Consolidada originalmente en inglés por Stina Larserud (Facilitadora)

Pregunta original:

Esta pregunta fue formulada por un usuario de ACE mediante la función de “Haga una Pregunta” en la sección Consejos Electorales.

Tengo una pregunta referente a las disposiciones para conservar los materiales electorales.

De acuerdo con la Ley Federal de los Estados Unidos, 42 USC 1974, algunos materiales electorales deben ser conservados por un período de 22 meses después de la elección. ¿Hay disposiciones similares en otros países? O ¿la retención de información está implícita en las disposiciones relacionadas con la realización de un recuento de los votos o con la resolución de impugnaciones? Cualquier indicación específica sobre una ley o disposición sería muy útil?

Para mayor claridad, no estoy interesado en un catálogo completo de circunstancias que pueden provocar que un organismo electoral conserve o divulgue materiales electorales después de los plazos legalmente establecidos, solamente en el periodo en que la ley exige que conserve esos materiales.

Respuesta consolidada:

Hay varias razones para que un organismo electoral conserve materiales electorales sensibles después de cada elección, las cuales no solo se refieren a la posibilidad de resolver impugnaciones electorales, si no también para contar con una referencia, integrar un archivo, investigar o crear una memoria institucional. De acuerdo con Phil Green y Louise Oliver, escritores principales del tema “Escrutinio de votos” de la enciclopedia ACE, es recomendable que el organismo electoral conserve los materiales mientras exista la posibilidad de que un resultado electoral sea impugnado. En su extremo, esto implicaría preservar los materiales electorales a lo largo de todo un periodo parlamentario. Sin embargo, puede que no sea necesario almacenar los materiales que no son relevantes para el resultado de la elección. Empero, materiales como las papeletas, la lista electoral, cualquier declaración presentada por los votantes, los resultados y cualquier registro relacionado con los resultados impugnados son relevantes para efectos de un resultado electoral.

Ayman Ayoub comenta que las leyes electorales normalmente establecen que los materiales importantes sean conservados por un determinado periodo, que usualmente es de algunos meses. En muchos casos, el periodo se relaciona con los plazos previstos para la resolución de controversias o impugnaciones. Greem y Oliver indican que el periodo mínimo de conservación de los materiales es generalmente de alrededor de seis meses, pero que pueden quedar liberados una vez que ha concluido el periodo para impugnar un resultado o, si se ha presentado una impugnación, una vez que ha sido resuelta. En el cuadro se mencionan algunos ejemplos de periodos previstos para la conservación de materiales electorales.

Sin embargo, Ayoub  precisa que muchas impugnaciones electorales se vuelven parte de una acción legal ordinaria ante los tribunales, una vez que la resolución estrictamente electoral ha concluido. Las controversias también pueden ser atendidas por otras instituciones, como un órgano legislativo o un consejo constitucional. De acuerdo con Ayoub, “esto significa que los procedimientos de litigio y su duración y plazos en el tiempo podrían exceder los límites de la legislación electoral, toda vez que están previstos en otros instrumentos legales”.

Por tanto, es recomendable que el organismo electoral conserve los  materiales importantes no solo durante el tiempo previsto para la resolución de conflictos electorales, si no además durante los plazos en que puedan presentarse denuncias legales relativas a las elecciones ante los tribunales u otros órganos competentes. Como Ayoub lo plantea, se recomienda que los organismos electorales no destruyan ningún material importante mientras “un caso judicial que se origine en una disputa electoral no haya sido resuelto mediante una sentencia judicial definitiva y obligatoria que no esté sujeta a ningún otro procedimiento de apelación”.

Si por cualquiera de las razones esgrimidas resulta que los materiales electorales ya no son necesarios y se ha tomado una decisión para disponer de ellos, pueden existir procedimientos específicos para su destrucción. De acuerdo con Debashis Sen, esto es lo que ocurre en la India.

Finalmente, es recomendable que el organismo electoral se asegure que los materiales relacionados con los electores en lo individual sean destruidos de una forma que garantice la secrecía del voto. De ser posible y si los mecanismos de seguridad lo permiten, los materiales pueden ser reciclados.

Ejemplos de disposiciones legales para conservar los materiales electorales por un determinado periodo

* Ver Parte H del Manual Guía de la Comisión Parlamentaria en: www.electoralcommission.org.uk/about-us/guideukparl.cfm Como se indicó anteriormente, los procesos legales previstos fuera de la estricta esfera electoral pueden plantear la necesidad de preservar los materiales electorales. Un ejemplo de ello, ocurrió en los Estados Unidos durante 2006 cuando un juez ordenó que las juntas electorales a nivel municipal de Ohio conservaran las papeletas de la elección presidencial de 2004, a pesar de que habían transcurrido más de los 22 meses previstos por la ley. Se puede consultar más información sobre este caso en un artículo del New York Times.

Ligas con la Enciclopedia ACE y con otras fuentes de información adicional:

• ACE Encyclopaedia: Complaints and appeals
• ACE Encyclopaedia: Judicial recounts
• ACE Encyclopaedia: Challenging results
• Practitioner’s Network: Access to ballots for recount
• NY Times article: Judge in Ohio Tells Counties to Preserve 2004 Ballots