Orodha ya wapigakura inayoakisi vilivyo vipimo vitatu vya utendakazi vya usasa, ulinganifu na ukamilifu ni kinga ya kupata chaguzi huru na za haki. Ikiwa mchakato wa usajili wa wapigakura umenakiliwa vizuri na una taratibu zilizo wazi na angavu, itasaidia kuhakikisha kwamba mfumo wa uchaguzi unaakisi viwango vya uhalali, hivyo kuchangia katika kuaminika kwa uchaguzi.
Weka Rekodi
Kwa kila mpigakura aliye kwenye orodha ya muda, halmashauri ya kusimamia uchaguzi inapaswa kuwa katika faili nakala ya fomu ya usajili wa wapigakura, na vilevile nyenzo yoyote au zote za kusaidia zitakazotumiwa kutathmini au kuamua kuhusu ustahifu wa mpigakura. Kama hadhari, ni vizuri na muhimu kuweka taarifa hii kwa muda uliopangwa, angalau hadi kukamilika kwa makataa ya kukata rufani dhidi ya matokeo ya uchaguzi; miezi sita kutoka tarehe ya uchauzi kutoka tarehe ya uchaguzi inaweza kuwa muda mwafaka. Maofisa wa kushughulikia usajili wanapaswa kupanga na kutunza vilivyo rekodi zote za usajili walizotayarisha. Kutengeneza orodha ya wapigakura kutoka kwenye nyenzo hii ni wajibu muhimu japo muhimu pia ni shughuli ya kupanga stakabadhi asilia, ambazo huenda zikahitajika kusuluhisha matatizo.
Orodha ya muda mara nyingi hujengwa katika muda mfupi punde kabla ya kuitisha uchaguzi au katika wakati wa kampeni za uchaguzi zenyewe. Kwa sababu hii, kudumisha faili zilizo na taarifa za kisasa kuhusu wapigakura wote stahifu huwa si suala kubwa katika orodha ya muda kuliko ilivyo na orodha endelevu au sajili ya raia. Kwa hakika, faida kubwa ya kutumia orodha ya muda ni kwamba huondoa haja ya kuhifadhi deta ya kitambo na kuisasaisha mara kwa mara.
Hata hivyo, jumla ya kuaminika kwa orodha ya wapigakura kunaweza kutatizika, na wasimamizi wa uchaguzi wanapaswa kujiandaa kutetea uamuzi kuhusu ustahifu wa mtu yeyote au kundi lolote la watu. Wanapaswa kujiandaa kwa uwezekano kwamba chama cha kisiasa kitawatuhumu kwa kubagua wafuasi wake kimakusudi. Kwa kiwango cha chini kabisa wanapaswa kuweka nyenzo zinazohusiana na maamuzi kuhusu ustahifu (k.m. fomu za usajili, maombi ya kupinga usajili wa wapigakura au uamuzi wa mahakama ya masahihisho) na kuzihifadhi hizi hadi kwa wakati mwafaka kufuatia uchaguzi huo. Isitoshe, taarifa hiyo inapaswa kuhifadhiwa katika njia inayoifanya kuwa rahisi kufikiwa. Kwa mamilioni ya rekodi huenda zikahusishwa, hii si kazi rahisi. Kinachohitajika ni mfumo mzuri wa kutumia faili. Mara nyingi faili hizo hupangwa na kitengo cah kiusimamizi, kinachodhirika kijiografia.
Wasimamizi wa uchaguzi wanapaswa pia kuwa na uwezo wa kunakili sababu za kufanywa kwa uamuzi fulani. Kukosa kutunza stakabadhi za maelezo ya kutosha kuhusu maamuzi hakutokezi sura ya kitaaluma na kunaweza kuonekana kama tabia ya ugeugeu. Hili linaweza kuchochea kushukiwa kwa kuaminika kwa halmashauri ya kusimamia uchaguzi na uhalali wa uchaguzi wenyewe. Ikiwa halmashauri ya kusimamia uchaguzi inatunza vizuri rekodi za maamuzi, itakuwa na uwezo wa kufanya maamuzi yanayowiana katika visa kama hivyo, ingawa kwa kiwango kikubwa kwa misingo ya kujitenga na rekodi hizo. Kwa jumla, kunapaswa kuwa na sera zilizoelezwa wazi ili kuongoza ufanyaji wa maamuzi.
Weka Mikakati ya Ushauri /Nasaha
Maamuzi yanayofanywa na halmashauri ya kusimamia uchaguzi kuhusu ustahifu wa mpigakura mtarajiwa yanaweza kujumuisha kukataliwa kwa kura, madai ya udanganyifu katika usajili, madai ya kujisajili mara mbili au kupiga kura mara mbili, kukataliwa mbali kama mdau kwenye karatasi za uteuzi au mwito wa kuwang’atua mamlakani. Maamuzi mengine kama hayo yanapaswa kuwa wazi na angavu.
Aidha, ni lazima kuwe na mikakati mwafaka ya kukata rufani. Njia ya kwamba ya kukata rufani inaweza kuiruhusu halmashauri hiyo ya kusimamia ucahguzi, hasa mkurugenzi wa kusimamia ofisi ya uchaguzi ya kieneo. Nafasi nyingine ya rufaa inapaswa kuwepo ama kwa tume ya ya kusimamia uchaguzi ikiwa ipo, au pengine kwa ofisa mkubwa kabisa. Hatimaye, ikiwa hali zinaruhusu, rufaa inapaswa kuwezeshwa katika njia za kawaida za mahakama.
Chunguza Mabadiliko katika Taarifa
Lengo la ukaguzi huu wa taarifa ni kutambua kasoro katika taarifa zilizotolewa kwenye usajili wa wapigakura, kueleza sababu za kukosekana kwa mlinagno wa taarifa hizo na kuzitunza vilivyo taarifa hizo. Katika kuhakikisha kwamba kuna uwezo wa kukagua rejista ya wapigakura, kikuu ni kutoa taarifa zilizotumiwa katika kusasaisha kila rekodi. Maswali yafuatayo yanafafanua aina za habari zinazohitajika katika kuweka rekodi kuhusu mabadiliko ya makao:
- Je, mabadiliko katika taarifa yalitokana na mtu mwenyewe au chanzo kingine, kama vile rekodi za idara ya afya ya umma?
- Jina la ofisa aliyeingiza mabadiliko hayo ya taarifa kwenye mfumo lilikuwa gani?
- Hili lilifanyikia wapi na lini?
Kuwa na uwezo wa kujibu maswali kama haya huwezesha usuluhishaji wa tofauti kati ya sajili na viziodeta. Kanuni moja ni kukubali kilichoingizwa siku za hivyo karibuni kama taarifa bora inayotoa taarifa yenye usasa. Kanuni ya pili ni kuwasiliana na raia ili waweze kusaidia katika kutatua tofauti kati ya viziodeta hivyo.
Isitoshe, kunapaswa kuwa na njia ya kuwataka raia kuthibitisha ulinganifu wa taarifa iliyo kwenye rekodi na kuisahihisha ikibidi. Njia moja kama hiyo ni kuipeleka kadi ya usajili wa mpigakura moja kwa moja kwake katika mapema katika kipindi cha kampeni. Kadi hiyo inaweza kuwasilisha jumbe muhimu za elimu kwa wapigakura: mahali pa kwenda ili kuweza kusahihisha taarifa zilizo kwenye kadi; siku ya uchaguzi; nyandiha za kisiasa ambazo wagombea mbalimbali wanatafuta; na eneo na saa za kazi za vituo vya usajili wa wapigakura na kituo cha kupiga kura.
Angalia Ukusanyaji Deta
Utunzaji wa kikaguzi kwa rejista endelevu na sajili ya raia unaweza kuhusisha kuangalia ukusanyaji wa deta. Ugumu ni kwamba halmashauri ya kusimamia uchaguzi inaweza kuwajibikia ukusanyaji deta ya kutumiwa ka manufaa ya usajili wa wapigakura, na inaweza kulazimika kutegemea mashirika mengine ya serikali ili kutoa taarifa bora na za kutegemewa. Suluhisho moja ni kuipa halmashauri ya kusimamia uchaguzi uwezo wa kusimamia moja kwa moja ukusanyaji deta unaofanywa na mashirika mengine.
