Kwa kiwango kikubwa usajili wa wapigakura ni mchakato wa ukusanyaji, ukaguzi na upangaji wa taarifa ili kutoa orodha ya wapigakura stahifu. Kwa hivyo, moja katika shughuli muhimu ni kutayarisha taarifa ya usajili.
Kukiwa na orodha ya muda, mara nyingi hili huhusisha kutambua mapema ni aina gani haswa ya taarifa inayohitajika kutoka kwa wapigakura, na kisha kutengeneza fomu au mikakati mingine ya ukusanyaji wa deta inayohitajika.
Mara nyingi sheria au kanuni za nchi zitabainisha taarifa inayopaswa kukusanywa. Kwa kawaida, taarifa hiyo hujumuisha jina la mpigakura, anwani, hadhi ya uraia, tarehe ya kuzaliwa na jinsia. Wapigakura wanaweza pia kuhitajika kutoa picha au alama za vidole. Kwa jumla, wasimamizi wa uchaguzi hujaribu kukusanya taarifa ambayo inachukuliwa kuwa muhimu kwa kumtambua mpigakura kwa uzuri na kukagua taarifa iliyo kwenye orodha ya wapigakura. Wasimamizi wanaweza kulazimika kusawazisha haja ya taarifa ya kumtambulisha mpigakura na haki ya kibinafsi ya kudumisha usiri.
Maofisa wa kusimamia uchaguziwakati mwingine huombwa kukusanya taarifa isiyohusiana na mchakato wa uchaguzi. Wanaweza kupendelea kutofanya hivyo kwa kuwa hilo linaweza kuwakatisha tamaa dhidi ya kutoa majina ya kwa manufaa ya usajili wa wapigakura.
Mchakato wa ukusanyaji deta wa mwanzo ili itumiwe kwenye orodha endelevu au sajili ya raia unafanana na ule wa kutengeneza orodha ya muda. Tofauti ni kuwa taarifa husasaishwa katika orodha endelevu au sajili ya raia. Mara nyingi halmashauri ya kusimamia uchaguzi hujadiliana na mashirika mengine ya serikali yanayokusanya taarifa ya kuwatambulisha raia; chini ya makubaliano haya, taarifa huhamishiwa kwenye halmashauri ya kusimamia uchaguzi mara kwa mara. Kwa mfano, mpigakura anapoarifu shirika la kutoza ushuru kuhusu badiliko la anwani, taarifa hiyo inaweza kupelekewa halmashauri ya kusimamia uchaguzi moja kwa moja. Changamoto kuu inayohusihwa ni kuoanishwa watu walioko kwenye kiziodeta cha shirika jingine kilicho na majina ya watu walio kwenye orodha ya wapigakura. Katika nchi ambazo hutoa nambari ya kipekee ya utambulisho wa raia, nambari hiyo hurahisisha kazi ya kuunganisha taarifa hiyo na ile iliyo kwenye vifungu mbalimbali vya deta. Katika nchi zisizotumia nambari za utambulisho wa raia, halmashauri nyingi za kusimamia uchaguzi hutumia jiografia (k.v. makazi) kama msingi wa kupanga rejista ya uchaguzi.
Hesabu
Usajili wa kuhesabu hutekelezwa na maofisa wa usajili ambao huenda kutoka nyumba moja hadi nyingine, wakibeba fomu zisizo na maandishi ambako wao hunakili taarifa zinazotolwa na wakazi katika maeneo wanayotembelea. Wanaweza kuacha nakala ya fomu kwa mkazi huyo kama thibitisho la usajili. Wakati mwingine wasajili wa kuhesabu wanaweza kubeba fomu zilizochapishwa mapema na zilizo na majina ya wapigakura waliosajiliwa katika kila eneo wakati wa hesabu iliyopita – mwelekeo unaounganisha sifa za orodha ya muda na zile za rejista endelevu. Fomu zilizojazwa hupeanwa kwa ofisi ya usajili, ambako taarifa hutayarishwa ama kwa njia ya mikono au kielektroniki. Wasajili wa kuhesabu wanaweza pia kubeba karatasi ya udhibiti ambazo wataandikia hatua zilizochukuliwa katika kila makazi yaliyoorodheshwa. Taarifa iliyo kwenye karatasi ya udhibiti hutumiwa wakirudi kwenye makazi yoyote ambako hawakuweza kuukamilisha mchakato wa usajili katika ziara yao ya kwanza.
Wakati mwingine anwani huorodheshwa mapema katika karatasi ya udhibiti. Hili linahusisha kufafanua mapema orodha ya makazi halali katika kila eneo la kiusimamizi – jukumu ambalo linaweza kuwa gumu katika sehemu ya mashambani ambayo ina kawaida ya watu kuhamahama au idadi kubwa ya wakimbizi. Kwa sababu ya ugumu na gharama inayohusika, sughuli hii ni nadra.
Vituo vya Usajili
Katika kituo cha usajili, fomu za usajili wa wapigakura zinaweza kujazwa na wapigakura wenyewe au maofisa wa kushughulikia usajili. Viwango vya usomi vitaathiri uteuzi wa utaratibu wa kutumia. Ikiwa kadi za utambulisho wa wapigakura zinatumika, zitapaswa kuwepo kwenye kituo hicho ili zisambazwe kwa kila mpigakura baada ya kukamilisha usajili. Hata hivyo, huenda hili likakosa kuwa chaguo zuri ikiwa udanganyifu wa wapigakura ni suala kuu; inaweza kuwa rahisi sana kwa mtu kujisajili katika vituo mbalimbali, na hivyo kupokea kadi za utambulisho katika kila kituo.
Usajili kwa njia ya Barua
Usajili kwa njia ya barua mara nyingi huwa kibadala nafuu kushinda ama usajili wa kuhesabu au matumizi ya vituo vya usajili. Changamoto kuu iliyoko katika mbinu hii ya usajili ni kuhakikisha kwamba wapigakura wastahifu wanapata fomu ya usajili. Mbinu nafuu kabisa ya kusajili wapigakura ni kuwasajili katika vituo vya kupigia kura siku ya uchaguzi. Hata hivyo, mbinu hii husababisha milolongo mirefu na muda mrefu wa kusubiri wapigakura.
Usajili wa Kielektroniki
Kuna aina mbalimbali za usajili wa kielektroniki wa wapigakura. Katika muundo mwepesi kabisa, halmashauri ya kusimamia uchaguzi huweka tovuti ambayo hutundika taarifa kuhusu usajili wa wapigakura bali si fomu halisi. Katika mtazamo mpana kabisa, tovuti hiyo ina fomu zinazoweza kuchukuliwa kutoka kwenye wavuti, kuchapishwa, kujazwa, na kisha kutumwa kwa njia ya barua au pengine kurudishwa halmashauri ya kusimamia uchaguzi. Kibadala cha tatu humruhusu mtu aliyejisajili kuingia kwenye tovuti hiyo na kudurusu taarifa kuhusu usajili wao, na kuweka mabadiliko hayo wakiwa mtandaoni; mtu ambaye hajasajiliwa anaweza kuanza kuchakato huo.
Uchunguzi kuhusu Ugawanaji Deta
Mipango ya kutumia deta kwa ushirikiano huiwezesha halmashauri ya kusimamia uchaguzi kusasaisha taarifa ilizo nazo katika rekodi bila gharama ya kukusanya taarifa hii moja kwa moja kutoka kwa wapigakura. Kabla ya kujumuisha taarifa hizo katika kiziodeta cha usajili wa wapigakura, halmashauri ya kusimamia uchaguzi inaweza kutaka kukagua ulinganifu wazo. Njia moja ya kufanya hivi ni kuwasiliana na wapigakura (kwa mfano, kwa njia ya barua), ikiwauliza kuthibitisha kwamba mabadiliko hayo katika taarifa ni sahihi.
