La administración electoral tiene que ver con el establecimiento de un equipo, un plan y procedimientos de trabajo que garanticen que el proceso electoral sea conducido de manera exitosa, de acuerdo con el presupuesto asignado y conforme a la ley.
La administración del proceso electoral influye significativamente en la forma en que el resto del mundo percibe el compromiso de un país con la democracia y, lo que es más importante, hasta que punto los electores le otorgan legitimidad a su gobierno. El nivel de responsabilidad que recae en los administradores electorales y su equipo de trabajo es, por consiguiente, muy grande y debe ser asumido con un gran compromiso personal.
Además de las pautas éticas consideradas en los Principios Guía, algunos de los principios clave que deben guiar a los administradores electorales incluyen los de comunicación, responsabilidad, transparencia, profesionalismo, imparcialidad y el concepto de servicio a los electores y a otros participantes en el proceso.
La celebración de elecciones requiere grandes unidades de trabajo. Si las elecciones sólo se realizan una vez cada tres o cuatro años, muchos de los individuos que participan en ellos deben ser por necesidad empleados temporales, que no tienen oportunidad de participar en ellas de manera permanente. En contrapartida, existen países en los que frecuentemente se realiza algún tipo de elecciones (véase el ejemplo de los Estados Unidos) y, por tanto, se requiere un equipo permanente de funcionarios electorales. El organismo electoral (OE) debe asegurar que sus recursos más importantes - aquellos que trabajan para él y lo representan en el proceso electoral- sean profesionales e imparciales.
Un OE debe reconocer que su función es esencialmente una tarea de administración ligada a una especialización. La administración electoral es una función que tiene muy poca relación o no puede ser comparada directamente con a otras áreas de la administración pública debido a la magnitud, alcance y tiempo requerido para sus actividades.
Es importante analizar el trabajo que un OE debe llevar a cabo para distribuir los componentes del proceso electoral en áreas gerenciales y funcionales y establecer la estructura administrativa que refleje esas funciones. Los OE's generalmente toman bajo su responsabilidad las siguientes funciones, a pesar de que esta clasificación no es absoluta:
- Personal. Aunque un OE sólo ocupe un número relativamente pequeño de empleados de manera permanente, puede requerir miles o cientos de miles en ocasión de una elección. Sin embargo, ya que tanto el personal permanente como el temporal necesitan realizar sus funciones de manera profesional, resultan indispensables tanto las funciones de administración de personal como una capacitación del más alto nivel.
- Finanzas. El presupuesto para una elección necesita ser calculado, discutido, negociado, acordado y supervisado. Se van a gastar grandes cantidades en personal y suministros y todo ello requiere ser considerado debidamente.
- Legales. El OE suele tener algún papel en la interpretación y asesoría legal de la elección. También puede que tenga atribuciones para recomendar cambios a la ley electoral o incluso para diseñarla o tener facultades judiciales en el desahogo de las impugnaciones.
- Investigación. Las quejas referentes a las elecciones requerirán ser investigadas.
- Logistica y operación. La preparación y despliegue del personal y los suministros, así como el mantenimiento de líneas de comunicación son parte esencial de cualquier elección exitosa.
- Procesamiento de información. Para manejar las listas de electores y posiblemente los resultados del escrutinio, se requerirá procesar grandes cantidades de información, ya sea de manera directa o indirecta y con carácter permanente o temporal.
- Información y publicidad. La información al votante y la educación cívica son aspectos cada vez más importantes del trabajo que desarrolla un OE. Estos aspectos son especialmente importantes en momentos de cambio o innovación.
La lista presentada no es exhaustiva y puede ocurrir que algunos OE's no sean responsables de todos los aspectos administrativos implicados en una elección. Sin embargo, la lista provee una estructura básica a partir de la cual determinar sus funciones.
