Considérations de base
Lorsqu'ils préparent les budgets et qu'ils établissent les coûts des différentes activités comprises dans les opérations de vote, les administrateurs électoraux doivent analyser soigneusement les éléments suivants :
- tous les éléments de coût pertinents - l'omission de préciser et d'inclure au budget tous ces éléments peut entraîner des insuffisances de fonds pendant la période électorale;
- la méthode assurant le meilleur rapport coût-efficacité possible, on doit rechercher les solutions au plus bas coût qui reposent sur des systèmes simples, l'infrastructure en place et des ressources permanentes.
Base des estimations de coût
La base de calcul servant à l'estimation des coûts et à l'acquisition des ressources en vue d'une élection est le nombre d'électeurs à desservir. On doit absolument établir le pourcentage de participation prévu des électeurs pour assurer l'efficacité économique des activités. Si les administrateurs électoraux sont confiants, à la lumière des résultats passés et de leur analyse de l'environnement courant, que le pourcentage de participation se situera à l'intérieur d'une certaine fourchette, ils peuvent réaliser des économies en se servant de ces données pour formuler des estimations et mobiliser des ressources. Il est plus courant d'établir les budgets et les différents besoins à partir d'un pourcentage de participation proche de 100 %, ce qui permet d'affecter les ressources supplémentaires aux urgences, s'il y a lieu.
Les mesures procurant le meilleur rapport coût-efficacité possible sont liées à l'environnement. Elles dépendent de certains facteurs tels que le degré de services nécessaire pour assurer la confiance et la sécurité du public, les coûts respectifs des méthodes à forte proportion de main-d'oeuvre, des méthodes automatisées ou de celles qui sont axées sur la haute technologie. (Pour en savoir plus sur ces questions, voir Considérations financières, Cycle de planification et de budgétisation et Finances.)
Catégories de coûts
Les sections qui suivent traitent des catégories de coûts pertinentes :
- la dotation et la formation, voir Dotation et formation;
- l'équipement, le matériel et les locaux (y compris la sécurité), voir Équipement, matériel et locaux;
- les communications et les frais de poste, voir Communications et frais d'affranchissement;
- le transport et le fret, voir Transport et fret;
- les autres frais (y compris l'information de l'électorat, les frais généraux, les assurances, les frais occasionnés par les litiges et les frais juridiques), voir Autres frais.
Imprévus
Les dispositions relatives aux imprévus doivent tenir compte des éléments suivants :
- les niveaux excédentaires de matériel, d'équipement et de personnel pour le réapprovisionnement d'urgence;
- la planification en cas de sinistre : ajournement du scrutin, déménagement des bureaux à la suite de catastrophes naturelles ou de troubles, ou de pannes majeures des systèmes informatiques, etc.;
- les modifications apportées pendant la période électorale peuvent alourdir la charge de travail et les besoins en ressources.
On doit normalement prévoir des réserves de matériel équivalant à 10 pour cent des besoins estimés. Les réserves de matériel doivent généralement être supérieures lorsque de nouveaux systèmes ou procédés sont mis en place, ou lorsqu'on doit compter sur des organismes de l'extérieur (par exemple, pour la fourniture de services de transport ou de courrier) qui n'ont pas fait leurs preuves ou qui ont des antécédents de performance médiocre (voir Personnel en réserve). Les estimations aux fins de la planification en cas de sinistre doivent être guidées par une évaluation des risques propres à chaque environnement.
Il est généralement impossible de puiser dans les budgets officiellement alloués les fonds nécessaires pour donner suite aux modifications apportées au cadre électoral, même s'il est sage de calculer à l'avance le coût des modifications éventuelles. Dans le cas d'une élection de transition, cependant, alors que les négociations sur le cadre électoral peuvent se poursuivre longtemps après le début de la période électorale, la préparation d'estimations de coûts pour combler les besoins découlant des modifications peut s'avérer très utile. (Pour en savoir plus sur les mesures d'urgence, voir Plans de contingence et Personnel en réserve.)
Activité post-électorale
Il peut être nécessaire de tenir compte d'activités ultérieures à la tenue de l'élection, comme le recours à des ressources supplémentaires pour évaluer les processus de vote ou analyser des problèmes particuliers. Pour certains systèmes, ceux notamment qui prévoient des listes d'électeurs permanentes ou le vote obligatoire, il faut assurer un suivi auprès de certains électeurs, par exemple ceux dont l'inscription s'est avérée inexacte ou, dans le cas de systèmes de vote obligatoire, ceux qui n'ont pas voté.
