Raisons
Une fois l'élection terminée, il reste à acquitter les factures et à rémunérer le personnel pressé de recevoir son argent. Pour le gestionnaire électoral, les semaines qui suivent l'élection peuvent représenter un moment de répit, mais c'est durant ces semaines qu'il faut effectuer de nombreuses tâches de comptabilité et préparer des données statistiques, une tâche qui peut s'avérer imposante. Le budget est censé avoir été préparé et approuvé avant l'élection de même que toutes les données pertinentes. La plupart des dépenses occasionnées par l'élection sont à la charge des fonds publics du niveau national ou local et, selon les principes établis, les organismes électoraux doivent rendre compte de leurs dépenses et des coûts. Une élection est synonyme d'équité et de transparence, ce qui oblige le gestionnaire électoral à démontrer à quoi, où et comment ont servi les fonds approuvés. Le gouvernement a aussi l'obligation de démontrer que l'utilisation des fonds publics a été vérifiée et qu'elle s'est avérée judicieuse.
Mécanisme
Toutes les étapes ou tâches du processus électoral sont prescrites par des dispositions distinctes de la législation et les rapports financiers devraient être structurés de façon à relier chacune de ces tâches aux dispositions spécifiques qui les prescrivent. Il sera ainsi possible de déterminer les coûts et les implications de chaque tâche et quelles dispositions législatives ont rendu les dépenses nécessaires.
La conciliation du budget en rapport avec les fonds disponibles sera considérablement simplifiée si les estimations budgétaires étaient exactes au départ, si la gestion financière a été efficace et si chaque déboursé a été attribué aux tâches appropriées du processus.
La conciliation n'est pas effectuée exclusivement pour des raisons financières. Une bonne documentation démontrant les accomplissements qu'ont permises les dépenses et les raisons pour lesquelles elles ont été nécessaires, permettront de présenter des justifications logiques et claires de ces dépenses.
Conciliation opportune
Il y a tout avantage à accomplir ce travail le plus tôt possible. L'attention accordée par le public au processus électoral diminue rapidement après une élection, mais il faudra bientôt préparer la prochaine élection. Les gestionnaires électoraux sont choisis à cause de leur capacité d'accomplir des tâches à l'intérieur d'échéanciers restreints, d'où l'importance d'effectuer sans délai la conciliation du budget et des dépenses. Les participants au processus électoral continueront de lui accorder leur confiance si les rapports financiers sont rapidement disponibles pour faire état de ce que les tâches du processus électoral ont coûté. Il est à souhaiter que, si le budget accordé était adéquat, le processus a été effectué dans les limites de ce budget. Pour un exemple de document énumérant les dépenses pour des élections au Parlement du Royaume-Uni dans deux circonscriptions, voir federal election commission costs - australia.
