Orodha endelevu ya wapigakura inapaswa kutunzwa mara kwa mara baada ya kutengenezwa kwa mara ya kwanza. Kwa kuwa usajili wa watu sio lazima (isipokuwa katika nchi zilizo na sajili ya raia), halmashauri ya kusimamia uchaguzi inahitajika kupata mabadiliko katika taarifa kuwahusu wapigakura – kwa mfano, mabadiliko ya anwani au ufaafu wao kupiga kura. Katika jamii nyingine, takribani asilimia 20 ya wapigakura wanaweza kubadilisha anwani zao katika mwaka wowote ule hivyo basi idadi hiyo inaweza kuwa hata zaidi katika sehemu kadhaa za miji. Ikiwa wapigakura wahitajiki kisheria kuiarifu halmashauri ya kusimamia uchaguzi wanapohama, orodha ya wapigakura inaweza kukosa usasa wake haraka.
Kusasaisha Orodha ya Wapigakura
Zifuatazo ni mbinu zinazotumiwa na halmashauri za kusimamia uchaguzi kusasaisha rejista endelevu za wapigakura:
- Kutumia deta kwa kikoa. Jadiliana kuhusu uwezekano wa kutumia deta kwa kushirikiana na mashirika mengine ya serikali. Katika nchi zinazotumia rejista endelevu, matumizi ya deta kwa ushirika ni jambo la kawaida – kwa mfano, na shirika la ushuru, ambako raia huhitajika kisheria kuoa taarifa zao. Halmashauri ya kusimamia uchaguzi inaweza kupata mabadiliko ya anwani kutoka kwa halmashauri inayosimamia makao au ya huduma ya posta. Katika nchi moja fulani, halmashauri ya kusimamia uchaguzi ni sehemu tu ya huduma ya posta, inayorahisisha utumiaji wa deta kwa ushirikiano.
- Kadi za kuulizia. Tuma kadi za kuulizia kwa wapigakura, zikiwaomba au zikiwahitaji kuthibitisha ulinganifu wa rekodi zao zilizohifadhiwa ili kuutunza usajili wao na ustahifu wao wa kupiga kura. Kadi hii inaweza kutengenezwa kila mara halmashauri ya kusimamia uchaguzi inapopata mabadiliko ya habari kuhusu anwani kutoka kwa shirika jingine. Ni njia kuthibitisha ulinganifu wa taarifa hizo. Pale ambapo nambari ya kitambulisho ya mpigakura inakosekana (sio lazima iwe inatumika katika nchi zilizo na rejista endelevu), kadi hii husaidia kuchunguza usawa wa maelezo kwenye kitambulisho cha mpigakura.
- Hesabu. Fanya ama hesabu ya jumla au inayolenga mlango hadi mwingine. Katika maeneo yaliyo hasa na viwango vya juu vya kuhama kwa wapigakura, hesabu ya kulenga watu maalumu itakuwa nafuu. Shughuli hii ipangwe kufanywa punde tu kabla ya uchaguzi na pengine wakati wa kampeni za uchaguzi huo; hili litasaidia kuhakikisha kwamba wapigakura wengi watakuwa wanaishi katika maeneo waliyohesabiwa siku ya uchaguzi. Ikumbukwe kwamba hesabu ya kulenga haisuluhishi matatizo yote yanayotokana na viwango vya juu vya kuhama. Kulingana na halmashauri za kusimamia uchaguzi, hesabu inaendelea kupoteza imani ya kutegemewa kama mbinu ya usajili wa wapigakura, na wanaoshughulikia hesabu hesabu hizo wanaweza kutatizika kuwasiliana na wapigakura kupitia njia ya safari za kutembelea nyumba baada ya nyingine – hasa katika maeneo ya miji mipana ambako uwezo wa kufikia vyumba unaweza kudhibitiwa na watu wanahofia makosa ya jinai na usalama wa kibinafsi.
- Taratibu zilizorahisishwa. Rahisisha mchakato wa usajili kwa wapigakura stahifu wapya, yaani, ambao wamefikisha umri wa kupiga kura au kuafiki mahitaji ya uraia/ukazi hapo karibuni. Kila nchi huweka kanuni zake kuhusu vipi na lini wanaweza kujisajili, lakini katika kila nchi ni bora kuhimiza usajili huo kufanywa haraka iwezekanavyo. Raia wanapaswa kuuona uchaguzi (hivyo basi usajili) kama fursa na jukumu lao. Wakisajiliwa kupigakura punde baada ya kutimiza mahitaji ya ustahifu wao, watafahamu kwamba kushiriki kwao katika mchakato wa kidemokrasia ni kipengele muhimu sana cha uraia wao. Halmashauri ya kusimamia uchaguzi inaweza kuhimiza usajili kwa kutumia taratibu za kuvutia na kuhakikisha baadhi ya fomu za muhimu zinapatikana kwa urahisi – kwa mfano, katika ofisi za posta, vituo vya usajili wa wapigakura, mashirika ya kusajili magari na ofisi nyingine za umma.
- Sajili ya muda. Angazia uwezekano wa kutengeneza rejista ya muda ya vijana watakaofikisha umri wa kupiga kura katika mwaka mmoja au miwili hivi ya baadaye. Ikiwa umri wa kupiga kura ni miaka 18, vijana wanaweza kuwekwa kwenye orodha ya muda wakiwa na miaka 16 au 17, na kuhamishiwa kwenye orodha ya jumla wakifikisha miaka 18. hivyo basi usajili utafanyika mapema kwao. Hili hupunguza idadi ya wapigakura stahifu wapya wanaotaka kuwekwa kwenye orodha ya wapigakura punde kabla ya uchaguzi na hivyo kuondoa vizuizi katika usajili wakati huo. Isitoshe, kwa kuwa vijana wa miaka kati ya 16 na 17 huwa wangali shuleni katika nchi nyingi, rejista ya muda huipa halmashauri ya kusimamia uchaguzi fursa kuanza shughuli ya elimu kwa wapigakura katika mitaala ya shule za upili.
Fomu za Kutumwa kwa njia ya barua
Kwa kuwa usajili kwa kutumia barua ni nafuu ikilinganishwa na nyingine, umechukuliwa ulimwenguni kote kukusanya taarifa za sensa. Ukitumiwa kwa usajili wa wapigakura, mbinu hii inaweza kuongeza pakubwa idadi ya wapigakura stahifu watakaojisajili, tokeo ambalo litaonekana kufafanua haja ya kutumia pesa kulitekeleza.
Mbinu ghali sana ya kutunza orodha endelevu ni safari za kutoka kwa nyumba hadi nyingine huku maafisa wa uchaguzi wakiwasiliana ana kwa ana na kila nyumba. Hili linajumuisha gharama kubwa ya watu wa kufanya kazi hiyo. Zinaweza kudhibitiwa kwa kupanga safari hizi za kutoka nyumba hadi nyingine na zile za kutembelea maboma zifanywe nyakati tofauti tofauti katika jumuia kadhaa katika kila kipindi cha usajili. Hata hivyo tatizo linakuwa kwamba hali za maisha zinazobadilika na hofu ya kukosekana kwa usalama hupunguza idadi ya safari hizi za kutoka nyumba hadi nyingine. Kutokana na gharama yake ya juu na kupungua kwa ubora wake, mbinu nyingine za kuwasiliana na zinapaswa kuangaziwa.
Mbinu inayotumika kwingi ya kusasaisha orodha ya wapigakura ni kutuma fomu za usajili kwa njia ya barua. Kwa mfano, fomu hiyo inaweza kuwekwa kwenye vitabu vyenye orodha ya nambari za simu. Viwango vya idadi ya fomu zitakazorudishwa vitakuwa juu iwapo fomu hiyo itakuwa ishaandikwa jina la mwenyewe na gharama ya posta kulipwa. Gharama hiyo inaweza kuwa nafuu au chini kabisa ikilinganishwa na ile ya mbinu nyingine za usajili wa wapigakura.
Kufutwa kutoka kwenye Orodha ya Wapigakura
Nyongeza kwenye orodha ya wapigakura mara nyingi hufanywa kutokana na maombi kutoka kwa watu wanaohusika; mara nyingi kufutwa hakufanywi. Hili halishtushi hasa ilichukuliwa kwamba ufutaji huo unaweza kuhitajika kufanywa kutokana na kifo cha mtu mmoja, kutuhumiwa kwa makosa ya jinai au kuhama. Ingawa kunaweza kuwa na watu wa familia hiyo wanaoweza kuwasilisha fomu hiyo, wanakosa kufanya hivyo.
Kwa sababu hii, halmashauri ya kusimamia uchaguzi kwa kawaida hutegemea sehemu nyingine kunakoweza kutolewa taarifa kuhusu kuondolewa kwa wapigakura ambao hawatimizi mahitaji. Orodhesha mikakati ya utunzaji inaweza kuratibiwa kujumusiha deta kutoka kwa sehemu nyingine zinazotoa taarifa kama vile ofisi muhimu za kushughulikia takwimu za serikali, ukurasa wa vifo kwenye magazeti, fuo au watu wanaohusiana nao. Mahakama hutoa deta kuhusu tuhuma za makosa ya jinai; halmashauri za kushughulikia afya hutoa habari kuhusu kukosa urazini wa kiakili.
Usafishaji wa Orodha
Hatua kinzani za kutunza deta zinazotumiwa katika mifumo mingine ndizo huitwa “usafishaji wa upigaji kura.” Huku ni kuondoa majina ya watu ambao hawajapiga kura katika idadi kadhaa ya chaguzi mtawalio kutoka kwenye orodha ya wapigakura, aghalabu mbili. Ikiwa mtu fulani hajapiga kura katika muda uliotengwa, barua moja au nyingi zinapaswa kutumwa na zisijibiwe kabla ya kuondolewa kwa jina hilo. Ama jina huondolewa na mpigakura kutumiwa fomu ya usajili au kuelezwa kuhusu usajili mpya kwa njia ya barua.
Wale wanaotetea usafishaji wa watu wasiopiga kura huiona kama chombo muhimu cha kupunguza gharama kwa kuwa hupunguza idadi ya wapigakura ambao halmashauri ya kusimamia uchaguzi inalazimika kuwatumia nyenzo rasmi za usajili wa wapigakura. Aidha, wao huona upungufu katika mbinu za kutambua watu waliofariki, kuhama kutoka kwenye maeneo yao kupigia kura au pengine waliopoteza ustahi wa kupiga kura. Katika mtazamamo wao, usafishaji wa wale wasiopiga kura huruhusu utoaji wa orodha linganifu ya watu wanaostahili kupiga kura wakati huo.
Wahakiki wa usafishaji huo badala yake huliona zoezi hilo kama hali ya kuwabagua watu ambao huenda wangeshiriki katika siasa na kupiga kura katika chaguzi. Usafishaji wa wale wasiopiga kura huondoa bila mazingatio majina ya watu ni wagumu sana kuwasajili, na kuna uwezekano mkubwa wa kuwatenga kijamii na kiuchumi.
Maoni hutofautiana kuhusu manufaa ya usafishaji wa wale wasipiga kura. Usafishaji wa aina nyingine unaweza kuhitajika ili kuzuia matatizo ya usasa. Orodha pana za wapigakura hazifanyi chochote katika kuimarisha sifa za wasimamizi wa uchaguzi na kutatiza idadi ya wapigakura watakaojitokeza. Usafishaji wa moja kwa moja wa wale wasiopiga kura unaweza kuwa dhalimu kwa kiwango fulani, japo baadhi ya waangalizi huona manufaa makubwa katika kuwaarifu watu kwamba wameondolewa kutoka kwenye orodha ila kama wakijibu kwa wakati maalumu.
