Uso de material de referencia estandarizado
Se tienen que desarrollar materiales de referencia estandarizados para la logística electoral que ayuden a:
Contar con un material de referencia puntual, bien presentado y enfocado a las tareas específicas de todo el personal, tendrá como resultado un mejor servicio al elector. Cuando se ha entregado un material de alta calidad a todo el personal, los funcionarios de mesa podrán confiar en que tienen las guías correctas para todas realizar todas sus actividades.
Así mismo, los electores tendrán la seguridad de que están siendo tratados de manera equitativa y con procedimientos y prácticas de un alto nivel.
El material de referencia otorgado por el organismo electoral a otros participantes de las elecciones –por ejemplo, partidos políticos o candidatos y sus representantes, observadores independientes, fuerzas de seguridad, los medios de información- coadyuvará a garantizar que los participantes tengan plena conciencia de sus actividades, derechos y responsabilidades durante el proceso electoral.
Manuales
El material de referencia tiene mejor presentación cuando viene en forma de manuales, en lugar de instrucciones improvisadas, las cuales pueden perderse o ser mal interpretadas. Sin embargo, a lo largo del periodo electoral, se aconseja que los administradores electorales mantengan comunicación constante con el personal de las mesas para monitorear:
Tales comunicaciones en forma de boletines informativos constantes durante el periodo de operativos electorales, sirven como soporte del material de referencia ya existente.
Listas de verificación
Los manuales también pueden ser sustituidos por listas de verificación. Simplificar los procedimientos y labores en un formato de lista de verificación, aumentará la facilidad de entendimiento y otorga una manera de verificar si se han llevado a cabo y terminado las labores previstas. Los mensajes en los manuales también pueden ser reforzados mediante el uso de otros materiales de referencia visuales –tales como videos, carteles, o transparencias- que muestren las labores descritas en los manuales.
Elaboración de los manuales
Al elaborar los manuales para la logística electoral, se deben tomar en cuenta los siguientes temas fundamentales:
La flexibilidad del formato. Se tiene que tomar en cuenta la durabilidad y el sector de la población a la que se dirige el manual. Cuando se tienen que refrendar algunas cuestiones sobre el manual, será preferible contar con un formato tipo carpeta. La organización de la temática tratada en el manual o serie de manuales, deberá dividirse en secciones adecuadas para el personal que se dedica a labores concretas.
La verificación de la exactitud de las descripciones del marco legal, la sencillez para su comprensión, el grado de actualidad, y la facilidad para poner en práctica los procedimientos descritos. La revisión de los materiales incluidos en el manual por parte de expertos en la materia siempre será necesaria. Lo más importante es que los manuales sean para uso del personal de campo, y por lo tanto, es mejor que sean presentados de tal forma que resulten apropiados para su uso en cualquier situación.
Lo ideal sería que el personal de campo, los administradores locales, sus asistentes, los presidentes de mesa y los funcionarios que llevan a cabo el conteo de votos, así como los representantes de los electores, estuvieran involucrados en el desarrollo de los manuales para la logística electoral. Por lo menos, debería haber una revisión del contenido de los manuales por dicho personal y por los clientes antes de su publicación.
Siempre que sea posible, se debe utilizar un lenguaje sencillo, así como imágenes pictóricas o diagramas con ejemplos apropiados.
Debe haber una compilación y distribución puntual para que el personal tenga tiempo de familiarizarse con el contenido antes de ponerlo en práctica.
Deben existir mecanismos de control para garantizar que los cambios al manual sean preparados, recibidos, e incluidos por todo el personal involucrado.
