Ouverture des urnes
Dès l'ouverture des bureaux de vote, plusieurs tâches doivent être accomplies afin de faciliter le dépouillement des votes après la fermeture des bureaux. La première consiste à compter tous les bulletins de vote fournis par l'organisme électoral. Dans les pays qui utilisent un bulletin pour chaque parti politique et où ils sont insérés dans des enveloppes, il est important de compter les bulletins et les enveloppes et de s'assurer que les bulletins sont disponibles pour tous les partis.
Cette tâche représente un aspect important du processus de vérification, puisque ce nombre est requis pour réconcilier le nombre de bulletins utilisés et non utilisés après la fermeture du bureau. Tous les bulletins (et les enveloppes s'il y a lieu) doivent également être vérifiés, en examinant les livrets de bulletins pour s'assurer qu'ils sont complets. Le responsable qui les a livrés, plus particulièrement si les bulletins sont livrés en personne, devrait être témoin de la vérification du nombre de bulletins. Cette personne peut alors signer un reçu, copie duquel peut être attaché au registre des votes. Dans tous les cas, les renseignements devraient être consignés sur l'inventaire des bulletins de vote. Selon le pays et le type de renseignements requis par l'organisme électoral, et de façon à réduire la répétition inutile, les mêmes renseignements peuvent en général ne pas avoir à être inscrits à plus d'un endroit.
Lorsque les bulletins ont été comptés et que les observations ou indications appropriées ont été consignées sur le formulaire d'usage (si nécessaire), les préposés au vote doivent montrer à tous ceux qui sont présents au bureau que l'urne est vide avant d'y apposer les scellés. Les numéros des scellés doivent être inscrits au registre des votes et sur tout autre formulaire pertinent. Ces procédures sont très importantes, puisqu'elles constituent le début d'un important mécanisme de contrôle. Bien des erreurs peuvent être évitées si l'on suit ces procédures. S'il y a divergence, on peut alors retracer toutes les étapes à partir du début du vote. Un électeur ne doit jamais sortir un bulletin du bureau de vote.
Fermeture des urnes
À la fermeture du vote, le responsable du bureau devrait annoncer qu'il est officiellement fermé. Seuls les préposés au bureau de vote, les observateurs nationaux et internationaux et les représentants des partis politiques et des candidats devraient être admis à l'intérieur du bureau pendant le dépouillement des votes. Si seuls les préposés au bureau de vote sont présents, on peut demander aux derniers électeurs de demeurer en qualité de témoins. Toute autre personne devrait attendre à l'extérieur du bureau pour les résultats préliminaires. Certains pays adoptent cependant des procédures différentes.
Pour faciliter le processus de dépouillement, le bureau de vote peut nécessiter une réorganisation matérielle. Les tables sont généralement placées ensemble pour fournir une plus grande surface de travail, et des chaises, des crayons et des tableaux d'affichage devraient être disponibles.
Résumé du processus
À la fermeture, les personnes autorisées et les préposés au bureau de vote demeurent à l'intérieur du bureau de vote et commencent les procédures de dépouillement. Une moyenne de deux heures est requise pour compléter le comptage de quatre cents à cinq cents bulletins, si aucune opposition sérieuse n'est formulée. Le temps requis pour compter les bulletins dépendra du nombre de préposés et de la complexité du mode de scrutin.
Alors que l'urne est encore scellée, l'on procède à une réconciliation du nombre de talons (s'il y a lieu) indiquant le nombre de bulletins utilisés, de bulletins inutilisés et de bulletins gâtés en regard du nombre total de bulletins reçus. Le nombre d'électeurs qui ont voté est également compté et vérifié en regard du nombre de bulletins utilisés (talons utilisés). Toute divergence doit être résolue ou rapportée à l'organisme électoral. Les chiffres sont notés sur un inventaire des bulletins de vote.
Lorsque la première étape est terminée, le responsable du dépouillement peut ouvrir l'urne et en vider le contenu sur la table. La table doit donc être assez large pour qu'aucun bulletin ne tombe sur le sol.
Avant que les urnes ne soient ouvertes, les scellés sont vérifiés en présence des préposés au bureau de vote, des représentants des partis politiques et des candidats et des observateurs nationaux et internationaux. Si seuls les préposés au bureau de vote sont présents, on peut demander aux derniers électeurs de demeurer en qualité de témoins. Une première réconciliation est faite une fois que l'urne est vide et une autre après que les bulletins ont été comptés par candidat, par parti ou par option. Dans tous les cas, le nombre de bulletins dans l'urne est comparé au nombre d'électeurs qui ont voté. Il ne doit manquer aucun bulletin et le nombre de bulletins dans l'urne ne doit pas excéder le nombre d'électeurs qui ont voté.
Toute divergence doit être rapportée et les modifications appropriées apportées aux formulaires. Autant qu'il se peut, tous ceux qui participent au processus de dépouillement devraient signer les formulaires, de façon à confirmer que le comptage des bulletins a été satisfaisant ou qu'ils sont au courant de la source de la divergence et qu'ils sont d'accord avec la décision prise par le responsable.
Les formulaires habituellement requis pour le dépouillement des votes sont une feuille de comptage, un registre des votes, un relevé des votes et un inventaire des bulletins. Des enveloppes ou des sacs pour contenir les bulletins et des scellés pour fermer les urnes ou les enveloppes sont également requis.
Pour plus de détails sur les procédures d'ouverture et de fermeture, veuillez consulter Procédures du vote et Clôture du vote.
