Surtout dans le cas d’une liste périodique, l’inscription des électeurs exige habituellement beaucoup de matériel. Pour pouvoir recueillir une grande quantité d’information en peu de temps, il faut beaucoup de documentation et d’équipement. Par exemple :
- mobilier – bureaux, chaises, téléphones, photocopieurs, télécopieurs et ordinateurs;
- documents d’inscription – formulaires, cartes d’identité de l’électeur, formulaires d’inscription postale, insignes d’identité et papeterie;
- matériel de formation – manuels, rétroprojecteurs et diapositives, vidéos et autres aides pédagogiques.
Dans bien des cas, le matériel doit être transporté d’un bout à l’autre du pays dans un bref délai.
En outre, le personnel électoral doit généralement louer des locaux pour une période brève, les équiper, et ensuite démonter ces bureaux à la fin de la période d’inscription.
Les divers besoins à combler entraînent un risque d’inefficacités et de dépassements budgétaires. Il faut donc des politiques d’achat claires, de préférence assorties de limites de dépenses pour chaque catégorie de biens ou services et chaque circonscription ou région.
Le matériel à utiliser pour l’inscription dépend en partie du contexte local. Des rétroprojecteurs, des projecteurs de données et des télécopieurs, par exemple, ne sont utiles que dans des régions où l’alimentation électrique et le service téléphonique sont fiables. Autrement, on recourra davantage au papier.
La structure organisationnelle
Dans la plupart des pays, l'organisme de gestion électorale central est responsable de l’intégrité du système électoral, dont l’inscription des électeurs. En général, il est chargé de concevoir un système d’inscription conforme aux dispositions légales. Il élabore aussi des éléments de soutien comme les manuels et les politiques de formation ainsi que les formulaires officiels et il propose le type d'enregistrement adéquat (enregistrement biométrique, etc.).
Dans un système de liste périodique, pendant la période d’inscription, cet organisme central connaît habituellement une forte croissance et établit d’importantes administrations locales. Celles-ci recueillent les données d’inscription et les saisissent en vue de l’élaboration des listes préliminaire et définitive. Presque sans exception, les employés des organisations locales sont engagés pour de brèves périodes et n’ont souvent aucune formation en matière d’administration électorale.
Les politiques d’achat
L’autorité centrale ou régionale responsable de l’inscription peut s’occuper de la majeure partie des achats, en réalisant des économies grâce à des achats groupés. L’administration locale peut s’occuper de la location à court terme des locaux, du mobilier et de l’équipement de communication. Elle doit respecter des limites de dépenses serrées. Des politiques d’achat claires permettront de bien l’orienter. Les politiques et procédures doivent être conformes aux normes applicables aux autres besoins d’approvisionnement du gouvernement.
En général, chaque gouvernement a ses propres politiques d’approvisionnement qui conviennent à sa situation. Les politiques doivent refléter le cadre législatif qui régit l’inscription électorale, de même que les politiques d’achat pour d’autres activités gouvernementales.
La sécurité
L’inscription dans un système à liste périodique nécessite la distribution d’un gros volume de matériel à de nombreux endroits en peu de temps. Le matériel doit être en sécurité lors du transport et du stockage. Des mesures de sécurité appropriées sont donc essentielles au succès de l’inscription. Des problèmes de formulaires perdus ou de cartes d’identité volées, par exemple, peuvent miner la confiance du public dans l’intégrité du processus d’inscription et, par conséquent, compromettre la légitimité de l’élection.
Cependant, les cartes d’identité ne sont pas essentielles dans un système à liste périodique et sont d’ailleurs moins utilisées dans ce contexte. Les cartes d’identité officielles sont plus courantes dans un système à registre permanent.
Les achats dans le cadre d’un système de registre permanent
Avec un registre permanent, l’autorité électorale doit établir des plans d’achats à long terme pour la mise à jour régulière de la liste. Par exemple, elle doit déterminer le type d’infrastructure qu’il lui faudra et aura probablement besoin d’un personnel permanent de saisie des données et d’un personnel affecté aux systèmes, en plus de systèmes informatiques sophistiqués.
L’établissement d’une liste périodique implique de fortes pointes d’activités et des dépenses liées à l’inscription des électeurs, et l’autorité électorale doit planifier en conséquence. La liste permanente élimine ou du moins atténue les périodes de pointe, de sorte qu’il est moins nécessaire d’obtenir de grandes quantités d’équipement dont il faut se défaire peu après. Par contre, la liste permanente peut exiger qu’un certain nombre de centres ou bureaux régionaux et locaux servent de points de contact pour la mise à jour et l’établissement de la liste électorale.
La location d’ordinateurs et le soutien technique
Que la liste soit périodique ou permanente, un bon équipement permet au personnel de bien exécuter ses fonctions et d’appliquer des procédures efficaces et efficientes.
Si l’on s’attend à une période intense d’activités – soit à cause d’une campagne intensive d’inscription pour une liste périodique, soit à cause d’une période de révision qui entraînera beaucoup de changements dans les données – il pourrait être préférable de louer des ordinateurs plutôt que de les acheter, et de sous-traiter le soutien technique. On peut habituellement obtenir un meilleur prix et un meilleur rendement si l’autorité centrale négocie le contrat de location.
Pour l’inscription en ligne, l’autorité électorale doit acheter ou élaborer du matériel et des services de soutien. Par ailleurs, les citoyens doivent eux-mêmes posséder la technologie appropriée pour accéder au site Web de l’autorité électorale. Lorsqu’elle fait des plans pour permettre le téléchargement de formulaires ou d’autres documents de son site Web, l’autorité électorale doit assurer l’accès même aux propriétaires d’ordinateurs de faible capacité.
