The Question

This question was posted on behalf of Mahouton Marius Elvis Djossou, an academic from Benin. The question was originally submitted in French (please see below).

In Benin, a permanent computerized electoral list (Liste Electorale Permanente Informatisée - LEPI) is utilized for presidential and legislative elections. I would like to know advantages as well as disadvantages for voting operations in Benin of utilizing such a permanent computerized electoral list.

Au Bénin, une Liste Électorale Permanente Informatisée (LEPI) est utilisée pour les élections présidentielles et législatives. Quels sont les avantages et les inconvénients de l’utilisation d’une telle liste électorale pour les opérations de vote?

 La liste électorale permanente informatisée a des avantages pour les opérations de vote:

    - permet une meilleure identification des électeurs

    - évite les votes multiples

    - assure une meilleure exploitation des listes par les membres des bureaux de vote 

    - rend les opérations électorales plus fluides..  

El tener un registro de votantes (Lista de posibles votantes), censo de votación, de manera automatizada (en computador), le da muchas facilidades de actualización y le permite implementar controles y seguridades para los procesos de actualización del censo y del control en la votación, se requiere que después de la primera vez de hacer el censo de votantes, se definan unos periodos de corrección de posibles errores, también de actualización y de integración de nuevos posibles votantes,  además de las anteriores ventajas también le proporciona por lo menos seguridad en que los que están en esas listas son las personas que dicen ser,  que debieron ser identificadas al momento de elaborar el censo, puede hacer proyecciones de la cantidad de votantes por lugar, puede estimar tiempos de votación. Además puede ejercer formas de controlar : la doble votación, la identificación del votante,  se unifica la actualización del archivo  en tiempo real,  facilita la revisión y manipulación del contenido, facilita la inclusión y la exclusión de posibles votantes.

 Como desventajas podemos tener los siguiente:  costos en adquisición de equipamiento y en capacitación,  sistemas de almacenamiento redundante  y lo principal, evitar que  estas listas se conozca públicamente y que se puedan comparar el día de la votación,  con la elección que hace el votante,  se deben fijar tiempos de inclusión y exclusión de posibles votantes y revisión de las actualizaciones.

Il est évident que la liste électorale informatisée est un outil permet d'avoir une idée claire de l'état civil des béninois. Dès lors de connaitre ceux et celles qui peuvent être électeurs. La liste en raison de sa flexibilité facilité l'actualisation de ceux et celles qui sont en âge de voter. Elle permet de rendre fiable et transparent le scrutin et de donner les résultats dans les meilleurs délais.  Tout ce qui n'est valable que si le processus mis en place pour son établissement est respecté. Sinon, on peut avoir une LEPI qui ne sera pas fiable c'est à dire source de suspicion et de tensions. c'est pourquoi, il est important que toutes phases de sa réalisation soient respectées notamment l'implication de tous les acteurs politiques concernés. C'est une phase importante de la légitimation du processus. Si elle n'est pas respectée, on aura une lepi qui ne réflecte pas la réalité et donc sujette à caution.

D abord, la liste n est pas consensuelle et est objet de vives contestations de la part des acteurs politiques.

Ensuite,a l heure actuelle, elle n est pas actualisée donc pas fiable parcequ elle n a pas été toilettée et beaucoup d électeurs potentiels ne sont pas pris en compte lors du premier recensement et du ratissage.

En conclusion, l utilisation de la liste en l état sera source de contestation des résultats

Bonjour, 

dans les pays où existe un état civil fiable, il n'est pas besoin de faire un enregistrement biométrique des électeurs. Il suffit de générer les listes electorales et les cartes de vote à partir de l'état civil.

Mais dans des pays où ce n'est pas le cas, comme au Bénin, et où n'y avait jamais eu de recensement exhaustif de la population, il est nécessaire d'abord de faire un recensement de la population, puis faire un enregsitrement biométrique de la population recensée.

Cela afin de détecter les personnes qui se sont enregistrées plusieurs fois, grace à la comparaison des empreintes digitales des personnes enregistrées, et eliminer les fraudes possibles.

C'est comme cela que ca s'est passé au Benin, pour faire la LEPI.

Maintenant pour mettre à jour la LEPI, il va falloir radier ceux qui sont morts depuis les dernieres elections, et transferer les gens qui ont demenagé dans leur nouveau bureau de vote. Comme on a enregistré les jeunes à partir de 12 ans, en 2010, ils suffira de prendre en compte ceux qui ont atteint 18 ans au moment des prochaines elections locales, pas besoin de faire de nouvel enregistrement. Par contre on enregistrer les personnes majeures qui n'ont pas pu se faire enrôler biométriquement en 2010/2011.

Et puis imprimer les listes electorales, les listes d'emargement, et les cartes de votes des nouveaux electeurs.

Un fichier electoral comme la LEPI, peux servir à generer un veritable etat civil du Benin, et peux constituer un formidable outil de développement, car on a la repartition geographique de la population, en age, en profession, et ca permet de cibler les investissements: il faut des ecoles la ou il ya bcp de jeunes, des hopitaux ici, etc.

El registro electoral es el pilar estructural de los procesos electorales, si no existe un padrón confiable, gran parte de la organización (cuántas boletas electorales imprimir) , la logística (cómo calcular cuántas mesas de recepción del voto instalar) y la confiabilidad del proceso electoral estará en riesgo.

La lista electoral automatizada presenta mayores ventajas que desventajas. Facilita la organización del proceso electoral y brinda mayores mecanismos de seguridad de que un ciudadano un voto. 

Lo importante es que como en todos los aspectos tecnológicos, estos requieren de un constante proceso de actualización, depuración y de verificación para: inscribir a los ciudadanos que han alcanzado la mayoría de edad, o a los que hayan obtenido su carta de naturalización; eliminar los registros de personas que hayan fallecido o que hayan perdido sus derechos políticos (como los presos, en algunos países), etc. 

Este aspecto es el reto de todos los registros electorales y, para ello es importante si el registro electoral lo realiza el organismo electoral y tiene convenios con otras instituciones para que le envíen información para su actualización; o pertenece al Registro Civil, o lo realiza el Ministerio del Interior.

La posibilidad de un padrón electoral con tecnología es una gran inversión, (no un gasto); sin embargo, es preciso que se tenga la infraestructura necesaria para que pueda funcionar. Además de que continuamente se requiere de actualización de programas y de mantenimiento.

I agree with the comments made so far. A permanent computerised list with provision of updation is much more cost effective and accurate. An example of this type is the list prepared in India.  India has a computerised list which is uploaded on the EMB website for public viewing the year round.  If anyone finds his name missing from the list, he can apply for registration online and upload his photograph and a residence proof. The concerned Booth Level Officer will visit that address and take the applicant's signature on the form filled online and registration will be done and a voter card will be despatched to his/ her address.

Besides the online facility, one can file the registration form in the office of the Electoral Registration Officer through out the year except the poll time (last day of registration of candidates to the declaration of results).

In addition, every year a campaign is launched by inviting registration forms and correction/ deletion forms from the public to improve health of the roll. At this time cooperation of the NGOs, Political Parties, Resident's Welfare Associations, Village and Urban elected representatives etc is sought.  The campaign is supported by a good public outreach programme.  The whole exercise costs much less as compared to a list prepared denovo and the EMB is ready with the list any time an emergency election has to be done or casual vacancies are to be filled.

I think the practice in Benin is a good practice provided care is taken to ensure updation/ correctness.

VERONICA MUNAH SNOH LIBERIA

This process is not done within my EMB, (LIBERIA), we are still in to the OMR forms medium, as doing the Voter list manually(hand writing). giving my idea, i will say it is very important foe most of our EMBs to adopt this medium so as to keep our Aims, objective, and visions very clear. and to uphold the better issue for the voting public "TRANSPARENCY & Credibility". 

The issue of a permanent computerized voter registration list (VR roll as is call in Liberia), is very good, time saving, accurate and keep's the process Transparent as is the Aim of all EMBs. 

The VR roll once checked and clean on a regular basis will enable the EMB to understand how much their total roll will be before any elections, as the registry if done on a national level will aromatically update as eligible voters age hits the range, and dead names are abstracted from the list.

Bravo to the EMB of Benin, and hope that your new adopted idea will be also adopted by other EMBs in Countries practicing  Democracy.

Je pense que l'informatisation des listes électorales est une meilleure chose dans la mesure où la structure ayant en charge l'organisation des élections aura la facilité dans le traitement des données notamment dans:

- l'impression des listes électorales de chaque bureau de vote dans un temps record;

- le netoyage de doublon;

- l'impression de la liste d'emargement;

- l'impression de la liste de derrogation;

- l'integration sur la liste des électeurs des nouveaux majeurs;

- la suppression des électeurs decedés dans la base des données.

La consequence dans l'utilisation du système information resulte du fait que l'OGE utilise des programmes informatiques moins performants, en ce moment là on va observé:

- la liste électorale avec des noms qui reviennent plus d'une fois;

- la liste avec la presence des noms des électeurs decedés.

The permanent computerized electoral list presents many advantages for the vote operations such as :

 - Avoids or reduces mistakes and money expenses comparing to restate a fresh the new registration.

- Gaining time;

- Clear and easy roll for election operations,

- Easy printing of the roll,

- Reduction of election disputes pertaining to the roll,

- Avoids the ommission of some voters,

- Allows to add easily on the roll a few number of voters ,

- Easy correction or updating of the roll;

- Good protection and easy verification and election conflicts' management;

- Gives easily statistical figures for multiple use,

Disadvantages are also present and i can give you one as illustration :

- When the first roll is not good, the outcome of it will also be critical. All voters may not have time time to update their coordinates. It is simple as they say "Garbage in garbage out". In this case, the voter and civic education done accordingly in updating the roll to make sure all mistakes are corrected and reduce or suppress election conflicts.

As piece of advice, and on basis of election experience, do not hesitate to take an option of using permanent computerized roll for the success , the credibility of the vote operations and the reduction of money expenses.

Julius BUCUMI

Inspector of Justice in Burundi.

The advantages of a Permanent Computerized Voters list (PCVL) out way any disadvantage it may have. The preparatory phase to commence the computerization process for the first time remains the most challenging aspect for any permanent computerized electors roll. Good planning in advance and timing is important. If the first roll is good, the credibility of the process is established, the permanent roll will serve for years and will only need to be updated yearly.

Reduced cost and minimizing electoral disputes are key advantages of a PCVL since these two are usually the most important aspects in most elections. The disadvantage of having alarming errors in the first computerized roll which may undermined the process and that of breakdown of machines can be well avoided if good planning is done and these aspects considered in the planning phase.

Une liste electorale permanente informatisee presente des avantages certains quand son elaboration est faite dans de bonnes conditions notamment de transparence, credibilite et integrite. Lorsqu'elle se fonde sur un recensement exaustif de la population elle permet entre autres:

1. une liste electorale plus vraissemblable , empechant des inscriptions multiples

2. elle ne permet pas les votes multiples

3. elle permet de limiter a terme les couts financiers car devant juste etre mise a jour

4. elle peut contribuer au fichier d'etat civil

5. etc

Ainsi, une liste permanente informatisee en soi contribue au developpement d'un pays et a des elections plus transparentes.

Le cas de la LEPI est particulier des nombreuses faiblesses du processus de son elaboration et de sa contestation par des acteurs politiques et de la societe civile ainsi qu'une partie des citoyens.

Il s'agit a present pour le Benin, de la corriger, la mettre a jour dans un processus inclusif et transparent pour apaiser, rassurer  et retablir la confiance de l'ensemble des acteurs.

The idea of a permanent electronic voter register is good because it enables the EMB to carry out any election as the need arises. However, preparation of the voter register must involve all stakeholders, particularly registered political parties, civil societies and the media. In other words, transparency is of the essence in order to have a credible voter's register that is acceptable to all election stake holders.

However, in order for the register to be trustworthy all the time, continuous registration should be made mandatory to avoid disenfranchising voters who have come to age, or those who were sick and are not in the register. Voters and political parties should always be asked to verify the names. Dead voters must be removed, and this can be a challenging problem, particularly where there is no tradition of reporting and periodically registering deaths.

El registro electoral es una herramienta fundamental en la organización del proceso electoral. Además, permite a las personas ejercer su derecho a elegir y ser elegidos.

Cualquier acción que permita mejorar la seguridad y exactitud del registro de votantes siempre será positiva para la democracia.

A continuación se indican algunas ideas:

1. El registro de votantes debe tener seguridades para que no sea alterado para favorecer o perjudicar a intereses particulares.

2. La implementación de recursos tecnológicos en la elaboración del registro electoral ayuda a la transparencia, seguridad y eficiencia del proceso.

3. Cuando se usa tecnología, se debe implenetar seguridades para que esa tecnología no sea vulnerada.

4. El registro de votantes debe actualizarse periódicamente.

5. Si el registro de votantes es computarizado, se puede ofrecer al ciudadano servicios adicionales que fortalecen el sistema electoral en su conjunto, tales como la consulta, denuncias, cambios de lugar de votación, voto domiciliario, voto por correo o por internet.

6. Es recomendable que este tipo de procesos se implementen con el conocimiento y participación de la sociedad en general, para ello se puede realizar consultas o foros con los partidos políticos, organizaciones sociales, gremios de profesionales, autoridades civiles y militares, ONGs, entre otros.