Los educadores hablan de la evaluación formativa, la cual es similar al monitoreo. Es una actividad que se desarrolla de manera paralela a la instrumentación del programa, lo depura y lo perfecciona durante la fase de instrumentación.
Las agencias de publicidad se refieren a la investigación de seguimiento: para mantener el programa por el camino adecuado, o para seguir la forma en que el mismo se desarrolla.
Las herramientas utilizadas para dicha evaluación pueden ser las mismas que se utilizan en una evaluación hecha al final de un proyecto, o agregada (ver Medición de impactos (Evaluación agregada)). También utiliza otras herramientas administrativas más tradicionales y aquellas desarrolladas para realizar eventos educativos individuales.
Las dificultades que enfrenta la evaluación formativa no son las de recolección de datos, sino, primordialmente, aquellas que buscan establecer mecanismos para convertir los hallazgos de la evaluación en modificaciones e innovaciones programáticas. Esta sección analiza los conflictos que pueden surgir, con la importancia del plan programático (ver también Alcanzar y mantener un compromiso con el plan) y con algunas herramientas de monitoreo.
El monitoreo debe mantener un ritmo
Los programas de evaluación tienen un itinerario apretado. Los eventos y las actividades se planean con anticipación, y se toman las decisiones sobre la producción de materiales, la preparación de los educadores, y la transmisión de información que no son fácilmente alterables. Las actividades cara a cara, en particular, requieren de plazos de entrega sustanciales.
Los evaluadores deben estar estrechamente vinculados a los administradores del programa, y deben ser capaces de analizar los datos recibidos con gran rapidez si estos han de marcar una diferencia. Sumado a lo anterior, deben tener un buen conocimiento de los objetivos y propósitos del programa, para no sugerir cursos de acción que lo alejen de estos objetivos. Todos los cambios sugeridos deben aumentar el logro de los objetivos, con una excepción.
Los programas extensos pueden incluir evaluaciones de mitad de periodo que son mucho más minuciosas y pueden incluir una evaluación de las estrategias y los objetivos. Cualquier cambio recomendado a raíz de la retroalimentación recibida tiene que ser considerado cuidadosamente, especialmente si existen obligaciones contractuales basadas en los objetivos y perfiles originales del programa. A pesar de que es relativamente fácil hacer cambios en la forma como se instrumenta el programa, resulta mucho más difícil hacer cambios en lo que se pretende.
En algunos casos, esto es necesario cuando la información recibida sugiere la existencia de problemas de consideración en el diseño del programa. La evaluación formativa usualmente se encarga de depurar el programa.
Conflictos entre los evaluadores y los administradores del programa
Incluso cuando exista una clara distinción entre los equipos de evaluación y de administración, y aún si sus roles están claramente definidos, pueden surgir conflictos entre el personal encargado de obtener y analizar los datos a evaluar y los responsables de la instrumentación del programa.
Las reuniones constantes y los acuerdos formales sobre cómo resolver dichos conflictos son bastante útiles. Los evaluadores se pueden ver forzados a llevar un registro de las recomendaciones que no fueron seguidas. Al mismo tiempo, si se siguen las recomendaciones y éstas no generan cambios exitosos, pueden causar controversias. Los evaluadores pueden encontrarse repentinamente evaluando innovaciones programáticas que ellos motivaron, pero que no están funcionando.
El papel de los evaluadores, entonces, se vuelve bastante problemático, a menos que ellos actúen como asistentes técnicos, que proporcionan datos no analizados a los administradores del programa, y como ayudantes en el análisis conjunto de dicha información. Esta relación seguramente será menos propensa al conflicto.
Trabajar el programa
El trabajo preliminar sobre el plan educativo es la herramienta disponible más importante para la evaluación formativa o el monitoreo del programa. Sobre una base regular, es posible verificar hasta qué punto se está instrumentando el programa y hasta qué punto las cambios en el contexto, o en el electorado de enfoque, requieren adaptaciones programáticas.
Tener un plan documentado, también permite que dichos cambios sean registrados y anotados para una evaluación general posterior.
Herramientas para monitorear
Además de las herramientas de recolección general de datos, que son discutidas en esta área temática, la respuesta o reacción del cliente es quizá la más importante.
Dichas formas de respuesta han sido refinadas por las preocupaciones comerciales, siendo posible utilizarlas como modelos de diseño y brevedad. Cuando la audiencia es letrada, es posible recolectar respuestas individuales de los eventos o servicios particulares, procesarlas, y posteriormente utilizar los resultados para perfeccionar el programa. En caso contrario, las discusiones en grupos pequeños y los registros de la información obtenida pueden servir con el mismo propósito.
Dentro de las herramientas adicionales se pueden incluir líneas telefónicas de quejas, evaluaciones cuidadosas de los educadores, encuestas cortas, y reuniones ocasionales de las partes involucradas en discusiones semejantes a los grupos de enfoque.
Rol del personal
La mejor fuente de información es un personal reflexivo y consciente. La orientación acerca de la evaluación y el monitoreo debe estar entre las preocupaciones de cada evento de capacitación. Las reuniones programáticas deben incluir oportunidades para que el personal comunique lo que ha aprendido y lo que ha descubierto en sus interacciones en el campo.
El propósito de la evaluación formativa no es decir, "se los dije", sino asegurar que el programa es apropiado y efectivo. Todo debe encaminarse a este fin, y los educadores deben crear, tanto interna como externamente, un clima de aprendizaje.
