Mipangilio ya aina tofauti tofauti inahitajika kwa kila mojawapo ya aina tatu kuu za mifumo ya usajili wa wapigakura, japo kazi hiyo mara nyingi huhusisha seti ya majukumu pana, changamano na yanayochukua muda mwingi. Yafuatayo ni baadhi ya majukumu haya:
- Fanya mipango katika mazingira yanayokubalika kisheria na kiusimamizi.
- Tambua changamoto za kiutekelezaji zinazoikabili halmashauri ya kusimamia uchaguzi na vilevile suluhisho lazo.
- Pangia zoezi la mwanzo la kukusanya deta.
- Weka sera ya kuongoza upatikanaji wa vitu ili kutoa usaidizi muhimu wa nyenzo zinazohitajika kwa hatua ya usajili.
- Tambua na kutekeleza muundomsingi wa utendakazi unaoafiki mazingira ambamo zoezi la uchaguzi linafanywa.
- Anzisha na kutekeleza mpango wa elimu kwa wapigakura unaosaidia wapigakura kuelewa usajili na kuwahimiza kushiriki.
- Anzisha mpango wa kuchagua na kufundisha wafanyakazi unaoafiki shughuli hiyo ya usajili. Zingatia kwamba mifumo mingine huhitaji wafanyakazi wengi kila mara ilhali wafanyakazi katika mifumo mingine hutaka kuzidishwa wakati shughuli zinapoongezeka.
- Panga jinsi ya kutekeleza mpango wa usajili wa wapigakura.
- Katika mchakato wa kupanga, buni mpango kabambe wa utendakazi utakaotokeza wazi malengo ya kila shughuli na hatua za kuchukuliwa kuafikia malengo hayo.
- Anzisha mchakato wa kukusanya deta ya usajili. Hili huenda likategemea vituo vya usajili wa wapigakura, hesabu za kutoka nyumba hadi nyingine, mipango ya kutumia deta kwa ushirikiano na mashirika mengine au vyote hivi, pamoja na shughuli lengwa za usajili.
- Weka mipango ya kuhifadhi deta ya usajili salama. Mbinu za kuhifadhi ni pamoja na: kutoa asilia kwenye karatasi na kuweka katika rekodi zinazoweza kusomwa kwenye mashine japo zile asilia zikihifadhiwa; kubadilisha rekodi asilia hadi kwenye muundo wa kielektroniki kwa njia ya kunakili au katika nakala nyingine; au hifadhi ya kielektroniki kwa deta iliyoundwa kielektroniki.
- Mchakato wa kupanga unahusisha ujenzi wa orodha ya mwanzo ya usajili wa wapigakura. Tenga muda wa kutosha kurejelea na kusahihisha orodha hizo wakati wa shughuli hiyo.
- Baada ya kujaza mabadiliko kwenye orodha asilia, chapisha na kusambaza orodha ya mwisho ya wapigakura.
- Hakikisha kwamba kuna ukaguzi ili kuruhusu uchunguzi wa karibu wa mabadiliko kwenye orodha ya wapigakura.
- Weka tarehe ya mwisho ya usajili na tangaza tarehe hiyo kabisa.
- Hakikisha kwamba majina ya watu waliopiga kura mapema kabla ya uchaguzi yameondolewa kwenye orodha ya wapigakura.
- Weka mchakato wa rufani kwa yeyote ambaye angependa kupinga uamuzi wa halmashauri ya kusimamia uchaguzi.
- Mwisho, wazia uwezekano wa kuruhusu usajili kwenye siku ya uchaguzi kwa watu wanaokuja kwenye uchaguzi na kugundua kwamba hawako kwenye orodha hiyo.
Kila mfumo unaweza kutekeleza majukumu haya katika njia kadhaa.
Kupangia Orodha ya Muda
Mfumo unaotumia orodha ya muda ya wapigakura haina budi kuwa na wepesi wa kuruhusu kuundwa kwa orodha kila wakati wa uchuguzi. Halmashauri ya kusimamia uchaguzi inapaswa kupanga jinsi itakavyowasiliana na kila mpigakura stahifu, kuidhinisha kitambulisho chake, jumla ya wafanyakazi nyenzo za kutumiwa zitakazohitajika na halmashauri hiyo, raslimali zilizopo na muda uliopo kukamilisha majukumu hayo.
Moja katika uzuri wa orodha ya muda ni kwamba huenda ikakosa kuhitaji mfumo wa usimamizi ambao huwa kawaida kwa wale wanaotumia orodha endelevu au sajili ya raia. Kwa kuwa orodha endelevu haisasaishwi kila wakati, katikati ya chaguzi mfumo wa usimamizi unaweza kuwa kwa kiwango cha wastani. Hata hivyo, orodha ikitengezwa, halmashauri ya kusimamia uchaguzi inapaswa kuwa na uwezo wa mfumo mpana wa usimamizi ulio na wafanyakazi waliofundishwa. Usimamizi huu huchukua hatua za mapema za vipengele vyote husika ikiwemo, miongozo ya kufundishia, ratiba ya kufundishia, ofisi na kupanga makundi na majukumu mbalimbali.
Kupangia Orodha Endelevu
Mchakato wa upangaji huwa tofauti kwa mfumo unaotumia orodha endelevu ya wapigakura. Halmashauri ya kusimamia uchaguzi inapaswa kutofautisha kati ya shughuli zinazohusishwa na ukusanyaji wa deta ya kimsingi ya usajili na zile zinazohitajika katika kutunza orodha kwa kuongeza wapigakura kadiri wanavyoendelea kuafiki mahitaji, kuondoa wengine kadiri wanavyokosa kuafiki mahitaji hayo na kubadilisha rekodi za wapigakura kuhakikisha mabadiliko kwenye anwani.
Kukiwa na orodha endelevu, deta nyingi iliyokusanywa katika usajili wa kwanza itatumika tena. Hili hufanya iwe muhimu kuanza kwa kuwazia jinsi taarifa itakavyokusanywa na kuwekwa ili iweze kusahihishwa. Orodha hiyo inaweza kupangwa kwa misingi ya watu binafsi (ambao wanaendelea kuhamahama) au makao yao (ambayo mara nyingi huwa palepale). Wasimamizi wengi huona kwamba mpangilio huo wa kijiografia kwa misingi ya makao yao hurahisisha zoezi la kusasaisha orodha endelevu.
Kupangia Sajili ya Raia
Nchi nyingine hukusanya taarifa hasa kwa kuhifadhiwa katika sajili yao ya raia. Halmashauri inayoshughulika na sajili ya raia hukusanya taarifa hiyo na kuitumia kuunda kiziodeta cha sajili ya raia. Katika visa vingine, halmashauri hiyo hujumuisha pamoja na taarifa iliyotolewa na mashirika mengine. Inajikita kwenye kuchunguza kuaminika kwa taarifa hiyo iliyotolewa na mashirika hayo mengine badala ya kuhusika yenyewe moja kwa moja katika ukusanyaji wa deta hiyo.
Ili kuchagua kati ya mielekeo hiyo miwili, mfumo wa sajili ya raia unapaswa kwanza kupima ubora wa taarifa itakayokuwepo kutoka kwingine, kwa kutumia vigezo vitatu vya utendakazi ambavyo ni usasa, ulinganifu na ukamilifu. Tathmini hii itaonyesha kama mabadiliko makubwa yanaweza kuhitajika katika njia za kukusanya taarifa na changamoto zitakazokabili hatua ya kufanya mabadiliko hayo.
