La preparación para la instrumentación requiere prestar atención a varios temas. Si bien algunos de estos pueden ser abordados durante la preparación del programa y las etapas preliminares, por desgracia, un número de ellos debe posponerse hasta que el plan de educación esté más desarrollado.

Por esta razón, un Calendario de educación electoral mucho más detallado que un calendario de elección, es requerido. Deben considerarse planes para financiar el programa (ver Presupuestos y financiamiento para programas de educación electoral). A menos que se haya obtenido financiamiento con antelación al plan del programa, los educadores necesitan buscar recursos después de la elaboración de un plan y antes de su aplicación. Esto puede tomar una cantidad considerable de tiempo.

El diseño del programa en sí necesita ser desarrollado en lo general y en detalle. Una vez que se ha decidido qué elementos serán usados, los encargados de desarrollar los planes de estudios y los productores de materiales necesitan enfocarse en planes detallados o de lección específicos.

Habiendo establecido estos planes, habrá que encargar la producción de materiales y aquellos que ya existan tendrán que ser adquiridos, almacenados y distribuidos (vea Abastecimiento). El personal deberá ser reclutado y capacitado (vea Contratación de personal para la educación cívica y electoral).

Cualquier plan tiene, además, que tener incorporado algún grado de flexibilidad para lidiar con cualquier imprevisto.

Haciendo uso de lo que ya existe

Esta narrativa sugiere una progresión lineal, pero incluso cuando hay poco en el lugar antes del programa, la preparación se basa en las condiciones locales. Puede haber personal o materiales existentes, en torno a los cuales el programa puede ser desarrollado.

Puede que haya habido un plan previo para financiar el programa antes del nombramiento de los primeros miembros del equipo educativo, o tal vez determinados bienes y servicios ya se han encargado.

Teniendo decidida una estrategia, puede llegar a ser evidente que no hay suficientes materiales para su éxito, o puede estar más allá de la capacidad de personal disponible. Los cambios se pueden realizar en un nivel macro o, más frecuentemente, micro.

Cronograma

Debido a que la fase preparatoria tiene ese aspecto iterativo, se debe tener cuidado en establecer un cronograma o calendario que contemple el tiempo suficiente —en particular para la producción de materiales y su distribución. Además de esto, el calendario debe estar preparado para permitir que se desarrollen esas actividades mientras se está ejecutando el programa. Es esencial que responda a los comentarios derivados del trabajo de campo, y que asegure que la entrega sea en el menor tiempo posible. Puede que no sea necesario contratar a personal para capacitar a oficiales encargados de brindar información electoral en una mesa de votación hasta justo antes de comenzar los talleres de formación. O bien, podría ser posible orientar a los formadores hacia ese programa y, luego, involucrarlos en otros talleres más urgentes. El personal debe ser empleado sobre esta base desde el principio, especialmente, cuando se trata de los programadores de las elecciones. Los materiales que se requieran para ese mismo caso puede que tampoco sean necesarios sino hasta justo antes del evento.

Compromiso

Toda la fase preparatoria consiste en organizar los recursos y el tiempo de la manera más eficiente posible. Los educadores que han llevado a cabo un programa similar ya tendrán experiencia a partir de la cual trabajar. Los que realizan un programa por primera vez deben trabajar en equipo para poner a prueba su plan, y cabe esperar que incluso con el mejor plan posible, van a trabajar más horas y bajo más presión de la que se había previsto originalmente.