Desarrollo de programas de abastecimiento

La planeación, el diseño, la adquisición, la distribución de materiales y equipo electorales, además de la contratación de personal y de la selección de mesas de votación, son algunas de las tareas más importantes que tiene que realizar el organismo electoral para garantizar que todo este en orden para el día de las elecciones.

Al desarrollar programas de abastecimiento, se debe tomar en cuenta que los materiales y el equipo:

• Sean adquiridos de acuerdo al programa de adquisiciones planeadas (es esencial que exista una planeación previa y completa de todas las necesidades de equipo y material);
• Sean apropiados para el entorno.
• Cumplan las expectativas que dicta el marco legal sobre las elecciones;
• Otorguen la seguridad y transparencia adecuadas para todos los procesos electorales;
• Sean adquiridos bajo estándares de costo-efectividad;
• Sean fáciles de usar, y en caso de que sean utilizados por los electores, que se enfatice la simplicidad de su formato;
• Que puedan monitorearse de forma comprensiva y regular, para que garanticen el asesoramiento continuo sobre la preparación para el día de las elecciones, y el uso de planes de contingencia para atender las deficiencias.

Es extremadamente importante que los materiales y equipo se manejen eficazmente durante la elección, de forma que mantengan la confianza pública en la integridad de los procesos electorales y para que otorguen un servicio de calidad a los electores. La falta de entrega de los materiales esenciales a los electores, su demora, así como falta de seguridad para su manejo, podría ocasionar serios problemas en la percepción pública sobre la integridad electoral, cuestión que podría derivar en el rechazo de los resultados de la elección.

Sería prudente que el cuidado del equipo y de los materiales fuera responsabilidad de un administrador con experiencia. También es vital que los gerentes de abastecimiento tomen parte en las políticas de la logística electoral y en la toma de decisiones, para garantizar que los procedimientos se desarrollen con la funcionalidad, confiabilidad y temporalidad necesarias.

La importancia de contar con datos confiables

La planeación sobre los materiales, el equipo y la logística, no puede realizarse eficazmente si no se dispone de datos puntuales sobre el desempeño de otras áreas de la administración electoral. La asesoría previa sobre el número de personas en el registro de electores, sobre la ubicación de las mesas electorales y sobre cualquier cambio en el procedimiento de la logística electoral, es esencial si se quiere realizar una elección económica. Algunas cuestiones importantes son:

• Cambios en la legislación o en los procesos electorales que pudieran afectar los tipos, las cantidades o las fechas de entrega de los suministros. Dados los largos periodos de tiempo que se requieren para la adquisición de ciertos artículos (y los efectos subsecuentes en la educación al votante y en la capacitación del personal), es conveniente que se instituyan plazos moratorios para cualquier cambio legislativo o logístico que afecte la votación. Esto deberá llevarse a cabo preferentemente tres meses antes de la jornada electoral.
• Se debe tener acceso a la cifra de electores que tiene el registro en el ámbito nacional, distrital, y por mesa, para estimar las cantidades de cada tipo de material y de equipo que necesitarán, ya que la carencia de este dato dificultará el suministro adecuado.
• Tener una logística para le planeación que sea eficaz, dependerá del conocimiento que se tenga sobre el lugar donde se ubicarán las mesas electorales. Determinar de forma tardía la ubicación de las mesas afectará no sólo el cálculo de las cantidades totales requeridas, sino que también podría ocasionar que se necesiten formas de transporte más costosas.

El anuncio tardío de las elecciones normalmente se da en sistemas que no tienen un período determinado para realizarlas, incrementándose la necesidad de que se tenga un flujo constante y preciso de datos para tener listos los materiales y el equipo necesarios.

Medidas de control

Mantener el control sobre la adquisición, la distribución, el uso y la entrega de materiales y equipo después de las elecciones es necesario para garantizar:

• La integridad financiera y la capacidad para prevenir cualquier pérdida de bienes.
• La preparación para que los administradores electorales tengan conocimiento en todo momento de la ubicación, cantidad, y estatus de todo el equipo y materiales, pudiendo tomar medidas de contingencia para manejar las deficiencias.

Entre los elementos esenciales para el control de materiales y equipo se incluyen:

• Especificaciones claras sobre todos los materiales y equipo que deben adquirirse;
• Aprobar programas para pruebas y mantenimiento;
• Un sistema de numeración de todo el material y equipo para ayudar a su identificación.
• Sistemas para autorización de gastos en materiales y equipo.
• Sistemas sencillos para registrar, enviar, y examinar los envíos y la recepción de información durante cada etapa de abastecimiento, desde la manufactura hasta el regreso, embodegado, o destrucción de materiales.
• Sistemas para restringir el acceso a personas no autorizadas a los suministros;
• El mantenimiento puntual del registro de los bienes mostrando cantidades, ubicaciones, responsabilidades, y condición de los materiales y equipo para la logística electoral;
• Sistemas para autorizar la destrucción de equipos o materiales.

Todos aquellos involucrados en la adquisición y distribución de suministros (proveedores, trabajadores de transporte y de bodegas, funcionarios de mesa, personal del organismo electoral) deben recibir instrucciones claras sobre el mantenimiento del registro de los materiales.

Es importante que las copias de los archivos de suministro y distribución, estén a disposición de los gerentes a nivel local, regional, y central para que todos tengan conocimiento de los perfiles de preparación y esto los capacite para un monitoreo efectivo del abastecimiento de materiales y de su distribución.

La falta de control y de pruebas a los materiales y equipo, puede causarle graves problemas al organismo electoral. Con frecuencia, la adquisición urgente conlleva falta de control o un control inadecuado. El no tener conocimiento sobre el cumplimiento de las órdenes de abastecimiento, sobre el arribo de los suministros a sus destinos, o sobre la calidad y condición de las provisiones, podría dificultar que la logística electoral sea efectiva.

La falta de controles y de responsabilidades para la distribución y control de los suministros, podría afectar la integridad de las elecciones, si se extraviaran materiales se podría provocar una pérdida financiera seria. Muchos materiales que usa la logística electoral tales como teléfonos celulares, equipo de cómputo, y vehículos, son portátiles y por ende, susceptibles a pérdida o al robo.

Control de fuentes de suministro

Se tienen que controlar las fuentes de suministro de equipo y de materiales, para que se pueda comprobar que las adquisiciones son efectivas y económicas. Estos controles deberán incluir:

• Procedimientos de licitación entre los proveedores para asegurar adquisiciones económicas y transparentes;
• La revisión cuidadosa sobre las desventajas que tienen los suministros internacionales en términos de sustentabilidad, confiabilidad, durabilidad y costos;
• Recurrir solo a proveedores que estén dispuestos a otorgar garantías;
• Recurrir solo a proveedores que tengan sistemas para control de calidad.

Requisitos de suministro

La logística electoral requiere el abastecimiento de una gran diversidad de materiales y  equipo. El cálculo sobre la cantidad de materiales y equipo requeridos, debe tomar en cuenta todos los usos, no sólo aquellos destinados al día de los comicios.

Se debe considerar especialmente aquel equipo utilizado para uso interno del organismo electoral, para la capacitación del personal y para otras actividades, tomando en cuenta también los materiales y el equipo necesario para la información pública y para las actividades educativas. Las reservas de contingencia deben calcularse igualmente (para la mayoría de las provisiones generalmente se usa el rango del 5 al 10%).