Mfumo unaotumia orodha ya muda unapaswa kupanga shughuli ya usajili kabla ya tukio la uchaguzi ili kutoa orodha ya wapigakura ya kutumiwa kwa tukio hilo.
Mtu mmoja, au cheo kimoja, anapaswa kuwa na jukumu kuu la kusimamia upangaji na utekelezaji wa mazoezi ya usajili wa wapigakura katika eneo hilo. Huyu aghalabu huwa ofisa wa kusimamia uchaguzi au ofisa yeyote. Nchi nyingine pia hutumia tume huru katika viwango vya majimbo au maeneo hivyo basi kwenda sambamba na viwango vya kitaifa au vikuu. Katika hali hii, ni muhimu kuwa na majukumu yaliyoelezwa wazi na utaratibu wa kutoa taarifa.
Huku akifanya kazi katika mfumo wa kisheria na wa kiusimamizi wa nchi au kitengo kidogo cha kitaifa, ofisa wa usajili anapaswa kubainisha wazi shughuli zinazopaswa kufanywa kila siku katika zoezi la usajili wa wapigakura. Kwa maana hiyo, mipango inapaswa kihalisia kutathmini:
- idadi ya taarifa inayopaswa kukusanywa
- idadi ya wapigakura wanaopaswa kusajiliwa
- idadi ya makazi yanayopaswa kutembelewa
- idadi ya wafanyakazi watakaohitajika kwa ziara hizi
Vingine vinavyohitajika kukadiriwa ni muda unaohitajika kutengeneza taarifa ya kila mpigakura na (pale inapowezekana) wakati wa kuingiza deta hiyo katika mtindo fulani wa kurekodi, iwe kwa njia za kielektroniki kwenye tarakilishi au kwa kutumia mikono au tapureta. Wakati mwingine hatiomaye deta hiyo itapelekewa usimamizi wamkuu wa uchaguzi. kwingineko, deta na rekodi vinaweza kutunzwa katika kiwango cha eneo la utumizi wake ili kusaidia katika utengenezaji wa orodha ya wapigakura, ambapo halmashauri ya kuu ya kusimamia uchaguzi haitahusishwa katika uundaji wa orodha hiyo.
Ofisa wa usajili anaweza kuhitaji raslimali za kutosha ili kujitayarisha mapema kwa hatua za kukabili dharura inayoweza kuhitajika ili kukamilisha zoezi la usajili wa wapigakura kwa wakati mwafaka.
Usajili mara nyingi huhitaji maelezo ya kina kuhusu nyumba zitakaoztembelewa kila siku na kila msajili au jozi ya wasajili. Pale ambapo vituo vya usajili vinatumika, mipango inapaswa kutambua kila kituo hicho, na inapaswa kutambua vituo vya kuhamishwa vya usajili (ikiwa vipo) na vinakopatikana katika kipindi kizima cha usajili. Lengo ni kuhakikisha kwamba vituo vya usajili vinakuwa na vifaa vya kutosha usajili unapoanza. Kwa kawaida, huenda hili likawa gumu kupata. Kadiri mchakato huo unavyocheleshwa ndivyo utakavyoendelea kupoteza ubora wake.
Kwa kila kundi la wafanyakazi wa kusimamia uchaguzi, mbinu kuajiriwa kwao na hatua za mafunzo wanayopata vinapaswa kutokezwa wazi. Nyenzo zote za kutumiwa kwa mafunzo hutayarishwa kabla ya kuanza kwa usajili. Mpango wa kukabiliana na dharura unaweza kuhitajika katika kuwafundisha wafanyakazi ambao hawakuweza kuhudhuria vipindi vilivyopangwa vya mafunzo, na vilevile ili kusaidia kupata na kufunza watu wanaoweza kubadilishana nafasi nao.
Uangalifu mkubwa unapaswa kuzingatiwa kwa idadi ya watu, viwango vya kujua kusoma na kuandika, lugha, desturi za maeneo hayo na migao idadi ya watu mijini na mashambani. Mipango hiyo inapaswa kulegezwa inavyotakiwa kuafiki vipengele hivi.
Mchakato wa usajili wa wapigakura unapaswa kugawika katika maeneo ya kijiografia yanayoweza kushughulikiwa vilivyo. Katika hali ya hesabu ya usajili kwa mfano, kaida ni kwamba eneo la usimamizi liwe na takribani wapigakura 250 hadi 500. Kila kitengo kisha kitachambuliwa kwa misingi ya umbali wake, mipaka yake, idadi ya nyumba zilizo katika kitengo hicho na vingine kama hivyo. Ikiwa wakati wa kutosha umetengewa hesabu ya usajili, vitengo hivyo vya kiusimamizi vinaweza kuwa vipana. Usimamizi hautakuwa bora ikiwa hesabu hiyo inafanyika bila kuzingatia maeneo ya kijiografia.
Mbinu ya kukusanya taarifa za wapigakura hupangwa vizuri mapema kabla usajili. Vingine vya kutambuliwa mapema ni mikakati ya kuwafikia wapigakura ambao hawakuwa nyumbani wakati wasajili walipowatembelea, au kushughulikia dharura nyingine.
Mipaka ya mamlaka inapaswa kuelezwa wazi, pamoja na hatua zinazofuatwa katika kutoa mamlaka hayo. Hatua za kimpango zinapaswa kutengenezwa kwa kila kipengele kikuu cha zoezi la usajili.
Sera ya mawasiliano inapaswa kujengwa kwa watu wote walio katika usimamizi wa uchaguzi, wafanyakazi wa kudumu na wale wa muda wote pamoja. Vivyo hivyo, sera ya mawasiliano itaeleza jinsi ofisa wa kusimamia usajili atakavyodumisha mawasiliano na usimamizi mkuu wa uchaguzi wakati wa usajili wa wapigakura, mtu wa kuwasiliana naye katika vyombo vya habari, na jinsi na kwa nani ambaye masahihisho ya mara kwa mara yanapaswa kutolewa kwenye zoezi la usajili.
Saa zilizopangiwa utendakazi zinapaswa kuwekwa, pamoja na viwango vya malipo kwa aina mbalimbali za kazi na mbinu ya malipo kwa wafanyakazi. Maofisa wote wanapaswa kupokea taarifa kuhusu malipo yao kabla ya kuanza kazi.
Mfumo unaotumia hesabu unapaswa kueleza hatua zitakazohusihwa katika kukatiza utendakazi wa wasajili hao baada ya kukamilisha muradi. Mfumo unaotumia vituo vya usajili unapaswa kueleza hatua za kuchukuliwa katika kuvunjilia mbali vituo hivyo.
