Kwa orodha ya muda, usajili huhusisha kutunza idadi kubwa ya rekodi. Hili linaweza kufanyika vizuri na tarakilishi, japo matumizi yake huenda yakakosa kutekelezeka au kuwezekana. Kama mfumo huo ni wa kitarakilishi au la, unapaswa kutekeleza shughuli kadhaa za muhimu:
- Kuhifadhi fomu za usajili. Fomu hizo ni stakabadhi muhimu za kisheria. Zinapaswa kuwekwa vizuri kwenye faili na kutunzwa salama. Hizo ndizo hutoa ushahidi wa kipekee kuhusu watu waliojisajili mara mbili na ni muhimu kwa kushtaki kesi za upigaji kura mara mbili.
- Kuhamisha taarifa kutoka kwenye fomu za usajili hadi kwa orodha ya wapigakura. Katika mifumo inayotumia tarakilishi hili linaweza kujumuisha ujenzi wa kiziodeta cha orodha ya wapigakura. Katika mfumo usio wa kitarakilishi, utengenezaji kwa njia ya mikono wa orodha ya wapigakura unapaswa kuzingatia ipasavyo ukusanyaji deta; mara nyingi, utayarishaji wa orodha ya mwanzo ya wapigakura huanza pale ambapo ukusanyaji deta unakaribia.
- Kuhifadhi na kufikia deta ili itumiwe katika orodha ya wapigakura. Hata kwa orodha ya muda, rekodi mara nyingi hudumishwa kutoka kwa tukio moja la uchaguzi hadi jingine. Hata hivyo, mabadiliko ya mara kwa mara hufanywa kwenye deta iliyoko katika rejista endelevu au sajili ya raia. Kutokana na hali hii, mashirika kadhaa na viziodeta vinapaswa kuhifadhi na kutunza deta. Matumizi ya tarakilishi kwa kiwango kikubwa husaidia katika uhifadhi lakini deta kutoka kwenye viziodeta mbalimbali bado vinapaswa kuoanishwa na mpigakura huyo. Halamshauri nyingine za kusimamia uchaguzi zimepata kwamba kuoanisha taarifa kutoka kwenye vitovu mbalimbali ni rahisi ikiwa viziodeta vya usajili wa wapigakura vimepangwa katika misingi ya anwani badala ya raia binafsi.
- Kumudu ukusanyaji deta. Mfumo wa kijiografia ni muhimu kwa ukusanyaji deta, na kadiri idadi ya watu inavyokuwa ndogo ndivyo nao unavyokuwa bora. Kumudu usajili katika maeneo pana ya usajili yaliyo na wapigakura ni kugumu ikiwa wote watajumuishwa katika faili moja. Kusimamia vitengo vya kiusimamizi 100 vilivyo na watu 400 kwa kila kimoja kunaweza kuwa rahisi kidogo.
Hifadhi ya Muda mfupi
Kila mfumo unapaswa kutoa hiofadhi ya muda mfupi ya fomu zilizojazwa za usajili huku orodha ya wapigakura ikiendelea kutengenezwa, kukaguliwa au kukamilishwa. Nchi nyingine huhitaji halmashauri ya kusimamia uchaguzi kutunza fomu asilia. Ikiwa wasajili wa kuhesabu wanatumiwa, wanawanawajibikia fomu zilizo katika maeneo ya kijiografia ya utendakazi wao. Wao hutayarisha orodha za eneo hilo au majina waliyoagizwa kushughulikia. Kwa kutumia orodha zilizotengenezwa na wasajili wa kuhesabu, maofisa wengine wa kusimamia usajili mara nyingi hutayarisha orodha kuu kwa eneo husika. Katika maeneo huenda kukakosekana orodha ya kitaifa. Katika mfumo unaoegemea kwenye hali ya kuteua mtu mmoja katika eneo pana (k.m. kwamba kila mmoja mjumbe mmoja wa kwenda bungeni), orodha hiyo inaweza kutunziwa katika kiwango cha kieneo.
Fomu za usajili wa wapigakura zinaweza kutumiwa kukagua sahihi kwenye fomu za uteuzi, na vilevile kuhusu malalamishi dhidi ya shughuli hiyo au kura ya maamuzi (ambazo ni kawaida katika mfumo unaotumia orodha endelevu badala ya orodha ya muda). Kadi za utambulisho wa wapigakura pamoja na fomu zisizo na maandishi vinapaswa kuhifadhiwa katika njia salama.
Usafirishaji wa Deta
Deta itapaswa kutumwa kutoka eneo la kituo cha ukusanyaji wake (vituo vya usajili au ofisi za usajili za kimaeneo ikiwa usajili wa kuhesabu ndio uliotumika) hadi kwa halmashauri kuu ya kusimamia uchaguzi ili kujengwa kama orodha ya kitaifa ya wapigakura. Kiziodeta kikuu cha tarakilishi huwezesha hali ya kusmbaza deta kwa kutumia michakato ya maingiliano, na kiwango kikubwa cha kuchughuza kuaminika kwa mfumo huo ili kuhakikisha ukamilifu katika kutuma na kupokea kila rekodi.
Kuna njia mbalimbali za kusambaza deta kieletroniki katika ofisi za mitaani na maeneo au za kitaifa za halmashauri ya kusimamia uchaguzi. Pale ambapoo muundomsingi upo, usambazaji unaweza kufanyika kwa njia ya wavuti/intaneti ya kutumia nyaya za kuunganisha au isiyotumia nyaya hizo, laini za simu, au hata satalaiti. Vinginevyo, mifumo ya posta na iliyoamuliwa kutumiwa kwa uchukuzi inaweza kutumiwa kusafirisha deta katika umbo lake halisi (k.m. kuchapisha nakala za orodha ya wapigakura) au kuhifadhiwa kwenye vifaa mbalimbali (k.m. disketi, sidii au njiti za kuhifadhi kumbukumbu). Mbinu yoyote ile itakayotumika, inapaswa kuwa salama na kutunza wakati.
Ikiwa tarakilishi hazitumiki, orodha ya wapigakura iliyochapishwa au kuandikwa kwa inaweza kusambazwa. Sera zinapaswa kujengwa za kubainisha mahali na jinsi deta inapopaswa kupelekwa, na ni nakala ngapi.
Kutoa Orodha za Wapigakura
Pale palipo na orodha ya kitaifa ya wapigakura, matumizi ya tarakilishi hurahisisha uhamishaji wa deta kutoka kwenye kituo cha kieneo hadi kwenye halmashauri ya kusimamia uchaguzi. Taarifa kutoka kituo kimoja kikuu inaweza kuhitajika katika nchi ambako upigaji kura hauongozwi na maeneo pana ya kusimamia uchaguzi na wajumbe katika bunge badala yake huchaguliwa kwa misingi ya idadi ya kura ambazo kila chama kinapata.
Katika mifumo mingine hata hivyo, orodha hiyo inaweza kushughulikia eneo fualni tu la kijiografia – hasa katika nchi ambamo wapigakura huchagua mjumbe kutoka kila eneo pana la uchaguzi. katika visa kama hivyo, wapigakura mara nyingi wanaweza kupigia kura tu katika eneo wanakoishi, na orodha hiyo ingeweza kutunzwa hata katika kiwango cha tarafa cha upigaji kura. Katika mikoa ya Kanada, orodha ya muda hutunzwa tu katika kiwango cha kila eneo pana la uchaguzi.
Ukusanyaji wa idadi kubwa ya deta ya usajili na kutoa orodha ya wapigakura ni shughuli za kuchosha na za kuhusisha sana. Hivi sasa shughuli hizi zinaweza kujiendesha zenyewe kwa msaada wa mifumo ya ndani ya tarakilishi. Mfumo wa ndani ya tarakilishi wa usajili wa wapigakura huundwa na sifa maalumu kwa gharama ya juu kiasi.
