Организация транспортировки в пределах страны

Спланировать процесс транспортировки и провести переговоры по организации транспорта необходимо еще до созыва выборов. Избирательному органу потребуются подтверждения того, что избранное транспортное агентство обладает достаточной мощностью и способно осуществить доставку избирательной урны в требуемые сроки и с надлежащими мерами безопасности.

Выбор транспортной компании (как государственной, так и частной) или организации (международной организации, полиции или армии) будет продиктован политическими, социальными или экономическими условиями той или иной страны, и обусловлен различными факторами риска. В качестве критериев оценки при выборе транспортного агентства рекомендуется учитывать такие факторы, как репутация, надежность, финансовая устойчивость, зона обслуживания, способность отследить транспортировку, скорость доставки и возможность предпринять соответствующие меры в непредвиденных ситуациях. Ко времени созыва выборов уже должен существовать контракт, отражающий обязательства и процедуры транспортировки, а его условия должны быть окончательно урегулированы.

Если невозможно воспользоваться услугами только одного транспортного агентства или политическая ситуация требует присутствия сил безопасности, либо надежных или доверенных лиц, следует рассмотреть вопрос о том, чтобы представителям партий было позволено сопровождать избирательные урны. Однако, такое право сопровождать избирательные урны должно быть предоставлено всему срезу заинтересованных партий.

Чтобы ограничить количество участвующих в транспортировке, всем политическим партиям следует порекомендовать предварительно договориться о назначении двух представителей разных политических сторон, которые будут находиться в одном транспортном средстве с уполномоченным по выборам.  Национальным и международным наблюдателям за выборами должно быть также позволено сопровождать избирательные урны, но по практическим соображениям они, вероятно, будут следовать в отдельном транспорте. В определенной политической обстановке может потребоваться присутствие сил безопасности.

Для того, чтобы определить, какую степень и уровень безопасности следует обеспечить, избирательный орган до начала выборов должен заключить соответствующие договоренности с силами безопасности. Если этот процесс не спланирован должным образом, предъявляемые требования могут поставить силы безопасности в трудное положение.

Меры, предпринимаемые для обеспечения безопасности, следует довести до сведения  групп поддержки политических партий / кандидатов / избираемых лиц.  Это особенно важно, если имеет место недоверие или недостаточная уверенность в силах безопасности со стороны населения или политических партий.

Организация транспортировки за пределами страны

Организация транспортировки бюллетеней через государственные границы и по всему миру требует иного подхода, а также тщательного планирования, нежели транспортировка в пределах страны. Временные зоны, таможни, расписание движения транспорта и иные причины, ведущие к задержкам, могут быть причиной того, что день и час начала подсчета будет отложен.

Если голосование за рубежом происходит только в посольствах и консульствах, можно воспользоваться дипломатической почтой и, таким образом, избежать задержек на таможне. Однако доставка таким образом может осуществляться не так часто и быстро, как это требуется.

Если голосование за рубежом носит крайне децентрализованный характер и проводится в крупных городах, где проживают экспатрианты, для транспортировки бюллетеней необходимо воспользоваться услугами всемирно известной курьерской фирмы, работающей по всему миру. Следует обратиться в транспортные агентства с подразделениями, специализирующимися  на перевозке ценных бумаг, поскольку у них имеются механизмы отслеживания и в том числе формуляры для контроля и обеспечения сохранности посылок на протяжении всего маршрута вплоть до пункта назначения. Они также имеют достаточно полное представление о различных таможенных правилах и порядках, что позволяет сократить связанные с ними потенциальные задержки. После согласования избирательным органом и транспортным агентством мер безопасности во время транспортировки рекомендуется подробно выяснить график приема и доставки груза, что особенно важно для планирования процесса приема бюллетеней в центре подсчета голосов. Сам центр должен быть расположен поблизости от аэропорта / центра, куда данное транспортное агентство предполагает доставить избирательные урны, что позволит свести к минимуму задержки во время транспортировки после доставки избирательных бюллетеней в страну назначения. Если требуется, представители политических партий и работники избирательного органа могут находиться в аэропорту / центре для разрешения непредвиденных проблем, связанных с доставкой, а также для беспрепятственного пропуска.

Информацию о средствах транспорта следует распространять лишь среди тех, кому она требуется. Избирательный орган должен назначить специальное лицо или подразделение, которые в течение всего избирательного процесса будут поддерживать связь с транспортным агентством и разрешать проблемы, связанные с заключением контрактов, материально-техническим обеспечением и безопасностью по мере их возникновения.

В отношении избирательных бюллетеней, отправляемых по почте с Государственной почтовой службой, следует условиться о проведении специальной «чистки» их сортировальных машин до наступления крайнего срока возврата бюллетеней. Кроме того, необходимо запланировать специальные доставки в назначенный центр подсчета голосов, чтобы получить как можно больше бюллетеней до крайнего срока. Оптимизировать эти процессы можно с помощью специального кода на обратном адресе, который планируется совместно с руководством Государственной почтовой службы в соответствии с принятыми на почте порядками задолго до проставления этого адреса на конвертах, в которых бюллетени возвращаются по почте.