تتمثل معظم عملية تسجيل الناخبين في
تجميع وتدقيق وتنظيم البيانات من أجل إعداد قائمة للناخبين المؤهلين، وعليه، فإن
أحد الواجبات الرئيسية هو تجميع وتصنيف بيانات التسجيل.
ويشتمل ذلك بالنسبة للقائمة المرحلية على
التحديد الدقيق لنوعية المعلومات المطلوبة من الناخبين مسبقاً، وتطوير نماذج
وآليات لجمع هذه المعلومات.
عادة ما يحدد قانون الدولة أو تشريعاتها
البيانات المطلوب تجميعها، وهي تشمل في الغالب اسم الناخب وعنوانه ودرجة مواطنته
وتاريخ ميلاده وجنسه. كما قد يطلب من الناخبين تقديم صورة فوتوغرافية أو بصمة
الأصبع. وبشكل عام، يحاول مسؤولو الانتخابات جمع البيانات التي تعتبر أساسية في
تحديد هوية الناخب وتدقيق قائمة الناخبين، كما يقومون بتقدير الحاجة للبيانات التي
تثبت هوية الناخبين وحق الأفراد في الحفاظ على خصوصيتهم.
يطلب أحياناً من مسؤولي الانتخابات تجميع
بيانات ليس لها علاقة بالعملية الانتخابية. ويكون من الأفضل عدم القيام بذلك لأنه
يؤدي إلى إمكانية تثبيط عزيمة المواطنين وثنيهم عن تسجيل أسمائهم.
أما عملية جمع البيانات الأولية لأغراض
القائمة الدائمة أو السجل المدني فهي شبيهة بتلك في القائمة المرحلية، والاختلاف
هو في تحديث البيانات بالسجل الدائم أو السجل المدني. وعادة ما تبرم إدارة الانتخابات
اتفاقيات مع الأجهزة الحكومية الأخرى التي تقوم بجمع البيانات التي تحدد هوية
المواطنين، وبموجب هذه الاتفاقيات، يتم ترحيل هذه البيانات بصورة منتظمة إلى إدارة
الانتخابات. فمثلاً عندما يقوم مواطن بإبلاغ مكتب الضرائب عن تغيير عنوانه، يتم
نقل هذه المعلومات مباشرة إلى الإدارة الانتخابية. ولكن التحدي الأكبر يكمن في المطابقة
بين المواطنين في قاعدة البيانات لإحدى الدوائر الحكومية الأخرى مع المواطنين في
قائمة الناخبين. ففي الدول التي تخصص رقماً وطنياً لكل مواطن، فإن هذا الرقم يسهل
عملية ربط البيانات من مختلف قواعدها، أما في الدول التي لا تستخدم هذا الرقم فقد
يكون على إدارة الانتخابات استخدام العنوان السكني كأساس لتنظيم سجل الانتخابات.
التعداد
يقوم مسؤولو التسجيل عادة بعملية التعداد
حيث يتنقلون من منزل إلى آخر وهم يحملون نماذج فارغة يقومون بتعبئتها حسب البيانات
التي يدلي بها المقيمون في المنازل التي يزورونها. وقد يتركون نسخة من هذه النماذج
للمقيم كتأكيد له على التسجيل. وفي أحيان أخرى يحمل مأمورو التعداد نماذج سبق
طبعها بأسماء الناخبين المسجلين في كل عنوان، حسب التعداد السابق (وهذا أسلوب يدمج
بين خصائص القائمة المرحلية والقائمة الدائمة). وبعد استكمال النماذج يتم تسليمها
لمكتب التسجيل، حيث تتم معالجتها إما يدوياً أو إلكترونياً. وقد يحمل أيضاً موظف التعداد
كشفاً يشير إلى المعلومات التسجيلية داخل كل سكن مدرج في القائمة. وتستخدم
البيانات في هذا الكشف في الزيارات اللاحقة لأي عنوان إذا لم تُستكمل عملية
التسجيل في الزيارة الأولى.
أحياناً يتم إدراج العناوين مقدماً في
هذا الكشف، الأمر الذي يتطلب تدقيقاً مسبقاً لعناوين السكن ضمن كل منطقة إدارية.
وقد تكون هذه المهمة صعبة في المناطق النائية التي يقطنها عادة مواطنون رحل أو
أعداد كبيرة من اللاجئين. ولا يعد هذا العمل روتينياًً نظراً لصعوبته وكلفته.
مراكز التسجيل
يمكن استكمال نماذج تسجيل الناخبين في
مراكز التسجيل من قبل الناخبين أنفسهم أو بواسطة كتبة التسجيل، حيث تؤثر نسب
التعليم في اختيار الطريقة المتبعة هنا. وفي حال تم استخدام بطاقات إثبات هوية
للناخبين، فإنه يجب عادة توفيرها في المراكز من أجل توزيعها على كل ناخب عند تعبئة
استمارة التسجيل. إلا أن هذا ليس خياراً جيداً في حالة وجود خوف من التزوير، حيث
يسهل على أي شخص التسجيل في عدد من المراكز المختلفة واستلام بطاقة إثبات شخصية من
قبل كل مركز.
التسجيل بواسطة البريد
هذا الخيار يعد قليل الكلفة مقارنة
بالتعداد أو باستخدام مراكز التسجيل، والتحدي يكمن فقط في ضمان توفير نماذج تسجيل
لجميع الناخبين المؤهلين. والأسهل من ذلك كله هو تسجيل الناخبين في مراكز الاقتراع
في يوم الانتخاب، إلا أن هذا يؤدي إلى طوابير طويلة وساعات انتظار أطول للناخبين.
التسجيل الإلكتروني
هناك عدة أنواع من التسجيل الإلكتروني
للناخبين، أبسطها على الإطلاق هو أن يكون لإدارة الانتخابات موقع على شبكة الانترنت
من أجل نشر المعلومات حول التسجيل ولكن بدون وجود نماذج أصلية. والخيار الآخر هو
أن يحتوي الموقع على استمارات يمكن تنزيلها وطباعتها ومن ثم تعبئتها وإرسالها
بالبريد أو إعادتها شخصياً إلى إدارة الانتخابات. وهناك خيار ثالث يسمح لكل شخص تم
تسجيله بزيارة الموقع الإلكتروني ومراجعة بيانات التسجيل الخاصة به، وإدخال
التغييرات تلقائياً في الشبكة. أما الأشخاص الذين لم يتم تسجيلهم بعد فيمكنهم القيام
بذلك إلكترونياً كذلك.
تدقيق البيانات
المشتركة
إن وجود ترتيبات لتبادل المعلومات يمكّن
إدارة الانتخابات من تحديث البيانات في سجلاتها بدون تكاليف من حيث جمع هذه
البيانات مباشرة من الناخبين. ولكن قد ترغب تلك الإدارة بتدقيق هذه البيانات قبل إدخالها
في قاعدة بيانات تسجيل الناخبين. ويمكن إنجاز ذلك عبر الاتصال مباشرة بالناخبين
(بالبريد مثلاً) والطلب منهم تأكيد صحة المعلومات الواردة في التعديل.
