La discusión sobre la naturaleza del reporte final del programa, su formato, su audiencia, el contenido general y las personas responsables de su preparación, debe hacerse preferiblemente durante la fase preliminar de planeación del programa. Los educadores son responsables ante su organización, la autoridad electoral, los donantes y patrocinadores, y el público en general de reportar el programa una vez éste haya finalizado.
Existen varios ejemplos de legislación electoral que imponen determinados límites de tiempo para la preparación de los reportes posteriores a la elección. Dichos límites también se aplicarán a los programas educativos que hayan sido patrocinados por la autoridad electoral u organizados en su nombre.
Una vez que ha concluido, es demasiado tarde
El peor momento para contemplar la realización del reporte es una vez que se ha finalizado el programa educativo. Para entonces, la motivación para hacerlo será muy poca, la información requerida no siempre estará disponible y los comentarios requeridos de parte del personal son ya imposibles de captar, puesto que éstos ya se han marchado. Adicionalmente, a pesar de que los conductores de los programas cara a cara o involucrados en la publicidad pueden haber incorporado sistemas de reacción y evaluación, la relación entre esos resultados y el reporte final puede resultar confusa. Mucha información tendría que ser procesada, de la cual sólo una pequeña parte es relevante para el reporte final, lo que requeriría de tiempo y energía adicional.
Prepararse para el reporte
Tras haber establecido oportunamente la necesidad de un reporte, se destinará el personal necesario para prepararlo y empezará a definir las áreas requeridas para la recolección de la información imprescindible para los reportes. Éstos también empezarán a discutir con aquellos a quienes irá dirigido el reporte, acerca de sus expectativas con relación al mismo y a la forma como éste será utilizado y se hará público.
El propósito del reporte tendrá que ser muy claro desde el principio. Por ejemplo, puede ser la historia del programa, un diario día a día, una visión general de los aspectos más importantes o una opinión de alguien externo. En algunos casos, puede haber cierta inclinación para dejar el reporte en manos de aquellos que realizan evaluaciones externas, pero el mejor de los escenarios sería aquel en que dichos evaluadores tengan un reporte interno como parte de su documentación.
Para cumplir con los propósitos del aprendizaje del sistema, los reportes deben ser lo suficientemente anecdóticos y descriptivos como para permitir a los futuros educadores entender el contexto dentro del cual se llevó a cabo el programa, y para ofrecer la información vivencial necesaria, cuyo análisis sirva para el desarrollo de las lecciones generales.
El tipo de reporte
Existen un gran número de reportes aceptables que hacen que la reseña del programa sea considerada como un ejercicio educativo y de comunicación. Dichos reportes hacen uso de un gran número de voces que aportan distintas perspectivas acerca del programa, citas y reflexiones de los participantes, educadores locales, planeadores y administradores. El reporte resumido permite a los lectores reflexionar sobre el programa y sirve como una especie de registro público.
Los reportes no necesitan ser escritos en su totalidad. Existen formas alternativas para mantener un registro, como por ejemplo, la narrativa. Estas alternativas tienen la ventaja de capturar las emociones y la parte humana del programa, haciéndole llegar estos sentimientos al público en formas tal vez más persuasivas y comprensibles.
Los documentales fotográficos, producciones de audio y video, así como la publicación de revistas especiales, ofrecen un registro que puede ser utilizado junto con la narrativa más técnica requerida por un estatuto o por un acuerdo hecho con quien financia.
Los reportes deben incluir al menos los siguientes aspectos del programa:
Los reportes que son preparados después del evento, y que han sido retrasados a raíz de la falta de personal, información o acceso a las partes involucradas, pueden ser útiles para preservar un registro del evento, pero es poco probable que vayan a tener el impacto formativo de los reportes hechos de manera más expedita. Se puede argumentar que dichos reportes poseen el beneficio de ser retrospectivos, cuando la verdad es que se convierten, por lo general, en ejercicios académicos con todas las desventajas que ellos presentan.
La elaboración de estos reportes se hace con base en registros contemporáneos: actas, periódicos, publicaciones mensuales o trimestrales, reportes quincenales, mensuales, semanales o diarios. Si éstos no han sido preparados, se corre el riesgo de perder incluso aquellos reportes diferidos. Entre más se retrase, más difícil será llevar un registro preciso.
Acceso público y transparencia
Sin importar la idea que se tenga acerca del reporte —aún cuando éste sea un compendio de distintos reportes— es muy importante que los referentes a programas educativos estén disponibles para todos los involucrados. La discusión sobre la divulgación debe ser llevada a cabo al mismo tiempo que la planeación del reporte, para que se pueda establecer un compromiso que no sea quebrantado por temor el contenido del reporte.
Si se tiene la creencia de que los reportes incluyen asuntos confidenciales que no pueden ser de conocimiento público, los educadores tienen una serie de opciones abiertas para manejar estos casos. Se puede preparar un reporte público junto con un documento que incluya la información confidencial para ser entregado a los involucrados principales. El reporte puede ser dividido en un reporte altamente técnico y otro anecdótico que esté disponible para todo el mundo. De otro lado, el reporte también puede llevar una fecha para la cual deba hacerse disponible, antes de la cual pueda ser considerado confidencial. Finalmente, los principales involucrados, es decir, aquellos para quienes fue hecho el reporte, pueden elegir divulgarlo sin su respaldo o con una aclaración como apéndice.
Lo anterior es una lista de los compromisos que, por lo menos, permiten que el público tenga acceso a los reportes que son, ante todo, de interés general y sobre el público en cuestión. Con suerte, dichos compromisos pueden no ser necesarios. Empero, al final, son mejores que las prohibiciones directas de los reportes, que ocasionalmente ocurren cuando los reportes contienen información crítica. La palabra "crítica", por sí misma, reúne el significado que hace de ésta una opción infortunada. Estos reportes, a la larga, suelen ofrecer las lecciones más importantes para el público en general y para la mayoría de educadores.
