Usajili wa wapigakura ndio huwa sehemu ghali kabisa katika kuendesha uchaguzi, angaa kwa wasimamizi wa uchaguzi. Bila shaka vyama na wagombea wanaweza kutumia idadi kubwa ya pesa katika kapmeni zao, wao huzipata pesa hizi katika njia za kibinafsi. Katika nchi nyingine, vyama hufadhiliwa na umma ili viweze kukimu sehemu ya au shughuli nzima ya uendeshaji wavyo na matumizi katika kampeni. Hata hivyo, usajili wa wapigakura ndio mara nyingi huwa sehemu kubwa ya bejeti kwa wasimamizi usajili na uchaguzi.
Usajili ni ghali kwa sababu unahusisha majukumu mengi. Taarifa za kisasa zinapaswa kukusanywa kwa kila mpigakura mstahifu katika jumla ya watu ambao huenda wakawa kuanzia maelfu kumi hadi mamilioni mia – shughuli kubwa. Pamoja na hili ni haja ya usajili kuwa pana na shirikishi, na wajibu mkuu wa usajili bora wa wapigakura katika kuweka uhalali katika mchakato uchaguzi. Isitoshe, mara nyingi usajili wa wapigakura hufanyika katika mazingira ya za kampeni kali za uchaguzi, pale ambapo uchunguzi ni kwa makini sana na makosa yoyote yanaweza kupanuliwa na kupewa umuhimu mkubwa zaidi.
Katika eneo linalotumia orodha ya muda, gharama za usajili hutumiwa kwa muda mfupi badala ya kusambazwa katika muhula mzima wa uchaguzi, kama zilivyo katika eneo linalotumia orodha endelevu au sajili ya raia. Gharama zinazohusishwa katika kutengeneza orodha ya muda zinaweza kuwa kipengee kikubwa cha gharama nzima ya uchaguzi japo zinaonekana kuwa nafuu zikilinganishwa na zile za kutunza orodha endelevu. Kwa ufupi, iwe ni orodha ya muda au endelevu itakayotumika, gharama za usajili wa wapigakura zitachukua sehemu kubwa ya bejeti ya halmashaurti ya kusimamia uchaguzi. Kwenye sajili ya raia, garama za usajili huwa juu (pengine hata zaidi ya mifumo yote miwili ya usajili wa wapigakura) japo gharama hizo hazichukuliwi moja kwa moja na halmashauri ya kusimamia uchaguzi.
Ziada ya gharama hiyo inayohusika katika matumizi ya orodha ya muda bila shaka ni suala zito la kuchunguzwa katika kuamua kuhusu mchakato mmoja au mwingine wa usajili wa wapigakura. Vipengele vingine vya kuzingatiwa ni uwezo wa kutumia mchakato wa usajili unaoumia tarakilishi na uwezo wa kutumia deta kwa ushirikiano kati ya maashirika ya serikali na halmashauri ya kusimamia uchaguzi. Orodha endelevu hutegemea utumizi deta kwa ushirikiano ambao huiwezesha halmashauri ya kusimamia uchaguzi kupokea mabadiliko katika taarifa za kibinafsi zilizoripotiwa na raia kwa mashirika yanayoshughulikia umma, kama vile ofisi ya posta, shirika la kutoza ushuru au shirika la kutoa leseni kwa madereva. Matumizi ya taarifa hii kusasaisha orodha ya wapigakura husaidia katika kuifanya orodha endelevu kuwa nafuu.
Kupata hesabu ya Gharama
Katika ujenzi wa orodha pana na jumuishi ya wapigakura, maswali mengi huzuka yanayoweza kuathiri gharama. Ni vituo vingapi vya usajili vianvyopaswa kuwekwa, kwa mfano, na ni wafanyakazi wangapi wanaopaswa kufundishwa ili kuvisimamia? Je, kadi za utambulisho wa wapigakura ni muhimu au je, tayari raia hubeba vitambulisho vya kutosha vya kibinafsi ili kufanya kadi hizo kuwa zaidi? Ikiwa kadi hizo zinapaswa kutabakishwa, je, tabaka baridi linakubalika, hivyo kuondoa haja ya kutumia umeme? Je, kuna kwingine kokote ambako deta kuhusu wapigakura inaweza kutolewa inayoweza kusaidia katika kusasaisha orodha hizo, hasa deta kuhusu viwango vya juu vya kuhamahama kwa wapigakura wa mijini?
Suala jingine kwanza ni kuhusu jinsi gharama hizo zitakavyosambazwa. Je, zimekitwa katikati ya chaguzi, nyingi katika miaka ya uchaguzi au zimeenea katika muhula mzima wa uchaguzi?
Majibu kwa maswali haya na mengine mengi yana athari muhimu kwa jumla ya gharama itakayotumiwa katika mchakato wa usajili.
Gharama ya kutumia tarakilishi
Gharama zinazohusiana na matumizi ya tarakilishi katika mfumo wa usajili wa wapigakura zinaweza kuwa na umuhimu. Kwanza, klujenga mfumo huo wa tarakilishi kunahitaji uwekezaji wa mwanzo katika kununua sehemu za nje za tarakilishi, za ndani na kupata wafanyakazi walio na ujuzi wa kufanya kazi hiyo. Hatiamye pia kuna gharama za mara kwa mara za kuendesha na kutunza mfumo huo. Utunzaji pekee unaweza kuwa gharama kubwa ikiwa unajumuisha usasaishaji wa sehemu hizo za ndani na za nje za tarakilishi jinsi matoleo mapya na uimarishaji wa utendakazi wake unavyofanyika. Gharama nyingine iliyopo ni ile kufundisha waendeshaji wa mfumo huo na wafanyakazi wa kusasaisha mitambo hiyo, vile ile gharama ya kutumia teknolojia katikati ya na wakati wa matukio ya uchaguzi yenyewe.
Mwisho, ikiwa utendakazi wa usimamizi – yaani, muundo wa kuendesha shughuli nzima ya usajili wa wapigakura – umejengwa katika tarakilishi, mipango ya dharura itahitajika ili kukabili uwezekano wa mfumo huo kukosa kufanya kazi. Mipango hiyo inaweza kulazimisha uatafutaji wa jenereta, mitandao mbadala na mifumo mingine ya kusaidia tarakilishi hizo zinapokwama, na vilevile huduma za usaidizi za siku nzima zinazotolewa na watu fulani kwa kandarasi.
Kupangia Gharama za Usajili
Ni vigumu kutoa ulinganisho wa jumla kutoka nchi hadi nyingine kuhusu gharama ya usajili wa wapigakura katika orodha za muda na zile endelevu kwa sababu uwasilishaji wa bejeti unaweza kutofautiana, sawa tu yanavyokuwa tofauti matumizi ya pesa zinazohusika katika usajili wa wapigakura. Bora kabisa itakuwa kuuchukulia usajili wa wapigakura kama mchakato unaohusisha vipengele fulani dhahiri, na kutengeneza bejeti inayolenga kupata matokeo yake katika mfumo uliotengwa.
Gharma za usajili zinaweza kuongezeka rahisi sana na kumeza sehemu kubwa ya bejeti ya usajili. Sehemu kubwa ya gharama hizo itakuwa kwa vifaa vitakavyotumiwa na ofisi za kieneo za kushughulikia usajili lakini zinazolipwa na halmashauri kuu ya kusimamia uchaguzi. Vifaa hivyo hujumuisha vitu muhimu kama vile:
- kodi ya ofisi
- vifaa vya ofisini
- vifaa vya kuandikia
- ajira ya wafanyakazi
- ufundishaji wa wafanyakazi
- mishahara na pesa za matumizi ya wafanyakazi (hasa usafiri)
- nyenzo za usajili (k.m. fomu, kadi za usajili, beji za kuwatambua wafanyakazi)
- utengenezaji wa kadi za utambulisho wa wapigakura (wakiwemo wapigapicha, filamu, kamera, pazia, tabaka la plastiki)
- mawasiliano (huduma za simu, faksi, posta)
Halmashauri kuu ya kusimamia uchaguzi inaweza kudhibiti gharama za usajili kwa kuweka kikomo kwenye mishahara, saa za kufanya kazi na nyenzo za kutumiwa. Inaweza pia kuweka vizuizi kwenye ukubwa na ubora wa nafasi ya ofisi na vilevile vifaa vya ofisi vilivyokodiwa au kununuliwa ili kutumiwa kwenye ofisi hizo. Inaweza kutunga kanuni za kueleza vinavyostahi matumizi ya pesa.
Kwa wakti huo, halmashauri ya kusimamia uchaguzi inaweza kuhitaji kulegeza kidogo katika bejeti yake ya usajili wa wapigakura ili ijumuishe gharama zisizoweza kutambulika kabla.kwa mfano, katika eneo linalotumia orodha endelevu, inaweza kuwa dhahiri katika kipindi cha kusahihisha kwamba orodha hiyo inajumuisha taarifa nyingine zisizo sahihi kwa idadi kubwa ya wapigakura ambayo haikutarajiwa. Hili linaweza kufanya iwe muhimu kuchukua hatua fulani, ikiwemo kuajiri wafanyakazi zaidi, kukodi vifaa zaidi na kujadiliana kuhusu huduma zaidi za kikandarasi, almuradi gharama za usajili zinapita kiwango kilicholengwa. Kwa kuwa juhudi za usajili ni muhimu sana katika kuhakikisha kuaminika kwa uchaguzi, gharama za ziada zinapaswa kukubaliwa kwa muda mfupi. Kukiwa na mpangilio mzuri unaoongozwa na tajriba ya siku za nyuma, inawezekana kupunguza athari ya matukio ambayo hayakupangiwa.
Mambo Yanayochangia uwepo wa Gharama Kubwa
Mambo kadhaa huelekea kuongeza gharama katika shughuli ya usajili:
- Matumizi ya kadi za utambulisho wa wapigakura, hasa zilizo na picha. (Kadi hutumiwa hasa katika maeneo yanayotumia orodha endelevu ya wapigakura.) Ingawa jambo hili huelekea kuwa ghali, linaweza kuidhinishwa kutokana na kuimarika kwa ubora wa shughuli hiyo unaotokana na utambulisho mzuri wa wapigakura. Vipengele vya kiusalama vinapaswa kuteuliwa kwa uangalifu kutokana na uwezo wake wa kuimarisha vilivyo kuaminika kwa kadi za utambulisho wa wapigakura na orodha ya wapigakura. Mbinu hima za uenezaji wakati mwingine zinaweza kuzishawishi halmashauri za kusimamia uchaguzi kuongeza vipengee vya kiusalama ambavyo vina manufaa madogo sana. Kila kipengee cha kiusalama huzidisha gharama ya kadi.
- Idadi ndogo ya watu. Hiki ni kipengee kilicho zaidi ya udhibiti wa halmashauri ya kusimamia uchaguzi, watu waliotawanyika wanaweza kuhitaji idadi kubwa ya wasajili, vituo vya upigaji kura na vituo vya usajili. Kanuni kubwa inayoongoza usajili ni kwamba gharama hiyo kwa wapigakura haipaswi kuwa kikwazo, ikiwemo gharama ya uchukuzi au mishahara iliyopotezwa kutokana na wakati waliokosekana kazini. Halmashauri ya kusimamia uchaguzi hivyo basi ina wajibu wa kurahisisha mzigo wa usajili, hata kama hili linamaanisha kuweka idadi kubwa ya vituo vya usajili au kutumia vituo vya kuhamishwa vya usajili. Kanuni hii inatumika iwe kama jukumu la kuanzisha usajili ni la mtu binafsi au serikali.
- Urefu wa kipindi cha usajili. Kadiri kipindi cha usajili kinavyokuwa kirefu, ndivyo itakavyokuwa ghali. Gharama zinaweza kudhibitiwa kwa kufupisha kipindi hicho kabisa na vilevile kwa kutumia vituo zaidi vya usajili na wafanyakazi zaidi.
- Kutumia nyenzo za viwamngo duni. Popote ambapo nyenzo zinazotumika katika harakati ya usajili hazilingani na viwango vilivyowekwa, gharama ya utoaji inaweza kuongezeka. Ikiwa kutoa katoa kadi za utambulisho wa wapigakura kwa mfano, ni muhimu kuchagua kadi ambayo ukubwa na aina yake vinashibishana na vifaa vya kutabakisha vitakavyotumika. Njia ya kuepuka kutoshibishana huku ni kuanza kwa kupata makadirio ya gharama nzima – yaani, vipengele vyote vinavyohusika katika utengenezaji wa kadi, ikiwemo raslimali ya kuzitengeneza, slaidi za picha na tabaka lake.
Kupunguza Gharama na Ubora
Kanuni nyingine kuhusu ishara za vidole zinaweza kuongeza pakubwa ubora na kupunguza gharama katika usajili wa wapigakura. Zinaweza kujumuisha zifuatazo:
- Usianzishe upya zoezi hilo. Mengi yamesomwa kuhusu usajili wa wapigakura katika demokrasia nyingi. Tumia mifumo ambayo imeonekana kufaulu kwingine.
- Kutumia viziodeta vilivyopo. Ikiwezekana, jumuisha deta ya kuaminika kutoka kwenye viziodeta vilivyopo kama vile rekodi za ushuru.
- Jumuisha shughuli ili kuongeza ubora. Unapowasiliana na wapigakura ili kuwashauri kuhusu taarifa zao za wakati huo katika usajili, chukua nafasi hiyo kutoa taarifa za elimu kwa wapigakura (k.m. kuliko na kituo cha kupigia kura)
- Kazania kujenga mchakato unaoweza kudumishwa. Wakati wa kuratibu mchakato wa usajili, jumuisha njia za kutumia deta mara nyingine au pengine.
- Tumia mfumo husishi kwa kukusanya na kuhifadhi deta. Mfumo wa deta uliojengewa kipengele kimoja cha usajili wa wapigakura unaweza kutumiwa kwa shuguli nyingine. Kwa mfano, deta iliyokusanywa ili kutengenezea orodha za wapigakura inaweza kuwa muhimu katika kutenga maeneo ya uchaguzi.
- Gawana taarifa kokote na wakati wowote iwezekanavyo. Hili linaweza kupunguza upotezaji wa nguvu kwa kufanya shughuli ambazo tayari zishafanywa katika viwango tofauti vya serikali au usimamizi. Maeneo mengine hukusanya deta ileile katika viwango vya kitaifa na kieneo (nchi au mkoa), hivyo basi kusababisha udhaifu ambao ni mgumu kufafanua asili yake.
