Consideraciones Básicas

Garantizar que se tenga suficiente personal, con una capacitación competente para cumplir con sus deberes en la mesa de votación y durante el escrutinio de votos, supone la columna vertebral de la logística electoral. Durante una elección nacional, el reclutamiento y la capacitación del personal necesario, representa uno de los ejercicios más grandes de movilización que se realizan en un país. De la misma forma, a nivel de elecciones estatales y locales, los requerimientos de capacitación del personal para la logística electoral, es uno de los ejercicios más amplios que se debe instrumentar. La escala total del ejercicio necesita una planeación precisa.

Generalmente, el personal para la votación es el componente más costoso de la logística electoral, por lo que ahorrar en los costos de cada unidad contribuirá a incrementar la efectividad del costo total. Sin embargo, cabe destacar que la efectividad con la que los oficiales electorales sirvan al público, es también el aspecto más visible del servicio electoral, ya que constituye el punto de interacción entre los ciudadanos y el proceso. Los planes para el personal deben tratar de que el servicio cumpla con los requisitos de costo- efectividad, en lugar de solo buscar que el servicio sea barato.

Perfil del Personal

Con el fin de determinar las funciones del equipo y su categoría dentro de la logística electoral, se debe desarrollar un perfil para cubrir las vacantes de la mesa de votación y del escrutinio.

El desarrollo de estos perfiles necesitará: 

• Determinar los estándares de servicio que la logística electoral debe brindarle al público;
• Definir los deberes y las categorías  que el personal debe cumplir, para garantizar que la logística electoral se instrumente de forma incluyente y orientada al servicio; 
• Determinar el nivel requerido de personal en las mesas de votación, para que sea capaz de lidiar con el número esperado de electores;
• Considerar cualquier asistencia temporal que pudiera necesitar la planeación y la organización de la logística electoral.

La cantidad de personal necesario variará de acuerdo al entorno en el que se desarrollen las elecciones, dependiendo también de factores como el marco de procedimientos y del conocimiento de los mecanismos de votación que tengan tanto los oficiales electorales, como los electores; por eso, el desarrollo de modelos estandarizados para que el personal se desempeñe en las mesas de votación y en los centros de escrutinio, contribuirá a que los servicios cumplan con los requisitos de costo-efectividad. Se puede realizar un resumen general del personal que se debe reclutar para cada distrito electoral o área administrativa, basándose en el número de mesas de votación y en los estimados de personal necesario para cada una.

Reclutamiento del Personal

Conforme al perfil del personal de las mesas de votación y de otras actividades de la logística electoral, es necesario que se instrumente una estrategia de reclutamiento dirigida a finalizar la captación de personal, en un período que permita su capacitación dentro de los niveles de competencia necesarios para desarrollar sus actividades. Los elementos esenciales para elaborar un reclutamiento efectivo incluyen:

• Determinar las responsabilidades para la acción de reclutamiento, así como el período adecuado para el mismo. En muchos entornos, la descentralización del reclutamiento a nivel local, representa un método más efectivo para obtener personal adecuado;
• Determinar  los niveles de habilidad y las cualidades que debe tener el personal, en contraste con la evaluación de los solicitantes. Es importante que al definir los estándares de contratación, se garantice que el personal de la logística electoral además de ser capaz de desempeñar sus tareas, represente a las comunidades locales que atenderán.
• Idear métodos de reclutamiento que cumplan los requisitos de costo-efectividad. Que podrían incluir publicidad general para el personal, buscando captar personal de otras agencias del Estado, o un acercamiento a asociaciones profesionales u otras organizaciones, cuyos miembros probablemente cumplirán con los requisitos de la logística electoral. 
• Un factor importante para mantener los requisitos de costo-efectividad del reclutamiento, consiste en esforzarse para conservar los servicios de elección a elección, especialmente de los oficiales de votación que han dado un servicio satisfactorio. El método de selección de solicitantes exitosos no solo tiene que ser transparente, sino que también debería garantizar que los solicitantes sean valorados apropiadamente para contratar al personal más adecuado.
• El personal temporal relacionado con la logística electoral, debe contratarse sobre la base de un contrato justo, que cumpla las necesidades de costo-efectividad. 
• La cantidad de personal reclutado también debería contemplar situaciones de contingencia, como la falta de personal el día de las elecciones, o el reemplazo del personal que no cumpla con la capacitación de manera satisfactoria.

Capacitación del Personal

La capacitación del personal de la logística electoral debe ser capaz de inculcar competencia e integridad en un gran número de aprendices en un período corto de tiempo.

La organización de la capacitación deberá tener una planeación cuidadosa para: 

• Conocer las competencias que se deben desarrollar en el personal de la logística electoral que recibe capacitación, así como el calendario de las actividades.
• Materiales de capacitación, instalaciones y materiales de referencia para proporcionar a los aprendices. 
• Sesiones consistentes de desarrollo, contenidos y entrega de estilos para los aprendices
• Cualquier capacitación necesaria para aquellos que actuarán como capacitadores del personal de las mesas de votación.
• Monitoreo progresivo del personal, para determinar si están informados sobre las enmiendas administrativas o legislativas.

La amplitud de estas necesidades estará influida por la forma en que se conduzca la capacitación, ya sea de manera centralizada o distribuida, así como por el profesionalismo que tengan los capacitadores o el personal encargado de supervisar.

Para que se realice una capacitación efectiva, también es importante que se conduzca en sedes adecuadas y que utilice material apropiado para la capacitación.

Evaluación

Para garantizar que la capacitación haya sido efectiva, los planes de capacitación y las metodologías también deberían incorporar métodos para valorar la competencia del personal durante la capacitación y después de la misma, así como un programa que evalúe el éxito del proceso de reclutamiento y de  capacitación del personal.

Información para otros participantes en la elección

La participación del organismo electoral en la capacitación, normalmente involucra el suministro de materiales y sesiones de información preferente para otros participantes en el proceso electoral, que incluye: 

• Partidos, candidatos y sus representantes
• Observadores independientes.
• Miembros de las fuerzas de seguridad responsables de la seguridad en la elección.

Códigos de Conducta

Para garantizar un nivel de servicio e integridad elevado, consiguiendo que el personal esté consciente de las normas de conducta a las que están sujetos, es útil que se desarrollen códigos de conducta que todo el personal de la logística electoral debe asumir. El disponer de códigos de conducta similares para los participantes políticos, les proporcionará un marco de integridad y una guía para que el personal de la logística electoral trate con los representantes de partidos y de candidatos.