Wakati wa kupangia usajili wa wapigakura, ni muhimu kutambua aina ya taaifa inayohitajika. Mara nyingi katiba ya nchi au sheria ya uchaguzi hubainisha wazi taarifa zinazopaswa kukusanywa. Hii mara kwa mara hujumuisha jina la mpigakura, makazi yake ikiwa anayo na hali ya uraia wake, na vilevile umri au tarehe ya kuzaliwa (kwa kiwango fulani ili kuhakikisha kwamba mpigakura amefikisha umri wa kupiga kura). Kwa kawaida jinsia ya mpigakura pia hunakiliwa, ingawa hofu kuhusu usiri inaweza kufanya taarifa hii kuwa ngumu kukusanya.
Taarifa kuhusu tarehe ya kuzaliwa na jinsia mara nyingi husaidia kukagua ulinganifu wa deta iliyokusanywa katika mchakato wa usajili na kugundua watu waliojisajili mara mara mbili.
Sahihi inaweza kuhitajika, kutegemea viwango vya kusoma na kuandika. Ikiwa mpango ni kutoa kadi za utambulisho wa wapigakura, mahitaji ya kadi hizo yanaweza kuathiri taarifa itakayokusanywa. Halmashauri zenyewe zinapaswa kuamua kama zinataka kujumuisha sifa za utambulisho kwenye kadi, kama vile picha au alama ya kidole cha mpigakura.
Mpango wa Utekelezaji
Baada ya kutambua taarifa za kukusanywa, wasimamizi wa uchaguzi wanaweza kuendelea na kujenga mpango thabiti wa utekelezaji, kwa kuzingatia vipengele kama vile:
- idadi ya wananchi wanaofaa kujisajili
- sifa za kijiografia na za watu wa nchi hiyo au eneo hilo la uchaguzi
- urefu wa muda utakaohitajika ili kukamilisha kila usajili
- iwapo tarakilishi zitatumika na, ikiwa zitatumika, kwa shughuli gani ya usajili
- mipangilio ya shughuli mbalimbali za usajili
- idadi ya wasajili au wafanyakazi wengine wa kukusanya taarifa
- idadi na maeneo wanakopatika wafanyakazi wa kuingiza deta hiyo ikiwa tarakilishi zitatumika
- idadi na maeneo watakakotoka wafanyakazi wa kunakili taarifa ikiwa rekodi za mikono zitatumika
- idadi na maeneo watakakotoka wafanyakazi wa kusimamia shughuli hiyo
Huku mpango wa utekelzaji ukiendelea kujengwa, usimamizi mkuu wa uchaguzi unaweza pia kutilia maanani vipindi vya mafunzo vinavyohitajika ili kufaulisha utekelezaji wa mpango huo, na vilevile nyenzo za kutolewa ili zitumiwe kwa mafunzo ya wafanyakazi. Bila shaka mpango huo unapaswa kujumuisha kutolewa kwa nyenzo zinazohitajika kwa usajili wenyewe, kama vile fomu za usajili, kadi za ukumbusho, kadi za kutumwa kwa njia ya barua na fomu za kujazia deta.
Ukusanyaji Deta kwa kutumia Orodha ya Muda
Katika mfumo uanotumia orodha ya muda, kuna vibadala vingi vya kukusanya na kushughulikia deta ya usajili. Mpango unapaswa kuratibiwa kulingana na kibadala kilichoteuliwa. Je, deta hiyo itakusanywa kupitia njia ya safari za wasajili kutoka nyumba hadi nyingine, kwa mfano, au vituo vya usajili vitabuniwa na wapigakura watakikane kujiwasilisha hapo wenyewe kusajiliwa? Je, usajili utawezekana kwa njia ya barua, ama njia ya pekee au kama hatua kusaidia usajili wa njia ya hesabu au vituo vya usajili? Je, usajili huo utafanyika kupitia kwa mikutano ya ana kwa ana kati ya wasajili wa kuhesabu au ofisa wa usajili na mpigakura? Ikiwa sivyo, halmashauri ya kusimamia ucchaguzi itawezaje kuthibitisha kwamba taarifa iliyokusanywa ni linganifu na mwafaka? Ni aina gani ya utambulisho itakayohitajika kuthibitisha utambulisho wa mpigakura? Je, kadi za utambulisho wa wapigakura zitapeanwa na, ikiwa hivyo, nini kitakachokuwa kwenye kadi hiyo? Je, itajumuisha picha? Je, itakuwa na tabaka na, ikiwa hivyo, ni mchakato wa tabaka moto au baridi utakaotumika?
Ukusanyaji Deta kwa kutumia Rejista Endelevu
Katika mfumo unaotumia orodha au rejista endelevu, mbinu zitakazotumiwa kukusanya deta ya kutumiwa mwanzoni katika ujenzi wa sajili hutofautiana na mbinu zinazotumiwa kwa usasaishaji unaoendelea. Ujenzi wa mwanzoni unaweza kuhusisha mbinu za ukusanyaji deta zinazofanana kabisa na zile zinazotumiwa kwa orodha ya muda – yaani, usajili wa kutoka nyumba hadi nyingine, usajili katika vituo vilivyobuniwa kwa lengo hilo au usajili kwa njia ya barua. Baada ya ujenzi wa mwanzoni hata hivyo, kuna mabadiliko makubwa katika mwelekeo wa ukusanyaji deta. Halmashauri ya kusimamia uchaguzi hasa, hujaribu kupata mabadiliko katika taarifa za wapigakura kuhusu msingi unaoendelea ili kujumuisha mabadiliko ya anwani, kuongeza wapigakura wapya wanaostahili, na kuondoa majina ya watu waliofariki au wale ambao washapoteza ustahifu wa kupiga kupiga kura.
Kutunza rejista endelevu, halmashauri ya kusimamia uchaguzi inaweza kujadiliana kuhusu makubaliano kuhusu kutumia deta kwa ushirikiano na mashirika mengine yanayoshughulikia umma. Hili huipa uwezo wa kufikia kwa mfano, mabadiliko katika anwani yaliyoripotiwa na raia kwa ofisi ya kushughulikia ushuru na matoleo yao ya ushuru kila mwaka, au pengine yaliyoripotiwa mamlaka ya kusimamia nyumba. Kutokana na mipango ya maendelezo na utunzaji wa ugawanaji deta, halmashauri ya kusimamia uchaguzi inayotumia rejista endelevu inapaswa kufanya kazi tofauti na ile inayohitajika katika kutengenza orodha ya muda.
Uhifadhi wa Deta
Punde taarifa ikishakysanywa, inapaswa kuhifadhiwa kwa njia salama. Mbinu ya uhifadhi inayojulikana sana siku hizi ni matumizi ya viziodeta vya tarakilishi. Wafanyakazi wanaoshughulikia usajili huihamisha deta kutoka kwenye fomu za usajili wa wapigakura na kuziweka katika faili za kitarakilishi. Faili hizo zinaweza kisha kutumiwa kutoa kadi za utambulisho wa wapigakura na orodha yenyewe ya wapigakura. Lakini taarifa iliyonakiliwa kwa mikono au tapureta, na faili za wapigakura kisha hukaguliwa kulingana na vigezo mbalimbali (k.m. kuialfabeti au anwani mitaa). Hadhari za kutosha zitatunza mazingira salama kwa faili hizo, ziwe zimehifadhiwa kwenye tarakilishi au la.
Shughuli nzito na ambayo pia ni muhimu ni kuhifadhi stakabadhi za kutoa deta hiyo, kama vile alama za vidole, sahihi na picha. Hizi mara nyingi hujitokeza kama kaguzi muhimu za ulinganifu wa orodha na hutoa uchunguzi wa kisheria kwa usajili wa wapigakura. Shughuli nyingine inaweza kuwa kuhamisha deta ya kitarakilishi kutoka kwenye ofisi za uchaguzi za kieneo hadi kwenye halmashauri kuu ya kusimamia uchaguzi kwa matayarisho ya mwisho ya orodha za wapigakura. Ikiwa faili hizo si kitarakilishi, bado inaweza kuwa muhimu kuhamisha deta hiyo kutoka kwenye fomu za usajili hadi kwenye orodha ya wapigakura, mara nyingi na hatua ya kati ya kutoa orodha ya kwanza ya wapigakura. Fomu za usajili pamoja na orodha za wapigakura vinapaswa kuhifadhiwa katika njia salama.
Taratibu sahili na Muundo ulio wazi
Shughuli kubwa na pana ya kusajili wapigakura mara nyingi hutokea katika kipindi kifupi kabla au baada ya kuitisha uchaguzi. Mipango ya shughuli hiyo inapaswa kuweka kipau mbele shughuli ya kubuni mfumo wazi na angavu wa usajili. Kanuni ya alama ya kidole inalenga kuweka taratibu za hizo kuwa sahili na kuweka hadhari za kutosha za kiusalama. Fomu ya usajili wa wapigakura yenyewe inapaswa kuwa ya moja kwa moja, bali si kipimo cha kuchunguza viwango vya usomi vya watu au umilisi wao. Lengo lake kimsingi huwa ni kukusanya taarifa za kimsingi na kutokeza wazi kama mtu anayejaza fomu hiyo anastahi kupiga kura. Thamani ya mchakato wa usajili wa wapigakura na shinikizo la wakati huwa changamoto za kutosha. Ikiwa taratibu zilizochaguliwa huwekwa kuwa sahili, shughuli hiyo itakuwa na uwezo wa kumudiwa vilivyo.
Kingine cha muhimu ni muundo ulio wazi na unaojitokeza vizuri ili kuwezesha utendajikazi laini. Nyapara au msimamizi anapaswa kusimamia moja kwa moja wasajili au maofisa wa usajili saba au tisa hivi, naibu wa msajili wa eneo hilo anapaswa kuwajibikia pengine wanyapara au wasimamizi saba au tisa hivi na kadhalika, katika ngazi hiyo ya usimamizi. Kukosekana kuona mbele kutasababisha udhaifu; zinaweza kupunguzwa kwa mpangilio mzuri wa kiusimamizi.
