تعتبر قائمة الناخبين التي تتسم بدقة
الانجاز من حيث حداثة بياناتها، ودقتها واكتمالها الضمان لإجراء انتخابات حرة
ونزيهة. فإذا تم توثيق سجل الناخبين بشكل جيد وكانت الإجراءات المتبعة منفتحة
وشفافة، فإنها تساعد في استيفاء نظام الانتخابات لمعايير الشرعية وتساهم في تعزيز نزاهة
وسلامة الانتخابات.
احتفظ بالسجلات
يجب أن يكون لدى إدارة الانتخابات نسخة
من استمارة التسجيل لكل ناخب في القائمة المرحلية، إضافة الى أية مستندات أخرى
تستخدم للتقييم وللحكم على أهلية الناخب للتسجيل. وكإجراء احترازي يفضل الاحتفاظ
بهذه المستندات لفترة معينة، على الأقل حتى انتهاء فترة تقديم الالتماسات ضد نتائج
الانتخابات، وقد تكون فترة ستة أشهر من تاريخ يوم الانتخابات فترة معقولة. ويجب
على مسؤولي التسجيل تنظيم وتحديث كافة قيود التسجيل التي جمعوها. وتعد عملية إصدار
قائمة ناخبين من هذه البيانات مهمة كبيرة، ولكن يساويها في الأهمية مهمة تنظيم
الوثائق الأساسية التي قد يكون لها حاجة في فض النزاعات.
يتم إعداد القائمة المرحلية قبل الدعوة
للانتخابات بوقت قصير أو خلال حملة الانتخابات نفسها. ولهذا السبب يعتبر تحديث
ملفات جميع الناخبين المؤهلين أقل أهمية بالنسبة للقائمة المرحلية، خلافاً للسجل
الدائم أو السجل المدني. وفي الواقع فإن الميزة الرئيسية للقائمة المرحلية هي أنها
تنفي الحاجة لتخزين البيانات القديمة وتحديثها بصورة منتظمة.
بالرغم من ذلك تبقى مسألة نزاهة وسلامة
قائمة الناخبين قابلة للتشكيك، ويجب أن يكون مديرو الانتخابات على استعداد تام
للدفاع عن القرارات الخاصة بأهلية أي شخص أو مجموعة من الأشخاص، إضافة إلى إمكانية
قيام حزب سياسي ما باتهامهم بالانحياز ضد مؤيديه. لذلك يجب على أقل تقدير أن تحتفظ
إدارة الانتخابات بالمستندات الخاصة بقرارات الأهلية (مثل استمارات التسجيل وطلبات
الطعن في تسجيل الناخبين أو قرار محكمة التدقيق). وينبغي تخزين هذه المستندات لمدة
مناسبة بعد الانتخابات ويجب أن يكون هذا التخزين بطريقة تسمح بسهولة الوصول إليها،
حيث أن الأمر يشمل ملايين السجلات. لذا فهو عمل ليس بالسهل ولا بد من وجود إطار
عمل لحفظ المستندات والسجلات بطريقة عملية، وعادة ما يتم تنظيم هذه الملفات من قبل
الوحدة الإدارية حسب الرقعة الجغرافية.
كما يجب أن يكون باستطاعة مديري الانتخابات
توثيق أسباب اتخاذ قرار معين، حيث أن الفشل في الاحتفاظ بوثائق ومبررات كافية لأي
قرار يعتبر عملاً غير مهني وسلوكاً اعتباطياً، وهذا قد يضع نزاهة إدارة الانتخابات
وشرعية الانتخابات نفسها موضع المساءلة. أما إذا احتفظت إدارة الانتخابات بقيود
مناسبة لكافة القرارات فإن ذلك سيمكنها من اتخاذ قرارات متماثلة في قضايا متشابهة،
ويجب أن يكون هناك سياسات محددة بوضوح لاتخاذ القرارات.
وضع آلية للطعون
إن قرارات الإدارة الانتخابية المتعلقة
بأهلية الناخب قد تشمل رفض الصوت أو الادعاء بالاحتيال في التسجيل أو الادعاء
بازدواجية التسجيل أو ازدواجية التصويت أو رفض التوقيع على طلب ترشيح أو عريضة
استدعاء. ويجب أن تكون كافة هذه القرارات واضحة وشفافة.
أضف إلى ذلك أنه ينبغي وجود آليات مناسبة
لتقديم الطعون. أولى قنوات الطعن قد تكون عبر إدارة الانتخابات نفسها وعادة ما
يكون مدير مكتب الانتخابات المحلية هو القناة الرئيسية. والطعون الأخرى قد تكون ضد
هيئة الانتخابات إن وجدت، أو كبير مسؤولي الانتخابات. وأخيراً إذا اقتضت الظروف،
يجب أن يكون بالإمكان تقديم الطعون من خلال قنوات قضائية رسمية.
تحري التغييرات التي حصلت
على البيانات
إن الغرض من تقصي أثر التغييرات هو تحديد
الأخطاء في بيانات تسجيل الناخبين وشرح التناقضات وإعادة تنظيم البيانات بشكل
سليم. ولضمان القدرة على تدقيق سجل الناخبين يجب توفير المعلومات حول كل قيد تم
تعديله. وتوضح الأسئلة التالية نوع البيانات المطلوبة لحفظ السجلات عند تغيير
العناوين:
·
هل جاء التغيير في البيانات من قبل الفرد
نفسه أو من مصدر آخر، مثل سجلات دائرة الصحة العامة؟
·
ما هو اسم الكاتب الذي قام بإدخال هذا
التغيير في البيانات؟
·
أين ومتى تم هذا التغيير؟
إن القدرة على الإجابة على كل من هذه
الأسئلة تجعل من الممكن حل أي تباينات تظهر في قواعد البيانات. القاعدة الأولى هي
القبول بما تم إدخاله مؤخراً كأفضل مؤشر على البيانات الحديثة، والقاعدة الثانية
الاتصال بالمواطن للمساعدة في حل وإزالة هذه الاختلافات بين قواعد البيانات.
كما يجب أن تكون هناك آلية بالنسبة
للمواطنين من أجل تأكيد دقة البيانات في القيود وتصحيحها إذا لزم الأمر. وإحدى هذه
الوسائل هي بطاقة إثبات هوية الناخب التي تسلم مباشرة للناخب في مكان إقامته في
بداية الحملة الانتخابية. وقد تحتوي هذه البطاقة على رسائل تثقيفية مهمة، منها: أين
تذهب لتصحيح المعلومات الموجودة في البطاقة، وتاريخ الانتخاب، والمواقع السياسية
التي يسعى إليها المرشحون، ومكان وساعات العمل في مراكز التسجيل ومركز الاقتراع.
الإشراف على جمع
البيانات
تشتمل عملية التدقيق والمحاسبة للقائمة
الدائمة والسجل المدنيعلى الإشراف على عملية تجميع البيانات. وتكمن صعوبة ذلك في أن
إدارة الانتخابات قد لا تكون مسؤولة عن جمع البيانات المستخدمة لأغراض تسجيل
الناخبين، ولا بد من الاعتماد على المؤسسات الحكومية الأخرى للحصول على بيانات موثقة
وعالية الجودة. وإحدى الحلول يتمثل في تكليف إدارة الانتخابات بالإشراف المباشر
على جمع البيانات الواردة أو المستخلصة من المصادر الأخرى.
