В каждом случае, когда избирательные урны перевозят из избирательного участка в центр подсчета голосов, следует вести записи, позволяющие убедиться в надежности предпринимаемых мер безопасности и наличии возможности проведения проверки. Таким образом риск можно свести к минимуму, но если что-то будет утеряно или возникнут подозрения в подтасовках, эту проблему можно будет соответствующим образом расследовать.

Дорожная или транспортная накладная должна использоваться специально для целей контроля перевозки избирательных урн. Она должна содержать следующую информацию:

• серийные номера печатей на избирательной урне и запечатанных конвертах;
• количество запечатанных конвертов, которые прилагаются к избирательной урне и краткая информация об их содержимом (список избирателей, форма отчета по избирательным бюллетеням и т.п.);
• название и адрес избирательного участка;
• название и адрес центра подсчета голосов, куда она должна быть доставлена, а также время и дата ее выемки;
• имя и подпись лица, выдавшего разрешение на эту операцию;
• имя получателя избирательной урны;
• подписи других членов избирательной комиссии (если требуется) и представителей политических партий / кандидатов / избираемых лиц.

Кроме того, в бланке необходимо оставить место для основной информации о водителе, типе транспортного средства, номере машины. Если используются другие виды транспорта, такие как самолет или водный транспорт, в бланк следует вписать подробную информацию о расписании, времени отправления и номер рейса. Если требуется, в бланк следует внести также и подробности маршрута (например, такие как ночные остановки или иные типы остановок, если необходимы). И, наконец, в бланке должен быть вписан либо номер телефона диспетчера избирательного органа, либо номер телефона контактного лица пункта назначения на тот случай, если водителю потребуется помощь и ему нужно будет объяснить как проехать к центру подсчета голосов.

Необходимо заполнить несколько экземпляров таких формуляров для:

• председателя избирательной комиссии;
• руководителя или лица, ответственного за прием избирательной урны в центре подсчета голосов;
• для местной и центральной избирательных комиссий;
• лица, ответственного за избирательные урны во время их транспортировки.

     Представители политических партий / кандидатов / избираемых лиц, а также местные и международные наблюдатели за выборами должны получить разрешение сделать свои собственные экземпляры.