission rapide – voire immédiate – des résultats. Ils ont innové en adoptant des méthodes électroniques de vote, de dépouillement et de transmission des résultats. Toutefois, la rapidité doit être conciliée avec d’autres considérations importantes, comme :

• la commodité de l’électeur et l’inclusion de tous les électeurs, par exemple ceux qui se trouvent loin de chez eux ou ne peuvent pas se rendre au bureau de vote (les votes par procuration, les votes par la poste et d’autres moyens de vote peuvent retarder les résultats);
• l’infrastructure du pays;
• l’importance de la transparence des méthodes (souvent manuelles, étape par étape);
• les dangers d’un résultat prématuré (inexact);
• la complexité de certains systèmes électoraux (comme le vote alternatif et le vote unique transférable), qui influence la vitesse du dépouillement;
• la nécessité que le vote soit mené correctement à travers le pays, c’est-à-dire sans susciter de contestations qui pourraient affecter les résultats.

Le dépouillement des votes a évolué depuis l’époque du vote exprimé à main levée ou en se plaçant devant le candidat de son choix, jusqu’au bulletin de vote secret. De nos jours, le dépouillement des votes accorde plus d’importance au secret du vote, est devenu plus complexe (pour des raisons d’exactitude et de représentativité) et recourt à des mécanismes électroniques qui permettent une transmission plus rapide des résultats.

L’évolution des méthodes de dépouillement découle naturellement du processus et des techniques de vote. D’autres méthodes de vote ont précédé le bulletin imprimé. Dans la Grèce antique, on utilisait des pièces de céramique ou ostraka pour voter. Aujourd’hui, des systèmes similaires sont encore utilisés dans des pays en développement pour signaler son choix de candidat. Bien que le bulletin de vote imprimé soit aujourd’hui le plus couramment utilisé, on a recours dans certains cas à des moyens technologiques, comme des machines à voter. Les moyens technologiques de dépouillement des votes ont connu un essor important dans les dernières décennies.

Le dépouillement manuel demeure toujours la méthode la plus utilisée mais, selon le niveau d’avancement général, on utilise parfois des calculatrices ou des ordinateurs pour le calcul des résultats, et des ordinateurs pour ensuite effectuer l’attribution des sièges. Pour de plus amples renseignements sur le dépouillement informatisé des votes, voir Recours à la technologie.

Le processus de dépouillement des votes nécessite des formalités clairement énoncées, une bonne planification, une formation rigoureuse des effectifs ainsi que des locaux et du matériel adéquats. Le dépouillement reçoit souvent trop peu d’attention à la dernière étape du processus électoral. Cette étape du processus électoral est pourtant déterminante pour que les résultats de l’élection soient acceptés par les intervenants. Son succès exige donc qu’on lui accorde une priorité élevée sur le plan administratif.

Les impératifs de l’efficacité administrative varient d’un pays à l’autre. Voici quelques réalités qui sont souvent oubliées lorsque les formalités administratives du dépouillement sont établies :

• plus le système est simple, plus il est facile de le mettre en place et de l’administrer;
• plus le processus utilise l’infrastructure existante, plus son administration est simplifiée et moins les coûts sont élevés;
• la permanence et la continuité du processus de dépouillement entre les élections font en sorte que les pratiques de dépouillement deviennent plus coutumières et professionnelles.

Un processus de dépouillement complexe a des conséquences administratives : des besoins en formation plus importants, un effectif plus nombreux, des heures de travail prolongées et des centres de dépouillement plus nombreux. L’utilisation des préposés au vote pour le dépouillement peut faciliter la tâche en simplifiant le recrutement, la formation et la rémunération.

Besoins en infrastructure

La planification du dépouillement doit tenir compte de l’infrastructure nécessaire, y compris pour le transport du matériel, la sécurité et la communication des résultats du vote. Les locaux où le dépouillement s’effectuera devront convenir à cette activité et être sécuritaires.

Il importe d’assurer le bien-être des préposés, par exemple en prévoyant leurs besoins en nourriture et rafraîchissements. Il ne faut pas non plus oublier l’accès à des toilettes et des facteurs comme l’éclairage et la température des locaux. Ces considérations prennent encore plus d’importance si le dépouillement est effectué par les préposés au vote qui ont déjà travaillé toute la journée, ou lorsque le volume à traiter au centre de dépouillement est tellement important que le travail durera plusieurs heures.

Besoins en recrutement des effectifs et en formation

L’efficacité du dépouillement des votes dépend des préposés. Le recrutement des préposés au dépouillement doit assurer l’impartialité, le professionnalisme et l’intégrité, car les services qu’ils fournissent sont essentiels à la perception globale des élections.

Un effectif suffisant doit être engagé pour réaliser le dépouillement efficacement, et tous les préposés doivent recevoir une formation adéquate. Il est aussi essentiel qu’ils soient frais et dispos. Si les mêmes personnes sont affectées au vote et au dépouillement, elles devraient bénéficier de pauses durant la journée. La rémunération et la formation des préposés au dépouillement sont des composantes majeures du budget de l’organisme électoral.

Compétences en gestion

Afin de garantir le succès de toutes les étapes de l’élection, y compris le dépouillement des votes et la publication des résultats, il est important que l’organisme électoral en place soit permanent et qu’il dispose de gestionnaires possédant les compétences nécessaires : professionnalisme, connaissances, expérience et neutralité.

Il incombe normalement à l’organisme électoral d’élaborer les méthodes et les outils de formation. Il devrait s’inspirer des meilleures pratiques locales et internationales, et si possible mettre ses méthodes et outils à l’épreuve lors d’élections partielles ou simulées avant la tenue d’un scrutin national.

Compétences locales

En général, les administrateurs électoraux du niveau local n’entrent en fonction qu’au moment d’une élection. Cependant, certains pays les nomment à titre permanent et leur confient des tâches additionnelles comme le maintien du registre électoral.

Lorsque les administrateurs électoraux et le personnel de soutien du niveau local ne sont engagés qu’au moment d’une élection, il est souhaitable de les recruter bien avant le déclenchement de l’élection et de leur donner une formation approfondie sur les formalités de dépouillement et autres activités électorales. Il peut être nécessaire de rémunérer ces effectifs pour leur participation aux séances de formation et de les dédommager des frais connexes (déplacements, logement, nourriture).

Les administrateurs du niveau local tout comme les administrateurs cadres devraient normalement disposer d’ouvrages de référence touchant tous les aspects administratifs du processus électoral. Ces ouvrages devraient énoncer les formalités et les lignes directrices reliées à l’ouverture et à la fermeture d’un bureau local; à l’embauche du personnel local (aux énoncés de tâches, qualités de base requises et aptitudes souhaitées); et aux rapports avec les candidats et les représentants des partis politiques.

Les formalités détaillées du dépouillement des votes et de la publication des résultats devraient être arrêtées suffisamment tôt pour permettre d’effectuer les préparatifs qui s’imposent. Elles devraient souligner l’importance des activités de dépouillement et de la tenue des registres rigoureux nécessaires à la publication de résultats officiels exacts.

Les responsabilités confiées aux administrateurs du niveau local peuvent varier selon le milieu et peuvent inclure l’embauche et la formation du personnel électoral, ce qui devrait être effectué bien avant le déclenchement de l’élection. Il peut également être nécessaire de prévoir d’autres ressources pour accomplir les diverses fonctions administratives reliées à l’élection, telles que les relations publiques et la logistique du matériel électoral.

Dès que possible après le déclenchement d’une élection, on devrait achever le recrutement et la formation de tous les préposés au vote et au dépouillement (qui peut se poursuivre après le jour de l’élection). Par mesure de précaution, on peut recruter et former des préposés en réserve pour remplacer ceux qui auraient un empêchement le jour du vote, et les rémunérer par une prime de disponibilité s’ils ne sont pas appelés à agir.

Critères de recrutement

Le recrutement devrait considérer les hommes et les femmes sur un plan d’égalité, selon leurs capacités de s’acquitter des tâches de manière impartiale et professionnelle. La capacité de parler au moins une des langues locales et de l’expérience électorale sont d’autres critères pertinents. Dans un pays qui émerge d’un conflit, ces exigences peuvent être problématiques et il peut être opportun d’engager des gens de l’extérieur de la zone de travail comme préposés au vote et au dépouillement.

Dans certains pays, on exige que les préposés au vote soient admissibles à voter et qu’ils résident dans la circonscription électorale où ils devront agir le jour du vote. Tous les critères de sélection devraient être connus et clairement compris des candidats et des partis politiques afin de contribuer à la transparence du processus

Les lois électorales peuvent imposer des limites quant aux personnes aptes à être recrutées comme préposés au vote et au dépouillement. Dans certains régimes, ce sont les partis politiques qui les proposent, chacun en proportion du nombre de votes ou de sièges qu’il a obtenus lors de l’élection précédente. Les partis présentent des listes de personnes acceptables à l’administrateur électoral local à qui revient la responsabilité de faire les nominations. Avant d’entreprendre leurs fonctions, les personnes qui sont nommées par l’administration électorale doivent s’engager à agir avec neutralité.

La participation des partis politiques au processus de nomination dépendra des coutumes et des circonstances locales. Cette pratique peut s’avérer souhaitable là où la population est hautement politisée et que les personnes compétentes ont souvent une forte allégeance politique. Elle crée un mécanisme de freins et contrepoids en permettant aux préposés recommandés par des partis politiques opposés de se surveiller réciproquement.

En général, les préposés au vote ou au dépouillement sont conscients de l’importance de leur neutralité dès qu’ils sont officiellement nommés par l’organisme électoral local, surtout s’ils sont tenus de prêter un serment d’impartialité.

Là où la population est peu politisée où on peut trouver suffisamment de personnes sans allégeance politique marquée, il peut être souhaitable de recruter des préposés qu’on peut présumer être neutres. Certains pays ne permettent pas aux personnes politiquement engagées d’agir comme préposés au vote ou au dépouillement.

Que les partis politiques participent ou non au recrutement des préposés, dans la plupart des cas, ils peuvent tout de même nommer des représentants ou des observateurs pour les bureaux de vote, pour autant que la loi électorale le permette. Ces personnes doivent en général être accréditées au préalable par l’organisme électoral.

Les personnes recrutées comme préposés au vote ou au dépouillement devraient posséder les aptitudes nécessaires, et avoir la disponibilité voulue pour assister à des séances de formation et travailler de longues heures. Elles devraient en particulier savoir lire, écrire et compter, et pouvoir communiquer efficacement. La compétence linguistique est également importante dans les communautés multilingues. Fréquemment, des étudiants adultes, des fonctionnaires, des enseignants, des travailleurs de la santé ou des personnes à la retraite sont recrutés, parce qu’ils répondent à ces exigences.

La nomination de fonctionnaires comme préposés au vote peut susciter des questions quant à la neutralité du personnel électoral, selon la réputation professionnelle et de la perception du public de la fonction publique, et selon que les postes sont dotés en fonction du mérite ou de manière partisane. Même si des fonctionnaires compétents sont recrutés, ils devront tout de même recevoir une formation sur le dépouillement des votes et sur d’autres aspects du processus électoral.

Besoins en formation du personnel

Le degré de formation à dispenser aux préposés au vote et au dépouillement varie selon les circonstances locales et le niveau hiérarchique des postes. Les administrateurs électoraux du niveau local, les responsables des bureaux de vote et des centres de dépouillement et les administrateurs cadres ont normalement besoin d’une formation plus approfondie que le personnel subalterne.

Les administrateurs cadres devraient recevoir leur formation bien avant le vote, alors que les subalternes peuvent être formés soit la veille du vote ou le jour même, avant le début des activités.

Si les préposés au vote sont également responsables du dépouillement, la même session de formation devrait toucher toutes leurs tâches. La méthode appropriée dépendra des capacités budgétaires et de la possibilité de tenir des séances de formation en personne.

Idéalement, les cadres sont formés en personne par un formateur professionnel, si possible en utilisant des moyens audiovisuels, des manuels didactiques et des exercices pratiques.

Dans certains milieux, on distribue des manuels didactiques et des exercices pratiques que les préposés peuvent utiliser chez eux avant la formation. On peut suivre la même méthode de formation pour le personnel subalterne, ou encore leur supérieur peut voir à leur formation s’il a lui-même déjà été formé.

Il faut choisir soigneusement les locaux pour la formation et s’assurer qu’ils sont dotés du mobilier et de l’équipement requis, y compris des chaises, des tables, des tableaux ou rétroprojecteurs et, éventuellement, un magnétoscope et un téléviseur. Si les participants sont nombreux, il est préférable d’utiliser un microphone et des amplificateurs. Tout le matériel qui servira le jour du vote (bulletins de vote, urnes, scellés, formulaires, etc.) devrait être disponible afin d’illustrer son utilisation. Les locaux doivent offrir suffisamment d’espace pour le confort des participants. De préférence, on devrait être en mesure d’y aménager un modèle de bureau de vote.

Une simulation du dépouillement constitue une méthode d’apprentissage très efficace. Le fait de montrer des exemples de bulletins difficiles à juger et la façon de remplir des formulaires permet d’anticiper les problèmes possibles et de les résoudre en groupe.

La participation à la formation devrait être une condition d’embauche des préposés au vote et au dépouillement. Une allocation ou des honoraires sont souvent prévus pour encourager les préposés à assister à la formation.

Certains pays ont recours à des formateurs professionnels plutôt qu’à leurs administrateurs électoraux pour former les préposés au vote et au dépouillement. Un groupe restreint de formateurs professionnels peut former d’autres formateurs qui seront déployés en région pour former les préposés en personne. Les prévisions budgétaires devraient alors comprendre les coûts de rémunération, de déplacement et de logement des formateurs.