More formal procedures for the hand over and verification of sensitive material should be introduced.

The independence of the NEC should be increased by repealing their obligation to be represented by the Attorney General in legal matters.

The CNE’s independence needs to be strengthened by providing it with financial autonomy, as the law requires. It should have its budget approved directly by parliament, rather than by the Minister of State Administration. The CNE should have the independence to reassign its budget internally, according to the needs of the election process.

CNE should adopt a Code of Conduct for Commissioners and Staff, to strengthen its impartiality. STAE should pass a Code of Conduct for Staff, to encourage impartiality by all staff members. The internal regulation of CNE should be published to enter into effect.

Although the Minister of State Administration was a candidate in the Parliamentary Elections she did not openly interfere in the work of STAE. However there is an inherent conflict of interest present in such cases. This could be avoided by having an independent electoral administration which is more appropriate for countries where the election administration is new as in Timor-Leste and public institutions still do not have the necessary credibility among the population. The independent status of similar electoral bodies (the STAE and the CNE) from other state institutions is a common international practice that helps improve the credibility of the electoral administration.

A standard model used in many countries would be for the CNE to be responsible for taking all policy decisions, and for STAE to be the implementing body. Clarifying this issue would reduce conflict and speed up processes. In any case, deadlines before the election day need to be provided by which key decisions should be taken, and beyond which regulations cannot be approved.

The two electoral bodies have to be fully functional all the time, maintaining a basic skeleton of staff at head quarters and district level, as elections can happen at any time.

The CNE’s decisions are required by law to be publicised, and this needs to happen in every case. It would also be helpful to publish the minutes of their meetings, and to allow party representatives to attend their meetings, without voice or vote.

Consideration could be given to retaining some national staff (perhaps on a part-time basis) at district level, in order not to lose all skilled and experienced personnel. Longer-term capacity building projects, such as BRIDGE training, could be considered.

Le maintien en tout ou en partie d’une représentation des acteurs politiques au sein de l’administration électorale pourrait être considérée comme nécessaire en vue de l’organisation des scrutins ultérieurs. Néanmoins, il paraît utile de revoir la composition de la Commission Electorale Nationale Indépendante et de ses démembrements afin de tenir compte de la représentativité des acteurs et de leur capacité à remplir leurs obligations en terme de composition des bureaux de vote, tout en maintenant un équilibre de représentation entre majorité parlementaire, opposition parlementaire et opposition extraparlementaire. L’adjonction d’une plus forte composante émanant de la société civile pourrait être envisagée.

Mettre en place une structure d’appui effectif à la CENI. Cette dernière devrait être dotée de capacités en matière opérationnelle lui permettant d’assurer une coordination pleinement efficace de ses activités. Dans cet esprit, il importe que la CENI continue de bénéficier, pour l’organisation de futurs scrutins, d’une assistance technique et financière internationale, laquelle devrait vraisemblablement couvrir l’ensemble des secteurs d’activité afin de permettre un transfert de compétence efficace. Dans le même ordre d’idée, les implications techniques de l’organisation d’élections locales à bref délais devraient être prises en compte au plan politique. Un scrutin local limité pourrait, dans ces conditions, permettre une consolidation de l’acquis avant une prochaine élection nationale.

Revoir les modalités de financement de la CENI et, notamment, des contributions respectives de l’Etat togolais et des contributeurs internationaux pour tenir compte des impératifs opérationnels. Dans cet ordre d’idée, il parait plus adapté que la contribution de l’Etat se concentre sur la mise en place d’un compte placé sous la responsabilité de la CENI et destiné à la couverture des frais de fonctionnement de celle-ci et de ses démembrements.

Sur base de l’expérience du scrutin législatif du 14 octobre, procéder à une révision générale des procédures opérationnelles et à l’établissement d’un vade-mecum des opérations électorales à destination des membres des futures CENI et des CELI, ceci à fin d’améliorer à l’avenir l’intégration des différentes phases du processus électoral, de l’inscription des électeurs et de la constitution du fichier central à la proclamation des résultats. Ceci devrait favoriser la réactivité et la capacité d’anticipation des CELI et permettre de limiter à l’avenir des décisions trop tardives sur des sujets sensibles.

La MOE-UE considera que es importante que Bolivia mantenga un cuerpo independiente que administre las elecciones. Aunque en general la legislación electoral ya garantiza la independencia de las autoridades electorales, este aspecto podría ser reforzado con el establecimiento de plazos para cubrir las posiciones vacantes de las instituciones electorales.

La MOE-UE considera, asimismo, que la falta de información sobre la exclusión como jurados electorales de los ciudadanos mayores de 65 años plantea problemas a la transparencia de la administración electoral. Esta exclusión, que carece de fundamento legal, supone una discriminación por motivos de edad y debería ser objeto de un debate público.

La estructura piramidal de la administración electoral requiere que se mejoren las capacidades y la comunicación entre los notarios electorales y las Cortes Departamentales Electorales. En primer lugar, dado que los notarios electorales desempeñan un papel fundamental en la
logística del proceso electoral, son necesarias estructuras estandarizadas que eviten irregularidades en su selección. Por otra parte, la figura de coordinador electoral existe en todas las Cortes Departamentales Electorales, pero su cometido no está claramente definido en el Código Electoral. Debería evitarse en particular la confusión de los roles de los coordinadores, notarios electorales y observadores nacionales. La MOE-UE considera que el papel de los coordinadores necesita especialmente de una mayor clarificación.

La MOE-UE recomienda que se decidan los planes políticos y operativos relativos al voto de los bolivianos residentes en el exterior. Debido a su complejidad administrativa y logística, las operaciones electorales en el exterior requieren de plazos temporales mayores que los necesarios para realizar las elecciones en el territorio nacional. Por ello, la MOE-UE recomienda que las autoridades de Bolivia se den el tiempo necesario para preparar la operación, que incluye la identificación de los países en los que se han de celebrar las elecciones, la elaboración de memorandos de entendimiento con los países anfitriones y la provisión de los recursos financieros necesarios.

La composition du bureau de la CENI devra faire l’objet d’une attention particulière pour en garantir l’indépendance et la crédibilité. La recherche d’un équilibre institutionnel moins complexe que celui de la CEI ne pourra néanmoins s’affranchir d’un nécessaire pluralisme représentatif en son sein. La majorité parlementaire et l’opposition devraient être équitablement représentés et avoir un droit de regard sur l’ensemble des décisions et orientations. L’organisation de la CENI devra notamment permettre une supervision plus étroite de ses organes techniques par l’ensemble de son bureau.

La future CENI devrait s’appuyer sur une structure opérationnelle légère, implantée de façon continue au niveau local, pour assurer notamment, à terme, la tenue d’un registre
électoral permanent.

Un renforcement de la formation et de la gestion du personnel devrait s’appuyer sur la centralisation des listes du personnel en amont des opérations électorales, le respect des critères de sélection fondés sur le niveau d’études et la maîtrise des procédures, la signature d’un contrat de travail clarifiant les conditions de paiement, l’établissement de procédures d’évaluation transparente et impartiale ainsi que l’application de sanctions exemplaires dans les cas de corruption.

Les questions de sécurité se posent pendant toute la période électorale depuis les préparatifs du scrutin jusqu’à l’annonce des résultats définitifs des élections. Le paiement des agents de la Police nationale congolaise (PNC) devrait être effectué très tôt. En tout état de cause, chaque agent devrait recevoir au moins une partie de sa prime avant le jour du scrutin. Cela devrait permettre aux préparatifs de se dérouler plus efficacement et dans une atmosphère détendue.

La CENI devrait établir un cadre de concertation avec les partis politiques au niveau national, régional et local afin de faciliter l’établissement de listes des candidats, soutenir et assister l’organisation et l’accréditation des témoins dans les BV.

Strengthen Electoral Management Bodies: The Electoral Commission and the OSE could enhance their effectiveness and independence by acquiring adequate staff and
sufficient budgets. The establishment of an electoral management body on a permanent basis would help develop institutional knowledge and improve its planning, training and preparation capacity. Under the current system, the Supervisor of Elections is frequently not in a position to establish his authority over the four divisional Returning Officers due to their normal institutional status as Division Commissioners. At the very least, the appropriateness of Division Commissioners being automatically appointed as Returning Officers during election periods should be reviewed. An explicitly established chain of responsibility and the introduction of clear procedures governing the grounds for the removal from office of the Supervisor of Elections would help clarify working relationships within the electoral management bodies.

Regular Meetings with Political Parties: The Electoral Commission and OSE should establish a permanent timetable of regular meetings with political parties to provide
timely information on election-related issues. The frequency of meetings could be increased in election years.

Ballot Paper Design: Ballot papers should be redesigned with a simplified layout to reduce voters’ mistakes. One approach might be to abolish the system of above and below the line marking. Instead, voters could either mark a single box for a party or indicate their order of preference for candidates by ranking their selection with numbers. The use of the three main languages on the ballot papers, instead of just one, would also facilitate better voter understanding.