Tout système à liste périodique doit organiser une campagne d’inscription avant un scrutin pour produire une liste électorale en vue de ce scrutin.
Une seule personne – habituellement l’agent d’inscription – doit assumer la responsabilité globale de la planification détaillée et de la mise en œuvre de l’opération d’inscription à l’échelle locale. Certains pays utilisent également des commissions indépendantes au niveau local ou régional, reproduisant la structure établie au niveau national ou central. En pareil cas, il faut définir clairement les responsabilités ainsi que la structure hiérarchique.
À l’intérieur du cadre juridique et administratif national ou infranational, l’agent d’inscription doit préciser les tâches à accomplir chaque jour de l’opération d’inscription. En général, les plans doivent évaluer de façon réaliste :
- la quantité d’information à recueillir;
- le nombre d’électeurs à inscrire;
- le nombre de résidences à visiter;
- le personnel requis pour effectuer ces visites;
- le nombre de détenus qui sont éligibles à voter et souhaitent s'inscrire sur les listes électorales, dans les cas des pays disposant d'un cadre juridique qui prévoit l'enregistrement des électeurs détenus (comme l'Afrique du Sud).
Il faut également évaluer le temps nécessaire pour traiter l’information sur chaque électeur et(le cas échéant) le temps requis pour entrer les données, que ce soit par ordinateur, à la machine à écrire ou à la main. Dans certains cas, les données sont ensuite envoyées à l’administration électorale centrale. Autrement, les données et les dossiers sont conservés au niveau local pour la production de la liste électorale, auquel cas l’autorité électorale centrale n’a aucun rôle à jouer dans l’établissement de la liste.
L’agent d’inscription peut avoir besoin de ressources pour prendre des mesures d’urgence imprévues de façon à pouvoir terminer à temps l’inscription des électeurs.
L'enregistrement porte-à-porte requiert normalement une répartition détaillée des résidences, des hôpitaux et des prisons, le cas échéant, à visiter chaque jour par chaque agent d'inscription ou paire d'agents d'inscription. Lorsque des centres d’inscription sont établis, les plans doivent indiquer clairement l’emplacement de chacun, et préciser, le cas échéant, les unités d’inscription itinérantes et l’endroit où elles se trouvent durant la période d’inscription. Il faut s’assurer que les centres ont l’équipement voulu quand l’inscription débute. En pratique, cela n’est pas toujours possible. Plus l’attente est longue, cependant, moins le processus est efficace.
Il faut préciser les procédures de formation et les méthodes de recrutement pour toutes les catégories de personnel électoral. Tout le matériel de formation est normalement préparé avant que l’inscription commence et la formation du personnel a lieu à l'avance des opérations d'enregistrement. Un plan d’urgence peut être nécessaire pour former le personnel qui n’a pu assister aux séances de formation, et pour trouver et former des remplaçants.
Il faut prendre en compte la densité de la population, les taux d’alphabétisation, la composition ethnique de la population, la langue, les coutumes locales et le clivage urbain-rural. Les plans doivent être adaptés en fonction de ces facteurs.
Le processus d’inscription doit être réparti en unités géographiques gérables. Pour l'enregistrement porte-à-porte, par exemple, la norme est une unité administrative d’environ 250 à 500 électeurs. Chaque unité est ensuite analysée en fonction des distances à parcourir, des limites de circonscriptions, du nombre de ménages, etc. S’il y a assez de temps pour l'enregistrement porte-à-porte, les unités administratives peuvent être plus grandes. L’efficacité administrative est considérablement réduite si l'enregistrement des électeurs est entrepris sans que les unités géographiques soient précisées. Le cas échéant, des unités d'inscription itinérantes doivent être prévues et établies.
La méthode utilisée pour la collecte des données des électeurs est normalement établie bien avant l’inscription. Il faut également préciser comment atteindre les électeurs qui n’étaient pas chez eux lorsque les agents d'inscription y sont passés, ou prévoir des procédures pour faire face à d’autres situations imprévues.
Les pouvoirs doivent être clairement définis, de même que les étapes de la délégation de pouvoir. Les procédures étape par étape doivent être établies pour chacune des composantes majeures de l’opération d’inscription.
Il faut établir une politique de communication à l’intention de tous les membres de l’administration électorale, tant le personnel temporaire que permanent. En général, cette politique doit préciser comment l’agent d’inscription maintient le contact avec l’administration centrale et quelle personne sera chargée de répondre aux médias. Elle doit aussi indiquer comment, et pour qui, se feront les rapports réguliers sur les progrès de l’exercice d’inscription.
On doit établir l’horaire de travail, les taux de rémunération pour les différentes classifications de postes et le mode de paiement. Tous les employés doivent recevoir l’information sur la rémunération avant de commencer à travailler.
La sélection du personnel peut être un problème dans certains pays. Alors que de nombreux pays comptent sur les fonctionnaires publiques, dans d'autres pays la sélection du personnel temporaire peut être une question délicate, lorsque l'organisme de gestion électorale doit tenir compte de l'intégration, du sexe ou d'autres éléments.
Tout système de recensement porte-à-porte doit préciser les étapes à suivre pour la cessation d’emploi des agents d'inscription une fois le projet soit terminé. Les systèmes utilisant des centres d’inscription doivent préciser les étapes à suivre pour démonter les installations.
