Il existe une grande variété de systèmes de technologie qui peuvent être mis au service de l'administration des élections (voir Technologie utile aux élections). Plusieurs de ces systèmes offrent une possibilité d'intégration pour traiter les mêmes données simultanément. Il est donc possible d'accroître le potentiel de la technologie en ayant recours à des systèmes compatibles.
La meilleure façon pour un organisme électoral de s'assurer que les divers systèmes retenus pourront s'intégrer et seront compatibles les uns avec les autres est d'inclure ces deux caractéristiques dans sa stratégie globale de technologie de l'information (voir Développement d'une stratégie globale de technologie). De cette manière, tous le matériel et logiciels utilisés à travers l'organisme peuvent être compatibles.
Intégration des systèmes
Plus d'un système de technologie électoral fonctionne à partir des mêmes données, soit pour les registres des électeurs, la conception des bulletins de vote, la gestion des bureaux de vote, l'assignation des tâches, les mises en candidature, les résultats des élections, et ainsi de suite.
En intégrant ces systèmes, l'organisme électoral peut réduire les fonctions de saisie de données et en augmenter le degré d'exactitude en veillant à ce que chaque catégorie de données soit saisie, entreposée et traitée par le même groupe d'utilisateurs. Par exemple, l'unité responsable des délimitations électorales pourrait se voir confier le dossier contenant les bases de données du registre des électeurs tout en permettant l'accès, mais non le maintien, aux autres unités. Cette approche peut être adoptée pour tout autre dossier de fichiers compris dans un système intégré.
L'intégration des systèmes, tout en évitant la multiplication des banques de données, offre le double avantage de réduire les coûts reliés à la main-d'oeuvre destinée à la saisie et de diminuer le risque de données contradictoires ou périmées.
L'intégration offre également aux utilisateurs une plus grande homogénéité des systèmes que n'offrent pas les autres systèmes indépendants, un avantage qui n'est pas toujours apparent. Il est possible d'intégrer les systèmes à un point où les utilisateurs travaillent comme s'il n'en existait qu'un seul, ce qui permet de réaliser des économies dans les coûts de formation et d'accroître le rendement.
Il y a cependant des risques rattachés à l'intégration des systèmes et au partage des données. Il est important de planifier et de documenter soigneusement l'intégration afin d'éviter que tout changement apporté à un système particulier ne comporte pas de conséquences négatives pour les autres. Le temps requis pour modifier un système intégré est généralement plus long que pour modifier un système indépendant à cause de la nécessité de modifier également tous les autres systèmes. Une panne dans un système peut en toucher d'autres. Toutefois, les nombreux bénéfices d'un système intégré compensent la plupart du temps pour les inconvénients.
Compatibilité des systèmes
On ne peut aborder l'intégration des systèmes sans discuter également de leur compatibilité. Pour que les divers systèmes partagent les mêmes données et que les utilisateurs aient accès à des systèmes homogènes avec des interfaces universelles, ces systèmes doivent être compatibles. Dans le présent contexte, ceci met à contribution l'utilisation du matériel, des systèmes d'exploitation et des logiciels compatibles.
Une façon de s'assurer que les systèmes seront compatibles est d'utiliser le matériel qui a un système d'exploitation et des capacités identiques. À cette fin, il peut être préférable de se procurer tou le matériel du même fournisseur et d'utiliser des suites bureautiques intégrées du même fournisseur. Bien que cette stratégie puisse placer un organisme dans une relation d'affaire à long terme avec un fournisseur et l'empêcher de réaliser des économies de prix compétitifs, il offre au moins l'avantage de jouir de la compatibilité de tous les éléments du système de technologie.
Un avantage additionnel de la compatibilité des systèmes pour un organisme électoral, comme pour tout autre organisme, est la possibilité de réduire les coûts reliés à l'entretien et à la mise à jour des systèmes. Avec des systèmes compatibles, le personnel technique a besoin de se familiariser avec un moins grand nombre de pièces de matériels et de logiciels. S'il est possible d'acheter le matériel et les logiciels en nombre suffisant, les économies sont encore plus importantes.
Les systèmes compatibles permettent également de réaliser des économies dans le domaine de la formation surtout si tous les logiciels proviennent du même fournisseur. Les systèmes sont alors plus aptes à offrir des commandes uniformes, facilitant ainsi la formation et l'utilisation.
Une compatibilité des logiciels peut être utile même lorsque les systèmes ne sont pas intégrés parce qu'elle permet au personnel de partager, d'échanger et de lire divers fichiers comme des documents de traitement de texte, des chiffriers, des données et des messages de courrier électronique sans avoir à exécuter une conversion des données.
Une autre considération à signaler est l'importance d'une compatibilité entre différentes versions d'un même logiciel. Les logiciels sont périodiquement mis à jour, en moyenne tous les deux ou trois ans. Entre les mises à jour majeures, il survient souvent des mises à jour mineures pour corriger certains problèmes ou bogues de versions précédentes. Il importe de bien coordonner toutes les mises à jour pour s'assurer que tous les utilisateurs travaillent avec les mêmes versions des logiciels, sinon la compatibilité peut être compromise.
Pour plus de détails à ce sujet, voir Bibliothèque des systèmes .
Le degré d'efficacité peut également bénéficier de la compatibilité des systèmes d'un organisme électoral avec ceux d'autres organismes du gouvernement. De fait, certains gouvernements imposent même des normes d'uniformité de technologie à travers toutes leurs agences et ministères afin de réaliser des économies à grande échelle.
