La CENI devrait avoir à sa disposition le personnel professionnel bien formé nécessaire pour assurer qu’elle est en possession/a les structures de gestion et les ressources de compétence pour procurer les services aux votants dont elle est responsable. À cette fin, la CENI devrait bénéficier de d’un plan-cadre stipulant chaque fonction. Les fonctions permanentes de la CENI devraient être renforcées, élargies et soutenues de façon à pérenniser et professionnaliser l’institution. Cette reforme pourrait s’accompagner par la prévision d’un budget pluriannuel conséquent.

La CENI devrait assurer des consultations formelles et continuées avec toutes les parties prenantes et en particulier avec les partis politiques et la société civile. Des mécanismes de consultation institutionnalisés et des forums de parties prenantes devraient être établis à tous les niveaux. En outre, la CENI devrait organiser des réunions périodiques de coordination, en particulier avec la société civile et les représentants des candidats.

La CENI devrait considérer ne pas incinérer immédiatement les bulletins de votes valides avant la proclamation des résultats définitifs, afin qu’ils restent disponibles dans le cas éventuel d’une contestation.

Les procédures de consolidation et de transmission des résultats doivent être établies et rendues publiques.

Les PV de résultats de chaque BV devraient être affichés à la fin du dépouillement. Une fois achevée l’opération de compilation des résultats, les PV des BV et les PV de compilation locale devraient être affichés dans les Commissions électorales locales. De même, les résultats désagrégés par bureau de vote devraient être publiés immédiatement en ligne sur le site Internet de la CENI. Ce site devrait maintenu régulièrement à jour mis à jour et utilisé comme un des canaux d’information privilégié vers les citoyens.

Pour éviter toute discrimination entre les candidats, les indépendants devraient avoir chacun un délégué par candidat dans toutes les étapes de la compilation des résultats, et non un seul délégué de l’ensemble des candidats indépendants.

La réconciliation des bulletins de vote est une sauvegarde essentielle pour l’intégrité du scrutin. Dans chaque BV une réconciliation formalisée entre le nombre total de bulletins reçus, ceux non-utilisés et le nombre de votants ayant émargé, devrait s’effectuer et être dûment enregistrée,. La liste d’émargement doit permettre à l’électeur de signer ou de marquer pour un meilleur contrôle du nombre de votants.

Le Fichier électoral nécessite une révision fondamentale en accord avec toutes les institutions concernées. Cette révision devrait s’appuyer sur la reforme en cours de l’état-civil afin d’intégrer un maximum de personnes dans le nouveau fichier. Les listes électorales doivent être disponibles et affichées bien en vue dans plusieurs endroits de la circonscription afin d’assurer leur révision en amont des élections. La liste électorale définitive devrait être affichée dans chaque BV.

Devenir cohérent, fonctionnel et sécurisé. En particulier, le budget des commissions administratives en charge de la distribution doit être revu pour ne pas abandonner cette fonction aux chefs des villages/quartiers.

Les capacités techniques, financières et humaines des structures d’observation électorale nationale doivent être renforcées et pérennisées, pour assurer une meilleure couverture dans futurs cycles électoraux, en particulier des BV ruraux.

Assurer que l’instance de régulation des médias à mettre en place, le Conseil supérieur de la Communication (CSC) qui remplace l’Observatoire national de la Communication (ONC), disposera des mêmes compétences et garantira la continuité de l’indépendance et de la transparence déjà acquises.

Le prochain Code électoral devrait réviser toutes les procédures en matière de contentieux pour une meilleure application de recours effectif dans la gestion des élections.

Le Code électoral devrait clarifier les procédures de dépôt d’une contestation, assurer la pleine transparence de son évaluation, mais aussi préciser les rôles, statuts et responsabilités de tous les acteurs impliqués, et abolir le système informel de contestation. Par ailleurs, le Code devrait envisager la création d’un registre public des plaintes, fixant des délais clairs et précis pour leur traitement.

Pour faciliter leur accès au remède effectif, les électeurs devraient pouvoir présenter un recours administratif contre la CENI, ses arrêtés et ses décisions.

A draft political parties law should be submitted to the new post-independence South Sudan Legislative Assembly (SSLA) that establishes the criteria for political party registration in Southern Sudan, including such matters as membership thresholds, legal personality, requisite commitments to peaceful platforms and non!use of violence, etc.

An eventual draft electoral law should include a provision requiring groups wishing to contest elections as political parties to pre!register with the political parties registration commission.

GoSS should seek the advice of regional bodies such as the Electoral Institute for the Sustainability of Democracy in Africa (EISA) and international think tanks such as International IDEA in designing the EMB and determining what elements on electoral management design should be included in the draft Electoral Law to be submitted to the new Southern Sudan Legislative Assembly (SSLA), and which electoral system should be chosen that best assists the development of a pluralistic polity. With regards to electoral management design, at the very least, the draft law should consider the following elements:
a. Whether the EMB should be separate from and institutionally outside any other Government Ministry/agency (as is the case in the majority of African countries);
b. Whether the EMB should consist of a Board of Commissioners and a full!time Secretariat;
c. In the event that a Board of Commissioners are appointed, should they be proposed by Parliamentary Committee, or by Presidential Decree, or for approval by Parliament upon the proposal of the President, or proposed by political groups represented in the SSLA, etc.;
d. The minimum criteria for consideration as an Electoral Commissioner;
e. Whether electoral Commissioners, where created, should be full!time or part!time officials;
f. Whether electoral Commissioners, where created, should enjoy immunity from prosecution in the execution of their tasks;
g. The powers of Commissioners, where created, vis-à-vis Secretariat senior staff;
h. How the head of the Secretariat would be appointed;
i. Whether the head of the Secretariat would be an ex-officio or voting member of the Commissioners;
j. Whether the EMB has a regional structure and full-time regional officials;
k. The extent of the EMB’s power, including, for example, whether it has authority to organise and manage all elections, including, for example, local authority elections, or whether it has power in the area of campaign finance regulation, media campaign regulation, etc.;
l. The exact role of the EMB versus the civil registry and national statistics authority with regards to voter registration;
m. How the work of the EMB is funded, and whether the EMB has the right, by law, to propose its annual budget directly to Parliament.
Due to the experience gained in implementing the Referendum in an efficient manner, and as a bridge between the SSRC/SSRB and the future electoral management body in Southern Sudan, it may be wise for the SSLA to consider enacting legislation to extend the mandate of a slimmed!down SSRB as an interim body until such time as a new, permanent electoral management body is created and in a position to formally take responsibility for its powers as codified in law. The function of the interim body would be to offer a) advice to legal drafters on the operational consequences of proposed elements of the future electoral law, b) to archive all operational planning documents, equipment, polling materials, etc., of both the SSRC and the SSRB to be used as resource materials for the future electoral management body, and c) to train a core group of electoral administrators (current SSRB staff) on electoral administration, electoral justice and democratic governance and the place of elections and electoral management bodies in same.

The future Government should conduct a new census as soon as is feasible following independence in order to accurately count its citizens, which will also take proper account of the recent moves of southerners from the northern states to Southern Sudan.

Armed with a new census, the future GoSS should establish a functioning civil registry/national ID card system, using modern digital technology. The civil registry should be constructed in a manner, and with the appropriate national and regional infrastructure, that allows GoSS to link data from hospitals, morgues and traditional leaders in order to constantly update all births, deaths and name change data. National ID cards should be issued to all citizens upon reaching the age of 16, re!issued every 10 years, where the citizen is required to both approach the civil registry for card issuance and also to inform the civil registry of residence changes.

Depending on the future election system established by the GoSS for parliamentary and local-level elections, an extensive boundary delimitation exercise should be conducted. As a first step, the electoral management body should conduct a draft exercise, using the census data that respects the international standard of one elected representative per equal number of citizens. The second step should involve a wide consultative process on the initial draft that allows stakeholders such as traditional leaders to comment on the appropriateness of the proposed boundaries and to take proposed changes into account.

Under the second “active” option, and in particular if issuance of national ID cards has not been rolled out nationwide in time for the first electoral cycle, the electoral management body could launch a voter registration exercise that requires citizens to attend a voter registration centre in order to register to vote and to be assigned to a polling centre, and in order to be issued with a voter card. As with the first option, an extensive exhibition period should follow, to allow voters to make claims for inclusion, or changes in their registration data, or to object to the inclusion of another voter. The principle of “you vote where you register” should be applied under this option.

There should be a formal dispute resolution mechanism at all stages of electoral processes, including at polling and counting. That mechanism should be well publicised, accessible, formally recorded and admissible at (although not an essential requirement for) a later court appeal. This mechanism should allow for appeals against all decisions of the electoral management body.

Extensive civic and voter education programmes, using civil society bodies, should be conducted in advance of the passing of the draft electoral law in order to educate citizens on, among other issues:
a. the primacy of independent electoral management and the proposed role for the EMB in the draft law;
b. the duties and responsibilities of voters;
c. the duties and responsibilities of elected representatives;
d. the proposed election system in the draft law;
e. the proposed roadmap towards parliamentary and presidential elections;
f. the role of the civil registry and its role in voter registration.

The duties, rights and responsibilities of domestic non-partisan observers and political party agents should be clarified by the draft electoral law, and different requirements for accreditation should be applied.

The legal framework for all elections should contain a restriction on the use of state resources in campaigning.