Hasa pale inatumiwa orodha ya muda, usajili wa wapigakura huelekea kuwa shughuli ya kutumia nyenzo nyingi. Idadi kubwa ya taarifa inapaswa kukusanywa katika muda mfupi, hivyo basi kutoa haja ya kutumia nyenzo nyingi. Kwa kawaida, hizi hujumuisha:
- kunadhifisha ofisi – madawati, viti, simu, mashine za kurudufisha, mashine za faksi na tarakilishi
- nyenzo za usajili – fomu, kadi za utambulisho wa wapigakura, fomu za usajili za kutumwa nkwa njia ya barua, beji za utambulisho na vifaa vya kuandikia
- nyenzo za mafunzo – miongozo, projecta na slaidi, na video na vifaa vingine vya maelekezo
Katika visa vingi, nyenzo hizo zinapaswa kusafirishwa kwa arifa fupi sana katika nchi nzima. Isitoshe, maofisa wa kusimamia uchaguzi mara nyingi hulazimika kukodi au kukomboa nafasi za ofisi kwa muda mfupi kiasi, kuweka vifaa vya kutosha kwenye nafasi hii kwa usajili, na kisha kuvunjilia mbali ofisi mwishoni mwa kipindi cha usajili.
Mahitaji mbalimbali huzidisha hatari ya kukosa kutumia pesa kwa njia zinazofaa na gharama za ziada. Kudhibiti hatari hiyo hugharimu uwepo wa sera mathubuti kuhusu jinsi ya kupata vitu, hasa na mipaka ya kutumia pesa kwa kila kundi la bidhaa/huduma na kila eneo pana/ eneo la uchaguzi.
Hali za kieneo kwa kiwango fulani huathiri nyenzo za kutumiwa kwa usajili wa wapigakura. Projecta na mashine za faksi kwa mfano, huwa muhimu tu katika sehemu zilizo na umeme na huduma ya simu. Pale vinapokosekana, matumizi makubwa ya nyenzo za karatasi yatadhihirika.
Muundo za Kiusimamizi
Katika kiwango cha kitaifa katika nchi nyingi, bodi moja kuu ya kuendesha uchaguzi huwajibikia hali nzima ya kuaminika kwa mfumo wa uchaguzi, ikiwemo usajili wa wapigakura. Halmashauri kuu ndiyo iliyo na jukumu la kupanga mfumo wa usajili ili uafiki mahitaji ya kisheria. Huwa inajenga pia vipengele mwafaka vya kuisadia, kama vile miongozo ya mafunzo, sera na vielelezo, na fomu rasmi.
Katika mfumo unaotumia orodha ya muda, kipindi cha usajili mara nyingi huilazimu bodi hii kuu kupanuka pakubwa kujumuisha usimamizi mpana, uliogatuliwa na kimaeneo. Mashirika ya eneo hilo huchukulia kwamba shughuli za kukusanya deta ya usajili na kisha kuziweka katika umbo linaloafiki utengenezaji wa orodha za mwanzo na za mwisho. Bila kuacha nje hata mmoja, wafanyakazi wa mashirika hayo ya kieneo wanaarijiwa kwa kila kipindi kifupi na mara nyingi huwa hawana mafunzo yoyote katika usimamizi wa uchaguzi.
Sera zinazoongoza Upataji wa vitu
Halmashauri kuu au ya kieneo inaweza kushughulikia ununuzi mkubwa, huku gharama ikipunguzwa kutokana na kununua vitu vingi. Kiwango cha kieneo kinaweza kushughulikia kukodi nafasi za ofisi kwa muda, kupata samani na vifaa vya mawasiliano. Inapaswa kuendeshwa katika mipaka thabiti ya utumizi pesa. Sera za wazi kuongoza upataji wa vitu zitasaidia kutoa mwongozo wa thamani kwa shirika la kushughulikia uchaguzi la eneo hilo; sera na taratibu hizo zinapaswa kuzingatia viwango vilivyokubalika vya mahitaji mengine ya upataji vitu katika eneo hilo.
Kwa jumla, kila nchi au eneo litakuwa na sera zake za kuongoza upataji vitu zinazoafiki hali yake. Sera hizo zinapaswa kuashiria mfumo wa kisheria kwa usajili wa wapigakura, na vile vile sera za kuongoza upataji vitu kwa shughuli nyingine za serikali.
Usalama
Usajili kwa kutumia orodha ya muda huhitaji kusafirishwa kwa nyenzo nyingi katika muda mfupi hadi kwa maeneo mengi. Nyenzo hizo zinapaswa kuwekwa salama wakati wa usafirishaji au uhifadhi. Hatua mwafaka za kiusalama hivyo basi ni muhimu katika kuhakikisha kufaulu kwa usajili. Ripoti za fomu zilizopotea au kadi zilizoibwa za utambulisho wa wapigakura kwa mfano, zinaweza kutatiza imani ya umma katika uaminifu wa mchakato wa usajili na hivyo basi kuathiri uhalali wa uchaguzi.
Kadi za utambulisho hata hivyo, si muhimu katika mfumo unaotumia orodha endelevu na huenda zikakosa kupenwa kwa wapigakura. Kadi rasmi za utambulisho wa wapigakura hutumika sana katika mfumo unaotegemea rejista endelevu.
Upataji vitu kwa kutumia Rejista Endelevu
Kukiwa na rejista endelevu, halmashauri ya kusimamia uchaguzi inapaswa kufanya mipango ya kununua vitu vya kutumiwa pakubwa ili kutoa nafasi kwa usasaishaji wa mara kwa mara wa orodha. Kwa mfano, inapaswa kutambua aina ya muundomsingi itakaohitaji ili kutunza orodha hiyo. Hili huenda likawa pamoja na wafanyakazi wa kutosha wa kuingiza deta na waendesha mfumo huo, pamoja na mitambo ya tarakilishi za hali ya juu.
Orodha ya muda huhusisha ongezeko kubwa katika shughuli ya usajili wa wapigakura na matumizi ya pesa, na halmashauri ya kusimamia ucahguzi inapaswa kulipangia hilo vilivyo. Orodha endelevu huondoa au husawazisha gharama hiyo, hivyo basi kupunguza haja ya kupata idadi kubwa ya vifaa na kisha kuvitupilia mbali baada ya muda mfupi tu. Badala yake, orodha endelevu inaweza kuhitaji vituo kadhaa vya kieneo na kimitaa au kuwekwa ofisi kama kituo cha kusasaisha na kutunza orodha ya wapigakura.
Kukodi Tarakilishi na Usaidizi wa Mifumo hiyo
Kukiwa na orodha ya muda au endelevu, vifaa mwafaka huwezesha wafanyakazi wa kiusimamizi kutekeleza majukumu yao vilivyo na kutekelza vilivyo, taratibu mwafaka.
Ikiwa ongezeko kubwa linatarajiwa – ama kwa sababu ya kampeni za kina za usajili wa wapigakura ili kujenga orodha ya muda au kwa sababu ya kipindi cha masahihisho ambamo idadi ya mabadiliko kwenye taarifa ya wapigakura itashughulikiwa – inaweza kupendelewa kukodi tarakilishi badala ya kuzinunua, na kutafuta shughuli za usaidizi wa mifumo hiyo. Gharama na utendakazi bora vinaweza mara nyingi kupatikana ikiwa halmashauri ya kusimamia uchaguzi inajadiliana kuhusu makubaliano ya kukodi vifaa hivyo.
Kwa shughuli za usajili wa mtandaoni, halmashauri ya kusimamia uchaguzi inapaswa kununua au kujenga nyenzo mseto na huduma za usaidizi. Kando na hili, umma unapaswa kuwa na teknolojia mwafaka ili kuweza kufikia tovuti ya halmashauri hiyo. Wakati wa kutengeneza mipango ya kuruhusu utoaji wa fomu na nyenzo nyingine kutoka kwenye tovuti yake, halmashauri ya kusimamia uchaguzi inapaswa kulenga kuhakikisha uwezaekano wa watu kufikia tovuti hiyo hata kwa mtu anayetumia tarakilishi ambayo utendajikazi wake ni wa kiwango cha chini.
