Generalidades
El uso de listas de verificación como información de control y consulta, proporciona un formato sencillo y estandarizado, que puede usarse como instrumento de monitoreo, siendo más fácil de consultar que la información descriptiva que tienen los manuales voluminosos.
Las listas de verificación también ayudan a estimular un monitoreo constante sobre la realización y finalización de funciones. Sin embargo, estas son complemento de los manuales de procedimientos, no un reemplazo.
Su diseño y método de producción dependerá del contenido y del público al que se dirija. Para acciones administrativas centrales, como el suministro de materiales, las listas de verificación pueden ser usadas sólo por uno o dos miembros del personal, pudiendo estar constituidas por hojas de control escritas a mano o a computadora.
Cuando las listas se usan para estandarizar las acciones de un gran número de personal, de los presidentes de distrito electoral, del personal de empaque de material, de los presidentes de mesas de votación o de los oficiales de votación, es mejor que se produzcan como apéndices o secciones integradas en sus instructivos o manuales de procedimientos.
A continuación se citan algunos ejemplos de áreas en las que las listas de verificación resultan útiles:
Nominaciones
Procesar las nominaciones puede ser un procedimiento complejo, especialmente cuando se tiene que obtener información de otras autoridades.
El uso de listas de verificación ayudará a rastrear adecuadamente la etapa del proceso de cada nominación y proporcionará un formato estándar de información con base en el cual se acepta o se rechaza.
Evaluación de los centros de votación
El uso de listas de verificación apoyará de manera consistente la evaluación de lugares de votación potenciales, para determinar si satisfacen los estándares requeridos.
Control de materiales
El uso de listas de verificación para monitorear el estado del diseño, los pedidos, el control de calidad, el suministro y la distribución de materiales electorales, es un instrumento de control necesario cuando el ambiente de suministro es complejo.
El manejo de inventarios, de envíos e incluso de ciertos registros de conciliación, en un formato simple de listas de verificación ayuda a un desarrollo correcto de las actividades.
Supervisores de las mesas de votación
El monitoreo sobre el desempeño de las mesas durante las horas de votación, proporcionará información sobre el progreso de la votación, de problemas operacionales y hará advertencias sobre posibles impugnaciones, suministrando información útil para la selección de centros y del personal para elecciones futuras.
Cuando los supervisores llenan listas de verificación del desempeño en sus visitas a las mesas de votación, la información recabada se puede conservar en un formato estandarizado.
Oficiales de votación
Para los oficiales de votación, el uso de listas de verificación es un recordatorio práctico de sus responsabilidades específicas, así como un instrumento útil para que los presidentes de las mesas puedan monitorear el desempeño del personal, garantizado que se hayan realizado las acciones necesarias. Se pueden usar listas sencillas de manera eficaz para tareas como las siguientes:
Los manuales para funcionarios de casilla pueden ser más funcionales si son diseñados como una serie de listas de verificación.
Escrutinio de votos
Las listas de verificación para el escrutinio de las papeletas de votación, pueden ser un recordatorio útil sobre los procedimientos de escrutinio y de los criterios para determinar la validez de las papeletas. Algunas tareas específicas que pueden detallarse en un formato de lista de verificación son:
