Recrutement et formation des préposés au vote
Le recrutement des préposés au vote (et au dépouillement, s'il y a lieu) devrait s'effectuer dès que possible après le déclenchement d'une élection ou d'un référendum. Les préposés au dépouillement devraient tout au moins savoir lire, écrire et compter et, pour cette raison, on a souvent recours à des enseignants et à des étudiants adultes. Une formation des préposés quelques jours précédant le vote et un court rappel le jour même offrent l'avantage d'une meilleure rétention de l'information, alors qu'une formation effectuée essentiellement le jour de l'élection sera moins efficace à cause de la pression causée par la présence de candidats ou d'autres personnes.
Les formulaires et les directives devraient demeurer simples tout en incorporant tous les éléments importants. Les préposés moins instruits profiteront davantage d'illustrations que de directives écrites longues et détaillées. Les formulaires, les directives et le matériel didactique devraient être disponibles en diverses versions selon le profil linguistique du pays. Chaque fois que c'est possible, la formation devrait avoir recours à des exercices de simulation pour illustrer la procédure de dépouillement, les renseignements à inclure dans les formulaires et des exemples de bulletins de vote à accepter ou à rejeter.
Équipement
Les bureaux de vote et de dépouillement doivent être pourvus d'un matériel adéquat. Un éclairage suffisant pour le dépouillement, autant aux bureaux de vote qu'aux centres de dépouillement, est l'un des plus importants besoins et il doit faire l'objet d'une bonne planification en fonction de l'environnement. Si l'alimentation électrique n'est pas fiable, on doit prévoir d'autres moyens, mais dans certains cas, il peut être préférable de centraliser le dépouillement dans des locaux mieux éclairés et de disposer d'une génératrice en cas de panne. Dans un centre de dépouillement où les activités dureront plusieurs jours, on peut faire coïncider les heures d'opérations avec les heures d'éclairage solaire.
Il est bon d'inclure une torche (lampe de poche) et des piles dans chaque trousse de matériel. Si on a recours à des chandelles, il faut prévoir des allumettes (préférablement à l'épreuve de l'eau et du vent), un porte-chandelle et un écran pour protéger la flamme du vent. Des torches à pétrole ou au propane sont également une option, mais il faudra les accompagner de directives sur leur utilisation et sur la conservation des carburants.
Dans certains pays, il faudra s'assurer que les scellés utilisés sur les urnes soient suffisamment résistants à la chaleur, à l'humidité et aux coups et qu'ils soient soumis à des tests d'utilisation dans un environnement atmosphérique semblable à celui du jour du vote.
Selon les circonstances locales, il peut être préférable d'utiliser de l'équipement à faible technologie qui fonctionne sans source d'énergie et qui peut être réparé localement. Par exemple, on ne devrait pas avoir recours à des ordinateurs à moins d'être en mesure de les réparer ou de les remplacer au besoin.
Il importe de stocker le matériel électoral dans les meilleures conditions possibles avant l'élection et de transmettre des directives quant à sa manutention lors du vote, afin d'éviter des contre-temps, des erreurs lors du dépouillement ou la destruction fortuite de formulaires ou de bulletins de vote.
Toutes les trousses de matériel électoral à l'intention des bureaux de vote devraient comprendre un exemplaire du manuel de formation qui servira de guide en cas de doute. Il devrait illustrer la manière d'accomplir les tâches prescrites et de résoudre les problèmes les plus fréquents reliés au dépouillement tout en offrant des exemples de formulaires complétés.
En considération des coûts et afin de faciliter les opérations de dépouillement, l'organisme électoral devrait autant que possible avoir recours au matériel disponible sur place.
Il importe de planifier soigneusement l'annonce des résultats tout en considérant les conditions locales. Si des réseaux téléphoniques ou de télécopieurs ne sont pas disponibles, il faudra planifier un système de transmission manuelle des résultats. Pour en assurer la transparence, il est bon que des préposés responsables et des observateurs électoraux nationaux et internationaux surveillent l'acheminement des résultats.
Rôle des observateurs électoraux
Les délégations d'observateurs nationaux et internationaux sont parfois en mesure d'assurer la transmission des résultats d'élection. Les autorités électorales locales pourraient considérer cette méthode comme plan de rechange à leurs propres moyens si ces derniers s'avéraient insuffisants, mais il faut toutefois considérer cette alternative avec prudence.
Certains groupes d'observateurs perçus comme étant trop étroitement liés aux autorités locales ou à certains partis politiques pourraient compromettre la confiance du public dans le système électoral et affecter leur propre crédibilité. Dans ces circonstances, on pourrait n'avoir recours qu'aux réseaux de communications de ces observateurs pour aviser les autorités supérieures de l'insuffisance de leur système de communication ou de leur faire rapport d'irrégularités ou de problèmes.
