Mfumo wa Kisheria
Mfumo wa kisheria unaoongoza mchakato wa uchaguzi mara nyingi hutoa vielelezo kwa usajili wa wapigakura. Vipengele vya kisheria vinaweza kupatikana katika katiba, sheria kuhusu uchaguzi au sheria maalumu iliyobuniwa kwa usajili wa wapigakura. Kwa kawaida vipengele hivyo hubuniwa kabla ya kuanza kwa usajili, hasa kwa kuhusisha umma katika ujenzi wake.
Mipango ya elimu kwa wapigakura hueleza vielelezo kuhusu ustahifu wa wapigakura. Vielelezo vingine huhusu jinsi mchakato wa usajili utakavyotekelezwa. Kwa mfano, wanaweza kutaka arifa ya mapema kuhusu tarehe, saa na mahali pa kuhesabiwa au usajili, au wanaweza kueleza watu au maafisa watakaoshughulikia juhudi za usajili.
Mfumo wa Usimamizi – Viwango vya Upangaji
Viwango viwili vya upangaji huhusishwa katika mfumo wa kiusimamizi wa kupanga na kutekeleza shughuli mwafaka za usajili wa wapigakura. Kwanza, ni halmashauri kuu ya kusimamia uchaguzi, ambao unaweza kuwa mfumo wa kitaifa au (hasa katika mifumo ya utawala wa majimbo) mseto wa mifumo yote miwili – wa kitaifa na ule kieneo/kimtaa. Mara nyingi, halmashauri kuu huwa shirika la kudumu la serikali au tume iliyo na jukumu la kijumla la kusimamia matukio yote ya uchaguzi.
Halmashauri kuu ya kusimamia uchaguzi hupanga mfumo wa usajili wa wapigakura, zikiwemo fomu, operesheni zinazohusu diskingumu na laini ya tarakilishi, na sera na hatua. Aidha, halmashauri hii huunda miongozo ya kufundishia na kusimamia utekelezaji wa kitaaluma wa vipengele vyote vya mfumo huo. Ikiwa usimamizi unashughulikiwa na tume ya uchaguzi, shirika hili linatekeleza jukumua la usimamizi ili kuhakikisha kwamba mfumo huo unatekelezwa kwa kiwango kizuri, kote na kwa njia ya usawa. Kiwango cha pili cha usimamizi ni cha mtaa. Kwa kuwa shughuli za usajili zinaweza kutawanywa kabisa, kunapaswa kuwa muundo thabiti wa usimamizi mashinani kushughulikia maswala ya huko mitaani. Katika mifumo inayotumia orodha ya muda, takribani shughuli zote za usajili mitaani hutekelezwa na wafanyakazi ambao wana uhusiano wa muda mfupi tu na halmashauri ya kuongoza uchaguzi. Kwa hivyo, wengi huwa na tajrida ndogo au hawana kabisa ya kushughulikia usimamizi wa uchaguzi au usajili wa wapigakura. Hili linatokeza haja ya kuwa watu wanaoweza kusimamia utekelezaji wa mfumo huo na vilevile uzoefu wa kiitifaki unawaezesha kutoa usaidizi. Katika maeneo mengine hata hivyo, wahudumu wa mtaa wanaweza kuwa wafanyakazi wa kudumu wa serikali au viongozi ambao wamepewa jukumu la kutekeleza shughuli za usajili.
Pamoja na viwango hivi, kiwango kikuu na kile cha mtaa, mara nyingi huwa na kitengo cha kieneo ambacho hupewa jukumu la kuhakikisha viwango vya kukubalika vya utekelezaji mitaani na kusawazisha taarifa zinazotumwa kwa halmashauri kuu ya kusimamia uchaguzi.
Umuhimu wa Kupanga Mapema
Halmashauri ya kusimamia uchaguzi au usajili inaweza kutekeleza majukumu yake ipasavyo ikiwa tu na nyenzo za kutosha, wafanyakazi wa kutosha na raslimali za kifedha. Bejeti huandaliwa mapema na wasimamizi wakuu hasa bila kuingiliwa kisiasa. Maafisa wanaohusika na usajili wanapaswa kuonekana kama waliotaalamika na wenye uwezo. Ikiwa hawana sifa hizi, uhalali wa mchakato mzima wa usajili unaweza kuhujumiwa.
Kusimamia mfumo wa usajili wa wapigakura huhusisha:
- kuweka muundomsingi wa ofisi
- nyenzo na ununuzi wa vitu
Usimamizi wa Wafanyakazi
Wafanyakazi wanaoshughulikia usajili wanapaswa kufunzwa na kujulikana kuwa waaminifu na wasioegemea upande wowote. Aidha, wanapaswa kudhihirika kuwa huru dhidi ya mirengo yoyote ya kisiasa na kutohusishwa kivyovyote na uwezekano wa utendakazi wao kuathiriwa na yeyote. Ikiwa watumishi wa umma wa kitaaluma au wafanyakazi wa serikali watahudumu kama maofisa wa kusajili, halmashauri ya kusimamia uchaguzi inapaswa kutambua ikiwa wanaweza kuwatisha wapigakura au kujulikana kufanya hivyo awali.
Katika kiwango cha eneo, ofisa wa usajili hutarajiwa kuunganisha usimamizi mkuu wa uchaguzi na mifumo ya mitaani. Vyeo mbalimbali hutolewa kwa ofisa huyu katika nchi na maeneo mbalimbali; hapa tutatumia “mkurugenzi wa usajili katika eneo.” Kwa kawaida, mtu huyu ndiye anawajibikia jumla ya utekelezaji wa mpango wa usajili wa wapigakura katika eneo lililo chini ya mamlaka yake. Mkurugenzi wa usajili katika eneo husimamia wafanyakazi wanaofanya kazi hiyo muhimu, ama moja kwa moja au kupitia kwa watu wengine.
Katika mfumo ulio na orodha ya muda, kimsingi usajili huhitaji shughuli zifuatazo:
- Msaidizi anayeshughulikia kudurusu, ofisa wa kumsaidia au msimamizi wa usajili hufanya kazi moja kwa moja na mkurugenzi wa uchaguzi katika eneo hilo katika kusimamia uchaguzi na ameidhinishwa pia, kwa niaba ya mkurugenzi wa uchaguzi wa eneo, kushughulikia hali nyingine.
- Endapo hesabu ya kutoka nyumba hadi nyingine inafanywa, msimamizi wa wanaohesabu huwafundisha wapigahesabu hao au maafisa wa usajili na kuiangalia kazi yao. Katika maeneo madogo ya utekelezaji wa haya, mkurugenzi wa usajili katika eneo hilo anaweza kutoa usimamizi wa mtaa huo. (Hupendekezwa kuwa vyeo na daraja mbalimbali za usimamizi hivi vipunguzwe almuradi kufanya hivyo hakupunguzi ubora wa shughuli hiyo)
- Ofisa anayehesabu au kusimiamia kituo cha usajili ana jukumu la kupata deta moja kwa moja kutoka kwa kila mpigakura au mtu mwingine aliyeaminiwa kwamba anaweza kutoa taarifa hizo.
- Wajibu wa mtaalamu wa kutumia tarakilishi hutegemea kiwango cha matumizi ya kifaa hicho katika mfumo wa usajili. Katika mfumo ambamo tarakilishi imetumika pakubwa, cheo hicho kitakuwa muhimu sana kwa mchakato wa usajili. Katika mfumo ambao kompyuta hazikutumika, cheo hicho hakina umuhimu.
- Watu wa kujaza au kurekodi deta huchukua deta ya kimsingi kutoka kwa rekodi za waliohesabu au maofisa wa usajili na kuijaza katika kiziodeta kilipangwa maalumu kwa uundaji wa orodha ya wapigakura. Ikiwa tarakilishi hazitumiki, anayerekodi hupanga deta hiyo katika mfumo wa faili.
Muundomsingi wa Ofisi
Kwa kawaida mkurugenzi wa usajili katika eneno ndiye husimamia:
- uwekaji wa vifaa na fenicha kwenye ofisi za usajili wa mitaani
- usalama wa vifaa na fenicha
- kufungwa kwa ofisi ya mtaani usajili unapokamilika
Vielelezo vya wazi kutoka kwa halmashauri kuu ya kusimamia uchaguzi vitasaidia mkurugenzi wa usajili katika eneo katika shughuli hii. Katika nchi nyingine, inaweza kuwa muhimu kujizoeza mipangilio yoyote iliyopo. Kwa mfano, huenda ikawa vigumu kuweka ofisi kamilifu nchi nzima au katika maeneo kadhaa kwa sababu ya gharama, jiografia na kukosekana kwa vifaa.
Nyenzo za Usajili
Nyenzo nyingi, kama si zote, zinazohitajika kwa usajili halisi kwa kwaida hutolewa na usimamizi mkuu wa uchaguzi na kusafirishwa moja kwa moja hadi kwenye ofisi za mtaani kwa matumizi yake. Maswala muhimu yanayohusihwa na usambazaji wa nyenzo za usajili ni kuaminika kwa mifumo ya uchukuzi na hifadhi, na ulinganifu wa fomu na stakabadhi nyingine. Taratibu za wazi kuhusu maswala haya zinaweza kubuniwa mapema kabla ya usajili.
Katika mfumo unaotumia orodha ya muda, usajili hufanyika katika muda mfupi sana hasa uchaguzi ukikaribia. Zoezi la usajili lisiposimamiwa vizuri linaweza kuondoa imani katika mchakato mzima wa uchaguzi. Vipengele vingi vya mfumo wa kiusimamizi vinaweza kuwekwa mapema kabla ya uchaguzi kuanza; katika hali halisi, asasi hushauriwa kutumia wakati na raslimali katika kujenga mfumo huo mapema wakati ambapo shinikizo ya kazi ingali chini. Simamizi nyingi za chaguzi mara nyingi hazipewi raslimali za kutosha kwa kupanga; kinyume udhibiti huu wa matumizi huonekana kuwa chini wakati wa kipindi cha uchaguzi chenyewe kana kwamba ni za kudhibiti shida. Hata hivyo udhibiti wa ghasia huonekana kuwa ghali. Migao mizuri kwenye bejeti katika kipindi cha katikati ya uchaguzi kunaweza kupunguza baadhi ya shinikizo zinazohusishwa na usimamizi wa usajili. Kwa hakika, matumizi yaliyopangiwa vizuri katikati ya chaguzi yanaweza kuinua ubora wa kazi na akiba.
Katika mfumo unaotumia orodha endelevu, mchakato wa kusajili wapigakura unaweza kuwa uliofichama. Kwa mfano, halmashauri ya kusimamia uchaguzi inaweza tu kutumia watu wa kuhesabu katika shughuli chache zilizolengwa kwa shughuli hiyo na huenda isiweke vituo vya kuwasajili wapigakura isipokuwa katika wakati wa kurejelea hasa baada ya chapisho la orodha ya kwanza. Mfumo kama huo una mahitaji mengi kwa usaidizi unaoendelea wa kiusimamizi japo huelekea kuepuka changamoto zilizo katika shughuli zinazopatikana katika kutumia mfumo wa orodha ya muda.
Uendeshaji
