La complejidad y las habilidades especiales para la administración electoral requieren que se creen una o varias instituciones que sean responsables de las actividades electorales. Estos organismos se presentan en una gran variedad de formas y magnitudes, con un amplio rango de denominaciones para identificarlos, entre los que se incluyen “Comisión Electoral”, “Departamento de Elecciones”, “Consejo Electoral”, “Unidad Electoral” o “Junta Electoral”. El término “organismo electoral” u OE ha sido acuñado para referirnos al organismo u organismos responsables de la administración electoral, independientemente de cual sea el marco institucional existente.
Un OE es una organización o institución que ha sido creada con el propósito expreso y la responsabilidad legal de administrar uno o más de los elementos que son esenciales para la conducción de las elecciones, y de los instrumentos de democracia directa -como referendos, iniciativas ciudadanas o revocatoria de mandato- si estos forman parte del marco legal.
Entre estos elementos esenciales se incluyen:
Si estos elementos esenciales se distribuyen entre distintos organismos, todos los que comparten alguna responsabilidad pueden ser considerados como OE. Un OE puede ser una institución independiente, o una unidad administrativa dentro de una institución más grande, que incluso puede tener a su cargo tareas no electorales.
Además de estos elementos esenciales, un OE puede ejecutar otras tareas que ayudan a la conducción de las elecciones y la puesta en marcha de mecanismos de democracia directa, por ejemplo:
Sin embargo, un organismo que no tenga más responsabilidades electorales que las relativas, por ejemplo, a la delimitación de distritos electorales, la resolución de disputas electorales, el monitoreo en materia electoral de los medios de comunicación o la conducción de programas de educación al votante no se considera un OE en tanto que no administra ninguno de los “elementos esenciales” de las elecciones conforme a las especificaciones anteriores. De manera similar, una oficina estatal de estadísticas o población que se encarga del registro de electores, tampoco se considera como un OE.
Algunos organismos que no se encargan de ninguno de los “elementos esenciales” de las elecciones, pueden ser considerados por la población como un OE debido al tipo de de actividades que desarrollan y que de algún modo se relacionan con las elecciones. Un claro ejemplo es la Comisión Electoral de Nueva Zelanda, la cual es responsable del registro de los partidos, de la distribución de tiempos en los medios de comunicación, el control del financiamiento y de los gastos de los partidos políticos, y de los programas de educación al votante. Sin embargo, tales instituciones no califican como OE bajo la definición descrita con anterioridad.
Adicionalmente a la división de responsabilidades funcionales para los distintos elementos del proceso electoral, las responsabilidades electorales se pueden dividir entre organismos a distintos niveles. Por ejemplo, algunos elementos relacionados con la conducción de las elecciones pueden ser administrados por una Comisión Electoral a nivel nacional, un ministerio o una agencia gubernamental nacional, mientras que otros se instrumentan a través de comisiones a nivel local, ramas regionales de los departamentos de gobierno, o autoridades locales. El término “OE” puede aplicarse a una Comisión Nacional Electoral que co-administra las elecciones conjuntamente con las autoridades locales, y puede incluir dentro de sus funciones aspectos tales como la coordinación de la impresión de las papeletas, la distribución de escaños y el anuncio de los resultados a nivel nacional.
