Utunzaji mwafaka wa kampeni za usajili wa wapigakura huhusisha kuajiri wafanyakazi na kufundisha katika makao makuu na katika ofisi za kieneo. Halamshauri kuu ya kusimamia uchaguzi zina uwezekano mkubwa wa kuwekewa wafanyakazi wa kudumu, wale wa kuhudumu kwa muda mrefu, na masharti ya kuongoza ajira yaliyowekwa na vielelezo vya kuongoza huduma za umma. Vinginevyo, nyadhifa hizi zinaweza kuwa chini ya mamlaka ya tume ya uchaguzi ambayo kirasmi huwa huru dhidi ya kuingiliwa na serikali.
Katika maeneo, wajibu wa kuajiri na kufundisha wafanyakazi kwenye shughuli ya usajili ndiyo pengine shughuli muhimu zaidi ya maofisa wa usimamizi kabla ya kuanza kwa tarehe rasmi ya uchaguzi (iwe ni kwa njia ya usajili wa hesabu, vituo vya usajili au barua). Katika mfumo unaotumia orodha ya muda, wafanyakazi wengi wanaoshugulikia usajili wataajiriwa kwa muda mfupi. Nafasi nyingi zinaweza kujazwa na watu ambao huenda haitakuwa lazima kwao kuwa na ujuzi wa hali ya juu. Hata hivyo, hadhi za wafanyakazi wa kusimamia usajili katika maeneo hayo ina uwezekano wa kuwa ishara ya mapema kuhusu kufaulu au kuaminika kwa uchaguzi wenyewe. Kwa mfano, wafanyakazi wa ofisi za nyanjani wana majukumu maalumu katika kipindi hicho kifupi cha usajili. Kulazimika kurudia hatua yoyote ya mchakato wa usajili haitakuwa nzuri na inaweza kuzua shaka ya kuaminika kwa mienendo hiyo.
Wasajili wa kuhesabu na wafanyakazi wengine katika vituo vya kieneo vya usajili mara nyingi ndio huwa maofisa wa kipekee wa kusimamia uchaguzi ambao wapigakura huweza kukutana nao. Wao ndio sura ya bodi nzima ya kusimamia uchaguzi machoni mwa umma. Wanalazimika hivyo basi kuenenda vizuri mbele ya umma. Kwa wakati huo, wanapaswa kujiandaa kukabiliana na watu watakaojihusisha na tabia zisizoambatana na maadaili ya uchaguzi. Kwa mfano, mtu anaweza kujaribu kuzuia taratibu za usajili kwa kuelekeza ofisa wa kusimamia uchaguzi visivyo.
Maofisa wa maeneo hayo wanapaswa kuwa na uwezo wa kujibu maswali yanayoulizwa mara kwa mara. Wanapaswa kujua pia lini na jinsi ya kuyatuma maswali hayo kwa wasimamizi/wanyapara wao.
Aina za Wafanyakazi
Aina ya wafanyakazi wanaohitajika kwa usajili itategemea mbinu ya ukusanyaji deta. Mfumo unaotokana na usajili wa kihesabu huhusisha mwelekeo tofauti kutoka ule mfumo unaotumia vituo vya usajili. Katika nchi nyingine, vyama vya kisiasa au wagombea wanaweza kutoa majina ya wasajili wanaoweza kutumiwa. Kinga zinaweza kuwekwa ili kuhakikisha kutoegemea upande wowote kwa wale wanaoajiriwa kupitia njia hii; kwa mfano, wanaweza kufanya kazi katika timu za watu wawili kutoka vyama tofauti. Wapigakura wanapojisajili kwa njia ya barua, wafanyakazi wanaoshughulikia usajili wanaweza kufanya kazi katika mazingira ya kutotambuliwa kwao.
Hata hivyo, kuna mahitaji mengine ya ajira ya wafanyakazi yanayofanana kwa kila mbinu ya usajili. Kileleni pa mpangilio wa kieneo ni msajili mkuu au ofisa mkuu wa usajili – kitakavyoitwa chochote kikuu kinachoweza kuwepo – ni nani aliye na jukumu la jumla ili kuhakikisha kukamilika kwa usajili katika wilaya hiyo. Ofisa wa kusimamia usajili anaweza kusaidiwa na ofisa msaidizi wa usajili, naibu wa msajili mkuu au meneja msaidizi wa ofisi. Kuna majukumu matatu tofauti chini ya wajibu wa ofisa mkuu wa usajili, na timu tofauti ya wafanyakazi inaweza kuagizwa kushughulikia kila mojawapo. Haya ni:
- usajili wa kihesabu
- utoaji wa orodha (ikiwa ni pamoja na kutengeneza deta)
- usahihishaji wa orodha
Kuajiri
Moja katika majukumu makuu ya halmashauri za kieneo za kusimamia uchaguzi ni kuajiri wafanyakazi katika eneo hilo. Majukumu mengine yanaweza kupewa baadhi ya wafanyakazi kuyatekeleza. Taratibu za kuajiri zinaweza kutofautiana; kwa mfano, katika sehemu nyingine wasajili wa kuhesabu huteuliwa kutoka kwenye orodha zilizotolewa na ofisi za vyama, ilhali katika sehemu nyingine mwelekeo huu huchukuliwa kama wenye mapendeleo makubwa. Kikuu hapa ni kwamba wapigakura wana imani katika mfumo wao wa usajili, na huuona kama wa kudumisha haki na usioegemea upande wowote. Ikiwa uteuzi wa wafanyakazi kutoka kwenye orodha ya majina yaliyowasilishwa na vyama unachukuliwa kuwa haramu, basi unapaswa kuepukwa. Katika tukio lolote, kila mtu anayeajiriwa anapaswa kuelewa wazi wazi kwamba kufanya kazi kama ofisa wa kusimamia uchaguzi ni shughuli isiyopaswa kupendelea upande wowote. Inaweza kuwa muhimu kwa msajili kuwa na orodha ya mashirika ya kutoa ajira katika wilaya hiyo, ikilazimu mashirika hayo kufikiwa ili kuafiki haja ya kuajiri wafanyakazi.
Mafunzo
Halmashauri kuu ya kusimamia uchaguzi inaweza kusimamia mafunzo ya wafanyakazi kwa kutoa miongozo ya kufundishia na kupanga vikao hivyo vya mafunzo. Majukumu ya kila mfanyakazi yanapaswa kuelezwa wazi, na jinsi yatakavyotekelezwa inapaswa kuchunguzwa na kujadiliwa. Kipindi cha mafunzo ni nafasi mwafaka kuwakumbusha wafanyakazi kwamba wao ni muhimu sana kwa jumla ya kuaminika kwa uchaguzi.
Malipo
Halmashauri ya kieneo ya kusimamia uchaguzi inawajibikia kuhakikisha kwamba wafanyakazi wanalipwa vizuri kwa kazi zao, kulingana na kiwango cha haki na sawazishi. Utaratibu wa kulipa unapaswa kufafanua wazi kiwango cha malipo kwa kila cheo, na vilevile matarajio ya watu kuhusiana na saa za kazi na kukamilika kwa shughuli hiyo. Itifaki hiyo inapaswa kueleza wazi ikiwa ulipaji wa mishahara unatokana na utendakazi au pengine tu kiwango cha malipo kwa kila saa ya utendakazi. Mfumo wa malipo kutegemea na utendakazi kwa mfano, unaweza kuwapa wasajili wote wa kuhesabu malipo sawa kwa kila fomu iliyojazwa, na pengine kama nyongeza kwa ada fulani itakayolipwa ama kila saa ya utendakazi au ada sawa kwa wafanyakazi wote. Ulipaji unaotegemea utendakazi unaweza kulenga kuongeza ubora wa kazi kufanya iwe nia ya mfanyakazi kujaza fomu nyingi iwezekanavyo katika eneo lao au kitengo chao cha kiusimamizi. Hatari iliyopo hata hivyo ni kwamba wasajili wa kuhesabu wanaweza kuhimizika kuongeza majina ya watu kwa njia za kidanganyifu ili walipwe zaidi.
Gharama za Usafiri
Harakati nyingine za kusajili wapigakura zinaweza kuhitaji kusafiri kwa wafanyakazi wa kuajiriwa au wale wa kujitolea; kwa mfano, wanaweza kuombwa kufanya ziara za kutoka nyumba hadi nyingine katika maeneo yaliyo nje ya ujirani wa shughuli yao ya usajili, ili kuweka kituo cha usajili katika eneo jingine au kufanya usajili kwa kituo cha kuhamishwahamishwa. Iwapo kusafiri kunahitijika kwa manufaa ya kazi, mshahara wa jumla unapaswa kutambua mfumo wa kuwarudishia nauli. Mara nyingi hili hujumuisha kiwango fulani cha malipo kwa kila kilomita ya usafiri, kiasi fulani cha pesa zinazoweza kutumiwa kwa malazi, na marupurupu ya kila siku ya kununulia chakula na matumizi mengine ya kichele/ziada. Mipaka na viwango husaidia kuhakikisha kwamba pesa zinatumika kwa uangalifu, kulingana na sera ya jumla ya halmashauri ya kusimamia uchaguzi.
Uaminifu na Uadilifu
Wafanyakazi wa kieneo wa kusimamia uchaguzi wana wajibu muhimu sana katika kulinda uhalali wa mfumo wa usajili wa wapigakura na vilevile uchaguzi wenyewe. Wanapaswa kukumbushwa kuhusu umuhimu wa kutekeleza majukumu yao kwa uaminifu na uadilifu, bila kutaja madhara ya kukosa uaminifu au mienendo isiyoambatana na sheria. Wafanyakazi wote walioajiriwa na wale wa kujitolea wote wanahitajika kuapa au kuthibitisha kuwa watatoa huduma zao kulingana na sheria na kwa uaminifu, hivyo basi kukubali rasmi kudhibitiwa na masharti na viwango vya kisheria na kimaadili.
Rejista Endelevu
Katika mfumo unaotumia orodha endelevu, uteuzi na ufundishaji wa wafanyakazi unaweza kutofautiana katika njia kadhaa:
- Orodha endelevu inahitaji wafanyakazi wa kuwepo kila mara. Katika mfumo unaotumia orodha ya muda, halmashauri ya kusimamia uchaguzi huajiri idadi kubwa ya wafanyakazi wakati wa ongezeko la shughuli na kuwafuta wanapokamilisha majukumu yao, mara nyingi katika miezi michache tu ya kuajiriwa kwao. Ni wafanyakazi wachache tu wanaobaki na halmashauri ya kusimamia uchaguzi baada ya kuisha kwa shughuli ya usajili chini ya mfumo unaotumia orodha ya muda. Katika mfumo unaotumia orodha endelevu, utunzaji wa mara kwa mara wa orodha unaweza kusababisha haja ya kuwa na wafanyakazi wa kuendelea.
- Idadi kubwa ya wafanyakazi walio na kandarasi za muda mrefu huongeza nafasi kwa mipango ya maendeleo ya kitaaluma na kwa kawaida hulenga kupata mwelekeo wa kitaalamu kwenye uendeshaji wa usajili wa wapigakura.
- Kukiwa na idadi kubwa ya wafanyakazi walioajiriwa kwa muda mrefu, kuna uweezkano mkubwa kwamba wafanyakazi hao watakuwa wamepokea mafunzo, au wanaweza kupokea mafunzo katika taratibu za kuendesha uchaguzi.
- Wafanyakazi wa kitaalamu watakuwa wametayarishwa vilivyo kukabiliana na majukumu yanayohusika katika utunzaji, uchunguzi na ukaguzi wa orodha.
- Orodha endelevu ya wapigakura ina uwezo mkubwa kutumia tarakilishi kuliko orodha ya muda, ingawa kila mojawapo ya mifumo hii unaweza kufanya kazi bila uwezpo wa tarakilishi. Kutokana na matumizi yaliyoongezeka ya tarakilishi katika shughuli za usajili wa wapigakura, halmashauri ya kusimamia uchaguzi inapaswa kuwa na uwezo wa kutunza na kusasaisha vifaa vya tarakilishi. Ili kufanya hivi, kunahitajika kuwepo wafanyakazi wa kuhudumu kwa muda.
