Lorsqu’on tient une liste périodique, il faut gérer une grande quantité de données. Cette gestion peut se faire efficacement par ordinateur, mais il n’est pas toujours pratique ou possible de procéder ainsi. Que le système soit informatisé ou non, il doit remplir les fonctions suivantes :
- Stockage des formulaires d’inscription. Ces formulaires sont des documents juridiques extrêmement importants. Ils doivent être bien classés et protégés. Ils sont les seules preuves des inscriptions en double, et sont essentiels à l’engagement de poursuites contre les personnes qui votent deux fois.
- Transfert de l’information des formulaires d’inscription à la liste électorale. Dans un système informatisé, on peut utiliser une base de données. Sinon, la préparation manuelle de la liste se fait tout de suite après la collecte des données; habituellement, on commence à préparer la liste préliminaire avant de terminer la collecte des données.
- Stockage et accès des données de la liste électorale. Même dans le cas d’une liste périodique, les données sont souvent conservées d'une élection à l’autre. Dans le cas d’un registre permanent ou d’un registre civil, les changements se font de façon continue. Divers organismes doivent donc entreposer et gérer des données. L’informatique facilite beaucoup le stockage, mais les données provenant de sources différentes doivent quand même correspondre aux mêmes électeurs. Certaines autorités électorales ont constaté que l’appariement des données est plus facile si les bases de données d’inscription sont structurées en fonction des adresses plutôt que des personnes.
- Gérer la collecte des données. La collecte des données nécessite un cadre géographique, divisé en unités démographiques aussi petites que possible. En effet, il est ardu de gérer les inscriptions dans une circonscription de 40 000 électeurs si elles sont toutes dans un même fichier. Il est beaucoup plus simple de gérer 100 unités administratives de 400 électeurs chacune.
Stockage à court terme
Tout système doit permettre le stockage à court terme des formulaires d’inscription remplis, jusqu’à ce que la liste électorale soit élaborée, vérifiée et finalisée. Dans beaucoup de pays, l’autorité électorale est tenue de conserver les formulaires originaux. Si des agents d'inscription sont utilisés, ils sont responsables des formulaires de leur secteur et établissent la liste correspondant au secteur ou aux noms qui leur sont assignés. À l’aide de ces listes, les autres agents d’inscription établissent généralement la liste globale du territoire. Dans certains cas, on ne dresse pas de liste nationale. Dans les systèmes à circonscriptions uninominales (où un député est élu par circonscription), la liste est parfois tenue à l’échelle locale.
Les formulaires d’inscription peuvent servir à vérifier les signatures sur les actes de candidature et sur les pétitions réclamant des référendums ou d’autres initiatives (celles-ci sont particulièrement communes dans les systèmes à liste permanente). Les formulaires vierges et les cartes d’identité de l’électeur doivent être entreposés en lieu sûr.
Transfert des données
Les données doivent être envoyées des centres de collecte locaux (centres d’inscription ou bureaux d’inscription locaux dans le cas d’un enregistrement porte à porte) à l’autorité de gestion électorale centrale, qui établira la liste électorale nationale. Grâce à une base de données centralisée, on pourra envoyer et recevoir les données et vérifier rigoureusement leur exhaustivité et leur exactitude.
Le transfert électronique des données entre les bureaux locaux et les bureaux régionaux ou nationaux peut se faire de diverses façons. Si l’infrastructure existe, la communication peut se faire par Internet (ordinaire ou sans fil), par téléphonie ou par satellite. On peut aussi utiliser le service postal ou un autre système de livraison pour acheminer les données sur support physique (copies imprimées de la liste électorale, disquettes, CD, clés USB, etc.). Peu importe la méthode, il s’agit d’assurer un transfert sécuritaire et rapide.
Si on n’utilise pas d’ordinateur, on peut envoyer une liste tapée à la machine ou manuscrite. Il faut des politiques expliquant où et comment livrer les données, et en combien d’exemplaires.
Émission des listes électorales
Si une liste nationale électorale est utilisée, les ordinateurs facilitent le transfert de données du centre local à l’autorité de gestion électorale nationale. L’utilisation de données centralisées peut être essentielle dans les pays où les députés ne sont pas choisis par circonscription, mais proportionnellement au nombre de votes obtenus par leur parti.
Dans d’autres systèmes, la liste couvre uniquement une région donnée – particulièrement dans les pays où les électeurs élisent un représentant par circonscription. Dans ce cas, les électeurs ne peuvent généralement voter que dans leur circonscription de résidence; les listes peuvent alors être tenues même à l’échelle des bureaux de vote. Dans les provinces du Canada, la liste périodique est tenue à l’échelle de chaque circonscription.
La collecte d’un grand volume de données d’inscription et la production des listes électorales sont des tâches laborieuses et très complexes. Aujourd’hui, ces tâches peuvent être pleinement automatisées grâce à des logiciels spécialisés. Les logiciels d’inscription sont invariablement conçus en fonction des besoins locaux et coûtent très cher.
